Palvelutoiminnan hinnoittelu Itä-Suomen yliopistossa

Talouspalvelut Ohje 1 (9) Palvelutoiminnan hinnoittelu Itä-Suomen yliopistossa

Talouspalvelut Ohje 2 (9) 1 TAUSTAA... 3 2 YKSIKÖIDEN RYHMITTELY HINNOITELTAVAN TOIMINNAN MUKAAN... 4 3 HINNOITTELUN PERIAATTEET... 5 3.1. Omakustannusarvo...5 3.2. Katevaatimus...5 3.3. Arvonlisävero...5 3.4. Välittömät kustannukset...6 Välittömät palkka- ja palkkiokustannukset...6 Laitekustannukset...6 Tilakustannukset...7 Muut kustannukset...7 3.5. Välilliset kustannukset...7 Henkilösivukustannukset...7 Yleiskustannukset...8 4 LASKUTUS JA VOIMASSAOLO... 9

Talouspalvelut Ohje 3 (9) 1 TAUSTAA Tässä ohjeessa kuvataan Itä-Suomen yliopiston palvelutoiminnan hinnoittelun pääperiaatteet. Periaatteet hintojen määrittämisestä koskevat: julkisoikeudellisia palveluita yliopiston yksiköiden sisäisesti toisiltaan laskuttamia palveluita liiketaloudellista palvelutoimintaa. Julkisoikeudellisten suoritteiden hintojen määrittämisessä on myös huomioitava valtioneuvoston asetus yliopistojen toiminnassa perittävistä maksuista. Tässä asiakirjassa kuvatut periaatteet eivät koske vuokrien määrittämistä yritysten kanssa tehtäviin yliopiston laboratoriotiloja ja/tai laitteita koskeviin vuokrasopimuksiin tai sisäisten ja ulkoisten tilavuokrien määrittämistä. Näissä tapauksissa hinnoittelussa opastaa yliopiston toimitilapalvelut (tilavuokrat) ja hankintapalvelut (laitevuokrat). Palvelutoiminnan suoritteet voivat olla toistuvia rutiiniluonteisia suoritteita (suorite aina samanlainen, kuten näyteanalyysit), potilastutkimuksia tai kertaluontoisia palvelu- tai tutkimusrahoitussopimuksia. Yliopistolla suoritettava liiketaloudellinen palvelutoiminta on pääsääntöisesti määritelty olevan sekä elinkeinotoimintaa että liiketoimintaa. Mahdollisessa verotarkastustilanteessa määrittely pitää olla perusteltavissa erityisesti silloin, kun liiketaloudellisten palvelujen tuottaminen ei ole määritelty olevan veronalaista elinkeinotoimintaa tai liiketoimintaa. Liiketoiminta jaotellaan arvonlisäveron alaiseksi liiketoiminnaksi ja/tai tuloveron alaiseksi elinkeinotoiminnaksi kunkin projektin tunnusmerkkien perusteella. Toiminnan luonteen arviointi tapahtuu tapauskohtaisen kokonaisarvioinnin perusteella huomioiden samalla yliopistojen toiminnan erityisluonne. Elinkeinotoiminnaksi määritellään sellaiset liiketaloudelliset palvelut jotka täyttävät verottajan asettamat tunnusmerkit elinkeinotoiminnasta. Näitä tunnusmerkkejä ovat mm. toiminnan itsenäisyys jatkuvuus voiton tavoittelu toimiminen kilpailutilanteessa suuri liikevaihto toiminnan riskinalaisuus toiminnan kohdistuminen laajaan tai rajoittamattomaan asiakaskuntaan. Lisäksi arviointiin vaikuttaa se, millä tavoin myytävä palvelu tai tuote on hinnoiteltu sekä se, millä tavoin myytävä palvelu tai tuote vastaa yleisesti yhteiskunnassa elinkeinotoiminnan muodossa myytäviä hyödykkeitä.

Talouspalvelut Ohje 4 (9) Verotusohje korkeakouluille on annettu 24.3.2015. Yliopistot ovat tuloverolaissa (TVL) tarkoitettuja yhteisöjä ja verovelvollisia elinkeinotoiminnasta saadusta tulosta 20 % yhteisöverokannan mukaisesti sekä kiinteistötulosta kunnalle ja seurakunnalle alennetun verokannan mukaisesti. Tulovero maksetaan elinkeinotoiminnan projektin katteesta. Itä-Suomen yliopisto katsotaan yhdeksi verovelvolliseksi joten vuosittaiseen laskelmaan otetaan huomioon kaikki yliopiston elinkeinotoiminnaksi luetellut liiketaloudellisen palvelutoiminnan projektit ja näiden yhteenlaskettu tulos. Talouspalveluissa laaditaan ilmoitus verottajalle ja suoritetaan veron kirjaaminen kirjanpitoon. Tuloveron jälkeen projektille jäävä kate jää projektin lopulliseksi tulokseksi. Lisätietoja elinkeinotoiminnasta on saatavilla Talouspalveluiden intran sivuilta kohdasta Elinkeinotoiminta tai osoitteesta projektit(at)uef.fi. 2 YKSIKÖIDEN RYHMITTELY HINNOITELTAVAN TOIMINNAN MUKAAN Itä-Suomen yliopistossa voidaan tunnistaa kolme erilaista hinnoittelua suorittavaa ryhmää: I. Yksiköt, jotka hinnoittelevat suoritteensa itse Itä-Suomen yliopiston apteekki ja Aducate hinnoittelevat suoritteensa itse ja käsittelevät sen talousjohtajan kanssa. Tässä ohjeessa ei käsitellä näiden yksiköiden hinnoittelua. II. Yksiköt, jotka laskuttavat sisäisesti/ulkoisesti rutiiniluonteisia suoritteita Yksikkö määrittelee suoritteiden sisäiset ja/tai ulkoiset hinnat kullekin vuodelle keväällä uusien yleiskustannuskertoimien vahvistamisen jälkeen. Näin kunkin vuoden hinnat on laskettu kyseisen vuoden yleiskustannuskerrointa käyttäen. Talousjohtaja vahvistaa hinnat yksikön tekemän esityksen perusteella. Hintojen muodostuminen on avattava riittävän tarkasti esim. Excel-taulukkoon. Tällaisia yksiköitä ovat esimerkiksi: SIB-labs-infrastruktuuriyksikkö (impedanssilaitteen ja MicroCT -palveluiden hinnat) Kielikeskus (kurssimaksujen hinnat) Kirjasto (palveluiden hinnat) Kliininen lääketiede (Taitostudian tilojen ja laitteiden vuokraushinnat, Bioplex analysaattorin käytön hinnat sekä histomorfometria -laboratorion palveluiden hinnat) Kliininen lääketiede (DHU -tutkimusyksikön ja aivotutkimusyksikön palveluiden hinnat) Opintopalvelut (tulosteiden/kopioiden ja tarvikkeiden hinnat) Tietotekniikkapalvelut (palveluiden hinnat) Koe-eläinkeskus (palveluiden hinnat) Näitä suoritteita varten talouspalveluiden intrassa on hinnoittelulomake rutiiniluontoisille palveluille ja hinnoittelulomake potilastutkimuksiin. Yliopiston sisäisten palvelujen hinnoittelua varten talouspalveluiden intrassa on oma hinnoittelulomake.

Talouspalvelut Ohje 5 (9) III. Yksiköt, jotka tekevät kertaluontoisia palvelu- tai tutkimusrahoitussopimuksia yritysten tai muiden yliopiston ulkopuolisten tahojen kanssa Näitä suoritteita varten talouspalveluiden intrassa on hinnoittelulomake kertaluonteisille palveluja tutkimusrahoitussopimuksille. 3 HINNOITTELUN PERIAATTEET 3.1. Omakustannusarvo Suoritteen hinnoittelun lähtökohtana on suoritteen tuottamisesta yliopistolle aiheutuvat välittömät kustannukset. Näistä kustannuksista muodostuu suoritteen omakustannusarvo. Omakustannusarvo on välittömien ja välillisten kustannusten yhteismäärä. Omakustannusarvoa käytetään suoritteen hintana vain silloin, kun kyseessä on valtioneuvoston asetuksen (1082/2009 ja 1436/2014) mukainen julkisoikeudellinen suorite tai suorite, joka laskutetaan sisäisesti joltakin Itä-Suomen yliopiston omalta yksiköltä. 3.2. Katevaatimus 3.3. Arvonlisävero Itä-Suomen yliopiston yksiköiden välistä sisäistä laskutusta varten on maksavan yksikön ensin selvitettävä, että Itä-Suomen yliopistossa käytetyt laskentaperusteet ovat rahoituslähteen ehtojen mukaan hyväksyttäviä. Esimerkiksi EU:n rakennerahastohankkeissa voidaan sisäisesti laskuttaa vain todennettavasti maksettuja suoria kustannuksia, koska rahoittaja ei todennäköisesti hyväksy hintaan sisältyviä laskennallisia eriä kuten yleiskustannuskertoimin laskettuja kustannuksia. Yliopiston ulkopuolisille tahoille tuotettavien suoritteiden hintoihin on edellä kuvatun omakustannusarvon lisäksi sisällytettävä kate. Itä-Suomen yliopistossa katevaatimus on vähintään 10 % omakustannusarvosta. Tämä koskee sekä rutiiniluonteisia suoritteita että kertaluonteisia palvelutai tutkimusrahoitussopimuksia. Yliopiston sisäiset hinnat eivät saa sisältää katetta. Yliopiston ulkopuolisille tahoille tuotettavien suoritteiden hintoihin (rutiiniluonteiset suoritteet ja kertaluonteiset palvelu- tai tutkimusrahoitussopimukset) on omakustannusarvon ja katteen lisäksi sisällytettävä myös mahdollinen arvonlisävero. Hanketta valmisteltaessa tulee aina selvittää kuuluuko suoritteen myynti arvonlisäverotuksen piiriin. Arvonlisäverosta on lisättävä maininta asiakkaan kanssa laadittavaan sopimukseen. Kaikki vastikkeellinen liiketoiminnan muodossa tapahtuva tavaroiden ja palveluiden luovutus on arvonlisäveron alaista myyntiä, ellei arvonlisäverolaissa ole erikseen toisin säädetty. Poikkeuksina voidaan mainita mm. lain nojalla järjestettävä koulutus (AVL 39 ) sekä terveyden- ja sairaanhoitoon liittyvät tutkimus- ja laboratoriopalvelut (AVL 36 ).

Talouspalvelut Ohje 6 (9) Yliopiston liiketaloudellinen palvelutoiminta on useimmiten arvonlisäverolaissa tarkoitettuja tieteellisiä palveluja, immateriaalipalveluja tai koulutuspalveluja. Tieteellisiä palveluja ovat erilaiset kokeet ja tutkimukset. Jos tutkimus on tehty Suomessa, mutta tilaaja on ulkomaalainen, tulee palvelun myynnin arvonlisäverollisuus varmistaa aina tapauskohtaisesti palvelusopimusta neuvoteltaessa. Lisätietoja arvonlisäverolain soveltamisesta antaa pääkirjanpitäjä Päivi Halonen, puh. 050 407 9243, kirjanpito(at)uef.fi. 3.4. Välittömät kustannukset Välittömät palkka- ja palkkiokustannukset Välittömillä palkka- ja palkkiokustannuksilla tarkoitetaan niiden henkilöiden (myös vakituinen henkilökunta) palkka- ja palkkiokustannuksia, jotka välittömästi osallistuvat suoritteen tuottamiseen. Muut palkka- ja palkkiokustannukset (esimerkiksi sihteerityön osuus) tulevat huomioiduksi välillisten kustannusten yleiskustannuskertoimen kautta. Välittömiin palkka- ja palkkiokustannuksiin ei sisällytetä henkilösivukuluja. Laitekustannukset Laitekustannuksia veloitetaan sellaisista yliopiston omistamista tai vuokraamista koneista tai laitteista, joita käytetään hinnoittelun kohteena olevan suoritteen tuottamisessa. Laitekustannusten laskentaperusteena käytetään pääsääntöisesti tuntihintaa. Kustannukset yliopiston omistaman tai vuokraaman laitteen käytöstä hinnoittelun kohteena olevan suoritteen tuottamiseen, lasketaan kertomalla laitteen tuntihinta suoritteen tuottamiseen tarvittavaksi arvioidulla käyttöajalla. Tuntihinta lasketaan edellisen tilikauden toteumatietojen perusteella jakamalla vuokratun laitteen vuokrakustannus tai ostetun laitteen poistojen määrä sekä mahdolliset muut laitteen käytöstä aiheutuvat todelliset kustannukset laitteen toteutuneella käyttöajalla. Mikäli jo etukäteen tiedetään, että laitteen vuokrakustannus, poistojen määrä ja/tai laitteen käyttöaika kuluvana vuonna poikkeaa merkittävästi edellisen tilikauden toteumatiedoista, käytetään poikkeavan tiedon osalta laskennassa kuluvan vuoden arvioituja tietoja. Tuntihinnan laskentaperusteet on dokumentoitava huolellisesti mahdollisia tarkastuksia varten. Esimerkki tuntihinnan laskemisesta: Laitteen poistokustannukset 3 000 Kirjanpidon mukaiset edellisen tilikauden toteutuneet muut laitteen käytöstä aiheutuvat kustannukset 500 Laitepäiväkirjan mukaan edellisen tilikauden toteumasta laskettu laitteen käyttöaika 160 h Tuntihinta: 3 500 / 160h = 21,88 /h

Talouspalvelut Ohje 7 (9) EU-rahoituksella kokonaan tai osittain hankittujen laitteiden käytön hinnoittelussa tulee ottaa huomioon, että laitteiden käytöstä perittävän korvauksen ja laitteiden käytöstä aiheutuvien kulujen erotuksesta mahdollisesti syntyvä kate voi aiheuttaa laitteiden hankintaan myönnetyn EUrahoituksen osittaisen palauttamisvelvoitteen. Tällöin asiasta on neuvoteltava rahoittajan kanssa ennen hinnoitellun suoritteen käyttöön ottamista. Tämän vuoksi EU-rahoituksella kokonaan tai osittain hankittujen laitteiden käytöstä suositellaan ensisijaisesti veloitettavaksi vain laitteen käytöstä syntyneet todelliset ja muulla kuin EUrahoituksella maksetut välittömät käyttökustannukset. EU-rahoituksella hankitun laitteen käytön tuntihinnan laskennassa käytetään samaa periaatetta kuin muidenkin laitteiden osalta. Hinnoittelussa mahdollisesti käytetyt arvioidut käyttökustannukset täytyy tarvittaessa pystyä todentamaan. Tämä ohje koskee EU-rahoituksella hankitun laitteen käyttöaikaa laitteen hankinnan rahoittaneen EU hankkeen voimassaoloaikana ja viisi (5) vuotta hankkeen päättymisen jälkeen. Laitekustannukset arvioidaan ilman arvonlisäveroa. Tilakustannukset Suoritteen tuottamissa tarvittavien tilojen käyttö hinnoitellaan täysimääräisesti yliopiston sisäisten ohjeiden mukaisesti. Kampuskohtaiset tilahinnastot ovat Tilapalveluiden intran sivuilla kohdassa Hinnastot ja lomakkeet. Tilakustannukset arvioidaan ilman arvonlisäveroa. Muut kustannukset Muut suoritteen tuottamisesta syntyvät välittömät kustannukset (kuten aineet, tarvikkeet ja tavarat, matkat, ym.) otetaan huomioon täysimääräisesti. Muihin kustannuksiin sisällytetään myös alle 10 000 euron laiteostot. Muut kustannukset arvioidaan ilman arvonlisäveroa. 3.5. Välilliset kustannukset Laskennallisia välillisiä kustannuksia käytetään vain yliopiston ulkopuolisille tahoille tuotettavien suoritteiden hinnoittelussa. Yliopiston sisäisessä hinnoittelussa käytetään ainoastaan todellisia kustannuksia. Henkilösivukustannukset Henkilösivukustannukset lasketaan henkilösivukustannuskertoimen mukaisina. Henkilösivukustannuskerroin vahvistetaan vuosittain tilinpäätöksen valmistuttua. Tämän jälkeen laadittavissa sopimuksissa käytetään vahvistettua prosenttia. Vuonna 2017 käytettävä henkilösivukustannusprosentti on 48.

Talouspalvelut Ohje 8 (9) Henkilösivukustannuskertoimen kautta tulevat huomioiduiksi lakisääteiset sivukulut, lomarahat, loma-ajanpalkat, sairausajan palkat ja työterveyshuolto. Tehty sopimus viedään loppuun alkuperäisellä henkilösivukustannusprosentilla. Palvelutoiminnan hinnoittelussa käytettävä henkilösivukustannuskerroin perustuu Itä-Suomen yliopiston kokonaiskustannusmallilaskentaan ja kerroin on yhtä suuri kuin yhteisrahoitteisissa kokonaiskustannusmallin hankkeissa. Talouspalveluissa peritään laskennalliset henkilösivukulut projekteilta kuukausittain. Erän tuloutus tehdään perinnän kohteena olevan projektin mukaiselle vastuualueelle. Päätös Itä-Suomen yliopistossa vuonna 2017 käytettävistä henkilösivukulu- ja yleiskustannusprosenteista on saatavilla Talouspalveluiden Intrasta sivulta Projektien hallinta Projektin hinnoittelu. Yleiskustannukset Yleiskustannukset lasketaan yleiskustannuskertoimen mukaisena. Yleiskustannuskertoimet vahvistetaan vuosittain tilinpäätöksen valmistuttua. Tämän jälkeen laadittavissa sopimuksissa käytetään vahvistettua prosenttia. Vuonna 2017 käytettävä yleiskustannusprosentti on rutiiniluontoisissa palveluissa 26 ja kertaluoteisissa palvelu- ja tutkimusrahoitussopimuksissa 56. Tehty sopimus viedään loppuun alkuperäisellä yleiskustannuskertoimella. Liiketaloudellisen palvelutoiminnan hinnoittelussa käytettävät yleiskustannuskertoimet perustuvat Itä-Suomen yliopiston kokonaiskustannusmallilaskentaan. Kokonaiskustannusmallilaskennasta maksullisen palvelutoiminnan hinnoittelussa käytettävä yleiskustannuskerroin eroaa siltä osin, että maksullisen palvelutoiminnan hinnoittelussa poisto- ja tilakustannukset otetaan huomioon projektin välittöminä menoina, eikä yleiskustannuskertoimeen sisältyvänä eränä. Lisäksi rutiiniluonteisten palveluiden yleiskustannuskertoimessa on huomioitu yleiskustannuksiksi ainoastaan yliopistopalveluiden ja hallintopalvelukeskusten yleiskustannuksiksi luokiteltavat kustannukset. Talouspalveluissa peritään yleiskustannukset projekteilta kuukausittain. Erän tuloutus on pääsääntöisesti seuraava: yliopiston yhteisiin 8-prosenttiyksikköä, projektin vastuualueen mukaiseen tiedekuntaan 6- prosenttiyksikköä ja loput projektin vastuualueen mukaiseen yksikköön. Poikkeukset edellä kuvattuun pääsääntöön: Rehtorin päätös 4.8.2015: Yk-perinnän osittainen muutos 1.1.2016 alkaen Rehtorin päätös 22.10.2015: Yk-perinnän muutos koskien Suomen Akatemian strategisen tutkimusneuvoston myöntämää rahoitusta Koulutusvientiä koskevat ohjeet Itä-Suomen yliopistossa 27.1.2015. Dokumentit löytyvät talouspalveluiden intrasta: Projektin yleiskustannusmaksu. Päätös Itä-Suomen yliopistossa vuonna 2017 liitteenä olevaan laskentamäärittelyyn perustuen käytettävistä henkilösivukulu- ja yleiskustannusprosenteista on saatavilla Talouspalveluiden Intrasta sivulta Projektien hallinta- Projektin hinnoittelu.

Talouspalvelut Ohje 9 (9) 4 LASKUTUS JA VOIMASSAOLO Palvelu- ja tutkimusrahoitussopimuksia laadittaessa on huomioitava, että kokonaisarvoltaan yli 5 000 arvoisissa sopimuksissa ensimmäisen laskutuksen tulee tapahtua sopimuksen allekirjoitushetkellä. Tämän ns. ennakkolaskun määrän tulee olla vähintään 1/3 sopimuksen ko. vuoden laskutuksesta. Lisäksi eri laskutuserien laskutusväli saa olla enintään 3 kuukautta. Mikäli sopimuksessa on ehto, että viimeinen erä saadaan laskuttaa vasta suoritteen luovutuksen yhteydessä, viimeinen erä saa olla enintään 15 % sopimuksen kokonaisarvosta. Tilaaja on velvollinen maksamaan viivästyneelle maksusuoritukselle viivästyskorkoa laskun eräpäivästä lähtien. Itä-Suomen yliopiston maksuvalmius edellyttää täydentävän rahoituksen osalta nopeaa ja etupainotteista laskutusta. Projektin voimassaoloaika tulee olla kirjattuna projektia koskevaan sopimukseen. Tämä kestoaika tallennetaan projektin taustatietoihin kirjanpitoon. Projektille voidaan kirjata vain kunkin projektin toiminnasta sen kestoaikana syntyneitä kustannuksia. Mikäli projektia ei ehditä saada valmiiksi sille määriteltynä kestoaikana, voidaan sopimukseen tehdä sopimusmuutos sopimusosapuolten esityksestä. Allekirjoitetun sopimusmuutoksen perusteella talouspalveluissa jatketaan projektin voimassaoloa. Projektin voimassaoloa ei voida jatkaa muilla perusteilla. Lisätietoja talouspalveluista osoitteesta projektit(at)uef.fi.