TOHMAJÄRVEN KUNTA HENKILÖSTÖ- JA PALVELURAKENNESELVITYS. Loppuraportti v2.1

TOHMAJÄRVEN KUNTA HENKILÖSTÖ- JA PALVELURAKENNESELVITYS Loppuraportti v2.1 Timo Kivisto Consulting Oy Timo Kivistö Matti Riuttamäki ProcessConsultingPerala Kari Perälä Timo Kivisto Consulting Oy Ylistörmä 5 E Y-tunnus 0992040-1 FIN-02210 ESPOO TEL. +358 9 881 1749 Alv rek. Finland www.kivistoconsulting.fi Kotikunta Espoo

28.1.2014 Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 2 (38)

Sisällys 1 TAUSTA 4 2 RUOKA- SIIVOUS JA KIINTEISTÖNHOITOPALVELUT 5 2.1 Ruokapalvelut 5 2.1.1 Nykytilanne 5 2.1.2 Ruokapalveluverkoston kehittäminen 6 2.1.3 Ruokapalvelun järjestämistapavaihtoehdot 6 2.1.4 Ruokapalvelujen päätösvaihtoehdot 8 2.2 Siivouspalvelut 8 2.2.1 Nykytilanne 8 2.2.2 Siivouspalveluiden järjestämistapavaihtoehdot 9 2.2.3 Siivouksen päätösvaihtoehdot 11 2.3 Kiinteistönhoito 12 2.3.1 Nykytilanne 12 2.3.2 Kiinteistönhoidon järjestämistapavaihtoehdot 12 2.3.3 Puusepänverstas 13 2.3.4 Kiinteistönhoidon päätösvaihtoehdot 13 2.4 Ruoka-, siivous- ja kiinteistöhoidon palvelut 14 2.4.1 Toimittajakartoitus 14 2.4.2 Ulkoistamisprosessi 14 2.4.3 Tarjouspyynnön muotoilu ja kilpailutusprosessi 14 2.4.4 Kustannussäästöt ruoka-, siivous- ja kiinteistöpalveluista 14 2.4.5 Organisointi 15 2.4.6 Kustannussäästöjen realisoituminen 15 3 KULJETUKSET 16 3.1 Henkilökuljetukset 16 3.1.1 Henkilökuljetukset yhteensä 16 3.1.2 Taksikuljetukset 17 3.1.3 Kuljettajan pätevyys 17 3.1.4 Ajoneuvolle asetetut vaatimukset 17 3.1.5 Lisävaatimukset työnteolle 18 3.2 Materiaalikuljetukset 18 3.2.1 Materiaalikuljetukset yhteensä 18 3.3 Kuljetusten yhdistely 18 3.3.1 Ruokakuljetukset kylmänä 18 3.3.2 Ruokakuljetukset kuumana 18 3.3.3 Omavalvonta 18 3.4 Kuljetusten järjestämistapa 18 3.4.1 Yleistä 18 3.4.2 Oma tuotanto 19 3.5 Kuljetusten päätösvaihtoehdot 20 4 HALLINTOPALVELUT 21 Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 3 (38)

4.1 Yleistä 21 4.2 Hallinnon volyymitiedot 21 4.3 Säästöpotentiaalin mahdollisuusikkuna 21 4.4 Hallintotehtävien kyselyn tulokset 21 4.5 Talous- ja rahoitustiimi 22 4.5.1 Ostolaskutiimi 22 4.5.2 Myyntilaskutustiimi 22 4.5.3 Kirjanpito 23 4.5.4 Yhteensä 23 4.6 Henkilöstöhallinto 23 4.6.1 Henkilöstötiimi 23 4.6.2 Palkkalaskenta 23 4.6.3 Yhteensä 23 4.7 Asianhallinta ja viestintä 23 4.7.1 Asiahallinta 23 4.7.2 Viestintä ja markkinointi 24 4.7.3 Yhteensä 24 4.8 Hallintohenkilöt yhteensä 24 4.9 Esimiesten hallintotehtävät 24 4.10 Hallinnon säästöpotentiaali 25 5 VARHAISKASVATUS 26 5.1 Lainsäädännöllinen perusta 26 5.1.1 Päiväkotihoito ja perhepäivähoito 26 5.1.2 Esiopetus 26 5.1.3 Päivähoito 26 5.1.4 Perhepäivähoito 27 5.2 Henkilöstön kelpoisuusehdot 27 5.2.1 Yleistä 27 5.2.2 Lastentarhaopettaja 27 5.2.3 Lähihoitaja tai soveltuva koulutus 28 5.3 Varhaiskasvatuksen kustannukset 28 5.4 Toiminnan tarkastelutapa 29 5.4.1 Syyskuun lapsikohtaiset kirjaukset 29 5.4.2 Yhteenveto henkilöstötarpeesta ryhmittäin 29 5.5 Toimenpide-ehdotukset 30 5.5.1 Yhteiset ehdotukset 30 5.5.2 Käenpesän ja Tikkarin henkilöstömitoitus 30 5.5.3 Ryhmäperhepäivähoidon muuttaminen päiväkotihoidoksi 31 5.5.4 Perhepäivähoidon lopettaminen Kemiessä ja uusi päiväkotitila - mahdollisuus 31 5.5.5 Avoin päiväkoti 32 5.6 Kustannusvaikutukset yhteensä 32 6 OPETUSTOIMEN ANALYYSI 33 6.1 Opetukseen vaikuttavat lait, asetukset ja määräykset 33 6.1.1 Luokkakoko 33 6.1.2 Koulunkäyntiavustajat 33 6.1.3 Työsuojelun asettamat ehdot 33 6.2 Kustannukset 33 Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 4 (38)

6.3 Alakoulut 34 6.3.1 Kouluverkoston rakenne 34 6.3.2 Alakoulujen henkilöstömitoitus 34 6.4 Tietäväisen koulun erityisopetus 35 6.5 Tuntijako yläkoulussa 35 6.6 Tuntikehykset lukiossa 36 6.6.1 Lukiokoulutuksen tuntijako 36 6.6.2 Tohmajärven ja Kiteen lukioyhteistyö 36 6.6.3 Verkkokoulutus 36 6.6.4 Opetusresurssien mitoitus 36 6.7 Säästöportaat 36 7 YHTEENVETO 37 7.1 Säästöt 37 7.2 Kehittämiseen vaadittavat asiat 37 7.3 Lisätarkastelut 37 1 TAUSTA Tohmajärven kunta etsii kokonaisuudessaan 200-400.000 euron vuotuisia nettosäästöjä seuraavista alueista: ruoka-, siivous- ja kiinteistönhoito hallinto varhaiskasvatus yläaste ja lukio kuljetukset Työn toteuttajina toimivat: Timo Kivistö, vastuullinen konsultti Kari Perälä, hallinnon asiantuntijakonsultti Matti Riuttamäki, avustava konsultti Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 5 (38)

2 RUOKA- SIIVOUS JA KIINTEISTÖNHOITOPALVELUT 2.1 Ruokapalvelut 2.1.1 Nykytilanne Ruoka- ja siivouspalvelut on yhdistetty samaan organisaatioon muutamia vuosia sitten. Muutoshaasteena on ollut myös aikaisemman terveyskeskuskuntayhtymän ruokapalvelutoiminnan yhdistäminen kunnan organisaatioon. Ruokapalveluissa valmistustoiminta on keskitetty kahteen valmistuskeittiöön: terveyskeskukseen ja koulukeskukseen. Nykyiset tilat eivät ole sallineet keskittämistä yhteen keittiöön. Ruokapalveluissa työskentelee 14 henkilöä, josta yhdellä osittain siivoustehtäviä, ja vastavuoroisesti siivoushenkilöistä 1 henkilö tekee osittain ruokapalvelutehtäviä Toiminnan kustannukset ovat alla olevassa taulukossa. 4041 RUOKAPALVELUT LTK2014 TP2011 TP2012 TA2013 TUOTOT 950 000 923 081 888 616 911 500 KULUT -940 700-1 002 651-966 918-944 000 Henkilöstökulut -595 600-616 077-600 796-593 700 Kuel-eläkemenoperusteinen eläk -67 400-55 046-60 121-61 500 Kuel-varhemaksut -12 000-7 754-7 300-13 300 Palvelujen ostot -24 100-34 593-27 441-26 300 kuljetuspalvelut -12 000-16 851-13 265-14 000 muut palvelut -12 100-17 742-14 176-12 300 Aineet, tarvikkeet ja tavarat -280 600-318 166-302 028-288 100 elintarvikkeet -270 000-297 646-288 788-275 000 muut aineet, tarvikkeet ja tavarat -10 600-20 520-13 240-13 100 Muut toimintakulut -40 400-33 815-36 653-35 900 rakennusten ja huoneist. vuokr -38 400-33 405-34 386-31 400 muut muut toimintakulut -2 000-410 -2 267-4 500 TOIMINTAKATE 9 300-79 570-78 302-32 500 Poistot -4 118-4 112 Oikaisuerä 117 800 96 205 101 807 106 200 Oikaisuerä % -12,5 % -9,6 % -10,5 % -11,3 % Kokonaiskustannus -822 900-906 446-865 111-837 800 Vertailussa yksityiseen toimijaan pitää ottaa huomioon kunnalle jäävät kustannukset, joita ovat KuEL:in eläkemenoperusteinen maksu ja varhemaksut sekä tilavuokrat ja poistot. Toisaalta yksityinen tyypillisesti antaa tarjouksessaan sitovan yksikköhinnan, kun taas kunnan sisäisessä toiminnassa voi syntyä tappiota, niin kuin Tohmajärven tapauksessa. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 6 (38)

2.1.2 Ruokapalveluverkoston kehittäminen 2.1.2.1 Verkoston kehittäminen ja siihen liittyvät investoinnit Verkoston kehittäminen tarkoittaa Tohmajärvellä ruoan valmistuksen keskittämistä yhteen keittiöön. Normaalisti järkevin ratkaisu on valmistuksen keskittäminen terveyskeskukseen, koska siellä ruokailun tarve on 5 kertaa päivässä 365 pv vuodessa. Tällöin kuljetusten tarve vähenee merkittävästi. Muun tyyppisiä ratkaisuja on tehty ainoastaan niissä tilanteissa, jossa keittiön saneeraus on tullut kohtuuttoman kalliiksi. Tohmajärvellä verkoston kehittämiseen liittyvät investoinnit liittyvät toimintamallimuutokseen, joka tarkoittaa suurempaan ateriamäärään liittyvät kuivavarasto- ja kylmävarastotilojen lisäämiseen sekä isompia valmistuslaitteita ja jäähdytyskapasiteettia. Tarjoiluastioiden lisääminen ei tuo lisää laitetarpeita. Jos tilaa lisätään 40 m2 ja puretaan seiniä 20 m2, niin rakennustekniset investoinnit ovat n. 120.000 euroa. Laitteiston osalta jäähdytyslaitteisto ja varastotilojen lisääminen ovat merkittävimmät lisäinvestoinnit. Tilamuutokset vaativat myös astianpesun tilamuutoksen ja sen myötä uuden koneen hankkimisen vanhan tilalle. Tällöin sähköjä ja LVIA-järjestelmiä pitää osittain päivittää, arvio 50.000 euroa. Summa: tilamuutokset 120.000 laitteet 100.000 Sähkö- ja LVIA 50.000 yhteensä 270.000 Summa laskettuna 12 vuodelle tarkoittaa 22.500 euroa/vuosi. 2.1.2.2 Keittiöverkoston korvausinvestoinnit Terveyskeskuksen keittiö on pääosin alkuperäinen, joten suurin osa laitteista on elinkaarensa lopussa joka tapauksessa. Uudistuksen yhteydessä pitää ainakin osittain uusia sähkö- ja LVIA-järjestelmät sekä rakennusteknisiä töitä. Summa: suunnittelu ja rakennuttaminen 50.000 tilan rakennustyöt 220.000 laitteet 100.000 sähkö ja LVIA 110.000 yhteensä 480.000 Summa laskettuna 12 vuodelle tarkoittaa 40.000 euroa/vuosi. 2.1.3 Ruokapalvelun järjestämistapavaihtoehdot 2.1.3.1 Oman toiminnan kehittäminen Oman toiminnan kehittäminen tarkoittaa valmistuksen keskittämistä yhteen keittiöön sekä henkilöstömitoitusta. Tikkalan ja Värtsilän kouluilla mitoitus on jo sopiva. Kemien koululla tehokkuutta voi lisätä käyttämällä 2 monipalvelutyöntekijää. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 7 (38)

Koulukeskuksessa keskittämisen seurauksena mitoitus on myös 2 monipalvelutyöntekijää. Keskuskeittiössä tehokas mitoitus tarkoittaa 4 keittiötyöntekijää. Terveyskeskuksessa viikonloppuisin käytetään monipalvelutyöntekijää. Ruokapalveluissa yhteensä 7,5 henkilötyövuotta, eli vähennys 6,5 henkeä. Valmistuksen keskittämisellä ja tehokkaalla henkilöstömitoituksella saadaan 266.000 euron säästöt. 2.1.3.2 Alueellinen yhteistyö Alueellinen yhteistyö on mahdollista Kiteen suunnasta. Siellä on halua ja kapasiteettia toimittaa aterioita myös Tohmajärvelle. Tähän aikatauluun heillä ei ollut mahdollisuutta hinnoitella kustannuksia. Seudullisella yhteistyöllä ruoka tulisi Kiteeltä, terveyskeskuksen keittiön investointeja ei tarvitse tehdä (säästö 40.000 euroa vuodessa) ja henkilöstömitoitus terveyskeskuksessa voisi olla 0,5 htv. Toisella puolella tulee toimitetun ruoan kustannukset. 2.1.3.3 Ulkoistaminen HINNOITTELU 2014 Päiväkodit Ulkoistaminen on yksi kehittämisvaihtoehto. Ulkoistamisen kustannuksissa ei lyhyellä aikataululla päästä kaikkein edullisimpaan vaihtoehtoon, koska uusi KVTES-sopimus alkaa 1.3.2014 ja jatkuu siitä kaksi vuotta. Edellytyksenä on myös valmistuksen keskittäminen yhteen keittiöön. Esimerkkihinta tulee voimaan kaksiportaisesti, eli ensimmäisessä vaiheessa yhteen keittiöön keskittämisellä saadaan iso osa ja toisessa vaiheessa työehtosopimuksen muutoksella. Yksityisen sektorin hinta on otettu vuonna 2013 toteutetusta kilpailutuksesta hieman suuremmasta kunnasta. Ero vertailukelpoiseen oman toiminnan kustannukseen on 196.000 euroa, josta kouluaterioiden osuus on 2/3 ja hoivasektorin 1/3. Päivähoidossa ei ollut merkittäviä eroja. Ulkoistaminen vaatii myös toiminnan keskittämisen yhteen keittiöön ja siihen liittyvän saneerauksen. Oikaist u hinta Yks. Vertailuhint a Määrä Oma Yks Ero lounas 2,53 2,26 19 200 48 660 43 392-5 268 välipala 0,89 0,81 15 840 14 079 12 830-1 248 Koulut oppilaslounas 3,25 2,15 103 330 335 533 222 160-113 374 vieraslounas 4,98 5,26 välipala 0,89 0,81 12 483 11 095 10 111-984 Hoiva-ateriat, palvelu- ja toimintakeskus aamupala 1,72 1,70 12 775 22 034 21 718-317 lounas 5,57 4,20 28 045 156 222 117 789-38 433 lounas (toimintakeskus) 4,13 3,90 Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 8 (38)

päiväkahvi 1,16 0,88 12 775 14 839 11 242-3 597 päivällinen 2,31 3,50 24 820 57 443 86 870 29 427 iltapala 1,72 1,25 12 775 22 034 15 969-6 066 ateriapäivä 12,49 11,53 Kotipalveluateriat 5,57 4,40 19 354 107 810 85 158-22 652 Henkilöstö- ja muut ateriat henkilöstöruokailu 6,16 5,26 1 800 11 088 9 468-1 620 tappio 32 500-32 500 833 338 636 706-196 632 2.1.4 Ruokapalvelujen päätösvaihtoehdot Ruokapalveluiden osalta toimintavaihtoehtona on lyhyellä aikavälillä toiminnan keskittäminen yhteen keittiöön ja sen seurauksena toteutettava henkilöstömitoitus. Henkilöstövaikutukset 14 henkilöä -> 4 kokoaikaista + 7 monipalvelutyöntekijää. Ruokapalveluissa yksi henkilö jää eläkkeelle vuonna 2016, joten pelkkä luonnollinen poistuma ei riitä säästöjen toteuttamiseen. 2.2 Siivouspalvelut 2.2.1 Nykytilanne Siivouksessa työskentelee vuonna 2013 12,4 henkilötyövuotta. Vakituisista 2 tekee osin ruokapalvelua ja työvuosiin sisältyy päällikön resursseista puolet. Vuoden 2014 alussa yksi vakituinen henkilö jää eläkkeelle. Kustannukset ovat seuraavassa taulukossa: SIIVOUSPALVELUT LTK2014 TP2011 TP2012 TA2013 TUOTOT 496 700 629 056 569 643 529 300 KULUT -493 900-579 619-557 029-490 100 Henkilöstökulut -449 300-536 386-511 847-448 500 Kuel-eläkemenoperusteinen eläk -52 200-46 199-46 596-47 600 Kuel-varhemaksut -3 500-12 488-5 749-4 700 Palvelujen ostot -11 300-12 015-13 148-9 700 Aineet, tarvikkeet ja tavarat -27 000-23 670-24 044-24 400 Muut toimintakulut -6 300-7 548-7 990-7 500 rakennusten ja huoneist. vuokr -5 300-6 989-7 200-6 800 muut muut toimintakulut -1 000-559 -790-700 2 800 49 437 12 614 39 200 Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 9 (38)

Siivoustoiminta on voitollista ja mahdollisesti kumoaa ruokapalveluiden tappiollisuuden. 2.2.2 Siivouspalveluiden järjestämistapavaihtoehdot 2.2.2.1 Oman toiminnan kehittäminen Siivouksesta on tehty siivousmitoitus, joten varsinaisen siivouksen osalta ei ole merkittävää kehityspotentiaalia. Potentiaali tulee lähinnä ruokapalveluhenkilöstön toimenkuvien muuttamisesta monipalvelutyöntekijöiksi, jolloin määräaikaisia voidaan vähentää. Monipalvelutyötä voi kehittää myös kiinteistönhoidon päivittäisiin tehtäviin. Vuoden 2014 aikana yksi henkilö jää eläkkeelle ja muiden tarvetta tarkastellaan toiminnan kehittämisen myötä. 2.2.2.2 Siivousrobottien käyttäminen Toinen toiminnan kehittämisen muoto on robottisiivous, joka on vielä kehittelyvaiheessa olevaa teknologiaa. Robotit eivät koskaan tule olemaan 100% ratkaisu, vaan tavoitetaso voisi olla 70-80% lattiapinnoista. Kuva 1 Ammattikäyttöön suunniteltu siivousrobotti Ammattikäyttöön suunniteltu siivousrobotti pesee ja kuivaa lattiat. Tämäntyyppinen robotti toimii parhaimmillaan liikuntasaleissa ja käytävillä. Yhdellä ajolla voidaan puhdistaa 1200 m2 2,5-3 tunnin aikana, jonka jälkeen säiliöt pitää täyttää ja tyhjentää. 6 tunnin jälkeen akkuja pitää ladata n. 4 h. Laitteen hankintakustannus on n. 12.000 euroa ja käyttöaika 6-7 vuotta. Vuosikustannus tällä perusteella on n. 2.000 euroa vuodessa eli 170 euroa kuukaudessa. Täydentävä vaihtoehto kalustettuihin tiloihin on pienikokoisempi, tyypillisesti kotitalouksiin tarkoitettu imuri- tai pesurobotti. Imurirobotti poistaa pölyt ja hiekan. Se lataa itsensä automaattisesti, jolloin se voi itsenäisesti työskennellä pidemmän aikaa. Laitteen kustannus on n. 500 euroa ja jos käyttöikä on 4 vuotta, niin kustannus on 10 kuukaudessa. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 10 (38)

Kuva 2: Robotti-imuri Pesurobotin yhdellä ajolla voi puhdistaa 40 m2. Sen kustannus on n. 500 euroa. Jos sille laskee 4 vuoden käyttöajan, niin kustannus on 10 euroa kuukaudessa. Kokeilukohteena voisi olla luokkahuoneet ja ruokasali. Kuva 3 Pesurobotti 2.2.2.3 Ulkoistaminen Robotti-imurien säästöpotentiaali suurissa kohteissa lukuun ottamatta terveyskeskusta on noin 100.000 euroa vuodessa. Tällöin eri robottimenetelmillä on laskettu siivottavan noin 80% pinta-alasta. Ulkoistaminen tuo merkittäviä kustannussäästöjä useimmissa tapauksissa. Lisäksi monipalvelulla voidaan vähentää ruokapalveluiden ja kiinteistönhoidon kokonaiskustannuksia. Oman toiminnan vertailukustannuksena on käytetty vuoden 2014 siivousmitoitusta, jossa jokaisella kohteella on neliötiedot ja vuosittainen kustannustieto. Tästä kustannuksesta poistetaan kunnalle jäävät kustannukset: eläkemenoperusteinen KuEL-maksu varhemaksu tilakustannukset (toimistotilat) Ulkoistetun toiminnan kustannukset on laskettu erään kaupungin 108 toteutuneesta kohteista olettaen, että tilojen jakauma on samanlainen kuin vertailukohteissa. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 11 (38)

Siivouksen tuotteistus kyseisessä kaupungissa on samanlainen oman työn kohteissa ja ostopalvelukohteissa. Tuotteistus ei välttämättä ole samanlainen kuin Tohmajärvellä, mutta kyseinen kaupunki on tyytynyt kyseiseen tasoon. Yksityisen sektorin hinnoittelu on neliömetrimääriin perustuvaa ja tiloilla on 3 kustannusluokkaa - toimistotilat hoivasektori 365 vrk muut tilat. Vertailun tuloksena on siivouksen osalta 89.000 euron hintaero yksityisen eduksi. Tässä vertailussa ei ole mukana liikkeenluovutukseen liittyviä ylimääräisiä kustannuksia eikä KVTES:in jatkumista helmikuuhun 2016. Ulkoistaminen voidaan aloittaa tarjouspyynnöllä keväällä 2014, jolloin toiminnan aloitus alkaen 1.8.2014. Työehtosopimusten välinen ero voidaan realisoida 1.3.2016 alkaen. Tämä potentiaali saadaan realisoitua kaksiportaisesti: ensimmäisessä vaiheessa mitoitusero ja toisessa vaiheessa työehtosopimusten välinen ero. 2.2.3 Siivouksen päätösvaihtoehdot Siivouksessa esitetään ensisijaisesti oman toiminnan kehittämistä siivousrobotteja kokeilemalla. Vuonna 2015 syksyllä voidaan arvioida tilannetta uudelleen, jolloin tavoitteena voi olla robottisiivousta täydentävien ja ruokapalvelun avustavien toimintojen ulkoistaminen alkaen 1.1.2016. Henkilöstövaikutukset robotiikan kautta noin 4 henkilötyövuotta. Vuoden 2014 alussa jää yksi henkilö eläkkeelle. Seuraava eläköityminen tulee vuonna 2017. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 12 (38)

2.3 Kiinteistönhoito 2.3.1 Nykytilanne Kiinteistönhoidossa on listoilla 5,42 henkilöä, joista osa tekee työtä myös kunnallistekniikalle. Lisäksi kiinteistöpäällikön tehtävästä on laskettu 0,4 henkilötyövuotta kiinteistönhoitoon. Kiinteistönhoidon tehtäviin kuuluu: vihertyöt lumityöt käsin lumityöt koneella puhtaanapito ulkotiloissa tekniset työt käyttäjäpalvelut Näiden lisäksi kiinteistöhoitoon kuuluu erilaiset korjaukset, joita ei normaalisti mitoiteta kiinteistönhoitoon. Näistä palveluista ulkopuolelta hankitaan lumityöt koneella ja sellaiset korjaukset, joihin ei riitä kapasiteetti tai ei ole osaamista. Oma organisaatio pystyy tekemään mm. rakennustöitä, sähkötöitä sekä kalusteiden kokoamista. Puusepänverstaan töistä näitä on 2650 tuntia ja kiinteistönhoitajien osalta n. 10% työajasta eli n. 800 tuntia. Nämä ovat kunnan kannalta edullista työtä, jolla vähennetään korjausvajetta. 2.3.2 Kiinteistönhoidon järjestämistapavaihtoehdot 2.3.2.1 Työn mitoitus Työn mitoitus on tehty vuonna 2007 syksyllä ja aineisto kuvasi sen vuoden tilannetta. Jos aineistosta poistetaan kunnan käytöstä poistuneet kiinteistöt ja tuntimääristä poistetaan konelumityöt ja käyttäjäpalvelut siivottavilta kiinteistöiltä, niin henkilöstömitoituksen pitäisi olla 5 henkilötyövuotta. Kun tarkastellaan vuoden 2007 kustannustietoja, niin poistuneista ja lisääntyneistä kiinteistöistä muodostunut säästö on 20.000 euroa. 2.3.2.2 Oman toiminnan kehittäminen Oman toiminnan kehittäminen lähtökohtana on monipalvelun kehittäminen yhdessä siivouksen kanssa. Tämän vuoksi kiinteistönhoitajat pitäisi yhdistää samaan organisaatioon siivouksen kanssa. Tämän jälkeen kohdekohtaisesti katsotaan kuka henkilöistä tekee kunkin suoritteen. Työnkuvat täsmennetään ja mitoitus otetaan tehokkaasti käyttöön. Terveyskeskuksen laitteiden huolto otetaan mukaan mitoitukseen. Kiinteistönhoidosta jäävä ylimääräinen aika organisoidaan pieniin ja suurempiin korjauksiin, joista on tehty ns. työpurkki. Työpurkkia puretaan viikoittain. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 13 (38)

2.3.2.3 Ulkoistaminen Ulkoistamisessa voidaan tuotteistaa erikseen varsinainen kiinteistönhoito ja korjaukset. Kiinteistönhoidon kustannuksia voi vähentää siivoushenkilöstön monipalvelulla. Kiinteistönhoidon lisäksi tarjouspyyntöön kannatta tuotteistaa sairaalalaitteiden huollot sekä esim. 1000-2000 tuntia korjaustöitä. Ulkoistamisen yhteydessä voidaan analysoida mahdollisuudet tehdä lisäsäästöjä esim. ostetuissa palveluissa ja materiaalihankinnoissa. ostetut palvelut, mm. hälytykset, kuljetukset (348.000 euroa) materiaalihankinnan, mm. suodattimet (60.000 euroa) yhteensä n. 1,1 miljoonaa Ulkoistamisella voidaan saavuttaa yksityisen sektorin mitoitushyöty kiinteistönhoidossa ja monipalveluna siivouksen kanssa. Eräs palvelutuottaja arvioi tätä n. 20% luokkaa. Ulkoistamisen tarve arvioidaan yhdessä siivouksen kanssa syksyllä 2015.. Arvioitu kustannussäästö työn mitoituksen jälkeen on n. 24.000 euroa ja toisessa vaiheessa samanlainen summa. 2.3.3 Puusepänverstas Puusepänverstas liikevaihto ja tulos on ollut seuraavanlainen: liikevaihto tulos 2011 55.075-24.667 2012 103.132 +10.864 2013 61.960-13.143 Yhteensä - 26.946 (n. -9.000 euroa / vuosi) Tällä toimintavolyymillä toiminta erillisenä yksikkönä kannattaa lopettaa. Omana toimintana kannattaa jatkaa rakennusten korjausta, mutta sopiva toiminnan volyymi olisi yksi henkilötyövuosi. Verstastila on vaatinut kahden henkilön resurssit, mutta siitä luopuminen vapauttaa toisen. Tällöin toiminta on kannattavaa, ja työn tilapäisessä puutteessa voidaan käyttää määräaikaisia lomautuksia. Ulkoistamisella on mahdollista jatkaa toimintaa, jos valittu palvelutuottaja pystyy käyttämään palveluita muissa kohteissa. Toinen mahdollinen kehittämismahdollisuus on osuuskunnan perustaminen. Kunta voi kilpailuttaa puitesopimuksen, jolla kunta voi ostaa palveluita tiettyyn tuntihintaan. Vapaata kapasiteettia osuuskunta voi myydä kiinteistöpalveluyrityksille, alueella toimiville yritykselle sekä yksittäisille kuluttajille. Tämäntyyppisiä osuuskuntia toimii mm. Lappeenrannassa ja Parikkalassa ja remonttipalveluiden tuottaminen on toiminnan kestävintä osaa. Osuuskunnan etu työntekijöille on mahdollisuus soviteltuun työttömyyskorvaukseen niiltä ajoilta, jolloin ei ole laskutettavaa työtä. 2.3.4 Kiinteistönhoidon päätösvaihtoehdot Ensimmäisessä vaiheessa kiinteistönhoito organisoidaan siivouksen yhteyteen ja mitoitus otetaan käyttöön. Sen jälkeen on mahdollista tarkastella kunnan omistamien vuokratalojen kiinteistönhoitoa ja ottaa se mahdollisesti kunnan omaan hoitoon joko osittain tai kokonaan. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 14 (38)

Henkilöstövaikutukset tehokkaalla organisoinnilla ja työnjaolla siivouksen yhteyteen n. 2 henkilötyövuotta. Luonnollista poistumaa ei tällä aikavälillä ole. Toimintaa tarkastellaan uudestaan vuoden 2015 syksyllä, jolloin mahdolliseksi tavoitteeksi voisi asettaa ulkoistamisen alkaen 1.1.2016. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 15 (38)

2.4 Ruoka-, siivous- ja kiinteistöhoidon palvelut 2.4.1 Toimittajakartoitus Konsultti oli yhteydessä 5 toimittajaan ja heidän tarjontaprofiilinsa on seuraavassa: ISS Blue Service Sodexo SOL Palvelut L&T Ruoka X X X (x) Siivous X X X X X Kiinteistönhoito X (x) X X X Korjaukset X X Ruokapalvelussa on kolme toimittajaa, SOL ei pysty tarjoamaan keittäjiä, mutta palvelukeittiöiden toiminta onnistuu heiltä. Kaikki tarjoavat siivousta, joiden lisäksi tyypillisesti tarjoajiksi tulee myös pienyrityksiä. Kiinteistönhoidosta Blue Service pystyy tekemään päivittäisiä kiinteistönhoidon tehtäviä monipalveluna siivouksen ohella, ts. tekninen kiinteistönpito ei ole heidän osaamisalueellaan. ISS ja L&T pystyvät kaikkein laajimpaan valikoimaan kiinteistönhoidon ja korjausten osalta. 2.4.2 Ulkoistamisprosessi Ulkoistamisprosessi tarkoittaa työsopimuslain mukaista liikkeenluovutusta, jossa työntekijät siirtyvät ns. vanhoina työntekijöinä uuden palvelutuottajan palvelukseen. Liikkeenluovutus tarkoittaa vanhan työehtosopimuksen noudattamista niin pitkään kun kyseinen sopimus on voimassa. Sopimuksen päättymisen jälkeen työnantaja ottaa käyttöön oman työehtosopimuksensa, jolloin mm. lomaedut muuttuvat. Kunnallisten työntekijöiden eläkejärjestelmä muuttuu Kuel-eläkejärjestelmästä TyEL-eläkejärjestelmään. Kummankin eläkejärjestelmän maksut ja ehdot ovat samanlaiset. Eläkemakusidoinnainen KuEl-maksu jää kunnalle, koska maksu perustuu jo eläkkeellä olevien Tohmajärven kunnasta eläköityneistä henkilöistä. 2.4.3 Tarjouspyynnön muotoilu ja kilpailutusprosessi Tarjouspyynnössä käytetään neuvottelumenettelyä, jossa osallistumishakemuksella pyydetään kiinteähintainen tarjous siivous- ja kiinteistönhoitopaketista. Tarjoajista valitaan kaksi palvelutuottajaa neuvottelumenettelyyn, jossa neuvotellaan välillisistä lisäsäästöistä ja henkilöstöpoliittisista ratkaisuista. Henkilöstöpoliittisissa ratkaisuissa haetaan korjaustoiminnalle lisää markkinoita esimerkiksi palvelutuottajan muissa kohteissa ja yrityspalveluissa Tohmajärvellä ja naapurikunnissa. 2.4.4 Kustannussäästöt ruoka-, siivous- ja kiinteistöpalveluista Alustavat kustannussäästöt ruokapalveluissa: keskittäminen ja mitoitus 266.700 euroa toimintamallin aiheuttama investointi (12v) 22.500 euroa korvausinvestoinnit (12v) 40.000 euroa netto 204.200 euroa Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 16 (38)

2.4.5 Organisointi Kustannussäästöt siivouksessa: robottisiivouksen kehittäminen 100.000 euroa Kustannussäästöt kiinteistönhoidossa: poistuneet kiinteistöt 30.000 euroa organisointi siivouksen yhteyteen 30.000 euroa yhteensä 60.000 euroa Tässä ei ole otettu huomioon kiinteistönhoitajien tekemiä korjauksia. Puusepänverstaan lopettaminen, ulkoistaminen tai osuuskunta säästö 9.000 euroa Kaikki yhteensä 382.000 Kiinteistönhoito siirretään samaan organisaatioon ruoka- ja siivouspalveluiden yhteyteen. Sama organisaatio sijaistaa teknisen sektorin muita töitä. 2.4.6 Kustannussäästöjen realisoituminen Kustannussäästöt realisoituvat pääosin alkaen 1.8.2014. Toisessa portaassa tulee robottisiivouksen laajentamisen säästöt ja kiinteistönhoidon tehostuminen. Säästöportaat 1.8.2014 1.8.2015 1.3.2016 Ruokapalvelu 204000 0 0 Sivous 25000 75000 0 Kiinteistönhoito 30000 30000 0 Puusepänverstas 9000 0 0 Yhteensä 268000 105000 0 Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 17 (38)

3 KULJETUKSET 3.1 Henkilökuljetukset 3.1.1 Henkilökuljetukset yhteensä Tohmajärven kunnan henkilökuljetukset vuodelta 2012 on eritelty alla olevassa taulukossa: Joukkoliikenne Ostetut linja-autovuorot hintatuki tai liput linja-auto reittitaksi yksilö-taksi Ostetut taksivuorot 11 389 Taksa-alennusten osto (kuntien seutu- ja kaupunkilippurahoitus) 3 525 Palveluliikenne (vain kunnan avoimen joukkoliikenteen budjetista maksettu, SOTEn osuus ilmoitetaan kohdassa 4) 9 679 Opetustoimen kuljetukset Esikoululaisten kuljetukset (huom. vain opetustoimen kuljetukset) 42 298 Peruskoululaisten matkaliput 50 986 Lukion ja keskiasteen matkaliput (kunnan omat, esi sis KELAn kust.) 0 Satunnainen tilausliikenne linja-autoilla (esim. uimahallikujetukset jne) 30 452 Säännöllinen tilausliikenne linja-autoilla (esim. päivittäiset koulumatkat) 267 116 Taksikuljetukset 200 024 Sosiaalitoimen kuljetukset Kehitysvammalain perusteella järjestetyt kuljetukset 39 148 Sosiaalihuoltolain mukaiset kuljetukset 12 229 Vammaispalvelulain edellyttämät kuljetukset 124 223 Yhteensä 54 511 297 568 302 538 136 452 Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 18 (38)

Henkilökuljetuksista reittimuotoiseen taksiliikenteeseen on helpoiten yhdistettävissä materiaalikuljetuksia. Linja-autoissa se on periaatteessa mahdollista erillistä lastitilaa käyttämällä. Yksilötaksiliikennettä voidaan kehittää matkojenyhdistelytoiminnalla, joka vaatii vähintään 10 kertaa suuremmat asiointimäärät kuin Tohmajärvellä. 3.1.2 Taksikuljetukset Helpoimpia kunnan omiksi kuljetuksiksi otettavia kuljetuksia ovat reittimuotoiset taksikuljetukset, joista Tohmajärvellä kannattaa tarkastella opetustoimen kuljetuksia (240.000 euroa). Joukkoliikenne takseilla on marginaalista (n. 20.000 euroa) ja vaatii liikenneluvan. Sosiaalitoimen reittimuotoiset kuljetukset (39.000 euroa) voisivat myös tulla kyseeseen, mutta ne ovat Attendon vastuulla. Ammattimainen henkilökuljetusliikenne vaatii luvan: Taksiliikennelain 3 kertoo seuraavaa: Ammattimaisella henkilöiden kuljettamisella tarkoitetaan elinkeinon harjoittamisen tai toimeentulon hankkimisen taikka muun tulonhankkimisen tarkoituksessa harjoitettua henkilöiden kuljettamista tiellä henkilöautolla korvausta vastaan päätoimisesti taikka sivutoimisesti tai muuten toisen elinkeinon ohella. Ammattimaiseen henkilöiden kuljettamiseen rinnastetaan kuljetus korvausta vastaan, jos kuljetusta edeltää kuljetuspalvelun tarjoaminen yleisölle julkisella paikalla. Taksiliikennelain 4 mukaan kuitenkin: Ilman taksilupaa saa: 1) kunnan järjestämiin sosiaali- ja terveyspalveluihin kuuluvana kuljettaa henkilöitä kunnan, kuntayhtymän tai yhteisön, jossa kunnalla on kirjanpitolain (1336/1997) 1 luvun 5 :ssä tarkoitettu määräysvalta, hallinnassa olevalla henkilöautolla kuljetuspalvelujen saajilta perittäväksi säädettyä asiakasmaksua vastaan; 2) konsernin tai siihen verrattavan yhtymän, kunnan, kuntayhtymän tai yhteisön, jossa kunnalla on kirjanpitolain 1 luvun 5 :ssä tarkoitettu määräysvalta, hallinnassa olevalla henkilöautolla kuljettaa henkilöitä, jos kuljetukset ovat yhteisön sisäisiä. 3.1.3 Kuljettajan pätevyys Omaan talouteen kuulumattomia henkilöitä kuljettava henkilö tarvitsee D1-luokan ajkortin, jolla voi kuljettaa maksimissaan 16 henkilöä. Lisäksi tarvitaan ammattipätevyys henkilöliikenteeseen. Ajokortin nostaminen B-luokasta D1-luokkaan maksaa noin 2200 euroa. Lisäksi ammattipätevyyden suorittamisen kustannukset ovat n. 100-150 euroa. 3.1.4 Ajoneuvolle asetetut vaatimukset Liikenneministeriön tulkinnan mukaan sisäisessä liikenteessä ei tarvitse noudattaa tilausliikenteelle asetettuja vaatimuksia. Lasten turvallisuuden ja yhtenäisyyden vuoksi ne suositellaan toteutettavaksi (koulukuljetusopas 2011) ajoneuvon merkintä koulukuljetus Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 19 (38)

alkolukko oven avauksen estäminen sisäpuolelta 3.1.5 Lisävaatimukset työnteolle Lisäksi kuljettajan on pidettävä ajopäiväkirjaa. Osapäiväisellä kuljettajalle ei tule ongelmia työ- ja lepoaikojen suhteen. 3.2 Materiaalikuljetukset 3.2.1 Materiaalikuljetukset yhteensä Ruokakuljetukset palvelukeittiöille ja toimituspisteisiin on kilpailutettu ja vuotuinen kustannus on noin 14.000 euroa. Tämä sisältää kaikki ruokakuljetukset sekä Attendon puolesta kotipalveluaterioiden kuljetukset Tikkalaan ja Onkamolle. Vastavuoroisesti Attendo kuljettaa ateriat Käenpesään ja Keijukkaan. Ateriakuljetukset ovat Attendon vastuulla. Attendo ei ollut halukas tarkastelemaan kuljetuksia tässä selvityksessä. Jos aterioita jaetaan 52 kpl päivässä arkipäivisin, niin kuljetuskustannusten arvio on 30-45.000 euroa, joka jakaantuu sekä ostettuihin kuljetuksiin että kotipalvelun kuljetuksiin. Kirjaston kuljetukset liikkuvat kaksi kertaa viikossa. Reitti ajetaan väliä Tohmajärvi-Kitee-Kesälahti-Rääkkylä-Tohmajärvi aamupäivän aikana, kustannukset 3372 euroa vuoden 2013 aikana. 3.3 Kuljetusten yhdistely 3.3.1 Ruokakuljetukset kylmänä Jos ruoka kuljetetaan kylmänä, niin kuljetus voidaan hoitaa koulukuljetusten yhteydessä seuraavasti: Värtsilään koulubussin tavaratilassa laatikoihin pakattuna (nouto terveyskeskukselta ja 3 min pidempi pysähdys Värtsilän koululla) Tikkalaan ja Onkamoon laatikkoihin pakattuna, Kemien koulun iltapäiväkuljetusten mukana klo 13. 3.3.2 Ruokakuljetukset kuumana Kemien alueella ruoka kuljetetaan kuumana erillisenä ajona. Kuljetuksessa voidaan käyttää koulukuljetuskalustoa. 3.3.3 Omavalvonta Elintarvikkeiden valvontavirasto Evira edellyttää, että ruokakuljetuksista tehdään omavalvontasuunnitelma, jossa lämpötilan säilymiseen ja hygieenisyyteen otetaan kantaa. Ruokapalvelu voi tehdä omavalvontasuunnitelman myös kuljetusten osalta. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 20 (38)

3.4 Kuljetusten järjestämistapa 3.4.1 Yleistä Kuljetukset voidaan järjestää ostopalveluina, seudullisena yhteistyönä tai omana tuotantona. Tässä tarkastellaan nykyisiä ostopalveluita verrattuna omaan tuotantoon. 3.4.2 Oma tuotanto Koulukuljetuksen omana tuotantona tarkoittaisi 1-2 aamun koulukuljetusta ja 2-3 iltapäivän kuljetusta normaalin työpäivän sisällä. Päivä alkaa klo 7:00 tai 8:00 ja päättyy viimeistään 15:30. Keskellä päivää tunnin ruokatunti. Aamulla klo 9 tai 9:30 jälkeen henkilöstö tekee kiinteistönhoidon tehtäviä. Vuoden 2013-14 koulujen taksikuljetuksista analysoitiin Tikkalan ja Kemien koulun kuljetukset. Omaan tuotantoon merkittiin kummassakin koulussa sellaiset kuljetukset, jotka aikataulussa sopivat yhdelle autolle. Samanaikaisista reiteistä valittiin nykyisillä taksihinnoilla kalliimpi. Näin laskien Tikkalan reiteistä voitiin ajaa 68.000 euron verran 104.000 eurosta ja Kemien reiteistä n. 33.000 euroa 54.000 eurosta. Kuljetuksiin sitoutuu noin puoli päivää kouluvuoden 190 päivänä. Omakustannushinnaksi on laskettu seuraavan laskelman mukaan: Koulutaksi uusi käytetty Auton hinta 50000 27000 kilometrit 0 43000 vm 2013 2010 arvonmenetys 5 v 20000 10000 arvonmenetys / v 4000 2000 korko pääomasta 5% 2500 1350 polttoaine 4500 4500 huoltokustannukset 500 1000 renkaat 1000 1000 julkiset maksut 250 250 auton kustannus /vuosi 12750 10100 käyttötunnit (190x4) 760 760 /tunti 16,78 13,29 henkilökustannus /vuosi 32000 32000 työ /tunti (1600 h/v) 17,00 17,00 auto + työ / tunti 33,78 30,29 Arvioitu kustannus 4 h x 190 pv 25670 23020 Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 21 (38)

Yhden oman auton kustannus on 23.000 euroa ja sijoitettuna Tikkalaan saadaan 68.000 euron ajot korvattua, säästö 45.000 euroa. Toisen oman auton kustannus on 23.000 euroa ja sijoitettuna Kemieen saadaan korvattua 33.000 euron koulukuljetukset ja 4.000 euron ruokakuljetukset, säästö 14.000 euroa. Kemiessä autolla voi olla myös muuta käyttöä. Attendon kotipalveluateriakuljetuksia ei ole otettu laskelmissa huomioon. Kolmas oma auto voi olla Värtsilässä. Sen käyttö on vain 2 tuntia päivässä, jolloin myös oman toiminnan kustannukset ovat n. 12.650 euroa. Sillä saadaan korvattua iltapäivästä n. 33.000 euron ajot, säästö 20.000 euroa. Yhteensä säästöä 79.000 euroa. 3.5 Kuljetusten päätösvaihtoehdot Kuljetusten osalta päätösvaihtoehtona on ryhtyä tuottamaan takseilla suoritettavia koulukuljetuksia osittain itse kolmella autolla. Muuna aikana henkilöstö tekee kiinteistönhoitoon liittyviä tehtäviä tai toimii kouluavustajana (Tikkala, Värtsilä). Suorittava henkilöstö voidaan organisoida joko opetustoimen yhteyteen tai ruoka-siivous-kiinteistönhoitopalveluiden yhteyteen. Ruokakuljetukset Tikkalaan, Onkamoon ja Värtsilään lähetetään kylmänä koulukuljetusten yhteydessä. Kemien taajaman kuljetukset hoidetaan omalla autolla. Säästöt yhteensä: koulukuljetukset 79.000 e ruokakuljetukset 10.000 e Henkilöstön lisätarve +1,5 henkilötyövuotta. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 22 (38)

4 HALLINTOPALVELUT 4.1 Yleistä Hallintotehtävistä laadittiin kysely henkilöstölle, joka lähetettiin 52 henkilölle. Vastaajien mukana oli myös kaikki esimiesasemassa tai asiantuntijatehtävissä työskentelevät henkilöt. Esimiestehtävissä oli 22 henkilöä, varsinaisissa hallinnon tehtävissä 23 henkilöä ja asiantuntijatehtävissä hallintopalveluiden käyttäjinä ilman esimiesasemaa 7 henkilöä. 4.2 Hallinnon volyymitiedot Tietopyyntönä kysyttiin tärkeimpien tapahtumien volyymitiedot: myyntilaskut (lähetettävät) 17.000 myyntilaskut (vain reskontra) 13.000 (Attendo) ostolaskut 9.900 kirjanpidon tapahtumat 2.500 palkkalaskelmat 5.365 4.3 Säästöpotentiaalin mahdollisuusikkuna Säästöpotentiaalin mahdollisuusikkunaan tunnistettiin vuoteen 2017 eläkkeelle jäävät ja määräaikaisesti palkatut henkilöt. Potentiaalissa kustannukset on laskettu 40.000 euroa / toimihenkilö ja 50.000 euroa/päällikkö, vaikka yksittäisten henkilöiden työvoimakustannukset ovat erilaisia. Hallinto eläkeikä/63v 2014 2015 2016 2017 2018 Toimistosiht / tekn 1.4.2015 0 30000 10000 Koulusiht 1.12.2014 0 40000 Palkkasihteeri 1.2.2016 0 0 40000 Keskusarkistonhoitaja 1.11.2017 0 0 0 40000 Lomituspäällikkö 1.4.2014 0 50000 0 Asunto-ja henk.pääll. ma 50000 Kunnanins 50% 1.7.2016 25000 Kehittämispäällikkö 1.9.2016 20000 30000 Yhteensä 0 170000 95000 30000 40000 Näin olleen koko potentiaalina on 335.000 euroa ja 7,5 henkilötyövuotta. Tämä taulukko kuvaa sitä, milloin henkilön yksilöllinen eläkeikä alkaa tai milloin henkilö täyttää 63 vuotta. Eläkkeelle jääminen ei välttämättä tapahdu tuolloin. Varsinaisia hallinnon toimihenkilöitä on nyt 23 henkilöä, josta 4 henkilötyövuotta 17%. Esimiesten osalta 3,5 htv on 15,9%. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 23 (38)

4.4 Hallintotehtävien kyselyn tulokset Kyselyllä selvitettiin mihin hallintotehtäviin kyselyn vastaaja osallistuu riippumatta siitä onko osallistuminen kerran vuodessa vain päivittäistä. Hallinnon tehtäviä oli lueteltu yhteensä 312 ja kyselyssä pystyi lisäämään listasta puuttuvia tehtäviä. Vastaus saatiin kaikilta 52 henkilöltä. Yksittäiset tehtävät summattiin kahdeksalle aihealueelle ja vastauksista laskettiin, kuinka monta henkilöä osallistuu kunkin tehtävän suorittamiseen. Nämä järjestettiin lukujen perusteella tärkeysjärjestykseen. Näin saatiin seuraavat tulokset: Tehtäväalue teht kpl yht Talous ja rahoitus 76 496 Henkilöstöhallinta 49 494 Asiahallinta 34 423 Viestintä ja markkinointi 20 333 Asiakaspalvelu 26 315 Kehittäminen ja kuntastrategiat 52 264 Hankehallinta 28 242 Lakiasiat ja hankinnat 23 70 Ehdotuksena on rakentaa hallintotiimejä tuottamaan näitä hallinnon palveluita yhdenmukaisin prosessein ja parhaita tietohallinnon ja tietojohtamisen käytännöt. Tiimien avulla samaa tehtävää suorittavilla on varahenkilö. Tuotteistuksella tavoitellaan sekä työn tehokkuutta ja henkilöiden vaihtokelpoisuutta. Lisäksi tuotteistuksella voidaan vapauttaa johtajien ja asiakaspalvelua järjestävien aikaa varsinaiseen toimintaan. 4.5 Talous- ja rahoitustiimi 4.5.1 Ostolaskutiimi Ostolaskujen käsittelyyn varataan 2,5 henkilöä, josta yksi tiiminvetäjä ostolaskut@tohmajarvi.fi. Tämä tiimi käsittelee Tohmajärven kunnan 9.900 ostolaskua. Prosessia voidaan kehittää käyttämällä ostajanumeroa, jolla hyväksyjän roolia voidaan keventää. Tehokkuutta voidaan lisätä myös sähköisillä ostolaskuilla sekä kustannuspaikkatiedot sisältävällä ostolaskulla, esim. puhelin- ja sähkölaskut. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 24 (38)

4.5.2 Myyntilaskutustiimi Myyntilaskujen lähettämiseen ja saatavavalvontaan varataan 3,5 henkeä, joista yksi tiiminvetäjä myyntilaskut@tohmajarvi.fi. Tiimi hoitaa myös vesilaskutuksen. Haasteellisia vesiliittymiä on 50 kpl vuodessa, joten ne voidaan tehdä läheisessä vuorovaikutuksessa vesilaitoksen kanssa tiimistä käsin. Yhteensä laskuja lähtee 17.000 kpl, jonka lisäksi myyntireskontratapahtumia tulee Attendon lähettämistä 13.000 laskusta. 4.5.3 Kirjanpito Kirjanpitoon varataan 2 henkilöä, joista yksi tiiminvetäjä kirjanpito@tohmajarvi.fi. Tiimi hoitaa varsinaisen kirjanpidon, sisäisen laskennan ja talousraportoinnin sekä tilastot. Tämä on osaamisen kannalta haasteellisin tiimi. 4.5.4 Yhteensä Talous- ja rahoitustiimiin sijoitetaan hallinnon uudistuksessa 9 henkilöä, joista yksi on eläkkeelle jäävien joukossa. Ensimmäisen vaiheen tavoitemitoitus on 8 henkilöä. Sisäisesti koulutetaan yksi henkilö kirjanpitäjän tehtäviin. Kun toimintamalleja kehitetään, niin vuoden 2016 lopussa voidaan arvioida uudestaan tiimin henkilöstömäärää ja tehtäviä. 4.6 Henkilöstöhallinto 4.6.1 Henkilöstötiimi Henkilöstötiimiin varataan 2,5 henkilöä, josta yksi tiiminvetäjä henkilosto@tohmajarvi.fi. Tiimi hoitaa kaikki toimenpiteet rekrytoinnista työsuhteen päättymiseen sekä työhyvinvoinnista huolehtimisen esimiesten taustalla. Tohmajärvellä on 284 kunnan palveluksessa olevia henkilöitä. 4.6.2 Palkkalaskenta Palkanlaskentatiimiin sijoitetaan 2,5 henkilöä, josta yksi tiiminvetäjä palkat@tohmajarvi.fi. 4.6.3 Yhteensä Henkilöstöhallintoon sijoitetaan hallinnon uudistuksessa 6 henkilöä, joista yksi on eläkkeelle jäävien joukossa. Ensimmäisen vaiheen tavoitemitoitus on 5 henkilöä. Kun toimintamalleja kehitetään, niin vuoden 2016 lopussa voidaan arvioida uudestaan tiimin henkilöstömäärää ja tehtäviä. Tiimin sisällä koulutetaan 2-3 henkilöä uusiin tehtäviin. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 25 (38)

4.7 Asianhallinta ja viestintä 4.7.1 Asiahallinta Asiahallintaan sijoitetaan 2,5 henkilöä, josta yksi tiiminvetäjä asianhallinta@tohmajarvi.fi. Tiimi hoitaa kaikki hallinnolliset asiat liittyen viranhaltijapäätöksiin ja luottamushenkilöorganisaatioiden päätöksiin sekä ylläpitää dokumentti- ja piirustusmuotoisia tietoaineistoja. Toiminnan tuloksellisuutta voidaan kehittää kyseenalaistamalla mistä asioista tehdään viranhaltijapäätös. Johdolle annetaan kevyt toimeksiantolomake hoitaa asiat asianhallintajärjestelmään. Hankkeisiin liittyvät sekä laki- ja hankinta-asiat käsitellään myös tässä tiimissä. Lisäksi tiimissä on kalustonhallinta. 4.7.2 Viestintä ja markkinointi Viestintä- ja markkinointitiimiin sijoitetaan 2,5 henkilöä, joista yksi tiiminvetäjä viestinta@tohmajarvi.fi. Tiimi hoitaa kuntalaisten informaatiopalveluita sähköpostilla, puhelimella ja palvelupisteellä. Erityiskysymyksissä asia ohjataan asianomaisen alueen vastaavalle. Lisäksi tiimi hoitaa palautteiden käsittelyn. 4.7.3 Yhteensä Asiahallintaan ja viestintään sijoitetaan hallinnon uudistuksessa 8 henkilöä, joista kaksi on eläkkeelle jäävien joukossa. Ensimmäisen vaiheen tavoitemitoitus on 6 henkilöä. Kun toimintamalleja kehitetään, niin vuoden 2016 lopussa voidaan arvioida uudestaan tiimin henkilöstömäärää ja tehtäviä. 4.8 Hallintohenkilöt yhteensä Hallintohenkilöitä sijoitetaan tiimeihin seuraavasti: nyt talous 9 8 henkilöstö 6 5 asianhallinta ja viestintä 8 6 1. tavoite Hallintohenkilöiden määrä on alkuvaiheessa 23 henkilöä ja 1. tavoitteessa 19 henkilöä. Kyseisen kokoinen organisaatio on kaksi kertaa suurempi kuin kunnan päiväkoti, jolloin se tarvitsee oman päällikön. Luonteva työnkuva on henkilöstöpäällikkö, jolloin esimiesaseman lisäksi päälliköllä on oma asiantuntijaroolinsa. Henkilöstöpäällikön esimies on hallinto- ja talousjohtaja. 4.9 Esimiesten hallintotehtävät Kyselyn perusteella voidaan luokitella myös esimiesten tehtäviä: Tehtäväalue teht kpl yht Esimiehet Muut Hallinto Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 26 (38)

Talous ja rahoitus 76 496 154 36 306 Henkilöstöhallinta 49 494 309 23 162 Asiahallinta 34 423 146 31 246 Viestintä ja markkinointi 20 333 175 46 112 Asiakaspalvelu 26 315 105 42 168 Kehittäminen ja kuntastrategiat 52 264 171 30 63 Hankehallinta 28 242 133 60 49 Lakiasiat ja hankinnat 23 70 41 10 19 Esimiesten työkuormaa voidaan vähentää erityisesti kehittämällä henkilöstöhallinnon rutiinien hallintoa. Tämä oli yksi kuormittavimmista tehtävistä. Toinen helpottava kohta on viestinnän ja markkinoinnin rutiinitehtävät. Myös taloushallinnon rutiinitehtäviä voidaan vähentää. Kehittäminen ja kuntastrategiat sekä asianhallinta, hankehallinta ovat esimiesrooliin kuuluva asiantuntijatehtävä, joihin voidaan vähemmän vaikuttaa. Hallinnon osalta vertailu 6 samaa kokoluokkaa olevaan kuntaan kertoo, että hallinnon suorittavassa portaassa voi olla vähemmänkin henkilökuntaa. Esimiesasemassa olevien osalta teknisellä sektorilla on tyypillisesti enemmän henkilökuntaa kuin Tohmajärvellä, hallinnossa taas vähemmän. Mitoitus on kuntakohtainen ja perustuu yksittäisten henkilöiden kykyihin ottaa vastaan laajempia tehtäväkuvia. Kehittämisen näkökulmasta ensin vähennetään kuormittavia hallinnon rutiinitehtäviä ja sen jälkeen voidaan tarkastella kehittämis- ja asiantuntijatehtäviin kuluvaa resurssia. Teknisellä sektorilla tulee varautua uusrekrytointiin, jos tekniselle toimelle keskitetään kaikki kiinteistöihin liittyvät asiat: kunnan omassa käytössä olevat rakennukset ja tilat kunnan vuokratalot ja niiden vuokraaminen kunnan vuokratalojen mahdollinen isännöinti kunnan liikekiinteistöt ja niiden vuokraaminen kunnan omistuksessa olevat maa-alueet, rakennelmat ja verkostot kunnan metsäomaisuus, sen hoito ja puun myynti 4.10 Hallinnon säästöpotentiaali Hallinnon säästöpotentiaali on tarkasteltu siltä pohjalta, että hallinnon esimiehenä toimii henkilöstöpäällikkö ja tekniseen toimeen hankintaan uusi henkilö Hallinto eläkeikä/63v 2014 2015 2016 2017 2018 Toimistosiht / tekn 1.4.2015 0 30000 10000 Koulusiht 1.12.2014 0 40000 Palkkasihteeri 1.2.2016 0 0 40000 Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 27 (38)

Keskusarkistonhoitaja 1.11.2017 0 0 0 40000 Lomituspäällikkö 1.4.2014 0 50000 0 Asunto-ja henk.pääll. ma jatkaa Kunnanins 50% 1.7.2016 uusrekry -20000 Kehittämispäällikkö 1.9.2016 20000 30000 Yhteensä 0 120000 50000 30000 40000 Säästöt ovat yhteensä 240.000 euroa, joista puolet realisoituu vuoden 2015 aikana. Kun uudentyyppinen toiminnasta on saatu kokemuksia vuoden 2016 lopussa, voidaan asettaa tavoite vaiheen 2 tavoitteelliselle henkilöstömäärälle. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 28 (38)

5 VARHAISKASVATUS 5.1 Lainsäädännöllinen perusta 5.1.1 Päiväkotihoito ja perhepäivähoito Varhaiskasvatusta voidaan järjestää joko päiväkodeissa tai perhepäivähoidossa. Kummallekin on omat säädöksensä. 5.1.2 Esiopetus 5.1.3 Päivähoito Esiopetuksesta säädetään perusopetuslaissa (628/1998). Perusopetuslain säännöksiä sovelletaan myös esiopetukseen, jos säännöksen sanamuodosta tai sisällöstä ei toisin ilmene. Esiopetusta koskevat muutokset ja lisäykset on tehty perusopetuslain muuttamisesta annetulla lailla 1288/1999. Jos esiopetusta järjestetään lasten päivähoidosta annetun lain (36/1973) 1 :n 2 tai 3 momentissa tarkoitetussa päivähoitopaikassa, esiopetukseen sovelletaan lisäksi, jollei perusopetuslaissa tai sen nojalla asetuksella toisin säädetä, mitä lasten päivähoidosta annetussa laissa tai sen nojalla säädetään. Mainituissa päivähoitolain 1 :n säännöksissä säädetään päiväkotihoidosta ja perhepäivähoidosta. Opetusministeriö on, neuvoteltuaan asiasta sosiaali- ja terveysministeriön kanssa, antanut esiopetuksen järjestäjille suosituksen opetusryhmien muodostamisesta (opetusministeriön kirje 16.6.2000 dnro 37/400/2000). Suosituksen mukaan esiopetuksen opetusryhmään saa kuulua pääsääntöisesti enintään kolmetoista oppilasta. Jos esiopetusta antavan opettajan ohella ryhmän työskentelyyn osallistuu 15 enimmän aikaa koulunkäyntiavustaja, lastenhoitaja tai muu tehtävään soveltuvan ammatillisen koulutuksen suorittanut henkilö, opetusryhmän enimmäiskoko voi olla enintään 20 oppilasta. Opetusryhmän enimmäiskoko voidaan väliaikaisesti ylittää, jos se on opetuksen luonteen, opetuksessa käytettävän työskentelytavan tai jonkin pakottavan syyn takia perusteltua eikä järjestely vaaranna opetuksen tavoitteiden saavuttamista. Päivähoidosta on säädetty laki ja asetus päivähoidosta, jossa ryhmäkoot määritellään. STM:N kuntainfossa 9/2007 asiaa täsmennetään seuraavalla tavalla: Päivähoitoasetuksen 6 :n 1 momentin mukaan päiväkodissa tulee hoito- ja kasvatustehtävissä olla vähintään yksi säädetyn ammatillisen kelpoisuuden omaava henkilö enintään seitsemää kokopäivähoidossa olevaa kolme vuotta täyttänyttä lasta tai enintään neljää alle kolmivuotiasta lasta kohden. Vastaavasti enintään 13 osapäivähoidossa olevaa kolme vuotta täyttänyttä lasta kohden tulee olla vähintään yksi kelpoisuuden omaava henkilö (6 :n 2 momentti ). Edellä mainittua asetuksen 6 :ssä tarkoitettua lasten ja henkilöstön välistä suhdelukua tarkastellaan päiväkotikohtaisesti. Päiväkodissa tulee olla suhdeluvun edellyttämä määrä hoito- ja kasvatushenkilöstöä hoitosuhteessa olevaan ja Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 29 (38)

tosiasiassa päivähoitopaikkaa käyttävään lapsimäärään nähden. Henkilöstön työajan käyttö tulee kohdentaa tarkoituksenmukaisella tavalla suhteessa lasten läsnäoloon. "Kunta voi poiketa 1 ja 2 momentissa säädetystä suhdeluvusta, jos lasten keskimääräiset hoitopäivät ovat jatkuvasti huomattavasti vähäisemmät kuin toimintapäivät. Poikkeaminen voi tapahtua siten, ettei lapsia ole muutoin kuin lyhytaikaisesti yhtäaikaisesti hoidossa enempää kuin kokonaissuhdeluku edellyttää." Poikkeaminen on mahdollista esimerkiksi silloin, kun päiväkodissa on lapsia, jotka jatkuvasti ovat hoidossa vain osan viikkoa tai vastaavasti muissa tilanteissa, joissa lasten keskimääräiset hoitopäivät jäävät huomattavasti vähäisemmiksi kuin päiväkodin toimintapäivät. Tällaisissa tilanteissa päiväkodilla on mahdollisuus suunnitella käytettävissä olevia resurssejaan säännöksen ensimmäisen virkkeen mukaisesti ottaen huomioon etukäteen tiedossaan olevat lasten poissaolot ja myönnetyn päivähoitopaikan tosiasiallinen käyttö. Näissä tilanteissa saattavat samaa päivähoitopaikkaa käyttävät lapset olla lisäksi satunnaisesti ja lyhytaikaisesti samanaikaisesti paikalla esimerkiksi sen vuoksi, ettei aamupäivällä päiväkodissa olevaa lasta ole noudettu ennen kuin iltapäiväksi tuleva lapsi tuodaan päiväkotiin. 5.1.4 Perhepäivähoito Päivähoitoasetuksen mukaan henkilöstömitoitus tulee olla seuraavalla tasolla: Perhepäiväkodissa voidaan samanaikaisesti hoitaa enintään neljää lasta mukaan luettuina perhepäivähoitajan omat lapset, jotka eivät vielä ole perusopetuksessa. Lisäksi voidaan hoitaa yhtä perusopetuslain (628/1998) mukaista esiopetusta saavaa lasta, perusopetuksen aloittanutta lasta tai sellaista kunnan järjestämässä osapäivähoidossa olevaa lasta, joka aloittaa perusopetuksen toimintavuotta seuraavana vuonna. (30.3.2000/329) Sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, perhepäiväkodissa kaksi hoitajaa voi samanaikaisesti hoitaa enintään kahdeksaa lasta ja lisäksi osapäiväisesti kahta 1 momentin toisessa virkkeessä tarkoitettua lasta. (30.3.2000/329) Erityisistä syistä ja huomioon ottaen paikalliset olosuhteet kolme hoitajaa voi hoitaa samanaikaisesti enintään kahtatoista lasta. Henkilöstömitoitus on sama kuin päiväkodeissa alle 3-vuotiaille, mutta tehottomampi yli 3 vuotiaille ja esikoululaisille. 5.2 Henkilöstön kelpoisuusehdot 5.2.1 Yleistä Ammatillisen kelpoisuuden omaavista henkilöitä on tehty sosiaali- ja terveysministeriössä opas Sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusvaatimukset valtio-, kunta- ja yksityissektorilla (STM julkaisuja 2007:18). Päivähoitoon soveltuvia ammattinimikkeitä ovat lastentarhaopettajat ja lähihoitajat tai soveltuva koulutus. Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 30 (38)

5.2.2 Lastentarhaopettaja Kelpoisia lastentarhanopettajan tehtäviin ovat henkilöt, joilla on vähintään kasvatustieteen kandidaatin tutkinto ja joiden tutkintoon sisältyy lastentarhanopettajan koulutus. Nykyistentutkintovaatimusten mukaan lastentarhanopettajan koulutus sisältää vähintään 60 opintopisteen laajuiset varhaiskasvatuksen tehtäviin ja esiopetukseen valmiuksia antavat opinnot. Kelpoisuuslain mukaisesti lastentarhanopettajan koulutuksen tulee sisältyä joko kasvatustieteen kandidaatin tai maisterin tutkintoon. Erilliset yksittäin suoritetut opinnot eivät tuota lastentarhanopettajan kelpoisuutta. Kelpoisia lastentarhanopettajan tehtäviin ovat myös ne henkilöt, jotka ovat suorittaneet sosiaalija terveysalan ammattikorkeakoulututkinnon, johon sisältyy yhteensä 60 opintopisteen laajuiset varhaiskasvatukseen ja sosiaalipedagogiikkaan suuntautuneet opinnot (kelpoisuusasetus 1 ). Opintopisteiden laajuus vastaa 40 opintoviikkoa. Tutkinnon sisällä opinnot voivat olla yhtenä kokonaisuutena tai ne voivat sisältyä useampaan opintokokonaisuuteen. Tutkintoon sisältyvien varhaiskasvatukseen ja sosiaalipedagogiikkaan suuntautuvien opintojen yhteismäärän on kuitenkin oltava vähintään 60 opintopistettä. 5.2.3 Lähihoitaja tai soveltuva koulutus Sosiaali- ja terveysalan perustutkinnoista päivähoidon tehtäviin soveltuu lasten ja nuorten hoidon ja kasvatuksen koulutusohjelman mukaisesti suoritettu lähihoitajan tutkinto. Sosiaalihuollon kelpoisuuslaissa tarkoitettu muu vastaava tehtävään soveltuva tutkinto on lapsi- ja perhetyön perustutkinto, jonka tutkintonimike on lastenohjaaja. Koulutuksen voi suorittaa joko kokopäiväisenä opiskeluna tai oppisopimus-koulutuksena. 5.3 Varhaiskasvatuksen kustannukset Varhaiskasvatuksen kustannukset ovat seuraavassa taulukossa ja lukemat on vuodelta 2013, koska lapsimäärät ovat myös samalta vuodelta. Varhaiskasvatus tp 2013 Päiväkotihoito Esiopetus Keijukka Onnimanni Perhepvhoito Yhteensä Toimintatuotot 69 962 0 9 667 17 867 68 797 166 293 Palkat ja palkkiot vak +ma 240 679 141 701 90 264 74 519 283 704 830 867 Palkat ja palkkiot sijaiset 45 982 310 5 127 2 754 11 344 65 517 Henkilösivukulut 79 763 27 607 24 855 18 266 117 296 267 787 Palvelujen ostot 85 408 82 611 16 624 14 121 39 786 238 550 Aineet tarvikkeet tavarat 10 651 6 435 4 157 7 574 370 29 187 Muut toimintakulut 31 899 20 616 7 877 8 478 755 69 625 Kustannukset yhteensä 494 382 279 280 148 904 125 712 453 255 1 501 533 Henkilöt 14 3 3 12 32 Timo Kivisto Consulting Oy www.kivistoconsulting.fi 31 (38)