Metsähallituksen Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin esittely ja ESPD-lomakkeen täyttäminen

Transkriptio

1 Metsähallituksen Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin esittely ja ESPD-lomakkeen täyttäminen

2 Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaali Tämän palvelun kautta Metsähallitus Metsätalous Oy ilmoittaa käynnissä olevista tarjouskilpailuista ja tarjoajat pystyvät jättämään tarjouksensa sähköisesti. Voimassa olevia tarjouspyyntöjä voi katsoa ilman tunnuksia Tarjouspyynnöt -osiossa. Ilman tunnuksia nähtävänä on tarjouspyynnön nimi, tarjouspyynnön kuvaus ja tarjouksen määräaika. Kun rekisteröidyt palveluun, pystyt katsomaan tarjouspyynnön ja siihen liittyvät dokumentit kokonaisuudessaan, esittämään tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä, lukemaan kysymyksien vastauksia ja jättämään tarjouksen sähköisesti. Rekisteröityminen on maksutonta. Saat tunnukset heti käyttöösi, kunhan olet aktivoinut tunnukset rekisteröitymisvahvistuksen - viestistä linkkiä klikkaamalla.

3 Tarjouspalvelun etusivunäkymä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin etusivunäkymä: Tukiportaaleista saat lisää ohjeita.

4 Aloita rekisteröitymällä palveluun Syötä yrityksesi alv tunnus kenttään ja paina Hae -painiketta. Jos yrityksesi on perustettava yritys, valitse kohta Yrityksellä ei ole vielä alv-tunnusta Jos kirjoitetulle alv-tunnukselle löytyy jo olemassa olevia tunnuksia, listautuvat ne sivulle: Valitse niistä oma organisaatio, jos se löytyy listalta (henkilön nimi tarkoittaa kyseisen organisaation pääkäyttäjää). Ensimmäisenä rekisteröitynyt tulee toimimaan pääkäyttäjänä, joka vahvistaa muiden ko. yrityksen alle tulevat rekisteröitymiset. Jos oma organisaatio ei löydy listalta, valitse kohta Uusi yritys. Tämän jälkeen paina Jatka rekisteröintiin -painiketta.

5 Varsinainen rekisteröitymislomake avautuu: Syötä pyydetyt tiedot ja määrittele haluamasi tunnus ja salasana. Käyttäjätunnuksena toimii kunkin henkilön oma sähköpostiosoite. Kun olet syöttänyt tarvittavat tiedot, klikkaa Rekisteröidy -painiketta. Saat sähköpostiisi vahvistuksen rekisteröitymisestä.

6 Käyttäjätunnuksen aktivointi Tunnus pitää aktivoida klikkaamalla saapuvassa rekisteröitymisvahvistuksen sähköpostiviestissä olevaa linkkiä. Jos rekisteröidyit jo olemassa olevaan organisaatioon, ensimmäisenä rekisteröityneen (pääkäyttäjän) on myös hyväksyttävä tunnus saamansa sähköpostiviestin linkin kautta. Aktivointi on osa tietoturvaasi. Kaksivaiheinen aktivointi estää toisen yrityksen/organisaation nimissä kirjautumisen. Tarkistathan ennen aktivointilinkin klikkaamista, että se on oikein, eikä ole esimerkiksi rivittynyt useammalle riville (tällaisessa tapauksessa kopioi ja kokoa linkki selaimen osoitekenttään riveiltä). Päivinen Sonja Hyvä Sonja Päivinen

7 Tarjouspalveluun sisäänkirjautuminen Syötä tunnus (sähköpostiosoite) ja salasana, klikkaa Sisään. Tunnusten tilalle tulee kirjautumistietosi. Jos olet unohtanut tunnuksesi tai salasanasi, saat tilattua uudet linkistä Salasana unohtunut.

8 Tarjouspyyntöihin tutustuminen Tarjouspyyntö välilehdellä näkyvät kaikki voimassa olevat Metsähallituksen tarjouskilpailut. Tarjouspyynnöt avautuvat Avaa -painikkeesta tai kunkin tarjouspyynnön otsikosta painamalla.

9 Tarjouspyynnön tiivistelmä Tarjouspyynnön tiivistelmä sisältää mm. hankinnan kuvauksen. Voit liikkua Tarjouspalvelussa painikkeilla Takaisin tarjouspyyntölistaan, Seuraava vaihe ja Edellinen vaihe. Tarjouksen voi tallentaa ja palata jatkamaan tarjouksen tekemistä myöhemmin. Keskeneräiset tarjoukset löytyvät Omat tiedot osiosta.

10 Koko tarjouspyyntö liitteineen Koko tarjouspyyntö ja liitteet välilehdellä avautuvat koko tarjouspyyntö (avaa tarjouspyyntö pdf-muodossa) sekä kaikki tarjouspyynnön liitetiedostot ja linkit.

11 Kysymykset ja vastaukset Kysymykset ja vastaukset välilehdellä voi esittää tarjouspyyntöön liittyviä lisätietokysymyksiä. Lisätietokysymykset on lähetettävä 7 vrk ennen tarjouspyynnön määräajan umpeutumista. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset lähetetään tarjouspyyntöön tutustuneille myös sähköpostitse.

12 ESPD II osa: Tarjoajaa koskevat tiedot Poissulkeminen ja soveltuvuus (ESPD) osiossa tarjoajan tulee vastata esitettyihin kysymyksiin. Täytä A-osassa yrityksen yhteys- ja yksilöintitiedot. pyydettyihin kohtiin Alv-numero muodostetaan Y-tunnuksesta lisäämällä sen alkuun maatunnus (esim. FI) ja jättämällä tunnuksesta väliviiva pois

13 ESPD II osa: Tarjoajaa koskevat tiedot Onko tarjoaja merkitty hyväksyttyjen toimijoiden viralliseen luetteloon? Tässä hankinnassa ko. kohtaa ei käytetä, vastaa kysymykseen Ei. Ryhmittymän ollessa tarjoajana avautuvat täytettäväksi kohdat a-c. Lisää tarvittaessa vastausrivejä ryhmittymän/yhteenliittymän/ konsortion jäsenille. Yritykset (kaksi tai useampia)voivat muodostaa ryhmittymän ja jättää tarjouskilpailuun yhteistarjouksen, jolla sitoudutaan hankintasopimuksen toteuttamiseen ryhmittymänä.

14 ESPD II osa: Tarjoajaa koskevat tiedot Ryhmittymän ollessa tarjoajana tulee EPD-lomake täyttää kaikista ryhmittymän/yhteenliittymän/ konsortion jäsenistä.

15 ESPD III osa: Poissulkemisperusteet Vastaa kaikkiin pyydettyihin III osan poissulkuperusteita koskeviin kysymyksiin: A: Tuomioihin liittyvät perusteet. B: Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyvät perusteet. C: Maksukyvyttömyyteen jne. liittyvät perusteet. D: Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet. Puuttuvat pakolliset tiedot näet painikkeesta Näytä puuttuvat pakolliset tiedot.

16 Yhden tai tarvittaessa useamman henkilön nimi ja osoite, joka on valtuutettu laillisesti edustamaan tarjoajaa hankintamenettelyssä tai yrityksen vastuuhenkilö(t) joilla on nimenkirjoitusoikeus. Esim. tilanteessa jossa tarjouksen lähettäjä on eri henkilö kuka vastaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Voimavarat (tässä)= soveltuvuusvaatimukset eli referenssit B-kohtaan täytä tarjoajan edustajia koskevat tiedot. Kohdassa C vastaa Ei, jos hankinnassa ei kysytä referenssejä eli kokemusta urakoinnista. Kohdassa C vastaa Kyllä, jos hankinnassa edellytetään referenssejä (edellytetään kokemusta urakoinnista) ja viittaat toisen yrityksen kokemukseen täyttääksesi hankintayksikön asettamat vaatimukset. Näistä yrityksistä on täytettävä erikseen ESPD-lomake tarjouksen tekovaiheessa. D-kohtaan vastaa Ei. Mahdolliset alihankkijat, joita ei käytetä soveltuvuusvaatimusten täyttämiseen (referenssit) käsitellään ennen sopimuksen tekoa erikseen pyydettävällä alihankkijaselvityksellä.

17 ESPD III osa B:verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyvät perusteet B-jaksossa ilmoita, onko yrityksenne rikkonut verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteita. Jos ilmoitat Kyllä, avautuu lisäkohtia vastattavaksi. Jos III osan jaksossa B ilmoitetaan vastaukseksi Kyllä, tarjoaja voi vielä ilmoittaa, onko se kuitenkin jo suorittanut maksut tai sopinut sitovasta järjestelystä maksamatta jääneiden verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamisesta.

18 ESPD III osa: Poissulkemisperusteet Täytä kaikki osiossa C näkyvät kohdat järjestyksessä. Esimerkiksi konkurssi, maksukyvyttömyyteen liittyvät perusteet ja järjestelyt velkojien kanssa: ilmoita pyydetyt tiedot lisätietoineen.

19 ESPD III osa: Poissulkemisperusteet D-jaksossa vastaa vielä pyydettyihin kohtiin.

20 ESPD IV osa: Valintaperusteet Osassa IV tarjoaja ilmoittaa, täyttääkö se hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. C: Tekninen ja ammatillinen pätevyys Arvo: Syötä kaikkien referenssien määrä yhteensä m 3 Päivämäärä: Referenssien viimeinen päivämäärä. Jos sopimus on voimassaoleva niin syötä tarjouksen päivämäärä. Vastaanottajat: Syötä referenssien toimeksiantajat.

21 ESPD IV osa: Valintaperusteet

22 ESPD VI osa: Loppulausumat Valitse päivämäärä hiiren oikealla painikkeella avautuvasta kalenterista Lisää paikkakunta

23 Tarjouspyynnön muut ehdot Hankintakohtaisesti voidaan edellyttää vielä muita soveltuvuusvaatimuksia, joihin tarjoajan tulee vastata.

24 Tarjouksen syöttäminen Puunkorjuu, autokuljetus ja haketus + kuljetus hankinnoissa syötä kerroin pyydetyssä muodossa. Muut urakointilajit syötä tarjottu hinta kenttään pyydetyssä muodossa. Erät joihin et halua jättää tarjousta, tulee rastittaa pois painamalla klikkaa tästä, jos et halua tarjota tätä ryhmää Puunkorjuussa merkitse lisäksi tarjottava kalusto eli käytettävien koneketjujen numerot, jotka on määritelty Yhteiset kriteerit osiossa

25 Tarjouksen syöttäminen Kun olet rastittanut ryhmät joihin et halua tarjota piiloutuvat ko. ryhmän tiedot. Jos haluat hankintaerän uudelleen näkyviin paina Klikkaa tästä, jos et halua tarjota tätä ryhmää.

26 Yhteiset kriteerit: Kaluston määritteleminen Puunkorjuussa määritä Yhteiset kriteerit osioon tarjottavan kaluston käyttöönottovuodet korjuuketjuittain.

27 Yhteiset kriteerit: kapasiteetti Ilmoita kapasiteettirajoite urakointilajeissa jossa kysytään enimmäismäärää m3 (tai ha), johon yrityksesi vuodessa sitoutuu. Vastaa muihin kysymyksiin kohdassa yhteiset määritelmät hankintaeriin.

28 Yhteenliittymän/ryhmittymän jäsenen soveltuvuus ESPD on lähetettävä täytettäväksi sähköpostitse jokaiselle yhteenliittymän tai ryhmittymän jäsenelle Tarjouksen lähetys osiossa. Sekä alihankkijoille joiden referensseihin viittaat täyttääksesi soveltuvuusvaatimukset. HUOM! Tarjous ei lähde liikkeelle ilman kaikkien yhteenliittymän tai ryhmittymän jäsenten ESPD kaavaketta.

29 Pyyntö yhteenliittymän/ryhmittymän jäsenen kelpoisuusselvityksen täyttämiseksi Kun olet lähettänyt ESPDkaavakkeen yhteenliittymän/ryhmittymän jäsenille saavat he sähköpostiinsa pyynnön täyttää lomake. Lisätietoja kohdassa on kunkin tarjouksen yhteyshenkilö/pyynnön lähettäjä eli päävastuullinen tarjoaja. Linkistä avautuu jäsenille täytettäväksi ESPD-kaavake.

30 Yhteenliittymän/ryhmittymän jäsenen kelpoisuusselvityksen täyttäminen ja vastaanottaminen Linkistä avautuu ohjevideo ryhmittymän jäsenen kelpoisuusselvityksen täyttämiseksi Ryhmittymän jäsenen täytyy rekisteröityä Tarjouspalveluun ellei yritys ole jo siellä Ryhmittymän jäsen näkee tarjouspyynnön ja päävastuullisen tarjoajan antamat tiedot Ryhmittymän jäsenen kelpoisuus (ESPD) välilehdellä avautuu täytettäväksi varsinainen soveltuvuusvaatimuslomake. Selvityksen lähetys välilehdellä lähetetä tiedot lähetä painikkeesta. Ryhmittymän jäsen saa vahvistuksen sähköpostiinsa kelpoisuusselvityksen lähettämisestä Päävastuullisen tarjoajan näkymässä tarjouksen lähetys sivulla näkyy ryhmittymän jäsenten/(alihankkijoiden) kelpoisuusselvitykset. Päävastuullinen tarjoajan on tarkastettava vastaukset (Hyväksy/hylkää vastaukset) Vastausten hyväksymisen jälkeen keltainen täppä muuttuu vihreäksi ja järjestelmä ilmoittaa tietojen tallennuksen onnistuneen Tarjousten lähetys ei onnistu ilman em. selvityksiä jos

31 Tarjouksen lähetys Esikatsele tarjous ja varmista, että haluamasi tiedot ovat oikein. Syötä tarjouksen voimassaoloaika Lähetä tarjous painikkeesta. Tarjouksen määräaikaan asti voit korvata edellisen jättämäsi tarjouksen tai jättää uuden rinnakkaisen tarjouksen.

32 Omat tiedot: keskeneräiset tarjoukset ja jätetyt tarjoukset Omat tiedot osiossa näet keskeneräiset tarjouksesi ja jo jättämäsi tarjoukset. Tarjous voi olla keskeneräisissä, siihen asti kunnes haluat lähettää sen. Huomioi määräaika tarjouksen jättämiselle Jos olet ottanut jo lähettämäsi tarjouksen muokattavaksi, muista lähettää se ennen määräaikaa uudelleen.

33 Mistä tiedän että tarjoukseni on mennyt perille? Tarjouspalvelussa Omat tiedot osiossa välilehdellä Jätetyt tarjoukset saat listauksen lähettämistäsi tarjouksista.

34 Mistä tiedän että tarjoukseni on mennyt perille? Päivinen Sonja Päivinen Sonja Saat myös sähköpostiisi vahvistuksen tarjouksen jättämisestä. Tarkistathan tarjouksesi tiedot huolella sähköpostissa olevasta linkistä. Voit muokata tarjousta aina tarjouksen jättämisen määräaikaan asti.

35 Neuvontaa Tarjouspalvelun käyttöön ja ESPDlomakkeen täyttämiseen liittyvissä kysymyksissä voit kääntyä aina kunkin hankinnan yhteyshenkilön puoleen: Sonja Päivinen p Pertti Sarajärvi p Juha Laitinen p

36