ADMIN Käyttöopas 08Q4
Sisällysluettelo Uuden käyttäjän lisääminen...3 Käyttäjän poistaminen...3 Oikeudet...4 Käyttäjäasetukset...6 Aktiviteetin määritys...8 Aktiviteetin määrittely...8 Kenttämäärittelyt...9 Segmentointi - yritykset/henkilöt...10 Dynaaminen segmentointi...12 Tiedoston ulosotot...13 Fresh_Admin_v4_1.odt
Uuden käyttäjän lisääminen Uusi käyttäjä lisätään yrityskortilla painamalla Lisää uusi kohdassa Henkilöt. Henkilötietojen lisäksi täytetään tiedot kohdassa Rekisteröidyn henkilön tiedot a. ID b. tunnus c. salasana d. kieli Uuden käyttäjän lisäämisen jälkeen käyttäjälle määritellään oikeudet Admin-välilehdellä kohdassa Oikeudet (ks. kohta Oikeudet). Uusi käyttäjä voi määritellä omia asetuksia Oma-välilehdellä kohdassa Asetukset. Omissa asetuksissa voidaan määritellä esimerkiksi, mikä näkymä käyttäjälle avautuu, hänen kirjautuessaan ohjelmaan. Käyttäjän poistaminen Rekisteröity käyttäjä voidaan poistaa. Poistaminen tapahtuu kyseisen henkilön henkilösivulla seuraavasti: 1) Valitaan Muokkaa 2) Kohdassa Rekisteröityneen käyttäjän tiedot poistetaan rasti kohdassa Rek. 3) Valitaan tallenna MelbaGroup Oy sivu 3
Oikeudet Oikeudet-välilehdellä voidaan hallita ohjelmiston käyttäjien käyttöoikeuksia. Käyttäjät jaetaan käyttäjäryhmiin, joilla on erilaiset oikeudet. Käyttäjäryhmälle voidaan määritellä oikeudet esimerkiksi tiettyjen yritysten tietoihin. Myös oikeudet ohjelman osatoimintoihin, kuten valikkoihin, työkaluihin ja raportteihin voidaan määritellä halutuille käyttäjäryhmälle. Oikeuksia rajoittamalla voidaan myös yksinkertaistaa käyttäjälle näkyvää käyttöliittymää. Vasemmalla olevassa valikossa näkyvät olemassa olevat käyttäjäryhmät. Käyttäjäryhmiä voidaan lisätä tarvittava määrä painamalla Lisää käyttäjäryhmä. Käyttäjäryhmien oikeuksia voidaan hallita seuraavasti: 1) Käyttäjät tässä kohdassa näkyvät ohjelman kaikki käyttäjät. Painamalla Lisää käyttäjä voidaan käyttäjäryhmään lisätä uusi ohjelmassa jo oleva käyttäjä. Jos käyttäjää ei ole vielä lainkaan ohjelmistossa katso kohta Uusi käyttäjä. 2) Käyttäjäryhmän oikeudet määritellään, mihin yrityksiin, projektikansioihin ja projekteihin käyttäjäryhmällä on oikeudet. Käyttäjällä on kaikkiin yrityksiin Perusoikeudet (Nähdä, Lisätä, Muokata ja Poistaa), ellei eri yrityksille määritellä erilaisia oikeuksia yrityskortilla. MelbaGroup Oy sivu 4
3) Käyttäjäryhmän toiminnot määritellään, mihin toimintoihin käyttäjäryhmällä on oikeudet. Jos oikeus tiettyyn toimintoon poistetaan, tämä toiminto ei näy käyttäjälle käyttöliittymässä. Pääkäyttäjä ruksi antaa käyttäjäryhmälle kaikki oikeudet. Jos oikeuksia halutaan rajata, poistataan tämä ruksi ja valitaan halutut toiminnot, kuten Kalenteri, Uusi sivu jne. Tallenna lopuksi oikeudet listan alhaalta löytystä Tallenna oikeudet 4) Poista käyttäjäryhmä kyseessä oleva käyttäjäryhmä voidaan poistaa. MelbaGroup Oy sivu 5
Käyttäjäasetukset Admin-käyttäjä voi muokata käyttäjän asetuksia Oma sivu -kohdassa Asetukset-välilehdellä. Tällä välilehdellä hallitaan käyttäjän käyttöliittymän näkymiä. Asetukset sisältävät a. kalenteriasetukset määritellään kalenterin asetukset b. aktiviteettiasetukset määritellään, miten aktiviteetit näkyvät omalla sivulla c. yrityssivun asetukset määritetään, mitä tietoja yrityksestä näkyy käyttäjälle. d. oman sivun asetukset määritetään, miten eri välilehdet näkyvät käyttäjälle. Oman sivun asetuksissa määritellään seuraavia asioita: 1) Oletusvälilehti määritellään, mille sivulle käyttäjä siirtyy sisäänkirjautumisen jälkeen. Usein aloitusvälilehdeksi määritellään Asiakkaat-välilehti. 2) Asiakkaat valitaan, mitkä asiakkaat näkyvät käyttäjän Asiakkaat-välilehdellä. Määrittely tehdään valitsemalla 1-3 haluttua segmenttiä. 3) Segmentit valitaan yrityssegmentit, jotka näkyvät jokaisen yrityksen kohdalla Asiakkaatvälilehdellä. 4) Signaalit signaaleilla seurataan aktiviteetteja. Esimerkiksi, jos asiakas käy yrityksen websivuilla, Asiakkaat-välilehdelle ilmestyy asiakkaan kohdalle signaalimerkki. Signaalimerkki häviää viikon kuluttua aktiviteetista. 5) Trendit trendit esittävät haluttujen asioiden kehittymistä Asiakkaat-välilehdellä. Trendien avulla voidaan seurata esimerkiksi mihin suuntaan yrityksen asiakastyytyväisyys on kehittynyt. 6) Passiiviset asiakkaat määritellään, milloin asiakasyritys merkitään passiiviseksi. Voidaan määritellä, että jos tiettyä aktiviteettia ei ole suoritettu tietyllä aikavälillä asiakas muuttuu passiiviseksi. 7) Aktiviteetit Näytä vain omat aktiviteetit asiakaslistalla. Tämä näyttää vain omat aktiviteetit Asiakkaat-välilehden Tehty ja Ajastettu -sarakkeissa. 8) Tarjoukset määritellään, mitkä yritykset näkyvät Tarjoukset-välilehdellä. Välilehdelle voidaan esimerkiksi kerätään yritykset, joille tehty tarjous on avoinna. Määrittely tehdään tallennetun haun avulla. 9) Sopimukset määritellään, mitkä yritykset näkyvät Sopimukset-välilehdellä. Välilehdelle voidaan kerätä yrityksiä, joiden kanssa on voimassa oleva sopimus. Määrittely tehdään tallennetun haun avulla. 10) Focus määritellään huomiota vaativat yritykset, jotka näkyvät Focus-välilehdellä. Määrittely tehdään tallennetun haun avulla. MelbaGroup Oy sivu 6
MelbaGroup Oy sivu 7
Aktiviteetin määritys Yrityksen liiketoimintaprosessien perusteella määritellään ohjelmiston aktiviteetit. Erilaiset prosessit tarvitsevat erilaisia aktiviteettityyppejä. Myyntiprosessin aktiviteetteja voivat olla esimerkiksi asiakaskontakti, tapaaminen, tarjous ja sopimus. Myös vakioaktiviteetit saattavat tarvita lisäkenttiä. Aktiviteetin määrittely 1) Aktiviteetin nimi Aktiviteetti voidaan nimetä halutulla tavalla. Tämä nimi näkyy ohjelman eri valikoissa aktiviteettityyppinä 2) Prosessi Aktiviteetit voidaan sitoa eri prosesseihin, esimerkiksi myyntiprosessiin. Myyntiprosessiin voidaan sitoa esimerkiksi aktiviteetit asiakaskontakti, tapaaminen, tarjous ja tapaaminen. Aktiviteetit ryhmittyvät prosesseiksi kaikissa ohjelmiston aktiviteettivalikoissa. 3) Liitetty toiminto aktiviteettityyppi voidaan liittää tiettyyn toimintoon. Tiettyyn toimintoon voidaan liittää vain yksi aktiviteettityyppi. Aktiviteettityyppiä ei ole pakko liittää mihinkään toimintoon. 4) Aktiviteettien vakiokentät voidaan tarvittaessa piilottaa Aktiviteettien määrittely -välilehdellä voidaan määritellä, mitä tietoja tietty aktiviteettityyppi sisältää. Tällöin käyttäjä voi täyttää (tai joutuu täyttämään) nämä tiedot aktiviteettityyppiin. Voidaan esimerkiksi määritellä, että aktiviteetti Tapaaminen sisältää a. tiedon tapaamisen osapuolista (Keneltä, Kenelle) b. päivämäärän (Aloitus- ja Lopetuspäivämäärä) c. kalenterimerkinnän (ajankohta siirtyy automaattisesti kalenteriin) MelbaGroup Oy sivu 8
Kenttämäärittelyt Aktiviteettityyppeihin voidaan lisätä myös lisäkenttiä Kenttämäärittelyt-välilehdellä, kohdassa Lisää uusi, lisäämällä kentän nimi, muoto ja 1. arvo aktiviteetille. Näille kentille voidaan myös määritellä erilaisia ominaisuuksia: 1) Näkymätön Rastittamalla kohta Näkymätön kyseinen kenttä ei näy aktiviteettinäkymässä. 2) Vain luku Käyttäjä pääsee vain katsomaan kenttää, ei muuttamaan sen arvoa. 3) Pakollinen Käyttäjän on annettava kentälle jokin arvo, sitä ei voi jättää tyhjäksi. 4) Otsikkoon Määrittelee, että ks. kenttään kirjoitettu teksti tulee näkyviin aktiviteettityypin otsikossa. 5) ToDay Määrittelee, että kentän vieressä on painike, jota painamalla kenttään tulee kyseessä oleva päivämäärä. 6) Täyttö Määrittelee, minkälaisella informaatiolla kenttä voidaan täytetään, esim. tekstillä, numeroilla tai päivämäärällä. 7) Arvo Määrittelee, mitä arvoja tietty kenttä voi saada. 8) Oletusarvo Määrittelee, että kyseinen arvo näkyy kentän oletusarvona. MelbaGroup Oy sivu 9
Segmentointi - yritykset/henkilöt Yrityksiä ja henkilöitä voidaan ryhmitellä erilaisiin joukkoihin segmentoimalla. Ryhmittely voi perustua ulkoisiin yleisiin määrittelyihin, kuten toimialaan tai liikevaihtoluokkaan. Segmenttejä voidaan määritellä myös itse, esimerkiksi Postitus [joulukortti, vuosikatsaus,...]. Uusi segmentti määritellään syöttämällä Ryhmä, Nimi, Muoto ja Arvo. 2) Ryhmä - Samaan asiaan liittyvistä segmenteistä voidaan muodostaa ryhmiä. Segmenttien ryhmittely helpottaa segmenttiarvojen syöttämistä. 3) Nimi ylänimeke, joka yhdistää useita eri segmenttejä. Esimerkiksi nimeke Asiakasstatus yhdistää segmenttejä asiakas, prospekti, suspekti ja kumppani. 4) Muoto ohjaa, millä tavalla arvot voidaan syöttää a. Valikko - vain yksi arvo on mahdollinen kerrallaan esim. nainen/mies b. Rasti - useampi arvo on mahdollinen MelbaGroup Oy sivu 10
c. Teksti - vapaasti kirjoitettava arvo esim. segmentti = henkilökunta, arvo = 9 5) Arvo segmentti. Esimerkiksi Asiakas, Prospekti, Suspekti ja Kumppani voivat olla segmenttejä. Segmenttiarvoja voidaan päivittää myöhemmin lisäämällä listaan arvoja tai poistamalla niitä. Kun segmentit on määritelty Admin-välilehdellä, tietylle yritykselle tai henkilölle voidaan lisätä segmentointitietoja yritys- ja henkilökorteilla Segmentti-kohdassa. MelbaGroup Oy sivu 11
Dynaaminen segmentointi Dynaamisella segmentoinnilla tarkoitetaan sitä, että tietylle yritys- tai henkilöryhmälle viedään automaattisesti jokin segmenttiarvo. Segmentointia ei näin tarvitse tehdä manuaalisesti. Jos esimerkiksi halutaan, että Myyjä 1 yksi hoitaa kaikki pääkaupunkiseudulla olevat yritykset, voidaan dynaamisen segmentoinnin avulla viedä kaikille ohjelmaan tuleville pääkaupunkiseudulla sijaitseville yrityksille segmenttiarvo Myyjä 1. Segmentointitiedot viedään halutulle ryhmälle kerran vuorokaudessa. Dynaaminen segmentointi tapahtuu seuraavasti: 1) Ylävalikon kohdassa Haku syötetään halutut hakuehdot (esim. postinumero tai toimipaikka). 2) Haku tallennetaan kohdassa Tiedosto painamalla Tallenna haku. 3) Dynaaminen segmentointi - välilehdellä luodaan uusi segmentointi valitsemalla Lisää uusi. a. Nimi - annetaan segmentoinnille nimi b. Tallennettu haku - valitaan aiemmin tallennettu haku c. Suoritettavat toiminnot - määritellään, mitä segmenttiarvoja hakuryhmälle halutaan lisätä. Segmenttiarvoja voidaan myös poistaa. 4) Valitaan Tallenna dynaaminen segmentointi, jolloin ohjelma vie segmenttiarvon halutulle joukolle kerran vuorokaudessa. 5) Segmentointi voidaan suorittaa heti painamalla Suorita dynaaminen segmentointi manuaalisesti. MelbaGroup Oy sivu 12
Tiedoston ulosotot Ohjelmasta voidaan ottaa tietoja ulos taulukkomuodossa esimerkiksi erilaisia raportteja tai postitusta varten. Tämä tapahtuu Tiedoston ulosotot -väilehdellä. Ohjelmaan voidaan tallentaa erilaisia export-muotoja, joissa määritellään, mitä tietoja taulukkoon tulee näkyviin. Vasemmalla olevasta valikosta voidaan valita taulukkoon haluttuja tietoja, kuten yritystiedot, postiosoite tai aktiviteettitiedot. Sivulla näkyy myös, miten tiedot järjestyvät taulukossa. Sivun alareunassa on lueteltu tiedot, jotka ohjelmasta on mahdollista ottaa ulos taulukkomuodossa. Esim. Haluat export-tulosteen, joka sisältää Yritystiedot, Postiosoitteen ja Aktiviteettitiedot. Klikkaa vasemmalla olevia arvoja, joilloin ne tulevat viereiseen laatikkoon. Jos haluat lisätä näihin arvoja, kuten teksti, kopioi alla olevasta listasta text ja lisää se koodin perään: result:text; activity{result:id;result:type;result:name;result:calender_start;result:text;}aktiviteetti MelbaGroup Oy sivu 13
Lopuksi anna tiedostolle nimi ja tallenna. Nyt voit mennä hakuun ja viedä tiedot tulosteeksi. MelbaGroup Oy sivu 14