Tarjouspalvelu.fi Osallistu tarjouskilpailuihin tehokkaasti ja turvallisesti Käyttöohjeet
SISÄLLYSLUETTELO Esittely... Tekniset vaatimukset... Rekisteröityminen... Sisäänkirjautuminen... Tarjouspyyntöjen selaaminen... Tarjouspyynnön välilehdillä liikkuminen... Tarjouspyynnön tiivistelmä... Koko tarjouspyyntöön ja kaikkiin liitteisiin tutustuminen... Kysymysten lähettäminen ja vastausten lukeminen... Hankinnan kohteen tietojen syöttö... Kelpoisuusvaatimusten täyttäminen... Tarjouksen lähettäminen... Omat tiedot... 5 6 7 8 9 0
ESITTELY n kautta oman alueesi hankintatoimi ilmoittaa käynnissä olevista tarjouskilpailuista ja tarjoajat pystyvät jättämään tarjouksensa sähköisesti. Voimassa olevia tarjouspyyntöjä voi katsoa ilman tunnuksia Tarjouspyynnöt-osiossa. Ilman tunnuksia nähtävänä on tarjouspyynnön nimi, tarjouspyynnön kuvaus ja tarjouksen määräaika. Kun rekisteröidyt palveluun, pystyt lataamaan tarjouspyynnön omalle tietokoneelle ja siihen liittyvät dokumentit, esittämään tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä, lukemaan kysymyksien vastauksia ja jättämään tarjouksen sähköisesti. Rekisteröityminen on maksutonta ja saat käyttäjätunnuksen välittömästi rekisteröitymisen yhteydessä. Tarjousten jättäminen Tarjouspalvelu.fi:n kautta on turvallista, tehokasta ja yhdenvertaista. Useissa Hilmasta löytyvistä tarjouspyynnöistä saattaa ilmoituksesta löytyä linkitys tähän Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaaliin, josta löydät kaikki tarvittavat tiedot. TEKNISET VAATIMUKSET Internet-selain: Microsoft Windows Internet Explorer 7.0 (tai uudempi) tai Windows Mozilla Firefox.0 (tai uudempi) tai Windows Google Chrome.0 (tai uudempi) Selaimessa on oltava sallittuna: JavaScriptien suorittaminen palvelinkohtaiset istuntoevästeet (session cookies) Tietokoneen käyttöjärjestelmä: Windows XP Windows Vista Windows 7 tai uudempi Palvelu on optimoitu toimimaan parhaiten vähintään 0 pikselin levyisellä näyttöresoluutiolla
REKISTERÖITYMINEN () Klikkaa Rekisteröidy. () Syötä pyydetyt tiedot rekisteröitymislomakkeelle. () Voit määritellä oman tunnuksesi ja salasanasi. () Lopuksi klikkaa Rekisteröidy-painiketta. Pian lähettämisen jälkeen saat ilmoittamaasi sähköpostiin vahvistuksen rekisteröitymisestä. Pidä tunnuksesi huolella tallessa, etteivät ne joudu vääriin käsiin. Muista, että olet vastuussa tunnusten mahdollisesta väärinkäytöstä.
SISÄÄNKIRJAUTUMINEN () Syötä tunnuksesi ja salasanasi. Klikkaa Sisään. () Tunnusten tilalle tulee kirjautumistietosi. () Kun lopetat palvelun käytön, klikkaa Kirjaudu ulos -linkkiä. Näin varmistat ettei kukaan toinen pääse väärinkäyttämään palvelua jälkeesi. () Jos olet unohtanut tunnuksesi tai salasanasi, klikkaa Salasana unohtunut? -linkkiä. (5) Syötä sähköpostiosoitteesi, jos tunnuksesi lähetetään. 5 5
TARJOUSPYYNTÖJEN SELAAMINEN () Klikkaa Tarjouspyynnöt. () Voimassa olevat tarjouspyynnöt listautuvat allekkain. () Avatavaksesi halutun tarjouspyynnön, klikkaa tarjouspyynnön tunnistetta, nimeä tai Avaa-linkkiä. 6
TARJOUSPYYNNÖN VÄLILEHDILLÄ LIIKKUMINEN Voit liikkua tarjouspyynnön välilehdillä: () klikkaamalla välilehtiä () tai edellinen- ja seuraava-linkeillä. Voit liikkua välilehtisivuilla vapaassa järjestyksessä. () Voit myös tallentaa laatimasi tarjouksen ja jatkaa sen tekemistä myöhemmin (Omat tiedot -linkistä) 7
TARJOUSPYYNNÖN TIIVISTELMÄ () Kun olet avannut haluamasti tarjouspyynnön Tarjouspyynnön tiivistelmä -välilehti avautuu, jossa näkyy tiivistetyt tiedot tarjouspyynnöstä. Nämä tiedot näkyvät kaikille, vaikka tarjoaja ei olisi sisäänkirjautuneena. Seuraavat alla mainitut toiminnot vaativat sisäänkirjautumisen. Jos tulet Hilma-ilmoituksessa olevat Tarjouspalvelu.fi-linkistä, saavut tuolloin tälle sivulle. 8
KOKO TARJOUSPYYNTÖÖN JA KAIKKIIN LIITTEISIIN TUTUSTUMINEN 5 () Klikkaa Koko tarjouspyyntö ja liitteet -välilehteä. () Tarjouspyyntö avautuu kokonaisuudessaan luettavaksi. () Voit myös avata (ja tulostaa tai tallentaa konelleesi) tarjouspyynnön pdf-muodossa. () Tarjouspyyntöön liittyvät liitetiedostot voit avata (tai tallentaa koneellesi) yksitellen tai (5) kaikki liiitteet kerralla ZIP-pakettina. (6) Tarjouspyyntöön mahdollisesti liitetyt lisätietolinkit ovat klikattavissa. 9
KYSMYSTEN LÄHETTÄMINEN JA VASTAUSTEN LUKEMINEN () Klikkaa Kysymykset ja vastaukset -välilehteä. () Syötä lomakkeelle haluamasi tarjouspyyntöön liittyvä kysymys ja klikkaa Lähetä-painiketta. Kysymysten lähettämistoiminto on käytettävissä hankintatoimen asettaman kysymysten määräajan puitteissa. () Listattuna kaikki kysymykset ja vastaukset, joihin hankintatoimi on antanut vastauksen. () Vastaukseen on mahdollisesti liitetty tarkentava liitetiedosto, jonka voit klikata auki. Kun hankintatoimi vastaa kysymykseesi, kysymys ja vastaus tulee näkyville tälle palstalle. Samoin kaikki tarjouspyyntöön sillä hetkellä tutustuneet saavat saman vastauksen sähköpostitse. 0
HANKINNAN KOHTEEN TIETOJEN SYÖTTÖ 7 5 8 9 6 Hankintatoimi on mahdollisesti määritellyt erilaisia hankinnan kohteeseen liittyviä kriteerejä ja tietoja, joihin tarjoajan tulee antaa vastaukset. () Klikkaa Hankinnan kohteen tietojen syöttö -välilehteä. () Kysymyslomake avautuu. Kysymyslomakkeella voidaan kysyä erilaisia kysymyksiä, riippuen hankinnan kohteesta ja mitä hankintatoimi on kysyttäväksi määritellyt. () Tekstikenttä-tyyppisiin kysymyksiin sinun tulee kirjoittaa vastauksesi. () Numero-tyyppisiin kysymyksiin sinun tulee syöttää numeerinen arvo. (6) Lataa-tyyppisissä kysymyksissä sinun tulee ladata liitteeksi hankintatoimen pyytämä dokumentti. (7) Osa tiedoista voi olla pakollisia täytettäviä. (8) Osalla tiedoista voi olla minimi- tai maksimivaatimus, joka tarjoajan tulee täyttää. (9) Jos kyseessä on kilpailutus, jonka vertailu perustuu pisteytykseen, näet tällä lomakkeella mitä kriteerit vaikuttavat pisteytykseen kuinka paljon. Tarjousta ei pysty lähettäämään, jos tarjoamasi hankinnan kohde ei pysty täyttämään kaikkia hankintatoimen mahdollisesti pakollisiksi määrittelemiä kriteerejä. (5) Kyllä/ei-tyyppisiin kysymyksiin sinun tulee vastata pudotusvalikolla kyllä tai ei.
KELPOISUUSVAATIMUSTEN TÄYTTÄMINEN Hankintatoimi on mahdollisesti määritellyt erilaisia tarjouksen ja tarjoajan kelpoisuuteen liittyviä kriteerejä ja tietoja, joihin tarjoajan tulee antaa vastaukset. () Klikkaa Kelpoisuusvaatimukset -välilehteä. () Kysymyslomake avautuu. Osa tiedoista voi olla pakollisia täytettäviä Osalla tiedoista voi olla minimi- tai maksimivaatimus, joka tarjoajan tulee täyttää. Tarjousta ei pysty lähettäämään, jos tarjouksesi tai sinä itse tarjoajana et pysty täyttämään kaikkia hankintatoimen mahdollisesti pakollisiksi määrittelemiä kriteerejä. Kysymyslomakkeella kysytään erilaisia kysymyksiä, riippuen tarjouskilpailusta ja mitä hankintatoimi on määritelly. Tekstikenttä-tyyppisiin kysymyksiin sinun tulee kirjoittaa vastauksesi. Numero-tyyppisiin kysymyksiin sinun tulee syöttää numeerinen arvo. Kyllä/ei-tyyppisiin kysymyksiin sinun tulee vastata pudotusvalikolla kyllä tai ei. Lataa-tyyppisissä kysymyksissä sinun tulee ladata liitteeksi hankintatoimen pyytämä dokumentti.
TARJOUKSEN LÄHETTÄMINEN 7 5 8 9 6 Kun kaikki em. vaaditut tiedot on syötetty, tarjous voidaan lähettää. () Klikkaa Tarjouksen lähetys -välilehteä. () Voit halutessasi liittää mukaan oman erillisen tarjousdokumentin. - Klikkaa Lisää tarjousdokumentti -linkkiä - valitse dokumentti omalta koneeltasi. Dokumentteja voit liittää haluamasi määrän. Jos hankintatoimi on määritellyt erillisen tarjousdokumentin pakolliseksi, siitä näkyy tietoteksti tällä sivulla. () Klikkaa Lähetä tarjous. Tarjous tallentuu hankintatoimen kilpailutusjärjelstelmään. Sinä saat sähköpostiisi vahvistuksen tarjouksen jättämisestä.
OMAT TIEDOT () Klikkaa Omat tiedot -linkkiä. () Mahdollisesti keskeneräiset (lähettämättömät) tarjoukset ovat listattuna omalla välilehdellä. Klikkaamalla tarjousta pääset jatkamaan sen laatimista. Ruksia klikkaamalla voit poistaa keskeneräisen tarjouksen. () Aiemmin mahdollisesti jättämäsi tarjoukset listattuna (klikkaamalla saat avattua tarjouksen koosteen) omalla välilehdellään. () Voit myös muokata omia tietojasi.
Mikäli sinulla tulee kysyttävää palvelun käyttöön, pyydämme olemaan yhteydessä kilpailutuksen tehneeseen hankintatoimeen. Suoraan tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tulee lähettää hankintatoimelle Tarjouspalvelu.fi:stä ko. kilpailutuksen Kysymykset ja vastaukset -osiosta. 5