Kotitorin neuvottelumenettely Tilaajalautakuntien hankintakoulutus, 30.10.2009 Tanja Koivumäki projektipäällikkö, Tampereen kaupunki 1
Kotitori kilpailutuksen perustiedot Kotitori /palveluintegraattoritoiminnan kilpailutus integraattoripalvelut kotihoidon palvelut: kotipalvelu ja sairaanhoito sekä tukipalvelut tietotekniset palvelut toteutettiin Kotitori hankkeessa neuvottelumenettelynä 06/2008 06/2009 varsinaista kilpailutusta edelsi mm. kilpailutettavan konseptin markkinakartoitus ja liiketoiminnan suunnittelu, laatutasosopimus sekä bonus /sanktiomallin valmistelu, erilaiset toteutukseen liittyvät selvitykset ja hankinnan strateginen suunnittelu kaupunginhallituksen käynnistämän kilpailutuksen valmisteluun ja toteutukseen osallistui hankeväen lisäksi olennaisesti myös tilaajan, tuotannon ja konsernin edustajat (mm. tietohallinto, kaupunkikehitysryhmä, lakimiesyksikkö) ikäihmisten lautakunta käsitteli ja seurasi hankintaa säännöllisesti kilpailutuksen eri vaiheisiin ostettiin ulkopuolista asiantuntemusta FCG MentorIT:ltä ja PTC Services Oy:ltä kilpailutuksen voitti/sopimus solmittiin Mawell Care Oy:n konsortion kanssa alihankkijoinaan Nordic Healthcare Group Oy ja Mawell Oy sopimuskausi neljä vuotta + yksi kahden vuoden mittainen optiokausi, toiminta käynnistynyt 08 09/2009 2
Kotitorin tehtävät / palvelut PALVELU PALVELUN SISÄLTÖ ASIAKAS 1. Integraattoripalvelut 1.1. Asiakkaiden neuvonta Yleisneuvonta kotona asumista tukevista yksityisistä ja julkisista palveluista. Kaikki tamperelaiset ikäihmiset, heidän omaiset ja läheiset, kotihoidon tuottajat sekä muut ammattilaiset ja viranomaiset 1.2. Asiakkaiden palveluohjaus Asiakkaan tarvitsemien kotona asumista tukevien palveluiden ja tuen yhteensovittaminen tarjolla olevien palveluiden ja tuen kanssa; asiakkaan ohjaaminen yksityisiin ja julkisiin palveluihin. Kotona asumiseensa tukea tarvitsevat tamperelaiset ikäihmiset ja muut asukkaat 1.3. Palvelutarpeen arviointi ja palvelu ja hoitosuunnitelman laatiminen Palvelutarpeen arviointi ja palvelu ja hoitosuunnitelman laatiminen yhteistyössä kaupungin asiakasohjausyksikkö (KAS) kanssa. Kaupunki vastaa viranomais ja maksupäätöksistä. Kaupungin ulkoistaman kotihoidon alueen asukkaat (Tammerkosken itäpuoli). 1.4. Kaupungin järjestämisvastuulle kuuluvien kotihoidon palveluiden kokoaminen ja välittäminen Kaupungin vahvistamien kotihoidon asiakkaiden palvelu ja hoitosuunnitelmiin sisältyvien palveluiden järjestäminen asiakkaille integraattorin tuottajaverkostosta. Kaupungin kotihoidon asiakkaat; sis. laitoksista kotiutettavat (noin 2 500 3 000) 1.5. Kaupungin kotihoidon toimintaprosessien ja tuottavuuden kehittäminen Kaupungin oman kotihoidon tuotannon kehittäminen kumppanuudessa hyvien käytäntöjen yms. pohjalta. Kaupungin kotihoidon tuotanto 1.6. Kaupungin kotihoidon palveluntuottajien kilpailuttaminen hankintalain mukaisesti (optio) Kotihoidon palveluhankintojen kilpailuttaminen kaupungin puolesta. Kaupungin tilaajaryhmä / ikäihmisten palvelut 3
Kotitorin tehtävät / palvelut 2 PALVELU PALVELUN SISÄLTÖ ASIAKAS 2. Kotona asumista tukevat kaupungin järjestämisvastuulle kuuluvat palvelut 2.1. Kotihoidon kokonaispalvelu (väestövastuualue) 2.2. Kotona asumisen tukipalvelut (siirtyvät integraattorille kaupungin voimassa olevien sopimuskausien päättymisten mukaisesti) 3. Tietotekniset palvelut Kotihoidon palvelutarpeen arviointi* sekä kotihoidon palvelut (sis. kotipalvelu ja sairaanhoito, ateriapalvelu ja muut kotihoidon tukipalvelut). * Palvelu ja hoitosuunnitelman laatiminen yhteistyössä kaupungin asiakasohjausyksikkö (KAS) kanssa. Kaupunki vastaa viranomais ja maksupäätöksistä. Seuraavien tuotannollisten palveluiden organisointi integraattorin tuottajaverkostosta: Turvapalvelu (1.9.2009) Tilapäinen kotihoito (1.9.2009) Siivouspalvelu (1.1.2010) Kauppapalvelu (1.4.2010) Enintään 400 säännöllisen kotihoidon asiakkaalle kullakin hetkellä (poikkileikkaustilanne) kaupungin ulkoistamalla kotihoidon alueella (Tammerkosken itäpuoli) Kaupungin kotihoidon asiakkaat (edellytyksenä KAS:n vahvistama palvelu ja hoitosuunnitelma/tilaus) 3.1. Palveluintegraattorin tietojärjestelmäratkaisut 3.2. Arkkitehtuurin kehittäminen Muun muassa asiakastiedon hallintaan sekä asiakas ja palveluohjaukseen liittyvät alusta, tietoliikenne ja integraatioratkaisut. Kaupunki, tuottajat, loppukäyttäjät Kaupungin tietoteknisen Kaupunki arkkitehtuurin kehittämisohjelmaan osallistuminen yhdessä kaupungin ja mahdollisten kolmansien tahojen 4 kanssa.
Palveluintegraattorin kilpailutuksen eteneminen Kilpailutuksen käynnistäminen 2.6.2008 Päätös kilpailuttamisesta 6.6.2008 Hankintailmoituksen julkaisu 18.6.2008 klo 11 13 Hankintainfo Neuvottelut 15.9.2008 1. neuvottelukierros 26.9.2008 2. neuvottelukierros 30.9. ja 1.10.2008 3. neuvottelukierros 30.10.2008 4. neuvottelukierros 15.12.2008 Jory: kilpailutus ja tarjouspyynnön sisältö 12.1.2009 Kaupunginhallitus: tarjouspyynnön sisällön vahvistaminen Tarjousten vertailu 3.3.2009 Tarjousten vastaanotto päättyy 03 04/2009 Tarjousten vertailu (sekä mahdolliset tarjouspyynnön ja tarjousten täsmennykset ja neuvottelut) 6.4.2009 Tarjousvertailu valmis Jälki ilmoitus 24.6.2009 Jälki ilmoitus 48 pv:n kuluessa hankintasopimuksen allekirjoittamisesta 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. Osallistujien vertailu ja valinta 8.8.2008 Osallistumishakemusten vastaanotto päättyy 25.8.2008 Neuvottelukutsujen lähettäminen 19.11.2008 Ikila: kilpailutuksen tilannekatsaus ja ulkoistetun alueen laajentaminen Tarjouspyyntövaihe 11 12/2008 Tarjouspyynnön ja sopimuksen valmistelu 01/2009 Tarjouspyynnön kommentointi, tarjoajat 22.1.2009 Tarjouspyynnön julkaisu 6.4.2009 Kaupunginhallitus: kilpailun voittajan valinta Sopimusneuvottelut 04 05/2008 Sopimusneuvottelut 10.6.2009 Sopimuksen allekirjoittaminen 8.6.2009 Kaupunginhallitus: Kotitori sopimuksen hyväksyminen 5
Osallistumishakemusten vertailuperusteet Ehdokkailta edellytetyt kelpoisuusedellytykset: Taloudellista tilannetta ja rahoitusta koskevat voimavarat ammatti ja elinkeinorekisteriin kuuluminen todistus verovelvollisuuksien hoitamisesta todistus eläke ja tapaturmavakuutusmaksujen maksamisesta talous ja luottokelpoisuusraportti tuloslaskelma, tase ja toimintakertomus Ammatillinen pätevyys riittävä kokemus hankinnan kohdetta vastaavasta palvelukokonaisuudesta vähimmäisvaatimuksena se, että ehdokkaalla on laajuudeltaan tai sisällöltään yksi olennaisesti hankinnan kohdealuetta vastaava referenssi viimeisten kolmen vuoden ajalta soveltuvat referenssitiedot Mukaan ilmoittautui viisi tahoa MediNeuvo Oy:n, Logica Oy:n ja MedGroup Oy:n muodostama konsortio Mawell Oy (konsortiossa alihankkijoina Mawell Care Oy & Nordic Healthcare Group Oy) Medivire Hoiva Oy (vetäytyi hankinnasta pois tuotannollisen toimintansa vuoksi) WRH Palvelut Kotiin Oy:n ja Agudo Consulting Oy:n muodostama konsortio Mareena Löfgren & Merja Jalkanen Neuvottelukutsut ehdot täyttäneille tarjoajille. Muille ilmoitus hylystä, mutta ei varsinaista päätöstä, jotta vältettiin valitusprosessi tässä vaiheessa. 6
Tarjouspyynnön valintakriteerit Valintaperusteena kokonaistaloudellinen edullisuus Tarjouksen maksimipistemäärä on 100 pistettä tarjous tavoitetilan mukainen 0 pistettä tarjous tuottaa Tampereen kaupungille lisäarvoa 1 10 pistettä laadullisista valintakriteereistä max. 60 pistettä kokonaiskustannuksista max. 40 pistettä. Laadulliset kriteerit integraattoripalvelun toiminnalliset ominaisuudet ja prosessit 25 % mm. välineet ja menetelmät, kattava hallintamalli, prosessit, pitkän aikavälin suunnitelma kehittämisestä kotona asumista tukevien palveluiden laadulliset ominaisuudet 20 % mm. keinot ja toimintamallit, palveluiden tuottamisen kokonaisohjaus ja synergiaedut, innovaatiot ja teknologia kumppani ja tuottajaverkoston hallinta 10 % verkoston ylläpidon ja kehittämisen toiminta ja yhteistyömalli integraattoripalveluiden käyttöönottoprojektin suunnitelma 5 % näkemyksellinen ja realistinen käyttöönotto ja kehittämissuunnitelma Kokonaiskustannukset kustannukset neljän vuoden aikana (sopimuskausi) 7
Tuottajan valinta ja sopimus Kokonaistaloudellisen vertailun pohjalta kilpailutuksen voitti Mawell Oy (konsortiossa alihankkijoina Mawell Care Oy ja Nordic Healthcare Group Oy). Ko. tarjous oli sekä laadullisesti parempi että hinnaltaan edullisempi. vertailussa painoarvot jakautuivat seuraavasti: laatu 60% (60 pistettä) ja hinta 40% (40 pistettä) voittajan vertailupisteet 100 pistettä ja hävinneen 79,13 pistettä sopimuskauden pituus neljä vuotta + yksi kahden vuoden mittainen optiokausi Kaupunginhallitus teki hankintapäätöksen 6.4.2009. Sopimusneuvottelut 04 05/2009 Kaupunginhallitus hyväksyi sopimuksen 8.6.2009 ja sopimus allekirjoitettiin 10.6.2009 Palveluintegraattori aloitti toimintansa elo syyskuussa 2009 (integraattoripalvelut 1.8., kotiin tarjottavat palvelut 1.9.); toiminta laajenee vaiheittain Sopimuksen seuranta vastuutettu ikäihmisten palveluiden tilaamisen osalta ikilalle; muita asioita käsitellään tarvittaessa myös avopalveluiden johtokunnassa, kaupunginhallituksessa ja muissa luottamuselimissä 8
Palveluintegraattorimallin arvioidut enimmäiskustannukset perussopimuskaudella (08/2009 07/2013) Palveluiden kustannukset Integraattoripalvelut 2 756 207 137 810 400 000 Kotihoidon palvelut Tammerkosken itäpuolisella alueella (400 säännöllisen kotihoidon asiakkaan väestövastuualue) 11 044 132 552 207 800 000 Kotihoidon tukipalvelut (turva, tilapäinen, siivous, kauppa) 4 288 854 214 443 0 ICT arkkitehtuurin kehittäminen 372 000 0 0 Yhteensä 18 461 193 904 460 1 200 000 Kotihoidon palveluista kertyvät asiakasmaksut, 12,5 % 1 916 623 SLAlaatupalkkiot (max.) Vaikuttavuusbonukset (max.) Kokonaiskustannukset yhteensä max. 18 649 030 Tukipalveluiden ja ICT arkkitehtuurin kehittämisen osalta määrät perustuvat käyttö /tarvearvioihin. Laskelma ei sisällä tilakustannuksia (jotka integraattorilla on oikeus laskuttaa läpilaskutusperiaatteella) eikä arvonlisäveroja. SLA laatupalkkiot ovat max. 5 % kunkin palvelukokonaisuuden vuotuisesta kokonaislaskutuksesta. Laskelmassa ei ole huomioitu sanktioita. SLA malli sisältää palveluiden laatupoikkeamien osalta myös laatusakkoulottuvuuden (max. 5 % vuotuisesta kokonaislaskutuksesta). Lisäksi integraattorin väestövastuualueen osalta sairaalasta kotiutumisen viivästyminen sanktioitu (sidottu kaupungin maksamiin siirtoviivemaksuihin). 9
Hyviä ja huonoja puolia neuvottelujen myötä saavutettiin hyvä ymmärrys kilpailutuksen kummankin osapuolen näkemyksistä kaupungin tavoitteet, toiveet ja nykytila vs. tarjoajien tavoitteet, osaaminen, mahdollisuudet, mielenkiinnon kohteet ja sitoutuminen oppimista ja oivaltamista puolin ja toisin toisaalta laaja alaisen hankintayksikön ja tarjoajien tavoitteiden ja painotusten mielekäs yhteensovittaminen tarjouspyyntöön oli haastavaa menettelytapa oli raskas ja vaati prosessina valtavasti aikaa kaikilta osallisilta aikataulusuunnitelma oli toteumaa kireämpi, neuvottelu ja lisäaikatarpeita tuli matkan varrella etukäteisvalmisteluista huolimatta neuvottelut eivät aina toimineet ja vastanneet odotuksia esimerkiksi tarjoajatahon edustajien hajanaiset rivit/mielipiteet tarjoajien tasapuolisen kohtelun toteutuminen oli haastavaa kummankin tarjoajan kanssa käytiin neuvottelut samoista aiheista, mutta neuvotteluiden sisällöt muotoutuivat väkisinkin joltain osin erilaisiksi edellytti lukuisia lisätietojen antamisia kilpailutuksen toiselle osapuolelle tarjoajat unohtivat kilpailutilanteen liiallinen tuttavallisuus ja iholle tuleminen objektiivisen tarjousvertailun toteutumismahdollisuudet haasteena Kotitorin tarjousten vertailun toteutti riippumaton konsultti 10
Kannattaako käyttää jatkossa Neuvottelumenettely soveltui hyvin Kotitori kilpailutukseen hankinnan haastavan luonteen vuoksi uuden konseptin luominen = verkostomaisesti toteutettavat yksityiset ja julkiset hyvinvointipalvelut + toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäminen kokonaishankinta, tavoitteena löytää yksi toimittaja edellytyksenä kumppanuuteen pohjautuva yhteistyösuhde Voidaan suositella vastaavantyyppisiin hankintoihin, joissa on tarpeen selvittää hankinnan toteutusmahdollisuudet ja keinot laajasti ja markkinakartoitusta syvällisemmin tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia lähtökohtatilanteessa niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen luodaan jotakin täysin uutta, jossa halutaan varmistaa tarjoajaosapuolen sitoutuneisuus ja ymmärrys toteutukseen liittyvästä väljyydestä hankinnan tavoitteiden toteutuminen edellyttää jatkuvaa avoimuuteen ja luottamukseen pohjautuvaa tilaajan ja tuottajan välistä vuorovaikutussuhdetta hankintaan myös jotakin sellaista mistä tilaaja ei ole varsinaisesti halukas maksamaan osana ko. hankintaa on aikaa ja kykyä neuvotella neuvottelulle on aidosti tarvetta! 11
Yhteystiedot ja lisäinformaatio projektipäällikkö Tanja Koivumäki Tampereen kaupunki, Kotitori hanke / Konsernihallinto p. 040 801 6407 tanja.koivumaki@tampere.fi www.tampere.fi/kotitori www.tampereenkotitori.fi 12
Kiitos! 13