1 YLEISPERIAATE Kaupungin ja sen liikelaitosten sekä taseyksiköiden saatavat on laskutettava ja perittävä lakia, hyvää laskutus- ja perintätapaa ja hyvän asiakaspalvelun periaatteita noudatetaan. Laskutuksen perusteena olevat päätökset, sopimukset ja muut asiakirjat laaditaan sellaisiksi, että laskutuksessa tarvittavat tiedot ovat selkeästi ja yksiselitteisesti niistä saatavissa. Toimielin, jonka tuloihin laskutettavat saatavat kuuluvat, vastaa saatavien laskuttamisesta ajallaan ja seuraa tulojen karttumista. Laskutus on tehtävä viivytyksettä veloitusperusteen syntymisen jälkeen tai sopimuksen mukaisesti. SOVELTAMISALA Ellei toisin ole säädetty tai määrätty, näitä ohjeita on noudatettava kaikkien kunnalle kuuluvien tai sen toimesta perittävien maksujen sekä saatavien laskutuksessa ja perintämenettelyssä. Ohjeet koskevat soveltuvin osin myös sisäistä laskutusta ja kaupungin ja taseyksiköiden keskinäistä laskutusta, lukuun ottamatta maksun suoritusta ja viivästymistä koskevia määräyksiä. Laskun suorituksen viivästymisen takia asiakkaan maksettavaksi tuleva viivästyskorko ja mahdolliset viivästysmaksut rinnastetaan varsinaisen laskun osoittamaan saatavaan ja niihin on sovellettava näitä ohjeita. Kaupungin ja taseyksikön, liikelaitoksen tms. yksikön keskinäinen laskutus on ulkoista laskutusta. KÄSITTEITÄ Laskutuslaji tarkoittaa toiminnon mukaan määräytyvää laskujen ryhmittelyä. Laskutuslajeja ovat esim. päivähoitomaksut, vesihuoltomaksut, tonttivuokrat. Laskuttaja on henkilö, joka tosiasiallisesti vastaa laskujen tuottamisesta ja toimittamisesta asiakkaalle. Perintävastaava on rahatoimen työntekijä, jonka toimenkuvaan kuuluu toimia kaupungin perintäasioiden vastuuhenkilönä. Eräpäivä on se päivä, jona kaupunki edellyttää asiakkaan viimeistään maksavan laskun. Ohjeessa ei erotella ohjeita sen mukaan, toimitetaanko joku ohjeessa mainittu asiakirja paperisena tai sähköisenä. Ohjetta sovelletaan ottamalla tämä huomioon.
2 TYÖNKULKU Laskutuksen organisointi on yleisesti kuvattu liitteenä olevassa kaaviossa (liite 1). Laskutus voidaan sovittaessa hoitaa muussakin organisaatiossa kuin siinä, jonka talousarviossa laskutuslajin tulot ovat. Laskuttamisen hoitava yksikkö laatii hoitamastaan laskutuslajista yksityiskohtaisen kuvauksen, jossa selvitetään laskutusperusteet työvaiheet ja menettelytavat. Kuvauksen tulee kattaa kaikki toiminnot ja toimenpiteet, joista laskuttajayksikkö vastaa. Kuvauksessa esitetään myös laskutuksen vastuu- ja varahenkilöt. Laskuttajat huolehtivat siitä, että laskut tuloutetaan oikeille tileille saatavat ovat riidattomia ja laativat tarvittavat oikaisutositteet. Laskuttajat seuraavat laskuttamiensa saatavien tilaa ja tekevät ehdotukset saatavien poistamiseksi. Perintävastaava huolehtii kaupungille kuuluvien maksukehotusten lähettämisestä ja saatavien siirtämisestä perintään. LASKUTUS Laskutus toteutetaan laskutuslajikohtaisten sovellusten tai yleislaskutusohjelman avulla. Laskutus tehdään niin, että tarpeellinen tiedonsiirto kirjanpitoon ja myyntireskontraan sekä tarvittaessa muihinkin järjestelmiin voidaan hoitaa sovellusten välisenä tiedonvaihtona ja ottaen huomioon vastaanottavien sovellusten tekniset vaatimukset. Laskuttajalla on ajantasainen koko kaupungin asiakastietorekisteri käytettävissään. Perustettaessa johonkin laskutuslajiin uusia asiakkaita, on aina tarkistettava onko kyseisen henkilön tai yrityksen tiedot jo annettu. Asiakastietojen perustamisesta on annettu erillinen ohje. Asiakkaasta rekisteröidään nimi ja osoite, henkilö- tai Y-tunnus (tai vastaava) ja laskutuslajikohtaiset tiedot. Rekisteröitävästä asiakkaasta on aina käytettävä virallista nimeä eli sitä nimeä, jolle henkilö- tai Y-tunnus on annettu. Henkilöasiakkaan on oltava 18 vuotta täyttänyt. Alaikäinen voi itse tehdä vain oikeustoimia, jotka ovat olosuhteisiin nähden tavanomaisia ja merkitykseltään vähäisiä ja joiden tarjoamisesta ei iän perusteella voida kieltäytyä. Yleisimmät tällaiset asiakkuudet ovat terveyskeskus ja kirjasto.
3 Mikäli laskunsaaja on eri kuin asiakas, rekisteröidään myös laskunsaajan tiedot. Alaikäisen osalta asiakkaaksi on rekisteröitävä huoltaja, ellei perusteltua syytä toisenlaiseen menettelyyn ole olemassa. Jos yritysasiakkaalla ei ole omaa Y-tunnusta, niin sen Y-tunnuksena käytetään yrityksen pääliikkeen Y-tunnusta tai vastaavaa tunnusta. Laskutiedot merkitään selväkieliseen, luettavaan muotoon. Laskussa tulee olla ainakin seuraavat tiedot: laskutuslaji (esim. päivähoitolaskutus) asiakas ja / tai laskunsaaja kaupungin Y-tunnus (tulee tulostua laskutussovelluksesta) laskuttajayksikkö (tulee tulostua laskutussovelluksesta) yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero laskun päivämäärä (= laskun luontipäivämäärä) juokseva laskutunniste eli laskun numero eräpäivä (oltava pankkipäivä) laskun selitys (teksti joka tulostuu laskun viestiosaan) laskutuksen perusteet (= laskun aihe eli sisältö) laskentatekijät (= kertoo miten laskun määrä syntyy) laskun määrä yhteensä (ei sisällä ALV:a) pankkiyhteystiedot eli tieto siitä, mille tilille suorituksen tulee tapahtua viitetieto (= tieto, joka yksilöi laskun ja kohdistaa suorituksen laskuun) viivästysseuraamukset, jos maksua ei ole suoritettu eräpäivään mennessä laskun arvonlisävero- eli ALV-tiedot. Eräpäivän tulee olla pankkipäivä. Mikäli laskun eräpäivä voidaan kaupungin puolelta määrätä, on pääsääntöisesti vältettävä kalenterivuoden kahden viimeisen päivän merkitsemistä eräpäiväksi ja tällöin eräpäiväksi merkitään tätä edeltävä pankkipäivä. Mikäli lähetetty lasku osoittautuu virheelliseksi tai aiheettomaksi, on myyntilasku mitätöitävä lähettämällä asiakkaalle hyvityslasku, jolla kuitataan alkuperäinen lasku (summien oltava samat, mutta vastakkaismerkkiset). Hyvityslaskuissa merkintä "hyvityslasku" on näkyvissä. Laskun euromäärä kirjoitetaan miinus-merkkisenä ja hyvitys kohdistetaan ao. myyntilaskuun. Hyvityslaskulistat hyväksyy aina laskuttajan esimies. Kullakin laskutuslajilla on oltava kirjanpidon antama tunnus. Kunkin laskutuslajin laskujen numerointi on järjestettävä niin, että laskut voidaan yksilöidä ja laskutuksen hoito valvoa. Alle 5 euron yksittäisiä maksuja ei laskuteta (arvonlisäverollinen euromäärä). Niiden tuloutus on järjestettävä käteismaksuina viimeistään siinä yhteydessä, kun vastike luovutetaan tai ennakkomaksuina, jolloin kuitti suoritetusta mak-
4 LASKUN TOIMITTAMINEN ASIAKKAALLE susta vastaa käteismaksua. Yksittäisiä alle 5 euron suuruisia saman laskutuslajin maksuja voidaan kerätä laskutettaviksi, mutta laskutusväli saa tällöin olla enintään kolme kuukautta. Laskutuksen sisältö eli laskutuslista on tarkistettava ennen kuin laskut lähetetään. Laskutuslistassa ovat laskukohtaiset tiedot ja kirjanpidon edellyttämät tilitiedot. Laskutuksen tiedot siirretään em. tarkistuksen jälkeen kirjanpitoon ja myyntireskontraan. Laskuttaja päivää ja allekirjoittaa laskutuslistan ja toimittaa sen kirjanpitoon. Listan toimittaminen ilmoittaa kirjanpitoon, että laskutuksen tietojen siirto on tehty eli laskutuslistan toimittaminen todentaa edellä mainitun siirron. Em. laskutuslistat arkistoidaan kirjanpidossa. Laskutuslistojen mukana on toimitettava liitemateriaali, mikäli ne ovat laskutuksen perusteena. Laskutuksen suorittajan on huolehdittava siitä, että laskutuksen saatavatili on oikea ja tarvittaessa varmistettava se kirjanpidosta. Lasku toimitetaan asiakkaalle asiakkaan valinnan mukaan paperilaskuna tai sähköisenä dokumenttina, joka korvaa paperilaskun kansallisen suoravelotuspalvelun edellyttämässä muodossa tai sähköisenä eli elaskuna LASKUN SUORITUS Lasku voidaan maksaa joko rahalaitokseen (esim. käteismaksu rahalaitokseen, rahalaitoksen maksupalvelu, kansallinen suoravelotuspalvelu) tai sen järjestämän palvelun välityksellä (esim. verkkopankki), rahatoimen kassaan tai palvelupisteeseen. Kansallisen suoravelotuspalvelun päätyttyä ei kaupunki korvaa sitä ryhtymällä SEPA-suoraveloitusjärjestelmän käyttäjäksi. Laskussa käytettävän viitetiedon perusteella tunnistetaan kunkin laskun suoritustiedot ja niiden avulla suoritustiedot päivitetään rahatoimessa reskontraan ja kirjanpitoon. Ns. kohdistumattomat maksusuoritukset (viitetieto on virheellinen tms.), selvitetään rahatoimessa ja viedään reskontraan ja kirjanpitoon. Maksu tai sen osa katsotaan suoritetuksi sinä päivänä, jona lähettäjän rahalaitos on sen kuitannut. Eräpäivissä sovelletaan määräaikain laskemisesta annettua lainsäädäntöä. LIIKASUORITUS Liikasuorituksesta ilmoitetaan perintävastaavan toimesta asiakkaalle yhden kerran tämän ilmoittamaan osoitteeseen tavallisella kirjeellä. Mikäli asiakas ei ota yhteyttä, liikasuoritus tuloutetaan rahatoimelle 14 päivän kuluttua ilmoituk-
5 sen lähettämisestä. Mikäli asiakas ottaa yhteyttä vasta tuloutuksen jälkeen, palautetaan liikasuorituksen pääoma talousarviovaroista. Mikäli asiakas ottaa yhteyttä ilmoitetussa ajassa, palautetaan liikasuoritus sopimuksen mukaan maksun suorittajalle joko rahalaitoksen kautta tapahtuvana maksuna tai rahatoimen kassasta. Liikasuorituksen maksumääräyksen laatii perintävastaava ja se on hyväksytettävä kuten muutkin menotositteet. Yksittäisen laskun liikasuorituksen palauttaminen kuittausmenettelyllä on poikkeus ja voi tapahtua vain siten, että perintävastaava ja myyntireskontranhoitaja sopivat siitä. Tämän jälkeen perintävastaava sopii kuittaamisesta asiakkaan kanssa tai suorittaa sen vastoin asiakkaan ilmaisemaa tahtoa. Saatavan kuittaamisesta on aina ilmoitettava asiakkaalle kirjallisesti. VIIVÄSTYSKORKO Viivästyskorko on korkolain mukainen viivästyskorko, ellei laskutusta koskevissa säännöissä tai muussa asiakirjassa tai päätöksessä ole muuta määrätty. Viivästyskoron maksuunpanosta huolehtii laskuttaja. Viivästyskorko lisätään toistuvissa laskutuksissa seuraavaan laskuun. Alle 2 euron viivästyskorkolaskua ei erikseen peritä. Viivästyskoron laskenta ei-toistuvaislaskuissa aloitetaan kolmen päivän kuluttua eräpäivästä. MAKSUKEHOTUS Henkilöasiakkaat Maksamattomista laskuista laaditaan kaksi maksukehotusta, joista ensimmäinen 14 päivän ja toinen 28 päivän kuluttua alkuperäisestä eräpäivästä. Maksukehotusten antopäivät rekisteröidään asiakkaan tietoihin. Maksukehotuksissa on todettava, että saatava voidaan siirtää perintätoimiston perittäväksi. Toinen maksukehotus voidaan lähettää perintätoimiston toimesta. Laskuttajayksikön tulee maksun viivästyessä ryhtyä perintävastaavan antaman informaation perusteella toimenpiteisiin laskutettavalle annettavan palvelun tai työsuorituksen keskeyttämiseksi, mikäli se on mahdollista. Viivästysmaksuja voidaan periä erikseen tehtävien, asianmukaisten päätösten mukaisesti. Yhteisöasiakkaat Noudatetaan soveltuvin osin henkilöasiakkaisiin annettua ohjeistusta ellei muuta ole sovittu esim. sopimuksessa.
6 Lakisääteiset menettelyt Mikäli lainsäädännössä on annettu sitovia ohjeita perintätavasta (esim. vesihuolto), on niitä noudatettava ensisijaisina ohjeina niiden asiakkaiden osalta, joita ne voivat koskea. Sopimuspohjaiset menettelyt Mikäli kaupunkia sitovassa yksittäisessä sopimuksessa on sovittu jostakin poikkeavasta menettelystä saatavan perinnässä, noudatetaan sopimusta. Maksusuunnitelma Mikäli henkilöasiakas on hyväksynyt vapaaehtoisen maksusuunnitelman, pysäyttää se muut perintätoimet kyseisen saatavan osalta niin kauan kuin maksusuunnitelmaa noudatetaan. Maksusuunnitelmista pidetään luetteloa, jonka vahvistaa kuukausittain kirjanpitopäällikkö. Huomautus: mikäli kaupunki on suostunut lähettämään sopimusosapuolen vastuulla olevan laskun (esim. vesi- ja jätevesilaskun) muulle taholle kuin varsinaiselle sopimusosapuolelle, on maksukehotukset lähetettävä myös varsinaiselle sopimusosapuolelle. PERINTÄTOIMET Laskut siirretään perintätoimiston perittäviksi, mikäli saatavaa ei ole kokonaan suoritettu noin 22 päivän kuluessa saatavan alkuperäisestä eräpäivästä. Maksukehotuksiin merkitään maksuvalvonnan takia maksukehotuslaskun eräpäivä, mutta velallisen viivästysvastuut lasketaan alkuperäisen laskun eräpäivästä. Poikkeuksen muodostavat ne saatavat, joille on sopimuksen mukaan annettu vakuus tai joissa kaupungilla on oikeus vaatia vakuutta sopimuksen voimassaoloaikana mikäli vakuus on kaupungin hallussa, voidaan saatava periä vakuuden antajalta eri päätöksen mukaan mikäli vakuutta ei ole, on saatavaa perittävä näiden ohjeiden mukaisesti ja samalla tarvittaessa ryhdyttävä vaatimaan vakuutta vastaisten saatavien turvaamiseksi. Perintävastaava hoitaa yhteystehtävät perintätoimistoon. Laskuttaja vastaa perintään siirrettävien saatavien oikeellisuudesta. SAATAVIEN POISTO KIRJANPIDON SAATAVATILEISTÄ JA JÄLKIPERINTÄ Kaupunginhallitus, hallintosäännössä olevan määräyksen mukaisesti lautakunta tai viranhaltija voi päätöksellään poistaa kirjanpidon saatavatileistä ne saamiset, joita ei perintätoimin ole pystytty perimään tai joiden periminen muista syistä ei ole mahdollista. Saatavan poisto on aina perusteltava.
7 SAATAVASTA JA PERINNÄSTÄ LUOPUMINEN VOIMAANTULO Päätös saatavan poistosta on annettava kirjallisesti tiedoksi rahatoimelle. Laskuttajayksikön on lisäksi laadittava kirjanpitoa varten tosite poistotapahtumasta. Laskuttajayksiköiden on vuosittain tehtävä perintävastaavan ehdottamat saatavapoistot. Mikäli laskuttajayksikkö ei hyväksy perintävastaavan ehdotusta, on päätös perusteltava poikkeuksellisin syin. Poiston tulee tapahtua kolmen vuoden kuluessa laskutusvuoden päättymisestä. Poistettujen saatavien suoritukset tuloutetaan rahatoimelle. Poistetut saatavat siirretään perittäviksi perintätoimiston toimesta ja se ylläpitää niistä luetteloa. Perintätoimisto jatkaa perintää, kunnes saatava joko saadaan tai siitä ja sen perinnästä luovutaan. Vapaaehtoinen saatavasta ja sen perinnästä luopuminen on aina käsiteltävä luottamustoimielimessä. Tämä ohje tulee voimaan 1.8.2014. 1 = suoraan ulosottokelpoisia saatavia Naantalissa ovat esim. seuraavat: pysäköintivirhemaksu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista annetun lain mukaiset maksut viivästyskorkoineen eräpäivästä lukien ajoneuvojen siirtämisestä ja romuajoneuvojen hävittämisestä annetun lain mukaiset siirtokustannukset uhkasakko, joka on asetettu kaupungin viranomaisen käskyn tai kiellon tehosteeksi ja se on tuomittu maksettavaksi satamajärjestyksessä sen rikkomisesta määrätty sakko, jonka käräjäoikeus on tuominnut maksettavaksi perusopetuslain mukaiset maksut, esimerkiksi aamu- ja iltapäivätoiminnan kuukausimaksut eräpäivästä laskettavine viivästyskorkoineen lukiolain mukaisesti opiskelijalta mahdollisesti perittävät maksut viivästyskorkoineen eräpäivästä lukien ammatillisesta koulutuksesta annetun lain nojalla opiskelijalta mahdollisesti perittävät maksut viivästyskorkoineen eräpäivästä lukien taiteen perusopetuksesta annetun lain nojalla oppilaalta opetuksesta mahdollisesti peritty kohtuullinen maksu viivästyskorkoineen terveydensuojelulain mukaisista kunnan terveydensuojeluviranomaisen suorittamien toimenpiteiden mukaiset maksut, jätemaksu viivästyskorkoineen eräpäivästä lukien ja kiinteistötoimitusmaksu viivästysmaksuineen.
8 TYÖNKULKUKAAVIO I laskutusaineisto LASKUTTAJAYKSIKKÖ LASKUTUS MAKSUN- TARKKAILU PERINTÄ laskutiedot, tallennus laskutuslista, tarkistus laskujen hyväksyminen suoritusten seuranta saatavatilien seuranta oikaisut/ hyvitykset hyväksytyt laskutuslista laskujen tulostus laskujen lähetys asiakkaille
9 TYÖNKULKUKAAVIO II RAHATOIMISTO KIRJANPITO KASSA PERINTÄ kassasuoritukset, kohdistuminen viitesuorituksiin, kirjaus reskontraan tilien täsmäytys viitesuoritukset pankeista käteissuoritusten vastaanotto ulosottotoimenpiteet saatavien seuranta ja maksukehotukset siirto perintätoimistoon