Karl-Magnus Spiik 1 JOHTORYHMÄN MITTARI, lomake A Tämän mittarin avulla johtoryhmä voi seurata ja kehittää suunnitelmallisesti työskentelyään. Täydellisyyttä tai ehdottomia totuuksia ei etsitä, koska sellaisia ei ole olemassa. Joukkuepeleissäkin menestyvät monenlaiset joukkueet. Tavoitteena on saada johtoryhmä selkeämmin tiedostamaan oman työskentelytapansa, lisätä avointa vuorovaikutusta ja sitä kautta parempaa yhteisymmärrystä, selvittää johtoryhmän työskentelyn kehittämistarpeita ja -alueita, tehostaa joukkuepeliä siten, että tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan ( 1 + 1 = 3 ) eikä vain asioita oikein (suuri osa johtoryhmistä käsittelee edelleen lian pieniä ja/tai menneisyyteen liittyviä asioita). Käy kaikki alla olevat kohdat läpi ja merkitse B-lomakkeelle arviosi 4:stä (-) 10:een (+). Merkitse 4:llä ne kohdat, jotka edellyttävät eniten kehittämistä. Arvio 10 tarkoittaa, että olet ko. kohtaan tällä hetkellä täysin tyytyväinen. Arvioitavat asiat ovat myös kysymysten muodossa, jolloin 4 = ei ja 10 = kyllä. Käyttämällä asteikkoa laajasti saadaan tarkempi kuva tilanteesta. 1 Onko johtoryhmä täysin tietoinen tarkoituksestaan eli mitä varten se on olemassa ja mihin pyritään (kysymys ei ole organisaation tarkoituksesta). 2 Ovatko johtoryhmän toimintaa ohjaavat strategiat / suunnitelmat riittävän selkeitä, ymmärrettäviä ja toteuttamiskelpoisia. 3 Onko johtoryhmä sitoutunut organisaation päämäärään, strategioihin ja suunnitelmiin sekä yksilönä että ryhmänä. 4 Osataanko strategiat / suunnitelmat viedä johtamisen tai muiden keinojen avulla organisaatioon siten, että ne toteutuvat myös käytännön toiminnassa. 5 Onko tulevaisuusnäkökulma esillä kokouksissa (uudet ideat, erilaiset näkökulmat ja ratkaisut ). 6 Jos mahdollisuuksia ja uhkia (sisäisiä ja ulkoisia) ei pohdita kokouksissa, tehdäänkö tämä työ säännöllisesti esim. vuosittain. Tai onko käytössä jokin muu hyväksi koettu tapa, joka tarjoaa samoja näkemyksiä. 7 Onko tärkeimpien strategioiden kohdalla olemassa varasuunnitelmia ja/tai käydäänkö kokouksissa ja jäsenten kesken riittävästi keskustelua vaihtoehdoista. 8 Seurataanko talouslukujen toteutumista säännöllisesti ja reagoidaanko muuttuneisiin tilanteisiin riittävän nopeasti.
Karl-Magnus Spiik 2 9 Ovatko johtoryhmän jäsenten avaintehtävät, vastuut ja tavoitteet kaikille selkeitä. 10 Löytyykö avaintehtäville toimivia mittareita, jotta niiden toteutumista voidaan seurata myös johtoryhmässä. 11 Millä tasolla on johtoryhmän jäsenten keskinäinen luottamus. 12 Osaako johtoryhmä toimia tiiminä (yhteinen vastuu kokonaisuudesta, toimiva yhteistyö, joustavuus, auttaminen, avun pyytäminen, kannustaminen, tukeminen...). 13 Onko tasapaino eri yksiköiden / osastojen ja yhteisten asioiden välillä oikea. 14 Käytetäänkö organisaation resursseja kokonaisuuden kannalta järkevästi ja oikein. 15 Käsitelläänkö johtoryhmän kokouksissa ja muussakin yhteistyössä olennaisia asioita, joilla on suurin tulosvaikutus ja pääpaino on tulevaisuudessa. 16 Onko johtoryhmän työskentely suunnitelmallista ja tuloksellista; mm. kokoukset valmistellaan ja niihin valmistaudutaan. 17 Onko ajankäyttö hallinnassa: aikatauluista on sovittu ja niitä noudatetaan. Ajankäyttö on oikeassa suhteessa käsiteltävien asioiden merkittävyyteen / vaikuttavuuteen. 18 Onko päätöksenteko tehokasta ja tuloksellista ja päätösten yhteydessä sovitaan tavoitteesta, aikataulusta, vastuuhenkilöstä ja seurannasta. 19 Saako johtoryhmä riittävän nopeasti tietoa poikkeamista, joiden pohjalta tehdään päätöksiä ja sovitaan toimenpiteistä. 20 Onko asioiden käsittelyssä mukana asiakasnäkökulma (ulkoiset ja sisäiset asiakkaat), jossa arvioidaan mm. asiakastyytyväisyys, asiakkaiden tarpeiden tuntemus ja niiden ennakointi. 21 Onko asioiden käsittelyssä mukana henkilöstönäkökulma eli päätösten kohdalla arvioidaan niiden vaikutus henkilöstöön (motivaatio, sitoutuminen, asennoituminen). 22 Kiinnittääkö johtoryhmän jatkuvasti huomiota oppimiseen, osaamisen kehittämiseen / jakamiseen ja toimintojen parantamiseen. 23 Onko ilmapiiri kannustava, kokoukset innostavia ja kommunikaatio avointa. 24 Osataanko johtoryhmässä kyseenalaistaa asioita ja väitellä ammattimaisesti siten, että erilaiset näkemykset tuottavat lisäarvoa eivätkä synnytä henkilöriitoja. 25 Tietävätkö johtoryhmän jäsenet toistensa ajatukset ja asenteet.
Karl-Magnus Spiik 3 26 Ohjaavatko organisaation arvot ja/tai pelisäännöt johtoryhmän ja sen jäsenten toimintaa. 27 Annetaanko palautteita (+/-) avoimesti, suoraan ja rakentavalla tavalla. 28 Osataanko palautteet ottaa vastaan siten, että ne menevät perille ja vaikuttavat toimintaan. 29 Käsitelläänkö mahdolliset ristiriidat nopeasti, jotta keskinäiset erimielisyydet eivät häiritse johtoryhmän työskentelyä. 30 Onko johtoryhmä tehokkaasti toimiva joukkue, jossa erilaisuus koetaan vahvuudeksi (vai löytyykö henkilökemia -ongelmia, jotka häiritsevät yhteistyötä). 31 Tukeeko vallankäyttö johtoryhmän toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista. 32 Miten tyytyväinen olet johtoryhmän työskentelyyn. Nämä ohjeet voit pitää. Palauta vain lomake B. TÄRKEÄ Pelkät numerot kertovat jotain, mutta kirjalliset palautteet paljon enemmän. Ole ystävällinen ja kommentoi johtoryhmäsi toimintaa myös kirjallisesti: Mikä yhteistyössä sujuu mielestäsi parhaiten. Mitä kehittämistä kaipaat eniten. Miksi. Tekeekö johtoryhmä turhia asioita. Päätetäänkö / tehdäänkö johtoryhmässä asioita, jotka kuuluisivat jonkun vastuualueeseen ja hän ainoastaan raportoisi johtoryhmälle päätöksistä ja toimenpiteistä. Muita kommentteja ja ehdotuksia.
Karl-Magnus Spiik 4 JOHTORYHMÄN MITTARI, lomake B Johtoryhmän nimi: Pvm: Olet johtoryhmän vetäjä O Olet johtoryhmän jäsen O Käy kaikki ohjeen kysymykset läpi, ja arvioi ne asteikolla 4:stä (-) 10:een (+). 4 5 6 7 8 9 10 1 Johtoryhmän tarkoitus O O O O O O O 2 Strategiat / suunnitelmat O O O O O O O 3 Sitoutuminen O O O O O O O 4 Toteutuminen käytännössä O O O O O O O 5 Tulevaisuusnäkökulma O O O O O O O 6 Uhat ja mahdollisuudet O O O O O O O 7 Varasuunnitelmat O O O O O O O 8 Budjetti ja suunnitelmat O O O O O O O 9 Avaintehtävät, vastuut, tavoitteet O O O O O O O 10 Mittarit O O O O O O O 11 Keskinäinen luottamus O O O O O O O 12 Tiiminä toimiminen O O O O O O O 13 Tasapaino O O O O O O O 14 Resurssien käyttö O O O O O O O 15 Käsitellään olennaisia asioita O O O O O O O 16 Suunnitelmallisuus ja tuloksellisuus O O O O O O O 17 Ajankäyttö O O O O O O O 18 Päätöksenteon tehokkuus O O O O O O O 19 Tieto poikkeamista O O O O O O O 20 Asiakasnäkökulma O O O O O O O 21 Henkilöstönäkökulma O O O O O O O 22 Oppiminen, osaaminen O O O O O O O 23 Ilmapiiri O O O O O O O 24 Kyseenalaistaminen O O O O O O O 25 Ajatukset ja asenteet O O O O O O O 26 Arvot / pelisäännöt O O O O O O O 27 Palautteet (+ / -) O O O O O O O 28 Palautteiden vastaanotto O O O O O O O 29 Ristiriitojen käsitteleminen O O O O O O O 30 Henkilösuhteet O O O O O O O 31 Vallankäyttö O O O O O O O 32 Johtoryhmän työskentely O O O O O O O Palauta vain tämä B -lomake.
Karl-Magnus Spiik 5 MITTARIN KÄYTTÄMINEN Luottamuksellisuus on useimpien mittareiden kohdalla tärkeä, jotta ihmiset tekevät arvion rehellisesti ja tuovat esiin myös syvemmällä olevia epäkohtia. Yhteenvedossa syntyy kuva kokonaisuudesta, jossa on sekä parhaat puolet että kehittämistä edellyttävät asiat. MANUAALI 1. Tulosta oikea määrä lomakkeita kaikille johtoryhmän jäsenille. 2. Nimeä henkilö, johon kaikki luottavat, ja pyydä palauttamaan vastaukset hänelle. 3. Kerro mihin mennessä B-lomake palautetaan (yleinen käytäntö on nimettömän). 4. Ko. henkilö tekee yhteenvedon, joka käsitellään myönteisessä hengessä johtoryhmässä; syyllisiä ei etsitä, vaan toimintatapojen parantamista ja ratkaisuja epäkohtiin. AUTOMAATTINEN Ota yhteyttä Karl-Johan Spiik, kalle@spiik.net. Hänellä on kokemusta mittarien luonnista ja prosessi on hänelle tuttu. Yhden johtoryhmän työskentelyn arvion hinta on 380 + alv. 1. Saat linkin, johon ohjaat arvion tekijät. 2. Annetuista arvioista koostetaan pdf -tulostus, joka sisältää graafisen esityksen, numerot ja yhteenvedon kirjallisista vastauksista. AUTOMAATTINEN 1. Pyydä tarjous tuntemaltasi asiantuntijalta, joka hallitsee jonkun kyselyjärjestelmän ja siihen liittyvän raportoinnin. Anna hänellä lomakkeet ja kerro mitä haluat: o Arviot numeroina ja graafisesti esitettynä. o Kirjalliset vastaukset koottuna yhteen. 2. Sovi miten mittaus toteutetaan. TULOSTEN KÄSITELEMINEN On tärkeä, että arvioiden tekijät saavat kiitoksen vaivannäöstään ja myös tietoa tuloksesta. Läpinäkyvyys lisääntyy kaikkialla. Ihmiset ymmärtävät, ettei mikään toiminta ole täydellistä. Reilu ja suora tulosten käsitteleminen tarjoaa esimerkin ammatillisesta toiminnasta. Avoimuus lisää myös keskinäistä luottamusta ja arvostusta. KYSYMYSTEN RÄÄTÄLÖINTI Jos haluat muuttaa, lisätä tai poistaa kysymyksiä, ota yhteyttä mittarin tekijään spiik@spiik.fi. Hinta määräytyy muutosten suuruuden ja määrän perustella.