Tekninen lautakunta 17 28.02.2017 Kunnanhallitus 44 13.03.2017 Kunnanhallitus 58 27.03.2017 Kunnanhallitus 67 03.04.2017 Ruoka- ja puhtaanapitopalveluiden palvelusopimukset 64/02.08.00/2017 Ruoka- ja puhtaanapitopalveluiden palvelusopimukset Tekninen lautakunta Mäntsälän kunnan ja Mustijoen perusturvan (Mäntsälän ja Pornaisten kuntien yhteistoiminta-alue) ruoka- ja puhtaanapitopalveluiden hankinnan kohteena olivat Mäntsälän kunnan ja Mustijoen perusturvan (Mäntsälän ja Pornaisten kuntien yhteistoiminta-alue) hallinnoimat kohteet. Hankinta toteutettiin avoimella hankintamenettelyllä. Hankintailmoitus on jätetty 19.12.2016 ja korjausilmoitukset 22.12.2016 sekä 24.1.2017. Tarjouspyyntömateriaali oli saatavilla Mäntsälän kunnan kotisivuilla osoitteessa www.mantsala.fi/tarjouspyynnot. Hankinta jakautui kolmeen osaan (osat a, b ja c), joita käsiteltiin erillisinä hankintoina ja kuhunkin kokonaisuuteen valitaan yksi toimeksisaaja. a) puhtaanapitopalvelut, Mäntsälä b) puhtaanapitopalvelut, Pornainen c) ruokapalvelut, Mäntsälä ja Pornainen Tarjouskilpailua koskevat kohde-esittelyt pidettiin: - 9.1.2017 klo 10.00 Pornainen - 10.1.2017 klo 9.00 Mäntsälä Lisäkysymyksiä ehdokkaat saivat esittää kirjallisesti 17.1.2017 saakka. Tarjoajien lisäkysymyksiin vastattiin 24.1.2017. Esitetyt kysymykset ja vastaukset olivat nähtävissä Mäntsälän kunnan kotisivuilla.tarjoukset tuli jättää 6.2.2017 klo 12.00 mennessä. Osaan a (puhtaanapitopalvelut Mäntsälä) saapui kuusi (6) tarjousta 1. ISS Palvelut Oy 2. Lassila & Tikanoja Oyj 3. Palmia Oy 4. OmaSiivous Oy 5. San-Palvelut Ky 6. Minjaco Oy Mäntsälän puhtaanapitopalveluiden vertailun korkeimmat pisteet sai
ISS Palvelut Oy kokonaispisteillä 931,41. Osaan b (puhtaanapitopalvelut Pornainen) saapui neljä (4) tarjousta 1. ISS Palvelut Oy 2. Lassila & Tikanoja Oyj 3. San-Palvelut Ky 4. Minjaco Oy Pornaisten puhtaanapitopalveluiden vertailun korkeimmat pisteet sai ISS Palvelut Oy kokonaispisteillä 966,6. Osaan c (ruokapalvelut Mäntsälä ja Pornainen) saapui neljä (4) tarjousta 1. Fazer Food Services 2. ISS Palvelut Oy 3. Sodexo Oy 4. Palmia Mäntsälän ja Pornaisten ruokapalveluiden korkeimmat vertailupisteet sai ISS Palvelut Oy kokonaispisteillä 975,00. Sopimus on määräaikainen ja voimassa 1.7.2017 30.6.2020. Poikkeuksena ruokapalvelujen osalta Kivistöntie 16, vuokra-asunnot, jonka sopimusaika on 24.4.2017 30.6.2020 sekä puhtaanapitopalvelujen osalta Hyökännummen koulu ja päiväkoti, sopimusaika 1.7.2017 30.6.2018. Sopimuksessa on mahdollisuus ensimmäiseen optioon 1.7.2020 30.6.2021 ja toiseen optioon 1.7.2021 30.6.2022. (Valmistelija / lisätietoja: tekninen johtaja Hannu Seppälä, puh. 040 314 5934, palvelupäällikkö Irma Virtanen, puh. 040 314 5479, siivoustyönjohtaja Kirsi Latva, puh.040 314 5478). Teknisen johtajan päätösesitys: Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle, että Mäntsälän ja Pornaisten ruoka- ja puhtaanapitopalvelujen palveluntuottajaksi valitaan ISS Palvelut Oy. Sopimus on määräaikainen ja voimassa 1.7.2017 30.6.2020. Poikkeuksena ruokapalvelujen osalta Kivistöntie 16, vuokra-asunnot, jonka sopimusaika on 24.4.2017 30.6.2020 sekä puhtaanapitopalvelujen osalta Hyökännummen koulu ja päiväkoti, sopimusaika 1.7.2017 30.6.2018.
Sopimuksessa on mahdollisuus ensimmäiseen optioon 1.7.2020 30.6.2021 ja toiseen optioon 1.7.2021 30.6.2022. Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle, että tekninen johtaja valtuutetaan tekemään tarkentavat sopimusmuutokset sekä allekirjoittamaan palvelusopimukset palveluntuottajan kanssa. Optioiden käytöstä päätöksen tekee tekninen lautakunta. Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esityksen. Liite 1. Vertailupöytäkirja, OSA A Liite 2. Vertailupöytäkirja, OSA B Liite 3. Vertailupöytäkirja, OSA C Liite 4. Tarjousten avauspöytäkirja Liite 5. Ruokapalvelujen palvelusopimusluonnos Liite 6. Puhtaanapitopalvelujen palvelusopimusluonnos Liite 7. Kohdeluettelo Liite 8. Hankintailmoitus: Ruoka- ja puhtaanapitopalvelujen hankinta 2017 Kirsi Latva oli läsnä asian esittelyn ajan klo 19.04-19.41. Kunnanhallitus 13.03.2017 44 Täydennyksenä teknisen lautakunnan käsittelyyn. Aikaisemman palveluhankinnan toisinto (ns. optio) Lisätilausta koskeva suorahankinta on mahdollinen silloin, kun alkuperäisessä palveluhankintasopimuksessa on jo kilpailutettu pituudeltaan määrätty optioehto, joka on huomioitu alkuperäisessä tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa sekä sopimuksen arvon laskemisessa. Hankintalain mukaan option käyttöön liittyy kuitenkin kolmen vuoden aikarajoitus. Päätös option käyttämisestä pitää tehdä kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä, vaikka optio tosiasiallisesti käytettäisiinkin vasta myöhemmin. Päätös yhden tai molempien optiovuosien käytöstä tulee näin ollen tehdä kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä. Kunnanhallitus hyväksyy teknisen lautakunnan esityksen.optioiden käytöstä päätöksen tekee tekninen lautakunta kolmantena sopimusvuotena. Tekninen johtaja Hannu Seppälää ja hankinta-asiantuntija Krista Koskimäkeä kuultiin asiantuntijoina pykälässä. Käsittelyn kuluessa kunnanjohtaja muutti esitystään niin, että asia
siirretään kunnanhallituksen 27.3. kokoukseen. Päätettiin asian siirtämisestä 27.3 kokoukseen. Kunnanhallitus 27.03.2017 58 Viime kunnanhallituksen jälkeen on käyty tarkentevat keskustelut valmistelijoiden ja hankinnan asiantuntijatahon välillä. Tiivistelmä huomioista tämän pykälän taustamateriaalina, joka esitellään kokouksessa. Kunnanhallitus hyväksyy teknisen lautakunnan esityksen. Optioiden käytöstä päätöksen tekee tekninen lautakunta kolmantena sopimusvuotena. Palvelupäälikkö Irma Virtanen ja hankinta-asiantuntija Krista Koskimäki esittelivät asiaa kokouksessa. Käsittelyn kuluessa kunnanjohtaja muutti esitystään niin, että asia siirretään seuraavaan kokoukseen. Hyväksyttiin muutettu esitys. Merkittiin, että Sari Martniku saapui kokoukseen klo 14.07 tämän pykälän aikana, Merkittiin, että Marja-Leena Mäkipää poistui kokouksesta klo 15.04 tämän pykälän jälkeen. Kunnanhallitus 03.04.2017 67 Kokouksessa esitellään ao. hankintaprosessia ja sen sisältöä. Lisäksi kokouksessa esitellään alustavasti keskeisiä ohjeistuksen periaatteita, jotka koskevat kunnan hankintoja; yhteisen hankintakalenterin käyttöä, aikatauluttamista, tavoitteita, menettelytapoja sekä yhteistyötä (esim. hankinnan määrittelyvaiheessa hallintokunta/-t, lautakunta, kunnanhallitus, muut sidosryhmät) ja työnjakoa. Kunnanhallitus hyväksyy teknisen lautakunnan esityksen. Kunnanhallitus päättää samalla, että hallintopalveluiden toimesta tehdään kunnan hankintaprosessista ja sen sisällön osalta ohjeet, jotka koskevat kaikkien toimielinten ja viranhaltijoiden hankintoja. Esitys ohjeista tuodaan kunnanhallituksen hyväksyttäväksi 29.5. kokoukseen ja ohjeet astuvat voimaan 1.6.2017. Hankinta-asiantuntija Krista Koskimäki esitteli asiaa kokouksessa.
Hyväksyttiin esityksen mukaan. Tämän pykälän osalta pöytäkirja tarkastettiin kokouksessa. Liite 1. Vertailupöytäkirja, OSA A Liite 2. Vertailupöytäkirja, OSA B Liite 3. Vertailupöytäkirja, OSA C Liite 4. Tarjousten avauspöytäkirja Liite 5. Ruokapalvelujen palvelusopimusluonnos Liite 6. Puhtaanapitopalvelujen palvelusopimusluonnos Liite 7. Kohdeluettelo Liite 8. Hankintailmoitus: Ruoka- ja puhtaanapitopalvelujen hankinta 2017