Tietojärjestelmien hankinta ja ICT-projektit Lauri Tapola Kevät 2017
Miksi aihe on tärkeä? IT projekteista onnistuu: 34 % kustannusarvion ja aikataulun mukaisina 51 % ylittää arviot (80 % aikatauluylityksiä) 15 % keskeytetään Viite: Onnistunut tjetojärjestelmien hankinta, CHAOS-tutkimus
Hankkeiden epäonnistuminen Suurimmat syyt hankkeiden epäonnistumiseen löytyvät yleensä valmisteluvaiheen puutteista. Toiminnalliset, tekniset ja laatuvaatimukset kuvataan liian ylimalkaisesti. Järjestelmän tulevilla avainhenkilöillä ei aina ole riittävästi aikaa tai mahdollisuuksia osallistua hankintojen valmisteluun ja vaatimusten määrittelyyn.
4V-menetelmä projektin hallitsemiseksi. Onnistumisen takaamiseksi on syytä prosessoida tehtävät ja käyttää 4V-menetelmää: Valmistelu Valinta Valvonta Viimeistely
Valmistelu Tärkein vaihe. määritellään järjestelmävaatimukset määritellään arkkitehtuuri tehdään mitoitus varataan henkilöstö karkea aikataulutus Lopputuotoksena hankintasuunnitelma.
Hankinnan valmistelu Tietojärjestelmähankinnan läpivienti edellyttää teknisen tietämyksen lisäksi osaamista hankintojen kilpailuttamisessa ja vertailussa, juridiikassa, kustannusten arvioinnissa ja sopimustekniikassa sekä järjestelmän omistajan organisaation tuntemusta. Tarvitaan kaupallisen toiminnan ymmärrystä, neuvottelutaitoa ja ohjelmistoliiketoiminnan periaatteiden tietämystä. Kaiken perustana on asiantuntijoiden sujuva yhteistyö. Kokemuksella on myös suuri merkitys.
Miksi, mitä ja kenelle? Tietojärjestelmän hankinnan lähtökohtana tulee olla määritelty toiminnallinen tarve. Perusteena voi olla myös viranomaisvaatimus tai muuttunut lainsäädäntö tai tekninen kehitys saattaa tehdä hankinnan tarpeelliseksi. Järjestelmän tulevalla omistajalla on keskeinen rooli hankinnan käynnistämisessä. Tilaajan pitää tietää, mitä hän tarvitsee ja mitkä ovat hänen vastuunsa hankinta- ja käyttöönottoprojektissa. Tarpeiden hahmottaminen ja mahdollisten ongelmakohtien tunnistaminen ovat tärkeitä. Paljonko hankinta voi maksaa ja mitkä ovat kustannukset järjestelmän koko elinkaaren ajalta. Hyödyt.
Kuinka toimitaan? Aluksi kannattaa tehdä esitutkimus, jonka avulla saadaan mietittyä perustelut ja edellytykset ennen mahdollista kilpailutusta ja hankintapäätöstä. Perusteluissa pitää esittää tavoitteet: miksi uutta tietojärjestelmää ollaan hankkimassa, mitä ja kenelle ollaan hankkimassa sekä miten hankinta rahoitetaan ja viedään läpi. Ennen kilpailutusta kannattaa kartoittaa markkinoilla olevia tuotteita ja palveluratkaisuja. Tämä tapahtuu parhaiten keräämällä tietoa verkosta, tutustumalla esitteisiin, tekemällä tutustumiskäyntejä ja käymällä infotilaisuuksissa. On tehtävä myös päätös siitä, hoidetaanko tietojärjestelmähankinta omana työnä vai ostetaanko palvelu ulkopuoliselta. Valmistelun päätehtävä on tuottaa selkeä ja hyväksytty suunnitelma tietojärjestelmähankinnan toteuttamiseen. Kannattaa vielä kertaalleen tarkistaa lähtökohdat, jonka jälkeen voidaan perustaa hankintaprojekti.
Valinta Edellytyksenä on hyväksytty hankintasuunnitelma. Täydennys, uudelleenvalmistelu tai keskeytys vaihtoehtona. Järjestelmän hankinnassa ollaan puolivälissä kun valmistelu on tehty huolella ja hyväksytty.
Tehtävät valinta-vaiheessa: Käynnistys - varmistus valmistelun onnistumisesta. Tarjouspyynnön laadinta. Vertailu Hankintapäätös Sopimuksen laatiminen. Alustava projekti- ja toimitussuunnitelma.
Valvonta - Tavoite Saadaan laadukas järjestelmä! Hankinta etenee sujuvasti. Kustannukset eivät ylity. Muutostarpeet käsitellään nopeasti. Ongelmat selvitetään.
Valvonta - Muutosten hallinta Alkuperäisiin suunnitelmiin tulee yleensä hankinnan aikana muutoksia. Hyväksy muutokset ja toimi yhteisen tavoitteen mukaan. Hoida oma tonttisi niin, ettei muutokset yllätä liian myöhään. Valvonnassa havaittavat muutostyöt pitää ottaa huomioon jo valmistelussa.
Viimeistely - Kokemukset yhteen. Ohjelmisto on käytössä, menikö hankinta suunnitelman mukaisesti? Toimiiko järjestelmä odotusten mukaisesti? Jotain olisi varmaan voitu tehdä toisin? Muutoksen hallinta, ovatko käyttäjät tyytyväisiä? Arvioidaan projektin tuottavuus, nopeus ja laatu. Viedään kokemukset organisaation hankintatietopankkiin. Loppuraportti. Jatkotoimenpiteet?
Tietojärjestelmän hankinta Tietojärjestelmän hankinta on vaativa ja monivaiheinen tehtävä, joka edellyttää laajaa osaamista. Prosessi etenee ideointi- ja suunnitteluvaiheesta, tarkentuvien vaatimusmäärittelyiden kautta vaihtoehtojen kilpailutukseen ja vertailuun. Lopulta uusi järjestelmä testataan ja otetaan käyttöön. Suosittelen 4V-menetelmän käyttämistä: Valmistelu, Valinta, Valvonta ja Viimeistely. Kun tarvitset apua, ota yhteyttä, mieluiten mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Lauri