Tieliikenteen tavarankuljetusyritysten vastuullisuusmallin ohjeistus

Transkriptio

1 Tieliikenteen tavarankuljetusyritysten vastuullisuusmallin ohjeistus

2 Sisältö Vastuullisuusmalli kuljetusyrityksille ja kuljetusten tilaajille 3 Vastuullisen toiminnan elementit 4 Vastuullisuusmallin sisältö 4 Johtamisjärjestelmät ja vastuullisuusmalli 5 Vastuullisuusmallin ohjeistus ja sen hyödyntäminen 6 Vastuullisuustodistus ja -raportointi 7 Vastuullisuusmallin excel-pohjainen seurantatyökalu 9 Vastuullisuusmittarit ja niiden selitykset 11 Vaara- ja poikkeamatilanteet 15 Vaarojen tunnistaminen ja vahinkojen välttäminen, riskien hallinta 15 Poikkeamatilanteet ja niihin varautuminen 17 Poikkeamatilanteiden ilmoittaminen ja niistä oppiminen 18 Hätätilanneohje 20 Perehdytys 21 Kaluston kunto 22 Ajoonlähtötarkastus ja ajonaikainen seuranta 22 Kaluston määräaikaishuolto 24 Energiatehokkuus 25 Yhteenveto 27 Vastuullisuusmalliin liittyy lisäksi: excel-työkalu + ohje lomakeohje nettisivuilla oleva ohjeistus

3 Vastuullisuusmalli kuljetusyrityksille ja kuljetusten tilaajille Tieliikenteen kuljetusyritysten vastuullisuusmalli on yksi osa Trafin laajempaa tavoitetta kehittää koko liikennejärjestelmän turvallisuuskulttuuria siten, että liikenteen toimijat toimisivat itse mahdollisimman turvallisesti ja ympäristöystävällisesti viranomaisten määrittäessä vain laajemmat puitteet toiminnalle. Kuljetusyrityksen vastuullisuus ja sen johtaminen kytkeytyvät tiiviisti yhteen. Kaupallisesti ja taloudellisesti oikein johdettu yritys toimii yleensä myös muuten vastuullisella tavalla tuntien vastuunsa työntekijöistään ja heihin liittyvistä velvollisuuksistaan, ympäristöstä, liikenneturvallisuudesta sekä laadusta. Vastuullisuusmalli keskittyy turvallisuus-, laatu- ja ympäristönäkökulmiin ja tuo ne tieliikenteen kuljetusyrityksien käytännön tasolle. Malliin on pyritty valitsemaan tiekuljetussektorin kannalta merkittävimmät mittarit, joilla toimintaa pystytään tehokkaasti seuraamaan ja kehittämään. Näiden lisäksi yrityksillä on todennäköisesti käytössään myös muita vastuullisuuteen oleellisesti liittyviä mittareita, kuten esimerkiksi kannattavuutta ja tuottavuutta kuvaavia mittareita. Vastuullisuusmallia voivat hyödyntää kaiken kokoiset kuljetusyritykset sekä kuljetusyrityksien asiakkaat ja muut sidosryhmät. Kuljetusyritys voi säännöllisen seurannan avulla tunnistaa toimintansa kehitystarpeita ja hyödyntää näin vastuullisuusmallia oman toimintansa kehittämisessä. Seurantatiedon avulla, kokoamalla keskeiset vastuullisuusmittarit ns. vastuullisuustodistukseen, kuljetusyritys voi todentaa vastuullisuuteen liittyviä näkökulmia organisaation ulkopuolisille tahoille. Kuljetusten tilaajan kannalta on tärkeää ulottaa vastuullisuusajattelu oman toiminnan lisäksi myös kuljetuksiin ja koko alihankintaketjuun. Tilaaja voi hyödyntää vastuullisuusmallia osana kuljetussopimuksia ja kuljetusten kilpailutuksia sekä tilaaja-toimittaja-vuoropuhelun välineenä. Vastuullinen toiminta hyödyttää sekä kuljetusyritystä että kuljetusten tilaajaa monella eri tavalla. Tavoitteellinen ja suunnitelmallinen toiminta on täsmällistä, tehokasta, ennakoitavaa ja taloudellista. Kun asioihin on varauduttu etukäteen, vahinkojen määrät todennäköisesti vähenevät ja poikkeamatilanteissa tiedetään miten toimia. Vastuullinen toiminta on yritykselle myös imagotekijä, joka viestii yrityksen arvoista ja vaikuttaa maineeseen. Tämä aineisto tarjoaa vastuullisuusmallin käyttöönoton tueksi tietoa ja esimerkkejä kuljetusyrityksen vastuullisesta toiminnasta ja sen osoittamisesta organisaation ulkopuolisille tahoille. Vastuullisuusmallin käyttö on vapaaehtoista ja se tukee osaltaan laista nousevia, kuljetusyrittäjää koskevia velvoitteita. Toivomme, että aineistosta löytyy uusia hyödyllisiä näkökulmia ja ajatuksia vastuullisen toiminnan kehittämiseen. 3

4 Vastuullisen toiminnan elementit VASTUULLISUUSMALLIN SISÄLTÖ Vastuullisuusmalli on tieliikenteen kuljetusyrityksille tarkoitettu johtamis- ja menettelytapamalli. Sen tavoitteena on edistää ammattiliikenteen turvallisuuskulttuuria ja ympäristön kannalta vastuullista toimintatapaa. Vastuullisuusmalli sisältää turvallisuus-, ympäristö- ja laadunhallintajärjestelmien yhteiset peruselementit, jotka on tuotu kuljetusyrityksen arkeen soveltuvaan muotoon. Mallin määrittelemät vastuullisen toiminnan edellytykset on kuvattu alla olevassa taulukossa. Vastuullisuusmallin sisältämät peruselementit määrittävät ne vastuullisen toiminnan osa-alueet, joihin yrityksen vähintään tulee kiinnittää huomiota toiminnassaan. Se, miten yritys kutakin osa-aluetta käytännössä toiminnassaan toteuttaa, jää yrityksen itsensä valittavaksi sen mukaan, millainen toimintapa organisaatioon parhaiten soveltuu. Edellytys Taloudellinen edellytys Johdon sitoutuminen vastuullisuusmalliin Turvallisuus- ja ympäristötavoitteet määritelty Riskien hallinta Järjestelmällinen tiedon keruu ja analysointi Säännöllinen turvallisuusja ympäristöyhteenveto Vastuut määritelty turvallisuusja ympäristöasioiden osalta Osaamisen hallinta Kaluston vaatimustenmukaisuus, kunto ja huolto Energiatehokkuussopimus Hätätilanneohje Jatkuva kehittyminen Toteutustapa Yrityksen oma käytäntö tai esimerkkimalli Yrityksen oma käytäntö tai esimerkkimalli Tarkistuslista, yrityksen oma käytäntö tai esimerkkimalli Yrityksen oma käytäntö tai esimerkkimalli, poikkeamatilanneraportointi Yrityksen oma käytäntö tai esimerkkimalli Yrityksen oma käytäntö tai esimerkkimalli Perehdytys Ammattipätevyyden ylläpito Kaluston kunnon seuranta, Ajoonlähtötarkastus Polttoainekulutuksen seuranta, PIHI-järjestelmän käyttö Yrityksen oma käytäntö tai esimerkkimalli 4

5 JOHTAMISJÄRJESTELMÄT JA VASTUULLISUUSMALLI Johtamisjärjestelmien avulla organisaatiot varmistavat oman toimintansa asianmukaisuutta ja kehittävät toimintaa päivittäisen sujuvuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi. Johtamisjärjestelmää käyttävä yritys kykenee myös osoittamaan oman organisaation ulkopuolelle oman toimintansa jatkuvaa määrätietoista hallintaa. Yksi tunnetuimmista johtamisjärjestelmistä on ISO9001- laadunhallintajärjestelmä, jota lukuisissa tieliikenteen kuljetusyrityksissäkin sovelletaan. Laadun, ympäristöasioiden ja turvallisuuden hallinta johtamisjärjestelmän keinoin sisältävät periaatteiltaan samanlaisia toimintoja. Tieliikenteen kuljetusyritysten vastuullisuusmalli sisältää turvallisuus-, ympäristö- ja laadunhallintajärjestelmien yhteiset peruselementit, joiden avulla kuljetusyritys voi hallita ja kehittää omaa vastuullista toimintaansa. Liikennejärjestelmässä muissa liikennemuodoissa on jo pitkään ollut käytössä turvallisuusjohtamisjärjestelmät osana yritysten arkipäiväistä toimintaa ja toimintojen jatkuvaa kehittämistä. Johtamisjärjestelmän pääelementit luovat raamit niille asioille, joita yrityksen tulee toiminnoissaan huomioida. Näiden elementtien vieminen käytännön tasolle kunkin organisaation omiin toimintoihin soveltuvassa muodossa mahdollistaa kokonaisvaltaisen johtamisen, ennakoinnin ja toiminnan sujuvuuden muuttuvassa ympäristössä ja erilaisissa olosuhteissa. Se, miten yritys kutakin osa-aluetta käytännössä toiminnassaan toteuttaa, jää yrityksen itsensä valittavaksi sen mukaan, millainen toimintapa organisaatioon parhaiten soveltuu. Vastuullisia toimintatapoja valitessa kannattaa huomioida vastuullisuuden eri osa-alueiden kytkeytyminen toisiinsa. Erityisesti oman toiminnan vaarojen tunnistamisvaiheesta saatu tieto on merkittävää muiden toimintatapojen rakentamisessa, jotta toimenpiteet ja yhtenäiset toimintaohjeet voidaan kohdentaa tehokkaasti oikeisiin asioihin. Työntekijöille johtamisjärjestelmän olemassaolo näkyy selkeinä toimintaohjeina, hyvänä tiedonkulkuna ja toiminnan sujuvuutena kaikessa arkipäivän toiminnassa ja erilaisissa häiriötilanteissa. 5

6 Vastuullisuusmallin ohjeistus ja sen hyödyntäminen Yrityksen vastuullisen toiminnan kehittäminen on jatkuva prosessi, jossa asetetun vision pohjalta toimintaa kehitetään pitkäjänteisesti kohti tavoitteita. Nykytila Tavoitteiden asettaminen Keskeiset vastuullisuusmittarit kootaan ns. vastuullisuustodistukseen, jonka avulla kuljetusyritys voi todentaa vastuullisuuteen liittyviä käytäntöjä organisaation ulkopuolisille tahoille, esimerkiksi asiakkaiden suuntaan. Tämä ohjeistus tarjoaa vastuullisen toimintatavan kehittämisen ja vastuullisuusmallin käyttöönoton tueksi tietoa ja esimerkkejä vastuullisuusmalliin sisältyvistä osa-alueista. Ohjeistus koostuu seuraavista osa-alueista ja esimerkeistä: Toimenpiteiden käyttöönotto Visio Toiminnan kehittämissuunnitelma Seuranta ja mittaaminen vastuullisuustodistus ja -raportointi vaara- ja poikkeamatilanteet perehdytys ajoonlähtötarkastus ja kaluston kunnon seuranta energiatehokkuus PÄÄMÄÄRÄ Vastuullinen toiminta Keskeinen osa vastuullisuusmallia on kuljetusyrityksen vastuullisuuden seurantaa varten kehitetty mittaristo ja tiedonkeruumalli. Mittariston ja säännöllisen tiedon keruun avulla yritys voi seurata toimintansa kehittymistä, tunnistaa kehittämiskohteita ja hyödyntää näin vastuullisuusmallia sisäisen toiminnan kehittämisessä. Ohjeistukseen sisältyviä esimerkkilomakkeita voi hyödyntää lähtökohtana kehitettäessä yrityskohtaisia toiminta- ja raportointimalleja. Vastuullisuusmittareiden seurantatiedon keruuta varten on olemassa lomake, joka sisältyy lomakeohjeeseen ja on saatavilla myös netistä tulostettavana versiona. Mittareiden seurantaa varten on lisäksi kehitetty excel-pohjainen seurantatyökalu, jonka avulla voi halutessaan tulostaa myös vastuullisuusraportin perusversion. 6

7 Vastuullisuustodistus ja -raportointi Vastuullisen toiminnan edellytyksenä ja lähtökohtana on järjestelmällinen tiedonkeruu sekä tiedon hyödyntäminen riskien, kehityssuuntien ja tarpeiden tunnistamiseen. Tiedon keruu on välttämätöntä yritykselle itselleen toiminnan seuraamiseksi ja jatkuvan kehityksen turvaamiseksi. Samaa tietoa voidaan hyödyntää myös todennettaessa vastuullisuutta yrityksen ulkopuolisille tahoille. Vastuullisuustodistus on tiivis yhteenveto, joka sisältää kuljetusten tilaajien kannalta seuraavat keskeiset asiat: kuljetusyrityksen käytössä olevat turvallisuus-, laatu- ja ympäristöstandardit kuuluminen Tilaajavastuu.fi-palveluun kuuluminen energiatehokkuussopimukseen koulutussuunnitelman tila huoltosuunnitelman tila luettelo olemassa olevista, kuljetusten turvallisuutta, ympäristöystävällisyyttä ja laatua koskevista ohjeista vastuullisuusmittareiden keskiarvo tarkasteluvuoden aikana Vastuullisuustodistuksen voi laatia lomakepohjalle tai sen voi tulostaa vastuullisuusmallin excel-pohjaisen seurantatyökalun avulla. Kuljetusyritys voi hyödyntää olemassa olevia käytäntöjään ja tietojärjestelmiään vastuullisuustodistukseen tarvittavien tietojen keruussa. Tiedonkeruun lisäksi on tärkeää kiinnittää huomiota myös tietojen tallennukseen, säilytykseen ja arkistointiin, jotta vastuullisuusraportin tietojen alkuperä ja todenmukaisuus voidaan tarvittaessa osoittaa. Vastuullisuustodistuksen avulla kuljetusyritys voi tarvittaessa osoittaa vastuullisen toimintansa organisaation ulkopuolisille tahoille. Vastuullisuustodistuksen vahvistaa oikeaksi allekirjoituksellaan kuljetusyrityksen johtaja ja/tai liikenteestä vastaava henkilö. 7

8 Tavaranliikenteen vastuullisuusmalli Vastuullisuustodistus [päiväys] [yritys] [osoite] [postitoimipaikka] Turvallisuus-, laatu- ja ympäristöstandardit Tilaajavastuu.fi-jäsen Kuljettajien ohjeet Energiatehokkuuden PIHI-seuranta Kaluston hultosuunnitelma Kuljettajien koulutussuunnitelma Toiminta hätätilanteissa Ajoonlähtötarkastus Poikkeama- ja läheltä piti -tilanteiden raportointi Päivitetty Vastuullisuusmittarit Vuoden keskiarvo Turvallisuus Ajon aikaiset onnettomuudet, joissa henkilövahinkoja (kpl/kk) Ajon aikaiset onnettomuudet (kpl/kk) Tavarankäsittelyssä tapahtuneet ja muut tapaturmat (kpl/kk) Läheltä piti -tilanteet (kpl/kk) Laatu Ajo- ja lepoaikarikkomukset (kpl/kk) Liikennerikkomukset (kpl/kk) Kuljetusvahinkoja (% toimituksista vahingoittuneita) Kuljetusten täsmällisyys (% toimituksista aikataulussa) Ympäristö CO2-päästöt (tonnia) Energiatehokkuus (kwh/tkm) Kaluston EURO-luokkien keskiarvo Keskikulutus (l/100km) Paikka ja päiväys Allekirjoitus ja nimenselvennys Esimerkki vastuullisuustodistuksesta. Todistus sisältyy lomakeohjeeseen ja löytyy osoitteesta 8

9 VASTUULLISUUSMALLIN EXCEL-POHJAINEN SEURANTATYÖKALU Vastuullisuusmittareiden seurantaa varten on kehitetty Microsoft excel-tiedostoon pohjautuva käyttöliittymä/ seurantatyökalu. Sen avulla yritys voi tulostaa myös vastuullisuustodistuksen. Seurantatyökalun käytöstä on saatavilla erillinen ohjeistus. Vastuullisuusmallin seurantatyökalu sisältää viisi välilehteä: yritystiedot ja kalusto, täyttö, seuranta, kehitys - (muut kuljettajan ohjeet) sekä vastuullisuustodistus. - (muut kuljettajan ohjeet) Vastuullisuusmallin osa-alueiden tilanne On Ei ole Päivetty (kk/vvvv) Kaluston huoltosuunnitelma: x 07/2013 Koulutussuunnitelma: x 09/2012 Energiatehokkuussopimuksen jäsen: x Litra päivässä -jäsen: x 10/2012 Kuljettajan ohjeet: - toiminta hätätilanteissa x 01/ ajoonlähtötarkastus x - poikkeama- ja läheltä piti -tilanteiden raportointi Vastuullisuusmallin käyttöliittymä Tietojen syöttäminen Yrityksen yleiset tiedot TLY-mittarit x Tulosten tarkastelu Täsmennys tulossa 2014 VASTUULLISUUSTODISTUS Kuukausiseuranta Pitkän aikavälin seuranta Seurantatiedon täyttö etenee loogisesti välilehtien mukaan ja täytöstä on pyritty tekemään mahdollisimman yksinkertaista ja helppoa. Esimerkkikuva. Kuukausiseuranta-taulukko seuranta-välilehdellä. Taulukkoon on mahdollista asettaa oma tavoite kullekin mittarille sekä vertailla eri kuukausi- ja vuosiarvoja. Henkilöstö Laatu Ympäristö Turvallisuus Volyymi Yrityksen omat mittarit Kuukausiseuranta Tavoite kk-toteutuma vertailu kk vuositoteutuma vertailu vuosi Mittari 2014 marraskuu 2013 tammikuu 2013 KA 2013 KA 2013 Vastuuhenkilö Liikevaihto ( ) Liikennesuorite (kilometriä) Kuljetusmäärä (t) Kuljetussuorite (tonnikilometriä) Polttoaineenkulutus (litraa) Ajon aikaiset onnettomuudet (kokonaismäärä, kpl) ,3 0,3 Ajon aikaiset onnettomuudet, joissa henkilövahinkoja (kpl) ,0 0,0 Tavarankäsittelyssä tapahtuneet ja muut tapaturmat (kpl) ,0 0,0 Läheltä piti -tilanteet (kpl) ,25 0,25 Ilkivaltatapaukset (kpl) ,25 0,25 Ajoonlähtötarkastukset (% lähdöistä) 95 % 65 % 50 % 60 % 60 % Kaluston EURO-luokkien keskiarvo 5,0 5,0 4,5 4,8 4,8 Keskikulutus (l/100km) 22,5 23,7 21,4 22,5 22,5 Energiatehokkuus (tkm/kwh) 51, CO2-päästöt (t) Täsmällisyys (% toimituksista aikataulussa) 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Liikennerikkomukset (kpl) ,0 0,0 Ajo- ja lepoaikarikkomukset (kpl) ,0 0,0 Kuljetusvahingot (% toimituksista) 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % Henkilöstön koulutukset pl. ammattipätevyyskoulutukset (päivää/hlö) 1 1,0 0,0 0,3 0,3 Sairaspoissaolot (kpl) ,3 0,3 Yli 11 h työpäivät (kpl) ,3 3,3 Ajotapa 4,0 4,0 3,0 3,3 3,3 Oma mittari 1 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! Oma mittari 2 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! Oma mittari 3 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! Oma mittari 4 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! Oma mittari 5 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! Oma mittari 6 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! Oma mittari 7 0,0 0,0 #JAKO/0! #JAKO/0! 9

10 Mittareiden kehityksen pitkän aikavälin seurantaan on kehitys-välilehdellä esitetty kaikista mittareista havainnolliset kuvaajat. Kuvaajista voi seurata mittareiden kehitystä kuukausitarkkuudella. Kuvaajat mahdollistavat vastuullisuusmallin eri osa-alueiden toteutumisen seurannan helposti ja visuaalisesti. Usein vasta pidemmän aikavälin seurannalla on mahdollista huomata toiminnassa tapahtuneita muutoksia suuntaan tai toiseen, minkä vuoksi kuvaajat antavat hyvän työvälineen toiminnan seuraamiseen ja kehittämiseen. km litraa Polttoaineenkulutus Turvallisuu Ajon aikaiset onnettomuudet, joissa henkilövahinkoja 1 0,8 0,6 0,6 0,4 0,2 0 0 kpl kpl Ilkivaltatapaukset 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 Kaluston EURO-luokkien keskiarvo Ajoonlähtötarkastukset 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0% Keskikulutus Energiatehokkuus 25 l/100 km Liikennerikkomukset Esimerkkikuva seurantavälilehdeltä. kpl % toimituksista aikataulussa 120 % 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0% Ajo- ja lepoaikarikkomukset 1 1 0,8 0,8 0,6 0,6 kpl tonnia CO2-päästöt Täsmällisyys 0,4 0,2 0 0 Kuljetusvahningot % toimituksista 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0% 0,4 0,2 Kehitys-välilehdellä on mahdollista seurata visuaalisesti kunkin mittarin kehitystä kuukausitasolla. Laatu 0,4 0,2 Läheltä piti -tilanteet 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 Tavarankäsittelyssä tapahtuneet ja muut tapaturmat 1 0,8 kpl kpl kpl Ajon aikaiset onnettomuudet 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 %-lähdöistä syyskuu 2016 heinäkuu 2016 marraskuu 2016 toukokuu 2016 maaliskuu 2016 syyskuu 2015 tammikuu 2016 heinäkuu 2015 marraskuu 2015 toukokuu 2015 maaliskuu 2015 syyskuu 2014 tammikuu 2015 heinäkuu 2014 marraskuu 2014 toukokuu 2014 maaliskuu 2014 syyskuu 2013 tammikuu 2014 heinäkuu 2013 marraskuu 2013 toukokuu 2013 maaliskuu 2013 tammikuu Ympäristö Kuljetusmäärä tkm/kwh Kuljetussuorite tonnikilmometriä Volyymi tonnia Liikennesuorite Liikevaihto

11 VASTUULLISUUSMITTARIT JA NIIDEN SELITYKSET Tarkastelemalla erilaisia yritystoimintaa kuvaavia mittareita, yrityksen johto voi tunnistaa riskejä, kehitystrendejä ja -tarpeita sekä kehittää niiden pohjalta yrityksensä toimintaa. Vastuullisuusmalliin on pyritty valitsemaan tiekuljetussektorin kannalta merkittävimmät mittarit, joilla toimintaa pystytään tehokkaasti seuraamaan ja kehittämään. Mallin mittareiden soveltuvuus kuitenkin vaihtelee suoritealakohtaisesti ja yrityksen tuleekin itse arvioida, mitkä mallin mittareista ovat yrityksen toiminnassa merkittävimmät. Vastuullisuusmalli tarjoaa suurimmat hyödyt, kun kuljetusyritys valitsee käyttöönsä toimintansa kannalta keskeisimmät ja parhaiten kuvaavat mittarit. Jos mittareita ei ole valmiina mallissa, ne voi lisätä malliin yrityksen omina mittareina. Vastuullisuusmallin mittarit ovat jaettu viiteen osa-alueeseen: volyymi turvallisuus ympäristö laatu henkilöstö Kussakin osa-alueessa on keskeisimmät kuljetusyritysten vastuulliseen toimintaan liittyvät mittarit. Näiden lisäksi yrityksillä on todennäköisesti käytössään myös muita vastuullisuuteen oleellisesti liittyviä mittareita, kuten esimerkiksi kannattavuutta ja tuottavuutta kuvaavia mittareita. 11

12 Volyymi Liikevaihto Liikennesuorite Kuljetusmäärä Kuljetussuorite Polttoaineen kulutus Euroina yrityksen liikevaihto, eli myyntituottojen summa ilman arvonlisäveroa. Kilometreinä mitattuna ajettujen kuljetusten määrä. Tonneina mitattuna kuljetutetun tavaran kokonaismassa. Kuljetetun tonnimäärän ja kuljetusreittien pituuden tulo (tonnit x reitin pituus kilometreinä). Huom! Tyhjänäajossa kuljetussuorite on nolla. Litroina mitattuna polttoaineen kokonaiskulutus Ympäristö Kaluston EUROluokkien keskiarvo Polttoaineen keskikulutus Energiatehokkuus CO 2 -päästöt tonneina Ajoneuvokaluston EURO-luokkien keskiarvo. Kaluston polttoaineenkulutus mitattuna litraa per 100 kilometriä (l/100km). Kuljetussuorite tonnikilometreinä (tkm) per tavaran kuljettamiseen vaaditun energian määrä kilowattitunteina (kwh) Huom! 1l dieseliä vastaa 10,1 kwh. Kulutetun polttoaineen muodostaman hiilidioksidin määrä tonneina. Palaessaan 1l dieseliä muodostaa noin 2,66 grammaa hiilidioksidia. Turvallisuus Ajon aikaiset onnettomuudet Ajon aikaiset onnettomuudet, joissa henkilövahinkoja Tavarankäsittelyssä tapahtuneet ja muut tapaturmat Lähetä piti -tilanteet Ilkivaltatapaukset Ajoonlähtötarkastukset Kaikkien ajon aikaisten onnettomuuksien lukumäärä, joista on aiheutunut ainakin omaisuusvahinkoja. Henkilövahinkoihin johtaneiden ajon aikaisten onnettomuuksien lukumäärä. Ajoajan ulkopuolella sattuneiden tapaturmien lukumäärä. Niiden normaalista poikkeavien tilanteiden lukumäärät, jotka olivat lähellä aiheuttaa onnettomuuden. Yrityksen omaisuuteen kohdistuneiden ulkopuolisten aiheuttamien ilkivaltatapausten lukumäärä. Prosentteina ilmoitettuna toteutuneiden ajoonlähtötarkastusten osuus kaikista lähdöistä. 12

13 Henkilöstö Henkilöstön koulutukset pl ammattipätevyyskoulutukset Laatu Sairaspoissaolot Yli 11 tunnin työpäivät Ajotapa Täsmällisyys Liikennerikkomukset Ajo- ja lepoaikarikkomukset Yrityksen työntekijöiden ammattipätevyyskoulutusten lisäksi tehtävien koulutusten lukumäärä päivinä suhteessa työntekijöiden lukumäärään Yrityksen henkilöstön sairaspoissaolojen lukumäärä suhteutettuna esimerkiksi työntekijöiden lukumäärään. Yrityksen työntekijöiden yli 11 tuntia kestäneiden työpäivien lukumäärä. Yrityksellä mahdollisesti käytössä olevan ajotavan seurantajärjestelmän ilmoittama kuljettajien ajotavan keskiarvo. Aikataulussa pysyneiden toimitusten osuus prosentteina kaikista toimituksista huomioiden sopimuksissa määritetyt aikaikkunat. Huomautukseen, sakkoihin tai muihin tuomioihin johtaneiden liikennerikkomusten (pl. ajo- ja lepoaikarikkomukset) lukumäärä. Huomautukseen, sakkoihin tai muihin tuomioihin johtaneiden ajo- ja lepoaikarikkomusten lukumäärä. Kuljetusvahingot Kuljetusvahinkojen osuus prosentteina kaikista kuljetuksista. Vastuullisuusmalliin sisältyvien mittareiden lisäksi yrityksillä on todennäköisesti käytössään muita, yleisiä tai omalle suoritealalle tyypillisiä mittareita. Seuraavassa muutama esimerkki. Nettotulos Tuottavuus Äkkijarrutukset Polttoaineenkulutusintensiteetti Kuljetusintensiteetti Euroina yrityksen nettotulos, eli summa ilman arvonlisäveroa. Nettotuloksen suhde ajettuihin kilometreihin ja kuljetettuihin tonneihin, yksikkö EUR/km ja EUR/tn. Jos yrityksillä on mahdollisuus tilastoida äkkijarrutuksia, jotka kuvastavat kohtuullisesti ennakoivaa ajotapaa, mahdollinen mittari on kuljettajakohtainen keskimääräinen äkkijarrutusten lukumäärä Mahdollinen mittari niille yrityksille, joiden toiminnassa on paljon kaluston tyhjäkäyntiä esim. nostolaitteiden vuoksi. Mahdollinen yksikkö polttoaineenkulutus litroina suhteessa liikevaihtoon (l/ ). Kertoo kuljetussuoritteen ja liikevaihdon välisen suhteen. Tonnikilometrit suhteessa liikevaihtoon (tkm/ ). 13

14 Vastuullisuusmallin mittareista kerätään tiedot tarkasteltavan kuukauden aikana havaituista tapahtumista. Käytettäessä excel-pohjaista seurantatyökalua, malli laskee osan mittareista automaattisesti malliin syötettävien arvojen perusteella. Osa mittareissa tarvittavista tiedoista voidaan kerätä yritystoiminnassa normaalisti käsiteltävistä tiedoista ja asiakirjoista, kuten kirjanpidosta, laskutuksesta, polttoaine- ja muista laskuista. Osa mallin mittareista, kuten onnettomuudet ja läheltä piti -tilanteet, edellyttävät yritykseltä raportointi- ja tiedonkeruukäytäntöä, jonka pohjalta aktiivista seurantaa voidaan tehdä. Markkinoilla on useita erilaisia ajotavan seurantalaitteita, joita voidaan hyödyntää taloudellisen ja turvallisen ajotavan edistämiseen sekä vastuullisuustietojen keräämiseen. (Ajotavan seurantajärjestelmä ei kuitenkaan ole vastuullisuusmallin edellytys). 14

15 Vaara- ja poikkeamatilanteet VAAROJEN TUNNISTAMINEN JA VAHINKOJEN VÄLTTÄMINEN, RISKIEN HALLINTA Vaara on ilmiö tai tapahtuma, joka voi aiheuttaa ei-toivottuja vaikutuksia organisaation toimintaan. Vaara aiheuttaa riskin olemassaolon, eli sen, että ilmetessään vaara voi aiheuttaa organisaation toiminnalle haitallisia vaikutuksia. Vaarojen tunnistamisella tarkoitetaan prosessia, jossa organisaatio havaitsee ja dokumentoi vaaroja, jotka sen toimintaan voivat vaikuttaa. Riski on vaaran aiheuttama seuraus, jonka toteutumisella on jokin todennäköisyys ja toteutuessaan se aiheuttaa ei-toivottuja vaikutuksia, joiden vakavuus vaihtelee. Riskin arviointi on prosessi, joka koostuu vaarojen tunnistamisesta ja niiden aiheuttamien seurausten arvioinnista. Riskienarvioinnin avulla voidaan priorisoida turvallisuustoimenpiteitä kiireellisyyden ja vakavuuden mukaan. Riskien arvioinnin pohjalta yritysjohto tekee päätökset siitä, mitkä riskit edellyttävät toimenpiteitä, jotta riski saadaan hallitulle tasolle ja toisaalta mitkä riskit voidaan kantaa ilman täydentäviä turvallisuustoimenpiteitä. Riskienhallinta on organisaation järjestelmällistä toimintaa vaarojen tunnistamisesta toimenpiteiden määrittelyyn ja käytännön soveltamiseen. Riskienhallinta on jatkuva prosessi, joka mahdollistaa organisaation tarkoituksen mukaisen ja häiriöttömän toiminnan ja jota kehitetään jatkuvasti toimintamallien, ajoneuvokaluston, henkilöstön, asiakkaiden ja tietojärjestelmien muuttuessa. Erilaisiin riskeihin varautumalla ja niiden ehkäisemisellä yritys voi parantaa henkilöstön viihtyvyyttä ja työturvallisuutta, vähentää ympäristövaikutuksia ja saada merkittäviä taloudellisia säästöjä. Tiekuljetusalalla riskienhallintaan kuuluu normaalin yritystoiminnan lisäksi myös liikenneturvallisuuteen liittyvä riskienhallinta, mikä osaltaan lisää riskienhallinnan merkitystä alalla. Riskien minimointi ja mahdollisiin riskitilanteisiin varautuminen ovat perusta kestävälle ja vastuulliselle yritystoiminnalle riippumatta yrityksen toimialasta. Jotta riskeihin voidaan ennalta varautua, omaan toimintaan mahdollisesti vaikuttavat erilaiset tekijät on ensin tunnistettava. Erilaisia haittoja toiminnalle voivat aiheuttaa mm. oman organisaation sisäisten toimintojen poikkeamat, tekniset ongelmat, poikkeamat yhteistyökumppanien toiminnassa tai tarvikkeiden ja palveluiden saatavuudessa, yhteiskunnalliset tekijät jne. Tiekuljetuksissa riskienhallinta on laaja käsite ja sen tulisi kattaa kaikki eri yritystoiminnan vastuulliseen toimintaan liittyvät osa-alueet: talous, turvallisuus, liikenneturvallisuus, terveys ja ympäristö. 15

16 Tavaraliikenteen vastuullisuusmalli Riskienhallinnan tarkistuslista Osa-alue Liiketoimintariskit - toimintasuunnitelma - vahvuuksien ja heikkouksien tunnistaminen - markkinatilanne - kilpailijat - asiakkuudet ja yhteistyö/verkostot Sopimus- ja vastuuriskit - asiakirjojen dokumentointi - tarjousmenettely - vastuut ja vakuudet Henkilöstöriskit - perehdyttäminen - työilmapiiri - tasa-arvo - työn stressaavuus - avainhenkilön pidempi poissaolo - päihteet ja elämäntavat Kuljetuskaluston riskit - kaluston ikä - kaluston arvo - kaluston kunnossapito - katsastukset - isälaitteet Ajamiseen ja kuljettamiseen liittyvät riskit - reititys - ajo- ja lepoajat - työturvallisuus - toiminta hätä- ja poikkeustilanteissa - toiminta lastausten ja purkujen aikana Ympäristöriskit - vaarallisten aineiden käsittely - jätehuolto ja kierrätys - henkilökunnan ympäristötietoisuus Tietoriskit - tietoturvallisuus - asiakirjojen dokumentointi - toiminnan seuranta ja raportointi - salasanat - varmuuskopiointi Yleinen turvallisuus - rikokset - tulipalot - toimitilat Muuta esille tullutta Käsitelty kokouksessa (Päivämäärä ja osallistujat) Vastuuhenkilö Keskustelut henkilökunnan kanssa: teemat ja toimenpiteet Esimerkki riskienhallinnantarkistuslistasta. Lomake sisältyy lomakeohjeeseen ja löytyy osoitteesta 16

17 Poikkeamatilanteiden tunnistaminen Toimintaohjeet poikkeamatilanteiden varalle Poikkeamatilanteissa toimimisen harjoittelu POIKKEAMATILANTEET JA NIIHIN VARAUTUMINEN Poikkeamalla tarkoitetaan yrityksen normaalista toiminnasta poikkeavaa tapahtumaa, joka voi aiheutua yrityksen henkilökunnan, kaluston, tavaran tai ulkopuolisen muuttujan toiminnasta. Poikkeamia voivat olla esimerkiksi aikatauluista myöhästyminen, kuljetusvahinko, kaluston rikkoutuminen, liikennerikkomus, sään ääri-ilmiö, henkilökunnan toimintaan liittyvä poikkeama tai muu vastaava. Usein poikkeamilla on taloudellisia ja aikataulullisia vaikutuksia, mutta ei aina. Poikkeamatilanteet tunnistetaan riskienhallinnan avulla. Toimialasta ja riskeistä riippuen saattaa yrityksellä olla tarvetta varautua useiden erilaisten tilanteiden varalle. Vastaavasti kuin hätätilanteissa myös poikkeamatilanteissa toiminnan tulisi olla etukäteen suunniteltua ja loogista, jotta mahdolliset lisävahingot pystytään välttämään ja normaalia toimintaa jatkamaan mahdollisimman pian. Poikkeamatilanteissa toimimista tulisi harjoitella etukäteen ja opittuja taitoja on hyvä kerrata säännöllisin väliajoin. Seuraavassa kuvassa on esitetty esimerkki poikkeamatilanneohjeesta. Tavaraliikenteen vastuullisuusmalli Poikkeamatilanneohje Poikkeamatilanteen sattuessa arvioi ensin tilanne ja toimi sitten tilanteen vaatimall vakavuudella. Pyri ensin minimoimaan häiriöt. Pysy rauhallisena ja pyri välttämään hätääntymistä toimimalla johdonmukaisesti seuraavan mallin mukaisesti (HUOM! M on ohjeellinen ja yrityksen on itse luotava oma toimintamallinsa poikkeamatilanteis Arvioi tilanteen vakavuus ja tarvittavat toimenpiteet Varoita muita häiriöstä ja varmista ettei tilanteesta aiheudu lisää haittaa Tarkasta mahdolliset vauriot kalustossa ja kuormassa Tee tarvittavat välittömät toimenpiteet kuorman ja kaluston vahinkojen minimoin Ilmoita poikkeamatilanteesta yhdyshenkilölle o Yhdyshenkilön puhelinnumero: Yhdyshenkilön avustuksella päättäkää jatkotoimenpiteistä o Varmista yhdyshenkilön kanssa oma osaamisesi tilanteen korjaamiseksi Toimi sovitun suunnitelman mukaisesti, ellei tilanteeseen tulee yllättävää muuto o Tilanteen muuttuessa toimi poikkeamatilanteen ohjeen mukaan Esimerkki poikkeamatilanneohjeesta Lomake sisältyy lomakeohjeeseen ja löytyy osoitteesta Toimituksesta vastaavan tahon puhelinnumero: Korjaamon yhteystiedot: Se on tarkoitettu kaluston mukana kuljetettavaksi tarkistuslistaksi, josta kuljettaja voi tarpeen tullen tarkastaa yrityksen käytössä olevan toimintamallin poikkeamatilanteissa sekä yhteystiedot, joihin poikkeamatilanteissa tulee ensisijaisesti ottaa yhteyttä. 17

18 Ilmoitukset poikkeamatilanteista Poikkeamien syiden analysointi ja kehitystarpeiden tunnistaminen Poikkeamatilanteiden ehkäiseminen tai vaikutusten vähentäminen POIKKEAMATILANTEIDEN ILMOITTAMINEN JA NIISTÄ OPPIMINEN Poikkeama- ja vaaratilanteiden ilmoittaminen, syiden analysointi ja niistä oppiminen on merkittävä lähtökohta yritysten toimintavarmuuden ja turvallisuuden kehittämiselle sekä laadun varmistamiselle. Tarkastelu on hyödyllistä ulottaa myös ns. läheltä piti -tilanteisiin, joissa onnettomuus oli lähellä tapahtua. Poikkeamien ja niiden syiden seurantaan kannustetaan, koska niiden avulla yritykset voivat havaita omaan toimintaansa liittyviä kehitystarpeita ja riskejä esimerkiksi poikkeamien toistuvuuden avulla. Kehityskohteet tunnistettuaan yritys voi kehittää toimintaansa niin, että vastaavat poikkeamat olisivat tulevaisuudessa ehkäistävissä. On huomioitava, että osaan tiekuljetusten päivittäisessä toiminnassa tapahtuviin poikkeamatilanteisiin yritykset eivät itse pysty suoraan vaikuttamaan, koska tiekuljetukset tapahtuvat avoimessa toimintaympäristössä, jossa on useita ulkopuolisia muuttujia. Kuitenkin nämä ulkopuoliset tekijät on mahdollista ja hyödyllistä tunnistaa, jotta niiden aiheuttamiin haittoihin voidaan varautua ennalta ja jotta toteutuneiden vahinkojen vaikutukset omaan toimintaan jäävät mahdollisimman pieniksi. Raportoinnin ja seurannan onnistumisen kannalta on tärkeää, että toimintamallilla on johdon vahva tuki. Poikkeamien raportoinnissa vastaavasti kuin yleisessä palautteenannossa, annettuun palautteeseen reagointi ja siihen vastaaminen lisäävät motivaatiota. Jotta raportointi ei haittaa kuljettajan normaaleja työtehtäviä ja jotta raportointi ylipäätänsä tulee poikkeamatilanteissa tehtyä, tulee poikkeamien raportoinnin olla mahdollisimman helppoa ja yksinkertaista. Poikkeaman käsittelyn voi toteuttaa esimerkiksi siten, että kuljettaja tekee lyhyen poikkeamailmoituksen vielä kun asia on tuoreessa muistissa (mitä tapahtui ja missä). Jälkeenpäin tapahtuman tietoja täydennetään yhteistyössä esimiehen kanssa ja tapahtuman jatkotoimet hoidetaan poikkeaman edellyttämällä tavalla. Tässä yhteydessä poikkeama voidaan myös luokitella laajemman aineiston analyysiä varten. Poikkeamatilanteiden järjestelmällisellä ja aktiivisella seurannalla yrityksen on mahdollista tunnistaa oman toimintansa kehityskohteet, riskitekijät ja mahdollisesti ennaltaehkäistä riskien toteutuminen ja vahinkojen tapahtuminen. Riskien ja kehityskohteiden tunnistamista helpottaa se, mitä enemmän poikkeamia raportoidaan. 18

19 Näin ollen seurannan aluksi voidaankin asettaa tavoitteeksi kerätä mahdollisimman paljon ilmoituksia, kiinnittämättä liikaa huomiota niiden laatuun. Tavaraliikenteen vastuullisuusmalli Poikkeamaraportointilomake Raportointilomakkeessa on lueteltuna yleisimmät syyt poikkeamille, minkä tarkoituksena on helpot taa mahdollisten riskitekijöiden ja heikkouksien tunnistamisessa. Poikkeamatilanteiden analysoinnissa yrityksiä kannustetaan arvioimaan poikkeamatyypin toistuvuutta ja poikkeamasta aiheutuneita ajallisia ja taloudellisia haittoja, jotka usein toistuessaan saattavat aiheuttaa merkittäviäkin haittoja yrityksen toiminnalle. Poikkeaman ilmoittaja Tapahtumapaikka Poikkeaman kirjaaja Poikkeaman syy (rastita poikkeamatilanteen syy) Henkilöstö Kalusto Kuljetettava tavara Tavaran toimittaja/tilaaja Ajo- ja lepoaika-asetus Toiminta tilaajan alueella/tiloissa Sää Jokin muu ulkopuolinen syy (esim. liikenneruuhka) Poikkeaman kuvaus Tarkentavat tiedot Poikkeaman toistuvuus Poikkeaman tapahtumispäivämäärä Ajoneuvon rekisterinumero Päivämäärä usein satunnaisesti harvoin Ympyröi kuvaavin vaihtoehto Vaadittavat jatkotoimenpiteet Jatkotoimenpiteitä ei tarvita Poikkeamatilanteesta aiheutuneet ylimääräiset viivästykset ja kustannukset Yleiskuvaus Viivästys (h) Allekirjoitus: Ote poikkeamaraportointilomakkeesta. Lomake sisältyy lomakeohjeeseen ja löytyy osoitteesta 19

20 HÄTÄTILANNEOHJE Hätätilanneohjeen tarkoituksena on antaa kuljettajille selkeät toimintaperiaatteet hätätilanteessa, esimerkiksi onnettomuustilanteessa toimimiseen. Hätätilanneohjetta laadittaessa kannattaa ottaa huomioon yrityksen omassa toiminnassa todennäköisimmät hätätilannetyypit. Ohje muistuttaa kuljettaja onnettomuuspaikalla toimimisen perusperiaatteista sekä antaa lisäohjeita ajoneuvon huomioimisesta tilanteessa. Lisäksi ohjeesta ilmenevät ne tahot, joihin tulee olla yhteydessä hätätilanteen sattuessa. Hätätilanneohje on hyvä olla kaikilla kuljettajilla mukana ajoneuvossa näkyvällä ja helposti saatavalla paikalla, jotta ohjeisiin on mahdollista palata mahdollisimman nopeasti hätätilanteen sattuessa. Vaikka kuljettaja ei hätätilanteessa ehtisikään tarttua itse ohjeeseen, ovat sen perusperiaatteet jääneet paremmin mieleen jos ne ovat koko ajan esillä ja luettavissa. Kun ohje on ajoneuvossa mahdollisimman näkyvällä paikalla, mahdollisen hätätilanteen sattuessa myös ulkopuolinen taho voi nopeasti löytää tarvittavat tiedot. Hätätilanteisiin on hyvä varautua jo ennalta ja siksi toimintaa hätätilanteissa on hyvä harjoitella johdetusti. Opittuja taitoja on hyvä myös kerrata säännöllisesti, jotta niitä osataan tositilanteessa käyttää. Ulkomailla tehtäviä kuljetuksia varten kuljettajia on muistutettava muun muassa paikallisesta hätänumerosta sekä muista mahdollisista erityispiirteistä ulkomailla onnettomuustilanteessa toimimiseen. Lisäksi mahdollisten kieliongelmien ehkäisemiseksi ajoneuvon mukana on hyvä olla informaatiota kuljetusyrityksestä, kuljettajasta, kalustosta ja tarpeen mukaan myös kuljetettavasta tavarasta. Tiedot tulisi olla ajoneuvossa mahdollisimman näkyvällä paikalla, jotta mahdollisen hätätilanteen sattuessa myös ulkopuolinen taho voi nopeasti löytää tarvittavat tiedot. Tavaraliikenteen vastuullisuusmalli Hätätilanneohje tien päällä oleville kuljettajille Onnettomuustilanteeseen tien päällä joutuessasi toimi seuraavasti (HUOM! Järjestys on ohjeellinen, sillä tilanteen luonne vaikuttaa parhaimpaan toimintajärjestykseen): Pysäytä ajoneuvosi turvalliseen kohtaan ja mikäli tilanne sallii! Kytke seisontajarru! Katkaise virta ajoneuvosta! Kytke hätävilkut! Pue varoitusliivi Pelasta itsesi ulos ajoneuvosta, mutta toimi rauhallisesti varoen muuta liikennettä (älä ryntää sokkona ulos liikenteen sekaan) Tee ilmoitus hätäkeskukselle (112) Selvitä loukkaantuneiden lukumäärä ja pelasta heidät välittömästä vaarasta Estä lisäonnettomuudet silloin kun se on itsellesi turvallista! Sammuta pienet palon alut! Varoita muuta liikennettä tapahtumapaikasta! Poista tai eristä esimerkiksi putoamiseen, sähköiskuun tai muuhun sellaiseen johtaneet vaaratekijät Opasta tai järjestä opastus ja esteetön pääsy pelastusyksikölle kohteeseen Poistu itse ja neuvo muita poistumaan onnettomuuspaikan läheisyydestä ja seuraa pelastushenkilöstön ohjeita Ilmoita tapahtuneesta omalle esimiehellesi/työnantajallesi/yhteyshenkilöllesi Yhteyshenkilön puhelinnumero: Esimerkki hätätilanneohjeesta. Lomake sisältyy lomakeohjeeseen ja löytyy osoitteesta 20