Sivu 1 / 6 PALVELUSOPIMUS TALOUS- JA PALKANLASKENTAPALVELUT 1 Yleiset määräykset 1.1 Sopimuskohde Joensuun kaupungin talous- ja palkanlaskentapalvelut 1.2 Osapuolet 1. Asiakas: Joensuun kaupunki, jatkossa Asiakas PL 59, 80101 Joensuu Y-tunnus: 0242746-2 2. Toimittaja: Siun Talous Oy, jatkossa Toimittaja. Siltakatu 18, 80100 Joensuu Y-tunnus: 2775732-9 Osapuolet yhdessä Osapuolet, tai kumpi tahansa erikseen Osapuoli Siun Talous Oy on perustettu tuottamaan taloushallinto- ja palkanlaskentapalveluja omistajilleen kustannusvastaavasti ja tehokkaasti. Osakassopimuksen mukaan Asiakkaan ja Toimittajan kesken tehdään palvelusopimus, jossa määritellään palvelut ja niistä perittävät maksut, palvelujen laatukriteerit ja mittarit sekä palvelusopimuksen kesto. 1.3 Sopimuksen tarkoitus Asiakas siirtää tällä palvelusopimuksella palkanlaskentaan ja taloushallintoon liittyviä tehtäviään Toimittajan hoidettaviksi. Tällä sopimuksella sovitaan toimitettavien palvelujen sisältö, osapuolten oikeudet ja velvollisuudet, toimitusehdot, vastuunjako ja hinnoittelu. Toimittajalle siirretyt tehtävät ovat Asiakkaan toiminnalle kriittisiä. 2 Asiakkaalle toimitettava palvelut 2.1 Taloushallintopalvelut Toimittaja toimittaa Asiakkaalle sen tarvitsemat taloushallintopalvelut, joiden sisältö on kuvattu liitteessä 1 Taloushallintopalveluihin kuuluvat seuraavat kokonaisuudet: - kirjanpitotoiminnot - myyntitoiminnot ja perintä - ostaminen ja ostotoiminnat - maksuliikenne, kassa-asiat ja maksuvalmius
Sivu 2 / 6 - laina- ja takausasiat - taloussuunnittelu ja- seuranta Osapuolten välinen tehtävänjako määritellään tarkemmin liitteessä 1. Perintäpalvelujen osalta noudatetaan Joensuun kaupungin kulloinkin voimassaolevaa laskutus- ja perintäohjeistusta. Asiakas on velvollinen toimittamaan toimittajalle ajantasaiset ohjeet. 2.2 Palkkahallintopalvelut Toimittaja toimittaa Asiakkaalle sen tarvitsemat palkkahallintopalvelut, joiden sisältö on kuvattu liitteessä 2. Palkkahallintopalveluihin kuuluvat seuraavat kokonaisuudet: - palvelussuhdeasioiden neuvonta ja ohjaus - henkilöstöhallinnon ohjelmien ohjaus ja neuvonta - henkilöstön perustietietojen ylläpito ohjelmistoissa - palvelussuhdetietojen ylläpito - palkanlaskenta ja maksatus - ohjelmistojen pääkäyttäjätehtävät - henkilöstöpalveluiden vakiintuneesti tarvitsemat kuukausittaiset / vuosittaiset raportoinnit palkkajärjestelmästä - erilaiset kuukausi- ja vuositilastot ja tilitykset eri viranomaisille sekä erilaisten korvausten hakeminen eri viranomaisilta (mm. Kela, TVR, vakuutusyhtiöt) Osapuolten välinen tehtävänjako määritellään tarkemmin liitteessä 2. 2.3 Palvelujen hinnoittelu Palveluiden hinnoittelu perustuu vuonna 2017 kiinteään hinnoitteluun. Palvelujen sisällön ja kustannusten toteutumista arvioidaan osapuolten välisessä neuvottelussa kesäkuun 2017 loppuun mennessä, ja sovitaan tarvittavista toimenpiteistä kustannusarviossa pysymiseksi ja palvelutuotannon turvaamiseksi. Hinta vuodelle 2017 on liitteessä 7. Sovittu kiinteä hinta sisältää kaikki Siun Taloudelle kuuluvat tehtävät. Palvelusopimukseen sisältymättömät työt sovitaan erikseen. Hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero. Toimittaja laskuttaa palveluista kuukausittain, maksuehto 14 päivää netto. Laskuihin kohdistuvat huomautukset on tehtävä kirjallisesti kahdeksan päivän sisällä laskun päiväyksestä. Vuonna 2017 laskutus perustuu kiinteään hintaan, joka laskutetaan kuukausittain tasasuuruisina erinä. Toimittaja kehittää palvelujaan siten, että palvelujen hinnoittelussa siirrytään suoriteperusteiseen hinnoitteluun vuoden 2018 alusta lukien. Tuotepohjaisen hinnoittelun käyttöönotto tehdään sopimusmuutoksella.
Sivu 3 / 6 3 Osapuolten vastuut 3.1 Asiakkaan vastuu Asiakas on kirjanpitovelvollisena vastuussa kirjanpidostaan, verovelvollisena veroistaan ja henkilöstönsä työnantajana työnantajavelvoitteistaan sekä riittävän maksuvalmiuden ylläpidosta. Asiakkaalla on vastuu Toimittajalle toimitettujen tietojen ja aineistojen oikeellisuudesta ja täydellisyydestä. Asiakas vastaa siitä, että Toimittaja saa tarvittavat tiedot ja aineiston sovittujen periaatteiden ja aikataulujen mukaisesti. Asiakas omistaa tietojärjestelmissä käsiteltävän kaiken aineiston/tiedon, joka koskee sitä itseään tai palveluksessaan olevaa henkilöstöä. Asiakas vastaa ohjelmistoissa luomansa materiaalin sisällöstä, oikeellisuudesta ja asianmukaisuudesta. Asiakkaan näin tuottama aineisto katsotaan asiakkaan Toimittajalle luovuttamaksi aineistoksi. Asiakas osallistuu tietojärjestelmien ja toimintatapojen kehittämiseen yhdessä Toimittajan kanssa. 3.2 Toimittajan vastuu Toimittaja vastaa palvelukuvausten mukaisten tehtävien oikea-aikaisesta ja virheettömästä suorittamisesta Asiakkaalta saatujen tietojen pohjalta. Toimittaja vastaa palveluiden suorittamiseen liittyvien resurssien riittävyydestä ja käyttämänsä henkilöstön ammattitaidosta. Tarkemmat palvelukuvaukset laaditaan yhteistyössä Toimittajan ja Asiakkaan kanssa palvelusopimuksessa hyväksytyn vastuunjakotaulukon mukaisesti. Toimittaja vastaa oman prosessin osansa osalta palvelukuvauksen laadinnassa. Toimittajan on ilmoitettava Asiakkaalle tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä. Toimittaja ei ole velvollinen korjaamaan Asiakkaan toimittaman aineiston mahdollisia virheitä. Virheellinen asia tai aineisto palautetaan asiakkaan korjattavaksi, jos Asiakas ja Toimittaja eivät ole erikseen sopineet siitä, että Toimittaja voi korjata virheen tai puutteellisuuden Asiakkaan puolesta. Erikseen sovitut asiat on määritelty liitteessä 4. Toimittaja vastaa siitä, että sen käytössä olevien järjestelmien tarvittavat käyttöoikeudet annetaan Asiakkaalle. Toimittaja vastaa sellaisen tuen antamisesta ja koulutuksen järjestämisestä asiakkaalle kuin järjestelmien asianmukainen käyttö edellyttää niiden järjestelmien osalta, joiden pääkäyttäjän tehtävät kuuluvat Toimittajalle. Toimittaja vastaa asiakaspalvelunsa järjestämisestä siten, että Asiakkaan esittämään palvelupyyntöön saadaan ensimmäinen vastaus palvelupyynnön jättämistä seuraavana ensimmäisenä arkipäivänä (vasteaikavaatimus). Toimittaja on velvollinen järjestämään sisäisen valvontansa. Asiakkaalla tai Asiakkaan valtuuttamana tämän puolesta sisäistä valvontaa tekevällä on oikeus valvoa Toimittajan toimintaa omien asioidensa hoitamisessa, ja tässä tarkoituksessa tehdä ns. sisäisen valvonnan tarkastuksia. Toimittajalla on velvollisuus antaa tarvittavat tiedot sisäisen valvonnan tarkastusten suorittamiseksi.
Sivu 4 / 6 4 Laatukriteerit ja -mittarit 4.1 Palvelupoikkeamasta Kumpikin osapuoli vastaa siitä, että se suorittaa palvelusopimukseen ja sen liitteisiin perustuvat tehtävänsä oikea-aikaisesti ja virheettömästi. Laatua mitataan palvelupoikkeamilla, joita ovat mm. sovitun tehtävän viivästyminen; virheellinen tai puutteellinen tieto, palvelu tai suoritus; ennalta sopimaton kustannus ja toteutunut tehtävänjako sovittuun nähden. Palvelupoikkeamalla tarkoitetaan tässä sekä Asiakkaan että Toimittajan osuutta palveluprosessissa. Osapuoli ei vastaa poikkeamasta, joka aiheutuu toisen Osapuolen aiheuttamasta palvelupoikkeamasta. Vastuu poikkeamasta perustuu aikaprioriteettiperiaatteeseen (esimerkiksi Toimittajan ei katsota aiheuttaneen poikkeamaa, jos sen hoidettavaksi kuuluva tehtävä viivästyy siitä syystä, että Asiakas ei toimita toimenpiteeseen tarvittavaa aineistoa sovitussa aikataulussa tai sovitussa muodossa. Vastuu on tällöin Asiakkaan.) 4.2 Palvelupoikkeamien toteaminen ja vahingon korvaaminen Osapuolen tulee havaitessaan palvelupoikkeaman toisen Osapuolen toiminnassa ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivytystä ko. Osapuolelle. Osapuolen on tarvittaessa priorisoitava ja sopeutettava toimintaansa siten, että toisesta Osapuolesta johtuvasta palvelupoikkeamasta aiheutuva vahinko saadaan rajoitettua mahdollisimman pieneksi (yhteistyövelvollisuus vahingon rajoittamiseksi). Palvelupoikkeaman aiheuttaneen Osapuolen tulee korjata asia mahdollisimman pian ja huolehtia siitä, ettei tilanne toistu. Osapuolet selvittävät yhteistyössä aiheutuneet poikkeamat ja toteavat niistä aiheutuneet vastuut. Palvelupoikkeaman aiheuttanut Osapuoli korvaa toiselle osapuolelle toteennäytetyn vahingon määrän. Osapuoli on velvollinen korvaamaan palvelupoikkeamasta aiheutuneen välittömän vahingon vain sikäli ja siltä osin, kuin toinen Osapuoli osoittaa, että asianmukaisesti ja ajallaan suoritettu sopimuksen mukainen toimenpide olisi estänyt vahingon tai rajoittanut sitä. Ulkopuoliselle aiheutuneen vahingon korvausperuste on ko. tahon toteennäyttämän vahingon todellinen määrä. 4.3 Ylivoimainen este Osapuoli ei vastaa velvoitteen viivästymisestä tai täyttämättä jättämisestä, jos velvoitteen viivästyminen tai täyttämättä jättäminen johtuu seikasta, johon osapuoli ei ole kohtuudella voinut vaikuttaa (force majeure). Tällaisia esteitä ovat esim. yleisen tietoliikenteen keskeytyminen, työtaistelutoimenpide tai muu näiden kaltainen seikka. Ylivoimaisesta esteestä on viipymättä ilmoitettava toiselle Osapuolelle. 5 Toiminnan jatkuvuus Tässä sopimuksessa sovittujen suoritusten toimitusvarmuus on tärkeää. Osapuolet toteavat, että osapuolten suoritusten häiriönsietoa ja palvelujen toimitusvarmuutta voidaan kehittää toiminnan jatkuvuussuunnittelun avulla. Osapuolet korostavat lisäksi yhteistyön merkitystä toimintavarmuuden hallinnassa. Tämän vuoksi osapuolet liittävät sopimukseen Huoltovarmuuskeskuksen toiminnan jatkuvuuden hallintaa koskevat suositukset.
Sivu 5 / 6 Osapuolet ovat tutustuneet suosituksiin, verranneet toimintaansa niihin ja vakuuttavat toisilleen toimintansa täyttävän kyseiset suositukset tämän sopimuksen voimassaoloajan. Osapuolella on tämän sopimuksen voimassaoloajan velvollisuus toisen osapuolen sitä erikseen pyytäessä, esittää toiselle osapuolelle selvitys siitä, miten se on liitteen mukaiset suositukset toiminnassaan täyttänyt, mikäli tämä ei edellytä kohtuutonta työmäärää tai kustannuksia. 6 Sopimuksen liitteet 6.1 Toimeksiantoasiakirjat Asiakas voi antaa Toimittajalle toimeksiantoja, joilla Toimittaja edustaa Asiakasta palvelusopimuksen mukaisten tehtävien suorittamiseksi viranomaisessa. Toimeksiannot tehdään erikseen ja ne kuuluvat osaksi sopimuksen liitteitä. 6.2 Sopimuksen liitteet LIITE 1: Taloushallintopalvelujen tehtävienjakotaulukko LIITE 2: Palkkahallintopalvelujen tehtävienjakotaulukko LIITE 3: Palveluhinnasto (vuonna 2018) LIITE 4: Asiakkaan puolesta tehtävät korjaukset LIITE 5: Aikataulut LIITE 6: Toiminnan jatkuvuutta koskevat suositukset LIITE 7: Palvelujen kiinteä hinta vuodelle 2017 7 Sopimuksen muutokset 7.1 Sopimuksen lisäykset ja muutokset Kaikki lisäykset ja muutokset sopimukseen on tehtävä kirjallisesti. Sopimuksen liiteasiakirjoja Osapuolet voivat lisätä, poistaa tai muuttaa sopimalla muutoksista yhteisesti neuvottelussa, josta kirjoitetaan muistio. Muistion varmentaa Asiakkaan puolelta taloushallintopalveluja koskevien muutosten osalta talousjohtaja ja palkkahallintopalveluja koskevien muutosten osalta henkilöstöjohtaja. Toimittajan puolelta muistion varmentaa Toimittajan toimitusjohtaja. 7.2 Sopimuksen siirtäminen Osapuolella ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen antamaa kirjallista suostumusta. 8 Yhteyshenkilöt Osapuolet nimeävät palvelujen toimittamiseen tarvittavat yhteyshenkilönsä. Palvelusopimusta ja muuta yhtiöiden välistä yhteistyötä koskevissa asioissa yhteyshenkilöinä toimivat taloushallintopalvelujen osalta Asiakkaan talousjohtaja ja palkkahallintopalvelujen osalta Asiakkaan henkilöstöjohtaja ja Toimittajan toimitusjohtaja. 9 Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti Osapuolen välisillä neuvotteluilla.
Sivu 6 / 6 Mikäli neuvotteluissa ei päästä ratkaisuun, erimielisyydet ratkaisee yksi välimies välimiesmenettelyssä. Välimiehen nimeää kumman tahansa osapuolen pyynnöstä Suomen Asianajajaliiton Itä-Suomen osaston hallitus 10 Voimassaoloa koskevat määräykset Sopimus on voimassa määräajan 1.1.-31.12.2017. 11 Allekirjoitukset Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) yhtäpitävää kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle. /.2017 Joensuussa JOENSUUN KAUPUNKI SIUN TALOUS OY