Tieliikenteen henkilöliikenneyritysten vastuullisuusmallin ohjeistus
Sisältö Vastuullisuusmalli kuljetusyrityksille ja kuljetusten tilaajille 3 Vastuullisen toiminnan elementit 4 Vastuullisuusmallin sisältö 4 Johtamisjärjestelmät ja vastuullisuusmalli 5 Vastuullisuusmallin ohjeistus ja sen hyödyntäminen 6 Vastuullisuusmittareiden seuranta 7 Vastuullisuusmallin excel-pohjainen seurantatyökalu 8 Vastuullisuusmittarit ja niiden selitykset 10 Yrityksen omat mittarit 13 Vaara- ja poikkeamatilanteet 14 Vaarojen tunnistaminen ja vahinkojen välttäminen, riskien hallinta 14 Poikkeamatilanteet ja niihin varautuminen 16 Poikkeamatilanteiden ilmoittaminen ja niistä oppiminen 17 Hätätilanneohje 19 Perehdytys 20 Kaluston kunto 21 Ajoonlähtötarkastus ja ajonaikainen seuranta 21 Kaluston määräaikaishuolto 23 Energiatehokkuus ja ympäristövastuullisuus 24 Kuljetusyrityksen vastuullisuustodistus 26 Yhteenveto 27
Vastuullisuusmalli kuljetusyrityksille ja kuljetusten tilaajille Tieliikenteen kuljetusyritysten vastuullisuusmalli on yksi osa Trafin laajempaa tavoitetta kehittää koko liikennejärjestelmän turvallisuuskulttuuria siten, että liikenteen toimijat toimisivat itse mahdollisimman turvallisesti ja ympäristöystävällisesti viranomaisten määrittäessä vain laajemmat puitteet toiminnalle. Kuljetusyrityksen vastuullisuus ja sen johtaminen kytkeytyvät tiiviisti yhteen. Kaupallisesti ja taloudellisesti oikein johdettu yritys toimii yleensä myös muuten vastuullisella tavalla tuntien vastuunsa työntekijöistään ja heihin liittyvistä velvollisuuksistaan, ympäristöstä, liikenneturvallisuudesta sekä laadusta. Vastuullisuusmalli huomioi talous-, turvallisuus-, laatu- ja ympäristönäkökulmat ja tuo ne tieliikenteen kuljetusyrityksien käytännön tasolle. Malliin on pyritty valitsemaan tiekuljetussektorin kannalta merkittävimmät mittarit, joilla toimintaa pystytään tehokkaasti seuraamaan ja kehittämään. Näiden lisäksi yrityksillä on todennäköisesti käytössään myös muita vastuullisuuteen oleellisesti liittyviä mittareita, kuten esimerkiksi kannattavuutta ja tuottavuutta kuvaavia mittareita. Vastuullisuusmallia voivat hyödyntää kaiken kokoiset kuljetusyritykset sekä kuljetusyrityksien asiakkaat ja muut sidosryhmät. Kuljetusyritys voi säännöllisen seurannan avulla tunnistaa toimintansa kehitystarpeita ja hyödyntää näin vastuullisuusmallia oman toimintansa kehittämisessä. Trafin myöntämän Kuljetusyrityksen vastuullisuustodistuksen avulla yritys voi osoittaa vastuullisuuden ulkopuolisille tahoille. Kuljetusten tilaajan kannalta on tärkeää ulottaa vastuullisuusajattelu oman toiminnan lisäksi myös kuljetuksiin ja koko alihankintaketjuun. Tilaaja voi hyödyntää vastuullisuusmallia osana kuljetussopimuksia ja kuljetusten kilpailutuksia sekä tilaaja-toimittaja-vuoropuhelun välineenä. Vastuullinen toiminta hyödyttää sekä kuljetusyritystä että kuljetusten tilaajaa monella eri tavalla. Tavoitteellinen ja suunnitelmallinen toiminta on täsmällistä, tehokasta, ennakoitavaa ja taloudellista. Kun asioihin on varauduttu etukäteen, vahinkojen määrät todennäköisesti vähenevät ja poikkeamatilanteissa tiedetään miten toimia. Vastuullinen toiminta on yritykselle myös imagotekijä, joka viestii yrityksen arvoista ja vaikuttaa maineeseen. Tämä aineisto tarjoaa vastuullisuusmallin käyttöönoton tueksi tietoa ja esimerkkejä kuljetusyrityksen vastuullisesta toiminnasta ja sen osoittamisesta organisaation ulkopuolisille tahoille. Vastuullisuusmallin käyttö on vapaaehtoista ja se tukee osaltaan laista nousevia, kuljetusyrittäjää koskevia velvoitteita. Toivomme, että aineistosta löytyy uusia hyödyllisiä näkökulmia ja ajatuksia vastuullisen toiminnan kehittämiseen. 3
Vastuullisen toiminnan elementit VASTUULLISUUSMALLIN SISÄLTÖ Vastuullisuusmalli on tieliikenteen kuljetusyrityksille tarkoitettu johtamis- ja menettelytapamalli. Sen tavoitteena on edistää ammattiliikenteen turvallisuuskulttuuria ja ympäristön kannalta vastuullista toimintatapaa. Vastuullisuusmalli perustuu kuljetusyritysten järjestelmälliseen johtamiseen. Malli huomioi yritysvastuun taloudelliset, sosiaaliset ja ympäristöulottuvuudet ja sisältää tunnettujen turvallisuus-, ympäristö- ja laatujärjestelmien keskeiset osa-alueet, jotka on tuotu kuljetusyrityksen arkeen soveltuvaan muotoon. Mallin määrittelemät vastuullisen toiminnan elementit on kuvattu alla olevassa taulukossa. Vastuullisuusmallin sisältämät peruselementit määrittävät ne vastuullisen toiminnan osa-alueet, joihin yrityksen vähintään tulee kiinnittää huomiota toiminnassaan. Se, miten yritys kutakin osa-aluetta käytännössä toiminnassaan toteuttaa, jää yrityksen itsensä valittavaksi sen mukaan, millainen toimintapa organisaatioon parhaiten soveltuu. Vastuullisuusmallia voivat hyödyntää sekä kuljetusyritykset että yritysten asiakkaat Vastuullisen toiminnan osa-alueet Taloudellinen toimintakyky Johdon sitoutuminen vastuullisuusmalliin Vastuut määritelty turvallisuus- ja ympäristöja laatuasioiden osalta Tavoitteet asetettu turvallisuus- ja ympäristöja laatuasioille Riskienhallinta Osaamisen hallinta Kaluston vaatimustenmukaisuus, kunto ja huolto Poikkeamatilanneohjeistus ja -raportointi, hätätilanneohje Järjestelmällinen tiedon keruu ja analysointi Säännöllinen yhteenveto turvallisuus-, ympäristö ja laatuasioissa Vastuullisuuden jatkuva kehittäminen 4
JOHTAMISJÄRJESTELMÄT JA VASTUULLISUUSMALLI Johtamisjärjestelmien avulla organisaatiot varmistavat oman toimintansa asianmukaisuutta ja kehittävät toimintaa päivittäisen sujuvuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi. Johtamisjärjestelmää käyttävä yritys kykenee myös osoittamaan oman organisaation ulkopuolelle oman toimintansa jatkuvaa määrätietoista hallintaa. Yksi tunnetuimmista johtamisjärjestelmistä on ISO9001- laadunhallintajärjestelmä, jota lukuisissa tieliikenteen kuljetusyrityksissäkin sovelletaan. Laadun, ympäristöasioiden ja turvallisuuden hallinta johtamisjärjestelmän keinoin sisältävät periaatteiltaan samanlaisia toimintoja. Tieliikenteen kuljetusyritysten vastuullisuusmalli sisältää turvallisuus-, ympäristö- ja laadunhallintajärjestelmien yhteiset peruselementit, joiden avulla kuljetusyritys voi hallita ja kehittää omaa vastuullista toimintaansa. Liikennejärjestelmässä muissa liikennemuodoissa on jo pitkään ollut käytössä turvallisuusjohtamisjärjestelmät osana yritysten arkipäiväistä toimintaa ja toimintojen jatkuvaa kehittämistä. Johtamisjärjestelmän pääelementit luovat raamit niille asioille, joita yrityksen tulee toiminnoissaan huomioida. Näiden elementtien vieminen käytännön tasolle kunkin organisaation omiin toimintoihin soveltuvassa muodossa mahdollistaa kokonaisvaltaisen johtamisen, ennakoinnin ja toiminnan sujuvuuden muuttuvassa ympäristössä ja erilaisissa olosuhteissa. Se, miten yritys kutakin osa-aluetta käytännössä toiminnassaan toteuttaa, jää yrityksen itsensä valittavaksi sen mukaan, millainen toimintapa organisaatioon parhaiten soveltuu. Vastuullisia toimintatapoja valitessa kannattaa huomioida vastuullisuuden eri osa-alueiden kytkeytyminen toisiinsa. Erityisesti oman toiminnan vaarojen tunnistamisvaiheesta saatu tieto on merkittävää muiden toimintatapojen rakentamisessa, jotta toimenpiteet ja yhtenäiset toimintaohjeet voidaan kohdentaa tehokkaasti oikeisiin asioihin. Työntekijöille johtamisjärjestelmän olemassaolo näkyy selkeinä toimintaohjeina, hyvänä tiedonkulkuna ja toiminnan sujuvuutena kaikessa arkipäivän toiminnassa ja erilaisissa häiriötilanteissa. 5
Vastuullisuusmallin ohjeistus ja sen hyödyntäminen Yrityksen vastuullisen toiminnan kehittäminen on jatkuva prosessi, jossa asetetun vision pohjalta toimintaa kehitetään pitkäjänteisesti kohti tavoitteita. Toimenpiteiden käyttöönotto Nykytila Tavoitteiden asettaminen Visio Toiminnan kehittämissuunnitelma Seuranta ja mittaaminen PÄÄMÄÄRÄ Vastuullinen toiminta Vastuullisuusmallia voi hyödyntää eri tavoilla: yrityksen toiminnan kehittäminen peilaamalla sitä vastuullisuusmalliin ja sen osa-alueisiin. esimerkkilomakkeiden, seurantatyökalujen ja muiden tukimateriaalien hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä kuljetusyritys-tilaaja -vuoropuhelun välineenä Kuljetusyrityksen vastuullisuustodistuksen avulla yritys voi osoittaa vastuullisuutta ulkopuolisille tahoille esimerkiksi asiakkaisen suuntaan. Kuljetusyritys, joka täyttää vastuullisen kuljetustoiminnan osa-alueille määritellyt vähimmäisedellytykset voi saada Trafin myöntämän kuljetusyrityksen vastuullisuustodistuksen. Todistuksen saaminen edellyttää vastuullisuusmalliin liittymistä. Tämä ohjeistus tarjoaa vastuullisen toimintatavan kehittämisen tietoa ja esimerkkejä vastuullisuusmalliin sisältyvistä osa-alueista. Ohjeistus koostuu seuraavista osa-alueista ja esimerkeistä: vastuullisuusmittareiden seuranta vaara- ja poikkeamatilanteet perehdytys ajoonlähtötarkastus ja kaluston kunnon seuranta energiatehokkuus kuljetusyrityksen vastuullisuustodistus Ohjeistukseen sisältyviä esimerkkilomakkeita voi hyödyntää lähtökohtana kehitettäessä yrityskohtaisia toiminta- ja raportointimalleja. Mittareiden seurantaa varten on kehitetty excel-pohjainen seurantatyökalu. Vastuullisuusmallin tukimateriaali on hyödynnettävissä osoitteessa: www.trafi.fi/henkiloliikenteenvastuullisuusmalli Vastuuullisuusmalliin voi liittyä osoitteessa: www.trafi.fi/ liityvastuullisuusmalliin 6
Vastuullisuusmittareiden seuranta Vastuullisen toiminnan edellytyksenä ja lähtökohtana on järjestelmällinen tiedonkeruu sekä tiedon hyödyntäminen riskien, kehityssuuntien ja -tarpeiden tunnistamiseen. Tiedon keruu on välttämätöntä yritykselle itselleen toiminnan seuraamiseksi ja jatkuvan kehityksen turvaamiseksi. Samaa tietoa voidaan hyödyntää myös todennettaessa vastuullisuutta yrityksen ulkopuolisille tahoille. Keskeinen osa vastuullisuusmallia on kuljetusyrityksen vastuullisuuden seurantaa varten kehitetty mittaristo ja tiedonkeruumalli. Mittariston ja säännöllisen tiedon keruun avulla yritys voi seurata toimintansa kehittymistä, tunnistaa kehittämiskohteita ja hyödyntää näin vastuullisuusmallia sisäisen toiminnan kehittämisessä. Tiedonkeruun lisäksi on tärkeää kiinnittää huomiota myös tietojen tallennukseen, säilytykseen ja arkistointiin, jotta tietojen alkuperä ja todenmukaisuus voidaan tarvittaessa osoittaa. 7
VASTUULLISUUSMALLIN EXCEL-POHJAINEN SEURANTATYÖKALU Vastuullisuusmittareiden seurantaa varten on kehitetty Microsoft excel-tiedostoon pohjautuva käyttöliittymä/ seurantatyökalu. Seurantatyökalun käytöstä on saatavilla erillinen ohjeistus. Vastuullisuusmallin seurantatyökalu sisältää viisi välilehteä: yritystiedot ja kalusto, täyttö, seuranta, kehitys sekä vastuullisuusraportti. Seurantatyökalun käyttöliittymä Tietojen syöttäminen Yrityksen yleiset tiedot TLY-mittarit Tulosten tarkastelu VASTUULLISUUSRAPORTTI Kuukausiseuranta Pitkän aikavälin seuranta Seurantatiedon täyttö etenee loogisesti välilehtien mukaan ja täytöstä on pyritty tekemään mahdollisimman yksinkertaista ja helppoa. Esimerkkikuva. Kuukausiseuranta-taulukko seuranta-välilehdellä. Taulukkoon on mahdollista asettaa oma tavoite kullekin mittarille sekä vertailla eri kuukausi- ja vuosiarvoja. Henkilöstö Laatu Ympäristö Turvallisuus Volyymi Yrityksen omat mittarit Kuukausiseuranta Tavoite kk-toteutuma vertailu kk vuositoteutuma vertailu vuosi Mittari 2014 marraskuu 2013 tammikuu 2013 KA 2013 KA 2013 Liikevaihto ( ) 269850 24000 20950 22488 22488 Liikennesuorite (kilometriä) 109350 9150 9100 9113 9113 Kuljetusmäärä (t) 2820 230 200 235 235 Kuljetussuorite (tonnikilometriä) 12679750 1052250 728000 1056646 1056646 Polttoaineenkulutus (litraa) 24630 2170 1950 2053 2053 Ajon aikaiset onnettomuudet (kokonaismäärä, kpl) 0 1 0 0,3 0,3 Ajon aikaiset onnettomuudet, joissa henkilövahinkoja (kpl) 0 0 0 0,0 0,0 Tavarankäsittelyssä tapahtuneet ja muut tapaturmat (kpl) 0 0 0 0,0 0,0 Läheltä piti -tilanteet (kpl) 0 0 0 0,25 0,25 Ilkivaltatapaukset (kpl) 0 0 1 0,25 0,25 Ajoonlähtötarkastukset (% lähdöistä) 95 % 65 % 50 % 60 % 60 % Kaluston EURO-luokkien keskiarvo 5,0 5,0 4,5 4,8 4,8 Keskikulutus (l/100km) 22,5 23,7 21,4 22,5 22,5 Energiatehokkuus (tkm/kwh) 51,0 48 37 51 51 CO2-päästöt (t) 66 6 5 5 5 Täsmällisyys (% toimituksista aikataulussa) 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Liikennerikkomukset (kpl) 0 0 0 0,0 0,0 Ajo- ja lepoaikarikkomukset (kpl) 0 0 0 0,0 0,0 Kuljetusvahingot (% toimituksista) 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % Henkilöstön koulutukset pl. ammattipätevyyskoulutukset (päivää/hlö) 1 1,0 0,0 0,3 0,3 Sairaspoissaolot (kpl) 0 0 0 0,3 0,3 Yli 11 h työpäivät (kpl) 50 4 3 3,3 3,3 Ajotapa 4,0 4,0 3,0 3,3 3,3 Oma mittari 1 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! Oma mittari 2 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! Oma mittari 3 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! Oma mittari 4 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! Oma mittari 5 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! Oma mittari 6 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! Oma mittari 7 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! 8
Mittareiden kehityksen pitkän aikavälin seurantaan on kehitys-välilehdellä esitetty kaikista mittareista havainnolliset kuvaajat. Kuvaajista voi seurata mittareiden kehitystä kuukausitarkkuudella. Kuvaajat mahdollistavat vastuullisuusmallin eri osa-alueiden toteutumisen seurannan helposti ja visuaalisesti. Usein vasta pidemmän aikavälin seurannalla on mahdollista huomata toiminnassa tapahtuneita muutoksia suuntaan tai toiseen, minkä vuoksi kuvaajat antavat hyvän työvälineen toiminnan seuraamiseen ja kehittämiseen. km litraa Polttoaineenkulutus Turvallisuu Ajon aikaiset onnettomuudet, joissa henkilövahinkoja 1 0,8 0,6 0,6 0,4 0,2 0 0 kpl kpl Ilkivaltatapaukset 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 Kaluston EURO-luokkien keskiarvo Ajoonlähtötarkastukset 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0% 70 60 50 40 30 20 10 0 Keskikulutus Energiatehokkuus 25 l/100 km 6 5 4 3 2 1 0 20 15 10 5 0 Liikennerikkomukset Esimerkkikuva seurantavälilehdeltä. kpl % toimituksista aikataulussa 120 % 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0% Ajo- ja lepoaikarikkomukset 1 1 0,8 0,8 0,6 0,6 kpl tonnia CO2-päästöt 7 6 5 4 3 2 1 0 Täsmällisyys 0,4 0,2 0 0 Kuljetusvahningot % toimituksista 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0% 0,4 0,2 Kehitys-välilehdellä on mahdollista seurata visuaalisesti kunkin mittarin kehitystä kuukausitasolla. Laatu 0,4 0,2 Läheltä piti -tilanteet 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 Tavarankäsittelyssä tapahtuneet ja muut tapaturmat 1 0,8 kpl kpl kpl Ajon aikaiset onnettomuudet 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 %-lähdöistä syyskuu 2016 heinäkuu 2016 marraskuu 2016 toukokuu 2016 maaliskuu 2016 syyskuu 2015 tammikuu 2016 heinäkuu 2015 marraskuu 2015 toukokuu 2015 maaliskuu 2015 syyskuu 2014 tammikuu 2015 heinäkuu 2014 marraskuu 2014 toukokuu 2014 maaliskuu 2014 syyskuu 2013 tammikuu 2014 heinäkuu 2013 marraskuu 2013 toukokuu 2013 maaliskuu 2013 tammikuu 2013 1600000 1400000 1200000 1000000 800000 600000 400000 200000 0 Ympäristö Kuljetusmäärä 350 300 250 200 150 100 50 0 tkm/kwh 2200 2150 2100 2050 2000 1950 1900 1850 1800 Kuljetussuorite tonnikilmometriä Volyymi 9250 9200 9150 9100 9050 9000 8950 8900 tonnia Liikennesuorite Liikevaihto 25000 24000 23000 22000 21000 20000 19000 9
VASTUULLISUUSMITTARIT JA NIIDEN SELITYKSET Tarkastelemalla erilaisia yritystoimintaa kuvaavia mittareita, yrityksen johto voi tunnistaa riskejä, kehitystrendejä ja -tarpeita sekä kehittää niiden pohjalta yrityksensä toimintaa. Vastuullisuusmalliin on pyritty valitsemaan henkilöliikennesektorin kannalta merkittävimmät mittarit, joilla toimintaa pystytään tehokkaasti seuraamaan ja kehittämään. Mallin mittareiden soveltuvuus kuitenkin vaihtelee liikennöintityypeittäin ja yrityksen tuleekin itse arvioida, mitkä mallin mittareista ovat yrityksen toiminnassa merkittävimmät. Vastuullisuusmalli tarjoaa suurimmat hyödyt, kun kuljetusyritys valitsee käyttöönsä toimintansa kannalta keskeisimmät ja parhaiten kuvaavat mittarit. Jos mittareita ei ole valmiina mallissa, ne voi lisätä malliin yrityksen omina mittareina. Vastuullisuusmallin mittarit ovat jaettu viiteen osa-alueeseen: volyymi turvallisuus ympäristö laatu henkilöstö Kussakin osa-alueessa on keskeisimmät kuljetusyritysten vastuulliseen toimintaan liittyvät mittarit. Näiden lisäksi yrityksillä on todennäköisesti käytössään myös muita vastuullisuuteen oleellisesti liittyviä mittareita, kuten esimerkiksi kannattavuutta ja tuottavuutta kuvaavia mittareita. 10
Volyymi Liikevaihto Liikennesuorite Liikennesuorite dieselillä Matkustajamäärä Matkustussuorite Polttoaineenkulutus diesel Polttoaineenkulutus bensa Turvallisuus Liikenneonnettomuudet Liikenneonnettomuudet, joissa onnettomuuden aiheuttajana Henkilövahinkoihin johtaneet liikenneonnettomuudet Euroina yrityksen liikevaihto, eli myyntituottojen summa ilman arvonlisäveroa. Kilometreinä mitattuna ajettujen kuljetusten määrä. Prosentuaalinen osuus liikennesuoritteesta, joka on ajettu dieselillä. Kuljetusten kyydissä olleiden matkustajien lukumäärä. Kuljetetun matkustajien ja kuljettujen kilometrien tulo (matkustajamäärä x reitin pituus kilometreinä). Huom! Tyhjänäajossa matkustussuorite on nolla. Litroina mitattuna dieselin kokonaiskulutus. Litroina mitattuna bensan kokonaiskulutus Kaikkien liikenneonnettomuuksien lukumäärä, joista on aiheutunut ainakin omaisuusvahinkoja. Kaikkien liikenneonnettomuuksien lukumäärä, joissa kuljetusyrityksen edustaja on ollut onnettomuuden aiheuttajana. Henkilövahinkoihin johtaneiden liikenneonnettomuuksien lukumäärä. Asiakkaalle tapahtuneet tapaturmat Muut tapaturmat Läheltä piti -tilanteet Ilkivaltatapaukset Väkivaltatapaukset Tekniset vahingot Rengasrikot Renkaan vaihdot Tuulilasin rikkoutumiset Kaluston kk- tai määräaikaishuollot Viivästyneet kk- tai määräaikaishuollot Ajoonlähtötarkastukset Asiakkaalle tapahtuneiden tapaturmien lukumäärä, jotka ovat sattuneet kuljetuksen yhteydessä. Ajoajan ulkopuolella sattuneiden tapaturmien lukumäärä. Niiden normaalista poikkeavien tilanteiden lukumäärät, jotka olivat lähellä aiheuttaa onnettomuuden. Yrityksen omaisuuteen kohdistuneiden ulkopuolisten aiheuttamien ilkivaltatapausten lukumäärä. Yrityksen henkilökuntaan kohdistuneiden ulkopuolisten aiheuttamien väkivaltatapausten lukumäärä. Kaikkien teknisten vahinkojen lukumäärä. Rengasrikkojen lukumäärä. Rengassarjojen vaihtojen lukumäärä. Tuulilasin rikkoutumisten lukumäärä. Kaluston kuukausi- ja/tai määräaikaishuoltojen lukumäärä. Huoltovälistä viivästyneiden kuukausi- ja/tai määräaikaishuoltojen lukumäärä. Prosentteina ilmoitettuna toteutuneiden ajoonlähtötarkastusten osuus kaikista lähdöistä 11
Ympäristö Kaluston EUROluokkien keskiarvo Keskikulutus diesel Keskikulutus bensa Energiankulutus per matkustaja Energiatehokkuus CO 2 -päästöt tonneina Ajoneuvokaluston EURO-luokkien keskiarvo. Kaluston dieselin kulutus mitattuna litraa per 100 kilometriä (l/100km). Kaluston bensan kulutus mitattuna litraa per 100 kilometriä (l/100km). Kulutetun energiamäärä jaettuna matkustajien kokonaismäärällä (kwh/matkustaja). Huom! 1l dieseliä vastaa 10,1 kwh ja 1l bensiiniä 8,56 kwh. Kuljetussuorite henkilökilometreinä (hlökm) per tavaran kuljettamiseen vaaditun energian määrä kilowattitunteina (kwh). Huom! 1l dieseliä vastaa 10,1 kwh ja 1l bensiiniä 8,56 kwh. Kulutetun polttoaineen muodostaman hiilidioksidin määrä tonneina. HUOM! Palaessaan 1l dieseliä muodostaa noin 2,66 kilogrammaa hiilidioksidia ja bensiini 2,35 kilogrammaa. Laatu Täsmällisyys Aikataulussa pysyttyjen toimitusten osuus prosentteina kaikista toimituksista huomioiden sopimuksissa määritetyt aikaikkunat. Odotusaika tilattaessa Liikennerikkomukset Ajo- ja lepoaikarikkomukset Saniteettitilojen tyhjennys Hukkuneet matkatavarat Normaalin kuljetuksen korvaavat kyydit Asiakaspalaute Asiakkaan odottama aika kuljetuksen tilauksen yhteydessä minuutteina. Huomautukseen, sakkoihin tai muihin tuomioihin johtaneiden liikennerikkomusten (pl. ajo- ja lepoaikarikkomukset) lukumäärä. Huomautukseen, sakkoihin tai muihin tuomioihin johtaneiden ajo- ja lepoaikarikkomusten lukumäärä. Ajoneuvon saniteettitilojen säiliön tyhjennysten lukumäärä. Matkan aikana hukkuneiden matkatavaroiden lukumäärä. Ennalta sovitun kuljetuksen korvaavien kuljetusten lukumäärä. Asiakkaiden antamien arvioiden keskiarvo. Yrityksen oman mittariston mukaan. 12
Henkilöstö Henkilöstön koulutukset pl ammattipätevyyskoulutukset Sairaspoissaolot Yli 11 tunnin työpäivät Ajotapa Kalusto Kaluston kokoluokat Yrityksen työntekijöiden ammattipätevyyskoulutusten lisäksi tehtävien koulutusten lukumäärä päivinä suhteessa työntekijöiden lukumäärään. Yrityksen henkilöstön sairaspoissaolojen lukumäärä. Yrityksen työntekijöiden yli 11 tuntia kestäneiden työpäivien lukumäärä. Yrityksellä mahdollisesti käytössä olevan ajotavan seurantajärjestelmän ilmoittama kuljettajien ajotavan keskiarvo. Kaluston kokoluokittelu perustuu matkustajapaikkojen lukumäärään. Vastuullisuusmalliin sisältyvien mittareiden lisäksi yrityksillä on todennäköisesti käytössään muita, yleisiä tai omalle suoritealalle tyypillisiä mittareita. Seuraavassa muutama esimerkki: Nettotulos Tuottavuus Äkkijarrutukset Euroina yrityksen nettotulos, eli summa ilman arvonlisäveroa. Nettotuloksen suhde ajettuihin kilometreihin ja kuljetettuihin tonneihin, yksikkö EUR/km ja EUR/tn. Jos yrityksillä on mahdollisuus tilastoida äkkijarrutuksia, jotka kuvaavat kohtuullisesti ennakoivaa ajotapaa, mahdollinen mittari on kuljettajakohtainen keskimääräinen äkkijarrutusten määrä. Vastuullisuusmallin mittareista kerätään tiedot tarkasteltavan kuukauden aikana havaituista tapahtumista. Käytettäessä excel-pohjaista seurantatyökalua, malli laskee osan mittareista automaattisesti malliin syötettävien arvojen perusteella. Osa mittareissa tarvittavista tiedoista voidaan kerätä yritystoiminnassa normaalisti käsiteltävistä tiedoista ja asiakirjoista, kuten kirjanpidosta, laskutuksesta, polttoaine- ja muista laskuista. Osa mallin mittareista, kuten onnettomuudet ja läheltä piti -tilanteet, edellyttävät yritykseltä raportointi- ja tiedonkeruukäytäntöä, jonka pohjalta aktiivista seurantaa voidaan tehdä. Markkinoilla on useita erilaisia ajotavan seurantalaitteita, joita voidaan hyödyntää taloudellisen ja turvallisen ajotavan edistämiseen sekä vastuullisuustietojen keräämiseen. (Ajotavan seurantajärjestelmä ei kuitenkaan ole vastuullisuusmallin edellytys). 13
Vaara- ja poikkeamatilanteet VAAROJEN TUNNISTAMINEN JA VAHINKOJEN VÄLTTÄMINEN, RISKIEN HALLINTA Vaara on ilmiö tai tapahtuma, joka voi aiheuttaa ei-toivottuja vaikutuksia organisaation toimintaan. Vaara aiheuttaa riskin olemassaolon, eli sen, että ilmetessään vaara voi aiheuttaa organisaation toiminnalle haitallisia vaikutuksia. Vaarojen tunnistamisella tarkoitetaan prosessia, jossa organisaatio havaitsee ja dokumentoi vaaroja, jotka sen toimintaan voivat vaikuttaa. Riski on vaaran aiheuttama seuraus, jonka toteutumisella on jokin todennäköisyys ja toteutuessaan se aiheuttaa ei-toivottuja vaikutuksia, joiden vakavuus vaihtelee. Riskin arviointi on prosessi, joka koostuu vaarojen tunnistamisesta ja niiden aiheuttamien seurausten arvioinnista. Riskienarvioinnin avulla voidaan priorisoida turvallisuustoimenpiteitä kiireellisyyden ja vakavuuden mukaan. Riskien arvioinnin pohjalta yritysjohto tekee päätökset siitä, mitkä riskit edellyttävät toimenpiteitä, jotta riski saadaan hallitulle tasolle ja toisaalta mitkä riskit voidaan kantaa ilman täydentäviä turvallisuustoimenpiteitä. Riskienhallinta on organisaation järjestelmällistä toimintaa vaarojen tunnistamisesta toimenpiteiden määrittelyyn ja käytännön soveltamiseen. Riskienhallinta on jatkuva prosessi, joka mahdollistaa organisaation tarkoituksen mukaisen ja häiriöttömän toiminnan ja jota kehitetään jatkuvasti toimintamallien, ajoneuvokaluston, henkilöstön, asiakkaiden ja tietojärjestelmien muuttuessa. Erilaisiin riskeihin varautumalla ja niiden ehkäisemisellä yritys voi parantaa henkilöstön viihtyvyyttä ja työturvallisuutta, vähentää ympäristövaikutuksia ja saada merkittäviä taloudellisia säästöjä. Tiekuljetusalalla riskienhallintaan kuuluu normaalin yritystoiminnan lisäksi myös liikenneturvallisuuteen liittyvä riskienhallinta, mikä osaltaan lisää riskienhallinnan merkitystä alalla. Riskien minimointi ja mahdollisiin riskitilanteisiin varautuminen ovat perusta kestävälle ja vastuulliselle yritystoiminnalle riippumatta yrityksen toimialasta. Jotta riskeihin voidaan ennalta varautua, omaan toimintaan mahdollisesti vaikuttavat erilaiset tekijät on ensin tunnistettava. Erilaisia haittoja toiminnalle voivat aiheuttaa mm. oman organisaation sisäisten toimintojen poikkeamat, tekniset ongelmat, poikkeamat yhteistyökumppanien toiminnassa tai tarvikkeiden ja palveluiden saatavuudessa, yhteiskunnalliset tekijät jne. Tiekuljetuksissa riskienhallinta on laaja käsite ja sen tulisi kattaa kaikki eri yritystoiminnan vastuulliseen toimintaan liittyvät osa-alueet: talous, turvallisuus, liikenneturvallisuus, terveys ja ympäristö. 14
Henkilöliikenteen vastuullisuusmalli Riskienhallinnan tarkistuslista Osa-alue Liiketoimintariskit - toimintasuunnitelma - vahvuuksien ja heikkouksien tunnistaminen - markkinatilanne - kilpailijat - asiakkuudet ja yhteistyö/verkostot Sopimus- ja vastuuriskit - tarjous- ja sopimusmenettelyt - vastuut ja vakuudet - asiakirjojen dokumentointi Asiakas/matkustajat -turvallisuus -tiedottaminen -korvaukset -vastuunjako -ilkivalta -häiriökäyttäytyminen Henkilöstöriskit - perehdyttäminen - työilmapiiri - tasa-arvo - työn stressaavuus - avainhenkilön pidempi poissaolo - päihteet ja elämäntavat Kuljetuskaluston riskit - kaluston ikä - kaluston arvo - kaluston kunnossapito - katsastukset - lisälaitteet Ajamiseen ja kuljettamiseen liittyvät riskit - reititys - ajo- ja lepoajat - työturvallisuus - toiminta hätä- ja poikkeustilanteissa - toiminta lastausten ja purkujen aikana Ympäristöriskit - vaarallisten aineiden käsittely - jätehuolto ja kierrätys - henkilökunnan ympäristötietoisuus Tietoriskit - tietoturvallisuus - asiakirjojen dokumentointi - toiminnan seuranta ja raportointi - salasanat - varmuuskopiointi Käsitelty kokouksessa (Päivämäärä ja osallistujat) Vastuuhenkilö Keskustelut henkilökunnan kanssa: teemat ja toimenpiteet Riskin suuruus Riskin suuruus on vaaran tai haitan aiheuttamien seurausten vakavuuden ja niiden ilmenemisen todennäköisyyden yhdistelmä. Riskin suuruuden määrittämisessä käytetään yleisesti kolmiportaista riskitaulukkoa. Seuraukset Todennäköisyys Vähäiset Haitalliset Vakavat Epätodennäköinen 1 Merkityksetön riski 2 Vähäinen riski 3 Kohtalainen riski Mahdollinen 2 Vähäinen riski 3 Kohtalainen riski 4 Merkittävä riski Todennäköinen 3 Kohtalainen riski 4 Merkittävä riski 5 Sietämätön riski Esimerkki riskienhallinnantarkistuslistasta. Lomake löytyy osoitteesta: www.trafi.fi/henkiloliikenteenvastuullisuusmalli Lähde: http://www.ttk.fi/riskienarviointi 15
Poikkeamatilanteiden tunnistaminen Toimintaohjeet poikkeamatilanteiden varalle Poikkeamatilanteissa toimimisen harjoittelu POIKKEAMATILANTEET JA NIIHIN VARAUTUMINEN Poikkeamalla tarkoitetaan yrityksen normaalista toiminnasta poikkeavaa tapahtumaa, joka voi aiheutua yrityksen henkilökunnan tai matkustajan toiminnasta. Poikkeama saattaa myös aiheutua kalustosta, tavarasta tai jostain ulkopuolisesta muuttujasta. Poikkeamia voivat olla esimerkiksi aikatauluista myöhästyminen, kuljetusvahinko, kaluston rikkoutuminen, liikennerikkomus, sään ääri-ilmiö, henkilökunnan toimintaan liittyvä poikkeama tai muu vastaava. Usein poikkeamilla on taloudellisia ja aikataulullisia vaikutuksia, mutta ei aina. Poikkeamatilanteet tunnistetaan riskienhallinnan avulla. Toimialasta ja riskeistä riippuen saattaa yrityksellä olla tarvetta varautua useiden erilaisten tilanteiden varalle. Vastaavasti kuin hätätilanteissa myös poikkeamatilanteissa toiminnan tulisi olla etukäteen suunniteltua ja loogista, jotta mahdolliset lisävahingot pystytään välttämään ja normaalia toimintaa jatkamaan mahdollisimman pian. Poikkeamatilanteissa toimimista tulisi harjoitella etukäteen ja opittuja taitoja on hyvä kerrata säännöllisin väliajoin. Seuraavassa kuvassa on esitetty esimerkki poikkeamatilanneohjeesta. Henkilöliikenteen vastuullisuusmalli Poikkeamatilanneohje Poikkeamatilanteen sattuessa arvioi ensin tilanne ja toimi sitten til vaatimalla vakavuudella. Pyri ensin minimoimaan häiriöt ja varmis matkustajien turvallisuus. Pysy rauhallisena ja pyri välttämään hät toimimalla johdonmukaisesti seuraavan mallin mukaisesti (HUOM ohjeellinen ja yrityksen on itse luotava oma toimintamallinsa poikkeamatilanteisiin): Arvioi tilanteen vakavuus ja tarvittavat toimenpiteet Varoita muita häiriöstä ja varmista matkustajien turvallisuus Varmista ettei tilanteesta aiheudu lisää haittaa Tarkasta mahdolliset vauriot kalustossa ja kuormassa Tee tarvittavat välittömät toimenpiteet matkustajien hyvinvoinnin Tarkista mahdolliset vauriot kalustossa ja matkatavaroissa Ilmoita poikkeamatilanteesta yhdyshenkilölle o Yhdyshenkilön puhelinnumero: Esimerkki poikkeamatilanneohjeesta. Lomake löytyy osoitteesta: www.trafi.fi/henkiloliikenteenvastuullisuusmalli Se on tarkoitettu kaluston mukana kuljetettavaksi tarkistuslistaksi, josta kuljettaja voi tarpeen tullen tarkastaa yrityksen käytössä olevan toimintamallin poikkeamatilanteissa sekä yhteystiedot, joihin poikkeamatilanteissa tulee ensisijaisesti ottaa yhteyttä. 16
Ilmoitukset poikkeamatilanteista Poikkeamien syiden analysointi ja kehitystarpeiden tunnistaminen Poikkeamatilanteiden ehkäiseminen tai vaikutusten vähentäminen POIKKEAMATILANTEIDEN ILMOITTAMINEN JA NIISTÄ OPPIMINEN Poikkeama- ja vaaratilanteiden ilmoittaminen, syiden analysointi ja niistä oppiminen on merkittävä lähtökohta yritysten toimintavarmuuden ja turvallisuuden kehittämiselle sekä laadun varmistamiselle. Tarkastelu on hyödyllistä ulottaa myös ns. läheltä piti -tilanteisiin, joissa onnettomuus oli lähellä tapahtua. Poikkeamien ja niiden syiden seurantaan kannustetaan, koska niiden avulla yritykset voivat havaita omaan toimintaansa liittyviä kehitystarpeita ja riskejä esimerkiksi poikkeamien toistuvuuden avulla. Kehityskohteet tunnistettuaan yritys voi kehittää toimintaansa niin, että vastaavat poikkeamat olisivat tulevaisuudessa ehkäistävissä. On huomioitava, että osaan tiekuljetusten päivittäisessä toiminnassa tapahtuviin poikkeamatilanteisiin yritykset eivät itse pysty suoraan vaikuttamaan, koska tiekuljetukset tapahtuvat avoimessa toimintaympäristössä, jossa on useita ulkopuolisia muuttujia. Kuitenkin nämä ulkopuoliset tekijät on mahdollista ja hyödyllistä tunnistaa, jotta niiden aiheuttamiin haittoihin voidaan varautua ennalta ja jotta toteutuneiden vahinkojen vaikutukset omaan toimintaan jäävät mahdollisimman pieniksi. Raportoinnin ja seurannan onnistumisen kannalta on tärkeää, että toimintamallilla on johdon vahva tuki. Poikkeamien raportoinnissa vastaavasti kuin yleisessä palautteenannossa, annettuun palautteeseen reagointi ja siihen vastaaminen lisäävät motivaatiota. Jotta raportointi ei haittaa kuljettajan normaaleja työtehtäviä ja jotta raportointi ylipäätänsä tulee poikkeamatilanteissa tehtyä, tulee poikkeamien raportoinnin olla mahdollisimman helppoa ja yksinkertaista. Poikkeaman käsittelyn voi toteuttaa esimerkiksi siten, että kuljettaja tekee lyhyen poikkeamailmoituksen vielä kun asia on tuoreessa muistissa (mitä tapahtui ja missä). Jälkeenpäin tapahtuman tietoja täydennetään yhteistyössä esimiehen kanssa ja tapahtuman jatkotoimet hoidetaan poikkeaman edellyttämällä tavalla. Tässä yhteydessä poikkeama voidaan myös luokitella laajemman aineiston analyysiä varten. Poikkeamatilanteiden järjestelmällisellä ja aktiivisella seurannalla yrityksen on mahdollista tunnistaa oman toimintansa kehityskohteet, riskitekijät ja mahdollisesti ennaltaehkäistä riskien toteutuminen ja vahinkojen tapahtuminen. Riskien ja kehityskohteiden tunnistamista helpottaa se, mitä enemmän poikkeamia raportoidaan. 17
Näin ollen seurannan aluksi voidaankin asettaa tavoitteeksi kerätä mahdollisimman paljon ilmoituksia, kiinnittämättä liikaa huomiota niiden laatuun. Raportointilomakkeessa on lueteltuna yleisimmät syyt poikkeamille, minkä tarkoituksena on helpot taa mahdollisten riskitekijöiden ja heikkouksien tunnistamisessa. Poikkeamatilanteiden analysoinnissa yrityksiä kannustetaan arvioimaan poikkeamatyypin toistuvuutta ja poikkeamasta aiheutuneita ajallisia ja taloudellisia haittoja, jotka usein toistuessaan saattavat aiheuttaa merkittäviäkin haittoja yrityksen toiminnalle. Henkilöliikenteen vastuullisuusmalli Poikkeamaraportointi Poikkeaman ilmoittaja Tapahtumapaikka Poikkeaman kirjaaja Poikkeaman syy (rastita poikkeamatilanteen syy) Henkilöstö Kalusto Matkustaja Matkatavara Ajo- ja lepoaika-asetus Toiminta pysäkillä Sää Jokin muu ulkopuolinen syy (esim. liikenneruuhka) Poikkeaman kuvaus Tarkentavat tiedot Poikkeaman toistuvuus Poikkeaman tapahtumispäivämäärä Ajoneuvon rekisterinumero Päivämäärä usein satunnaisesti harvoin Ympyröi kuvaavin vaihtoehto Vaadittavat jatkotoimenpiteet Jatkotoimenpiteitä ei tarvita Poikkeamatilanteesta aiheutuneet ylimääräiset viivästykset ja kustannukset Yleiskuvaus Viivästys (h) Allekirjoitus: Ote poikkeamaraportointilomakkeesta. Lomake löytyy osoitteesta: www.trafi.fi/henkiloliikenteenvastuullisuusmalli 18
HÄTÄTILANNEOHJE Hätätilanneohjeen tarkoituksena on antaa kuljettajille selkeät toimintaperiaatteet hätätilanteessa, esimerkiksi onnettomuustilanteessa toimimiseen. Hätätilanneohjetta laadittaessa kannattaa ottaa huomioon yrityksen omassa toiminnassa todennäköisimmät hätätilannetyypit. Ohje muistuttaa kuljettaja onnettomuuspaikalla toimimisen perusperiaatteista sekä antaa lisäohjeita ajoneuvon huomioimisesta tilanteessa. Lisäksi ohjeesta ilmenevät ne tahot, joihin tulee olla yhteydessä hätätilanteen sattuessa. Hätätilanneohje on hyvä olla kaikilla kuljettajilla mukana ajoneuvossa näkyvällä ja helposti saatavalla paikalla, jotta ohjeisiin on mahdollista palata mahdollisimman nopeasti hätätilanteen sattuessa. Vaikka kuljettaja ei hätätilanteessa ehtisikään tarttua itse ohjeeseen, ovat sen perusperiaatteet jääneet paremmin mieleen jos ne ovat koko ajan esillä ja luettavissa. Kun ohje on ajoneuvossa mahdollisimman näkyvällä paikalla, mahdollisen hätätilanteen sattuessa myös ulkopuolinen taho voi nopeasti löytää tarvittavat tiedot. Hätätilanteisiin on hyvä varautua jo ennalta ja siksi toimintaa hätätilanteissa on hyvä harjoitella johdetusti. Opittuja taitoja on hyvä myös kerrata säännöllisesti, jotta niitä osataan tositilanteessa käyttää. Ulkomailla tehtäviä kuljetuksia varten kuljettajia on muistutettava muun muassa paikallisesta hätänumerosta sekä muista mahdollisista erityispiirteistä ulkomailla onnettomuustilanteessa toimimiseen. Lisäksi mahdollisten kieliongelmien ehkäisemiseksi ajoneuvon mukana on hyvä olla informaatiota kuljetusyrityksestä, kuljettajasta, kalustosta ja tarpeen mukaan myös kuljetettavasta tavarasta. Tiedot tulisi olla ajoneuvossa mahdollisimman näkyvällä paikalla, jotta mahdollisen hätätilanteen sattuessa myös ulkopuolinen taho voi nopeasti löytää tarvittavat tiedot. Henkilöliikenteen vastuullisuusmalli Hätätilanneohje tien päällä oleville kuljettajille Onnettomuustilanteeseen tien päällä joutuessasi toimi seuraavasti (HUOM! Järjestys on ohjeellinen, sillä tilanteen luonne vaikuttaa parhaimpaan toimintajärjestykseen):! Pysäytä ajoneuvosi turvalliseen kohtaan ja mikäli tilanne sallii! Kytke seisontajarru! Katkaise virta ajoneuvosta! Kytke hätävilkut! Pue varoitusliivi! Pelasta itsesi ja matkustajat ulos ajoneuvosta, mutta toimi rauhallisesti varoen muuta liikennettä (älä ryntää sokkona ulos liikenteen sekaan)! Ohjeista matkustajat turvalliseksi katsomaasi paikkaan! Tee ilmoitus hätäkeskukselle (112)! Selvitä loukkaantuneiden lukumäärä ja pelasta heidät välittömästä vaarasta! Estä lisäonnettomuudet silloin kun se on itsellesi turvallista! Sammuta pienet palon alut! Varoita muuta liikennettä tapahtumapaikasta! Poista tai eristä esimerkiksi putoamiseen, sähköiskuun tai muuhun sellaiseen johtaneet vaaratekijät! Opasta tai järjestä opastus ja esteetön pääsy pelastusyksikölle kohteeseen! Poistu itse ja neuvo muita poistumaan onnettomuuspaikan läheisyydestä ja seuraa pelastushenkilöstön ohjeita! Ilmoita tapahtuneesta omalle esimiehellesi/työnantajallesi/yhteyshenkilöllesi! Ohjeista matkustajia jatkotoimepiteiden osalta! Laadi tapahtuneesta kirjallinen raportti Yhteyshenkilön puhelinnumero: Esimerkki hätätilanneohjeesta. Lomake löytyy osoitteesta: www.trafi.fi/henkiloliikenteenvastuullisuusmalli 19
Perehdytys Perehdyttäminen auttaa työntekijää toimimaan yrityksessä turvallisesti ja yrityksen periaatteiden mukaisesti. Perehdytyksen apuna voidaan käyttää perehdyttämislomaketta, jolle on listattu tärkeimmät asiat, jotka tulee käydä läpi työntekijän kanssa. Perehdyttämislomakkeen avulla niin työnantaja kuin työntekijäkin voivat varmistua siitä, että kaikki tarvittavat asiat on opeteltu ja/tai käyty läpi yhdessä ja että yrityksen toimintaperiaatteet ovat työntekijälle tuttuja. Perehdyttäminen on tarpeen kaikille yrityksen uusille työntekijöille riippumatta heidän iästään tai aiemmasta työkokemuksestaan. Toimintaperiaatteet, kuljetettava tavara sekä kuljetusvälineet vaihtelevat yritysten välillä, minkä vuoksi perehdyttäminen on tärkeää kaikille uusille työntekijöille. Perehdytystä tulee tehdä sovelletusti myös työntekijän siirtyessä yrityksen sisällä uusiin tehtäviin tai uuteen toimintaympäristöön tai käytettävien työskentelytapojen muuttuessa merkittävästi. Kuljettajan siirtyessä esimerkiksi ajamaan kotimaanliikenteen lisäksi ulkomaanliikennettä, tulee hänen kanssaan käydä läpi toimintamallit ulkomailla, kuten tietullit ja lainsäädäntö. Perehdytyksen järjestelmällinen hallinta perehdytyslomakkeen tai muun käytännön avulla on organisaatiolle tapa varmistaa, että kaikki tarvittava on tehty henkilöstön riittävän osaamisen varmistamiseksi. Perehdyttämiseen kannattaa varattava riittävästi aikaa, jotta eri osa-alueet voidaan käydä läpi huolella. Turvallisuus-, laatu- ja ympäristönäkökulmien, yleisten toimintamallien ja perehdytettävän kysymysten huolellinen käsittely pienentää uuden työntekijän kuljetusyritykselle tuomaa riskiä Henkilöliikenteen vastuullisuusmalli Perehdyttämislomake Kohde Perehdytettävä Päivämäärä Perehdyttäjä PEREHDYTETTÄVÄT ASIAT Päivämäärä Lis Yrityksen toiminta - toimintaperiaatteet - yrityksen toiminta-alue - tärkeimmät asiakkaat - yleisimmät kuljetettavat asiaskasryhmät ja niiden erityispiirteet Henkilöstö - esimiehet - työtoverit - keskeiset yhdyshenkilöt - yhteistoiminta ja työsuojeluorganisaatio Toimintatavat yrityksessä - vaitiolovelvollisuus - asiakaspalvelu - työvaatteet - yhteydenpito ja tiedotus - ajoneuvon huoltokäytännöt Perehdytyksen dokumentointi ja tiedon huolellinen säilytys on tärkeää, jotta voidaan jälkikäteen varmistaa ja tarvittaessa osoittaa mitä on tehty. Ote perehdytyslomakkeesta. Perehdytys kattaa sekä yrityksen yleisiä käytäntöjä että tehtävä- ja kohdekohtaisia asioita. Lomake löytyy osoitteesta: www.trafi.fi/henkiloliikenteenvastuullisuusmalli 20
Kaluston kunto AJOONLÄHTÖTARKASTUS JA AJONAIKAINEN SEURANTA Ajoonlähtötarkastus tulisi tehdä aina ennen liikkeelle lähtöä, koska sen aikana voidaan havaita viimeisen ajosuoritteen tai pysähdyksen aikana ajoneuvoon tulleet viat. Vikojen havaitseminen ajoissa saattaa vähentää vioista aiheutuvia kustannuksia, viiveitä tai jopa estää mahdollisen onnettomuuden. Ajoonlähtötarkastuksessa olisi hyvä käydä läpi koko ajoneuvokalusto ja mahdollinen kuorma kiinnityksineen. Liikkeelle lähdettäessä matkustajia olisi hyvä muistuttaa myös turvavöiden käytöstä. Käytännössä lähtöjä tulee niin paljon, että ajoneuvon tarkastus ja seuranta on hyvä jakaa osiin: joka kerta tehtävään nopeampaan yleistarkastukseen jatkuvaan, ajon aikana tehtävään seurantaan määräaikaistarkastuksiin Ajoonlähtötarkastus Aina ennen liikkeellelähtöä kuljettajan tulee tarkastaa vähintään seuraavat asiat: Ajoneuvon alle ei ole vuotanut nesteitä Matkustajien asettuminen ajoneuvoon ja mahdollisen kuorman kiinnitys Renkaiden kunto Mittaristossa ei pala ylimääräisiä merkkivaloja Ajoneuvon valojen toimivuus Ajonaikainen seuranta Ajoonlähtötarkastuksen lisäksi kuljettajan tulee jatkuvasti seurata ajon aikana ajoneuvon toimivuutta ja raportoida normaalista poikkeavista asioista yrityksen johdolle tai muulle kalustosta vastaavalle henkilölle. Häiriöiden aktiiviseen raportointiin ja seurantaan kannustetaan, koska sen avulla yrityksen johto saa paremman kuvan kaluston kunnosta ja mahdollisista odottamattomista korjauskuluista. Ajoissa havaittu vika tai häiriö voi myös tarpeen tullen helpottaa mahdollisen varakyydin hankkimista matkustajille. Samalla kuljettaja voi osoittaa oman osallisuutensa häiriöiden ja vikojen syntymiseen. Seuraavassa on esimerkki seurantalomakkeesta, jolla kuljettaja voi kirjata ja raportoida ajoneuvossa havaitut häiriöt. Ajonaikainen seuranta Rekisteritunnus: Kohde Kuljettaja Vaadittavat toimenpiteet Ajettavuus Ajoäänet Jarrujärjestelmä Jousitus Kaasu Kytkin Lämmityslaitteisto/AC Merkkivalot Moottorin lämpötila Nesteet Ovet Vaihteisto Päiväys ja allekirjoitus: Esimerkki. Ajoaikana havaittujen häiriöiden raportointilomake. Lomake löytyy osoitteesta: www.trafi.fi/henkiloliikenteenvastuullisuusmalli 21
Määräaikaistarkastukset Kaluston huolto ja kunnossapito ovat liikenneturvallisuuden kannalta hyvin tärkeitä ja samalla niistä huolehtiminen usein vähentää kaluston käyttökustannuksia. Huolto ja kunnossapito tulee toteuttaa säännöllisesti noudattaen kaluston huoltosuunnitelmaa. Valmistajien kalustolle ilmoittamien huolto-ohjelmien tueksi kaluston kunto on hyvä tarkastaa säännöllisesti tehtävillä viikko/määräaikaistarkastuksilla, jotka voidaan tehdä kuljettajan tai huollosta vastaavan henkilön toimesta. Määräaikaistarkastukset olisi hyvä tehdä muutamana kertana kuussa riippuen kuitenkin ajetuista kilometreistä ja toimintaympäristöstä. Kattavampaa tarkastusta suositellaan tehtäväksi myös aina kun otetaan käyttöön lainakalustoa tai ollaan lähdössä pidemmäksi aikaa yrityksen päivittäisen toimintaympäristön ulkopuolelle esimerkiksi ulkomaille tai kun kyseessä on esimerkikisi tilausmatka, jossa auto on useita päiviä matkalla. Määräaikaistarkastuksen on tarkoitus olla selvästi ajoonlähtötarkastusta kattavampia ja näin ollen sille on varattava riittävästi aikaa. Tehokas keino vakiinnuttaa viikko- ja määräaikaistarkastus on tarkastuksen vakiinnuttaminen osaksi toimintatapoja. Kun toimintatapoihin kuuluu esimerkiksi aina maanantaisin ajoneuvon perusteellinen tarkastus ennen käyttöönottoa, tulee tarkastus tehtyä osana työrutiineja. Esimerkkilomake kaluston säännöllisten tarkastusten seurantaan ja raportointiin on esitetty viereisessä kuvassa. Tarkastuksissa ja jatkuvassa seurannassa havaittuihin puutteisiin tulee reagoida mahdollisimman nopeasti. Tiedonkulun parantamiseksi kyseiseen autoon on hyvä jättää huomautus, jossa kerrotaan, että vika on raportoitu, kirjattu ja mahdollisesti ilmoittaa myös ajankohta, jolloin puute korjataan. Tällä menettelyllä parannetaan myös kuljettajan ja yrityksen toimihenkilöiden välistä vuorovaikutusta. Samalla kuljettaja tai muu puutteen huomannut henkilö saa vahvistuksen, että ilmoitus on käsitelty ja asiaa viety eteenpäin. Henkilöliikenteen vastuullisuusmalli Kaluston viikkotarkastus Rekisteritunnus Ajoneuvon sisäinen tarkastus Kohde Tarkastaja Vaadittavat toimenpiteet Ajoneuvon paperien tarkastus (luvat ja rekisteriote) Ajopiirturi (sis. kiekot ja rullat) Elektroniset hallintalaitteet Ensiapuja hätä-tarvikkeet Ikkunat Lukitusjärjestelmä Lämmityslaitteisto/AC Maksu- ja rahastuslaitteet Mekaaniset hallintalaitteet Merkkivalot Mittaristo Peilit Pyyhkijät Saniteettitilat Sisävalaistus Turvavyöt Tuulilasi Verhoilu Viestintä ja elektroniikka Äänitorvi Ulkoinen tarkastus Tarkastaja Vaadittavat toimenpiteet Ilmanpaineet Informaatiolaitteet Esimerkki viikkotarkastuslomakkeesta. Lomake löytyy osoitteesta: www.trafi.fi/henkiloliikenteenvastuullisuusmalli 22
KALUSTON MÄÄRÄAIKAISHUOLTO Kaluston määräaikaishuollon suunnittelussa tulee noudattaa kaluston valmistajan ilmoittamaa ohjeistusta. Huoltosuunnitelmat ovat ajoneuvokohtaisia, mutta paremman kokonaiskuvan saamiseksi on suositeltavaa kerätä koko kaluston tiedot samaan taulukkoon ja/tai suunnitelmaan. Häiriön tai vian tapahtuessa kuljettajan on helpompi tunnistaa mikä kalustossa on vikana ja mitä vian korjaamiseksi on tehtävissä. Tämä auttaa kuljettajaa myös arvioimaan sitä, onko hän itse kykenevä korjaamaan vian vai pitääkö vika korjata korjaamolla. Henkilöliikenteen vastuullisuusmalli Kuljetusyritysten perustoiminnassa joudutaan usein tarkistamaan kaluston tietoja, muun muassa erilaisten asiakasryhmien palvelemisessa sekä ajolupien ja vastaavien hankkimisessa. Kalustoluetteloon on suositeltavaa koota ajoneuvon merkittävimmät ominaisuustiedot. Tietojen kerääminen yhteen kehitettyyn tiedostoon selkeyttää tiedon keruuta ja säilytystä, ja helpottaa tietojen saatavuutta ja hyödyntämistä. Seuraavaan taulukkoon on kerätty esimerkinomaisesti tärkeimpiä kaluston huoltoon liittyviä ajoneuvon ominaisuustietoja. Huollon suunnitteluun liittyen on suositeltavaa pitää kirjaa myös ajoneuvokohtaisista yleisimmistä vioista sekä varaosista, joita vikojen korjaamiseen tarvitaan. Tietojen keräämisessä voidaan hyödyntää poikkeamaraportointia, jonka avulla tunnistetaan yleisiä ja toistuvia vikoja. Kun ajoneuvojen yleisimmät viat ja niistä aiheutuvat ongelmat on tunnistettu ja listattu, voidaan vikatilanteisiin varautua laatimalla ohjeistus vikatilanteiden varalta. Ohjeistus ja varaosat ja muut resurssit tyypillisten vikatilanteiden varalta on hyödyllistä koota sellaiseen muotoon, että ne voidaan jatkuvasti kuljettaa ajoneuvon mukana. Kalustokortti Kalustokortti Rekisteritunnus Ajoneuvoluokka Merkki Kauppanimi Ajoneuvotunnus Ensirekisteröintipäivä Käyttöönottoajankohta Käytöstäpoistoajankohta Päästöluokka (EURO-luokka) Käyttövoima Moottoriteho (kw) Moottorin iskutilavuus (litraa) Kokonaispainoluokka Istumapaikat (lkm) Seisomapaikat (lkm) WC (kyllä/ei) Alkolukko (kyllä/ei) Vastuukuljettaja Kuljettajat Lisätiedot ominaisuuksista Huoltosuunnitelma Viimeisen huollon ajankohta Ajatetut kilkometrit viimeisessä huollossa (x1000km) Seuraava huollon ajankohta Ajoneuvo 1 Ajoneuvo 2 Ajoneuvo 3 Esimerkki ajoneuvon ominaisuustiedoista. Lomake löytyy osoitteesta: www.trafi.fi/henkiloliikenteenvastuulisuusmalli Ajoneuvo 4 23
Energiatehokkuus ja ympäristövastuullisuus Polttoaineen kulutus on kuljetusyrityksille merkittävä kuluerä ja energian käytön tehokkuutta parantavat toimet ovat kuljetusyrityksille kannattavia niiden taloudellisten vaikutusten vuoksi. Energiantehokkuutta voidaan parantaa esimerkiksi ennakoivalla taloudellisella ajotavalla, huolellisella reititysten suunnittelulla ja kalustovalinnoilla. Kuljetusalalla energiatehokkuus määritellään kuljetussuoritteen ja kuljettamiseen vaaditun energian suhteena. Energiatehokkuus paranee, kun kuljetussuorite voidaan kuljettaa vähemmällä polttoaineen kulutuksella. Kuljetussuorite ilmaistaan henkilökilometreinä ja energiankäyttö kwh:na. Energiankäytön tehostaminen vähentää myös kuljetusten ympäristövaikutuksia. Kulutettu polttoaine aiheuttaa haitallisia ympäristövaikutuksia erilaisten päästöjen muodossa. Energiatehokkuustoimenpide Vaikutus Vastuutaho Hybridibussien käyttöönotto 20 30 % Operaattori Kevytrakennebussin käyttöönotto 10 20 % Biodieselin käyttö + moottorin säätö 1 % SCR:n käyttö EGR:n sijaan 5 8 % Aerodynaaminen muotoilu 1 10 % Oikeat rengaspaineet ja renkaiden valinta 1 4 % Oikeat aurauskulmat 1 2 % Taloudellinen ajotapa / koulutus 3 6 % Koulutukseen liitetty kuljettajakohtainen seuranta 5 15 % ja kannustepalkkaus Kuljettajan opastinlaitteet 4 10 % Koulutussimulaattorin käyttö alle 1 % Start-stop -toiminto alle 1 % Kaluston sovittaminen linjastoon 10 30 % Tilaaja Raportoinnin edellyttäminen välillinen Tilaaja / Valtio Liikennejärjestelmien parannukset välillinen Tilaaja / Kaupunki / Valtio Operaattoreiden / kaupunkien bench-marking välillinen Tilaaja / Operaattori Taulukkoon on koottu Joukkoliikenteen energiatehokkuuden seuranta, raportointi ja kehittäminen (JOLEN) -tutkimushankkeessa esiteltyjä energiatehokkuustoimenpiteitä ja tarkasteltu niiden vaikutuksia. Lähde: Kärkituloksia Transeco-tutkimusohjelmasta http://www.transeco.fi/files/584/transeco-kortti_hybridibussit_liikenteeseen.pdf 24
CO100% NOx 100% HC100% PM100% [g/kwh] CO HC NOx PM CO47% NOx 63% HC60% PM28% EURO I 1992 EURO III 1996 EURO IIII 2000 CO HC NOx PM CO HC NOx PM CO33% NOx 5% HC12% PM3% EURO IV 2005 EURO V 2008 EURO VI 2013 EURO-päästöluokilla asetetaan raja-arvot tietyille päästölajeille niin, että mitä korkeampi EURO-luokan arvo on kyseessä, sitä puhtaampaa kalusto on. Uudemmissa EUROluokissa päästöjen leikkauksen lisäksi myös polttoaineenkulutusta on pystytty tehostamaan tai vähentämään. Kuvassa havainnollistetaan yksinkertaistetusti EURO-päästöluokkien kehitystä kuorma- ja linja-autoissa EURO I -luokasta EURO VI -luokkaan. Lähde: Vastuullisuusmallin kokeiluprojekti henkilöliikenneyrityksissä, Trafin tutkimuksia 13/2016 25
Kuljetusyrityksen vastuullisuustodistus Trafin myöntämän Kuljetusyrityksen vastuullisuustodistuksen avulla kuljetusyritys voi osoittaa vastuullisuutensa ulkopuolisille tahoille. Malliin liittyneet vastuulliset kuljetusyritykset julkaistaan myös Trafin verkkopalvelussa. Liittymisen yhteydessä kuljetusyritys osoittaatrafille, että se täyttää vastuullisuusmalliin liitymiselle asetetut edellytykset. Trafi myös valvoo edellytysten toteutumista. KULJETUSYRITYKSEN VASTUULLISUUSTODISTUS Kuljetusyrityksen Nimi Oy Y-tunnus on liittynyt vapaaehtoiseen kuljetusyritysten vastuullisuusmalliin Kuljetusyritys voi hakea liittymistä vastuullisuusmalliin, kun se täyttää kaikki vastuullisuusmalliin liittymiselle asetetut osa-aluekohtaiset edellytykset. Edellytykset ovat nähtävillä Trafin verkkopalvelussa, jossa myös liittymisen voi tehdä. www.trafi.fi/liityvastuullisuusmalliin 10.5.2017 Vastuullisuusmalli on kuljetusyrityksen järjestelmälliseen johtamiseen perustuva toimintamalli, joka huomioi talous-, turvallisuus-, ympäristö- ja laatu-ulottuvuudet. Vastuullisen kuljetustoiminnan osa-alueet ovat taloudellinen toimintakyky johdon sitoutuminen vastuullisuuteen vastuut määritelty turvallisuus-, ympäristö- ja laatuasioiden osalta tavoitteet asetettu turvallisuus-, ympäristö- ja laatuasioille riskien hallinta osaamisen hallinta kaluston vaatimustenmukaisuus, kunto ja huolto poikkeamatilanneohjeistus- ja raportointi, hätätilanneohje järjestelmällinen tiedon keruu ja analysointi säännöllinen yhteenveto turvallisuus-, ympäristö- ja laatuasioista vastuullisuuden jatkuva kehittäminen. Kuljetusyritys on todentanut Trafille, että se täyttää vastuullisuusmalliin liittymiselle asetetut edellytykset. Trafi valvoo edellytysten toteutumista. Yritys, joka ei täytä edellytyksiä poistetaan vastuullisten kuljetusyritysten luettelosta. Todistuksen voimassaolo päättyy 31.12.2020 tai aiemmin, jos yritys ei enää täytä vastuullisen kuljetusyrityksen edellytyksiä. Helsingissä 15.5.2017 26