Ostomenojen kartoitus Lähtökohta ostotoimen potentiaalin hyödyntämisessä

Hankintojen merkitys tuloksentekijänä Yleinen näkökulma kannattavuuden kehityksestä Ulkopuoliset resurssit eli ostetut palvelut, materiaalit ja tavarat, muodostavat jopa 80% kokonaiskustannuksista Kannattavuutta haetaan mm. panostamalla myyntiin, korotetaan hintoja, säästetään henkilöstömenoissa Vaihtoehto: Ostotoiminnalla luodaan säästöjä, lisää myyntikatetta, ja kannattavuutta Mistä pitäisi aloittaa? Liikevaihto Voittomarginaali Muuttuvat kustannukset Kustannukset Kiinteät kustannukset Myyntimäärä Liikevaihto Voittomarginaali Muuttuvat kustannukset Kustannukset Kiinteät kustannukset Myyntimäärä 2

Ostomenojen analysoinnilla liikkeelle Ensin tulee tietää, mistä kehitys ja säästäminen aloitetaan Kuluanalyysillä saadaan selville kehityskohteet ja säästömahdollisuudet. Saamme vastaukset mm. seuraaviin kysymyksiin: Mikä on yrityksen ostomeno kokonaisuudessaan? Miten paljon ostomenoa per toimittaja? Miten ja millaisiin nimikeryhmiin (kategorioihin) ostot jakautuvat? Kuinka suuret ovat ostomenot nimikeryhmittäin? Kuinka paljon on toimittajia per nimikeryhmä? Mikä on tuotannollisten ja ei-tuotannollisten ostojen jakauma? Millaisia tilaus- ja laskutuskäytäntöjä? Mitä tuotteita ja palveluja ostetaan Miten ja millä ehdoilla ostetaan Käytännön kehitystoimenpiteet Säästöt Ostotoiminnan kehitys Selvitetään mitä, millä hinnalla ja ehdoilla siten tiedämme, mitä voimme kehittää ja säästää. 3

Mitä tuotteita ja palveluja ostetaan Miten ja millä ehdoilla ostetaan Käytännön kehitystoimenpiteet Säästöt Ostotoiminnan kehitys Mistä aloitetaan? Selvitetään, mistä ostomeno muodostuu Yrityksen talousjohdon haastattelu Mitä tuotteita ja palveluja ostetaan Ostomenon yksityiskohtainen jäsentely Yksityiskohtien varmistaminen asiakkaan kanssa Vahvistettu ostomeno Ostomenojen tarvittavat tiedot lomake asiakkaalle Yrityksen ostomenot edellisen 12kk:n ajalta laskukohtaisesti Ostomenon alustava raportti Ostomenon tarkasteluraportti säästö- ja kehityskohteet tunnistettu Analysointi ValueSource tiimillä 4

Kuluanalyysin ensiaskeleet Käytännön esimerkkejä ostomenon jäsentelystä 1. Yhteistyössä talousosaston kanssa haetaan yrityksen järjestelmistä kaikkien ostotilausten ja ostolaskujen tiedot (min. 12 kk ajalta) Data voi olla hyvinkin jäsentelemättömässä muodossa riippuen taloushallinnon- / toiminnanohjausjärjestelmistä ja niiden hyödyntämisestä Aina parempi jos saadaan esim. 3 viimeisimmän vuoden tiedot Tilaus/laskurivien määrä saattaa olla huomattavan iso - tuhansia tai satoja tuhansia riippuen yrityksen koosta ja hankintamenosta. Sitä ei kannata kuitenkaan pelästyä ja jättää työtä sen vuoksi tekemättä! Mikäli omat resurssit ja osaaminen ei riitä ota yhteys ammattilaiseen Esimerkkejä lähtötilanteesta Esimerkki tarkennetusta tietueesta 1. 2. 3. Huom! Esimerkit seuraavilla sivuilla kuvankaappauksella 5

1. Kuluanalyysin ensiaskeleet Käytännön esimerkkejä ostomenon jäsentelystä - lähtötilanne Esimerkkejä lähtötilanteesta ostoreskontratietueesta otos Noin 4000 riviä Visma Software tietuetta esimerkkiotos alla Esimerkki tarkennetusta tietueesta 3. 6

2. Kuluanalyysin ensiaskeleet Käytännön esimerkkejä ostomenon jäsentelystä ensimmäinen jäsentely Esimerkkinä ostoreskontratietueen jäsentely Tuloksena n. 1600 riviä laskudataa yhteenvetona Tämä käsitellään Pivot -taulukkona Excel -ohjelmistolla seuraava sivu 7

Kuluanalyysin ensiaskeleet Käytännön esimerkkejä ostomenon jäsentelystä yhdistely Pivot toiminnolla 4000 riviä ostoreskontratietuetta ja n. 1600 laskuriviä jäsenneltynä Pivot -taulukkona Excel -ohjelmistolla esimerkki otos 3. Aero Materiel AB 2011 kulut avattuna: 8

Mitä saadaan irti analysoinnista? Analysoinnista saadaan ulos valtava määrä tietoa jonka pohjalta voidaan aloittaa tehostamistoimenpiteet alla esimerkkejä 1. Mitkä nimikeryhmät ovat suurin kuluerä - kuinka hallinnoidaan tänään? 2. Mitkä toimittajat ja nimikeryhmät ovat tärkeimpiä kuinka hallinnoidaan? 3. Kuka vastaa nimikeryhmien ostoista, miten päätöksentekoprosessi toimii? 4. Miten ja kuka on vastuussa toimittajasuhteen hallinnasta - kuka vastaa kokonaisuudesta? 9

Mitä saadaan irti analysoinnista? Analysoinnista saadaan ulos valtava määrä tietoa jonka pohjalta voidaan aloittaa tehostamistoimenpiteet alla esimerkki toimittajaluokittelusta ja huomioista liittyen sopimustilanteeseen ja huomioihin ko. kulun osalta 4. 10

Mitä saadaan irti analysoinnista? Analysoinnista saadaan ulos valtava määrä tietoa jonka pohjalta voidaan aloittaa tehostamistoimenpiteet alla esimerkkiotoksia Muita esimerkkejä: TOP5 toimittajat / EUR (muodostavat esimerkissä 50% menoista) Ostomenon kehitys esim. 3 vuoden jaksolla vs. liikevaihto/kannattavuus Ostot kustannuspaikoittain, ostomeno toimittajittain, ostomenon jakautuminen kalenterikuukausille jne. jne. 11

Askeleet oston tehostamiseen tunnistettu Esimerkki ostomenoanalyysin avulla tunnistetuista mahdollisuuksista Useiden nimikeryhmien toimittajien kilpailutus 1. Työpisteiden koneistetut mekaniikkaosat 2. Sähkö- ja paineilmatarvikkeet 3. ESD matot 4. Käyttötarvikkeet (ruuvit, mutterit, työvaatteet, suojaimet, työkalut) 5. Valaisimet 6. Tietoliikenneyhteydet, puhelinkulut ja käyttöelektroniikka a. Yhdistäminen ja kilpailutus + mm. tarkastellaan kiinteiden lankaliittymien tarve 7. IT laitteet ja -palvelut (tarpeen ja taktiikan määrittely kokoonpanoiksi, joita voidaan ostaa tehokkaammin Logistisilla järjestelyillä parempi kustannusrakenne 1. Toimittaja A toimitusketjun tehostaminen suoratoimitukseen valmistajalta varastomateriaalien osalta varastoitavien materiaalien (lajit, määrät) uudelleen määrittely ja sopimuksen päivitys 12

Askeleet oston tehostamiseen tunnistettu Toiminnan kehitysmahdollisuuksia tyypillisiä löydöksiä Laskutusmenettelyn tehostaminen = käsittelykulut ja pienlaskutuslisät alas Ostopolitiikka = ostotoiminnan yleisohjeistus jossa kuvataan mm. 1. suunnitelmallisen ostotoimen yleiskuvaus, tarvemäärittely 2. nimikeryhmä vastuut ja siihen liittyvät toimintatavat (osto- ja toimittajavastuulliset) 3. ostosopimusten luonti ja käyttö yrityksessä Kommunikointitapojen kehittäminen sopimuksista, ostotoiminnan ohjeistuksesta 1. Muun muassa varmistetaan sovitun hinnoittelun läpinäkyvyys sopimusten ehdot ja hintaliitteet kaikkien tietoja tarvitsevien saataville ja tietoisuuteen 2. Yksi pahimmista tavoista on ns. ohiostaminen ostamisen ehdot kääntyvät tyypillisesti toimittajalle ystävällisemmäksi myös ostajien määrä hallittu Ostomenojen raportointi kuukausitasolla kustannuspaikkaomistajien toimesta varmistetaan lyhyemmän aikavälin ostomenon hallinta! Ostotarpeen ennusteen laadinta myös taloushallinnon tarpeisiin 13

Mitä voit saavuttaa kuluanalyysillä ja kehitystoimenpiteillä? 38% jätehuollon, 43% siivouspalvelun ja 44% turvapalvelujen hankintasäästöt Painomateriaaleissa 39% säästö Lean -asennuspisteiden hankinnoissa 62% säästöt asiakkaille Koneistusosien kilpailutuksella 15% säästöt asiakkaalle Tuotannon kulutustarvikkeissa 25% säästöt (mm. suojaimet, varaosat) Kilpailutusprosessi asiakkaalle mm. tarjouspyyntömallit, arvottamisen työkalut Lisätietoja: www.values.fi/news 14

Nähdään pian yhteistyön merkeissä! timo.nieminen@values.fi Puh: 050 325 2606 Örninkatu 15 B, 24100 Salo www.values.fi