Valtiokonttori Vaatimusmäärittely 1 (7) Valtion IT-palvelukeskus LUOTTAMUKSELLINEN 16.2.2011 VVAA047 Hakuehdot VALDA 1.2 Siltasaarenkatu 18 20 A, Helsinki PL 100, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 539, www.valtiokonttori.fi
2 (7) Muutoshistoria Versio Pvm Kuvaus Laatija Tarkastaja Hyväksyjä 1.0 21.12.2010 VALDA 1.1 ja 1.2 vaatimusmäärittelyn hyväksyntä 1.1 16.2.2011 VALDA 1.1 määrittelyn hyväksyntä VALDA VIP ohjausryhmä VALDA VIP ohjausryhmä 1.1.1 1.3.2011 Määrittelyn tarkennuksen työpajan sovitut muutokset VIP Määrittelyryhmä
3 (7) Sisällysluettelo 1 Asian hakuehdot... 4 2 Toimenpiteen hakuehdot... 4 3 Asiakirjan hakuehdot... 5 4 Aiheen hakuehdot... 5 5 Dokumentin hakuehdot... 6 6 Asiakkaan hakuehdot... 6 7 Muut... 6 8 Hakujen käsittelysäännöt... 6 9 AND-haut... 7 9.1 Asia... 7 9.2 Asiakirja... 7
4 (7) Hakuja on lisäksi määritelty asioidenhallinnan- ja dokumenttienhallinnan määritysdokumenteissa. Ristiriita tapauksissa tämä dokumentti on määräävä. 1 Asian hakuehdot 2.1 Aihe 2.2.1 Avattu/Laadittu 2.2.6 Vastaanotettu Rekisteröity 2.3 Identifiointitunnus (oid) 2.3.1 Muu tunnus 2.5 Kuvaus 2.6.8.2 Henkilötunnus 2.7 Nimeke 2.8 (Kaikki) Organisaatiokohtaiset metatiedot 16 kpl 2.12 Tila 2.13 Tehtävä (sekä sanallisen kuvauksen että tehtäväluokituksen mukaan) 2.13.1 Tehtävän tarkenne (luokitus) 2.14 Roolitiedot: 2.14.2 Henkilö 2.14.3 Yhteisö Kohdealue Palveluluokka Prosessinumero Käsittelijä, vastuuhenkilö. Ulkoiset toimijat yhdistetään yhdeksi hakutekijäksi. HUOM. Nimen, ei käyttäjätunnuksen mukaan Käsittelijän ryhmä Vastuuhenkilön ryhmä 3.1.1 Päättymispvm (asian) 2 Toimenpiteen hakuehdot 2.8 (Kaikki) Organisaatiokohtaiset metatiedot 16 kpl 2.14 Roolitiedot: 2.14.2 Henkilö 2.14.3 Yhteisö Käsittelijä, vastuuhenkilö. Ulkoiset toimijat yhdistetään yhdeksi hakutekijäksi. HUOM. Nimen, ei käyttäjätunnuksen mukaan Käsittelijän ryhmä Vastuuhenkilön ryhmä
5 (7) 5.1.1 Hyväksytty 5.1.3. Avattu/Laadittu 5.1.6 Voimassaoloaika (määräaika) Päättämisaika 5.3 Nimeke 5.5 Toimenpiteen toimija tiedot, kts. 2.14 5.6 Tyyppi 3 Asiakirjan hakuehdot 2.1 Aihe 2.2.1 Avattu/Laadittu 2.2.6 Vastaanotettu Rekisteröity Valmistumisaika 2.3 Identifiointitunnus (oid) 2.3.1 Muu tunnus 2.5 Kuvaus 2.6.8.2 (Henkilötunnus) 2.7 Nimeke 2.8 (Kaikki) Organisaatiokohtaiset metatiedot 15 kpl 2.12 Tila 2.13 Tehtävä (sekä sanallisen kuvauksen että tehtäväluokituksen mukaan) 2.14 Roolitiedot: 2.14.2 Henkilö 2.14.3 Yhteisö Käsittelijä, vastuuhenkilö. Ulkoiset toimijat yhdistetään yhdeksi hakutekijäksi. HUOM. Nimen, ei käyttäjätunnuksen mukaan Käsittelijän ryhmä Vastuuhenkilön ryhmä 4.1.1 Hyväksytty 4.12 Tyyppi 4.2.2. Aikamääre 4 Aiheen hakuehdot Kaikki aiheen metatiedot ovat hakuehtoja.
6 (7) 5 Dokumentin hakuehdot Kaikki dokumentin metatiedot ovat hakuehtoja. 6 Asiakkaan hakuehdot 7 Muut Yhteisö Yhteisön entinen nimi Etunimi Sukunimi Entinen sukunimi Y-tunnus Postinumero Postitoimipaikka Maa Lisätiedot Vapaa tekstihaku; asiakirjat ja dokumentit metatietoineen VVAA008 dokumenttien ja aiheidenhallinnan vaatimusmäärittely: Määritelty listaa varaamani asiat, asiakirjat ja dokumentit. 8 Hakujen käsittelysäännöt 1) Hakuehdoissa on voitava käyttää OR-operaatiota määrittelemään useampi hakusana samaan metatietoon liittyen. Esimerkiksi asioita voi hakea usean eri käsittelijän perusteella 2) Hakuehdoissa on voitava käyttää AND-operaatiota rajaamaan hakutuloksia useamman metatiedon perusteella. Esimerkiksi asioita voi hakea tietyn käsittelijän ja tietyn tehtäväryhmän perusteella. 3) Vapaa tekstihaku hakee asiakirjojen ja dokumenttien sisällöstä ja metatiedoista. 4) Asioille, toimenpiteille, asiakirjoille, dokumenteille, aiheille ja asiakkaille on omat hakunäkymänsä. 5) Ulkoisia toimijoita (esim. vastaanottaja, lähettäjä, muu toimija ja jakelija) tulee voida hakea yhden hakukentän avulla
9 AND-haut 9.1 Asia 9.2 Asiakirja 7 (7) 6) Hakuehto on voitava määrittää ainakin seuraavilla ehdoilla: Alkaa (merkkijonolla), päättyy (merkkijonoon), sisältää (merkkijonon). AND- ja OR-operaattoreita ja näitä hakuehtoja on voitava käyttää vapaasti yhdistellen. Haun nimi: Asian AND-haku Hakuehdot: Asian tila, käsittelijä, päättämispäivän päivämääräväli, tehtävä, ulkoinen toimija, käsittelijän ryhmä Haun nimi: Asiakirjan AND-haku Hakuehdot: Asiakirjan tila, ulkoinen toimija, asiakirjatyyppi, valmistumisen päivämääräväli, käsittelijä, käsittelijän ryhmä