KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN JA ASIKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE JA SUOJELUSUUNNITELMA Annika Rauma
SISÄLLYSLUETTELO 1. Yleistä 3 1.1. Arkistolain ja arkistolaitoksen määräysten sekä muiden ohjeiden noudattaminen 3 1.2. Soveltamisohjeet 3 1.3. Arkistotoimen tavoitteet ja tehtävät 4 1.4. Käsitteitä 4 2. Arkistotoimi 7 2.1. Arkistotoimeen kuuluvat asiakirjat 7 2.2. Arkistotoimen tehtävät 8 3. Arkistonmuodostajat 8 3.1. Yleistä 8 3.2. Arkistonmuodostajan velvollisuudet 8 3.3. Arkistonmuodostajan ja arkistovastuuhenkilön yksityiskohtaiset velvollisuudet 8 3.4. Keskusarkiston vastuunalainen hoitaja 10 3.5. Vastuu asiakirjoista 11 3.6. Arkistonmuodostajat ja niiden arkistojen vastuunalaiset hoitajat 12 4. Kirjaaminen eli rekisteröinti 12 4.1. Yleistä 12 4.2. Kirjaajien tehtävät 13 5. Arkistonmuodostus ja arkistointi 13 5.1. Arkistonmuodostuksen suunnittelu 13 5.2. Arkistonmuodostuksen menetelmät 14 5.2.1. Arvonmääritys ja seulonta 14 5.2.2. Säilytysaikojen laskeminen 14 5.2.3. Asiakirjojen säilytystavat ja arkistointi 14 5.2.4. Sähköiset tietoaineistot 15 5.3. Sähköinen asiointi hallinnossa 16 5.3.1. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa ja laki sähköisestä allekirjoituksesta 16 5.3.2. Sähköinen tiedonsiirtomenetelmä 17 5.3.3. Saavutettavuusvelvoite 17 5.3.4. Lähettäjän vastuu sähköisistä viesteistä 18 5.3.5. Asian vireillepano sähköisellä asioinnilla 18 5.3.6. Sähköinen allekirjoitus ja sähköinen tiedoksianto 18 5.3.7. Sähköisen asiakirjan määräaika 19 5.3.8. Sähköinen asiointi Kaustisen kunnassa 19 5.3.9. Sähköpostitse saapuvat ja lähtevät viestit ja niiden kirjaaminen 19 6. Arkistointiohjeet 20 6.1. Arkistonmuodostus sekä arkistonmuodostus- ja suojelusuunnitelmien laatiminen 20 6.2. Arkiston luetteloiminen 21 6.3. Tietojärjestelmät ja arkistonmuodostus 21 6.4. Kunnallisen osakeyhtiön (tytäryhtiöiden) asiakirjojen arkistointi 22 6.5. Ostopalvelu- ja muissa toimeksiantotehtävissä kertyvien asiakirjojen arkistointi 22 6.6. Kuntien yhteistoiminnan asiakirjojen arkistointi 22 6.7. Organisaatiomuutokset ja arkistonmuodostus 22 6.8. Arkiston järjestäminen 23 6.9. Arkiston kuvailutiedot 23 7. Asiakirjojen / tietoaineistojen hävittäminen 23 1
7.1. Yleistä 23 7.2. Asiakirjojen ja tietoaineistojen hävittäminen 24 7.3. Tietoaineistojen tietoturvallisuusselvitys 24 7.4. Hävittämisohjeet 24 8. Asiakirjojen arkistokelpoisuus ja säilytystekniikka 25 8.1. Asiakirjojen laatiminen 25 8.1.1. Kirjeet, kauppakirjat ja muut asiakirjat 25 8.1.2. Pöytäkirjat 25 8.1.3. Viranhaltijapäätökset 28 8.2. Arkistokelpoisuus 28 8.3. Paperit ja kirjoitustarvikkeet 29 8.4. Säilytysvälineet ja säilytystilat 29 8.5. Asiakirjojen huolto 29 9. Asiakirjojen siirtäminen keskusarkistoon 29 9.1. Siirrettävät asiakirjat 29 9.2. Asiakirjojen järjestäminen luovutuskuntoon 30 9.3. Luovutusluettelo 30 10. Asiakirjojen käyttö 30 10.1. Asiakirjojen lainaus viraston ulkopuolelle 30 10.2. Arkiston sisäinen käyttö 30 10.3. Asiakirjoista annettavat jäljennökset, otteet ja todistukset 31 11. Arkistotilat 31 11.1. Yleistä arkistotiloista 31 11.2. Arkistotilojen rakentaminen ja peruskorjaaminen 31 11.3. Arkistotilojen käyttö 31 12. Arkistotoimen toimintaohjeen ylläpitäminen 31 13. Asiakirjojen suojelu 32 13.1. Poikkeusolojen vaikutus 32 13.2. Asiakirjojenperusturvallisuus 33 13.3. Asiakirjojen ryhmittely ja suojaaminen poikkeusoloissa 33 13.4. Suojelun johto ja vastuuhenkilöt 34 14. Muut määräykset ja toimintaohjeen soveltaminen 35 15. Toimintaohjeen hyväksyminen ja voimaantulo 35 2
KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa x.x.2017 Voimaantulo 1.6.2017 1. Yleistä Kaustisen kunnan arkistotoimessa ja asiakirjahallinnossa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, kuntalaissa ja hallintosäännössä on määrätty, noudattaa tätä toimintaohjetta. Ohjeen tarkoituksena on ohjata kunnan asiakirjojen ja tietojen hallintaa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Toimintaohje sisältää arkistotoimen organisoinnin, asiakirjojen laatimisen, kirjaamisen, siirtämisen, seulomisen ja hävittämisen sekä käyttöön liittyvät ohjeet. Lisäksi ohjeessa käsitellään asiakirjojen julkisuutta ja tietosuojaa koskevia asioita. Ohjeen tarkoituksena on myös tukea kunnallista päätöksentekoa, lisätä kunnan tietopalvelua ja helpottaa kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia ja tukea siten demokratian toimivuutta. 1.1. Arkistolain ja arkistolaitoksen määräysten sekä muiden ohjeiden noudattaminen 1.2. Soveltamisohjeet Kunnallisen arkistotoimen järjestämisestä ja arkistonhoidosta sisältyy perusmääräykset arkistolakiin sekä kuntalakiin (www.finlex.fi ). Arkistolaitos ohjaa kuntien arkistonhoitoa (www.arkisto.fi ) antamalla arkistonhoitoa koskevia ohjeita ja määräyksiä. Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle, jolla on vastuu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisoinnista, toimeenpanosta ja resursseista. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistovastaavat toimivat toimintayksikössään asiantuntijoina, keskusarkistonhoitaja ohjaa ja valvoo toimintayksiköiden arkistonhoitotyötä. Arkistolain ja arkistolaitoksen määräysten ja muiden ohjeiden lisäksi arkistotoimessa on huomioitava myös mitä mm. henkilötietolaissa, laissa asiakirjojen julkisuudesta, laissa sähköisestä asioinnista, hallintolaissa, laissa yksityisyyden suojasta työelämässä sekä Kaustisen kunnan hallintosäännössä ja muiden viranomaisten ohjeissa tai määräyksissä on asia- ja asiakirjahallinnosta sekä arkistotoimesta määrätty. Tämä ohje sitoo kaikkia kunnan arkistonmuodostajia sekä viran- ja toimenhaltijoita. Tätä ohjetta on myös soveltuvin osin kuntakonserniin kuuluvien tytäryhtiöiden sekä niiden, joiden asiakirjoja säilytetään kunnan keskusarkistossa, noudatettava. 3
1.3. Arkistotoimen tavoitteet ja tehtävät 1.4. Käsitteistöä Lisäksi em. yhtiöiden ym. tulee määrätä arkistovastuuhenkilö, joka vastaa arkistonmuodostajan arkistosta. Samoin kuin kunnan omien arkistovastuuhenkilöiden myös hänen tulee laatia arkistonmuodostussuunnitelma, arkistoluettelot sekä suorittaa käytännön arkistotyöt, kuten esim. seulonta ja hävittäminen. Keskusarkistonhoitaja antaa tarkempia ohjeita tämän toimintaohjeen soveltamisesta. Arkistoimen tavoitteena on, että arkistot palvelevat tiedon lähteinä arkistonmuodostajia, muita viranomaisia, kuntalaisia sekä yksityisiä tutkijoita. Lisäksi tavoitteena on kunnan ja kuntalaisten oikeusturvan varmistaminen. Asiakirjojen käytössä ja käsittelyssä tulee ottaa huomioon julkisuus- ja tietosuojamääräykset. Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa arkistonmuodostajan toiminnasta kertovien asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys, huolehtia asiakirjoihin liittyvästi tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo sekä hävittää tarpeeton aineisto. Asiakirjojen käytettävyyden varmistaminen käsittää rekisteröinnin ja muun kirjaamisen, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisen, asiakirjojen järjestämisen, luetteloinnin, kuvailun sekä pysyvästi säilytettävän aineiston siirtämisen keskusarkistoon sekä atk-aineistojen tallentamisen ja tulostamisen suunnittelun. Asiakirjojen säilyminen varmistetaan huolehtimalla siitä, että asiakirjat laaditaan arkistokelpoisia menetelmiä ja materiaaleja käyttäen ja säilytetään asianmukaisissa säilytystiloissa. Arkistotoimen tehtävänä on myös osaltaan edistää hyvää tiedonhallintatapaa. Arkistonmuodostussuunnitelmaa hyväksi käyttäen toteutetaan vaatimuksia hyvästä tiedonhallintatavasta (asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta). Arkiston muodostajan on huolehdittava asiakirjojen säilyvyydestä kaikissa olosuhteissa (ks. asiakirjojen suojelusuunnitelma) Arkistonmuodostaja on yhteisö tai yksityinen henkilö, jonka toiminnan tuloksena syntyy arkistoaineistoa. Arkistonmuodostussuunnitelmassa osoitetaan mitä ja missä muodossa olevia asiakirjoja toiminnan yhteydessä muodostuu, miten, missä ja miten pitkää niitä säilytetään sekä miten aineisto rekisteröidään. Suunnittelulla varmistetaan asiakirjan ja sen sisältävän tiedon löytyminen (saatavuus), käytettävyys, suojaaminen ja eheys koko asiakirjan elinkaaren aikana. Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) palvelee paperiarkiston käyttöä (Vrt. TOS). 4
Asia on viranomaisen käsiteltäväkseen saama tai ottama kokonaisuus. Käsittelyn lopputuloksena syntyy asiaan liittyvä ratkaisu tai muu lopputulos. Asian käsittely tapahtuu määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Asiaan liittyvä käsittely voi muodostua yhdestä tai useammasta toimenpiteestä. Kuhunkin toimenpiteeseen voi liittyä asiakirjoja Asiahallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asiahallinta pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista ja arkistointia sekä asiakirjallisten tietojen hallintaa niin paperisessa kuin sähköisessäkin muodossa. Asiahallintajärjestelmä on tietojärjestelmä, jonka avulla organisaation käsittelemät asiat ja niihin liittyvät asiakirjatiedot hallitaan ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Asiankäsittelyjärjestelmässä on olennaista, että järjestelmään tallennetut tai liitetyt asiakirjatiedot liittyvät Asiahallinta ja arkistotoimen toimintaohje ohjaa kunnan asiahallintaa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa sekä toimii liitteineen käytännön ohjeena kaikille asiakirjojen käsittelyyn osallistuville. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaan saatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Viranomaisen asiakirja on viranomaisen hallussa oleva asiakirja, joka on laadittu viranomaisessa tai toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten viranomaisen toimialaan kuuluvassa asiassa tai toimitettu tälle viranomaisen toimeksiannosta. Sähköisellä asiakirjalla tarkoitetaan sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) määrittelee lain tarkoittamiksi sähköisiksi tiedonsiirtomenetelmiksi telekopion, telepalvelun, sähköisen lomakkeen, sähköpostin tai käyttöoikeuden sähköiseen tietojärjestelmään sekä muut sähköiseen tekniikkaan perustuvat menetelmät, joissa tieto välittyy langatonta siirtotietä tai kaapelia pitkin. Viran-/toimenhaltijalle saapunut sähköpostiviesti, jonka työntekijä on saanut viran-/toimenhaltija ja joka edellyttää viranomaistoimenpiteitä tai muita työtehtäviin liittyviä toimenpiteitä, on sähköinen asiakirja. Asiakirjajulkisuus on julkisuuslain (621/1999) mukainen pääperiaate, josta salassapito on poikkeus. Tiedon saantia ei saa rajoittaa ilman laillista perustetta eikä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeen. Asianosaisella eli sillä, jonka etua tai oikeutta asia koskee, on oikeus saada tieto niistä viranomaisen asiakirjoista, jotka ovat voineet vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Tiedonsaantioikeus on tavallista laajempi, sillä asianosaisella on oikeus saada tietoonsa myös salassa pidettäviä asiakirjoja. Hyvään hallintoon kuuluu, että asianosainen saa 5
tiedon omassa asiassaan tehdystä ratkaisusta suoraan viranomaiselta eikä esim. tiedotusvälineiden kautta. Asiakirjajulkisuus koskee sekä viranomaiselle annettuja että viranomaisen laatimia asiakirjoja. Viranomaiselle annettuja asiakirjoja ovat esim. erilaiset kirjelmät tai hakemukset. Viranomaisen laatimia asiakirjoja ovat esim. päätökset tai lausunnot. Päätösten valmisteluasiakirjat ovat entistä laajemmin tiedonsaantioikeuden piirissä. Tiedonsaantia asiakirjoista voidaan kuitenkin lain mukaan rajoittaa sillä perusteella, että asian käsittely on vielä kesken. Laki velvoittaa kuitenkin pitämään saatavilla tietoja valmistelussa olevista yleisesti merkittävistä asioista. Asiakirjaa pyydetään siltä viranomaiselta, jonka hallussa se on. Viranomaisilla on velvollisuus avusta tiedon pyytäjiä tiedon etsinnässä, esimerkiksi halutun asiakirjan yksilöimisessä. Tiedon pyytäjän ei tarvitse paljastaa henkilöllisyyttään eikä sitä, miksi hän tietoja haluaa. Salassa pidettävän asiakirjan luovuttamista harkitessaan viranomainen tarvitsee kuitenkin tietoa siitä, millä perusteella tieto pyydetään. Tieto asiakirjasta on annettava pyytäjälle hänen haluamallaan tavalla, jollei siitä aiheudu kohtuutonta haittaa viranomaisen toiminnalle. Yleensä tieto annetaan suullisesti tai kopiona asiakirjasta. Asiakirjapyyntö on käsiteltävä mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa asiakirjapyynnön saamisesta. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai pyyntö muuten edellyttää tavanomaista suurempaa työmäärää, tieto on annettava viimeistään kahden kuukauden kuluessa asiakirjapyynnön saamisesta. Päätös, jolla tiedonsaanti evätään, on perusteltava. Päätöksestä on siis käytävä ilmi, millä perusteella henkilön pyytämä asiakirja on salassa pidettävä. Jos asiakirja pyyntö on tehty kirjallisesti, myös kielteinen päätös on tehtävä kirjallisesti. Asiakirjojen antamisesta peritään kunnassa kulloinkin voimassa olevan taksan mukainen maksu. Asiakirjoja voidaan perustuslain mukaan pitää salassa vain, jos lailla niin säädetään. Keskeisimmät salassapitosäännökset sisältyvä lakiin viranomaisten toiminnan julkisuudesta, ne suojaavat yleisiä ja yksityisiä etuja, joita ovat: kansainväliset suhteet rikosten ehkäiseminen ja syytteeseen saattaminen turvajärjestelmän toteuttaminen poikkeusoloihin varautuminen valtion turvallisuus tulo-, finanssi-, raha- ja valuuttapolitiikka rahoitus- ja vakuutusjärjestelmien luotettavuus ja toimivuus pääoma- ja rahoitusmarkkinoiden toimivuus viranomaisen valvonta- ja tarkastustoiminnan tehokkuus tiedonantajan luottamuksen suoja julkinen taloudellinen etu yksityinen taloudellinen etu 6
tutkimus- ja kehittämistyön sekä opetuksen intressit turvapaikan hakijan turvallisuus sekä yksityisyyden suoja Jos asiakirja sisältää vain joitakin salassa pidettäviä tietoja, tieto annetaan asiakirjan julkisesta osasta peittämällä salassa pidettävät osat. Asialuokittelukaava on arkistointisuunnitelma ja kirjaamiskaava, jonka mukaan asiat kirjataan Dynasty-asiahallintajärjestelmään ja arkistoidaan paikoilleen. Dynasty-asiahallintajärjestelmälle on laadittu erillinen asiahallintajärjestelmän toimintaohje, jossa on selvitetty tarkemmin kirjaamisen perusteet ja toimintatavat. Diarioinnilla eli kirjaamisella tarkoitetaan niitä merkintöjä, joita tehdään viranomaiselle käsiteltäväksi jätetyistä tai saapuneista sekä viranomaisen muille lähettämistä asiakirjoista, näiden kulusta sekä vireille tulleiden / vireillä olevien asioiden käsittelyvaiheista, eri vaiheissa tehdyistä päätöksistä ja toimenpiteistä. Kirjaaminen perustuu lakiin, joka velvoittaa suorittamaan kirjaamisen. Keskusarkistolla tarkoitetaan arkistonmuodostajan pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista muodostuvaa kokonaisuutta. Metatieto (kuvailutieto, tietoa tiedosta) Metatiedot ovat asiakirjallisen tiedon kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä asiakirjallisen tiedon hallintaa ja käsittelyä koko niiden elinkaaren ajan kuvaavaa tietoa. Metatiedot mahdollistavat asiakirjallisten tietojen haun, paikallistamisen ja tunnistamisen. Niiden avulla myös automatisoidaan asiakirjallisten tietojen laatimis- ja käsittelyvaiheita sekä määritellään viittauksia eri asiakirjallisten tietojen välille (SÄHKE2). Tehtäväluokitus on organisaation lakisääteisten tehtävien ja tuki- ja ylläpitotehtävien hierarkkinen numeroitu luettelo, joka ohjaa arkistonmuodostusta ja rekisteröintiä (kirjaamista). Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) ohjaa syntysähköistä asiakirjatietoa. Lähtökohtana on tuottaa asiakirjatiedon käsittelyn ja hallinnan edellyttämät metatiedot automaattisesti tietojärjestelmään, jossa asiakirjatietoa käsitellään. Operatiivinen tietojärjestelmä saa tiedonohjaussuunnitelman tietosisällöstä oletusmetatietoarvot avattaville asioille, toimenpiteille ja asiakirjoille. Tiedonohjausjärjestelmässä (TOJ) tiedonohjaussuunnitelma kytketään tietojärjestelmän taustalle siten, että se tuottaa asian käsittelyprosessin edetessä metatietoarvoja mm. asiakirjan säilytysaika, julkisuus, henkilötietosisältö. Yhteentoimivuus Tietojärjestelmien kyky viestiä keskenään sellaisella tavalla tai siinä laajuudessa, että ne voivat rutiinimaisesti käyttää toistensa tuloksia omassa toiminnassaan. 7
2. Arkistotoimi 2.1. Arkistotoimeen kuuluvat asiakirjat Arkistotoimeen kuuluvat viranomaisen toiminnan yhteydessä kertyneet ja tuotetut asiakirjat, joita ovat kirjalliset tai kuvalliset esitykset sekä sellaiset sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaadut esitykset, jotka ovat luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. 2.2. Arkistotoimen tehtävät Arkistotoimen tehtävänä on mm: 1. Varmistaa asiakirjojen käytettävyys, siihen liittyvä rekisteröinti ja muu kirjaaminen, arkistointi ja luettelointi sekä atk-aineistojen tallentaminen ja tulostamisen suunnittelu. 2. Varmistaa asiakirjojen säilyminen. Asiakirjojen säilyminen varmistetaan huolehtimalla siitä, että asiakirjat laaditaan arkistokelpoisia menetelmiä käyttäen ja säilyttämällä asiakirjat asianmukaisissa säilytystiloissa. 3. Asiakirjoihin liittyvä tietopalvelu 4. Asiakirjojen säilytysarvon määrittäminen ja tarpeettoman aineiston hävittäminen 3. ARKISTONMUODOSTAJAT 3.1. Yleistä 3.2. Arkistonmuodostajan velvollisuudet Arkistonmuodostaja on sellainen toimielin, lautakunta, johtokunta, virantai toimenhaltija, jolle toiminnan tuloksena muodostuu itsenäinen, muista riippumaton arkistokokonaisuus. Arkistonmuodostajan velvollisuus on vastata siitä, että arkistotoimi tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamisesta, sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, niin että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva, samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu ja että asiakirjat palvelevat tietolähteinä. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. 3.3. Arkistonmuodostajan ja arkistovastuuhenkilön yksityiskohtaiset velvollisuudet Hallintokuntien arkistovastuuhenkilöinä toimivat ao. hallintokunnan toimistosihteerit. Lomitushallinnon osalta arkistovastuuhenkilönä toimii 8
lomasihteeri sekä perusopetuksen ja lukion osalta koulusihteeri. Arkistovastuuhenkilöjen apuna voi olla hallintokuntien osaarkistovastaavia. Näiden nimeämisestä päättää viranhaltijapäätöksellään ao. toimialajohtaja. Päätös annetaan keskusarkistonhoitajalle tiedoksi, joka pitää luetteloa osaarkistovastaavista. Arkistonmuodostajan tulee huolehtia siitä, että arkistovastaavilla on arkistonhoitoon riittävät resurssit ja että pitävät tietotaitoaan yllä kouluttautumalla. Arkistonmuodostajan yksityiskohtaisia velvollisuuksia ovat 1. Huolehtia siitä, että asiakirjat rekisteröidään (kirjataan) ja arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman ja asiahallintajärjestelmän toimintatapaohjeen mukaisesti 2. Valmistella oman toimialansa arkistonmuodostussuunnitelmaa keskusarkistonhoitajan antamien ohjeiden mukaisesti ja pitää sitä ajan tasalla sekä saattaa se keskusarkistonhoitajan hyväksyttäväksi Arkistonmuodostussuunnitelmassa vahvistetaan asiakirjojen säilytysajat ja tavat. Laadittavissa toiminnanohjaussuunnitelmissa (TOS, eams) vahvistetaan myös sähköisten asiakirjojen säilytysajan, säilytysmenetelmät ja ohjelmistot, joissa sähköisiä asiakirjoja voidaan säilyttää. Esim. pelkkä word tai excell eivät ole hyväksyttyjä pysyvään tai pitkäaikaiseen säilyttämiseen, vaan siihen tulee olla hankittuna tarkoitukseen hyväksytty järjestelmä. 3. Vastata hoidossaan olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja tietopalvelusta 4. Huolehtia siitä, että asiakirjat, joiden säilytysaika on kulunut umpeen hävitetään vuosittain sekä toimittaa hävittämistään asiakirjoista hävittämisluettelot keskusarkistonhoitajalle. Hävittämiseen ei saa ryhtyä ennen kuin keskusarkistonhoitaja on tarkistanut hävittämisluettelon. 5. Siirtää pitkäaikaisesti säilytettävät ja pysyvästi säilytettävät asiakirjaaineistot keskusarkistoon, arkistoluettelo ja siirtoluettelo siirrettävistä asiakirjoista toimitetaan ennen siirtoa keskusarkistonhoitajalle. Asiakirjojen siirtämisaikataulusta on myös sovittava etukäteen keskusarkistonhoitajan kanssa. Asiakirjat siirretään keskusarkistonhoitajan osoittamaan paikkaan keskusarkistossa. Vain pysyvästi tai pitkän aikaa (yli 50 vuotta) säilytettäviksi määrätyt asiakirjat siirretään keskusarkistoon, muut asiakirjat säilytetään pääsääntöisesti hävittämiseen saakka hallintokuntien omissa tiloissa. 6. Huolehtia siitä, että arkistonmuodostajan toimesta laadittavissa pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävissä asiakirjoissa käytetään arkistokelpoisia materiaaleja ja menetelmiä. 7. Säilyttää asiakirjat turvallisesti ts. niin, että asiakirjat eivät tuhoudu, joudu sivullisten käsiin ja että tietosuoja-asiat on varmistettu. 9
3.4. Keskusarkiston vastuunalainen hoitaja 8. Hävittää tarpeettomat asiakirjat siten, että tietosuoja on varmistettu (polttaa tai silputa). Hävitystä toimeenpantaessa on huolehdittava siitä, että myös sähköisessä muodossa oleva aineisto tulee hävitettyä säilytysajan päätyttyä. Sähköisessä muodossa olevan tietoaineistojen hävittäminen voidaan suorittaa esim. tuhoamalla sähköinen aineisto. Tiedon hävittämisessä on otettava huomioon myös ohjelmistojen automaattisesti tekemät välitallennukset, jotka myös on hävitettävä riittävän usein. Keskusarkistonhoitaja antaa tarkempia ohjeita hävittämisen toteuttamiseen. Kunnanhallituksen alaisena vastuunalaisena keskusarkistonhoitajana toimii hallinto- ja kehittämispalveluiden toimistosihteeri, jonka tehtävinä ovat mm: asiakirjahallinnolliset suunnittelu-, johto- ja ohjaustehtävät kuten: kunnan virastojen ja laitosten sekä toimintayksiköiden arkistotoimen johtaminen, ohjaus, kouluttaminen ja valvonta arkistoalan yleisen kehityksen seuraaminen ja oma kouluttautuminen kehittää arkistotointa kunnan asiakirja- ja tietohallinnon toimivaksi osaksi valvoa, että arkistotoimen tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti ja puuttua todettuihin laiminlyönteihin vastata päätearkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävistä tarkistaa ja hyväksyä arkistonmuodostussuunnitelma (tiedonhallintasuunnitelma) ennen käyttöön ottamista tarkistaa ja hyväksyä käyttöön arkistonmuodostussuunnitelman muutokset asiakirjahallinnon ja arkistoalan tiedotustoiminnan hoitaminen päättää määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista, asiakirjojen säilytysmenetelmistä ja säilytystavasta vastata kunnan kirjaamistoiminnasta ja hyväksyä arkisto- ja diaarikaavan muutokset suorittaa määräajoin kunnan toimiala- ja tehtäväkohtaisia arkistotarkastuksia ja laatia niistä tarkastuspöytäkirjat huolehtia kunnan arkistovastaavien koulutus- ja tiedotustoiminnasta ja antaa heille ohjeita ja neuvoja päättää asiakirjojen hävittämistavasta päättää asiakirjojen lainaamisesta keskusarkiston ulkopuolelle lukuun ottamatta salassa pidettäviä asiakirjoja päättää keskusarkistossa säilytettävien asiakirjojen käyttämisestä tutkimustarkoituksiin lukuun ottamatta salassa pidettäviä asiakirjoja. 10
Arkistonmuodostus-suunnitelmassa määrätään, missä asiakirjan elinkaaren vaiheessa asiakirjat siirretään kunnan eri toimintayksiköistä keskusarkistoon. Keskusarkistonhoitajan muut velvollisuudet ja oikeudet: 1. huolehtia kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston arkistoviranomaistehtävien hoitamisesta ja täytäntöönpanosta itsenäisesti, 2. päättää määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista, arkistonmuodostajien arkistonmuodostussuunnitelmien hyväksymisestä sekä sen muutoksista ja asiakirjojen säilytysmenetelmistä sekä ylläpitää asiahallintajärjestelmän toimintaohjetta, 3. huolehtii keskusarkistolle luovutettavien asiakirjojen hoidosta ja säilytettävien asiakirjojen käytöstä hallintotoiminnassa ja tutkimuksen lähdeaineistona, 4. pitää luetteloa arkistonmuodostajista ja arkistovastaavista, 5. suorittaa arkistotarkastuksia ja puuttua lautakunnan, viraston, laitoksen tai yksittäisen viranhaltijan arkistotoimen ja asiakirjahallinnon hoitoon, mikäli hän havaitsee, ettei toimintayksikön arkistotoimen ja asiakirjahallinnon tehtävistä ole huolehdittu tai arkistoinnista ja asiakirjahallinnosta annettuja ohjeita ei noudateta. Annettujen ohjeiden ja arkistonhoidon laiminlyönnistä raportoidaan ko. vastuualueen esimiehelle (toimialajohtaja) ja tarvittaessa lautakunnalle ja edelleen kunnanhallitukselle. Tarkastuksista tehdään tarkastuskertomus/tarkastuspöytäkirja. 6. huolehtia arkistoalan koulutus- ja tiedotustoiminnasta 7. huolehtia keskushallinnon kirjaamisesta sekä päättää kunnan asialuokittelukaavan hyväksymisestä ja siihen tulevista muutoksista 8. osallistua uusien arkistotilojen suunnitteluun yhdessä alan ammattilaisten kanssa. 9. päättää asiakirjojen sijoittelusta keskusarkistossa 10. osallistua ict-hankintojen suunnitteluun, niin että uusia ohjelmistoja hankittaessa myös arkistonäkökulma tulee huomioonotetuksi 11. suorittaa muut kunnanhallituksen antamat tai muuten esille tulevat arkistotehtävät. 3.5. Vastuu asiakirjoista 11
Jokainen kunnan palveluksessa oleva viranhaltija/työntekijä vastaa hallussaan olevista asiakirjoista ja on velvollinen niitä käsitellessään noudattamaan huolellisuutta ja arkistonmuodostussuunnitelmassa sekä muissa toimintatapaohjeissa ja laeissa annettuja määräyksiä. Esittelijän, valmistelijan ym. on viipymättä annettava asiakirjat toimielimen arkistovastuuhenkilön arkistoitaviksi, kun esim. käsittelyssä oleva asia on saatu päätökseen. 3.6. Arkistonmuodostajat ja niiden arkistojen vastuunalaiset hoitajat Arkistonmuodostaja huolehtii arkistotoimesta hallussaan olevan arkiston osalta. Arkistovastaavalla tulee olla riittävät tiedot, taidot ja resurssit arkistovastaavana toimimiseen ja hänen tulee pitää taitonsa ajan tasalla säännöllisesti kouluttautumalla. 4. KIRJAAMINEN ELI REKISTERÖINTI 4.1. Yleistä Kirjaaminen (diariointi, rekisteröinti)on viranomaisen käsiteltävien asioiden käsittelyvaiheiden ja niihin liittyvien asiakirjojen merkitsemistä erityiseen rekisteriin. Kirjaaminen on osa arkistonmuodostusta ja perusta hyvälle tiedonhallintatavalle. Kirjaaminen (diariointi) tehdään kunnassa käytössä olevalla tietoverkon asiahallintajärjestelmällä (Dynasty SQL, Innofactor Oy), jolla voidaan seurata asian käsittelyn eri vaiheita. Kirjaamisen avulla voidaan myös toteuttaa julkisuuslain (21.5.1999/621) ja laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (24.1.2003/13) vaatimuksia asian ja asiakirjan hallinnasta. Julkisuuslain mukaan viranomaisen tulee pitää luetteloa annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista tai muuten huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttää, että saapuneet sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Käytännössä tämä tarkoittaa asiakirjojen kirjaamista Dynasty -asiahallintaohjelmaan tai muuhun vastaavaan rekisteriin. Kaustisen kunnassa on käytössä Dynasty -asianhallintajärjestelmä, johon kirjataan vireille tulevat ja toimenpiteitä aiheuttavat asiakirjat, lisäksi siitä voidaan seurata asian käsittelyn eri vaiheita lopulliseen ratkaisuun saakka. Kaikki asiaan liittyvät asiakirjat kirjataan ja skannataan järjestelmään. Diaarinumero merkitään asiakirjoihin ja ne säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti, joka on Kaustisen kunnassa yhtäpitävä diaarikaavan kanssa. Erityisrekisterit ovat tiettyjen toimintojen hoitamista koskevia tai vireille tuloa ja seurantaa varten pidettäviä tietojärjestelmiä, jotka toimivat asianhallintajärjestelmän tapaan, arkistohakemistoina. Erityisrekistereitä ovat mm. henkilörekisterit, kiinteistörekisterit, rakennusluparekisteri jne. 12
Kaikissa rekistereissä on otettava huomioon asioiden ja asiakirjojen julkisuus ja salassapito sekä turvattava tietojen suojaaminen, eheys ja käytettävyys. Hallintokunnissa päävastuullisina kirjaajina toimivat toimistosihteerit, lisäksi kirjaajien apuna voi toimia muita henkilöitä. 4.2. Kirjaajien tehtävät 5. ARKISTONMUODOSTUS JA ARKISTOINTI 5.1. Arkistonmuodostuksen suunnittelu Kirjaajien on viipymättä kirjattava järjestelmään vireille tulevat asiat ja saapuvat asiakirjat ohjeen mukaisesti. Kirjaamisessa on huomioitava se, että kaikki tapahtumat (toimenpiteet) tulevat kirjattua. Myös kunnan itsensä vireille panemat asiat kirjataan (esim. talousarvio, viran tai toimen täyttäminen, rakennuskaavan laadinta jne.) Kirjaajan / kokousasian valmistelijan / viranhaltijapäätöksen tekijän on huolehdittava siitä, että kytkentä asiahallinnasta tehdään myös kokoushallintaan / viranhaltijapäätöshallintaan. Tarkempia ohjeita kirjaamisesta antaa keskusarkistonhoitaja. Erikoisrekistereihin merkittävät sekä kirjaamatta jätettävät asiakirjat ja niiden arkistointitavat käyvät ilmi arkistonmuodostussuunnitelmasta. Saapuva ja lähtevä posti on annettava kirjaajan käsiteltäväksi, jotta mahdollinen kirjattava aineisto saadaan kirjattua päivittäin ja diaari pysyy ajan tasalla ja asiakirjojen julkisuudesta annetun lain sekä henkilörekisterilain määräykset toteutuvat mm. asiakaspalvelussa ja tietohuollossa. Myös sähköpostitse saapuneet käsittelyä aiheuttavat viestit kirjataan. Sähköisten viestin käsittelystä on tarkemmat ohjeet luvussa 5. sähköinen asiointi hallinnossa. Arkistolain 8 :n mukaisesti Arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Arkistonmuodostussuunnitelmalla osoitetaan mitä ja missä muodossa olevia asiakirjoja toiminnan yhteydessä muodostuu, miten, missä ja kuinka pitkään niitä säilytetään sekä miten aineisto rekisteröidään. Suunnittelulla varmistetaan asiakirjan ja sen sisältämän tiedon 13
5.2. Arkistonmuodostuksen menetelmät 5.2.1. Arvonmääritys ja seulonta 5.2.2. Säilytysaikojen laskeminen löytyminen, saatavuus, käytettävyys, suojaaminen ja eheys koko asiankirjan elinkaaren ajan. Arkistonmuodostussuunnitelmaa ei saa ottaa käyttöön ennen kuin keskusarkistonhoitaja on sen hyväksynyt. Kaustisen kunnassa on käytössä tehtäväpohjainen arkistonmuodostussuunnitelma, joka on laadittu siten, että se ohjaa manuaalisen ja osittain sähköisten asiakirjojen hallintaa ja pysyvää säilyttävistä. Muutokset arkistonmuodostussuunnitelmaan hyväksyy keskusarkistonhoitaja viranhaltijapäätöksellään. Seulonnalla tarkoitetaan pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja pitämistä toisistaan erillään. Näin turvataan tärkeiden tietojen säilyminen ja nopeutetaan hävittämistoimintaan. Seulonta edistää asiakirjallisen tiedon käytettävyyttä ja vähentää arkiston säilytys- ja käyttökustannuksia. Seulonta perustuu asiakirjallisen tiedon arvonmääritykselle. Arkistolain mukaan arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien muiden kuin pysyvästi säilyttävien asiakirjojen säilytysajat ottaen huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Lakiin perustuvalla valtuutuksella ministeriöt tai keskusvirastot voivat antaa säilytysajoista erillisiä määräyksiä, joita kunnissa on noudatettava. Asiakirjojen säilytysajat merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan ja vastuu aineiston säilyttämisestä tarvittavan ajan on arkistonmuodostajalla. Arkistonmuodostaja arvioin tietojen käyttötarpeen oman toimintansa sekä oman aja asiakkaiden oikeusturvan kannalta. Hävittäminen suoritetaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Hävittäminen suoritetaan silppuamalla hävitettäväksi tarkoitetut asiakirjat. Hallintokunnan arkistovastaava suorittaa itse hävittämisen. Hävittämisestä toimitetaan hävittämisluettelo keskusarkistonhoitajalle. Säilytysaika lasketaan alkavaksi seuraavasti: 1. Saapunut kirje: Lopullisen päätöksen päiväyksestä tai jollei asia aiheuta toimenpiteitä, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on saapunut. 2. Tiliasiakirja: Sen tilivuoden päättymisestä, jona se on syntynyt. 3. Muu asiakirja: Päiväyksestä tai asiakirjaan tehdystä viimeisestä merkinnästä 14
5.2.3. Asiakirjojen säilytystavat ja arkistointi 5.2.4. Sähköiset tietoaineistot 4. Sähköinen asiakirja: Sähköisen asiakirjan säilytysaika lasketaan kuten saapuneen kirjeen säilytysaika. Päivittyvän sähköisen asiakirjan säilytysaika voidaan laskea asiakirjaan tehdystä viimeisestä päivityksestä, ellei muita edellä mainittuja laskentaperiaatteita voida käyttää. Arkistolain mukaan arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytystavat arkistonmuodostussuunnitelmassa siten, että ne merkitään minkälaisiin sarjoihin ja mihin keskinäiseen järjestykseen asiakirjat arkistoidaan. Kaikkea toiminnan tuloksena kertyvää tietoa ei voi säilyttää samalla tavalla saman järjestelmän mukaisesti, vaan arkistointi- ja säilytysjärjestys vaihtelee tehtävän ja säilytettävän tiedon sekä myöhemmin tutkimuskäytön asettamien vaatimusten mukaan. Arkistointia määräävinä tekijöinä toimivat tietoja haettaessa käytettävät hakuperusteet (mm. nimi, päivämäärä, syntymäaika, järjestysnumero, asiasisältö) ja aineiston säilytys- ja salassapitoajat. Erityistä huomiota on kiinnitettävä pysyvästi säilytettävien tietojen päällekkäisarkistoinnin välttämiseen. 1. Asiakirjat arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Asiakirjan arkistopaikan määrittää ensisijaisesti tehtäväluokitukseen perustuva arkistokaava, joka on yhtäpitävä kirjaamiskaavan kanssa. 2. Pysyvästi säilytettävän asiakirjan arkistoi vain se toimiala tai yksikkö, joka on velvollinen ottamaan asiakirjan talteen arkistonmuodostussuunnitelman mukaan. 3. Pysyvästi säilyttävät asiakirjat (esim. pöytäkirjat) laaditaan siten, ettei niiden liitteeksi oteta määräajan säilytettäviä aineistoja tai aineistoja, jotka säilyvät pysyvästi omassa sarjassaan. Arkistolain mukaan asiakirjoja ovat myös automaattisessa tietojen käsittelyssä käytetyt tallenteet, joita arkistolaitoksen ohjeissa kutsutaan konekoodiksi tai sähköisiksi tallenteiksi. Arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnon koskevien tietojärjestelmien suunnittelussa on otettava huomioon arkistotoimen vaatimukset (arkistolaki 7 ). Keskusarkistonhoitajaa on kuultava uusia laitteita tai ohjelmistoja hankittaessa. Arkistonmuodostajan on huolehdittava siitä, että sähköiset tietoaineistot säilyvät käyttökelpoisina koko asiakirjan elinkaaren ajan laitteistojen, ohjelmistojen ja tallennusvälineiden muutoksista huolimatta. Silloin kun julkishallinnon organisaatiolla on sähköisenä syntynyttä asiakirjatietoa, sen säilytysmuoto on sähköinen. Seulontapäätöstä (ennen lupa sähköiseen säilyttämiseen) varten kunnan tulee täyttää seulontaesityslomake ja lähettää se Arkistolaitoksen hyväksyttäväksi. 15
5.3. Sähköinen asiointi hallinnossa Tiedonohjaussuunnitelmassa on esitettävä säilytysajat niiden tehtävien osalta, joille seulontapäätöstä haetaan. Jos kunnalla on jo arkistolaitoksen päätös ko. tehtävien pysyvästä säilyttämisestä, eikä säilytysarvoon katsota tulleen muutoksia ei seulontaesityksen liitteeksi tarvitse toimittaa tiedonohjaussuunnitelmaa (eams, TOS). Arkistolaitoksen seulontastrategian ja yleisstrategian mukaisesti pysyvästä säilytyksestä päätetään tehtävän tai tietojärjestelmän tasolla. Tiedonohjaussuunnitelma (eams, TOS) ja sen intergrointi tietojärjestelmän taustalle helpottaa operatiivista toimintaa ja varmistaa esimerkiksi oikeusturvan, tietosuojan ja julkisuusperiaatteen toteutumisen. Arkistolaitoksen seulontapäätös tarvitaan myös sertifioidussa tietojärjestelmässä käsiteltävälle pysyvästi säilyttävälle asiakirjatiedolle. Silloin kun kunta haluaa säilyttää sähköisiä aineistoja erillisillä tallennusmedioilla, on huolehdittava siitä, että tiedot tuoreutetaan, eli kopioidaan uudelle medialle riittävän usein. Sopivana tuoreutusajankohtajana voidaan pitää optisilla ja magneettisilla medioilla noin viittä vuotta, mikäli mediat säilytetään valmistajan ohjeiden mukaisesti. Lisäksi on huolehdittava siitä, että tiedot on oltava vähintään kahdella, mielellään eri valmistajan, erillisellä medialla. Tietojen säilymisessä on huomioitava myös se, että sovellukset, joita tarvitaan tietojen esille saamiseksi muuttuvat ajan myötä. Mikäli tiedostomuotoja ei konvertoida uudenpiin muotoihin, voi tietojen käytettävyys kärsiä. Suositeltavia pitkäaikaissäilytyksen formaatteja ovat PDF/A-1a, PDF/A- 1b, PDFa-2a, PDF/A-2b, TIFF (rev 5 ja rev 6). Rekisteri- tai tietokantamuotoiselle tiedolle XML-rakenne. SÄHKE2-normissa ei ole määrätty lokitiedostoista eikä niiden säilyttämisestä. Lähtökohtana on, että käsittelyprosessin vaiheet tallentuvat toimenpiteinä asiakirjallisen tiedon käsittelyn yhteydessä, Näitä toimenpidetietoja ei tulkita kuitenkaan varsinaiseksi lokitiedoksi, vaikka ne kertovat käsittelyn etenemisestä ja tietoon kohdistuneista toimenpiteistä. 5.3.1. Laki sähköisestä asioinnista ja laki sähköisestä allekirjoituksesta Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) ja laki sähköisestä allekirjoituksesta (14/2003) tulivat voimaan 1.2.2003. Sähköistä asiointia viranomaistoiminnassa koskevan lain 2 luvun 5 :n Viranomaisen, jolla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet, on niiden rajoissa tarjottava kaikille mahdollisuus lähettää ilmoittamaansa sähköiseen osoitteeseen tai määriteltyyn laitteeseen viesti asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Tällöin on lisäksi kaikille tarjottava mahdollisuus lähettää sähköisesti viranomaiselle sille toimitettavaksi säädettyjä tai määrättyjä ilmoituksia, sen pyytämiä selvityksiä tai muita vastaavia asiakirjoja taikka muita viestejä. Viranomainen voi tarjota 1 momentissa tarkoitetut palvelut myös tehtävä- tai toimipaikkakohtaisesti. 16
Viranomaisen on pyrittävä käyttämään asiakkaan kannalta teknisesti mahdollisimman yhteensopivia ja helppokäyttöisiä laitteistoja ja ohjelmistoja. Viranomaisen on lisäksi varmistettava riittävä tietoturvallisuus asioinnissa ja viranomaisten keskinäisessä tietojenvaihdossa. Lain 4 :ssä on määritelty lain soveltamisen kannalta kolme keskeistä käsitettä, jotka ovat: sähköinen tiedonsiirtomenetelmä sähköinen viesti ja sähköinen asiakirja. 5.3.2. Sähköinen tiedonsiirtomenetelmä Laki velvoittaa arkistoimaan sähköiset asiakirjat niin, että niiden alkuperäisyys ja sisällön muuttumattomuus voidaan osoittaa. Lain mukaan viranomaisen on viipymättä ilmoitettava sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta lähettäjälle. Ilmoitus voidaan toimittaa tietojärjestelmän välityksellä automaattisena kuittauksena tai muutoin. Vastaanottamisesta ilmoittaminen ei vaikuta asian käsittelyn edellytyksiin, joista säädetään erikseen. Saapuneet sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjaus- tai muista vastaavista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä tarkoitetaan telekopiota (telefax) tai telepalvelua, kuten sähköistä lomaketta, sähköpostia tai käyttöoikeutta sähköiseen tietojärjestelmään sekä muuta sähköiseen tekniikkaan perustuvaa menetelmää, jossa tieto välittyy langatonta siirtotietä tai kaapelia pitkin. Sähköposti voi olla tietoverkon palvelu, jossa käyttäjät voivat lähettää toisilleen viestejä, jotka tallentuvat vastaanottajan käyttäjäkohtaisiin tiedostoihin tai myös www-sähköposti, jota käytetään www-sivujen välityksellä ilman sähköpostiohjelmaa ja joka ei ole sidoksissa internetpalvelutarjoajaan. Sähköpostilla voidaan tarkoittaa myös telepalvelua, joka mahdollistaa sähköpostin lähettämisen ja vastaanottamisen matkapuhelimen avulla, vaikka puhelimitse kiinteiden yhteyksien tai matkapuhelinten avulla tapahtuva asiointi ei varsinaisesti kuulukaan lain soveltamisalaan. Lain soveltamisalan ulottaminen rajoituksetta puhelinasiointiin on ongelmallista ja puheluita ei ole otettu sähköiseen tiedonsiirtomenetelmän määrittelyyn mukaan. Erityislainsäädännössä edellytetään yleensä, että puhelimitse toimitettu tieto vahvistetaan toimittamalla asiaa koskeva kirjallinen asiakirja tai päätös. Hallintomenettelylaissa puolestaan säädetään, että suullisesti esitetty tieto on merkittävä asiakirjoihin. 17
5.3.3. Saavutettavuusvelvoite 5.3.4. Lähettäjän vastuu sähköisistä viesteistä 5.3.5. Asian vireillepano sähköisellä asioinnilla Saavutettavuusvelvoite tarkoittaa sitä, että viranomaisen sähköisten tiedonsiirtomenetelmien on oltava toiminta-kunnossa. Sähköisen viranomaisasioinnin lähtökohtana on perinteiseen asiointitapaan verrattuna ajasta ja paikasta riippumattomamman asiointimahdollisuuden järjestäminen. Laissa ei kuitenkaan säädetä viranomaisille ehdotonta velvollisuutta turvata palvelujen saatavuus katkottomasti ympäri vuorokauden. Lisäksi velvoitteella on yhteyttä viranomaisen tietoturvallisuusvelvoitteisiin, kuten suojautumiseen palvelunesto-hyökkäyksiltä erilaisilla valvontaohjelmistoilla ja laitteilla sekä huolehtimalla järjestelmien riittävästä tietoteknisestä suorituskyvystä. Tietoturvallisuus ja samalla käytettävyys edellyttää, että vastaanotettavaa tietomäärä ja mahdollisia vahinko-ohjelmia tarkkaillaan. Vastuu sähköisen viestin perille menosta on asiakkaalla. Lähettäjän vastuu koskee hänen omaa toimintaansa. Näin ollen lähettäjä vastaa muun ohella siitä, että hän käyttää asioinnissa toimivaltaisen viranomaisen tai tuomioistuimen ilmoittamaa yhteystietoa. Lähettäjä vastaa myös siitä, että viesti tulee perille määräajan kuluessa, jos viestin toimittamiselle on asetettu jokin määräaika. Lähettäjän vastuun ulkopuolelle jäävät ne tilanteet, joissa viranomaisen yhteystieto on virheellinen. Kirjallista muotoa koskevan vaatimuksen täyttymisestä sähköisessä asioinnissa on säädetty 3 luvun 9 :n 1 momentissa, jonka mukaan vireillepanossa ja asiain muussa käsittelyssä vaatimuksen kirjallisesta muodosta täyttää myös viranomaiselle toimitettu sähköinen asiakirja. Vireilletulo kuitenkin edellyttää, että toimitettu sähköinen asiakirja on luettavassa muodossa tai ainakin saatettavissa luettavaan muotoon konvertoimalla tai muulla tavalla. Pykälän 1 momentissa on säädös myös allekirjoitusvaatimuksen täyttymisestä. Jos asian vireillepanossa tai muussa käsittelyssä edellytetään allekirjoitettua asiakirjaa, tällaisena asiakirjana pidetään myös sellaista sähköistä asiakirjaa, jonka sähköinen allekirjoitus täyttää sähköisistä allekirjoituksista annetun lain vaatimukset. Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä ja asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ei ole syytä epäillä. 5.3.6. Sähköinen allekirjoitus ja sähköinen tiedoksianto 18
Mikäli oikeustoimi on lain mukaan allekirjoitettava sähköisen allekirjoituksen täyttää lain mukaan ainakin sellainen kehittynyt sähköinen allekirjoitus, joka perustuu laatuvarmenteeseen ja joka on luotu turvallisella allekirjoituksen luomisvälineellä. Kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan sähköistä allekirjoitusta, joka liittyy yksiselitteisesti sen allekirjoittajaan ja jolla voidaan yksilöidä allekirjoittaja. Lisäksi edellytetään, että allekirjoitus on luotu menetelmällä, jonka allekirjoittaja voi pitää yksinomaisessa valvonnassaan ja joka on liitetty muuhun sähköisessä muodossa olevaan tietoon siten, että tiedon mahdollinen myöhempi muuttaminen voidaan havaita. Viranomaisen antama päätösasiakirja voidaan allekirjoittaa ja antaa todisteellisesti tiedoksi sähköisesti. Sähköinen tiedoksianto edellyttää asianomaisen suostumusta. Sähköisessä tiedoksiannossa viranomaisen on ilmoitettava mistä palvelimelta päätös on noudettavissa ja päätöksen hakijan on tunnistauduttava laatuvarmenteella tai muulla tietoturvallisella ja todisteellisella tunnistautumistekniikalla. Sähköinen tiedoksianto katsotaan saaduksi, kun päätös on noudettu. Jollei päätöstä seitsemän vuorokauden kuluessa noudeta, on käytettävä perinteisiä tiedoksi antotapoja. 5.3.7 Sähköisen asiakirjan määräaika 5.3.8. Sähköisen asiointi Kaustisen kunnassa Viranomaisen asian käsittelyssä pyytämän lausunnon, selityksen, vastineen tai muun vastaavan asiakirjan katsotaan saapuneen määräajassa, jos asiakirja saapuu viimeistään määräajan viimeisen päivän aikana. Kaustisen kunnassa asioita voi laittaa vireille kirjeitse tai sähköpostilla. Pelkkää puhelimitse tai tekstiviestinä saapuvaa vireillepanoa ei tule hyväksyä, vaan puhelimitse tai tekstiviestinä tehdyistä vireille panoista tulee pyytää kirjallinen varmistus. (esim. puhelimitse annettu tarjous, hakemus jne). Näin varmistetaan oikeusturva asian myöhemmissä käsittelyvaiheissa. Kaustisen kunnan viralliset sähköiset asioinnin yhteystiedot ovat: sähköposti: kaustisen.kunta@kaustinen.fi Viran-/toimenhaltijoiden henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita ei saa käyttää kunnan viralliseen asiointiin, vaan osoitteen tulee olla em. kunnan virallinen sähköpostiosoite, josta vastaanottokuittaus toimitetaan lähettäjälle riippumatta siitä, onko tietty viran- tai toimenhaltija työpaikalla. 5.3.9. Sähköpostitse saapuvat ja lähtevät viestit sekä niiden kirjaaminen 19
Sähköpostitse saapuvat ja lähtevät viestit kirjataan ja käsitellään kuten muutkin asiakirjat. Arkistonmuodostussuunnitelmassa pysyvään tai pitkäaikaiseen säilytykseen määrätyt asiakirjat on tulostettava välittömästi arkistokelpoisella menetelmällä tai tallennettava esim. Dynasty-asiahallintajärjestelmään. Tallennettaessa sähköisiä viestejä paperitulosteina (tai elektronisessa muodossa) on huolehdittava tarvittavien konteksti- eli viitetietojen säilymisestä. Tarvittavat kontekstitiedot ovat: asian laatimis-, lähettämis- ja vastaanottoaika lähettäjä ja vastaanottaja asian otsikko tai diaarinumero Sähköpostilla saapuneet asioiden vireillepanoon liittyvät asiakirjat toimitetaan kirjaajille kirjattaviksi samoin kuin vastaavan tietosisällön omaavat paperiasiakirjat. Sähköisessä asioinnissa tulee tämän ohjeen lisäksi noudattaa lakia sähköisestä asioinnista hallinnossa, lakia yksityisyyden suojasta työelämässä, sähköisen viestinnän tietosuojalakia ja muita erikseen annettuja ohjeita. 6. ARKISTOINTIOHJEET 6.1. Arkistonmuodostus sekä arkistonmuodostus- ja suojelusuunnitelmien laatiminen Asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla. Suunnitelma sisältää arkistonmuodostajittain kootut ohjeet asiakirjojen sisäisestä järjestelystä, rekisteröintitavasta, säilytysajasta, säilytystavasta ja säilytyspaikasta sekä suojeluluokasta. Arkistonmuodostussuunnitelmassa tulee olla asiakirjojen suojeluluokitus. Toisin sanoen, kun arkistonmuodostussuunnitelmaa laaditaan, kunkin organisaation on määriteltävä asiakirjojensa suojaamistarve ja ne toimenpiteet, joihin asiakirjojen suojaamiseksi kriisitilanteissa ja poikkeusoloissa ryhdytään. Asiakirjojen suojeluluokat ovat seuraavat: 1) toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2) tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3) muut asiakirjat. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat määräytyvät organisaation toimintaa säätelevistä laeista, säädöksistä ja hallinnollisista ohjeista. Näiden asiakirjojen määrittelyssä tulee pitäytyä 20
6.2. Arkiston luetteloiminen 6.3. Tietojärjestelmät ja arkistonmuodostus olennaisissa asiakirjoissa, joilla organisaation perustoiminnot saadaan turvattua poikkeusoloissa. Suojeluluokkaan kaksi kuuluva tutkimuksellisesti arvokas aineisto on määrätty pysyvästi säilytettäväksi. Myös yksityisten tai yhteisöjen kannalta huomattavaa oikeudellista tai taloudellista merkitystä omaavien asiakirjojen säilyminen on turvattava. Kolmanteen suojeluluokkaan kuuluvat asiakirjat, joiden turvaaminen ei edellytä mitään erityistoimenpiteitä poikkeusoloissa. Jos näitä asiakirjoja säilytetään päätearkistotiloissa, voi olla kuitenkin välttämätöntä siirtää ne muualle, jotta saadaan tilaa suojeluluokkaan yksi kuuluvalle aineistolle. Luokittelun tulee kattaa myös sähköisessä muodossa olevat asiakirjat. Tärkeät tietojärjestelmät on kuitenkin syytä suojella kokonaisuutena järjestelmän toiminnallisuudet mukaan lukien. Suojelusuunnitelmasta on niin ikään käytävä ilmi seuraavat asiat: - suunnitelman toimeenpanohenkilöt - viittaus arkistonmuodostussuunnitelmaan, josta ilmenee asiakirjojen sijoitus suojeluluokkiin - käytännön toimenpiteet suojeluluokkaan yksi kuuluvien asiakirjojen siirtämisestä päätearkistotiloihin tai muuhun turvalliseen säilytyspaikkaan. Asiakirjat on arkistoitava arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti välittömästi asian käsittelyn päätyttyä. Esittelijä tai muu henkilö, jonka hallussa asiakirjat ovat, on velvollinen luottamaan asiakirjat viipymättä arkistovastuuhenkilön arkistoitaviksi. Pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävät asiakirjat luetteloidaan arkistonmuodostussuunnitelman osoittamaan järjestykseen tarkoitusta varten suunnitelluille lomakkeille. Kunkin toimielimen arkistovastuuhenkilö merkitsee arkistoluetteloon arkistoyksikönlajin (joka voi olla asiakirjanippu, kansio, sidos, kortistolaatikko tms). Arkistoluettelo on pidettävä ajan tasalla merkitsemällä siihen uudet asiakirjayksiköt siinä vaiheessa, kun niitä siirretään keskusarkistoon. Arkistoluettelot säilytetään keskusarkistossa. Hävitetyistä asiakirjoista on pidettävä hävitysluetteloa, jonka asiakirjojen hävittäjä allekirjoittaa ja toimittaa keskusarkistonhoitajalle. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon jo tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa niin, että turvataan pysyvästi ja pitkänaikaa säilytettävien tietojen säilyminen ja tulosteiden saaminen 21
tietojärjestelmistä tarkoituksenmukaiseksi katsotussa asiakirjan elinkaaren vaiheessa pysyvää arkistointia varten joko paperille tai mikrofilmille, kuten arkistolaitos on kussakin tapauksessa erikseen määrännyt. Mikäli pysyvästi säilytettäväksi määrätty tieto halutaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa tai paperitulosteena säilytettäväksi määrätty tieto mikrofilmitulosteena, on siihen haettava arkistolaitoksen lupa. Luvan hakemista päättää ja huolehtii keskusarkistonhoitaja. Tietojärjestelmää suunniteltaessa tulee myös selvittää, miten siihen sisällytettävät määräajan säilytettävät asiakirjat voidaan hävittää järjestelmästä. Tietojärjestelmiä ja laitteita valittaessa tulee asiasta olla yhteydessä keskusarkistonhoitajaan arkistotoimen vaatimuksien täyttymisen varmistamiseksi sekä tarvittavien raporttien ja tulosteiden saatavuuden varmistamiseksi (arkistokelpoisuus). Sähköisten tietojärjestelmien ja aineistojen käsittelyssä ja dokumentoinnissa noudatetaan arkistolaitoksen antamaan ohjetta. Tietojärjestelmistä on laadittava tietojärjestelmäseloste ja henkilörekisterin ollessa kyseessä henkilörekisteriseloste. Selosteet säilyttää tietohallintosihteeri. Lain mukaan rekisteriselosteet on pidettävä kaikkien saatavilla, ellei muista laista muuta johdu, parhaiten tämä toteutuu julkaisemalla rekisteriselosteet kunnan www-sivuilla. Henkilörekisterien pitämisessä on noudatettava mitä niistä on erikseen säädetty ja määrätty mm. henkilötietolaissa ja julkisuuslaissa. 6.4. Kunnallisten osakeyhtiöiden (tytäryhtiöiden) asiakirjojen arkistointi Kunnallisen osakeyhtiön (tytäryhtiön) hallitus päättää siitä, kuka vastaa osakeyhtiön asiakirjahallinnasta ja arkistonhoidosta. Kunnallisen osakeyhtiön pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja voidaan säilyttää keskusarkistossa, mikäli siellä on tilaa. Asiasta on sovittava keskusarkistonhoitajan kanssa ja hän päättää asiakirjojen sijoittelusta. Keskusarkistonhoitaja ei vastaa osakeyhtiöiden asiakirjoista eikä niiden arkistonmuodostuksesta. Keskusarkistonhoitaja antaa vain tarvittaessa käytännön ohjeita arkistointiin. Mikäli kunnallisen osakeyhtiön asiakirjoja säilytetään kunnan keskusarkistossa, osakeyhtiön on määrättävä arkistovastaava, jonka on laadittava asiakirjoille arkistonmuodostussuunnitelmat ja suoritettava vuosittaiset seulonta- ja hävittämistoimenpiteet samojen periaatteiden mukaisesti kuin kunnan muut arkistonmuodostajat. 6.5. Ostopalvelu- ja muissa toimeksiantotehtävissä kertyvien asiakirjojen arkistointi Toimeksiantosuhteessa syntyvät asiakirjat ovat viranomaisen (kunnan) asiakirjoja. Toimeksiannon päättyessä on huolehdittava siitä, että asiakirjat luovutetaan kunnalle. 22