Pöytäkirja VM130:00/2015 JulkICT-osasto 15.3.2017 Heikki Talkkari Elisa Kettunen, Suomen Kuntaliitto JULKISEN HALLINNON TIETOHALLINNON NEUVOTTELUKUNTA (JUHTA) 1/2017 Aika: Tiistai 7.2.2017 klo 13.00 16.00 Paikka: Mariankatu 9, nh. Loppupeli tai Lync osallistuminen Kutsutut: Jäsenet Varajäsenet Julkisen hallinnon ICT-osasto, ICT-johtaja Anna-Maija Karjalainen, puheenjohtaja Julkisen hallinnon ICT-osasto, lainsäädäntöneuvos Sami Kivivasara varatoimitusjohtaja Hanna Tainio, varapuheenjohtaja erityisasiantuntija Tommi Karttaavi Kansaneläkelaitos, Kansaneläkelaitos, tietohallintopäällikkö Ari Vähä-Erkkilä kehittämispäällikkö Kirsi Hagman-Seppänen Opetus- ja kulttuuriministeriö, Oikeusministeriö, johtaja Hannu Sirén tietohallintojohtaja Tarmo Maunu Sosiaali- ja terveysministeriö, Sisäministeriö, tietojohtaja Tiina Pesonen erityisasiantuntija Ismo Parviainen Työ- ja elinkeinoministeriö, Liikenne- ja viestintäministeriö, teollisuusneuvos Sirpa Alitalo tietohallintopäällikkö, Pekka Sinkkilä Kunta- ja aluehallinto-osasto Kunta- ja aluehallinto-osasto ylijohtaja Päivi Laajala neuvotteleva virkamies Ville-Veikko Ahonen Ympäristöministeriö, Maa- ja metsätalousministeriö, viestintäjohtaja Jussi Salmi tietohallintojohtaja Antti Vertanen Helsingin kaupunki, Vantaan kaupunki, tietotekniikkapäällikkö Markku Raitio tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko Kuusamon kaupunki, Lempäälän kunta, tietohallintojohtaja Pekka Kantola kunnanjohtaja Heidi Rämö Sipoon kunta, Mikkelin kaupunki, kunnanjohtaja Mikael Grannas kirjastotoimenjohtaja Virpi Launonen Raision seudun koulutuskuntayhtymä, Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä, id Valtiovarainministeriö Puh. 09 160 01 tai 09 578 11 (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi 09 160 33123 PL 28, 00023 Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9
2 (5) johtaja Maria Taipale Keski-Suomen sairaanhoitopiiri, johtaja Juha Kinnunen kehityspäällikkö Tanja Rantanen tietohallintopäällikkö Timo Tervo Oulun kaupunki, hyvinvointijohtaja Kirsti Ylitalo-Katajisto erityisasiantuntija Karri Vainio Sihteeristö Muut osallistujat Heikki Talkkari, pääsihteeri, VM Markus Rahkola, VM Elisa Kettunen, Suomen Kuntaliitto Jari Kallela, VM Hannu Ojala, VM Jani Heikkinen, VM Timo Hattinen, VM Tuula Seppo, Suomen Kuntaliitto Kimmo Rousku, VM 1. Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen (klo 13.00) Päätös: Esityslista hyväksyttiin. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Päätös: Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin (Liite 1) 3. Saavutettavuusdirektiivin sisältö, toimeenpanon ja resurssien suunnittelu (klo 13.10) Esittelijä: erityisasiantuntija Markus Rahkola, VM (Liite 2) Markus Rahkola esitteli direktiivin sisällön ja saavutettavuusdirektiivin toimeenpanon suunnitelman Keskeisiä huomioita direktiivin sisällöstä: - Koskee julkisia verkkopalveluita - Jäsenmailla on liikkumavaraa soveltamisessa, paitsi hallinnollisesti olennaiset palvelut. - AV-aineistot (videot, äänet), arkistoidut aineistot, kolmas sektori ja yleisaradiotoimijat jäävät ulkopuolelle. - Ensimmäinen direktiiviin perustuva kantelu on jo tehty - Kohtuuttoman taakan pykälä (artikla 5). - Käänteinen tarveharkinta: arvioidaan palvelun tärkeyttä vammaisten näkökulmasta. - Saavutettavuusselosteeseen tulee malli EU:lta. - Ensimmäinen raportointi tehtävä 2021 joulukuussa. - Kansalliset lait, asetukset ja hallinnolliset määräykset direktiivin mukaisesti 23.9.2018 mennessä. - On arvoitus, kuinka paljon verkkopalveluita tämän piirissä todella on. - Tavoitteiden ja resurssien tasapainoa täytyy hakea Keskustelua käytiin siitä, että osakeyhtiö on oikeushenkilö ja sote-uudistuksessa syntyy lukuisa määrä osakeyhtiöitä, jotka täyttävät tämän määritelmän. Kysyttiin, aiheuttaako tämä vaatimuksia osakeyhtiöille, joita syntyy tässä yhteydessä? Keskustelussa huomioitiin, että jos vaatimukset realisoituivat hankintalain kautta ja koskevat vain julkista sektoria, on näköpiirissä yksityisen ja julkisen palveluntuotannon eriytyminen ja asiakkaat ovat eriarvoisessa asemassa. Kysyttiin myös, miten direktiivi suhtautuu yhdistyksiin ja muihin toimijoihin, joilla on julkisia tehtäviä. Keskustelua herätti myös, kuinka saavutettavuus määritellään? Viestinnän näkökulmasta koetaan haastavaksi esimerkiksi videoklippien käyttö, joka rajaa tietyt käyttäjäryhmät ulkopuolelle. Onko tarjottava kaikki aineisto saavutettavasti, vai riittääkö että tietty osa sisällöstä täyttää vaatimukset? Pitäisikö hankintaehdoissa ryhtyä ottamaan nämä vaatimukset huomioon. Todettiin että käyttäjäjoukon heterogeenisyys on haaste. Yliopistot teettivät pari vuotta sitten oppaan yliopistojen verkkopalveluiden tekemiseen. Komissio valmistelee ohjausta ja välineitä arviointia varten. Todettiin myös, että tähän liittyen tulee tarpeita päivittää JIT -sopimusehtoja. Uusien maakuntien aloittaessa niillä pitäisi olla direktiivin mukaiset verkkopalvelut 1.1.2019 alkaen. Verkkopalvelujen laatukriteerit löytyvät:
3 (5) http://www.suomi.fi/suomifi/tyohuone/laatua_verkkoon/laatukriteeristo/ Hankintalaissa on esteettömyysvaatimukset, mutta varsinainen lakiteksti tulee olla jossakin muualla siten että hankintalaista voidaan viitata siihen. Päätös: Juhta tukee esitettyä toimeenpanon suunnitelmaa 4. Digitointi ja sähköinen arkistointi (SAPA) (klo 13.30) Esittelijät: johtaja Hannu Sirén ja neuvotteleva virkamies Jari Kallela (Liite 3A ja 3B) Hannu Sirénin esitti alustuksessaan kysymyksen Juhtalle, valmistellaanko periaatepäätös, joka on julkilausuma -tyyppinen vai konkreettisempi toimenpideohjelma? Jari Kallela esitteli SAPA-kokonaisuuden muilta osin. Keskustelu molemmista kokonaisuuksista: Sote- ja maakuntauudistuksen yhteydessä olisi huomioitava hallinnon arkistointitarpeet ja linjata ne jo valmisteluvaiheessa. Ratkaisut tarvitaan käytännön tarpeista johtuen. Aiemminkin on Juhtassa käyty keskustelua siitä, että pitäisi olla kansallinen toimija, joka vastaisi pysyvästi säilyttämisestä. Tarvitaan tietoa, voidaanko tulevaisuudessa tukeutua kansalliseen ratkaisuun vai suunnataanko resursseja omien ratkaisujen tekemiseen. Tulisi linjata myös siitä, mistä lähtien säilytetään ainoastaan digitaalisessa muodossa ja millaisin periaattein sähköisesti säilytettävän aineiston arkistointi hoidetaan. Kuntaliitto totesi, että kunnat kaipaavat tukea nimenomaan pysyvästi säilytettävän aineiston osalta. Tällä hetkellä tarvitaan tietoa aikataulusta ja etenemisvaiheista. Määräaikaisesti säilytettävälle aineistolle on tarjolla vaihtoehtoisia ratkaisuja. Kaksikertaista säilyttämistä ei kannata tehdä ja myös paperiaineistojen osalta on voitava tehdä ratkaisuja. Tietyt periaatteet ja kansainväliset rakenteet suuntaavat suunnittelua. Periaatteet tulisi linjata maakuntien ja kuntien osalta. Valmiuden kuntien palvelemiseen pitäisi tulla Kansallisarkiston kautta. Säilyttämisen lisäksi tulisi varmistaa, että aineisto on sähköisestä arkistosta myös helposti saatavilta, mikä edellyttää resursointia. Juhta tukee sellaisen periaatepäätöksen valmistelua, joka sisältää toimenpideohjelman ja toimeenpanoa varten edellyttävän rahoituksen. Suunnittelussa tulisi huomioida tiedonhallintalain ratkaisut. Julkilausuman hyvä puoli on, että asiasisältö on käsitelty jo ennen toimeenpanovaihetta, jolloin asian kanssa voidaan edetä nopeammin käytäntöön. Toimeenpanon edellyttämät resurssit ovat mittavia, mutta hyödyt ovat myös huomattavat ja hyvin perusteltavissa. Rahoitustarpeen sisällyttäminen periaatepäätökseen on mahdollista. Päätös: JUHTA puoltaa julkisen hallinnon yhteisen arkistointipalvelun jatkosuunnittelua. Jatkosuunnittelu on muodoltaan toimeenpaneva periaatepäätös. 5. JHS 179 - Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen (klo 14.00) Esittelijät: neuvotteleva virkamies Hannu Ojala, VM (Liite 4) Todettiin, että uudessa KA -mallissa Liite 5 korvaa edellisessä mallissa olleet liitteet 8 ja 9. Kysyttiin, että vaikuttaako valmistelussa oleva tiedonhallintalaki KA -mallin etenemiseen? Esittelijä vastasi, että sääntelytapaa ja asetuksenantovaltuuksia täytyy vielä miettiä. Ehdotettiin, että tästä suosituksesta voisi paketoida houkuttelevamman. Nyt suositus näyttää perinteiseltä TO- GAFF-pohjaiselta ydinjärjestelmien hallinnalta. Päätös: Juhta hyväksyy JHS 179 päivitysluonnoksen suositukseksi 6. Kuntatieto-ohjelman toimintasuunnitelma ja määrärahojen käyttösuunnitelma (klo 14.40) Esittelijä: projektipäällikkö Jani Heikkinen, VM (Liite 5)
4 (5) Kuntatieto-ohjelman kokonaisuus on hyvä asia myös JHS-järjestelmän näkökulmasta. Huolenaiheita tunnistettiin myös, saadaanko kunnat mahdollisimman kattavasti mukaan ja mitä tapahtuu hankkeen loppuessa sekä sissä jatkoylläpito on suunniteltu toteutettavan. Esittelijä vastasi, seuraavasti, maakuntia koskevaa toimintaa ei ole toistaiseksi kenelläkään viranomaisella, joten siihen liittyvät tehtävät täytyy joka tapauksessa integroida organisaatioiden nykyiseen rahoitukseen. Eri viranomaisilla on raportointipalveluita, joista toivotaan resursseja siirrettävän Valtiokonttorin tietopalvelun ylläpitoon. Ensimmäinen mahdollinen vuosi on 2020. Maakunnat siirtyvät uuteen toimintamalliin alusta alkaen. Vanhoja tiedonkeruumalleja pidetään varalta alkuvaiheessa rinnalla. Keskusteltiin, kuinka malli joustaa maakuntien palveluntuottajien osalta ja voidaanko kustannus- ja laatutiedot kerätä saman järjestelmän kautta? Esittelijän mukaan maakuntien liikelaitokset tulevat mukaan, mutta osakeyhtiöiden osalta kysymys on auki. Kun puhutaan julkisen rahoituksen käytöstä, tulee maakunta- ja tehtävälainsäädännön kautta velvoittaa osakeyhtiöt tuottamaan kustannus- ja toimintatietoa. Jatkossa jostakin täytyy syntyä kustannussäästöjä. Todettiin, että kaikki tiedot tulee kytkeä tilinpäätökseen ja lähtökohtaoletuksena pitäisi olla tiedon tilinpäätökseen täsmäyttäminen. Kansantalouden tilinpitomenetelmä kuolettaa julkisen hallinnon sisäiset siirrot. Kuntapäähän hyödyt syntyvät automatisoinnista ja raportoinnin robotisoinnista. Kunta voi itse hyödyntää raportointidataa monipuolisemmalla tavalla kuin nykyisin. Kuntaliitto toi esille, että tekee mielellään yhteistyötä tulosten käyttöönotossa. Päätös: Juhta tukee toimintasuunnitelmaa ja määrärahojen käyttösuunnitelmaa 7. Valtion ja kuntien yhteiset tietojärjestelmähankkeet momentin käyttösuunnitelma 2017 (klo 15.00) Esittelijä: controller Timo Hattinen (Liite 6) Todettiin, että keskustelua olisi syytä käydä niistä momentilla olevista rahoista, jotka ovat vielä jäämässä käyttämättä. Kuntasektorilla nousee säännöllisesti kehitysehdotuksia joiden osalta tähän tulisi luoda rahoitusmekanismia. Jatkossa täytyy myös pohtia, mikä on mekanismi yhteisten hankkeiden rahoittamiseen. Yksi tarve on tukea sitä työtä, kun maakuntien ja kuntien työ erotetaan toisistaan. Esimerkiksi SADe-ohjelman kautta määrärahoja ohjautui osin valtion organisaatioille toimintaan, josta on hyötyjä myös kunnille. Tuolloin oli nähtävissä myös normaalitoiminnan rahoittamista momentin määrärahoilla, eikä se toivottavasti toistu. Juhtan jaostossa käytiin keskustelua maakuntien arkkitehtuurityön tukemisesta. Sille on yhteistyötarvetta, mutta ei erityisiä määrärahatarpeita tältä momentilta. Lisäksi määrärahatarpeita löytyy myös esim. saavutettavuusdirektiiviin ja SAPA:an liittyen, samoin kuntien tukemiseen maakuntauudistuksen osalta. Todettiin, että näiden tarpeiden rahoittamiseen on varauduttava. Päätös: Juhta tukee momentin vuoden 2017 asiakokonaisuuksien käyttösuunnitelmaa 8. Tietoturva, tietosuoja ja varautuminen alueen tilannekatsaus ja tietoturvabarometrin tulosten esittely (klo 15.20) Esittelijä: erityisasiantuntija Tuula Seppo, Suomen Kuntaliitto ja erityisasiantuntija Kimmo Rousku, VM Todettiin, että koulutussuunnitelma kuulostaa hyvältä ja pitäisikö tavoitetason olla jopa suurempi. Tavoitteiden ylittäminen on mahdollista. Kysyttiin, kuinka hyvin on tiedostettu ja viestitty, että tällainen on suunnitteilla?
5 (5) Esittelijä kertoi, että koulutus on joka tapauksessa kustannustehokasta. Lisäksi kunnille, kuntayhtymille ja maakuntien liitoille on lähtenyt 3.2.2017 kysely tietosuojasta jossa kysyttiin koulutustarpeista. Tehokas viestintäkampanja on tärkeää tässä vaiheessa, jotta kunnat osaavat varautua, eivätkä organisaatiot lähde suunnittelemaan omaa koulutusta samanaikaisesti. Kunnat ovat asettaneet itselleen tavoitteita tietosuojakoulutuksen osalta. Tässä käytettävää mallia ja sen vaikuttavuutta tulisi arvioida. Arviointitapaa tulisi suunnitella etukäteen, jolloin hyvistä käytännöistä saadaan tietoa tulevaisuutta varten. Verkkokoulutuksiin liittyviä käytäntöjä on kokeiltu, mutta tehokkuus edellyttää vastaanottokykyä vastaanottavalta organisaatiolta. Organisaatioiden tulisi nimittää jo nyt tietosuojavastaavat, jotka voisivat ottaa vastuun organisaatioissa. Kysyttiin, voisiko käynnistää kilpailun siitä, kuinka moni kunta on kouluttanut henkilöstöään tietosuojaasetuksen osalta. Yksi tapa edistää kouluttautumista voisi olla yhteistyö HR:n kanssa. Hyvänä esimerkkinä YLE-treenit media - ja digitaidot. Keskustelu Tietoturvabarometrista: Tietoturvabarometrin tulokset kytkeytyvät hyvin edellä esiteltyyn koulutukseen. Kyse on suurelta osin käyttäytymiskoodista, jonka osalta tietoisuuden nostamista organisaatioissa täytyy lisätä. Barometriin sisältyi pari kysymystä, jota voi jatkossa hyödyntää myös tietosuojatietoisuuden seuraamisessa. Päätös: Juhta puoltaa tietosuoja -koulutuskokonaisuuden toteuttamista ja merkitsee tiedoksi tietoruvabarometrin tulokset 9. Muut asiat (klo 15.50) - Tiedoksi: o Asiantuntijajaoston käsittelemät asiat (Liite 7) Heikki Talkkari esitteli sisällön lyhyesti. Ehdotettiin, että Juhta voisi näkyä myös twitterissä. Todettiin, että viestintää ja somen käyttöä käsitellään Juhtan sihteeristössä ja ehdotukseen palataan. - Kokousaikataulut: o 4.4.2017 Mariankatu 9, nh. Loppupeli o 8.6.2017 kesäseminaari, klo 9.00 16.00 Teemoja, aiheita ja mahdollisia paikkoja kesäseminaarin pitopaikaksi voi ehdottaa. 10. Kokouksen päättäminen (klo 16.00) Jakelu: JUHTA:n jäsenet, varajäsenet, sihteerit, asiantuntijat ja muut osallistujat Liitteet: Liitteet on tallennettu verkko-osoitteeseen: https://wiki.julkict.fi/julkict/juhta/juhta-m-kokousasiakirjat-2017/1-juhtan-kokous-7-2.2017