Hyvät suun terveydenhuollon palveluntuottajat Alla ajankohtaisia asioita: 1. Tiedottaminen Nämä PSOP-tiedotteet lähtevät vastedes kaikille suun terveydenhuollon palveluntuottajahammaslääkäreille sekä yritysten PSOP-vastuuhenkilöille. Tiedotteet löytyvät jatkossa myös internet-sivustoltamme: https://www.hel.fi/sote/palveluseteli-fi/tuottaja/suun-terveydenhuollon-palveluseteli Myös potilaiden ohjausta ja tiedottamista kehitetään. Palvelukeskus Helsinki aloittaa keskitetysti PSOPpalveluseteliasiakkaiden käytön ohjauksen Helsingin kaupungin toimialoilla, joilla järjestelmä on käytössä. Lisäksi Helsingin suun terveydenhuollon tiedottamista on tehostettu ja tehostetaan edelleen: tehdään mm. englanninkieliset internet-sivustot. Potilaiden neuvonnassa palveluntuottajilla on tärkeä rooli. Erityisesti niitä potilaita, joilla on ennen 1.7.17 myönnetty palveluseteli, tulisi jo ajanvarauksen yhteydessä (ennen hoidon aloittamista) informoida hinnastomuutoksesta ja kertoa, mitä potilaalle suunniteltu hoito maksaa edellisen kauden palveluseteli- ja tuottajahinnoilla. 2. PSOP-järjestelmän versio 3.1 Helsingin suun terveydenhuoltoa koskevat muutokset PSOP-järjestelmän versiossa 3.1., päivitys tod.näk.12.10.17 - Asiakashaku onnistuu myös kuntakäyttäjillä pelkällä palvelusetelinumerolla - Hintavertailussa, suun terveydenhuollon hinnat on nyt otsikoitu Asiakasmaksu. Tämä sekaannusta aiheuttava otsikointi muuttuu seuraavaksi: o TK-maksu *) + lisätään selitekohta tähdelle: *) TK-maksu on hinta, jonka maksaisit terveyskeskuksessa samasta hoidosta. Palvelusetelillä ostettaessa TK-maksua ei makseta, vaan hoidosta maksetaan palveluntuottajalle palvelusetelin arvon ylittävä osuus (=omavastuuosuus). 3. Lukkiintunut käyttäjätunnus Käyttäjätunnus lukkiintuu, jos salasanaa ei ole vaihdettu ennen sen voimassaolon umpeutumista tai jos kirjautumisyrityksiä väärällä salasanalla on viisi. Kirjautumisen yhteydessä, jos tunnus on lukkiutunut, ilmaantuu seuraava virheilmoitus: "Tämä tunnus on lukittu. Ota yhteyttä ylläpitoon tunnuksen avaamiseksi". Olisi tärkeää, että yritysten pääkäyttäjät tai PSOP-vastuuhenkilöt muistuttaisivat säännöllisesti henkilökuntaa vaihtamaan salasanat. Salasana tulee vaihtaa vähintään 90 päivän välein (mielellään esim. kahden kuukauden välein, ettei aika menisi yli). Lisäksi salasana tulisi muistaaj ja jo toisen yrityksen jälkeen tulee siirtyä salasanan vaihtolinkkiin, jotta käyttäjätunnus ei lukkiutuisi useasta väärästä yrityksestä. 1
Lukkiintuneen käyttäjätunnuksen avaus maksaa kaupungille 70 80. Lukkiutuneen käyttäjätunnuksen avauspyyntö: lähetetään sähköpostilla osoitteeseen: Ostopalvelut.Suunte@hel.fi sähköpostiin kirjoitetaan käyttäjän henkilökohtainen käyttäjätunnus, joka on sähköpostiosoite, jolla käyttäjä kirjautuu PSOP-järjestelmään (esim. pekka.porari@omahammaslaakari.fi). lisäksi kirjoitetaan ajankohta, jolloin tunnus halutaan auki. Tunnusten avaaminen voidaan tehdä vain silloin, kun käyttäjä on paikalla, koska avauslinkki on voimassa vain 2 tuntia. Em. tietojen perusteella Ostopalvelut hoitajat pyytävät Digiaa avaamaan käyttäjätunnuksen toivottuna ajankohtana. Mikäli järjestelmään kirjautusongelma ei ole lukkiintunut tunnus, palveluntuottajayrityksen pääkäyttäjä voi voi resetoida käyttäjän salasanan. Myös Digia voi tämän tehdä, mutta se ei ole suotavaa, koska siitä veloitetaan kaupunkia erikseen. Em. käytännöstä tulisi informoida myös yritysten suuhygienistejä ja muita henkilöitä, joilla on PSOPjärjestelmään käyttöoikeus. 4. Laskutus poikkeustapauksissa A. Paperilaskutus 1.1. 30.6.2017 tehtyjä palvelutapahtumia (toimenpiteitä) ei voida jälkikäteen kirjata PSOPjärjestelmään, mikäli sähköinen palveluseteli on sulkeutunut. Nämä palvelutapahtumat tulee laskuttaa suun terveydenhuollolta paperilaskulla 2.10.2017 mennessä. B. Ennen 1.7.2017 myönnettyihin palveluseteleihin halutaan uusia toimenpiteitä tai toimenpidemuutoksia; palvelusetelit ovat avoimia (=voimassa) tai suljettuja. Seteliin halutaan uuden toimenpiteen lisäys: Ennen 1.7.17 myönnetyissä palvelusetelissä on vanhan hinnaston mukainen subventioarvo, eikä niihin enää lisätä uusia toimenpiteitä. Tarvittaessa Ostopalvelut yksikössä tehdään palveluntuottajan pyynnöstä uusi palveluseteli; tällöin palveluseteliarvo ja potilaan omavastuuosuus ovat 1.7. voimaan tulleen hinnaston mukaiset. Ostopalvelut yksiköstä ilmoitetaan uusi palvelusetelinumero suoraan palveluntuottajalle ja palvelutapahtuman laskutus tapahtuu normaaliin tapaan automaattisesti PSOP-järjestelmän kautta. Seteliin halutaan toimenpidemuutos: Mikäli kyseessä on toimenpidemuutos, joka ei onnistu PSOP-järjestelmän muutostoiminnon kautta, voidaan muutos jossain tapauksissa tehdä vanhaan avoimeen seteliin. Paperilaskut lähetetään osoitteeseen: Talpa, PL 612, 00099 Helsingin kaupunki. Laskussa tulee olla kirjattuna seuraavat tiedot: potilaan nimi ja hetu pvm toimenpidekoodit 2
hoitotietojen selitteet (ja tapahtumapäivät) hammaslääkärin SV-tunnus palvelusetelityyppi eli TUTK, KOK, LOHK tai EA Paperilaskutus koskee siis vain ennen 1.7.2017 tehtyjä toimenpiteitä. Ennen paperimuotoisen laskun lähettämistä Talpaan, tulee palvelutapahtuman laskutuksen tila tarkastaa PSOP-järjestelmän Tapahtumat -välilehdeltä tai Asiakkaat ja toteuma -raportilta. Nyt Talpaan on lähetetty jonkin verran virheellisesti laskuja, jotka ovat jo laskutettu PSOP-järjestelmän kautta. Laskutusasioista voi tiedustella Ostopalvelut.Suunte@hel.fi sähköpostin kautta. Ostopalvelut hammashoitajat vastaavat mielellään näihin kysymyksiin. Kun vanhanmallisen tai uuden palvelusetelin voimassaoloaika alkaa umpeutua, tulisi pyytää Ostopalvelut yksiköstä palvelusetelin voimassaoloaikaan jatkoa, soittamalla ensisijaisesti hoitajien rinkinumeroon. C. Palveluntuottajan hyvitysmaksu kaupungille, PALAUTUSTILI: Mikäli palveluntuottajan tulee hyvittää kaupungille esim. tapahtuma, jota ei ole oikeasti tehty ja palveluseteli on jo sulkeutunut, tapahtuu palautus seuraavasti: Maksu lähetettään tilille Helsingin kaupunki FI06 8000 1200 0626 37 Lisäksi maksuliikenteemme tarvitsee tiedon palautuksesta (kuka palauttaa ja mitä) sekä tiliöintitiedot, jotta palautus saadaan luettua sisään oikeilla kirjaustunnisteilla. 5. TUTHO-palvelupakettiin liittyvä käytännön ohjeistus TUTHO-setelin sisältämät tarvittavat lisätoimenpiteet otetaan käyttöön sallittujen toimenpidemuutosten kautta. Tärkeää on huomioida, että lisätoimenpiteet kirjataan ensin. TUTHO-koodi (eli emokoodi) kirjataan viimeiseksi, jolloin palveluseteli sulkeutuu. Kun TUTHO-koodi kirjataan lopuksi, järjestelmä ilmoittaa: - Huom! Toimenpide on jo kirjattu. Haluatko varmasti kirjata myös alkuperäisen toimenpiteen? - Vastataan: Kyllä. Tapahtumat-välilehdeltä voi tarkistaa, että kaikki tarvittavat toimenpiteet on kirjattu. TUTHO-määritelmä: Sisältää suun ja hampaiston tutkimuksen ja tarvittaessa BW-kuvat. Mikäli tutkimuksessa todetaan hoidon tarvetta, potilas voi seuraavin periaattein jatkaa palvelusetelihoitoa samalla hammaslääkärillä ilman, että hoitoon tarvitaan kaupungilta uutta lupaa tai palveluseteliä: - enintään kahden hampaan hoito (paikkaus, juurihoito, poisto) ja - enintään kaksi toimenpidettä hampaiden kiinnityskudosten hoitamiseksi. Suun ja hampaiston tutkimus ja tarvittaessa BW-kuvat sisältävä palveluseteli on arvoltaan 30 euroa. Lopun hoitokokonaisuuden palveluseteliarvo määräytyy tehtyjä hoitotoimenpiteitä vastaavien palveluseteliarvojen mukaisesti. Tarvittavat lisätoimenpiteet on määritelty sallituiksi TUTHO-koodiin ja ne on mahdollista ottaa käyttöön Suun terveydenhoidon sallittujen toimenpidemuutosten kautta. Lisätoimenpiteitä ovat paikkaus-, juurihoito- ja poistokoodit sekä kiinnityskudoksen hoitoon liittyvät koodit sda01-sda05. 3
Ostopalvelut yksikköön lähetettäviin potilasasiakirjoihin tulee selkeästi kirjata mitkä toimenpiteet kuuluvat TUTHO-palvelukokonaisuuteen (STM-seuranta). Lisäksi voidaan Psop-järjestelmän LISÄTIETOkenttään kirjata niiden hampaiden numerot, jotka on hoidettu TUTHO-paketin puitteissa. Mikäli potilaalle jää TUTHO-kokonaisuuden jälkeen hoidontarvetta, voi hän halutessaan jäädä palveluntuottajahammaslääkärin yksityispotilaaksi tai palata takaisin Helsingin kaupungin suun terveydenhuoltoon. Mikäli potilas valitsee hoitopaikakseen suun terveydenhuollon, tulee hänet ohjata ottamaan yhteyttä suun terveydenhuollon ajanvaraukseen: 09-310 51400. Suun terveydenhuollon kiireettömän hoidon ajan saa tällä hetkellä noin 3 kuukauden kuluttua. 6. PSOP-hintavertailu Muistattehan täyttää hintavertailun Haun tarkennus - kentät: erityisesti kohdat Palvelun saatavuus (arvioitu jonotusaika) ja Palvelukielet. 7. EU tietosuojauudistus EU-Tietosuoja-asetus tuli voimaan 24.5.2016 ja sitä sovelletaan 25.5.2018 alkaen. Silloin henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetuksen mukaista. Helsingin kaupungilla EU- tietosuoja-asetuksen toimenpano toteutetaan kaupunkitasoisesti ja toimialoittain. Digia vastaa PSOP-järjestelmän osalta sen toteutussuunnitelmasta. Myös PSOP-ohjausryhmässä käsitellään tietosuoja-asetuksen soveltamista. Tietoturvallisuuteen liittyviä käytäntöjä tulee luonnollisesti noudattaa jo nyt nykyisen henkilötietolain vaatimusten mukaisesti. Palveluntuottajien tulee lähettää Helsingin kaupungin Suun terveydenhuoltoon ainoastaan palveluntuottamiseen kuuluvia hoitotietoja. Mikäli esim. samalla käynnillä potilaalle on tehty toimenpiteitä yksityishoitona, tulee nämä tiedot selkeästi eriyttää, jotta tietosuojavaatimukset täyttyvät. (nyk. henkilötietolaki, jatkossa EU-tietosuoja-asetus). Kaikkien palveluntuottajien tulee viimeistään 31.12.2017 mennessä lähettää tarvittavat potilasasiakirjamerkinnät suun terveydenhuollolle osoitteeseen: Ostopalvelut.Suunte@hel.fi. suojatun sähköpostin välityksellä. Suun terveydenhuollossa suojattuja sähköpostiviestejä voidaan vastaanottaa vain etukäteen ilmoitetun, kiinteän koodin avulla. Suojatun sähköpostin kautta lähetettävät potilasasiakirjat tulisi olla PDF- muodossa tai ainakin sellaisessa muodossa, joka pystytään tallentamaan PDF-muotoon. Asiointi yksittäisistä potilasta suojaamattoman sähköpostin kautta: Aina kun asioidaan potilaiden hoitoon liittyvistä asioista suojaamattoman mailin kautta, tulee potilaan tiedot lähettää Ostopalvelut-yksikköön ilman tunnistetietoja, pelkän palvelusetelin numeron avulla. Vastaavasti suun terveydenhuollosta lähetetään palveluntuottajalle pelkkä palvelusetelinumero, ei muuta. 8. Sääntökirja Alla tärkeitä asioita, jotka löytyvät myös Sääntökirjasta: 4
a. Potilastietojärjestelmän vaatimukset Kanta-integraatioissa Päivitetyssä Sääntökirjassa (s. 18) todetaan potilastietojärjestelmän osalta seuraavasti: Palvelusetelipalveluntoimittajan vaatimuksiin kuuluu jatkossa Kanta-yhteensopiva A-luokan potilastietojärjestelmä. Alla tarkennus sääntökirjan tekstiin: Vaatimukset täyttää myös B-luokan potilastietojärjestelmä, jonka Kanta-integraatio tehdään A-luokan tietojärjestelmätoteutuksen (ohjelman) avulla. Asiakastietolaki: Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät jaotellaan käyttötarkoitustensa ja ominaisuuksiensa perusteella luokkiin A ja B. Luokkaan A kuuluvat Kansaeläkelaitoksen ylläpitämät Kanta-palvelut sekä tietojärjestelmät, jotka on tarkoitettu liitettäväksi Kanta-palveluihin joko suoraan tai teknisen välityspalvelun kautta. Luokkaan A kuuluu myös 3 :n 6 kohdassa tarkoitettu välityspalvelu. Muut tietojärjestelmät kuuluvat luokkaan B. b. PSOP-toiminnassa lopettavat palveluntuottajat, yrityksen vaihtaminen ym. muutokset Palveluntuottajan tulee ilmoitta kuukautta ennen lopettamistaan tai muista muutoksista toiminnassaan kaupungin Ostopalvelut yksikköön. Sääntökirja s 10: Palveluntuottajan vastuuhenkilön on oma-aloitteisesti tiedotettava palvelun tuottamiseen vaikuttavien olosuhteiden muutoksista palvelutuottajaportaalin (PSOP) kautta ja kaupungin Ostopalvelut-yksikölle viipymättä sen jälkeen, kun muutos on tiedossa, viimeistään kuukautta ennen kuin muutoksen on tarkoitus astua voimaan. Ilmoitettavia asioita ovat, palvelusetelitoiminnan aloittaminen, keskeyttäminen, esim. äitiyslomat, lopettaminen, muutokset hoitoonpääsyajoissa ja vastuuhenkilöiden tai yhteystietojen muuttuminen. Erikseen on ilmoitettava myös, mikäli palveluntuottajan /yrityksen Y-tunnus tai nimi muuttuu. Palveluntuottajan vastuuhenkilö ilmoittaa yrityksen palvelusetelitoiminnassa mukana olevat ammattihenkilöt lisäämällä tiedot henkilöstöluetteloon Päivitetty Sääntökirja löytyy palveluntuottajien sivustolta: https://www.hel.fi/sote/palveluseteli-fi/tuottaja/suun-terveydenhuollon-palveluseteli 9. Helsingin kaupungin Suun terveydenhuollon nettisivustot Sekä suomen- että ruotsinkielisten asiakkaiden nettisivustot ovat nyt päivitetty: - http://www.hel.fi/www/sote/palveluseteli-fi/palvelusetelit/suun-terveydenhuolto - http://www.hel.fi/www/helsinki/sv/social-och-halso/halso/tandvord/servicesedel 10. Henkilökunnasta Ostopalvelut yksikön henkilöstö sekä lähitulevaisuuden muutokset ja työvapaat: Ostopalvelut hammaslääkärit: Vastaava hammaslääkäri Seija Taube on työvapaalla 8.2.2017 asti. Hänen sijaisenaan toimii ts. vastaava hammaslääkäri Susanna Ilonen. Ehl Juha Ruotoistenmäki on lomalla 13.11. 3.12.17 hll Sanna Särkimäki työskentelee osa-aikaisesti (yl. ma, ti, ke) Evhl Telle Salmela on opintovapaalla 19.9 22.10.17 Hll Hannaliisa Salmi hannaliisa.salmi@hel.fi on aloittanut yksikössämme uutena Ostopalvelut hammaslääkärinä. 5
Ostopalvelut yksikön hammashoitajat: Sanna Pakonen Eveliina Laakso Heidi Sainio Pirjo Somervuo (osa-aikainen) 11. Ostopalvelut-yksikön puhelinpalvelu, vastausringit Nyt RINKI-numeroihin soittaminen toimii jo hyvin! Toivomme, että yritysten sisällä tämä tieto tavoittaa aivan kaikki hammaslääkärit eikä enää soitettaisi henkilökohtaisiin numeroihin. - Ostopalvelut -hammaslääkäreiden rinkinumero: 09 310 24688 - Ostopalvelut -hammashoitajien rinkinumero: 09 310 45555 - Palvelunumero on toiminnassa arkipäivisin klo 8-15 6