Paperiton näyttösuunnitelma Käyttöohje opiskelijalle ja työpaikkaohjaajalle Koonnut: Jarkko Lehmuskenttä Turun sivistystoimiala, Suunnittelu- ja kehittämispalvelut 13.11.2014 Versio 1,1 Ohje on koottu Mobiilipedagogiikka opetuksessa hankkeessa ja sitä saa vapaasti kopioida ja levittää.
Sisällysluettelo 1. Ohjeet opiskelijalle... 3 1.1. Mallipohjan noutaminen... 3 1.2. Mallipohjan siirtäminen GoogleDriveen ja muuttaminen... 3 1.2.1. Vanhempi versio Google Drivesta... 4 1.2.2. Uudempi versio Google Drivesta... 4 1.2.3. Mallipohjan korjaaminen käyttökelpoiseksi... 5 1.3. Jakolinkin luominen ja lähettäminen... 5 1.3.1. Jakolinkin tekeminen Google Driven vanhemmassa versiossa... 5 1.3.2. Jakolinkin tekeminen Google Driven uudemmassa versiossa... 5 1.3.3. Linkin lähettäminen työpaikkaohjaajille ja opettajille... 6 2. Ohjeet työpaikkaohjaajalle... 7 2.1. Jos sähköpostiohjelmasi tukee viestissä olevia linkkejä... 7 2.2. Jos sähköpostiohjelmasi ei tue viestissä olevia linkkejä... 7 Sivu 2 / 7
1. Ohjeet opiskelijalle Käyttääksesi paperitonta näyttösuunnitelmaa, sinun tulee noutaa tyhjä mallipohja virtuaalisairaalan sivulta, tallentaa se omaan GoogleDrive tallennustilaasi, muuttaa se Googlen työkaluilla käsiteltävään muotoon, muuttaa suunnitelman käyttöoikeudet niin, että sitä voi käsitellä henkilö joka saa linkin tiedostoon (opettajasi ja työpaikkaohjaajasi) ja sitten lähettää linkki niille joiden se kuuluu saada. 1.1. Mallipohjan noutaminen Käynnistä www-selain ja mene osoitteeseen http://virtuaalisairaala.edu.turku.fi/ ja klikkaa siinä kohdassa, johon haluat. Esimerkissä on klikattuna Perusopintojen näytöt. Seuraavalla sivulla klikkaa sitä jaksoa, jota olet suorittamassa. Esimerkkikuvassa on klikattu kohdassa Kasvun tukeminen ja ohjaus. Täytä sähköpostiosoitteesi sivulla olevaan kenttään (siinä lukee himmeällä sähköposti) ja klikkaa OK. Virtuaalisairaala lähettää sinulle näyttösuunnitelman ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen. Saat ilmoituksen viestin lähettämisestä. Kun olet tarkistanut sähköpostistasi viestin saapuneen perille, voit poistua virtuaalisairaalan sivulta. Kirjaudu omalle sähköpostitilillesi. Olet saanut postia lähettäjältä virtuaalisairaala.edu.turku.fi. Avaa saamasi posti. Viestin liitteenä on tarvitsemasi tiedosto. Tallenna liitetiedosto ensin omalle koneellesi ja lataa se sieltä GoogleDriveen. Esimerkkikuva gmailista, jossa saapunutta postia ollaan juuri lukemassa. Kun hiiriosoitin on postin mukana tulleen liitteen päällä, tulee näkyviin kaksi painiketta. Vasemmalla liitteen voi ladata omalle koneelle. Oikealla sen voi tallentaa suoraan omaan GoogleDriveen, mutta tallennus tapahtuu tällöin muuttamattomassa muodossa. Se ei kelpaa tähän tarkoitukseen. Jos käytät jotakin muuta sähköpostia, kuvaruutu on erilainen. Toimi, kuten oman ohjelmasi kanssa kuuluu. Lataa aluksi tiedosto omalle koneellesi sellaiseen paikkaan (hakemistoon) josta sen helposti löydät. Esimerkkikuvassa oikealla on klikattu gmailissa liitteen päälle ilmestyvää vasenta nappia. Esille tulevassa ikkunassa valitaan Save File ja sitten OK. Esille tulee windowsin ikkuna, jossa tallennettavalle tiedostolle valitaan tallennuspaikka tavanomaiseen tapaan. Kuvassa vasemmalla tiedostoa (Katun_nayttoaineisto.doc) ollaan tallentamassa koneelle. 1.2. Mallipohjan siirtäminen GoogleDriveen ja muuttaminen Huomaa! Verkon kautta tarjottavien pilvipalveluiden ulkoasu muuttuu koko ajan kun palveluita kehitetään. Tässä oppaassa on esitetty kaksi mahdollista Google Driven ulkoasua; vanha ja hieman uudempi. Voi olla, että palvelun ulkoasu on jälleen muuttunut kun ensimmäistä kertaa saat tämän oppaan käteesi. Etsi silloin Sivu 3 / 7
ne toiminnot joista tässä puhutaan, äläkä välitä painikkeiden nappuloiden taikka muiden tarjolla olevien työkalujen ulkonäöstä. Samat toiminnot ovat ainakin tähän saakka löytyneet versiosta toiseen vaikka palvelun ulkoasu onkin vuosien varrella muuttunut. 1.2.1. Vanhempi versio Google Drivesta Mene seuraavaksi omalle GoogleDrive-alueellesi osoitteessa http://drive.google.com/ ja kirjaudu sisään omalle drivellesi. Ennen tiedoston lähettämistä driveen, muuta lähetysasetukset niin, että tiedosto muunnetaan (konvertoidaan) GoogleDocs-muotoiseksi asiakirjaksi. Asetukset-valikon löydät kuvaruudun oikeasta reunasta (hammasrattaan kuva). Klikkaa Asetukset Lähetysasetukset Muunna lähetetyt tiedostot Google Docs-muotoon. Valitse myös kohta Vahvista asetukset ennen latausta (sama valikko kuin edellä). Näin voit jokaisen tiedoston osalta erikseen päättää, mitä sille tehdään. Huom! Tämä asetus tehdään vain kerran. Se pysyy voimassa vaikka kirjaudut ulos Google Drivesta. Lähetä sitten tiedosto koneeltasi GoogleDriveen (Lähetä Tiedostot). Lähettämispainikkeen löydät kuvaruudun vasemmasta reunasta. Kun olet valinnut tiedoston koneeltasi ja klikannut sen lähetettäväksi, esille tulee ikkuna jossa (aikaisemmin tehdyn asetuksen mukaisesti) sinulta kysytään, muutetaanko lähetettävä tiedosto Google Docs-muotoon. Muunnetaan, joten anna asetusten olla juuri niin kuin ne ovat esimerkkikuvassa. Klikkaa Aloita lähetys. Kun tiedoston lähettäminen on valmis, saat siitä ilmoituksen. Voit sulkea ilmoitusikkunan sen oikeasta yläkulmasta löytyvällä rastilla (X). Samalla havaitset, että sinulle on tullut uusi Google Docs-muotoinen asiakirja. Alkuperäinen Katun_nayttoaineisto.doc on nyt muuttunut Word-dokumentista GoogleDocs-muotoiseksi asiakirjaksi. 1.2.2. Uudempi versio Google Drivesta Mene seuraavaksi omalle GoogleDrive-alueellesi osoitteessa http://drive.google.com/ ja kirjaudu sisään omalle drivellesi. Ennen tiedoston lähettämistä driveen, muuta lähetysasetukset niin, että tiedosto muunnetaan (konvertoidaan) GoogleDocsmuotoiseksi asiakirjaksi. Asetukset-valikon löydät kuvaruudun oikeasta reunasta (hammasrattaan kuva). Klikkaa Asetukset Muunna lähetetyt tiedostot Google Docs editorin muotoon. Huom! Tämä asetus tehdään vain kerran. Se pysyy voimassa vaikka kirjaudut ulos Google Drivesta. Lähetä sitten tiedosto koneeltasi GoogleDriveen (Oma Drive Lähetä tiedostoja ). Lähettämispainikkeen löydät kuvaruudun vasemman reunan läheltä. Valitse tiedosto koneeltasi ja klikaa (Windowsin tiedostoikkunassa) Avaa. Siirto käynnistyy ja näet sen etenemisen erillisessä ikkunassa. Kun tiedoston lähettäminen on valmis, saat siitä ilmoituksen. Voit sulkea Sivu 4 / 7
ilmoitusikkunan sen oikeasta yläkulmasta löytyvällä rastilla (X). Samalla havaitset, että sinulle on tullut uusi Google Docs-muotoinen asiakirja. Alkuperäinen Katun_nayttoaineisto.doc on nyt muuttunut Word-dokumentista GoogleDocs-muotoiseksi asiakirjaksi. 1.2.3. Mallipohjan korjaaminen käyttökelpoiseksi Tätä ohjetta kirjoitettaessa ei GoogleDocsiin viety näyttösuunnitelma konvertoidu kaikilta osiltaan oikein. Alkuperäisessä dokumentissa vaakasuunnassa olevat sivut eivät näy oikein. Tämän vuoksi täytyy koko asiakirja käydä kääntämässä vaakaan asiakirjaa muokkaamalla. Avaa asiakirja GoogleDrivessä klikkaamalla sen nimeä. Kun tiedosto on avoinna, klikkaa valikkoriviltä Tiedosto Sivun asetukset Suunta: Vaaka ja sitten OK. Koko asiakirja on nyt vaakasuunnassa ja taulukkoja sisältävät sivutkin näkyvät oikein. Muutosta ei tarvitse tallentaa erikseen. Google Docs tallentaa muutoksia sitä mukaa kuin niitä teet. Sulje tiedoston sisältävä ikkuna ja palaa takaisin GoogleDriven pääikkunaan. 1.3. Jakolinkin luominen ja lähettäminen Vielä on jäljellä tiedoston jakamisasetusten muuttaminen ja käsittelemiseen tarvittavan linkin luominen. 1.3.1. Jakolinkin tekeminen Google Driven vanhemmassa versiossa Valitse tiedosto (valintaruutu tiedoston vasemmalla puolella) ja klikkaa valikosta Lisää Jaa Jaa. Esille tulee ikkuna, jossa voit määrittää jakoasetukset ja luoda tiedoston käsittelemiseen tarvittavan linkin. Klikkaa kohdassa Hanki jaettava linkki. Vaihda linkin jakoasetukset sellaisiksi, että vastaanottajat voivat muokata tiedostoa (klikkaa kohdassa muokkaus). Ikkunaan ilmestyy nyt linkki, jonka saajat pääsevät suoraan muokkaamaan asiakirjaa. Heillä ei tarvitse olla edes omaa Google-tiliä tämän tehdäkseen. Klikkaa linkin päällä (se muuttuu käänteisväriseksi) ja kopioi se leikepöytään (Ctrl-C, tai hiiren kakkospainike Kopioi). Voit sulkea jakamisikkunan. Linkki on nyt windowsin leikepöydässä sinua odottamassa. 1.3.2. Jakolinkin tekeminen Google Driven uudemmassa versiossa Valitse tiedosto klikkaamalla sen ikonia. Tiedoston kohdalle muodostuu värillinen palkki, jossa tiedostonnimi näkyy käänteisvärisenä. Samalla myös kuvaruudun yläosaan oikealle ilmestyy joukko työkaluja. Toinen vasemmalta (ihmishahmo ja + merkki) on jakotyökalu. Klikkaa sitä. Sivu 5 / 7
Esille tulevassa ikkunassa klikkaa kohdassa Hanki jaettava linkki. Vaihda linkin jakoasetukset sellaisiksi, että vastaanottajat voivat muokata tiedostoa (klikkaa kohdassa muokkaus). Ikkunaan ilmestyy nyt linkki, jonka saajat pääsevät suoraan muokkaamaan asiakirjaa. Heillä ei tarvitse olla edes omaa Google-tiliä tämän tehdäkseen. Klikkaa linkin päällä (se muuttuu käänteisväriseksi) ja kopioi se leikepöytään (Ctrl-C, tai hiiren kakkospainike Kopioi). Voit sulkea jakamisikkunan. Linkki on nyt windowsin leikepöydässä sinua odottamassa. 1.3.3. Linkin lähettäminen työpaikkaohjaajille ja opettajille Lähetä linkki sähköpostissa omalle työpaikkaohjaajallesi, opettajillesi, jne sen mukaisesti kuin mitä opettajasi neuvoo sinua tekemään. Avaa sähköpostiohjelmasi, aloita uuden viestin kirjoittaminen ja liitä linkki leikepöydästä viestin tekstiosaan (Ctrl-V, tai hiiren kakkospainike Liitä, tai Muokkaa Liitä) sillä tavalla kuin se sähköpostiohjelmassasi tehdään. Lisää viestin vastaanottajiksi ne joiden kuuluu päästä asiakirjaa käsittelemään. HUOM! Tiedoston jakaminen ja linkin luominen tehdään vain kertaalleen. Voit käydä kopioimassa linkin koska tahansa jälkeenkinpäin. Löydät sen samasta ikkunasta jossa jaon alun perin teit. Sinun ei tarvitse luoda linkkiä aina uudelleen ja uudelleen. Mene jakoikkunaan ja kopioi siellä valmiina odottava linkki. Katso ohjeet edeltä kohasta 1.3.1 tai 1.3.2 jos et muista, miten jakoikkunaan päästiin. Sivu 6 / 7
2. Ohjeet työpaikkaohjaajalle Saat ohjattavalta opiskelijaltasi sähköpostia, joka sisältää jakolinkin. Linkki johtaa sinut opiskelijan GoogleDrive-alueelleen tallentamaan näyttösuunnitelmaan. Sinulla ei tarvitse olla henkilökohtaista Googletiliä, eikä sinun tarvitse kirjautua minnekään. Riittää, että klikkaat sähköpostissa saamaasi linkkiä tai kopioit sen leikepöydän kautta selaimesi osoiteriville. Suositeltavin selain on Mozilla Firefox (mahdollisimman uusi versio) tai Google Chrome. Microsoft IE ei toimi lainkaan tai toimii huonosti. 2.1. Jos sähköpostiohjelmasi tukee viestissä olevia linkkejä Suurin osa sähköpostiohjelmista tukee viestissä olevaa linkkiä, joten koeta ensin pelkkää klikkaamista. Oheisessa esimerkkikuvassa linkin sisältävä viesti on vastaanotettu Eudora-merkkisellä sähköpostiohjelmalla. Kun linkkiä klikkaa, käynnistyy www-selainohjelmasi (esimerkkikuvassa Mozilla Firefox) ja ikkunaan avataan opiskelijan näyttösuunnitelma suoraan sellaisessa muodossa, että pääset sitä muokkamaan. Mitään sisäänkirjautumista ei tarvita, eikä kysytä. Muutokset tallennetaan sitä mukaan kun teet niitä. Kun lopetat työskentelyn, voit vain sulkea selaimesi. Samalla linkillä pääset milloin tahansa uudelleen katsomaan ja muokkaamaan samaa tiedostoa. 2.2. Jos sähköpostiohjelmasi ei tue viestissä olevia linkkejä Jos sähköpostiohjelmasi ei tue linkkien avaamista suoraan sähköpostiviestistä, kopioi linkki leikepöytään ja liitä se selaimesi osoiteriville. Voit ensin kokeilla pelkästään sitä, että viet hiiriosoittimen sähköpostiviestissä olevan linkin päälle ja klikkaat hiiren kakkospainiketta ( väärää korvaa ). Jos esille tulee ponnahdusvalikko, valitse sieltä kopiointi. Jos tämä ei tuota tulosta, sinun täytyy ensin valita linkin teksti sähköpostistasi. Vie hiiriosoitin linkin alkuun tai loppuun, paina ykköspainike pohjaan ja pidä se pohjassa ja vedä hiirellä linkin yli ( maalaa se). Tämän jälkeen päästä ykköspainike vapaaksi ja klikkaa kakkospainiketta. Muutoin menettele kuin edellä ja kopioi linkki. Linkki on nyt leikepöydässä. Käynnistä tämän jälkeen selainohjelmasi ja klikkaa sen osoiterivillä hiiren kakkospainikkeella. Valitse esille tulevasta ponnahdusvalikosta Liitä ja avaa, tai Paste & Go. Osoite kopioidaan selaimesi osoiteriville ja selain siirtyy suoraan annettuun osoitteeseen ja pääset käsittelemään asiakirjaa. Käsittely tapahtuu muutoin samalla tavalla kuin edellä on selostettu. Pidä linkin sisältävä sähköpostiviesti tallessa niin kauan kuin tarvitset linkkiä. Jos kuitenkin hukkaat linkin, pyydä opiskelijaasi lähettämään se uudelleen. Sivu 7 / 7