PROJEKTIEHDOTUKSEN NIMI: Sähköinen easiointi Kainuussa ja Pohjois-Karjalassa. PROJEKTIN SUORITTAJAORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖ: Hakijaorganisaatio ja yksikkö Paikkakunta Kainuun maakunta -kuntayhtymä Kajaani Vastuuhenkilön nimi Oppiarvo/virka, toimi Puhelinnumero Tuomo Pääkkönen sosiaali- ja terveysjohtaja 044-777 3033 Osoite Telefax PL 400, 87070 Kainuu 08-6155 4260 Sähköpostiosoite tuomo.paakkonen@kainuu.fi TIIIVISTELMÄ PROJEKTISTA: Laki sähköisestä asioinnista velvoittaa julkishallinnon yksiköitä myös kuntasektorilla tarjoamaan sähköisiä asiointipalveluita. Tämä velvoite on perustana myös tämän hankkeen toteuttamisessa, jossa tavoitteena on kehittää kuntasektorille kansalaisen vuorovaikutteisia sähköisiä asiointi- ja osallistumispalveluita, mikä tarkoittaa asiakkaan palveluprosessin käynnistämisen verkosta, palvelupyynnön vastaanottamisen, rekisteröinnin ja jakelun, päätöksentekoprosessin sekä päätösarkistoinnin muodostamaa kokonaisuutta. Hankkeessa määritellään ja rakennetaan sähköisten asiointiprosessien edellytyksenä oleva sähköisen arkistoinnin ja sosiaali- ja terveyden huollon asiakirjojen kansallinen yhteiskäytön mahdollistava sovellusohjelmistoista riippumaton avoin rajapinta. Hanke sisältää lisäksi työntekijän sähköisen työpöydän määrittelyn ja kehittämisen. etyöpöytä yhdistää kaikki työntekijän työssä tarvittavat tiedot, vastaanottaa asiakkaan palvelupyynnöt ja mahdollistaa niiden suoran käsittelyn ja päätöksenteon asiakastietojärjestelmään ja edelleen arkistoon. Sähköisessä palveluprosessissa hyödynnetään jo olemassa olevia tietovarantoja (mm. asiakas/aluetietojärjestelmien, talous- ja henkilöstöhallinnon ja valtakunnallisten järjestelmien ja rekistereiden tietoja), tieto- ja viestintätekniikka ja aikaisempaa kehittämistä ja hyviä käytäntöjä (esim. JUPA-, esoke- ja Kainuun aluetietohanke). Hankkeen keskeisenä tavoitteena on käyttöön otettavan uuden teknologian ja uusien toimintamallien kautta tehostaa asiakas- ja palveluprosesseja ja toimijoiden välistä yhteistyötä. Hankkeella edistetään julkisten ja yksityisten teknologiaan erikoistuvien palvelutuottajien ja tutkimuslaitosten pitkäjänteistä kehitystyötä, niin prosessien kuin uuden teknologian alalla. Hankekokonaisuus muodostuu Joensuun kaupungin, Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä (PKSSK) ja Kainuun maakunta -kuntayhtymä ja niiden hallinnoimien tietoteknologiaa kehittävien hankkeiden ja teknologiayrityksen (WM-data Oy) yhteistyöstä. Hankkeessa hyödynnetään alan tutkimusta, kehittämistä ja testausta järjestelmien ja prosessien kuin käytettävyyden alalta. Yhteistyöstä on neuvoteltu Oulun yliopiston tietojenkäsittelytieteiden laitoksen kanssa, jonka Kajaanin yksikössä on käytössä mm. testauslaboratorio käytettävyyden testaukseen; Kajaanin yksikköön ollaan kehittämässä myös toimintaprosessien mallintamisen ja optimoinnin laboratoriota. Hankkeen yrityskumppanina on WM-data Oy, jonka asiantuntemuksella tuotetaan tekniset ratkaisut tukemaan hankkeessa tavoitteena olevaa sähköistä asiointi- ja osallistumispalveluiden toteuttamista. Hanke tuottaa uuden kansallisestikin levitettävän sähköisen palvelun toimintamallin asiointi- ja osallistumispalveluissa ja kansallisesti merkittävän teknologian rajapinnan sähköiseen palveluun. Hanke etenee vaiheittain, siten että ensimmäisenä kohdealueena on julkiset sosiaalihuollon mukaiset epalvelut ja sen jälkeen palveluiden sähköistäminen etenee muihin kansalaisen asiointipalveluihin. Hanke hakee ratkaisua myös easioinnin tietoturvalliseen ratkaisuun (VeTu- Ma). Hanke toteutetaan yhteistyössä muiden Kainuussa ja Pohjois-Karjalassa samanaikaisesti toteutettavien alueellisten sosiaalialan tietoteknologiahankkeiden ja kansallisen sosiaalialan tietoteknologiahankkeen kanssa.
Projektin alkamispäivä Projektin päättymispäivä Kokonaiskesto (kk) 1.6.2006 31.12.2008 30 kk PROJEKTIN ALUSTAVA KUSTANNUSARVIO (EUROA): Kokonaiskustannukset Tekesiltä haetaan Omarahoitus ja/tai muu rahoitus 602 548 euroa 361 529 euroa 241 019 euroa Yhteensä Kustannukset vuosittain 2006 2007 2008 Palkat 264 840 64 800 100 020 100 020 Tarvikkeet 33 000 11 000 16 000 6 000 Laitekustannukset 120 000 20 000 40 000 60 000 Matkat 26 208 5 544 11 340 9 324 Ostetut palvelut 140 000 30 000 60 000 50 000 Muut, mitkä 18 500 4 500 6 500 7 500 Yhteensä 602 548 135 844 233 860 232 844 MUUT RAHOITTAJAT (nimi ja panostus; nimeä yrityksen yhteyshenkilö projektiasiassa): PROJEKTIN TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN: Tulosten sovellettavuus ja hyödynnettävyys. Hyöty loppuasiakkaalle, organisaatioille ja yhteiskunnalle. Miten yritykset pystyvät hyödyntämään tuloksia (tutkimuslaitokset)? Ketä ovat mahdolliset hyödyntäjät? Yhteiskunnalliset ja välilliset vaikutukset. Hanke tuottaa hyötyjä niin kansalaiselle, asiakkaalle, organisaatiolle kuin yhteiskunnalle. Hanke on kansallisesti merkittävä, sillä se tuottaa kansallisesti käytettävän rajapinnan julkisten palveluiden sähköiseen asiointiin. Rajapinta maakunnallisen/kansallisen sähköisen arkiston ja eri ohjelmien ja järjestelmien välillä mahdollistaa ohjelmatoimittajista ja järjestelmistä riippumattoman asiakirjojen yhteiskäytön. Hanke mahdollistaa kansalaisen easiointi- ja palveluprosessin ja uudenlaisen sähköisen easioinnin toimintamallin. Työntekijälle hanke tuottaa sähköisen työpöydän, joka kokoaa palvelutuottamisprosessin selkeästi jäsennellyksi ja helposti käytettäväksi ja hallittavaksi kokonaisuudeksi. Työntekijä kykenee sen avulla vastaamaan nopeasti asiakkaan palvelupyyntöihin ja seuraamaan työtilannetta vaivattomasti. Sähköinen asiointi vähentää virheitä ja rutiineja ja säästää työaikaa varsinaiseen sosiaalityöhön. Hyötyinä on myös työprosessien uudistuminen ja palveluprosessien hallinnan parantuminen ja tehostuminen. Kansalaiselle, asiakkaalle tuotettavana hyötynä on palveluprosessin nopeutuminen ja tehostuminen, luotettavuuden lisääntyminen, ajan, vaivan ja rahan säästyminen. Asiakkaan ei tarvitse välttämättä tulla sosiaalitoimistoon tai muuhun palvelupisteeseen paikan päälle, vaan hän voi käyttää palveluja itselle sopivaan aikaan ja sopivassa paikassa. Asiakkailla on mahdollisuus osallistua julkisen hallinnon prosesseihin ja edistää verkkodemokratiaa. Sähköiset palvelut tarjoavat kansalaiselle osallistumis- ja vaikuttamiskanavan, mikä lisää viranomaisen ja asiakkaan vuoropuhelua ja tekee palvelua läpinäkyvämmäksi. Sähköinen asiointi sisältää myös oman asian käsittelyn etenemisen seurantaan, mikä lisää luottamusta julkiseen hallintoon ja virkamiehiin. Sähköinen asiointi yhtenäistää käytäntöjä ja luo siten asuinkunnasta riippumatonta tasa-arvoisuutta sosiaalihuollon palvelujen käyttäjille. Julkiset palveluntuottajat ja yhteiskunta hyötyvät hankkeesta saamalla käyttöönsä kansallinen sähköisen arkistoinnin ja sosiaali- ja terveyden huollon asiakirjojen yhteiskäytön mahdollistavan, sovellusohjelmistoista riippumattoman avoimen rajapinnan. Yhteiskäyttöisyys helpottaa ja nopeuttaa työtä, säästää kustannuksia ja mahdollistaa sen siirtämisen haluttaessa muihin pisteisiin esim. maa- tai seutukunnallisesti. Palveluja voidaan tuottaa useasta eri pisteestä, osa palveluista voidaan myös tarvittaessa keskittää. Työntekijöiden rutiinityön, virheiden ja asiakkaan kyselyjen vähentyminen saa aikaan merkittäviä kustannussäästöjä. Käsittelyaikojen lyheneminen, maksuliikenteen nopeutuminen ja työntekijän suoritteiden lisääntyminen parantaa palvelutasoa. eprosessimalli (JHS-suositus 129)
Yritykset: julkinen rajapinta käytettävissä, mahdollistaa uusien tuotteiden integroinnin olemassa oleviin ja uusiin järjestelmiin Verkkopalvelu lisää tehokkuutta: jakelukustannukset eivät kasva merkittävästi, vaikka käyttäjämäärä kasvaa.
PROJEKTIN TAVOITE: Projektin tavoitteet, keskeinen sisältö ja toteutuksen vaiheet. Tulokset, joihin projektissa pyritään. Hankkeen tavoitteena on kehittää kansalaisen vuorovaikutteisia sähköisiä asiointi- ja osallistumispalveluita, joka sisältää asiakkaan palveluprosessin käynnistämisen verkossa, palvelupyynnön vastaanottamisen, rekisteröinnin ja jakelun, päätöksentekoprosessin sekä päätösarkistoinnin muodostamaa kokonaisuutta. Hankkeen tavoitteena on tuottaa kansallisesti käytettävä avoin rajapinta julkisten palveluiden sähköiseen asiointiin ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen arkistointiin ja yhteiskäyttöön. Hanke sisältää lisäksi työntekijän sähköisen työpöydän kehittämisen, joka vastaanottaa asiakkaan palvelupyynnöt ja mahdollistaa niiden suoran käsittelyn ja päätöksenteon asiakastietojärjestelmään ja edelleen arkistoon. Sähköisessä palveluprosessissa hyödynnetään jo olemassa olevia tietovarantoja (mm. asiakastietojärjestelmien, talous- ja henkilöstöhallinnon ja valtakunnallisten järjestelmien ja rekistereiden tietoja), tieto- ja viestintätekniikka ja aikaisempaa kehittämistä ja hyviä käytäntöjä (esim. JUPA- ja PKSSK/eSoKe-hanke). Hankkeessa huomioidaan kansallinen tietojärjestelmien kehitystyö. Kainuu ja Pohjois-Karjalakin toteuttavat tällä hetkellä kansallisia sosiaali- ja terveydenhuollon tietoteknologia hankkeita, ja ovat näin sitoutuneet kansallisesti yhtenäiseen kehitystyöhön. Molemmille alueille on ominaista pitkät etäisyydet, joka lisää tarvetta asiointi- ja osallistumispalveluiden kehittämiseen kotoa käsin. Kainuussa on otettu käyttöön aluetietojärjestelmät, uudistettu lähes kaikki työntekijöiden käytössä olevat järjestelmät sekä luotu keskitetty tietohallinto, joka vastaa niin kuntien kun kuntayhtymän tietohuollosta. Alueverkko on rakennettu vuonna 2000 ja vuoden 2006 aikana valmistuu laajakaistaverkko, joka kattaa lähes kaikki (tavoite 100% jakelu) kotitaloudet. Näin kansalaisille tulee mahdolliseksi päästä nopeiden verkkoyhteyksien päähän ja käyttää yhä enemmän sähköisiä palvelukanavia ja sitä kautta tarjottavia palveluita. Jo näiden hankkeiden ja toimien tuloksena toimijoilla on tämän hankkeen tulevan kehityksen kannalta hyvä jatkokehitysalusta asiakkaiden sähköisten palveluiden kehittämiseen osaksi palveluprosessia. Pohjois-Karjalassa on kehitetty maakuntaverkkoa sähköisen asioinnin alustaksi. Vuonna 2006 on hankittu maakunnallisesti verkkolomake- ja verkkotunnistautumisohjelmistot. Alueella kehitetään ja laajennetaan mm. virtuaalisen yhteispalvelupisteen toimintaa ja suunnitellaan kansalaisen verkkoneuvontapalveluja, joka tukee sähköisen asioinnin kehittämistä. Maakunnassa toimii tietoteknologian tukipalveluja tuottava Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskus Oy.. Käyttöönotettavalla uudella teknologialla ja uusilla toimintatavoilla tehostetaan asiakas- ja palveluprosesseja ja eri toimijoiden välistä yhteistyötä. Hankkeella edistetään julkisten ja yksityisten teknologiaan erikoistuvien palvelutuottajien pitkäjänteistä kehitystyötä prosessien ja uuden teknologian alalla. Hankekokonaisuus muodostuu Joensuun kaupungin, Pohjois-Karjalan ja Kainuun maakuntien ja niiden hallinnoimien tietoteknologiaa kehittävien hankkeiden ja teknologiayrityksen (WM-data Oy) ja tutkimuslaitoksen (Oulun yliopisto) yhteistyöstä. Projektin yhteisessä ohjausryhmässä on laaja edustus molemmista maakunnista, yhteistyötahoista, tutkimuslaitoksesta ja yrityksestä. Projektiryhmä edustaa niin palvelun tuottajan, -käyttäjän ja -kehittäjän näkemystä. Joensuun kaupunki ja Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä vastaavat hankkeessa sähköisen toimeentulotuen hakemisen prosessin kehittämisestä käyttäen pohjana Joensuun kaupungin aiemmin toteuttamaa kehittämistä ja esoke hankkeen (PKSSK) aikana tehtyä työtä ja sen kautta kehittynyttä asiantuntemusta. Kainuun maakunta -kuntayhtymä vastaa hankkeessa virkailijan sähköisen työpöydän määrittelystä ja kehittämisestä. Molemmat maakunnat tekevät näiltä osin tiivistä yhteistyötä mm. kehitettyjen ratkaisujen pilotoinnin ja hyvien käytäntöjen levittämisen osalta. Alueiden yhteisenä kehittämistehtävänä hankkeessa on asiakirjojen yhteiskäytön ja arkistoinnin mahdollistavan avoimen rajapinnan määrittely ja tuottaminen. Hankkeen yhteistyökumppanien roolit ja tehtävät tarkennetaan varsinaisessa hankesuunnitelmassa. Hankkeen yrityskumppanina on WM-data Oy, jonka asiantuntemuksella tuotetaan tekniset ratkaisut tukemaan hankkeessa tavoitteena olevaa sähköistä asiointi- ja osallistumispalveluiden toteuttamista. Hanke tuottaa uuden kansallisestikin levitettävän sähköisen palvelun toimintamallin asiointi- ja osallistumispalveluissa sekä työntekijän työn organisoinnissa ja palvelupyyntöjen vastaanottamisessa (etyöpöytä) ja kansallisesti merkittävän teknologian ja rajapinnan. Hanke kohdistuu julkisen hallinnon toiminta- ja palveluprosessien sekä toimintarakenteiden uudistamiseen tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntämällä. Yrityskumppanilla on jo aiempaa kokemusta JUPA -hankkeissa, avoimiin rajapintoihin rakentamiseen liittyvässä vaiheessa. Tähän työhön on liittynyt mm. tarpeiden ja vaatimusten tunnistaminen erilaisten käyttäjäryhmien ja operatiivisten järjestelmien välillä. Yhteenvetona voidaan todeta, että WM-data:n rooli ja tehtävät ovat seuraavat:
Suunnattu haku: Sähköiset asiointi- ja osallistumis palvelut toiminnan ja prosessien kehittämisen tuki asiakkaille Kainuu maakunta -kuntayhtymä ja Pohjois-Karjalan ky. (PKSSK), Joensuun kaupunki elomake-palvelun käyttöönoton tuki määrittely ja pilotointi etyöpöytä virkailijalle, kansalaisnäkökulma huomioiden määrittely, toteutus ja pilotointi arkistointi määrittely, toteutus ja pilotointi tiedonvaihdon palvelurajapinta easiointi <<>> operatiivinen järjestelmä mukana julkinen ja ohjelmistotuoteosuudet tietosisällön (ml. lomakkeen) määrittely ja palvelurajapinnan toteutus huomioidaan myös Kainuun skannaustarpeet perustuu yhteistyöhön Kainuun maakunta kuntayhtymän/sosiaalihuollon teknologia -hanke ja PKSSK/eSoKe -hankkeen kanssa huomioidaan myös JUPA-rajapintakehitystyö Hankkeessa hyödynnetään alan tutkimusta, kehittämistä ja testausta järjestelmien ja prosessien kuin käytettävyyden alalta. Yhteistyökumppanina toimii Oulun yliopiston tietojenkäsittelytieteiden laitos, Kajaanin yksikkö, jossa on käytössä mm. testauslaboratorio käytettävyyden testaukseen sekä menetelmät prosessien ja tietojärjestelmien kehittämiseen. Hanke toteutetaan vaiheittain siten, että tuote ja prosessit pilotoidaan sosiaalihuollon palveluissa (mm. toimeentulotuki, vammaispalvelut, vanhustenhuolto), edeten kohti kansalaisen muita julkisen hallinnon palveluita (esim. rakennuslupa, vuokra-asunnot, aloitteet). Hankkeessa tullaan huomioimaan myös palveluun liittyvät tulevaisuuden tekniikat ja menetelmät, kuten miten tietoa voidaan siirtää asiakkaan puhelimeen tai muihin päätelaitteisiin. Hanke hakee myös toimintamallin tietoturvan ratkaisuun easiointi -palveluissa, hyödyntäen mm. VETU- MA tunnistetta. Työntekijän etyöpöydän kehitysaskeleet ja osa-alueet on kuvatta alla olevassa kuvassa. Kuva 1. etyöpöytä-kehitysvaiheet Hankkeen kehittämiseen liittyvää toimintaympäristöä voidaan kuvata alla olevalla kuvalla. Siinä on tasoja, joista osa liittyy alueelliseen, paikalliseen toimintaympäristöön. Näitä ovat esimerkiksi palvelualusta, integraatio, sisällöntuotanto ja sähköiset lomakkeet. Lisäksi on olemassa valtakunnalliselle tasolle liittyviä asioita, mm. tunnistus (VeTuMa, VTJ -rekisterin palvelu ja JUPA -rajanpinnat).
Kuva 2. Hankkeen kehittämiseen liittyvä toimintaympäristön kuvaus.
Tulokset: Hanke tuottaa palveluinnovaation, jossa kansalainen saa sujuvan, nopea ja helpon tavan hakea ja saada julkisia palveluita. Lisäksi se tuottaa kansallisesti yhteisesti hyödynnettävän rajapinnan julkisten palveluiden sähköistämiseen ja asiakaan asiakirjojen yhteiskäyttöön ja arkistoimiseen. Tuloksena on myös aikaisempaa yksinkertaisempi, selkeämpi, nopeampi ja kustannustehokkaampi työntekijän uudenlainen työprosessi ja toimintamalli (etyöpöytä). Yhteys muihin hanke- ja rahoituslähteisiin: Hanke kytketään muihin kansallisiin rahoitushakuihin, kuten Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) rahoittaman kansallisen sosiaalialan tietoteknologia-hankkeeseen ja sen aluehankkeisiin (esoke -jatkohanke ja Sosiaalihuollon teknologian kehittäminen Kainuussa -hankkeen jatkohankkeisiin). Aluehankkeiden suunnitelmat jätetään STM:lle 28.2.2006 mennessä. Hankesuunnitelmiin kirjataan tavoitteet, mitkä on tarkoitus toteuttaa Tekes/Fenix haun kautta. Oulun yliopiston tietojenkäsittelytieteiden laitos hakee Suomen Akatemialta rahoitusta prosessien mallintamisen ja optimoinnin tutkimiseen (31.1.2006 päättyvä haku).
PROJEKTIN TOTEUTUSRESURSSIT JA YHTEISTYÖ: Projektiryhmän avainhenkilöt ja yhteistyökumppanit (kotimaiset ja kansainväliset yritykset ja tutkimuslaitokset ja muut organisaatiot, jotka osallistuvat projektin toteuttamiseen) ja näiden projektiin tuoma osaaminen. Tekesin rahoituksen lisäarvo hankkeelle. Kainuun maakunta kuntayhtymä: julkishallinnon palvelut, Kainuun hallintokokeilu tuomat muutokset ja niiden organisaatioon tuomat mahdollisuudet pystytään hyödyntämään myös sähköisissä prosesseissa (uudet järjestelmät, alueverkko, laajakaista, aluetietojärjestelmät). Tietohallinnon asiantuntemus käytössä. Oulun yliopisto, tietojenkäsittelytiede: prosessit ja järjestelmät, käytettävyystutkimus (labra) Joensuun kaupunki ja sen sosiaalitoimi: asiantuntemus elomakkeen ja toimeentulotukiprosessin kehittäminen Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä: Arkistoinnin ja tunnisteen pilotoitni Pohjois-Karjalan tietoteknologiakeskus Oy: Tietotekninen tuki, maakunnallinen tukipalvelu Sosiaalialan osaamisverkostot (esim. ISO): sosiaalialan osaaminen Kansalliset teknologian aluehankkeet ja kansallinen sosiaalialan kehittämishanke: (esoke jatkohanke/stm, Kainuun aluetietohanke ja Sosiaalihuollon teknologia hanke/stm) Muut tarvittavat kumppanit: Kela, VRK, VeTuMa palvelu Yritysyhteistyö: WM-data Oy. Em. tahojen edustajista muodostetaan ohjausryhmä ja projektiryhmä. Edustajilla on vahva osaaminen julkisten palveluiden tuottamisesta, kehittämisestä ja tietoteknologian käyttöönotosta. Lisäksi toimijat ovat toteuttaneet ja toteuttavat parhaillaan useita hankkeita, myös kansallisia sosiaali- ja terveydenhuollon hankkeita, jotka tuovat lisäarvo tähän hankkeeseen. Oulun yliopiston kautta mahdollistuu prosessien ja järjestelmän käyttöönoton osaaminen ja järjestelmien käyttöönoton vaatima käytettävyyden testaus (käytössä käytettävyyslaboratorio). MUUTA Onko hankkeella edeltäjää Tekesissä (diaari- tai päätösnumero)? Tekes-yhteyshenkilö. Muuta. Aiehakemusten palautus vain sähköpostitse 31.1.2006 klo 16.15 mennessä Tekesin kirjaamoon: kirjaamo@tekes.fi Sähköpostiviestin aihekenttään teksti: Aiehaku, Sähköiset asiointi- ja osallistumispalvelut, asiatunnus 10397/33/06