Asianumero 834/22.08.00/2013 POHJOIS-ESPOON ALUEURAKKA 2013-2018/20 HANKINTAMENETTELYOHJE TARJOUSTEN ANTAMINEN JA ARVOSTELU SEKÄ PALVELUNTUOTTAJAN TOIMINTASUUNNITELMA
2(9) SISÄLLYSLUETTELO 1. YLEISTÄ 3 2. HANKINTAMENETTELY 3 2.1 URAKOITSIJAN VALINTA 3 2.1.1 Alin pistemäärä 3 3. TARJOUKSEN ANTAMINEN 3 3.1 TARJOUKSEN LAADINTA 3 3.1.1 Urakoitsijan työnantaja-asemasta ja tilaajavastuulaista johtuvat velvollisuudet 4 3.1.2 Kahden kuoren menettely 5 4. TARJOUSTEN ARVOSTELU 5 4.1 TARJOUSTEN AVAUS 5 4.2 ARVOSTELUN KULKU 5 4.2.1 Kokonaistaloudellisuuden arvostelu 5 4.2.2 Toimintapisteet 6 4.2.2.1 Toiminnan sisällön vaatimukset ja painoarvot 4.2.2.2 Arvostelukohteet 6 6 4.2.2.3 Toimintasuunnitelman arvostelun kulku 8 4.2.3 Taloudellisuus 9 5. URAKOITSIJAN VALINTA 9
3(9) 1. YLEISTÄ Hankinnasta on 26.03.2013 julkaistu hankintailmoitus Hilma-palvelussa, internetosoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. 2. HANKINTAMENETTELY Tämä hankintamenettelyohje on tarjouspyyntöasiakirja, mutta se ei ole sopimusasiakirja, eikä sitä näin ollen liitetä urakkasopimukseen. 2.1 Urakoitsijan valinta Urakoitsijan valinta tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman menettelyn mukaan. Kokonaistaloudellisuuden arvostelu perustuu. - toimintasuunnitelman arvosteluun - halvimpaan hyväksyttävään tarjoushintaan Toiminnan sisällön arvostelu tapahtuu kohdan 4.2.2 Toimintapisteet periaatteiden mukaan. 2.1.1 Alin pistemäärä Tarjoajan hintakuorta ei avata jos toimintasuunnitelman arvostelussa yritys saa lopputulokseksi alle 500 pistettä. Hyväksyttävän pistemäärän saaneiden tarjoajien hintakuoret avataan käsittelyvaiheessa kaksi. 3. TARJOUKSEN ANTAMINEN 3.1 Tarjouksen laadinta Tarjous tulee antaa pyydetyssä muodossa käyttäen tarjouspyynnön tarjouslomakkeita. Tarjouslomakkeella yksi (1) annetaan pyydetyt tiedot tarjoajasta, mutta ei mitään hintatietoja. Tarjouslomakkeen kaksi (2) urakkahinta (alv 0 %) on alueurakan (2013-2018/20) vertailuhinta. Tarjouslomakkeessa kohdassa "Kokonaishintaosuus" ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa pyydettyjen suoritteiden kokonaishinta ja pyydetty jaottelu. Kokonaishinta muodostuu määräluetteloissa, kartoissa ja muissa asiakirjoissa ilmoitettujen määrin ja suoritteiden avulla lasketusta hinnasta. Kohtaan "Yksikköhintaosuus" siirretään tarjouslomakkeelta kolme (3) yksikköhintatöiden tarjoushinta. Kohtaan Kiinteistöjen piha-alueet, viherhoito siirretään tarjouslomakkeelta 4a piha-alueiden viherhoidon tarjoushinta. Kohtaan Kiinteistöjen
4(9) piha-alueet, talvihoito, puhtaanapito ja nurmikoiden leikkaus siirretään tarjouslomakkeelta 4b piha-alueiden talvihoidon, puhtaanapidon ja nurmikoiden leikkauksen tarjoushinta. Tarjouslomake kolme (3) on laadittu siten, että se muodostaa sekä määräluettelon että yksikköhintaluettelon. Tehtävät, joista on ilmoitettu määrätiedot muodostavat yksikköhintaosuuden tarjoushinnan. Tarjouslomake 4a muodostaa piha-alueiden viherhoidon tarjoushinnan. Tarjouslomake 4b muodostaa piha-alueiden talvihoidon, puhtaanapidon ja nurmikoiden leikkauksen tarjoushinnan. Tarjouksessa tulee antaa tiedot kaikkiin pyydettyihin kohtiin, jotta tarjouksen hylkäämiseen ei synny mitään aihetta. 3.1.1 Urakoitsijan työnantaja-asemasta ja tilaajavastuulaista johtuvat velvollisuudet Tarjouksen antajan on liitettävä tarjoukseensa tilaajavastuulain (1233/2006) mukaiset selvitykset ja todistukset: - selvitys siitä, että palveluntuottaja on merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverollisten rekisteriin (10.8.2012/469) - kaupparekisteriote - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty - todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskevat maksusopimukset on tehty - selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista - todistus tapaturmavakuutuksen ottamisesta (tilaajavastuulain muutos 5a /1.9.2012) Selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Lisäksi tarjouksen antajan on vaadittaessa toimitettava tilaajalle uudelleen ennen palvelusopimuksen allekirjoittamista vastaavat selvitykset. Jos tarjoaja kuuluu tilaajavastuu.fi palveluun tilaajavastuulaista johtuvia selvityksiä ja todistuksia ei tarvitse liittää tarjoukseen. Tarjoukseen liitetään Luotettava Kumppani raportti. Tarjoajan tulee esittää tilaajalle keskeisten alihankkijoiden vastaavat selvitykset. Määräys tästä on sisällytettävä alihankintoja koskeviin tarjouspyyntöihin. Jos tarjouksen tekee työyhteenliittymä, on annettava selvitykset yhteenliittymän perustamisasiakirjoista, ja vastuiden jakautumisesta tässä urakassa.
5(9) 3.1.2 Kahden kuoren menettely Kun tilaajan valintaperusteena on kokonaistaloudellisuus kysymyksessä on ns. kahden kuoren menettely (palautuskuori ja hintakuori). Palautuskuoressa toimitetaan koko tarjousaineisto, myös hintakuori. Erilliseen hintakuoreen suljetaan kaikki hintatarjouslomakkeet ja muut urakan hintaan liittyvät asiakirjat. Hintakuoreen tulee laittaa merkintä Hintakuori. 4. TARJOUSTEN ARVOSTELU 4.1 Tarjousten avaus Tarjousten avaaminen tehdään tilaajan suljetussa avaamistilaisuudessa. Tarjousten avaamiseen ja käsittelyyn osallistuu 2 4 tilaajan asian tuntevaa henkilöä. Tarjousten käsittelyyn tilaaja saa käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita. Tarjouksista avataan tai käsitellään vain ne, jotka on toimitettu tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Tarjoukset ovat sitovia kun niistä on otettu selko. Tarjouksista tarkastetaan sisältävätkö ne tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Saatujen tarjousten avaustilaisuudesta pidetään pöytäkirjaa, vaikka avaustilaisuus ei olekaan julkinen. Tarjouksen hylkäämisen syyt esitetään vaadittaessa tarjoajalle. Hyväksymiskelpoisista tarjouksista tehdään tarjousvertailu kokonais- taloudellisesti edullisimman tarjouksen löytämiseksi. Tarjoukset eivät ole julkisia ennen kuin joku tarjouksista on hyväksytty ja urakkasopimus syntynyt tai kaikki tarjoukset on hylätty. 4.2 Arvostelun kulku 4.2.1 Kokonaistaloudellisuuden arvostelu Kokonaistaloudellisuuden arviointi tapahtuu kahdessa käsittelyvaiheessa. Ensimmäisessä käsittelyvaiheessa arvostellaan yritykseen, urakan toteutukseen, toiminnan malliin ja kehitystoimintaan liittyvät tarjousasiakirjat ja annetaan toimintapisteet. Toisessa käsittelyvaiheessa avataan ensimmäisessä käsittelyvaiheessa hyväksyttyjen tarjoajien hintakuoret.
6(9) 4.2.2 Toimintapisteet 4.2.2.1 Toiminnan sisällön vaatimukset ja painoarvot Seuraavassa on esitetty toiminnan sisältöä (toimintasuunnitelma) koskevia vaatimuksia, jotka arvostellaan tarjousten ensimmäisessä käsittelyvaiheessa. ARVOSTELUKOHTEET PAINOARVO TARJOUKSEN ANTAJAN TEKNISET VALMIUDET Yritys 10 Resurssit, alueurakkaan osoitetut 30 yhteensä 40 TOIMINTA, MITOITUS, RAPORTOINTI Hankekohtainen toimintasuunnitelma 20 Pohjois-Espoon erityispiirteiden huomioon ottaminen 10 Tiedonkulun varmentaminen 10 Työ- ja liikenneturvallisuus 10 yhteensä 50 KEHITYSTOIMINTA 10 yhteensä 10 YHTEENSÄ 100 Annetut tiedot ovat urakoitsijaa sitovia urakan toteuttamisen ajan. 4.2.2.2 Arvostelukohteet Seuraavassa on käyty läpi kuhunkin arvostelukohtaan liittyviä näkökohtia. TARJOUKSEN ANTAJAN TEKNISET VALMIUDET Yritys Kuvaus yrityksestä ja sen yleisistä hoidon ja ylläpidon vastaavantyyppisistä referensseistä. Tarjoajalla tulee olla kooltaan (urakkahinta) ja laajuudeltaan vastaavan kokoisia urakoita. Resurssit Kuvaus yrityksen ko. urakan toteuttamiseen suunnitellusta omasta henkilöstöstä, henkilöstön koulutustasosta, kokemuksesta hoito- ja ylläpitotöissä, vastuut töiden toteuttamisessa, sijaisuudet, sekä näiden henkilöiden henkilöesitteet. Tietoja tulee antaa ainakin seuraavista henkilöistä / henkilöryhmistä (sekä määrällistä että laadullista). urakan johto ja vastuut työnjohto ja vastuut urakan laatuvastaava puiden ylläpitotöiden puunhoitoon perehtynyt ammattihenkilö
7(9) TOIMINTA, MITOITUS, RAPORTOINTI Hankekohtainen toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelman tulee kattaa kaikki tarjouspyynnön mukaiset tehtävät. Erityisesti tulee kiinnittää huomiota kriittisten (esim. tehtävän aloitus, toimenpideaika, ammattitaito) tehtävien järjestämiseen. Toimintasuunnitelmassa tulee esittää myös tehtävien suoritukseen tarvittavat tärkeimmät koneet. Tärkeintä on, että tarjoukseen on selonottoa varten riittävän kootusti ja tiivistetysti kuvattu urakoitsijan kyky selviytyä pyydetystä urakasta. Kuvauksessa on eriteltävä tavanomaisen ylläpidon lisäksi mm. seuraavat asiat: istutustyöt, taimilogistiikka istutusten hoitotyöt rakenteiden ja laitteiden hoito kuivatusjärjestelmien hoito (hulevesiviemärit, rummut, ojat) tulva-ajan toiminta leikkivälineiden tarkastus ja huolto talvi- ja kesähoitokalusto sekä varakalusto ekologisuus päivystysvalmius/järjestelyt talvikautena katujen- ja yleisten alueiden öljyntorjuntavalmius käyttäjätahojen huomioonottaminen kolmansien osapuolien turvallisuus Palvelualueen erityispiirteiden huomioon ottaminen Tässä urakoitsijan tulee kuvata miten urakoitsija ymmärtää Pohjois- Espoon alueen eri osien ylläpidon erityispiirteet. Tiedonkulun varmentaminen Kuvaus urakoitsijan ja tilaajan tiedonkulun periaatteista. Tähän kuuluu myös asiakkailta tulevan tiedon vastaanotto, kirjaus ja toimenpidepäätökset. Kuvaus urakoitsijan työnjohdon, työntekijöiden ja alihankkijoiden tavoitettavissa olojärjestelyistä (erikseen talvi - kesä) ja niiden jatkuvasta tiedottamisesta tilaajalle. kuvaus henkilökunnan ja alihankkijoiden tiedonkulun varmistamisesta kuvaus tiedonkulun varmistamisesta tilaajalle ja ulkopuolisille kuvaus toimimisesta urakkarajoilla, miten varmistetaan tiedonkulku urakkarajoilla Tässä kuvataan sää- ja kelitietojen hallinta ja siihen liittyvä toimenpiteiden käynnistäminen. Työ- ja liikenneturvallisuus kuvaus liikenneturvallisuusasioiden hoitamisesta urakan eri vaiheissa kuvaus kuljettajien toimista liikenteen sujuvuuden ja turvallisuuden edistämiseksi työn aikana eri tilanteissa
8(9) kuvaus työsuojeluasioiden järjestämisestä päätoteuttajan toimesta KEHITYSTOIMINTA Tässä esitetään myös urakoitsijan toimintamalliin liittyvät palvelun kehityssuunnitelmat, esim. miten urakan suoritusvelvollisuuteen liittyviä tehtäviä voidaan kehittää sekä laadullisesti että kustannuksia säästäen. Palveluntuottajan tulee esittää auditointimenettelynsä ja toimenpidemalli miten auditointitulokset siirtyvät päivittäiseen toimintaan. 4.2.2.3 Toimintasuunnitelman arvostelun kulku Toiminnan arvosteluun tarkoitettu aineisto ja siinä esitetyt selvitykset tarkastetaan ja pisteytetään. Jokaiselle pisteytystaulukossa esitetylle asiakokonaisuudelle annetaan pisteet. Pisteet määritetään vain tarjouksen liitteistä ilmenevien tietojen sekä arvioitsijan omien kokemusten perusteella. Arvioitsijan omiin kokemuksiin perustuvan arvioinnin tulee perustua saatuun kokemukseen käytännön toiminnasta ja se tulee perustella kirjallisesti. Jokainen arviointiin osallistuva arvioi itsenäisesti koko aineiston ja antaa pisteet kohteittain taulukkoon kokonaislukuna. Kaikista arvostelukohteen henkilökohtaisista pisteistä lasketaan keskiarvo yhdellä desimaalilla normaalien pyöristyssääntöjen mukaan. Tarjousten sisältö arvostellaan taulukossa mainittujen arvostelukohteiden mukaisesti. Jokaisen tarjoajan tiedot arvioidaan arvostelukohde kerrallaan pisteillä nollasta kymmeneen (0-10). Samasta arvostelukohteesta voi saman pistemäärän saada useampi tarjoaja. Pistemittakaava asetetaan siten, että yritys saa 5 pistettä, kun arvioija toteaa tarkastettavien yksityiskohtien vastaavan ko. kohdan edellytyksiä. Esiintyneet puutteet alentavat pisteitä ja lisäarvoa tuovat yksityiskohdat lisäävät pisteitä. Jos yritys saa jostakin arviointikohteesta lopputulokseksi yhden pisteen tai vähemmän, on tilaajalla oikeus hylätä tarjous. Kun kaikki tarjouksen arvostelukohteet on pisteytetty, kerrotaan yrityksen arvostelukohteen keskiarvopisteet painoarvokertoimella ja näin saadut luvut lasketaan yhteen, jolloin saadaan tarjouksen toimintapisteet kussakin arvosteluosassa. Laskemalla yhteen tarjouksen arvosteluosien toimintapisteet saadaan tarjouksen kokonaispisteet. Mikäli yritys saa lopputulokseksi alle 500 pistettä, hylätään yrityksen tarjous tässä vaiheessa ja yrityksen hintatarjousta ei avata.
9(9) 4.2.3 Taloudellisuus Tässä käsittelyvaiheessa avataan ensimmäisen käsittelyvaiheen hyväksytysti läpäisseiden hintatarjoukset. Hintatarjouksista tehdään normaali tarjousten tarkastaminen ja tarjousvertailu. 5. URAKOITSIJAN VALINTA Halvimman hyväksytyn kokonaistarjouksen antanut tarjoaja valitaan urakoitsijaksi. Espoossa 25. päivänä maaliskuuta 2013 Espoon kaupunki Tekninen keskus