Kokousvarausohjelmisto Tässä tuotekuvauksessa kuvataan Asio Kokousvarausohjelmiston päätoiminnot (1) Kokoustilojen nettivaraaminen (2) Varausten hallinnointi (pääkäyttäjä ja aulapalvelut) KOKOUSTILOJEN NETTIVARAAMINEN Kokoustiloja voi varata Asiolla tosiaikaisesti tuotetusta responsiivisesta nettikalenteripalvelusta. Kokoustilat voidaan esittää dynaamisena kotisivu-upotuksena ja niille voidaan tuottaa oma portaalisivu.
Tilojen tiedot kuten kuvat, nimet, kapasiteetti, varaustilanne, tilamuoto, välineet, palvelut, sijainti ja kartat yms tuotetaan dynaamisesti Asio varausjärjestelmästä nettipalveluun. Pääkäyttäjä pystyy Asio varausjärjestelmän puolella itsenäisesti hallinnoimaan palveluun nousevaa tilakohtaista meta-dataa. Jokaiselle palveluun kytkettävälle tilalle tuotetaan responsiivinen nettivarauskalenteri. Varausnäkymiä voidaan myös yhdistää, mikäli tarve on esittää esimerkiksi useamman tilan varaustilanne päiväkohtaisesti yhdistetyllä kalenteripinnalla (statusnäytöt).
Varaaminen tapahtuu maalaamalla tai klikkaamalla vapaata aikaa dynaamiselta nettikalenteripinnalta. Varaaminen voidaan toteuttaa vapaasti netissä tai edellyttäen käyttäjän tunnistautumista.
Käyttäjän tekemät tilavaraukset siirtyvät ostoskoriin. Ostoskoriin voidaan liittää myös tuotteita tai palveluita ostettavaksi ja maksettavaksi samalla ostokerralla. Esitetyt hinnat nousevat palveluun Asio varausjärjestelmässä hallinnoitavista ulkoisista varaushinnastoista. Tuoterekisteristä voidaan nostaa nettivarauspalveluun myös kuvia, ja ostoskorissa esitetyt tuotteet/palvelut voidaan ryhmitellä halutulla tavalla ja liittää haluttuihin tiloihin. Varauksen teon yhteydessä käyttäjä voi kirjata varaukseen myös kokouksen osallistujat.
Maksuvaihtoehtoina voi olla esimerkiksi verkkomaksu tai lasku (myös käteismaksatus paikan päällä). Nettikalenterin kautta tehdyt varaukset kiinnittyvät varausjärjestelmään joko vahvistettuina tai vahvistamattomina, riippuen varausmaksun valinnasta ja varauksen tilasta. Palvelusta tuotetaan varausvahvistus käyttäjälle sähköpostilla tai, mikäli asiakkaalla on käytössään Asio Sanomapalvelin, myös tekstiviestinä. Varattavissa olevat tilat voidaan esittää nettipalvelussa myös siten, että tiloihin voidaan tehdä henkilömäärän ja varausteiden perusteella rajauksia/suodatuksia. Myös haun kohteena olevat tilat voidaan rajata esim. haluttuihin rakennuksiin.
Tilat voivat olla myös määräpohjaisesti varattavissa. Esimerkiksi 50 paikan kahviosta voi halutuksi ajaksi varata vaikkapa 20 paikkaa. VARAUSTEN HALLINNOINTI (PÄÄKÄYTTÄJÄ JA AULAPALVELUT) Varauksia hallinnoidaan Asio varausjärjestelmällä pääkäyttäjän oikeuksilla tai esimerkiksi aulahenkilöstön aulapalvelu-käyttäjäoikeuksilla. Mikäli varauksiin liittyy palvelumyyntiä (esimerkiksi kahvio- tai ravintolapalveluita), myös ravintolahenkilöstöllä voi olla omat oikeudet varausjärjestelmään (Catering toiminnot ja ordereiden käsittely). Varausjärjestelmän kautta tehtävä tilavarauksien ja varausmyynnin hallinnointi edellyttää käyttäjän kirjautumista järjestelmään. Varausjärjestelmässä hallinnoidaan kaikkia varauksia, tehdään muutoksia varauksiin, ylläpidetään varausaineistoja ja hinnastoja, hallinnoidaan varauslaskutusta ja tilastointia, sekä ajetaan varauslistauksia ja raportteja erilaisiin käyttötarkoituksiin. Mikäli nettivaraus on tehty vahvistamattomana (esimerkiksi valittu maksutavaksi lasku/käteismaksatus paikan päällä), varausten hallinnoijalle näkyy ilmoitus vahvistamattomista varauksista.
Vahvistamattomat varaukset vahvistetaan klikkaamalla. Varaajalle tulee sähköpostivahvistus, kun varaus on vahvistettu. Vahvistamisen jälkeen varaus kiinnittyy järjestelmään vahvistettu-tilaan ja näkyy myös nettikalenterissa vahvistettuna. Vahvistamattomille ja vahvistetuille varauksille käytetään nettikalentereissa tyypillisesti eri värejä indikoimaan varauksen vahvistustilaa. Tyypillisin tapa indikoida varauksen tila on käyttää haalennettua väriä vahvistamattomille varauksille. Varauksista näytetään halutut tiedot tai pelkkä Varattu teksti. Varausten hallinnointiin kuuluvat myös kattavat aulapalvelutoiminnot varausten käsittelyyn ja maksatukseen paikan päällä. Aulapalveluhenkilöstöllä on omat käyttöoikeudet ja käyttöoikeustaso hallinnointijärjestelmässä, joka oikeuttaa vain niihin toimintoihin, joita tarvitaan aulapalvelussa. Varausjärjestelmän Aulapalveluvalikossa, riippuen käyttöoikeustasoista, näkyvät ne rakennukset, joihin aulapalvelulla on tarvittavat varaustenhallinnointi-oikeudet.
Rakennusvalinnasta päästään suoraan kuluvan päivän aulapalvelun varausnäkymiin ja varausten käsittelytoimintoihin. Väreillä voidaan indikoida varausten käyttötyyppejä ja maksusuorituksen tilaa. Myyntiä ja avointa saldoa indikoidaan väreillä. Esimerkiksi myynti Eur 300 indikoidaan punaisella värillä, kun avointa saldoa (maksamatta) on vielä jäljellä. Kun suoritus on tehty ja kirjattu, väri muuttuu vihreäksi. Aulapalvelussa voidaan kirjata osallistujat saapuneiksi ja lähteneiksi, sekä tulostaa vierailijakortit. Osallistujia voidaan myös poistaa tai lisätä aulassa helposti.
Aulapalvelun Kassa-toiminnossa voidaan hoitaa varauksen maksatus tai osamaksatus. Aulapalvelusta voidaan tulostaa käteislasku asiakkaalle.
Aulapalvelussa voidaan myös ajaa kassakladi. Asio Kokousvarausohjelmistoon voidaan liittää myös responsiivinen Asio Tilanäyttöpalvelu. Tilanäyttöpalvelulla tuotetaan tilanäytöille tilakohtaiset varaustilannenäkymät tosiaikaisesti. Tilanäyttöpalvelu voidaan upottaa myös kotisivulle sekä esittää esimerkiksi rakennuksen aulanäytöillä. Tilanäyttönäkymiä voidaan tuottaa kalenterinäkyminä tai tapahtumalistauksina, jotka päivittyvät kellonajan mukaan ja indikoivat tilan sen hetkisen varauksen tilaa.
Tilojen varaustilanteista halutulla aikavälillä saa myös helposti klikkaamalla printit, mikäli tilanäyttöjä ei ole käytössä. Asio Kokousvarausohjelmistoon voidaan liittää myös NFC ja QR -pohjaisia palveluita esimerkiksi varauksen helpottamiseksi tai palveluiden tilaamiseksi tiloihin. Sovellutuskohteet NFC ja QR palveluille ovat esimerkiksi Varaa tämä tila kännykälläsi tai Tilaa kahvit tähän tilaan kahviostamme. Palvelu toimii mobiililaitteilla ja avaa halutun responsiivisen nettivarausikkunan mobiililaitteen selaimelle (esimerkiksi varaa tämä tila ). Yhden klikin periaatteella käyttäjä pääsee tilan varauskalenteriin ja pystyy tekemään varauksen paikan päällä, tai tilaamaan Asio järjestelmästä tuotettuja palveluita tilaan. Tästä lisäpalvelusta käytetään nimeä Asio Easy Access.