2 KIRKKONEUVOSTO 2/2017 1 (11) Aika Keskiviikko 22.3.2017 klo 17:00 19:04 Paikka Seurakuntakeskus Saapuvilla olleet Reinikainen Kimmo puheenjohtaja Alanen Nina varapuheenjohtaja Holma Risto Itämetsä Risto Kulmala Timo Nummela Aulis Peltola Kari Petäjäniemi Liisa Siukola Katri Vainikainen Kati Vilén Riitta Muut läsnäolijat Poissa Takala Pasi Kulmala Timo Tuohimaa Taina Järvinen Kaija kirkkovaltuuston puheenjohtaja kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja sihteeri ( 1-10, 12-19) Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokousasiat 1-19 Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Riitta Vilén ja Nina Alanen. Kimmo Reinikainen puheenjohtaja Taina Tuohimaa sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Ylöjärvellä 21.3.2017 Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta Nina Alanen Riitta Vilén Ylöjärven seurakunnan ilmoitustaululla 23.3.-5.4.2017 Taina Tuohimaa
2 KIRKKONEUVOSTO 2/2017 2 (11) KÄSITELTÄVÄT ASIAT: 1 Kokouksen avaus 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 Työjärjestyksen hyväksyminen 4 Pöytäkirjantarkastajien valitseminen 5 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen 6 Kolehtisuunnitelma kesäkaudelle 2017 7 Rippikouluryhmien koon ylitys 8 Iltapäivätoiminnan sopimus 9 Seurakuntapastorin vuorotteluvapaa 10 Yhteistyösopimus Hämeenkyrön seurakunnan kanssa 11 Talousjohtajan viran vakinaistaminen ja viran täyttäminen 12 Tehtävien vaativuusryhmän tarkistukset 13 Toimistosihteerin työsopimus 14 Taloussihteerin työsopimus 15 Määräaikaisen, osa-aikaisen hallintosihteerin rekrytointi 16 Viranhaltijapäätökset 17 Pöytäkirjoja 18 Muut asiat 19 Tiedoksi 20 Kokouksen päättäminen ja valitusosoituksen antaminen
2 KIRKKONEUVOSTO 2/2017 3 (11) 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja piti alkuhartauden. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus ESITTELIJÄ: Kirkkoherra Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet istä on saapuvilla (KL 7:4). Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen esityslista hyväksytään työjärjestykseksi. PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 4 Pöytäkirjantarkastajien valitseminen ESITTELIJÄ: Kirkkoherra Kokouksesta on pidettävä pöytäkirjaa, jonka puheenjohtaja allekirjoittaa ja sihteeri varmentaa (KJ 7:6). Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa. Kirkkoneuvosto valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa. PÄÄTÖS: Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Kati Vainikainen ja Riitta Vilén. 5 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen Pöytäkirja on nähtävänä kirkkoherranvirastossa 14 päivää ajalla 23.3.2017 5.4.2017 maanantaista keskiviikkoon klo 10 15 ja perjantaina klo 10 13. Ilmoitus nähtävillä olosta on kirkkoherranviraston ilmoitustaululla (KL 25:3).
2 KIRKKONEUVOSTO 2/2017 4 (11) 6 Kolehtisuunnitelma kesäkaudelle 2017 ESITTELIJÄ: kirkkoherra Liitteenä suunnitelma kesäkaudella 2017 (toukokuu-syyskuu) Ylöjärven kirkossa kerättävistä kolehdeista. Kirkkoneuvosto hyväksyy liitteen mukaisen kolehtisuunnitelman. 7 Rippikouluryhmien koon ylitys ESITTELIJÄ: Kirkkoherra Ylöjärven seurakunnan rippikoulun ohjesäännössä määritellään rippikoulun opetusryhmän kooksi enintään 25 henkeä. Osallistujamäärä voidaan ylittää erityisistä syistä kirkkoneuvoston päätöksellä. Vuonna 2017 anotaan ylitysoikeutta seuraaville leireille: Pääsiäis +1 (26) Kannisto +1 (26) Lempiäniemi I +1 (26) Lempiäniemi II +1 (26) Lempiäniemi IV +1 (26) Lempiäniemi V +1 (26) Lempiäniemi VI +1 (26) Kirkkoneuvosto myöntää rippikoululeirien osallistujamäärien ylitykset anomuksen mukaisesti.
2 KIRKKONEUVOSTO 2/2017 5 (11) 8 Iltapäivätoiminnan sopimus Seurakunta on usean vuoden ajan toiminut palveluntuottajana kaupungin iltapäivätoiminnalle. On tullut tarpeen päivittää sopimus mm. muuttuneiden toimipisteiden takia. Sopimusluonnos iltapäivätoiminnasta on esityslistan liitteenä. Kirkkoneuvosto hyväksyy liitteen mukaisen sopimuksen koululaisten iltapäivätoiminnan palveluntuottamisesta ja valtuuttaa kirkkoherran ja talousjohtajan tekemään siihen teknisluontoisia korjauksia, mikäli kaupunki toisena sopijaosapuolena sellaisia edellyttää. 9 Seurakuntapastorin vuorotteluvapaa ESITTELIJÄ: kirkkoherra Ylöjärven seurakunnan seurakuntapastori Esa Järnvall anoo Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulilta vuorotteluvapaata ajalle 1.6.2017 28.11.2017. Kirkkoneuvoston on annettava papinviran haltijan virkavapauspyynnöstä lausunto (KJ 6:12). Vuorotteluvapaaseen liittyvän työnantajan työllistämisvelvoitteen täyttää hautaustoimeen palkattava kausityöntekijä. Kirkkoneuvosto puoltaa seurakuntapastori Esa Järnvallin virkavapausanomusta vuorotteluvapaata varten ajalle 1.6.2017 28.11.2017. 10 Yhteistyösopimus Hämeenkyrön seurakunnan kanssa Yhteistyösopimus taloushallinnosta Hämeenkyrön seurakunnan kanssa on ollut voimassa toukokuusta 2015. Sittemmin yhteistyötä on laajennettu ja tehty sopimus kiinteistöpäällikön
2 KIRKKONEUVOSTO 2/2017 6 (11) tehtävistä. Viimeisimpänä on aloitettu yhteistyö seurakuntapuutarhurin tehtävien osalta, kun Hämeenkyrö jätti täyttämättä seurakuntapuutarhurin kokoaikaisen tehtävän. Sopimus on hyvä saattaa vastaamaan nykytilannetta. Hämeenkyrö on halukas sitoutumaan sopimukseen toistaiseksi kokemusten yhteistyöstä ollessa myönteisiä. Kirkkoneuvosto päättää solmia Hämeenkyrön seurakunnan kanssa liitteen mukaisen toistaiseksi voimassa olevan yhteistyö- ja kustannustenjakosopimuksen. Sopimuksen liitteenä on tämänhetkinen yhteistyötä tekevä henkilöstö ja heidän työpanostensa osuus. 11 Talousjohtajan viran vakinaistaminen ja viran täyttäminen ESITTELIJÄ: kirkkoherra Merkittiin, että talousjohtaja poistui tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Kirkkoherra toimi tämän pykälän ajan sihteerinä. KV 3/2015 6 Ylöjärven ja Hämeenkyrön kirkkovaltuustot ovat hyväksyneet taloushallinnon yhteistyösopimuksen, joka on voimassa vuoden 2017 loppuun asti (Kv 2/2015 6 ). Sopimus edellyttää uuden talousjohtajan yhteisviran perustamista. Yhteisvirasta on sovittu seuraavaa: Ylöjärvi ja Hämeenkyrö perustavat kummankin seurakunnan kirkkovaltuuston päätöksellä talousjohtajan yhteisviran, jonka viranhaltijan valitsee Ylöjärvi. Tällöin molemmissa seurakunnissa on virkavastuulla toimiva taloushallinnon asiantuntija. Talousjohtajan työpanos jaetaan seuraavasti: 60 % Ylöjärvelle ja 40 % Hämeenkyrölle, ja viranhaltijalla on kaksi virkapaikkaa: Ylöjärvi ja Hämeenkyrö. Talousjohtaja on läsnä Hämeenkyrössä pääsääntöisesti 2 päivää viikossa. Talousjohtajan henkilöstökulut jaetaan suhteessa 60 %/40 %. Talousjohtajan tehtäviin kuuluu pääasiassa vastuu taloushallinnosta kummassakin seurakunnassa sisältäen talousarviot ja tilinpäätökset. Lisäksi talousjohtajalle kuuluu kirkkoneuvoston ja -valtuuston työskentelyyn liittyviä hallinnollisia tehtäviä sekä muita tehtäviä sen mukaan kuin tehtävän työnkuvasta kummassakin seurakunnassa erikseen sovitaan. Kirkkojärjestyksessä määrätään seurakuntien yhteisistä viroista seuraavaa: 35 : Aloitteen yhteisen kirkkoherran, kanttorin, diakonian tai seurakunnan taloushallinnon johtotehtäviä koskevan viran perustamisesta voi tehdä kirkkovaltuusto tai tuomiokapituli. Kustannusten jakoperusteet vahvistetaan viran perustamisesta päätettäessä.
2 KIRKKONEUVOSTO 2/2017 7 (11) 37 : Seurakuntien kirkkoneuvostot päättävät yhteisessä kokouksessa yhteistä kirkkoherran, kanttorin, diakonian tai seurakunnan taloushallinnon johtotehtäviä koskevan viran täyttöä ja virkaa koskevista asioista, jollei erikseen toisin säädetä tai määrätä. Jos seurakuntien kirkkoherran virka ei ole yhteinen, puheenjohtajana toimii väkiluvultaan suurimman seurakunnan kirkkoherra. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se päättää perustaa Hämeenkyrön seurakunnan kanssa määräaikaisen talousjohtajan yhteisviran vuoden 2017 loppuun saakka. Viran palkkaus määräytyy KirVesTes:n mukaisesti, samoin työehdot. Sopimukseen perustuen virka täytetään määräaikaisesti. Virka katsotaan perustetuksi, kun molempien seurakuntien kirkkovaltuustojen päätökset asiasta ovat lainvoimaisia. KN 22.3.2017 Kirkkoneuvosto on hyväksynyt yhteistyösopimuksen Hämeenkyrön seurakunnan kanssa toistaiseksi voimassaolevana. Talousjohtajan virka ja sen täyttäminen määräaikaisena on ollut sidoksissa määräaikaiseen sopimukseen. Täten myös talousjohtajan virka tulee muuttaa vakituiseksi ja palkata siihen viranhaltija toistaiseksi. Talousjohtajan määräaikaista tehtävää on hoitanut pätevyysvaatimukset täyttäen ja aikanaan haastattelujen kautta Viljakkalan seurakuntaan talouspäälliköksi työhön valittu KTM Taina Tuohimaa. Seurakuntaliitoksen myötä hän on ollut ensin taloussihteerin virassa ja sittemmin hoitanut hallintosihteerin tointa Ylöjärven seurakunnassa. Hänen virkavapautensa aikana hallintosihteerin tehtävää ei enää ole täytetty. Virkavapaaltaan palatessaan Taina Tuohimaa on valittu, ollessaan organisaation sisällä ainoa pätevyyden omaava työntekijä, ma. talousjohtajaksi. Kirkkolain 6. luvun 11 7. mom mukaisesti avoimeksi tuleva virka voidaan erityisestä syystä täyttää ilman hakumenettelyä. Talousjohtajan virka perustetaan sopimuksen myötä vasta nyt toistaiseksi. Taina Tuohimaalla on vakituinen työsopimus Ylöjärven seurakunnassa, jolloin seurakunnalla on työntarjoamisvelvollisuus. Organisaatiossa ei kuitenkaan ole tarjolla vastaavaa kokoaikaista työtä, joten seurakunnan tulisi valinnan kohdistuessa johonkuhun toiseen tarjota jokin muu työtehtävä. Ottaen huomioon työntekijän aseman ja työnantajan tarpeet sekä sen, että tilanne muistuttaa myös 11 4 mom. tapausta jossa viranhaltija voidaan suostumuksensa mukaan siirtää toiseen tehtävään, voidaan katsoa, että viran täyttö ilman hakumenettelyä täyttää erityisen syyn perusteet. Päätös on linjassa myös koko 11 hengen kanssa viranhaltijan aseman turvaamisesta muutostilanteessa. Päätöksen lapsivaikutusten arviointi on suoritettu.
2 KIRKKONEUVOSTO 2/2017 8 (11) Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se 1) Perustaa yhteistyösopimuksen mukaisesti vakinaisen Ylöjärven ja Hämeenkyrön talousjohtajan viran ja 2) Nimittää virkaan talousjohtaja Taina Tuohimaan. Viran työehdot ja peruspalkkaus määräytyvät KirVesTes:n mukaisesti, palkkauksesta on edelleen voimassa se mitä Ylöjärven kirkkoneuvosto kokouksessaan 2.11.2016 9 on päättänyt. Virka katsotaan perustetuksi, kun molempien seurakuntien kirkkovaltuustojen päätökset asiasta ovat lainvoimaisia. 12 Tehtävien vaativuusryhmän tarkistukset KirVESTES:in 23 4. mom mukaan esimiehen on käsiteltävä alaisen kanssa tehtävänkuvaus vuosittain ja kun tehtävänkuvassa tapahtuu muutoksia. Hautaustoimessa on tehtävänkuvauksiin tullut päivityksiä Hämeenkyrön seurakunnan kanssa tehtävästä yhteistyöstä johtuen. Kirkkoneuvosto vahvistaa tehtävien vaativuuden muutoksen. PÄÄTÖS: Asia palautetaan valmisteluun. 13 Toimistosihteerin työsopimus Mika Tuomisto opiskeli seurakunnassamme oppisopimuksella merkonomiksi ajalla 1.8.2013 28.2.2016. Tämän jälkeen hän on ollut määräaikaisena toimistosihteerinä. Toimistosihteerin tehtäviin kuuluu Ylöjärvellä ja Hämeenkyrössä mm. asiantuntijatehtävät puhelinasioissa, myyntireskontran hoito, laskutus, ostolaskujen kierrätys, yhteyshenkilön tehtävät epassiasioissa ja maksuliikenneohjelman käyttö. Lisäksi hän hoitaa Ylöjärvellä
2 KIRKKONEUVOSTO 2/2017 9 (11) sairauskuluvakuutuksen yhteyshenkilön tehtävät ja rahaliikenteen. Nämä tehtävät säilyvät seurakunnassa Kirkon palvelukeskuksen kanssa tehdyn sopimuksen voimaantulon jälkeenkin. Toimistosihteerin työpanos ja henkilöstökustannukset jaetaan suhteessa 75 % Ylöjärvi, 25 % Hämeenkyrö. Rekrytoidaan Mika Tuomisto toimistosihteerin tehtävään toistaiseksi 1.4.2017 alkaen. Palkkaus määräytyy vaativuusryhmän 501 alarajan mukaan. 14 Taloussihteerin työsopimus Kirjanpitäjän irtisanouduttua ja Kirkon palvelukeskuksen hoitaessa osan talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävistä tulee talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävät järjestää uudelleen. Tradenomi Sari Koittola on ollut määräaikaisessa toimistosihteerin tehtävässä lisäresurssina Kipaan siirtymävaiheessa 1.5.2015 alkaen. Sari Koittola on hoitanut myös palkanlaskijan tehtävät Ylöjärvellä ja Hämeenkyrössä palkanlaskijan työsuhteen päätyttyä 30.6.2016 sekä hoitanut Hämeenkyrön kirjanpidon. Seurakunnassa tarvitaan edelleen palkkahallinnon ja kirjanpidon asiantuntija. Budjetointi ja tilinpäätös tehdään edelleen seurakunnassa ja niiden oikeellisuudesta vastaa seurakunta. Taloussihteerin tehtävänä on hoitaa palkkahallinto, kirjanpito ja tilinpäätös Ylöjärven ja Hämeenkyrön seurakunnassa. Taloussihteerin työpanos ja henkilöstökustannukset jaetaan suhteessa 60% Ylöjärvi, 40 % Hämeenkyrö. Rekrytoidaan Sari Koittola taloussihteerin tehtävään toistaiseksi 1.5.2017 alkaen. Palkkaus säilyy ennallaan vaativuusryhmän 502 mukaisena.
2 KIRKKONEUVOSTO 2/2017 10 (11) 15 Määräaikaisen, osa-aikaisen hallintosihteerin rekrytointi Seurakunnassa on alkamassa lähialueen seurakuntien yhteistyöselvitys. Tuomiokapituli määrää selvitystyöhön kokeneen teologin. Kuitenkin osa selvitystyöstä vaatii talousjohtajan merkittävää osallistumista taloudellisten seikkojen ja talousjohtajan alaisuudessa toimivien toimintojen selvittämiseksi. Viranhaltijan ei ole mahdollista hoitaa tehtävää ilman, että siihen voidaan resursoida aikaa. Myös muut tarpeelliset seurakunnan kehitystehtävät odottavat väljempää aikataulua. Osa-aikaiselle hallintosihteerille on tarve selvitystyön ja yhteistyön valmistelujen ajan vuoden 2018 loppuun saakka. Kirkkoneuvosto päättää julistaa haettavaksi 31.12.2018 asti määräaikaisen, osa-aikaisen (40 %) hallintosihteerin tehtävän. Tehtävässä on 4 kk koeaika. Tehtävän menestyksekäs hoitaminen edellyttää korkeakoulutasoisia soveltuvia julkishallinnon ja kauppatieteen opintoja, kykyä itsenäiseen työskentelyyn sekä seurakuntahallinnon tuntemusta. Tehtävän palkkaus määräytyy vaativuusryhmän 501 alarajan mukaan. Kirkkoneuvosto antaa valintaryhmälle (kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja, talousjohtaja ja toimistopäällikkö) valtuudet valita työntekijä hallintosihteerin tehtävään. 16 Viranhaltijapäätökset Viranhaltijapäätökset esiteltiin kokouksessa. 17 Pöytäkirjoja Yleisen seurakuntatyön johtokunta 1/2017 Diakoniatyön johtokunta 1/2017 Varhaiskasvatuksen ja perhetyön sekä varhaisnuorisotyön johtokunnan yhteiskokous 1/2017 Pöytäkirjat merkittiin tiedoksi.
2 KIRKKONEUVOSTO 2/2017 11 (11) 18 Muut asiat Otettiin vastaan Hämeenkyrön seurakunnan tekemä aloite yhteistyöselvityksestä ja todettiin, että Ylöjärven seurakunta on valmis aloittamaan selvitystä. 19 Tiedoksi Vaurioituneiden puiden poistaminen Ylöjärven hautausmaalta: Seurakuntapuutarhuri antaa tiedoksi tulossa olevat vaurioituneiden puiden poistamiset Ylöjärven hautausmaalta. (LIITE) Puiden poistolle on haettu ja saatu toimenpidelupa. Kuru-laivan haaksirikon muistomerkki: Pirkko-Liisa Kastari on ensimmäisenä allekirjoittajana Kurun kappelineuvostolle jätetyssä aloitteessa Kuru-laivan haaksirikossa hukkuneiden 38 vainajan nimilaattojen palauttamiseksi muistomerkin yhteyteen. Seurakunta on joulukuussa 2016 pyytänyt maakuntamuseotutkija Anu Salmelalta asiantuntijalausuntoa kivilaattojen kunnosta, kunnostus- ja esilläpitomahdollisuuksista. Lausunnon saavuttua harkitaan jatkotoimenpiteet. Kirjanpitäjän irtisanoutuminen: Kirjanpitäjä Satu Makkonen on irtisanoutunut jäädäkseen eläkkeelle. Viimeiset työssäolopäivät ajoittuvat huhti-toukokuun vaihteeseen. Kirkollisveron jako-osuuden alentaminen: Kirkon määrän alentumisesta johtuen verottaja on vahvistanut seurakuntien jako-osuutta 2,97 %:sta 2,88 %:in. Laskua vuoden 2016 jakoosuuteen verrattuna on 3,1 %. Verottaja antaa arvionsa kirkollisverokertymästä yleensä toukokuussa ja tarkentaa sitä syksyn mittaan. Pappilan ja Vuorentaustan toimitilojen seurantaraportit: Ramboll Finland Oy:n toimittamien raporttien mukaan suoritettujen sisäilman seurantamittausten tutkimustuloksissa ei ole havaittavissa viitteitä epätavanomaisista mikrobilähteistä. Merkittiin em. asiat tiedoksi. 20 Kokouksen päättäminen ja valitusosoituksen antaminen Puheenjohtaja antoi valitusosoituksen ja päätti kokouksen klo 19:04