SOTE-UUDISTUS TYÖRYHMÄ: ICT- JA SÄHKÖISTEN PALVELUJEN TYÖRYHMÄ Aika: Perjantai, 25.8.2017, klo 9.00 11.00 Paikka: Turun kaupungintalo, kokoushuone Armfelt, Aurakatu 2 Kutsutut: Jussi Vira Turku Puheenjohtaja läsnä Marius Brunberg Kårkulla samkommun läsnä Yrjö Koivusalo VSSHP Varapuheenjohtaja läsnä Elina Kontio Turun amk läsnä Antti Korte Raisio vara: Juhani Ruohonen Raisio läsnä, etä Pirkko Kortekangas VSSHP Jaakko Lahti-Mononen Lieto läsnä Merja Laine Paimio Pauli Lehtonen Uusikaupunki läsnä Anne Martikainen Turku Marko Muotka Uusikaupunki Tommi Mäkeläinen VSSHP läsnä Jari Nevalainen Medbit läsnä, etä Tuija Ojala Loimaa läsnä, etä Yrjö Saarikko Turun Yliopisto Jarmo Saarinen Laitila läsnä Minna Salakoski Turku läsnä Tapio Salakoski Turun yliopisto Marjaana Siirala Turku läsnä Karin Simola Kemiönsaari läsnä Veli-Pekka Suuronen Varsinais-Suomen liitto Jaakko Ståhlberg Turku läsnä Riitta Söderlund Salo Marko Tanska Salo läsnä Seppo Toivonen Kela Nina-Mari Turpela Varsinais-Suomen liitto läsnä Suvi Vainiomäki Turku Antti Vasanen Varsinais-Suomen liitto Mika Vuorinen Kaarina Tuire Mikola Medbit Sihteeri läsnä Kutsutut asiantuntijat Jukka Annunen Medbit läsnä Timo Holma Kuntien Tiera läsnä Janne Mutanen Medbit läsnä
1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Jussi Vira avasi kokouksen. Uudet jäsenet esittäytyivät - Tommi Mäkeläinen VSSHP - Nina-Mari Turpela, Varsinais-Suomen liitto - Jukka Annunen, Medbit : Hyväksyttiin ryhmän uudet jäsenet. 2. Esityslistan käsittely : Esityslista on puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin valmistelema. Esityslista hyväksyttiin kokouksessa muutoksitta. 3. Edellisen kokouksen muistion käsittely Edellisen kokouksen, 20.6.2017 muistio on lähetetty jäsenille sähköpostilla 20.8.2017. Materiaali on myös Turun kaupungin Extranetissa. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ovat tarkastaneet muistion. Muistioon ei ole tullut etukäteen kommentteja eikä kokouksessa esitetty muutospyyntöjä. 4. Varsinais-Suomen ICT-nykytilan kartoituksen loppuraportin hyväksyminen ICT-toimintojen järjestäminen: Tulevaisuuden kunnan näkökulma: Kuntien Tiera; Timo Holma Maakunnalle siirtyvät SOTE-ICT-tietojärjestelmät ja tietovarannot: Medbit, Janne Mutanen Loppuraportti, powerpoint-esitys ja 2 yhteenvetotaulukkoa on jaettu ryhmän jäsenille etukäteen 22.8. ja 24.8. sekä liitetään muistion liitteeksi (liitteet 1-4). ICT-ryhmä käsitteli asiaa edellisessä kokouksessaan 20.6.2017 ja päätti seuraavaa: ICT-ryhmä edellyttää tarvittavien korjausten tekemistä ja word-dokumentin laadintaa ennen hyväksymistä. Mahdolliset toivomukset tulee lähettää Janne Mutaselle ja Timo Holmalle kuluvalla viikolla. Uuden version määräaika on 15.8.2017. Keskustelusta poimittua: - Tietojärjestelmien ja toimittajien lukumäärään vaikuttaneita tekijöitä o Kansallisen ohjauksen puute
esitys: ICT ja sähköiset palvelut työryhmä: muistio 25.8.2017 27.8.2017 o Historialliset syyt, yhteistyön vähäisyys, organisaatiokohtaiset valinnat ja pitkä elinkaari - Konesalien lukumäärään tulevat jatkossa myös vaikuttamaan esim. tietoliikenneratkaisut - Henkilöstön kyvykkyyksien jakautuminen; suurin osa työskentelee palvelutuotannossa o rajanveto eri osaamisalueiden välillä ollut joissakin tapauksessa vaikeaa - Kustannusyhteenveto o Organisaatioiden kustannuksissa edelleen puutteita ja virheitä. o Määrittely vaikeaa, mikä kuuluu ICT-kustannuksiin; sisältöä pitää tarkastella kustannusten rinnalla ja määritellä sitä kautta o Kehittämiskustannusten/investointien ja palvelutuotannon eriyttäminen toisistaan o Vastuiden jakautuminen ja budjetointikäytännöt organisaatioissa vaikeuttavat selvittämistä o Turku IT-kokonaiskustannukset 18 milj. ja sote-kustannusten osuus 6 milj. - Turun osalta tullut vielä kommentteja tällä viikolla. Niitä ei ole vielä raportissa mukana. - Järjestelmäkirjosta johtuen haasteellista ja kriittistä on, miten vastaanottava organisaatio toimii, missä vaiheessa järjestelmiä konsolidoidaan. - Ennakoitavissa on IT-kustannusten nouseminen varsinkin muutoksen läpivientivaiheessa. - Kuntien yhteistyön tiivistäminen - Kuntayhteinen palvelualusta kuntien osalta tavoitteena ICT-ryhmä käsittelee ja hyväksyy loppuraportin sekä päättää loppuraportin jakelusta. Medbit:n ja Tieran pitää tuoda seuraavaan kokoukseen toimeksiannossa olleen rajauksen tarkennus kuntien ja SOTE:n ICT-palveluiden sisällöstä. ICT kustannukset pitää esittää yhteisen rakenteen ja em. tarkennetun rajauksen mukaisesti. Raportti pitää saada hyväksyttäväksi seuraavassa kokouksessa. ICT-ryhmässä todettiin, että erityisesti kustannusten yhteenveto vaatii korjausta ja täydennyksiä. Jokainen organisaatio tarkistaa vielä kustannukset omalta osaltaan ja lähettää kustannukset sihteerille 1.9.2017 mennessä Uusi versio loppuraportista ja kustannusyhteenvedoista pitää lähettää ryhmän jäsenille tutustuttavaksi 6.9. mennessä. Esityslista lähetetään 22.9.2017. Seuraavaan kokoukseen Medbit:n pitää valmistella alustus muutoksen läpiviennistä ja strategisista linjauksista maakuntaan siirtyvien järjestelmien, sote-ict:n osalta muutoksen läpiviemiseksi (migraatiostrategia). Alueen ICT-nykytilakuvauksen perusteella voidaan valmistella jatkokehitystä ja päätöksentekoa varten linjauksia koskien kunnista maakunnalle siirtyviä sote-ict-palveluja. Haetaan linjanvetoja, jotka tarvitaan yksityiskohtaisen suunnittelutyön käynnistämiseksi. Jos ei linjaus ole vielä selvillä, pitää ainakin valmistella asiat, joihin halutaan vastausta. Kokouksessa otettiin esille esimerkkinä, siirretäänkö järjestelmät sellaisenaan vai pyritäänkö tekemään konsolidointia? Miten yhtenäistäminen ja uudistaminen vaiheistetaan hallinnollisen siirron jälkeen?
5. Varsinais-Suomen liiton hakemus VM:lle 5.5.2017 / Viite: VM:n kirje Maakuntauudistuksen esivalmisteluvaiheen ICT-valmistelun tuki tilanteen esittely 6. Varsinais-Suomen liiton hakemus VM:lle 31.8.2017 / Viite: VM:n kirje, Maakuntien perustamiseen liittyvä lisärahoitus; Avustus ICT-valmisteluun liittyviin tehtäviin: Rahoitusehtojen ja Alustavan hankesuunnitelman esittely Kohdat 5 ja 6 käsiteltiin kokouksessa yhteisesti, minkä vuoksi sihteeri on yhdistänyt nämä muistiossa. Esittelijät: - Nina-Mari Turpela ja Yrjö Koivusalo; Rahoituspäätöksen tilanne; Hankkeen hallinnointi ja raportointi VM:lle - Projektipäällikkö Jukka Annunen: VM:n I vaiheen hankesuunnitelman mukaisen työn käynnistäminen ja VM:n II vaiheen alustavan hankesuunnitelman esittely VM on tehnyt Varsinais-Suomelle I vaiheen osalta rahoituspäätöksen, mutta ongelmaksi on todettu in-house-asetelmasta johtuva rahoituksen kohdistaminen Medbit:n työhön. Varsinais-Suomen liitto ei ole Medbit:n omistaja. Mahdollisten riskien välttämiseksi ja keskustelujen jälkeen VM:n päätös on peruutettu. Hakemus on tehty uudelleen VSSHP:n nimissä, missä kyse on teknisestä muutoksesta. VM on luvannut tehdä päätöksen nopeasti. Tässä vaiheessa on käyty keskustelua myös IT-henkilöstön palkkaamisesta maakuntien valmisteluvaiheessa. Samalla ICT-ryhmä käsitteli myös rahoitushakemuksen tekemistä VM:ltä tulleeseen toiseen vaiheeseen. VM:n on tarkoitus pidentää II vaiheen hakemuksen aikataulua kuten myös molempien vaiheiden toteutusten aikataulua. Jukka Annunen esitteli toisen vaiheen alustavan hankesuunnitelman. - Tähän mennessä kertynyt työpanos on n. 65 htpv, noin 10 eri henkilöä Turusta, VSSHP:stä ja Medbit:ltä. - Hankkeessa pääpaino on oman alueen perusasioiden kuntoon saattamisella, kuten infran ja käytettävien järjestelmien osalta, siinä määrin mitä pystytään sopimaan - Keskeistä maakuntien osalta on maakuntien järjestäjän ja palveluntuottajan tehtävien tunnistaminen sekä tiedon saannin varmistaminen - Työn on tarkoitus käynnistyä 12.9.2017. Allihopa/ICT-ryhmän rooli II-vaiheen hankkeessa on samanlainen kuin I-vaiheessa on suunniteltu: Keskeisenä tehtävänä on varmistaa alueen asioiden huomioonottaminen eri näkökulmista sekä rahan käytön varmistuminen ja suunnitelman mukaisten lopputulosten valmistuminen.
esitys: ICT ja sähköiset palvelut työryhmä: muistio 25.8.2017 27.8.2017 Muistion liitteenä ovat - VSSHP:n tekemä hakemus VM:n I vaiheeseen; tekninen korjaus, saman sisältöinen kuin Varsinais-Suomen liiton tekemä (liite 5) - VM:n II vaiheeseen tehtävän rahoitushakemuksen liite: alustava hankesuunnitelma ja powerpoint-esitys (liitteet 6-7) - ICT-työryhmän kokouksen jälkeen saapunut uusi VM:n ohje ja väliraporttipohja rahoitushakemuksesta II vaiheeseen (liitteet 8-9). ICT-ryhmä käy keskustelun vaiheisiin kuuluvien hankkeiden valmistelun tilanteesta sekä rahoituksen käsittelystä ja tarvittaessa evästää valmistelijoita jatkotyössä. ICT-ryhmä kannatti yhteisen VSSHP:n ja Varsinais-Suomen liiton rahoitushakemuksen tekemistä VM:n toiseen vaiheeseen Työt pitää käynnistää mahdollisimman nopeasti sekä I että II-vaiheen osalta, ja työhön voidaan käyttää I vaiheen rahoitusta; kunhan raportoinnissa ja selvityksissä VM:lle työt ja kustannukset pitää kohdistaa oikeille vaiheille. ICT-ryhmän kanta on, että II-vaiheen rahoitushakemuksen jättämistä kannattaa siirtää uuden määräajan puitteissa, koska valtion talousarviokäsittelystä tulee uusia ohjeita syyskuun alkupuolella. VM on luvannut tehdä nopeasti päätöksiä. Myöhemmin tulleet muutokset sisältöön ja aikatauluun on tarpeen lisätä suunnitelmaan. 7. Esitys tavoitearkkitehtuurin tuotosten jatkotyöstämisestä ICT-ryhmä käsitteli asiaa edellisessä kokouksessaan 20.6.2017 ja päätti seuraavaa: ICT-ryhmä edellyttää tavoitearkkitehtuuridokumentin yksinkertaistamista. Mahdolliset toivomukset tulee lähettää sihteerille kuluvalla viikolla. Uuden version määräaika on 15.8.2017. ICT-ryhmän 20.6.2017 kokouksen jälkeen on tapahtunut merkittäviä muutoksia kansallisiin linjauksiin ja suunnitelmiin, kuten - Sote- ja maakuntauudistuksen valmistelu siirtyy vuodella eteenpäin: väliaikaishallinto aloittaa 6/2018 alkaen ja järjestämisvastuu siirtyy kunnilta maakunnille 1.1.2020 - Lakien valmistelu ja käsittelyaikataulu muuttuu vastaavasti Uudet lakiluonnokset tulevat käsittelyyn 20.9.2017 Lakiluonnoksissa ollut Sote-palveluntuottajien yhtiöittämispakko tulee poistumaan Valinnanvapautta koskeviin säädöksiin tulee muutoksia VM:n kirje uudesta rahoitushakemuksesta tuli jakeluun samanaikaisesti ryhmämme viime kokouksen kanssa, jota varten hankesuunnitelmaa on valmisteltu heinä-elokuun aikana. (ks kohta 6). Tavoitearkkitehtuurityön tulokset on tarkoitus hyödyntää tässä työssä. Allihopa-ryhmien puheenjohtajat tulevat saamaan myös uudet ohjeet syyskauden työskentelylle syyskuun alkupuolella.
esitys: ICT ja sähköiset palvelut työryhmä: muistio 25.8.2017 27.8.2017 ICT-ryhmä käy keskustelun tilanteesta. ICT ryhmä hyväksyy esityksen tavoitearkkitehtuuritulosten viimeistelyn siirtämisestä siten, että ne esitellään ICT-ryhmälle lokakuun kokouksessa hyväksyttäväksi. ICT-ryhmä täydentää tavoitearkkitehtuurin viimeistelyn laadinnan resurssointia kohdassa 6 mainitulla hankesuunnitelman laadintaan osallistuneilla asiantuntijoilla. Ajanpuutteen vuoksi ICT-ryhmä ei käynyt laajempaa keskustelua tässä yhteydessä. ICT-ryhmässä todettiin asian liittyvä kiinteästi valmisteilla oleviin hankkeisiin ja tulee viimeistellä liittyen em. VM:n rahoittamien hankkeiden valmisteluun. Viimeistelty versio esitellään ICT-ryhmälle lokakuun kokouksessa hyväksyttäväksi 8. Ehdotus työsuunnitelmaksi syksy 2017 Esittelijät, Katsaus Medbit:n liikkeenluovutuksiin; Jari Nevalainen Ajanpuutteen vuoksi esityslistaa muutettiin siten, että toimintasuunnitelmaa käsitellään seuraavassa kokouksessa ja Jari Nevalainen esittelee lyhyesti Medbit:n ja Medi-IT:n Fuusion tavoitteita ja tilannetta. - Yhtiöt fuusioituvat sulautumalla yhdeksi uudeksi yhtiöksi, jonka työnimi on 2M Sote ICT Oy. - Toiminnan käynnistämisen aikataulu on 1.3.2018 - Uudessa yhtiössä on henkilöstömäärä n. 415 ja liikevaihto n. 82 milj. Yhtiö toimii 12 maakunnan alueella. - Osakkeiden jako suoritetaan nykyisten omistajien kesken omistussuhteiden mukaisesti - Fuusiovalmistelun aikana ei voida tehdä muutoksia nykyisiin yhtiöiden omistussuhteisiin. Valmistelua liikkeenluovutuksiin voidaan tehdä siten, että varsinainen kauppa toteutuu fuusion jälkeen. - Liikkeenluovutuksia, jotka eivät edellytä omaisuusjärjestelyjä ja joilla ei ole vaikutusta Medbit:n taseeseen, voidaan tehdä fuusiovalmistelun aikana. ICT-ryhmä käsitteli asiaa edellisessä kokouksessaan 20.6.2017 ja päätti seuraavaa: ICT-ryhmä kävi keskustelua syyskauden tehtävistä. ICT-ryhmä pitää tarpeellisena laatia suunnitelma, mitä 2019 alussa pitää olla valmiina ja sopia sen ylläpidosta. Suunnitelman toteutumista pitää seurata ryhmän kokouksissa ja tehdä tarvittaessa muutoksia. Seuraava versio suunnitelmasta pitää olla valmiina 15.8.2017 ja käsitellään seuraavassa kokouksessa. ICT-ryhmä merkitsi Jari Nevalaisen esityksen tiedoksi. Toimintasuunnitelma käsitellään ICTryhmän seuraavassa kokouksessa. 9. Muut mahdolliset asiat Muita asioita ei ollut.
10. Kokousaikataulu Työryhmän kokousajat on sovittu seuraavasti ja kalenterikutsut lähetetty: - Perjantai, 29.9.2017, klo 13.00 15.00, Turun kaupungintalo, kh. Armfelt, Aurakatu 2 - Torstai, 26.10.2017, klo 9.00 11.00, Turun kaupungintalo, kh. Armfelt, Aurakatu 2 - Torstai, 30.11.2017, klo 9.00 11.00, Turun kaupungintalo, kh. Armfelt, Aurakatu 2 Puheenjohtaja totesi alueellisen valmistelun etenemisen seurannan keskeiseksi teemaksi. Jaakko Ståhlberg ilmoitti maakuntien viitearkkitehtuurityön alkavan 1.9.2017 11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen. Lisätietoa kokouksesta: Tuire Mikola Sähköposti: Tuire.mikola@medbit.fi, puhelin: 050 410 6029 Sihteeri jakaa ICT-ryhmän kokousmateriaalin sähköpostilla. Materiaali on myös Turun kaupungin Extranetissa: - https://extranet.turku.fi. - Käyttäjänimi: sähköpostiosoite ja salasana sähköpostilla saamasi salasana Jos sinua ei ole rekisteröity käyttäjäksi, ota yhteys Tuire Mikolaan.