ARVIOINTIKRITEERISTÖ EKOTEHOKKAAN EDELLÄKÄVIJÄRATKAISUN HANKINTAAN Julkaisu 2 2013 7.10.2013
ARVIOINTIKRITEERISTÖ EKOTEHOKKAAN EDELLÄKÄVIJÄRATKAISUN HANKINTAAN Johdanto Edelläkävijäratkaisu on merkittävästi aiempia ja olemassa olevia ratkaisuja edistyksellisempi ratkaisu (uudenlainen tuote, palvelu, teknologia tai toimintatapa), joka toteutetaan ja otetaan käyttöön ensimmäistä kertaa maailmassa, tietyllä alueella tai tietyllä alalla. Edistyksellisyyden kautta edelläkävijäratkaisu tuottaa ratkaisun hankkijalle, käyttöönottajalle ja loppukäyttäjälle merkittävää lisäarvoa, esimerkiksi parantuneena ekotehokkuutena ja palvelutasona. Ekotehokkaita edelläkävijäratkaisuja voi löytyä esimerkiksi uudenlaisesta kierrätyksestä ja sivuvirtojen hyödyntämisestä. Tärkeitä ulottuvuuksia ovat resurssitehokkuus ja vähäiset kielteiset ympäristövaikutukset. Edelläkävijämarkkinoilla nopeutetaan yhteiskunnallisesti tärkeiden innovaatioiden kaupallistumista luomalla yrityksille motivaatio ja edellytykset tuoda markkinoille uusia ratkaisuja. Näin näillä yrityksillä on edellytykset kehittyä edelläkävijöiksi myös maailmanmarkkinoille. Sääntelyn ja kotitalouksien kulutuspäätösten lisäksi julkisilla ja yksityisillä hankinnoilla on edelläkävijämarkkinoiden luomisessa merkittävä rooli. Julkisten hankintojen vuosittainen määrä on Suomessa noin 22,5 miljardia euroa, mikä vastaa noin 15 % osuutta bruttokansantuotteesta. Yhdessä yksityisen sektorin hankintojen kanssa näillä voi olla merkittävä rooli edelläkävijämarkkinoiden luomisessa. Edelläkävijäratkaisujen käyttöönotto vaatii paljon sekä ratkaisun tarjoajalta että hankkijalta. Edelläkävijyyteen sisältyy sekä merkittäviä riskejä että poikkeuksellisen suuria mahdollisuuksia. Edelläkävijäratkaisujen hankinta vaatiikin rohkeutta ja myös totutusta poikkeavan hankintaprosessin. Yksittäisen edelläkävijäratkaisun hankinta voi olla merkittävässä roolissa luomassa laajempaa edelläkävijämarkkinaa silloin, kun ratkaisulle on laajempaa kysyntää. Arviointikriteeristö on luotu viiden Osaamiskeskuksen yhteishankkeessa, Osken tuloksilla edelläkävijämarkkinoille OSEKMA, yhteistyössä Gaia Consulting Oy:n kanssa. Hankkeeseen osallistuivat Mikkelin seudun, Kokkolan seudun, Kainuun, Kaakkois- Suomen ja Varkauden Osaamiskeskukset ja sen rahoittivat TEMEtelä-Savon maakuntaliitto sekä osaamiskeskusten edustamat kaupungit.
Arviointikriteeristön rakenne ja käyttö Arviointikriteeristö on työkalu edelläkävijähankintojen suunnitteluun ja valmisteluun. Se sopii käytettäväksi tarkistuslistana myös muissa hankinnan vaiheissa. Arviointikriteeristön avulla voidaan varmistaa, että keskeiset edellytykset edelläkävijäratkaisun hankintaan ja edelläkävijämarkkinoiden luomiseen toteutuvat tarkasteltavan hankinnan kohdalla. Edellytykset edelläkävijäratkaisun hankinnalle ovat hyvät silloin, kun arviointikriteeristön kriteerit on huomioitu tai voidaan huomioida hankinnan toteutuksessa. Arviointikriteeristössä on kaksi osaa. Ensin varmistetaan hankinnan edelläkävijäpotentiaali eli se, että hankinta kohdistuu edelläkävijäratkaisuun. Tämä voidaan tehdä helposti ja nopeasti useammallekin hankinnalle. Tämän jälkeen toisessa osassa arvioidaan yksityiskohtaisemmin edelläkävijämarkkinan luomisen ja edelläkävijähankinnan edellytyksiä. Kuvassa 1 on esitetty arviointikriteeristön osat ja käyttöperiaate. Kuva 1. Arviointikriteeristön osat ja käyttöperiaate.
Mikäli hankinnan kohde osoittautuu edelläkävijäpotentiaalin arvioinnissa tavanomaiseksi, on se uudelleenmääriteltävä ennen arvioinnin eteenpäinviemistä. Tässä vaiheessa rajataan pois myös sellaiset hankinnat, joilla ei nähdä olevan edelläkävijäpotentiaalia. Kun hankinnalla on arvioitu olevan edelläkävijäpotentiaalia, arvioidaan seuraavaksi sen mahdollisuudet synnyttää laajemmat edelläkävijämarkkinat. Tästä antavat suuntaa mm. hankinnan monistettavuus ja todennäköinen kysyntä vastaaville ratkaisuille. Tämän jälkeen tarkastellaan hankkijan hankintastrategiaa, osaamista ja käytössä olevaa asiantuntemusta. Viimeisenä arvioidaan hankkijan edellytykset toteuttaa edelläkävijäratkaisun mahdollistava hankintaprosessi, joka poikkeaa mahdollisesti hyvinkin paljon totutuista hankintakäytännöistä. Edelläkävijäpotentiaalin arviointi Edelläkävijäpotentiaalin arviointi tehdään vastaamalla kyllä tai ei taulukossa 1 oleviin hankintaa koskeviin kysymyksiin. Tässä osassa jokaisen kysymyksen vastauksen on oltava kyllä, jotta ratkaisun voidaan todeta täyttävän edelläkävijäratkaisulta vaadittavat ominaisuudet. Mikäli arvioinnin kohde ei täytä vaatimuksia, hankinta on syytä määritellä uudelleen tai todeta tavanomaiseksi. Taulukko 1. Edelläkävijäpotentiaalin arviointi Ekotehokkaalta edelläkävijäratkaisulta vaadittavat ominaisuudet OSA 1. EDELLÄKÄVIJÄPOTENTIAALIN ARVIOINTI EKOTEHOKKAALTA EDELLÄKÄVIJÄRATKAISULTA VAADITTAVAT OMINAISUUDET Kysymys Vastaus Apukysymykset a) Onko ratkaisu ekotehokas? b) Onko kyseessä edelläkävijyys? KYLLÄEI KYLLÄEI Onko hankittava ratkaisu energian-, veden tai materiaalinkulutukseltaan, jätteen synnyn näkökulmasta tai ympäristövaikutuksiltaan selvästi nykyistä tasoa parempi tai edistääkö se kulutuksen, jätteen synnyn ja haitallisten ympäristövaikutusten alentamista 1? Tätä voidaan arvioida esimerkiksi elinkaarianalyysillä, materiaalivirta-analyysillä, energiatehokkuusluvuilla tai hiilidioksidipäästöillä. Ollakseen selvästi nykyistä parempi kyseessä on usein radikaali muutos olemassa oleviin ratkaisuihin verrattuna. Onko hankinnalla uutuusarvoa eli toteutetaanko ratkaisu ensimmäistä kertaa maailmassa, tietyllä alueella, kansallisesti tai tietyllä alalla? Onko kyseessä radikaali muutos olemassa oleviin 1 Nykyisen tai tavanomaisen tason määrittely on tapauskohtaista ja vaatii asiantuntijuutta.
vaihtoehtoihin? Onko kyseessä ratkaisu, jota ei ole aiemmin kokeiltu kaupallisessa toimituksessa tai kaupallisessa mittakaavassa 2? Onko ratkaisussa edellytykset uuteen tuotteeseen tai palveluun? Onko ratkaistava tarve ajankohtainen myös muualla ja onko todennäköinen ratkaisu skaalautuva ja monistettava? c) Tarjoaako ratkaisu muuta lisäarvoa hankkijalle ja loppuasiakkaalle? KYLLÄEI Tuottaako edelläkävijäratkaisu palvelutason paranemisen, kustannussäästöjä tai muun selkeän lisäarvon verrattuna perinteiseen ratkaisuun? 3 Edelläkävijämarkkinan luomisen ja edelläkävijähankinnan edellytysten arviointi Tässä arviointikriteeristön osassa arvioidaan edelläkävijämarkkinan luomisen ja edelläkävijähankinnan edellytyksiä. Arviointi tehdään vastaamalla jokaiseen kysymykseen joko kyllä, mahdollisesti tai ei. Kyllä-vastauksesta saa kolme pistettä, mahdollisestivastauksesta yhden pisteen ja ei-vastauksesta nolla pistettä. Pisteet lasketaan yhteen osaalueittain niin, että jokaisella osa-alueella suurin mahdollinen pistemäärä on 15 pistettä. Taulukossa 2 on esitetty suuntaa-antava tulkinta tuloksille. Mitä useammat kriteereistä täyttyvät, sitä suurempi on potentiaali edelläkävijähankintaan. Taulukko 2. Arviointikriteeristön tulosten tulkinta. 10-15 p. Merkittävä potentiaali edelläkävijähankintaan 6-10 p. Mahdollinen edelläkävijähankinta 0-5 p. potentiaalia edelläkävijähankinnaksi Edelläkävijämarkkinan luomisen ja edelläkävijähankinnan edellytysten arviointi tehdään vastaamalla kyllä, mahdollisesti tai ei taulukossa 3, 4 ja 5 oleviin hankintaa koskeviin kysymyksiin. 2 Kyseessä voi olla esikaupallinen ratkaisu, tai aiemmat toteutukset voivat olla laboratorio- tai pilottimittakaavassa. 3 Muun lisäarvon määrittely on tärkeää, sillä edelläkävijyys ei yksin riitä, ellei ratkaisu tuo hankkijalle ja loppukäyttäjälle lisäarvoa esimerkiksi hyvää laatua, käytettävyyttä tai kustannustehokkuutta.
Taulukko 3. Edellytykset laajemman edelläkävijämarkkinan luomiseen. OSA 2A. EDELLYTYKSET LAAJEMMAN EDELLÄKÄVIJÄMARKKINAN LUOMISEEN Kysymys Vastaus Apukysymykset Pisteet a) Onko ratkaisu monistettavissa? Kyllä Onko ratkaisu, hankintaprosessi tai niiden osa monistettavissa toisiin kohteisiin? Skaalautuuko ratkaisu erilaisiin ympäristöihin? b) Onko vastaaville ratkaisuille kysyntää? Kyllä Kuinka suuri kysyntä ratkaisuille on alueellisesti, kansallisesti ja globaalisti? Kysyntä voidaan arvioida esimerkiksi alustavalla markkinaselvityksellä. c) Lisääkö ratkaisun hankinta tarjoavien yritysten kilpailukykyä ja onko näillä yrityksillä vienti- ja kansainvälistymismahdollisuuksia? Kyllä Haastaako hankinta tarjoavat yritykset kehittämään uutta? Vahvistaako hankinta alueen yritysten kilpailukykyä? Saavatko toimittajat hankinnasta kansallisesti tai kansainvälisesti hyödynnettävän referenssin? Onko mahdollisilla toimittajayrityksillä edellytyksiä ratkaisun vientiin ja kansainvälistymiseen? d) Kasvattaako hankinta hankkijan ja tarjoajan osaamista? Kyllä Luoko hankinta hankkijalle ja toimittajille uutta osaamista tai verkostoja? Syntyykö uudenlaista yritysyhteistyötä? e) Liittyykö hankintaan poikkeuksellisen suuria mahdollisuuksia? Kyllä Edelläkävijähankinnoissa nousevat usein esiin niihin liittyvät riskit. Niiden vastapainona ovat kuitenkin myös poikkeuksellisen suuret mahdollisuudet esimerkiksi parantaa ympäristön tilaa tai toiminnan palvelutasoa ja kustannustehokkuutta. Nämä mahdollisuudet on syytä nostaa tietoisesti esiin, jotta edelläkävijähankinta ei pysähdy riskien pelkoon. Pisteet yhteensä
Taulukko 4. Hankkijan edellytykset toimia edelläkävijäratkaisun hankkijana. OSA 2B. HANKKIJAN EDELLYTYKSET TOIMIA EDELLÄKÄVIJÄRATKAISUN HANKKIJANA Kysymys Vastaus Apukysymykset Pisteet a) Tukeeko hankkijan Kyllä Onko organisaatiolla strategia ja hankintastrategia edelläkävijähankintoja? hankintastrategia, joka tukee edelläkävijähankintoja? Onko hankintakäytäntöä ja ohjaako sitä hankintaohje tai sääntö ja mahdollistavatko nämä edelläkävijähankinnat? b) Onko hankkijalla käytössään tai mahdollisuus saada käyttöönsä asiantuntemus edelläkävijähankinnan kohteesta? c) Onko hankkijalla käytössään tai mahdollisuus saada käyttöönsä osaaminen edelläkävijähankintaprosessista? Kyllä Kyllä Onko edelläkävijähankinnoille johdon tuki jatai poliittinen tuki? Onko hankkijalla käytössään riittävä asiantuntemus 4 hankinnan kohteesta ja ko. alan kehityksestä? Löytyykö osaamista verkostosta tai onko hankkijalla valmius ostaa asiantuntemusta? Onko hankkijalla kyky arvioida edelläkävijähankkeeseen liittyvät riskit 5? Onko hankkijalla käytössään riittävä osaaminen 6 edelläkävijähankinnan ammattimaiseen valmisteluun ja toteutukseen? Löytyykö osaamista verkostosta tai onko hankkijalla valmius ostaa asiantuntemusta? Käytetäänkö organisaation omia hankintapalveluita ja onko siellä osaaminen edelläkävijähankinnoista? Onko hankkijalla edellytykset viedä edelläkävijähankintaprosessi käytäntöön? 4 Asiantuntemus voi olla hankkijaorganisaation sisäistä, mutta usein edelläkävijäratkaisujen hankinta vaatii organisaation ulkoista asiantuntemusta alan asiantuntijoilta, tutkijoilta sekä ratkaisujen toimittajilta. 5 Riskit voivat olla poliittisia, taloudellisia, sosiaalisia, teknisiä tai ympäristöön liittyviä. 6 Osaaminen liittyy esimerkiksi lakiasioihin, sidosryhmien osallistamiseen sekä edelläkävijäratkaisun mahdollistavan tarjouspyynnön määrittelyyn.
d) Onko hankkijalla taloudelliset edellytykset ja toiminnalliset valmiudet edelläkävijähankinnan valmisteluun ja toteuttamiseen? Kyllä Vaatiiko edelläkävijäratkaisun hankinnan valmistelu tai hankinta erityistä rahoitusratkaisua ja onko hankkijalla kyky toteuttaa se? Onko hankkijalla valmiudet laskea edelläkävijäratkaisun elinkaarikustannukset, hyödyt ja tuotot? Vaatiiko edelläkävijäratkaisu muutosta esimerkiksi tuotteen tarjottavan palvelun ansaintalogiikkaan ja onko hankkijalla valmiudet muuttaa ansaintalogiikkaansa? e) Onko hankkijalla resurssit ja mahdollisuus viestiä edelläkävijähankinnasta? Kyllä Onko organisaatiolla valmiudet viestiä hankintaprosessista sekä hankinnasta oman organisaation sisällä että eri sidosryhmille? Pisteet yhteensä
Taulukko 5. Edelläkävijäratkaisut mahdollistava hankintaprosessi. OSA 2C. EDELLÄKÄVIJÄRATKAISUT MAHDOLLISTAVA HANKINTAPROSESSI Kysymys Vastaus Apukysymykset Pisteet a) Voidaanko hankinta Kyllä Voidaanko hankinta määritellä tarpeiden tai ratkaistavan ongelman määritellä tarvelähtöisesti? kautta, ei valmiin ratkaisun kilpailutuksena? b) Voidaanko hankintaprosessin aikana käydä markkinavuoropuhelu? c) Onko uskallusta rohkeaan hankintalainsäädännön tulkintaan? d) Voidaanko hankinta toteuttaa edelläkävijäratkaisun tarjoamisen mahdollistavalla aikajänteellä? e) Voidaanko tarjouspyyntö ja sopimukselliset asiat toteuttaa siten, että ne mahdollistavat edelläkävijäratkaisujen hankinnan ja tarjonnan? Pisteet yhteensä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Jättääkö määrittely vapausasteita ratkaisun suhteen tarjoajille? Voidaanko ja halutaanko potentiaalisten tarjoajien ja käyttäjien sekä alan asiantuntijoiden kanssa käydä riittävää vuoropuhelua tarpeista ja mahdollisuuksista ennen hankinnan määrittämistä? Onko hankkijalla uskallus toimia edelläkävijäratkaisujen hankkijana myös hankintalain piirissä olevissa hankinnoissa? Tunteeko hankkija sen, mitä hankintalaki mahdollistaa? Mahdollistaako hankinnan aikajänne vuoropuhelun ja edelläkävijäratkaisun hyvän valmistelun? Onko aikaa uuden ratkaisun riittävään testaukseen ja pilotointiin? Voidaanko laadulliset tekijät ja edelläkävijyyskriteerit nostaa hinnan rinnalle? Mahdollistaako tarjouspyyntö myös eiperinteisten (toimialalla eivakiintuneiden) yritysten osallistumisen? Sisällytetäänkö sopimusehtoihin jatkuvan parantamisen vaade myös toimituksen jälkeen ja sen elinkaaren aikana 7? 7 Sopimukseen voidaan sisällyttää esimerkiksi bonuksia tai sanktioita toimitettavan ratkaisun elinkaaren ajalle.
Lisätietoja: Juha Kauppinen, Miktech Oy juha.kauppinen@miktech.fi, 0440 361 616 Päivi Luoma, Gaia Consulting Oy paivi.luoma@gaia.fi, 050 430 8866