JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Liite 1 Organisaation toiminnan kehittämisen sykli Versio: 1.0 Julkaistu: 8.2.2011 Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Organisaation toiminnan kehittämisen sykli... 2 1.1 Toiminnan jatkuva parantaminen... 3 1.2 Kehittämistarpeiden ja arkkitehtuurivaatimusten hallinta... 3 1.3 Arkkitehtuurisuunnittelu... 3 1.4 Hankehallinta... 4 1.5 Kehittäminen ja muutosten toteutus... 4 1.6 Muutosten dokumentointi... 4 1.7 Uuden toimintatavan mukainen toiminta... 5 1.8 Arkkitehtuurin johtaminen... 5 1/5
1 Organisaation toiminnan kehittämisen sykli Kokonaisarkkitehtuurilähtöisessä kehittämisessä on kysymys normaalista organisaation kehittämistoiminnasta ja kehittämisen prosessista, joita ohjataan kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun ja johtamisprosessin avulla. Kokonaisarkkitehtuuri ei ole kaiken kehittämisen yllä oleva oma kehittämisalueensa, vaan se on ennen kaikkea väline ja menetelmä, jolla tuetaan organisaation normaalia kehittämistoimintaa. Tässä suosituksessa tarkastellaan arkkitehtuuriohjattua kehittämistä jatkuvana toimintana, joka koostuu seuraavista prosessin vaiheista (kts. kuva 1): toiminnan jatkuva parantaminen. kehittämistarpeiden ja arkkitehtuurivaatimusten hallinta. arkkitehtuurisuunnittelu. hankehallinta. kehittäminen ja muutosten toteutus. muutosten dokumentointi. uuden toimintatavan mukainen toiminta. Organisaation kehittäminen on iteratiivista ja kehittämisprosessista jatketaan tavallisesti uudelle kehittämiskierrokselle aiempien kehittämistulosten arvioinnin kautta. Kehittämistarpeista ja -tavoitteista riippuen sykliä voidaan toteuttaa eri laajuuksilla tämän suosituksen arkkitehtuurin suunnittelumenetelmä skaalautuu pienistä parannuksista suuriin kehittämiskokonaisuuksiin. Kuva 1 Arkkitehtuuriohjaus organisaation kehittämisen syklissä 2/5
1.1 Toiminnan jatkuva parantaminen Kehittämisen lähtökohtana on organisaation jatkuva parantaminen. Tämä tapahtuu joko tavoitteellisena kehittämisenä tai laadunhallinnallisena, jatkuvana parantamisena (strategiaprosessi). Syöte: Toimintaympäristö ja sen muutokset, ulkoiset ja sisäiset tulostavoitteet, mittaristot, parannusehdotukset, laatupoikkeamat, asiakaspalaute. Prosessikuvaus: Strateginen eli tavoitteellinen kehittäminen Organisaation johto tekee organisaation sekä toimintaympäristön tilanteen perusteella tietoisia valintoja organisaation tavoite- ja tahtotilan osalta. Tavoitetilan saavuttaminen edellyttää tavoitteista johdettuja kehittämistarpeita, joita toteutetaan erilaisilla kehittämishankkeilla ja -projekteilla. Syntynyt strategia määrittää keinot tavoitetilan saavuttamiseksi. Laadunhallinta eli jatkuva parantaminen Laadunhallinta on jatkuviin parannuksiin perustuvaa organisaation laadun ja toimintakyvyn kehittämistä. Tällaisen kehittämisen lähteenä ovat yleensä erilainen toiminnasta saatu mittaritieto, havaitut laatupoikkeamat, asiakaspalaute sekä parannusehdotukset. Laadunhallinta tuottaa pienimuotoisempia toiminnan parannusvaatimuksia ja -keinoja. Tulos: Strategiat, tavoitteet, kehittämistarpeet ja -tavoitteet, linjaukset ja periaatteet, TTS (toiminta- ja taloussuunnitelma). 1.2 Kehittämistarpeiden ja arkkitehtuurivaatimusten hallinta Kehittämistavoitteiden ja -tarpeiden hallinta on eri lähteistä syntyneiden tarpeiden hallintaa, kokoamista, jäsennystä ja priorisointia. Syöte: Strategiat (strategiaprosessi), tavoitteet, kehittämistarpeet ja -tavoitteet, linjaukset ja periaatteet. Prosessikuvaus: Jatkuvan parantamisen myötä eri lähteistä syntyneitä kehittämistavoitteita ja -tarpeita kootaan yhteen ja jäsennetään kokonaisarkkitehtuurin kontekstiin. Tarpeita priorisoidaan arkkitehtuurisuunnitteluun vietäviksi kokonaisuuksiksi. Tulos: Priorisoidut ja rajatut kehittämistarpeet ja -arkkitehtuurivaatimukset. 1.3 Arkkitehtuurisuunnittelu Arkkitehtuurisuunnittelussa tuotetaan rajatun kokonaisuuden tavoitteellinen ratkaisumalli, joka vastaa asetettuihin kehittämistarpeisiin ja -vaatimuksiin. Arkkitehtuurisuunnitteluprosessi ja -menetelmä kuvataan itse suosituksen luvussa 6. Syöte: Priorisoidut ja rajatut kehittämistarpeet ja -arkkitehtuurivaatimukset. Prosessikuvaus: Tehdään rajatun kokonaisuuden arkkitehtuurisuunnittelu suosituksen luvussa 6 kuvatun menetelmän mukaisesti: 1. Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun valmistelu 2. Kokonaisarkkitehtuurin nykytilan analysointi. 3. Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelu. 4. Toimeenpanon suunnittelu. 3/5
Tulos: Ratkaisumallit ja suunnitelmat, toimeenpanosuunnitelma TTS-suunnittelun kautta toteutettavista kehittämiskokonaisuuksista. 1.4 Hankehallinta Hankehallinnassa hallitaan suunniteltujen hankeaihioiden sekä käynnissä olevien kehittämishankkeiden kokonaisuutta. Hankeaihioiden osalta tehdään kustannus- ja hyötyanalyysit sekä hankkeiden toteutukseen johtavat investointipäätökset. Syöte: Strategiaprosessi, ratkaisumallit ja suunnitelmat, TTS-suunnittelun kautta valitut kehittämiskokonaisuudet. Prosessikuvaus: Suunniteltujen hankeaihioiden ratkaisumallit, hyödyt sekä kannattavuus arvioidaan ja niistä tehdään investointipäätökset tai hankkeiden valmistelu keskeytetään. Investointipäätöksen jälkeen hankkeita hallitaan hankesalkun avulla. JHS 171 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen -suosituksessa on kuvattu tarkemmin prosessi, jota tulee noudattaa hankkeiden suunnitteluvaiheessa ja ennen kehittämishankkeiden toimeenpanoa. Tulos: Investointi- ja keskeytyspäätökset sekä hallittu hankesalkku. 1.5 Kehittäminen ja muutosten toteutus Kehittämisen toteutusvaiheessa investointipäätöksen kohteena oleva kehittämiskokonaisuus hankkeistetaan, suunnitellaan ja toteutetaan. Lähtökohtana on arkkitehtuurisuunnittelun läpikäynyt kokonaisuus, jolle on asetetut selkeät tavoitteet ja rajaukset. Syöte: Investointipäätös, tarkennetut hankeaihiot. Prosessikuvaus: Kehittämishanke hankkeistetaan, suunnitellaan ja toteutetaan arkkitehtuurisuunnittelun ja investointipäätöksen mukaisesti. Kehittämisen toteutusvaiheessa tehdään arkkitehtuurisuunnittelua tarkempi vaatimusmäärittely, jossa yksilöidään tuotettavan ratkaisun toiminnalliset ja tekniset vaatimukset riittävällä tarkkuustasolla. Tulos: Kehittämishankkeet ja käyttöönotetut kehittämistulokset. 1.6 Muutosten dokumentointi Muutosten dokumentoinnissa tuotetaan kehityskohteeseen liittyvä dokumentaatio käsittäen mm. seuraavat aihealueet: Toimintatapaan liittyvä toimintajärjestelmä- tai toimintaohjeisto. Ratkaisujen hallintaan ja operointiin liittyvät dokumentaatiot ja suunnitelmat. Arkkitehtuurikuvaukset: ratkaisun omat rakennekuvaukset sekä muutokset laajempiin kohde- ja kokonaisarkkitehtuurikuvauksiin. Muutoksien dokumentointi aloitetaan jo kehittämishankkeiden aloitusvaiheessa ja sitä jatketaan läpi esiselvitysvaiheen (kts. JHS 171 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen ja JHS 172 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys). Syöte: Käyttöönotetut kehittämistulokset. 4/5
Prosessikuvaus: Tuotetaan ja päivitetään käyttöönotettuun ratkaisuun liittyvät toimintaohjeistot, operointiin ja hallintaan liittyvät dokumentaatiot ja suunnitelmat sekä arkkitehtuuridokumentaatio ja -kuvaukset. Arkkitehtuurisuunnitteluvaiheessa tuotetusta tavoitetilakuvauksesta syntyy nykytilan kuvaus. Tulos: Päivitetty arkkitehtuurin nykytila sekä toiminta- ja hallinnointiohjeet. 1.7 Uuden toimintatavan mukainen toiminta Ratkaisun käyttöönottoa sekä toimintaohjeistuksen laadintaa seuraa toteutetun kehittämisratkaisun täysimääräinen hyödyntäminen. Ratkaisun vaikutusta seurataan ja arvioidaan, minkä myötä saadaan uusia syötteitä kehittämissyklin seuraavalle kierrokselle. Uuden ratkaisun käytön ja hyödyntämisen perusteella arvioidaan kehittämisen onnistuneisuutta sekä sen tuloksia. Arvioinnin ja saadun palautteen perusteella jatketaan luodun menettelyn ja ratkaisujen jatkokehittämistä uudella kehittämissyklillä. Vasta tässä vaiheessa muutoksesta saavutetut hyödyt on mahdollista todentaa (hyötyjen realisoituminen). Syöte: Päivitetty arkkitehtuurin nykytila sekä toiminta- ja hallinnointiohjeet. Prosessikuvaus: Toimitaan täysimääräisesti kehitetyn uuden toimintatavan mukaisesti ja hyödynnetään luotuja kehittämisratkaisuja. Kehittämisen tuloksia ja vaikutuksia seurataan ja arvioidaan. Arvioinnin tuloksia ja palautetta hyödynnetään osana uutta kehittämissykliä. Tulos: Muuttunut toimintaympäristö: ulkoiset ja sisäiset tulostavoitteet, mittaristot, parannusehdotukset, laatupoikkeamat, asiakaspalaute. 1.8 Arkkitehtuurin johtaminen Arkkitehtuurin johtaminen on jatkuva prosessi, jonka kuvaus ja menettelyt kuuluvat osaksi arkkitehtuurityön hallintamallia. Arkkitehtuurin johtamiseen kuuluu mm. suunnittelu- ja arviointisystematiikan valvonta, ohjaaminen ja kehittäminen (arkkitehtuurin hallintamalli). Johtamisprosessi tuottaa linjauksia ja periaatteita, joita varsinaisessa arkkitehtuurisuunnittelussa tulee noudattaa. Suunnittelutyötä ohjataan johtamisprosessin asettamilla mittareilla, arkkitehtuuriperiaatteilla ja -linjauksilla. Todellinen organisaation kehityssykli on monimutkaisempi, kuin tässä suosituksessa on yksinkertaistetusti kuvattu. Siirtymä vaiheesta toiseen ei ole aina suoraviivaista, vaan kehittämissyklin joka vaiheessa on aina mahdollista palata edellisiin vaiheisiin. Muutoksia tehtyihin suunnitelmiin tai toimintatapoihin tapahtuu kehittämissyklin kaikissa vaiheissa. Olennaisena osana toimivaa arkkitehtuurikehittämistä on näiden muutosten järjestelmällinen hallinta ja haltuunotto. Pääpiireittäin muutokset jakautuvat kahteen muutostyyppiin: suunnittelun aikaisin muutoksiin sekä toteutuksen aikaisiin muutoksiin. Tilanteesta riippuen muutokset johtavat vaatimusten uudelleen arviointiin, uudelleensuunnitteluun tai suoraan uusien muutosten perusteella tehtävään toteutukseen, jonka lopputulokset dokumentoidaan jälkikäteen. 5/5