VÄLIRAPORTTI VIESTINTÄ
VALTAKUNNALLISEN VALMISTELUN TILANNE - alueen valmistelun kannalta ratkaisua vaativat kysymykset Uudistuksen valtakunnallista viestintää johdetaan STM:stä ja VM:stä Sivusto www.alueuudistus.fi tärkein kanava, yhteinen intranet (Sharepoint) Viestintävalmennusta järjestetään alueen viestijöille ja muutosjohtajille Maakuntien viestijät muodostavat oman valtakunnallisen verkoston Valtakunnallista viestintäaineistoa voi hyödyntää alueen viestinnässä Viestinnän resurssit alueella liian pienet kaikki työt tehty tähän mennessä oman työn ohella Tulevien maakuntien mm. verkkosivut ja palvelujärjestelmät sekä niiden synkronointi muiden järjestelmien kanssa on haastava työ Tuleeko yhteisiä valtakunnallisia ICTjärjestelmiä? Tieto mahdollisista kaikki maakunnat kattavista järjestelmistä tulee saada pian Maakuntavaalien viestintä, mitä tukea valtakunnan tasolta?
ALUEELLISEN VALMISTELUN TILANNE - valmistelun tilanne, keskeiset ratkaistavat kysymykset, ongelmakohdat Kaksi viestintäryhmää suunnittelevat ja toteuttavat viestintää yhteistyössä (maakunnan ryhmä sekä sote-ryhmä, jossa kuntien edustus) Viestintäkanavat Kimpassa-Allihopa: verkkosivut, Facebook, Twitter, YouTube Yammer sisäiseen viestintään ja yhteisten aineistojen käsittelyyn Viestijät eri organisaatioista tuottavat sisältöä Toimiva kaksikielisyys ja yhtenäinen visuaalinen ilme Tarvitaan viestintäsuunnitelma väliaikaishallinnolle sekä suuntaviivat uuden maakunnan viestinnälle. Viestintäryhmien yhdistäminen syksyllä 2017 Viestinnän organisointi, resurssit, työnjako, kaksikielisyys? Sisäinen viestintä - johdon rooli muutostilanteessa ja henkilökunnan sitouttaminen Maakuntavaalien viestintä: työnjako valtakunta, maakunta, kunnat? Kansalaisviestintä (sote!); ihmisten sitouttaminen ja osallistaminen
LAINSÄÄDÄNNÖLLINEN PERUSTA JA TAVOITTEET TYÖLLE Maakunnan väliaikaisen valmistelutoimielimen on tiedotettava valmistelun etenemisestä alueen asukkaille, palvelujen käyttäjille, kunnille, järjestöille ja muille yhteisöille sekä varattava näille tarvittaessa mahdollisuus tulla kuulluksi. (Voimaanpanolakiluonnoksen 10 ) Muutoksessa viestinnän merkitys lisääntyy entisestään ja on tärkeää, että viestinnän järjestämiseen ja resursointiin kiinnitetään tulevissa maakunnissa erityistä huomiota. STM:n ja VM:n suositus viestinnän organisoinnista väliaikaishallinnossa: Mukana olevat organisaatiot nostavat väliaikaishallinnon aikaisen viestinnän strategiseksi menestystekijäksi ja antavat viestintäresurssiaan toimielimen käyttöön Viestinnästä vastaavalla on aito mahdollisuus osallistua väliaikaisen valmisteluelimen toimintaan ja pääsy päätöksenteosta vastaaville foorumeille Alueellisia toimijoita kehotetaan kiinnittämään huomiota selkeisiin viestintävastuisiin ja työnjakoon sekä yhteisiin viestinnän pelisääntöihin. Mukana olevat organisaatiot kuuluvat viestintäverkostoon
VÄLIAIKAISHALLINNON LINJAUSTA VAATIVAT ASIAT - arvio linjausten tarpeen aikataulu (kk) 5/2017: viestinnän henkilöresurssit ja organisoituminen väliaikaishallinnossa 6/2017: viestintä- ja osallistamissuunnitelman laatiminen 8/2017: Turun messut: osasto, yleisökilpailu, paneelikeskustelu 8/2017: viestintäryhmien yhdistäminen ja työnjako 8-9/2017: verkkosivutyöryhmän perustaminen Syksy/2017: maakuntavaalien viestintä ja mahdolliset tapahtumat Syksy/2017: osallistaminen (työn organisoituminen, asukasneuvostot, kuntayhteistyö, kansalaisviestintä, mahdolliset tapahtumat) Vuosi 2018 mm. viestinnän organisoituminen, henkilöstön sitouttaminen, uuden maakunnan visio ja arvot, kansalaisviestintä, seutukierrokset, verkkosivujen ja muiden viestintäkanavien suunnittelu ja toteuttaminen, uuden maakunnan visuaalinen ilme ja brändäys
TOIMINNAN TAVOITTEET UUDESSA MAAKUNNASSA - asiakasnäkökulma, henkilöstön osaaminen - keinot ja toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi Viestintä on osa strategista johtamista ja ihmisten sitouttamista Suomen historian suurimpaan hallinnolliseen uudistukseen Viestinnän merkitys tiedostetaan organisaation joka tasolla ja viestintää hyödynnetään maakunnan kehittämisessä Avoin, vuorovaikutteinen, proaktiivinen ja selkeä kaksikielinen viestintä, joka tavoittaa mm. kuntalaiset, organisaatiot, päättäjät, mediat ja oppilaitokse Toimiva tiedonkulku eri toimielinten välillä Toimiva sisäinen viestintä, jossa johdon rooli on tärkeä ja henkilöstö sitoutetaan yhteisiin tavoitteisiin Jokainen työntekijä on viestijä: viestinnän perehdytystä, yhteiset pelisäännöt ja tavoitteet Viestintä seuraa aikaansa ja muuttaa muotoaan joustavasti, tarpeiden ja tavoitteiden mukaan. Viestinnän visuaalisuuteen panostetaan Viestinnän tuloksia seurataan systemaattisesti Viestinnälle oma ostobudjetti
TOIMIALAN ERITYISET HUOMIOITAVAT ASIAT JATKOVALMISTELUSSA - ict-ratkaisut, talous, lainsäädännön reunaehdot Maakunnan tulevat verkkosivut = laaja ja monimuotoinen kokonaisuus. Resurssit pitää varata sekä eri sektorit yhdistävään suunnitteluun ja toteutukseen että sivujen ylläpitoon ja sisällöntuotantoon Viestintä on resursoitava ja organisoitava hyvin uudessa maakunnassa (monta erilaista teemakokonaisuutta, verkkoviestintä, markkinointiviestintä, sosiaalinen media, videot, henkilöstöviestintä, visuaalinen viestintä, tapahtumat, kaksikielisyys jne) Viestintäkenttä muuttuu ja uusia kanavia syntyy, on tehtävä järkeviä päätöksiä (mitä tehdään, missä kanavissa, mihin resurssit riittävät) Yhteistyö kuntien kanssa on jatkossakin tärkeää (rajapintoja eri teemoissa) Hallinnon avoimuus ja EU:n saavutettavuusdirektiivin vaatimukset digiratkaisuissa
TOIMINNAN NYKYTILA - mitä kehitettävää?. Onko viestintä ymmärretty osana organisaation strategista johtamista? Liian virkamiesmäistä (tylsää) viestintää - palvelut edellä, ei organisaatio! Uudenlaisen viestintämallin rakentaminen suuremmassa mittakaavassa on haaste Viestinnän ammattilaisia löytyy nykyisistä organisaatioista, mutta resurssit koetaan kaikkialla pieniksi, koska viestinnän merkitys kasvaa. Pienissä kunnissa ei ole viestijöitä. Kuntien rooli jatkossa? Sote-keskukset tärkeitä, kun palveluista kerrotaan kansalaisille Ruotsinkieliset palvelut eivät aina toteudu kaksikielisillä alueilla. Muut isot kieliryhmät myös tärkeitä. Sisäiseen viestintään tulee panostaa. Eri organisaatioilla on erilaiset toimintatavat (valmiit mallit vrs kaikki oman pään mukaan ) Osaamista pitäisi jatkuvasti kehittää, löytää uusia kohderyhmiä ja näkökulmia Visuaalisen viestinnän resurssit ovat riittämättömät. Viestinnän tulosten mittaaminen
TOIMINNAN NYKYTILA - mitä halutaan säilyttää: hyvät käytännöt, toimintamallit Viestinnän ammattilaisten toimiva yhteistyö yli organisaatio- ja kuntarajojen ja verkostojen hyödyntäminen Viestijöiden laaja-alainen osaaminen pitää ylläpitää myös jatkossa (välineet, koulutus, resurssit, aika) Viestijöiden erikoistuminen eri teemoihin tärkeää isossa organisaatiossa Visuaalisen viestinnän osaaminen ja siihen palkatut ammattilaiset tärkeitä (olet sitä miltä näytät) Sidosryhmien tarpeet Kaksikielisen viestinnän tasoon on löydettävä resurssit Viestintä ei saa kangistua kaavoihin: on uskallettava luopua jostain ja olla rohkea. Maailma muuttuu. Maakunnan markkinointi mm. videoiden kautta Maakunnan brändäys (ostopalvelut kampanjoiden tukena) Vapaus toimia, ei ylhäältä ohjaamista. Maakuntien aito itsehallinto myös viestinnässä.
UUTEEN MAAKUNTAAN SIIRTYMISEN MAHDOLLISUUDET Maakunnan viestintä on onnistuessaan vahvempi kuin osiensa summa ihmisten eri osaamiset mahdollistavat huippuosaavan viestintäosaston syntymisen Viestinnän hyödyntäminen maakunnan strategisessa johtamisessa auttaa luomaan avoimen, vuorovaikutteisen maakunnan, jossa kansalaiset ovat mukana kehittämässä maakuntaa Mahdollisuus tehdä asioita rohkeammin ja näkyvämmin tuloksin, kun voimat yhdistetään Johtaminen on viestintää viestintä tukee ja sparraa johtoa Toimivat ja avoimet mediasuhteet Jokainen työntekijä on uuden maakunnan viestijä sisäinen viestintä ja henkilökunnan sitoutuminen tärkeää varsinkin uuden maakunnan aloittaessa Viestinnän keinoin luodaan uudelle maakunnalle hyvä maine ja erottuva, maakunnan strategiaa tukeva brändi Selkeä ja visuaalinen viestintä on tärkeää, kun kansalaisille kerrotaan miten palvelut muuttuvat
UUTEEN MAAKUNTAAN SIIRTYMISEN RISKIT Viestintään ei varata tarpeeksi resursseja haasteisiin ja tehtävien laajuuteen nähden Viestinnän uuden organisaatiomallin toimivuus ja eri viestintäkulttuurien yhteensovittaminen (pitää luopua vanhoista malleista ja luoda uusi toimintakulttuuri) Maakunnan ja palvelun tuottajien yhteiset perusviestit Johto ei tunnista viestinnän roolia osana organisaation johtamista Sisäisen viestinnän merkitys ja työntekijöiden sitoutuminen Kansalaisviestintä ja osallistaminen Verkkosivut: toimivat ja kaikki maakunnan palvelut kattavat verkkosivut pitää julkistaa 1.1.2019 mennessä. Tulee kiire ja resursseja tarvitaan, myös ICT-osaamista Maakunnan visio, brändi ja visuaalinen ilme pitää olla valmiita ennen 1.1.2019 Onko kunnilla motivaatiota viestinnälliseen yhteistyöhön? Kunnat tärkeä linkki kansalaisiin Kaksikielinen viestintä Viestinnän rajat kaikki ei ole viestintää (esim. hallinto, kouluttaminen ja ICT eivät ole)
YHDYSPINNAT MUIHIN TOIMIALOIHIN - esim. aluekehittämisen rahoitus - maaseutuohjelma Viestintä on koko toiminnan kattavaa toimintaa - viestintää tarvitaan kaikissa uuden maakunnan toiminnoissa ja palveluissa Yhtiöiden viestintä ja markkinointi (sote-keskukset, kasvupalveluyhtiöt) Valtakunnalliset palvelukeskukset Kuntien viestintä Koulutuslaitokset Yritykset Järjestökenttä Maakunnan luottamushenkilöiden sekä eduskunnan ja ministeriöiden viestintä Hankeviestintä Kansainvälinen viestintä Tapahtumat Maakunnan markkinointi: Visit Turku, kuntien markkinointityö
TOIMINNAN VAATIMAT RESURSSIT - arvio taloudellisista ja henkilöstövaikutuksista Maakunnan viestintä kattaa uuden, 22 000 henkilön organisaation, jolla on uudenlaiset, kansalaisten peruspalveluja koskevat tehtävät Maakunnalle tulee varata riittävät viestinnän resurssit, varsinkin sotepalvelujen viestimiseen kansalaisille Maakunnan viestintä koostuu vähintään sulautuvien organisaatioiden viestijöistä Sulautuvien organisaatioiden viestijöiden määrä on 12-15 henkilöä Viestintään tarvitaan vähintään 20 henkilöä Kattaako nykyinen viestijäjoukko kaikki uuden organisaation viestintätarpeet? Lisäresursseja tarvitaan ainakin henkilöstöviestintään, soteviestintään, käännöspalveluihin ja graafisen viestintään, jos se hoidetaan omana työnä (on taloudellisesti ja työn hallinnan kannalta järkevää) Uuden organisaation viestinnän rakentamisessa kannattaa hyödyntää myös ulkopuolista, puolueetonta sparraajaa Yhteistyö (mainos)toimiston kanssa välttämätön suurissa kampanjoissa
TOIMIALAN SOPIMUKSELLISUUTTA VAATIVAT ASIAT maakuntien kanssa yhteisesti järjestettävät asiat kuntien kanssa sovittavat asiat muiden toimijoiden kanssa sovittavat asiat Tulevat verkkosivut ja muut digipalvelut Mediaseuranta-palvelut Markkinointiyhteistyö Koulutusyhteistyö Käännöspalvelut
SIDOSRYHMÄT JA ASIAKKUUDET Kunnat Luottamushenkilöt Sote-keskukset Liikelaitokset Palvelukeskukset Muut palvelujen tuottajat Muut maakunnat Eduskunta ja ministeriö Valtion virastot Media Oppilaitokset Yritykset Muut organisaatiot
SIDOSRYHMÄTILAISUUDET JA ASIAKKAIDEN KUULEMISET - tarpeelliset ja järjestetyt Järjestetyt: Kimpassa-Allihopa2019 kiertue kaikissa seutukunnissa keväällä 2017 (henkilöstö, luottamushenkilöt, media) Tulossa: Turun messut elokuu 2017 (henkilöstö, kansalaiset, sidosryhmät, media) Maakuntavaalitilaisuudet syksy 2017 Talvi/kevät 2018: seutukuntavierailut Syksystä 2017 väliaikaishallinnon säännölliset mediatapaamiset (media-aamiaiset) Osallistaminen: kansalaisneuvostot, kunnat, yhdistykset, kolmas sektori Osallistaminen ja sisäinen viestintä. Jotta henkilöstö voi sitoutua uuteen, heidän tulee ymmärtää uudistuksen syyt ja kokea, että heitä kuunnellaan Maakunnan strateginen visio ja arvot: määritellään laajassa yhteistyössä
PERUSTEET TOIMINNAN ORGANISOITUMISELLE - näkökulmia, huomioitavia asioita, ehdotus Viestintä on osa organisaation strategista johtamista Viestintäyksikkö on osa esikuntatoimintoja ja viestintäjohtaja on johtoryhmän jäsen Maakunnan viestintää johdetaan ja koordinoidaan viestintäyksiköstä myös viestintää sote-liikelaitoksessa ja sote-keskuksissa. Näin turvataan yhdenmukainen, uskottava ja toimiva viestintä maakunnan toiminnoissa Onko mahdollista luoda yhteinen maakunnan kattobrändi, joka ulottuu myös osakeyhtiöihin? Viestijöillä on myös teemakohtaiset vastuualueet kuten sote-viestintä, päätösviestintä, henkilöstöviestintä, kasvupalvelut, suunnittelu, liikenne ja kaavoitus, pelastus, ympäristö, verkkotoimitus, sosiaalisen median kanavat, markkinointi, yhteistyön koordinointi, kansainvälinen viestintä Viestinnän toimivuus sotekeskuksissa on haaste, johon pitää vastata selkeällä ohjeistuksella, koulutuksella ja sitouttamisella Ruotsinkieliset palvelut pitää turvata kaksikielisillä alueilla (asenne, resurssit)
MUUTOSVISIOMME 2030 KOKO MAAKUNNAN VISIO: Kansalaisten visioita (kevät 2017): OMAN TOIMIALAMME VISIO: Varsinais-Suomen viestintää tehdään ennakkoluulottomassa yhteistyössä, uuden luomisen hengessä. Tavoitteena on avoin, nykyaikainen, vuorovaikutteinen, proaktiivinen ja selkeä kaksikielinen viestintä.