Kirkon toimistohenkilöstö KiTo 27.9.2012, Kouvola Seija Mäenpää, johtaja 1 27.9.2012
Kirkkohallituksen organisaatio Kirkon palvelukeskus, Kipa 1.1.2012 2 27.9.2012
Kirkon palvelukeskus Johtokunta aloitti 1.1.2012 Palvelukeskus rakentuu vuosina 2012-2017 (lakimuutos) Päätoimipaikka Oulu, Isokatu 9 (vahvuus 2017 n. 65) Porvoon toimipiste 2014, tuottaa palvelut ruotsinkielellä (vahvuus 14) Muut toimipisteet Lahti (vahvuus 20) ja Kuopio (vahvuus 14), perustetaan 2014 Kuopio ja Lahti keskittyvät palkanlaskentaan Etätyöpisteasiaa tarkastellaan myöhemmin kun asiakkaita siirtyy enemmän 3 27.9.2012
Kirkon palvelukeskus Asiakkaiden määrä yli 300 Henkilöstömäärä tavoitetilassa n. 130-150 Liikevaihto tavoitetilassa n. 11,2 M 9/2012 henkilöstömäärä 43 ja HTV 31. Kirkon sisältä rekrytoitu 40 % Kustannushyötytavoitteet (Kipa+ asiakasseurakunnat) 7 M /v siirtymäkauden jälkeen 4 27.9.2012
5 27.9.2012
Kirkon palvelukeskuksen palvelut Taloushallinnon palvelut Kirjanpito, tilinpäätökset, konsernitilinpäätökset Käyttöomaisuus Maksuliikenne Menojen käsittely Tulojen käsittely Viranomaistilitykset, tilastot ja raportit Pääkäyttäjäpalvelut Asiakastuki Henkilöstöhallinnon palvelut Palkat ja palkkiot Vuosilomat ja poissaolot Viranomaistilitykset, tilastot ja raportit Pääkäyttäjäpalvelut Asiakastuki Henkilö- ja palvelusuhderekisteri Pääkäyttäjäpalvelut Asiakastuki Matka- ja kululaskut Pääkäyttäjäpalvelut Asiakastuki 6 27.9.2012
Kirkon palvelukeskuksen johtoryhmä HTM Seija Mäenpää, johtaja Tukipalvelut FM Hannu Kallinen, tietohallintopäällikkö KTM, Erja Jaatinen, controller TM Sirpa Miettunen, henkilöstön kehittämispäällikkö Asiakkuudet KTM Anne Saloniemi, asiakaspalvelupäällikkö Palvelutuotanto FM Outi Naamanka, taloushallinnon palvelupäällikkö KTM Tuomas Halonen, henkilöstöhallinnon palvelupäällikkö 7 27.9.2012
Palvelutuotanto ja asiakkuudet Prosessiorganisaatio ja osaamistiimit Palvelukeskuksen organisaatio on prosessiorganisaatio Palvelutuotantoprosessi on jaettu kahteen pääprosessiin taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon prosesseihin ja asiakkuusprosessiin Palvelutuotantoprosesseja johtavat palvelupäälliköt Toimivat vastuualueensa esimiehinä ja prosessinomistajina Prosessit muodostavat osaamistiimejä (ostolaskutiimi, myyntilaskutiimi, kirjanpitotiimi, palkanlaskentatiimit ), tiimeihin nimetään tiimikoordinaattorit (ei esimiesvastuuta) Prosessinomistajuus myös muihin toimipisteisiin ja etäpisteisiin Muissa toimipisteissä toimipisteen vetäjä toimii toimipisteen esimiehenä Asiakkuuksia johtaa asiakaspalvelupäällikkö Toimii vastuualueensa prosessinomistajana Prosessinomistajuus myös muihin toimipisteisiin ja etäpisteisiin Palvelupäälliköillä ja toimipisteen vetäjillä määritellyt asiakasvastuut 8 27.9.2012
Rekrytointilinjaus Rekrytointi Haku: aina ensin Kirkkoverkossa alla mainitulle kohderyhmälle Kirkon vakinaisessa virka- ja työsuhteessa olevat kirjanpito- ja palkanlaskentahenkilöstö Jos ei saada hakijoita, menee ulkoiseen hakuun Kipan tehtävänimikkeitä: kirjanpitäjä, palkanlaskija, ostoreskontran hoitaja, myyntireskontran hoitaja, maksuliikenteen hoitaja, pääkäyttäjiä 9 27.9.2012
Tehtävän vaativuusryhmät Kirjanpitäjä 501, palkanlaskija 403, ostoreskontran hoitaja 403, myyntireskontran hoitaja 403, maksuliikenteen hoitaja 403 Kirjanpidon ja palkanlaskennan pääkäyttäjät 503 Muut pääkäyttäjät 501 10 27.9.2012
Muuta henkilöstöstä Tiimikoordinaattori tehtävät osa työnkuvaa Projektitehtäviä osa työnkuvaa Pääkäyttäjät sijoittuneet: Asiakkaiden vastaanottoprojekteihin mm. koulutustehtävät Palvelutuotantoon 11 27.9.2012
Kirkon palvelukeskuksen strategia 2012-2017 Johtoryhmä 18. - 20.4.2012 Johtokunta 5.6.2012 Johtokunta 29.8.2012 12 27.9.2012
Kirkon palvelukeskuksen arvot 13 27.9.2012
Arvojen toteutuminen Asiakkaan kohtaamisessa Tarjoamme vastuullista ja luotettavaa palvelua Kehitämme jatkuvasti omaa osaamistamme Tavoitteemme on aito luottamuksellinen kumppanuus ja asiakkaan tyytyväisyys Kipan sisäisessä maailmassa Arvostamme toisiamme ja kohtelemme toisiamme inhimillisesti Työyhteisössämme vallitsee keskinäinen avoimuus ja luottamus Näin meille rakentuu hyvinvoiva työyhteisö 14 27.9.2012
Visio, toiminta-ajatus ja kriittiset menestystekijät Asiakas Asiakkaiden luottamuksen saavuttaminen Asiakkaiden vastaanottoprosessin onnistuminen Asiakkaiden siirtymisen aikaistaminen Visio Olemme ammattitaitoinen ja luotettava kumppani kirkon perustehtävän tukemisessa. Talous Talouden hallinta Tuottavuuden kehittyminen Kustannushyötyjen realisoituminen Prosessit Yhtenäinen toimintamalli ja sähköiset tehokkaat prosessit toimivat Kirkon palvelukeskuksen toiminta-ajatus Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö tuottaa kirkon talousyksiköille kirjanpidon ja palkanlaskennan palveluja laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. 15 27.9.2012 Henkilöstö Toimiva johtamisjärjestelmä Hyvä esimiestyö Osaava ja oikein resursoitu henkilöstö Hyvä projektiosaaminen Arvot ohjaavat toimintaa Tiimityö toimii
Strategiset päämäärät 2017 Seuraamme aktiivisesti toimintaympäristön muutoksia ja reagoimme joustavasti asiakkaiden tarpeisiin Tuemme asiakasta asiakkaan prosessien kehittämisessä mm. jakamalla parhaita käytäntöjä Huolehdimme toiminnan läpinäkyvyydestä niin, että luottamus ja kumppanuus asiakkaiden kanssa syntyy ja syvenee. Kehitämme palvelukeskuksen prosesseja niin, että prosessien yhtenäisyys, toimintavarmuus ja hinta-laatusuhde on tasolla joka takaa asiakastyytyväisyyden sekä mahdollistaa asiakkaille taloudellisia hyötyjä Perustamme suunnitelman mukaiset toimipisteet ja rekrytoimme henkilöstöä mahdollisimman paljon kirkon sisältä, jotta palvelukeskusmallille asetetut kustannushyödyt kokonaiskirkollisesti toteutuvat Huolehdimme palvelukeskuksen henkilöstön osaamisesta ja työhyvinvoinnista. 16 27.9.2012
Asiakkuuksien kehittäminen Arvot Selkeät rajapinnat Kipan toiminnan arvot tukevat asiakkuutta ja kumppanuuden kehittymistä Prosessit Sopimusohjaus Prosessien kehittäminen yhdessä asiakkaan kanssa Kumppanuus Palvelusopimusneuvottelut: - Palvelusopimus ja liitteet - Vastuunjakotaulukot Hinta-laatu Asiakkuus kehittyy kumppanuudeksi - Vuorovaikutus toimii Asiakaspalaute Asiakastyytyväisyys -> Luottamus Palaute ohjaa kehittämistä Toiminnan arviointi ja mittaaminen -> Jatkuva parantaminen Sähköiset rajapinnat ja virtaviivaiset prosessit -Yhtenäiset toimintatavat ja toimintavarmuus 17 27.9.2012
Henkilöstön kehittäminen Toimintakulttuuri - toimintatapa valmennus - perehdytys Strategiatyö Toiminnan arvojen määrittäminen Kehittäminen > Yhtenäinen toimintatapa Tiimivalmennus Prosessien mallintaminen- 2011-2012- 2012-2013- - toiminnan arvojen jalkauttaminen -tiiminpelisäännöt -esimiesvalmennusta Osaamisen johtaminen - osaamiskartoitukset Systemaattinen osaamisen kehittäminen Ammatillinen koulutus -ammattitutkinnot - Räätälöitykoulutus - Täsmäkoulutus (projektiosaaminen, ruotsin kieli, tietotekniikka) Tietojärjestelmähanke sähköiset tuotantovälineet - koulutus - JET Osaaminen Laatu Tuottavuus Tehokkuus Jatkuva kehittäminen Toiminnan arviointi ja mittaaminen Palkitseminen Osaamisen kehittäminen Asiakastyytyväisyys Työtyytyväisyys 18 27.9.2012
Asiakkaiden vastaanotto vuosittain Uusia asiakkaita vuosittain (LKM) 124 66 40 40 38 13 2012 2013 2014 2015 2016 2017 19 27.9.2012
Asiakkaiden määrä ja rekrytointitarve Taloussuunnittelukauden 2013-2015 asiakkaiden määrä ja rekrytointitarvearvio Asiakkaiden määrä Rekrytointitarve LKM Rekrytointitarve HTV Ta 2012 14 53 32 Ta 2013 40 35 32 Ts 2014 65 15 23 Ts 2015 40 12 11 Yhteensä 159 115 98 20 27.9.2012
Mitä Kipassa tapahtuu? Asiakkaiden vastaanotto (info, koulutukset, työpajat) 10 kk johto + kouluttajat Tietojärjestelmähanke 2011-2012 Siirrytään käyttöönottoprojekteihin 2013 2017 pääkäyttäjät+ toimittajat + palvelupäälliköt Palvelutuotantotehtävät 1.9. 2012 pääkäyttäjät ja tuotantohenkilöstö 21 27.9.2012
Ensimmäiset asiakkaat 1.9.2012 Asiakkaita palvelutuotantoon 1.9.2012 Pilotit: Alavieskan, Haapaveden, Hailuodon, Haukiputaan, Kiimingin, Oulunsalon, Paltamon ja Utajärven seurakunnat sekä Oulun seurakuntayhtymän. Muut : Kiuruvesi, Kerava, Konnevesi ja Puolanka 22 27.9.2012
Asiakasyhteistyö Kipan asiakkaiksi siirtyvien seurakuntatalouksien kanssa yhteistyö käynnistetään n. 10 kk ennen palvelutuotannon aloitusta. Asiakasinfossa käydään läpi mitä 10 kk aikana tapahtuu Aikataulut, tehtävät, koulutukset, työpajat Asiakkaan nimeävät yhteyshenkilöt Yhteyshenkilöt (yhteyshenkilö + vara) koulutetaan, yhteyshenkilöt kouluttavat seurakunnissa 23 27.9.2012
Työnjako Kipan ja seurakuntien välillä Vastuunjako tehtävissä on määritelty vastuunjakotaulukossa Vastuunjakotaulukko on palvelusopimuksen liite Vastuunjakotaulukko käydään läpi asiakkaiden kanssa kun he siirtyvät palvelukeskuksen asiakkaaksi 24 27.9.2012
Etätyö Voiko ja miten etätyötä tehdään? Muuttuuko työmatka? 25 27.9.2012
Palvelukeskuksen henkilöstö juhlisti 7.9.2012 palvelutuotannon käynnistystä. 26 27.9.2012
Kysymyksiä, keskustelua Kiitos! 27 27.9.2012