1 Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu liikelaitos (Talpa) Viraston toimintaympäristön muutokset Taloushallintopalvelu -liikelaitos on kuntalain tarkoittama kunnallinen liikelaitos, joka toimii johtokunnan alaisuudessa. Liikelaitos käyttää toiminnassaan nimeä Talpa. Förändringar i verkets omvärld Talpan perustehtävänä on tuottaa talous- ja palkkahallinnon palveluja Helsingin kaupunkikonsernille. Talpa osallistuu kaupunkiyhteisten talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien kehittämiseen ja ylläpitoon. Talpa ylläpitää valmiuksia palvelujen kehittämiseen huomioiden lainsäädännössä ja toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset. Asiakkuudet toteutetaan kaupungin konsernijohdon asettamien tavoitteiden mukaisesti. Toimintaympäristön muutosten vaikutukset 2014 talousarvioon Hur förändringar i omvärlden påverkar budgeten för år 2014 Talousarvioon tai taloussuunnitelmaan ei ole sisällytetty mahdollisia muutoksia asiakaskunnassa Vuosi 2014 on ensimmäinen vuosi, kun Laskejärjestelmää käytetään suunnitellussa laajuudessa. Vasta silloin nähdään uuden järjestelmän lopulliset vaikutukset prosesseihin, resursseihin ja kustannuksiin. Kuntalain muutoksella ei odoteta olevan huomattavaa vaikutusta liikelaitoksen palvelutuotantoon. Keskushallinnon organisaatiomuutos aiheuttaa muutoksia taloushallinnon järjestelmiin ja työnjakoon uuden viraston kanssa. Kaupungin HR-hanke näkyy talousarviovuonna Talpan toiminnassa osallistumisena suunnittelutyöhön ja käyttöönottoon. Henkilöstökeskuksen HR-neuvonta aloittaa vuoden 2013 lopulla. Uuden toiminnon työskentelymalli ja vaikutus Talpan toimintaan konkretisoituvat vuoden 2014 alkuun mennessä. Arvio palvelujen kysynnän ja tuotantotapojen kehityksestä 2014 2016 Uutena asiakkaana aloittaa toimintavuoden alusta Helsingin Satama. Liikelaitoksella on valmius ottaa uusia asiakkaita kysynnän ja kaupungin strategisten linjausten mukaisesti.. Bedömd utveckling i efterfrågan på tjänster och i produktionssätten 2014 2016 Talousarviovuoden aikana osallistutaan matkanhallintaja pienkulujärjestelmän, hankinnasta maksuunprosessien järjestelmien sekä HR-tietojärjestelmän suunnittelu- ja käyttöönottoprojekteihin. Palkanlaskennassa on suunniteltu tuotettavan
2 pienehköjä lisämyyntejä Talpan nykyisille asiakkaille. Vuoden 2013 aikana tehdään koko liikelaitoksen kaikki palvelualueet ja palvelut kattava EFQM-mallin mukainen itsearviointi. Itsearvioinnista nousseet kehittämiskohteet huomioidaan vuoden 2014 toimintasuunnitelmassa. Palvelujen tuottamisessa panostetaan laatuun, prosessien tehostamiseen, tietojärjestelmien kehittämiseen sekä prosessivirheiden edelleen vähentämiseen yhdessä asiakkaiden kanssa. Kilpailuttaminen Konkurrensutsättning Talousarviovuonna tehdään selvityksiä mm. myyntilaskujen laskuhotellipalveluista, ostolaskujen Saas-palveluista sekä perintäpalvelujen järjestämisestä. Riskienhallinta Riskhantering Liikelaitokselle on laadittu vuosittain päivitettävä riskienhallintasuunnitelma, jonka toimenpiteiden toteutumista seurataan säännöllisesti suunnitelmaan kirjatun aikataulun mukaisesti. Lisäksi on tehty tietoturvasuunnitelma, johon on kirjattu tehtävät, joilla riskejä pyritään hallitsemaan ja varmistamaan tietojen luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus. Prosessiriskit on kartoitettu ja kuvattu toimenpiteet niiden riskien hallitsemiseksi. Kaupungin strategiaohjelma viraston toiminnassa Strategiaohjelman toteuttaminen viraston toiminnassa Hur stadens strategiprogram följs vid verket Hur strategiprogrammet följs vid verket Talpan strategisiksi tavoitteiksi taloussuunnitelmakaudelle on asetettu kilpailukyky, kumppanuus, tehokkaat ja laadukkaat prosessit sekä osaava ja motivoitunut henkilöstö. Ne toteuttavat kaupungin strategiaohjelman kohtaa tasapainoinen talous ja hyvä johtaminen. Talpa vastaa omalta osaltaan tehokkaiden ja toimivien tukipalvelujen tuottamisesta. Palvelujen kilpailukykyä arvioidaan palvelujen hinnalla ja laadulla verrattuna vastaaviin taloushallinnon palvelukeskuksiin. Toteutumista seurataan palvelujen yksikkökustannuksilla, työn tuottavuudella ja kokonaistuottavuudella. Palvelujen laatua seurataan luvatun palvelutason toteutumisella ja asiakastyytyväisyydellä. Tavoitteen toteutuminen varmistetaan tuottamalla johdon käyttöön tunnuslukuja, joiden avulla voidaan seurata prosesseihin tehtyjen
3 toimenpiteiden ja työskentelytapojen muutosten vaikutuksia työn tavoitetasoihin ja tuottavuuteen. Kumppanuudella halutaan varmistaa, että talous- ja palkkahallinnon prosesseja kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa kaupungin kokonaisetu huomioiden. Asiakkaiden osaamista ja tietoisuutta yhteisistä prosesseista tuetaan mm. järjestämällä koulutuksia, infotilaisuuksia, prosessikohtaisia tapaamisia ja päivittämällä ohjeita sekä raportoimalla palvelujen toteutumisesta. Tavoitteen toteutumista seurataan asiakastyytyväisyyskyselyllä ja muulla palauteseurannalla. Tehokkaisiin ja laadukkaisiin prosesseihin tähdätään yhdenmukaisilla ja yhtenäisillä toimintatavoilla sekä toimintavarmoilla ja tietoturvallisilla tietojärjestelmillä. Tavoitteen toteutumista seurataan mm. toteutuneilla yksikkökustannuksilla ja prosessivirheisiin käytetyllä työajalla. Henkilöstötavoitteena on osaava ja motivoitunut henkilöstö. Tavoitteeseen pyritään suunnitelmallisella, osallistavalla ja kannustavalla johtamisella, panostamalla rekrytointiin ja perehdytykseen sekä työnantajakuvan vaalimisella. Tavoitteen toteutumista seurataan strategisen hyvinvoinnin mittareilla. Viraston toimenpiteet kaupungin tuottavuusohjelmassa 2014 2016 Åtgärder vid verket i stadens produktivitetsprogram 2014 2016 Edellisellä taloussuunnitelmakaudella ollut tuottavuuden vuosittainen kasvutavoite, kolme pistettä, saavutettiin. Uudelle suunnitelmakaudelle on asetettu vuosittainen 1-2 pisteen tuottavuuden paraneminen. Tuottavuuden kasvu pyritään saavuttamaan tehostamalla prosessien automatisointia ja laatua sekä kehittämällä osaamista ja johtamista. Talousarviovuoden ensisijaiset kehittämistoimenpiteet valitaan vuonna 2013 toteutettavan itsearvioinnin tulosten pohjalta. Prosessien tehostamiseen pyritään panostamalla prosessivirheiden ja -poikkeamien seurantaan yhdessä asiakkaiden kanssa. Tietojärjestelmiä kehitetään entistä paremmin tukemaan prosesseja. Työterveyskeskuksen kanssa kokeillaan ns. hyötyperusteista yhteistyömallia tavoitteena ohjata työterveyspalvelut liikelaitoksen kannalta optimaalisesti. Yhteistyöllä pyritään mm. sairauspoissaolojen laskuun ja työkyvyttömyyseläkkeiden vähenemiseen. Osaamisen kehittäminen perustuu osaamiskartoituksesta saatuihin tuloksiin ja sen pohjalta laadittuun osaamisen kehittämissuunnitelman.
4 Viraston henkilöstösuunnitelma 2014 2016 Verkets personalplan 2014 2016 Eläköitymiseen varaudutaan tarkastelemalla vuosittain ennakoivan henkilöstösuunnitelman toteutumista. Jokaisen avoimeksi tulevan vakanssin kohdalla harkitaan, voidaanko tehtävä jättää täyttämättä esimerkiksi organisoimalla tehtäviä uudelleen tai muuttamalla tehtäväkuvia. Eläköitymiseen varaudutaan myös suunnitelmallisella osaamisen kehittämisellä ja asiantuntijuuden vahvistamisella. Arvio eläkepoistumasta taloussuunnitelmavuosina sekä arvio poistumaa koskevan uuden henkilöstön määrästä Eläkeiän saavuttaa 54 työntekijää. Suurimmat eläkkeelle jäävät ammattiryhmät ovat taloussihteerit (23) ja palkkasihteerit (19). Henkilöstömäärän arvioidaan vähenevän taloussuunnitelmakaudella noin 15 henkilötyövuodella, koska kaikkien eläkkeelle lähtijöiden tilalle ei rekrytoida uutta työntekijää. Arvio henkilöstön laadullisista muutoksista (tehtävä- ja tehtävänimikemuutokset) Taloussuunnitelmakaudelle ei ole suunniteltu merkittäviä laadullisia muutoksia henkilöstörakenteessa. Uusia työntekijöitä rekrytoitaessa kiinnitetään erityistä huomiota taloushallinnon prosessiosaamiseen ja tietojärjestelmien käyttövalmiuksiin sekä asiakaspalvelutaitoihin. Tavoitteena on myös nostaa henkilöstön koulutustasoa, joten uusiin tehtäviin rekrytoitavilta edellytetään vähintään taloushallinnon ammatillista perustutkintoa. Keskeisimmät henkilöstön osaamisen kehittämisen toimenpiteet Talpan osaamisen kehittämisen toimintamallin mukaisesti henkilöstön osaamisen kehittämissuunnitelmat laaditaan joka kolmas vuosi. Lähivuosina keskeisimmät kehittämisalueet ovat SAPjärjestelmäosaaminen, kirjanpito-osaamisen vahvistaminen sekä johtamisosaaminen. Myös viestintä- ja asiakaspalvelutaitoja kehitetään. Osaamisen kehittämisen menetelminä käytetään ensisijaisesti erilaisia työssä oppimisen muotoja sekä sisäisiä perehtymis- ja koulutustilaisuuksia. Lisäksi henkilöstöä kannustetaan eritasoisten taloushallinnon tutkintojen suorittamiseen työn ohella esimerkiksi järjestämällä oppisopimuskoulutusta. Viraston tilankäyttösuunnitelma 2014 2018 Verkets plan för lokalanvändningen 2014 2018 Taloushallintopalvelun Sörnäisten rantatien 8 205 m²:n toimitilojen vuokrasopimus on voimassa 31.10.2017 asti ja Kallion virastotalon 101 m² kassatilojen 31.5.2018 asti. Tällä hetkellä ei ole tiedossa uusien tilojen tarvetta suunnitelmakaudella.
5 Tietotekniikan hyödyntäminen ja sähköinen asiointi Tietotekniikkaohjelman toteuttaminen Keskeiset liikelaitoksen toimintaan vaikuttavat hankkeet taloussuunnitelmakaudella ovat HR-hanke ja hankinnasta maksuun -prosessia tukevien tietojärjestelmien kehittäminen. IT och elektronisk kommunikation Hur IT-strategin genomförs Talousarviovuonna tehdään selvitys siitä, miten puhelinjärjestelmä tai help desk -toiminnoilla voitaisiin tukea asiakaspalvelua ja asiakaspalautteen dokumentoinnin koostamista. Sähköisen asioinnin kehittämishankkeet Utvecklingsprojekt inom elektronisk kommunikation Taloushallintopalvelun palvelut on pääosin sähköistetty. Palkanlaskentaprosessin sähköistämistä jatketaan laajentamalla sähköisen palvelukseenoton käyttöä ja osallistumalla kaupungin HR-hankkeeseen, joka vaikuttaa myös palkanlaskennan prosesseihin. Sähköisten palkkalipukkeiden käyttöä edistetään yhdessä henkilöstökeskuksen kanssa. Tavoitteet ja mittarit Talousarvion seurannassa tarkasteltavat tavoitteet: Sitovat toiminnalliset tavoitteet Tilikauden tulos 0 Mål och mätare Mål som granskas vid budgetuppföljningen Bindande verksamhetsmål Asiakastyytyväisyys vähintään 3,6 asteikolla 1-5 (vuoden 2012 toteuma oli 3,6) Muut toiminnalliset tavoitteet Määrä- ja taloustavoitteet sekä tuottavuuden seuranta Övriga verksamhetsmål Kvantitativa mål, ekonomiska mål och produktivitetsuppföljning Määrä- ja taloustavoitteet Kvantitativa mål och ekonomiska mål 2012 2013 2014 2015 2016 Suoritetavoitteet Kirjanpito ja maksuliikenne Kirjanpitoviennit, lkm 17 000 000 Kirjanpitoviennit täydennetään myöhemmin Laskutus Lähetetyt laskut, maksumuistutukset ja 1 413 000 1 500 000 1 500 000 1 500 000 1 500 000 perintätoimeksiannot, lkm Ostolaskut Ostolaskut, lkm 750 000 730 000 780 000 780 000 780 000 Palkanlaskenta Palkka- ja palkkiolipukkeet, lkm 715 000 740 000 740 000 740 000 740 000
6 Tehokkuus/taloudellisuus Myyntilaskut ja perintätoimenpiteet kpl/htv 26 547 24 200 28 300 28 800 29 400 Ostolaskut kpl/htv 9 984 9 900 10 000 10 500 11 000 Palkkalipukkeet kpl/htv 6 828 7 000 7 300 7 500 7 600 Palvelussuhdenasioita kpl/htv 922 950 980 1 000 1 100 Kirjanpidon automaattiset tapahtumat/kaikki tapahtumat % 99,1 99,2 99,3 99,4 99,5 Automaattisesti täsmäytyneet ostolaskut/kaikki ostolaskut, % 10,8 10,5 12,5 15,0 17,5 Sähköisesti ilmoitetut poissaolot/kaikki poissaolot, % 61,1 75,0 75,0 75,0 95,0 Sähköiset palkkalipukkeet/kaikki palkkalipukkeet, % 61,0 70,0 75,0 80,0 80,0 Resurssit Henkilötyövuodet 379 375 370 364 359 Toimitilat m² 8 306 8 306 8 306 8 306 8 306 Tuottavuus Produktivitet 2012 2013 2014 2015 2016 Tilat, neliötä/henkilötyövuosi 21,8 22,1 22,4 22,8 23,1 Liikevaihto/henkilötyövuosi, 1000 euroa 68 70 72 73 73 Sijoitetun pääoman tuotto -% 64,4-15,8 8,5 8,5 8,5 Tuottavuus (2011=100) 100 102 103 104 106 Toiminnallisten tavoitteiden kytkeytyminen strategiaohjelman talousmittareihin Hur verksamhetsmålen hänger samman med de ekonomiska mätarna i strategiprogrammet Tuottavuustavoitteena on 1-2 pisteen tuotavuuden kasvu vuosittain. Tuottavuuden kasvu tapahtuu työn tuottavuuden kasvun ja palvelujen yksikkökustannusten laskun kautta. Henkilöstömäärän vähenemisen tavoitteeksi on asetettu 16 henkilötyövuotta suunnitelmakaudella. Nykyisten toimitilojen vuokrasopimus on voimassa koko suunnitelmakauden. Mikäli suunnitelmakaudella siirtyy tehtäviä ja henkilöitä muista hallintokunnista Talpaan, niin ne pyritään sijoittamaan nykyisiin tiloihin.