Rekisteriselste, laatimispäivä 11.8.2016 Henkilötietlaki (523/1999) 10 1. Rekisterinpitäjä Yhteystiedt Vaasan kaupunki Vaasan kaupunki PL 3 65101 VAASA Y-tunnus 0209602-6 2. Yhteyshenkilö rekisteriä kskevissa asiissa Jukkliikennesuunnittelija Ltta Rauti ltta.rauti@vaasa.fi 3. Rekisterin nimi Vaasan kaupungin matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteri 4. Henkilötietjen käsittelyn tarkitus Matkakrttijärjestelmän asiakasrekisterin tietja käytetään Vaasan kaupungin jukkliikenteen ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hitamiseen ja palvelun tteutukseen. Asiakkaan yksilöintitietja käytetään henkilökhtaisen matkakrtin st-ikeuden tarkistamiseksi ja asiakkaan henkilökhtaisen asiinnin ikeellisuuden varmistamiseksi. Henkilötunnuksen käytön perusteina n asiakkaan lutettava tunnistaminen yksilöidysti rekisteristä hänen ja Vaasan kaupungin ikeuksien ja velvllisuuksien tteuttamisen varmistamiseksi henkilökhtaisen matkakrtin luvutuksessa, jssa tdetaan ja perustetaan asiakkaan st-ikeus. asiakkaan kuntalaisuuden tarkistuksessa. Asiakkaan kuntalaisuus vidaan jutua tarkistamaan spimussuhteen kestäessä, asiakkaan kuntalaisuus vi muuttua krtin vimassaln aikana. Asiakkaan velvllisuutena n päivittää tiet kuntalaisuuden muutksesta matkakrtille sen jälkeen, kun tiet n päivittynyt väestörekisterikeskuksen väestörekisteriin. Tekninen timi, Kuntatekniikka, Jukkliikenne Pstisite: Käyntisite:
Alennus maksuperusteessa vaihtelee kuntakhtaisesti. Kuntalaisuus tarkistetaan väestörekisterikeskuksen väestötietjärjestelmästä. kadnneen matkakrtin sulkemisessa ja krtilla jäljellä levien lipputietjen selvittämisessä. viittuneen matkakrtin vaihtamisessa ja krtilla jäljellä levien lipputietjen selvittämisessä. löytyneen matkakrtin mistajan tunnistamisessa. asiakkaan tunnistamisessa matkakrtilla levien lippututteiden hyvittämistilanteissa ja virhetilanteiden selvityksen yhteydessä. asiakkaan matkakrtin lataustapahtumien ja mahdllisten näyttötapahtumien tarkistamisessa. henkilökhtaisen matkakrtin tietjen tumisessa verkkpalvelusvellukseen asiakkaan hakupyynnön perusteella. Krttitietjen haku edellyttää asiakkaalta vahvaa tunnistautumista verkkpankkitunnuksilla. matkakrtin sulkemisessa asiakassuhteen päättyessä. asiakkaan tunnistamisessa asiakassuhdetta päätettäessä. 5. Rekisterin tietsisältö Matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteri sisältää Vaasan kaupungin jukkliikenteen asiakkaita kskevat seuraavat tiedt (tietihin ei sisälly paikannustieta sisältävää matkustustieta): Asiakastiedt asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämäärä asiakkaan yksilöintitiedt: nimi, henkilötunnuksen lppusa, syntymäaika, kti- ja asuinkunta, site, sukupuli, kielisyys yritys- ja yhteisöasiakkaiden yhtiö- tai yhteisötunnus sekä yhteystiedt mahdlliset puhelinnumert ja sähköpstisite mahdllinen asiakkaan nimenmainen sustumus suramarkkinintiin Tekninen timi, Kuntatekniikka, Jukkliikenne Pstisite: Käyntisite:
mahdlliset laskutus- tai tistuvaisvelitusspimukset mahdlliset valtuutukset Matkakrtin perustiedt matkakrtin numer matkakrtin luntipäivämäärä asiakkaan matkakrttikhtainen käyttäjäryhmä (st-ikeudet) ja sen mahdllinen määräaikainen vimassalaika matkakrtin lpetuspäivämäärä sekä syykdi matkakrtin lpettamiselle Matkakrtin tapahtumahistria tteutuma- ja rahatapahtumatiedt matkakrtin luvutushetki matkakrtille tehdyt lataukset arvlipulla tehdyt arvvelitukset: päivämäärä, kellnaika, lipputute, velitettu summa ja histriatietna matkakrtin sald ennen käyttöä ja käytön jälkeen kausilunteisten lippututteiden käyttööntttiedt (lipun vimassaltiet) sarjalunteisten ja laskutettavien lippututteiden tapahtumatiedt viimeinen käyttötapahtuma (päivämäärä, kellnaika ja lipputute sekä linja, jlla krttia n käytetty) mahdlliset käyttöyritykset (leimaus krtinlukijalla ei le nnistunut, syykdi) matkakrtin tilatiedt (suljettu, avattu, löytynyt, viallinen, krvattu uudella tms.) 6. Säännönmukaiset tietlähteet Asiakasrekisterin asiakastiedt saadaan matkakrttia myönnettäessä asiakkaan sustumuksella häneltä itseltään tai Tekninen timi, Kuntatekniikka, Jukkliikenne Pstisite: Käyntisite:
väestörekisterikeskuksen väestötietjärjestelmästä. Henkilötietja vidaan päivittää edellä mainituista järjestelmistä. Matkakrtin perustiedt perustetaan, kun matkakrtti myönnetään (ja luvutetaan) asiakkaalle. Matkakrtin tteutuma- ja rahatapahtumatiedt kerätään krtin käytön mukaan. Muut tapahtumahistriatiedt perustuvat asiakkaan ilmitukseen tai käsittelypyyntöön. 7. Tietjen säännönmukaiset luvutukset Ei säännönmukaisia luvutuksia. 8. Tietjen siirt EU:n tai Eurpan talusalueen ulkpulelle Ei tietjen siirta EU:n tai ETA-alueen ulkpulelle. 9. Rekisterin sujauksen periaatteet Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntimittajien kesken n tehty spimus asiakasrekistereiden tietsujasta. Järjestelmäntimittajat hitavat asiakasrekisterin ja siihen sisältyvien tietjen säilytyksen hyvän tietjenkäsittelytavan mukaisesti ja nudattavat ehdtnta vaitil- ja salassapitvelvllisuutta. Asiakkuuden päättyessä asiakastietja säilytetään yhden (1) vuden ajan hyvittämistilanteiden ja virhetilanteiden selvittämisen varalta. Käyttöikeudet ja niiden hallinta Käyttöikeudet asiakasrekisteriin sitä työtehtävissään tarvitseville jukkliikenneyksikön ja sen asiakaspalvelupisteen henkilökunnalle määrittelee Vaasan kaupungin pääkäyttäjä ja hänen valtuuttamansa vastuuhenkilöt. Timeksiantn perustuen asiakasrekisterin tietja käsittelevien henkilöiden (muut mahdlliset palvelupisteet) käyttöikeudet määritellään timeksisaajan ja Vaasan kaupungin välisessä timeksiantspimuksessa mainituin periaattein. Käsittelijät nudattavat ehdtnta vaitil- ja salassapitvelvllisuutta. Käyttöikeus päättyy henkilön siirtyessä pis niistä tehtävistä, jita varten hänelle n myönnetty käyttöikeus. Vaitil- ja salassapitvelvllisuus jatkuu asiakastietjen käsittelyä sisältävien työtehtävien tai palvelussuhteen päätyttyä. Käytön valvnta Tekninen timi, Kuntatekniikka, Jukkliikenne Pstisite: Käyntisite:
Käytön valvnnan rekisterillä valvtaan työtehtävien mukaista rekisterin käyttöä ja käytön yrityksiä. Valvntaan tarvittavia tietja tallennetaan sekä tietkantaan että tiedstmutiseen lkiin. Rekistereiden käytöstä talletetaan tietkantaan tiedt käytönvalvntaa varten (käyttäjätunnus, aikaleima, hakueht ja syy). Tietkantaan tallennettujen tietjen avulla vidaan seurata ja raprtida asiakasrekisterin asianmukaista käyttöä. Tiedista tutetaan käytön seurantaan tarvittavat raprtit. Tiedstmutiseen lkiin talletetaan käyttäjä- ja päiväkhtaisesti asiakastietihin tehdyt haut ja muutkset sekä kyselyn tehneen käyttäjän yksilöintitiedt. Tekninen ylläpit Järjestelmäntimittajat vastaavat, että asiakasrekisteri säilyy teknisesti eheänä. Järjestelmään liittyen teknistä tieta tarvitaan järjestelmän teknisen käytettävyyden ja eheyden ylläpitn ja varmistamiseen. Teknisinä tietina tallentuvat laitteen tuttamat tapahtumat. Teknisinä tietina ei kerätä eikä talleteta henkilötietja. Käytettävyyden varmistaminen Tiedt sujataan tahalliselta ja tahattmalta tuhutumiselta (mm. keskuslaitteet vat lukituissa tilissa, jihin n kulunvalvnta ja tiedstista varmuuskpit erillisessä palturvallisuussastssa) ja tietjen eheys hitamalla sujaus teknisen ylläpittietjen ja tapahtumatietjen kautta. Järjestelmän sisäiset tietyhteydet n tteutettu suljetuin verkin. Ulkpuliset yhteydet n sujattu palmuurein. Järjestelmää ja sen tietyhteyksiä valvtaan 24 tuntia vurkaudessa. Tekninen timi, Kuntatekniikka, Jukkliikenne Pstisite: Käyntisite: