Kongressit Suomessa 2016 Kongressijärjestäjäkysely 2016

Kongressit Suomessa 2016 Kongressijärjestäjäkysely 2016

2 Kongressit Suomessa 2016 Kongressijärjestäjäkysely 2016 Helsinki, 2017 Christel Nummela

3 SISÄLLYSLUETTELO sivu Johdanto.4 Kongressit Suomessa 2016.5 Suomessa järjestetyt kongressit... 6 Kongressikaupungit. 7 Kongressien osallistujat. 8 Kongressien ajankohta...9 Kongressien aihepiiri. 10 Kongressijärjestäjäkysely 2016...12 Seuralaiset. 13 Osanottomaksu 13 Kongressikielet.13 Tulkkaus..14 Näyttelyt. 15 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus.. 16 Kongressipalvelujen käyttö ja arviointi. 17 Finland Convention Bureau.. 17 Paikallinen Convention Bureau.. 18 Kongrssijärjestelyiden tuottamiseen käytetyt palvelut 19 Tietoliikenneyhteydet 23 Vakuutukset 24 Kokonaisarvio kongressipalveluista 25 Halukkuus uuden kongressin järjestämiseen. 27 Kongressien tulot ja menot 28 Osanottajat ja osanottomaksut. 28 Kongressien menot..28 Kongressien tulot..28 Avointen kysymysten vastaukset...30 Kysymyslomake

4 Johdanto Tämä raportti koostuu kahdesta osasta, Kongressit Suomessa 2016 ja Kongressijärjestäjäkysely 2016. Kongressit Suomessa 2016 -osassa esitetyt luvut perustuvat Finland Convention Bureaun ylläpitämään rekisteriin Suomessa järjestetyistä kansainvälisistä kongresseista. Raportin toisessa osassa, Kongressijärjestäjäkysely 2016 -osassa esitetyt luvut perustuvat kongressijärjestäjille lähetetyn jälkikyselyn tuloksiin. Raportin alkuosassa, Kongressit Suomessa -osiossa tämän vuoden tuloksia verrataan vuoteen 2015 ja raportin toisessa osiossa vertailu tehdään edelliseen kongressijärjestäjille suunnattuun kyselyyn, joka tehtiin vuonna 2013. Kongressijärjestäjäkysely toteutettiin internet-kyselynä. Kenttätyöstä, tutkimusaineiston käsittelystä ja raportoinnista vastasi Taloustutkimus Oy.

5 KONGRESSIT SUOMESSA 2016

6 Suomessa järjestetyt kongressit Suomessa järjestettiin vuonna 2016 yhteensä 651 kansainvälistä kongressia (mukaan on laskettu pohjoismaiset ja muut kansainväliset kongressit). Luvussa on otettu huomioon kongressit, joissa oli vähintään 10 osallistujaa vähintään kahdesta eri maasta ja joiden osallistujista vähintään 20 % oli ulkomaalaisia. Kongresseja oli hivenen vähemmän kuin vuonna 2015, jolloin Suomessa järjestettiin 683 kansainvälistä kongressia. Kongressivieraita sen sijaan oli huomattavasti enemmän kuin vuonna 2015. (2016: 101 514, 2014: 75 871). Kongressivieraiden määrän kehitys Suomessa vuosina 1990-2016 120000 Vieraiden 110000 lukumäärä 100000 90000 80000 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 34 900 30 700 34 100 34 500 42 600 43 400 40 200 55 100 49 200 61 500 59 300 55 400 50 600 55 100 54 200 40 900 63 100 60 800 60 710 63 600 61 716 59 390 77 222 71 697 78 834 75 846 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 101 514

7 Kongressikaupungit Ylivoimaisesti suosituin kongressikaupunki kongressivieraiden määrällä mitattuna oli Helsinki, joka sai 44 % osuuden kaikista kansainvälisistä kongresseista. Seuraavina tulevat Tampere 10 % sekä Turku, Jyväskylä, Espoo ja Oulu kukin 8 % osuudella. Vaasan osuus on 5 %. Muiden kaupunkien osuudet kongressivieraista jäävät alle viiden prosentin. Kaupungeittain tarkasteltuna Helsingin osuus kongressivieraiden määrästä on suurin, 60 % kongressivieraista oli Helsingissä järjestettävissä kongresseissa. Vuosi sitten alle puolet (46 %) kongressivieraista oli Helsingissä järjestettävissä kongresseissa. Tampereen osuus kongressivieraista on 11 %. Muiden kaupunkien osuus kongressivieraista jää alle 10 %. Kongressien ja kongressivieraiden jakautuminen kaupungeittain 2012-2016 Prosenttiosuus kyseisen vuoden kongresseista/kongressivieraista 2016 2015 2014 2013 2012 Helsinki Kongressit 44 40 44 44 40 Kongressivieraat 60 46 52 44 52 Tampere Kongressit 10 10 11 11 12 Kongressivieraat 11 9 10 11 9 Turku Kongressit 8 8 8 10 10 Kongressivieraat 6 8 9 10 7 Jyväskylä Kongressit 8 8 7 6 10 Kongressivieraat 4 5 5 5 6 Oulu Kongressit 8 6 3 5 4 Kongressivieraat 4 6 3 4 3 Vaasa Kongressit 5 2 4 2 4 Kongressivieraat 3 5 4 5 3 Espoo Kongressit 8 13 13 14 12 Kongressivieraat 3 8 9 12 10 Lahti Kongressit 1 1 1 2 1 Kongressivieraat 2 2 1 2 2 2016 2015 2014 2013 2012 Maarianhamina Kongressit 3 3 1 Kongressivieraat 1 3 1 Rovaniemi Kongressit 1 2 2 1 1 Kongressivieraat 1 1 1 1 1 Kuopio Kongressit 1 2 1 1 1 Kongressivieraat 1 2 1 1 1 Järvenpää Kongressit 1 0 Kongressivieraat 1 0 Hämeenlinna Kongressit 0 0 Kongressivieraat 0 0 Lappeenranta Kongressit 0 1 2 1 0 Kongressivieraat 0 0 2 0 1 Joensuu Kongressit 0 3 1 2 2 Kongressivieraat 0 3 2 1 1 Muut kaupungit Kongressit 1 1 1 Kongressivieraat 2 2 1

8 Kongressien osallistujat Yhteen kongressiin osallistui keskimäärin 156 delegaattia. Keskimääräinen delegaattien määrä on näin ollen noussut verrattuna vuoteen 2015 (ka 111 delegaattia). Eniten järjestettiin alle 50 hengen kongresseja, lähes 35 % kongresseista kuului tähän ryhmään. Vuonna 2015 tähän ryhmään (alle 50 henkilöä) kuului neljä kongressia kymmenestä. Seuraavan ryhmään eli 50 99 osallistujaa kuului 29 % kongresseista eli näiden osuus on hivenen korkeampi kuin vuonna 2015. Yli 500 hengen kongresseja oli tänä vuonna 12 % kaikista tutkituista, mikä on samalla tasolla kuin vuonna 2015 (11 %). Kongressien jakautuminen osallistujamäärän mukaan 1998-2016 Yli 1000 henkeä 2016 2015 2014 2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 2002 2001 2000 1999 1998 13 13 12 1 12 1 4 13 13 12 2 3 1 5 2 4 2 3 2 2 1 3 2 4 4 500-999 henkeä 8 7 6 6 8 7 8 11 8 6 14 12 15 12 6 5 7 5 9 14 13 12 14 24 21 22 25 27 32 33 25 31 30 21 250-499 henkeä 34 37 34 42 47 43 42 39 29 26 29 28 28 100-249 henkeä 30 27 32 25 29 46 24 26 18 50-99 henkeä 28 35 42 40 39 35 26 28 27 33 30 23 19 28 24 27 23 30 15 Alle 50 henkeä 12 7 10 13 8 5 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % Kongressien ajankohta Suosituin kongressien pitokuukausi oli kesäkuu, jolloin järjestettiin viidennes kansainvälisistä kongresseista (21 %). Seuraavaksi suosituimmat kuukaudet kansainvälisille kongresseille olivat järjestyksessä toukokuu, syyskuu, lokakuu ja elokuu. Myös vuonna 2015 kesäkuu oli suosituin kongressikuukausi. Silloin 18 % kongresseista järjestettiin kesäkuussa. Seuraavina suosituimmuusjärjestyksessä olivat syyskuu, toukokuu, lokakuu ja elokuu.

9 Kongressivieraiden jakautuminen kuukausittain 2014-2016 150 125 100 75 50 25 Kongressien lukumäärä 34 24 25 28 19 18 56 51 37 59 44 37 136 124 106 99 96 84 1415 9 74 75 63 2014 2015 2016 9693 91 7576 64 63 54 42 36 23 14 0 Kongressien jakautuminen kuukausittain 2014-2016 40000 Vieraiden lukumäärä 30000 20000 10000 0 2 694 1 527 2 027 2 607 3 136 3 356 4 317 6 222 4 979 4 622 2 636 4 340 10 847 7 886 11 337 22 681 16 630 31 307 2014 2015 2016 1 384 2 369 11 811 8 973 10 570 9 465 9 639 12 086 9 777 5 648 6 652 6 089 4 488 4 316 6 213 1 042 1 841 813

10 Kongressien aihepiiri Määrällisesti eniten kongresseja vuonna 2016 oli teknologia ja tietotekniikka (18 %) sekä luonnontieteet ja matematiikka (17 %) -alalta. Seuraavaksi eniten oli talous, teollisuus ja viestintä -alalta (15 %). Yhteiskuntatieteet, historia ja turvallisuus-ala ja koulutus ja kielitiede -ala jäävät vain yhden prosenttiyksiön jälkeen eli näiden molempien osuus on 14 %. Lääketieteen ja terveyden -osuus on 10 %. Muiden alojen osuus jää alle kymmenen prosentin. Kovin merkittäviä eroja vuoteen 2015 ei ole, kun katsotaan kongressimääriä. Koulutus ja kielitiede -alan sekä uskonto ja filosofia -alan kongressien määrä on noussut vuodesta 2015 kolme prosenttiyksikköä. Kulttuuri ja tiede -alan kongressien määrä on puolestaan laskenut kolme prosenttiyksikköä. Kongressivieraita oli selvästi eniten lääketiede ja terveys -alan kongresseissa (19 %). Seuraavaksi eniten on talous, teollisuus ja viestintä -alan kongresseissa (16 %). Kolmannella sijalla kongressivieraiden määrän mukaan laskettuna ovat teknologia ja tietotekniikka -ala ja uskonto ja filosofia -ala (15 %). Luonnontieteet ja matematiikka -alan osuus on 10 % kongressivieraista. Muiden alojen osuus on alle 10 prosenttia. Verrattuna vuoteen 2015 kongressivieraiden määrä kasvoi eniten uskonto ja filosofia -alalla, jossa kasvua oli 12 prosenttiyksikköä. Merkittävin selittävä tekijä tässä on Helsingissä kesäkuussa järjestetty Jehovan todistajien kansainvälinen konventti, jossa oli noin 10 000 osallistujaa. Seuraavaksi eniten kasvua oli lääketiede ja terveys -alalla, jossa kongressivieraiden osuus kasvoi 6 prosenttiyksikköä vuoteen 2015 verrattuna. Eniten vähennystä oli luonnontieteet ja matematiikka -alalla, jossa vähennystä oli kahdeksan prosenttiyksikköä vuoteen 2015 verrattuna. Yhteiskunta, historia ja turvallisuus -alalla vähennystä oli viisi prosenttiyksikköä vuoteen 2015 verrattuna ja koulutus ja kielitiede -alalla vähennystä oli neljä prosenttiyksikköä.

11 Kongressien ja kongressivieraiden jakautuminen alan mukaan 2014 2016 Prosenttiosuus kyseisen vuoden kongresseista/kongressivieraista 2016 2015 2014 Lääketiede ja terveys Kongressit 10 9 10 Kongressivieraat 19 13 15 Talous, teollisuus ja viestintä Kongressit 15 14 12 Kongressivieraat 16 13 18 Uskonto ja filosofia Kongressit 6 3 4 Kongressivieraat 15 3 2 Teknologia ja tietotekniikka Kongressit 18 18 14 Kongressivieraat 15 14 13 Luonnontieteet ja matematiikka Kongressit 17 18 19 Kongressivieraat 10 18 16 Yhteiskuntatieteet, historia, turvallisuus Kongressit 14 16 19 Kongressivieraat 9 14 12 Koulutus ja kielitiede Kongressit 14 11 11 Kongressivieraat 9 13 12 Kulttuuri ja taide Kongressit 6 9 9 Kongressivieraat 7 9 8 Urheilu ja vapaa-aika Kongressit 1 2 2 Kongressivieraat 0 2 2

12 Kongressijärjestäkysely 2016

13 Finland Convention Bureau toimitti Taloustutkimus Oy:lle tiedot vuonna 2016 järjestetyistä kongresseista. Kysely kongressin järjestelyistä lähetettiin niille kongressijärjestäjille, joille löytyi sähköpostiosoitteet henkilötasolla. Tutkimukseen vastasi 79 kongressin edustajaa. Kyselyn tulokset kattavat 12 % kaikista Suomessa järjestetyistä kongresseista ja 19 % kongressidelegaateista. Vastausten määrä on kokonaistulosten luotettavuuden kannalta riittävä. Mikäli tuloksia tarkastellaan alaryhmittäin, tulokset ovat lähinnä suuntaa-antavia. Lisäksi joidenkin kysymysten kohdalla vastanneiden määrä on erittäin alhainen, joten näiden kysymysten kohdalla tuloksiin kannattaa suhtautua varauksella. Näissä kohdissa tulokset on esitetty sekä vastaajamäärinä että prosenttilukuina ja asiasta on mainittu kussakin kohdassa erikseen. Kongressijärjestäjille osoitettu jälkikysely toteutettiin internetkyselynä. Tutkimuslomake koostui kysymyksistä, jotka koskivat kongressin järjestelyjä ja niihin liittyviä yhteistyökumppaneita. Kongressin tuloja ja menoja koskevat kysymykset kysyttiin vuoden vaihteen jälkeen, kun taloudellisia asioita on helpompi arvioida. Tähän kyselyyn saatiin 45 hyväksyttyä vastauksia. Seuralaiset Jälkikyselyn perusteella 3 %:lla osanottajista oli seuralainen mukanaan. Vuonna 2013, jolloin tutkimus tehtiin edellisen kerran, osuus oli samansuuruinen. Luku on vuosien mittaan vaihdellut 3 % - 22 %:n välillä. Osanottomaksu Aktiiviosanottajien osanottomaksu oli keskimäärin 274 euroa henkilöltä. Osa aktiiviosanottajista ei maksanut lainkaan osanottomaksua. Seuralaisten osanottomaksu oli keskimäärin 68 euroa. Useimmin osanottomaksu seuralaiselta oli kuitenkin 0 euroa henkilöltä. On huomioitavaa, että 16 % vastaajista ei osannut sanoa kuinka suuri seuralaisen osanottomaksu oli. Vajaa kolmannes osanottomaksuista oli alvillisia ja runsas kaksi kolmesta alvittomia. Kongressikielet Englanti on selvästi yleisin kongressin virallinen kieli. Englanti oli virallisena kielenä lähes kaikissa (99 %) kongresseissa (2013: 97 %). Suomi (11 %) oli seuraavaksi yleisin kieli (2013: 11 %). Ruotsi oli virallisena kielenä 5 %:ssa kongresseista (2013: 10 %). Ranska oli virallisena kielenä 3 %:ssa kongresseista (2013: 4 %), ja saksa 3 %:ssa kongresseista (2013: 3 %). Jokin muu kieli oli virallisena kielenä 5 %:ssa (2013: 7 %:ssa) kongresseista.

14 Kongressin viralliset kielet n=kaikki vastaajat Englanti Suomi Ruotsi Ranska Saksa Muu 9799 100 100 95 11 11 11 11 10 5 10 5 3 11 2016, n=79 3 4 7 8 2013, n=103 6 2010, n=73 3 4 2007, n=79 5 7 2006, n=114 5 8 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Tulkkaus Tulkkaus järjestettiin 9 %:ssa kongresseista. Vuonna 2013 tulkkaus järjestettiin 12 %:ssa kongresseista. Tulkkaus n=kaikki vastaajat 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 Järjestettiin Ei järjestetty Ei osaa sanoa 9 12 8 13 13 91 86 92 87 87 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % 2

15 Näyttelyt Näyttely järjestettiin 44 %:ssa kongresseista. Edellisen kerran, kun tutkimus tehtiin vuonna 2013, näyttely järjestettiin 34 %:ssa kongresseista. Näyttelyn keskimääräinen pinta-ala oli tänä vuonna 467 m2, vuonna 2013 keskimääräinen näyttelypinta-ala oli 110 m2. On huomioitava myös se, että puolet vastanneista ei osannut sanoa näyttelyn pinta-alaa. Näyttelyn koko oli useimmin luokassa 51 100 m2 (17 % näyttelyistä oli tässä kokoluokassa). Muiden kokojen osuudet olivat samat eli 1 50 m2, 101 200 m2 ja yli 200 m2 osuudet olivat 11 %. Näytteilleasettajia oli keskimäärin 21 per näyttely, eli enemmän kuin vuonna 2013, jolloin näytteilleasettajia oli keskimäärin 13 per näyttely. 23 % näyttelyistä oli 1 5 näytteilleasettajaa ja 17 % näyttelyistä oli yli 30 näytteilleasettajaa. Näyttelyt kongressin yhteydessä n=kaikki vastaajat Järjestettiin näyttely Ei järjestetty näyttelyä Ei osaa sanoa 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 44 56 34 64 2 58 54 58 42 46 42 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % Näyttelyn pinta-ala n=kongressin yhteydessä järjestettiin näyttely 2016, n=35 2013, n=35 2010, n=42 2007, n=43 2006, n=66 1-50 m² 51-100 m² 101-200 m² Yli 200 m² Ei vastausta/ei osaa sanoa 11 17 34 26 19 7 30 11 12 9 11 14 10 16 18 8 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % 9 19 11 11 49 49 31 33 33

16 Näytteilleasettajien määrä n=kongressin yhteydessä järjestettiin näyttely 2016, n=35 2013, n=35 2010, n=42 2007, n=43 2006, n=66 1-5 6-10 11-20 21-30 Yli 30 Ei vastausta/ei osaa sanoa 23 29 14 11 17 6 34 23 14 11 9 9 40 12 17 12 5 14 33 23 19 7 9 9 35 20 17 9 9 11 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Kongressijärjestäjiltä kysyttiin tänä vuonna ensimmäisen kerran, ovatko he kongressijärjestäjänä ottaneet huomioon oman tapahtuman pidempiaikaisen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden (social legacy)? Puolet vastaajista (52 %) oli ottanut huomioon ja puolet (47 %) oli jättänyt asian huomioimatta. Yhteiskunnallinen vaikuttavuus oli eniten huomioitu siten, että oli oltu vuorovaikutuksessa paikallisten kanssa (66 %). Vajaa kolmannes (29 %) yhteiskunnallisen vaikuttavuuden huomioineista ilmoitti, että kongressissa oli ilmainen yleisluento. Ympäristöteko ja hyväntekeväisyys saivat myös jonkin verran mainintoja. Onko kongressijärjestäjä ottanut huomioon pidempiaikaisen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden (social legacy)? Kaikki vastaajat, n=79 Kyllä Ei Ei osaa sanoa 2016, n=79 52 47 1 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % Millä tavoin? Otti kongressijärjestäjänä huomioon pitempiaikaisen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden, n=41 Vuorovaikutus paikallisten kanssa Ilmainen yleisöluento Ympäristöteko Hyväntekeväisyys 66 29 17 7 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100%

17 Kongressipalvelujen käyttö ja arviointi Finland Convention Bureau Finland Convention Bureaun palvelujen tunteminen on samalla tasolla kuin edellisessä, vuonna 2013 toteutetussa tutkimuksessa. Vastaajista 77 % tuntee Finland Convention Bureaun palvelut (2013: 73 %). Myös Finland Convention Bureaun palvelujen käyttö on samalla tasolla edelliseen kyselyyn verrattuna, sillä tänä vuonna vastanneista 15 % käytti Finland Convention Bureaun palveluja ja vuonna 2013 käyttäjiä oli 10 %). FCB:n kongressipalvelujen tunnettuus ja sen käyttö n=kaikki vastaajat Käytti FCB:n palveluja Ei käyttänyt Tuntee FCB:n palveluja Ei tunne 15 10 21 23 15 62 63 58 51 76 77 73 78 73 91 22 25 22 27 9 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 %

18 Paikallinen Convention Bureau Vastaajilta tiedusteltiin lisäksi valtakunnallisen Finland Convention Bureaun ohella toimivan paikallisen Convention Bureaun käyttöä. Vastaajista 91 % tuntee paikallisen Convention Bureaun palveluja (2013: 83 %). 6 % ei tunne paikallisen Convention Bureaun palveluja. Yksi prosentti vastaajista ilmoitti, että kongressikaupungissa ei olisi paikallista Convention Bureauta tai vastaavaa kaupungin matkailutoimistoa. Paikallisen Convention Bureaun palveluja käyttäneitä oli 52 % vastanneista. Paikallisen Convention Bureaun palvelujen käyttö on selvästi lisääntynyt edelliseen mittauskertaan verrattuna (2010: 36 %). Vastaajista 39 % ei ole käyttänyt paikallista Convention Bureauta ja 7 % ei tuntenut paikallista Convention Bureauta tai muuta vastaavaa kaupungin- tai matkailutoimistoa. Paikallisen CB:n kongressipalvelujen tunnettuus ja käyttö n=kaikki vastaajat Käytti paikallisen CB:n palveluja Ei käyttänyt Paikallisen CB:n palvelujen tunnettuus yhteensä Ei tunne Kongressikaupungissa ei ole paikallista CB:ta 52 36 2016, n=79 53 42 36 39 47 2013, n=103 30 41 53 91 83 2010, n=73 83 83 89 3 16 2007, n=79 15 16 10 1 0 2006, n=114 1 2 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 %

19 Kongressijärjestelyiden toteuttamiseen käytetyt palvelut Kongresseista 23 % käytti pääasiassa kokouspalvelutoimistoa (PCO) kongressijärjestelyiden toteuttamiseen. Vuoden 2013 tutkimuksessa 16 % ilmoitti käyttävänsä näitä palveluja. Seuraavaksi yleisimmin käytettiin matkatoimiston palveluja (10 %). Muutama vastaaja ilmoitti käyttäneensä näyttelyiden ja/tai tapahtumien järjestämiseen erikoistuneiden toimistojen palveluja tai ohjelmatoimiston palveluja. Vastaajista 62 % ilmoitti käyttävänsä jotakin muuta palvelua eli hieman enemmän kuin vuonna 2013, jolloin näin vastasi 50 % vastaajista. Muiden palvelujen käyttö n=kaikki vastaajat PCO, Professional Congress Organizers eli kokouspalvelutoimiston palveluja Matkatoimiston palveluja Näyttelyiden järjestämiseen erikoistuneiden toimistojen palveluja Tapahtumien järjestämiseen erikoistuneiden toimistojen palveluja Ohjelmapalvelutoimiston palveluja Viestintätoimiston palveluja DMC eli Destination Management Companyn palveluja Jotakin muuta Ei osaa sanoa 23 16 29 25 27 10 15 8 11 6 5 2 1 2 4 9 10 6 8 4 2 1 0 4 1 0 0 1 0 1 3 0 50 45 54 56 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 62 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 %

20 Kokouspalvelutoimiston palveluja käytti vain 18 vastaajaa, joten tuloksia voidaan pitää vain suuntaa antavina. Kokouspalvelutoimiston palveluja käytettiin yleisimmin rekisteröinnissä ja maksuliikenteessä, majoitusjärjestelyissä, sekä abstraktien käsittelyssä. Kokouspalvelutoimiston palvelujen käyttö 1(2) n=käytti PCO:n (kokouspalvelutoimiston) palveluja Rekisteröinti ja maksuliikenne Majoitusjärjestelyt Abstraktien käsittely Budjetointi ja suunnittelu Kuljetusjärjestelyt Painatukset 72 81 81 80 84 67 19 24 25 35 50 44 48 45 52 44 56 62 55 71 39 31 29 20 45 100 94 100 90 97 2016, n=18 2013, n=16 2010, n=21 2007, n=20 2006, n=31 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 %

21 Kokouspalvelutoimiston palvelujen käyttö 2(2) n=käytti PCO:n (kokouspalvelutoimiston) palveluja Tilapäishenkilökunnan hankinta ja ohjaus Näyttelyjärjestelyt Markkinointi ja tiedotus Sosiaalisen ohjelman suunnittelu ja toteutus Retki- ja pre/post-tour - järjestelyt Muut tehtävät 39 25 19 50 48 39 63 29 20 35 33 31 14 30 48 28 2016, n=18 50 38 40 2013, n=16 58 22 31 2010, n=21 38 65 52 2007, n=20 11 19 5 2006, n=31 10 10 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Koska matkatoimiston palveluja käytti vain 8 vastaajaa, tuloksia voidaan pitää vain suuntaa antavina. Matkatoimistojen palveluja käytettiin yleisimmin kuljetusjärjestelyissä. Näyttelyiden järjestämiseen erikoistuneiden toimistojen palveluja käytti ainoastaan neljä vastaajaa, tapahtumien järjestämiseen erikoistuneiden toimistojen palveluja käytti kolme vastaajaa ja ohjelmapalvelutoimistojen palveluja vain kolme vastaajaa, joten näiden palvelujen osalta tuloksia voidaan pitää ainoastaan suuntaa antavina.

22 Jonkin muun palvelun käyttö n=käytti muita palveluja Majoitusjärjestelyt Sosiaalisen ohjelman suunnittelu ja toteutus Painatukset Kuljetusjärjestelyt Rekisteröinti ja maksuliikenne Retki- ja pre/post-tour -järjestelyt Markkinointi ja tiedotus Näyttelyjärjestelyt Budjetointi ja suunnittelu Tilapäishenkilökunnan hankinta ja ohjaus Abstraktien käsittely Muut tehtävät Ei osaa sanoa 31 38 52 58 31 31 39 53 29 23 27 40 2016, n=49 24 23 33 40 2013, n=52 22 21 36 49 18 2010, n=33 13 18 26 16 2007, n=43 44 42 47 16 12 21 28 12 35 30 51 12 13 18 47 10 17 15 26 37 42 36 44 0 13 6 9 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 %

23 Tietoliikenneyhteydet Selvästi yleisimmin käytetty tietoliikenneyhteys/-palvelu oli langaton laajakaista (94 %) vuoden 2013 tutkimuksen tapaan, jolloin 90 % vastaajista ilmoitti, että heillä on langaton laajakaista käytössä. Myös kiinteä laajakaistayhteys (22 %) oli käytössä useissa kongresseissa vuoden 2013 (32 %) tutkimuksen tapaan. Työasemat kongressivieraille olivat käytössä 9 % kongresseista. Vastaava luku vuoden 2010 tutkimuksessa oli 12 %. Tietoliikenneyhteydet n=kaikki vastaajat Langaton laajakaistayhteys 90 94 85 Kiinteä laajakaistayhteys Työasemat kongressivieraille Web casting Nettikioski, Net Cafe Dataverkko, kiinteä, langaton Valinnainen verkko (puhelin, fax, ISDN) Muuta (esim. Spotme-laite) Ei osaa sanoa 22 32 32 2016, n=79 9 12 23 32 2013, n=103 37 5 6 4 5 2010, n=73 4 7 4 2007, n=79 25 18 2006, n=114 78 62 34 33 3 1 4 1 2 7 6 8 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 %

24 Vakuutukset Kongresseista 9 % oli vakuutettu (yhteensä 7 kongressia). Vakuutettujen kongressien määrä on hieman laskenut vuodesta 2013, jolloin 15 % kongresseista oli vakuutettu. Vuonna 2016 yhdelle kongressille oli otettu vastuuvakuutus ja kahdelle kongressille keskeytysvakuutus. Lisäksi neljälle kongressille oli otettu jokin muu vakuutus. Missään kongressissa ei tapahtunut sellaisia vahinkoja, joita järjestäjä tai järjestäjän vakuutusyhtiö olisi joutunut korvaamaan. Oliko kongressi vakuutettu n=kaikki vastaajat 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 9 15 12 9 11 Kyllä Ei Ei osaa sanoa 90 83 88 91 89 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % 1 2 Tapahtuiko kongressissa sellaisia vahinkoja, joita järjestäjä tai järjestäjän vakuutusyhtiö joutui korvaamaan n=kaikki vastaajat 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 2 Kyllä Ei Ei osaa sanoa 99 98 100 100 98 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % 1 2

25 Mitä vakuutuksia oli ottanut n=kongressi oli vakuutettu Keskeytysvakuutus 15 29 27 22 29 2016, n=7 Vastuuvakuutu s Muita vakuutuksia 14 23 33 33 33 40 43 43 54 71 2013, n=15 2010, n=9 2007, n=7 2006, n=13 Ei osaa sanoa 20 22 0 15 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % Kokonaisarvio kongressipalveluista Kongressijärjestäjät arvioivat kongressipalvelujen onnistumista eri osatekijöiden osalta asteikolla 1-5, siten että 1=erittäin huono ja 5=erittäin hyvä. Kongressijärjestäjät arvioivat kongressipalvelujen onnistuneen kokonaisuudessaan hyvin (keskiarvo 4,44) vuoden 2013 tapaan, jolloin keskiarvo oli 4,33. Parhaimman arvion sai kongressin ohjelma (keskiarvo 4,61), eli hieman paremman arvion kuin vuonna 2013, jolloin keskiarvo oli 4,46. Palaute osanottajilta sai myös erittäin hyvän arvosanan (keskiarvo 4,55) eli täsmälleen saman kuin vuonna 2013. Seuraavina ovat majoitusjärjestelyt (4,37) ja rekisteröinti (4,32). Molemmilla keskiarvo on parantunut viime tutkimuskerrasta. Ruokailun (4,25) ja oheisohjelmien (4,19) arvion keskiarvo on puolestaan hieman heikentynyt vuodesta 2013. Kongressin markkinointi saa tekijöistä heikoimman arvosanan (4,08), mutta arvio on hivenen parempi kuin vuonna 2013, jolloin se oli 4,03.

26 Kongressijärjestelyjen onnistuminen 1(2) n=kaikki vastaajat 5 Erittäin hyvä Kokonaisarvio 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 Kongressin ohjelma 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 Palaute osanottajilta 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 Majoitusjärjestelyt 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 4 Melko hyvä 41 35 37 27 34 36 30 32 24 3 Tyydyttävä 2 Melko huono 50 49 47 41 57 52 47 54 48 57 61 1 Erittäin huono 44 49 59 58 65 43 59 59 71 32 48 53 34 42 47 37 46 40 Ei osaa sanoa 39 35 4 1 3 19 Keskiarvo 14 3 3 1 3 3 2 4 5 6 1 18 2 4 3 1 5 13 1 4 18 8 8 8 1 6 13 7 1 4 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 4,44 4,33 4,32 4,27 4,47 4,61 4,46 4,43 4,61 4,51 4,55 4,55 4,43 4,56 4,62 4,37 4,31 4,19 4,23 4,15 %

27 Kongressijärjestelyjen onnistuminen 2(2) n=kaikki vastaajat 5 Erittäin hyvä Rekisteröinti 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 Ruokailut 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 Oheisohjelmat 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 Markkinointi 2016, n=79 2013, n=103 2010, n=73 2007, n=79 2006, n=114 4 Melko hyvä 19 22 24 16 13 19 32 34 37 31 3 Tyydyttävä 2 Melko huono 30 40 33 37 35 25 36 34 30 40 37 42 48 58 49 54 65 42 47 50 45 39 44 44 1 Erittäin huono 59 47 52 51 50 46 11 13 24 Ei osaa sanoa 10 1 10 9 5 19 18 19 10 10 8 16 2 5 4 13 1 8 8 3 18 7 12 9 11 2 5 3 4 1 4 27 1 15 14 8 1 15 7 6 23 1 3 1 13 4 Keskiarvo 8 5 4 4,32 4,21 4,15 4,10 4,23 4,25 4,31 4,21 4,29 4,24 4,19 4,28 4,22 4,22 4,36 4,08 4,03 3,93 3,84 3,93 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % Halukkuus uuden kongressin järjestämiseen 70 % vastaajista ilmoitti olevansa halukkaita kongressin uudelleen järjestämiseen eli saman verran kuin vuonna 2013. Viidennes vastaajista oli sitä mieltä, että kongressin järjestäminen oli melko hankalaa, mutta sujui hyvin eli saman verran kuin vuonna 2013. Vain yksi prosentti vastaajista koki kongressin järjestämisen niin hankalaksi, ettei halua ryhtyä siihen enää uudestaan eli saman verran kuin vuonna 2013.

28 Kongressien tulot ja menot Kongressien tuloja ja menoja käsitteleviä asioita selvitettiin internet-kyselyn avulla, joka lähetettiin kongressijärjestäjälle vuodenvaihteen jälkeen. Alkuvuoden kongressit saivat ensin kongressin järjestelyjä koskevan kyselyn ja vuodenvaihteen jälkeen tuloja ja menoja koskevan kyselyn. Loppuvuoden kongressit saivat molemmat kyselyt samanaikaisesti sähköpostikyselynä. Hyväksyttyjä vastauksia saatiin 45 kappaletta. Vastanneiden määrä, 45 kpl, kattaa 7 % kaikista Suomessa vuonna 2016 järjestetyistä kongresseista. Koska vastanneiden määrä on liian pieni tulosten yleistämiseen kaikkia kongresseja koskeviksi, on tuloksia tarkasteltava lähinnä suuntaa antavina. Osanottajat ja osanottomaksut Tutkituissa kongresseissa oli keskimäärin 214 osanottajaa ja 3 seuralaista. Keskimääräinen osanottomaksu oli 264 euroa. Osanottomaksut kattoivat keskimäärin 59 % kongressien keskimääräisistä tuloista. Kongressien menot Kongressien kokonaismenot olivat vastaajien mukaan keskimäärin 76 528 euroa. Kiinteät menot olivat keskimäärin 33 658 euroa, joista suurimman osuuden muodostivat kutsutut esitelmöitsijät ja vieraat (21 %), sosiaalinen ohjelma (19 %) sekä kokouspaikan kulut (19 %). Tutkittujen kongressien muuttuvat menot olivat keskimäärin 27 072 euroa, joista suurin osa koostui osanottajiin liittyvistä kuluista. Edellisessä kongressien menoja ja tuloja selvittäneessä tutkimuksessa, vuonna 2013 kongressien kokonaismenot olivat keskimäärin 87 734 euroa. Kiinteitä menoja vastaajien mukaan vuonna 2013 oli 61 299 euroa ja muuttuvia menoja 32 465 euroa. Kongressien tulot Kongressien keskimääräiset tulot olivat 67 631 euroa. Tuloista valtaosa (59 %) koostui osallistumismaksuista. Toiseksi suurimman osuuden tuloista kattoi muu julkinen tuki (26 %). Tuloista noin kymmenesosa (13 %) koostuu muista tuloista kuin osallistumismaksuista, näyttelytuloista, yritysten tuista, muusta julkisesta tuesta tai valtion tuesta. Vuoden 2013 tutkimuksessa kongressien tulot olivat keskimäärin 113 920 euroa.

29 Tutkituista kongresseista 36 % (20 % vuonna 2013) oli saanut valtion tukea ja 47 % (39 % vuonna 2013) muuta julkista tukea. Yksikään kongressi ei ottanut pankkilainaa rahoittaakseen kongressista syntyneitä kustannuksia, mikä oli tilanne myös vuonna 2013.

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 1(14) Mitkä tekijät vaikuttivat ennakkoarviota suurempaan osallistujamäärään? - Alan tutkijoita kiinnostava aihe sekä hyvät kokemukset aiemmista konferensseista - Arvioimme ennakkoon osallistujamääräksi 150-190 osallistujaa, joten ei suuria yllätyksiä. Konferenssi järjestettiin ensimmäistä kertaa Turussa ja saavutettavuus Pohjoismaista (suurin osa vieraista) on suhteellisen hyvä. - Call for Papers sai hyvän menestyksen, joten luennoitsijoita oli kaikkiaan 40. Lisäksi konferenssiin saapui ulkomaista ja kotimaista yleisöä luennoitsijoiden lisäksi. - Ehkä kiinnostus Suomea kohtaan, suomalaisten osallistujien määrä arvioitua isompi - Ohjelma kuitenkin mielenkiintoinen - Ennakkoarvio ja tavoite oli 400 osallistujaa. Konferenssi on kasvanut vuosi vuodelta, ohjelma ilmeisesti onnistui tänä vuonna erityisen hyvin. Helsingin järjestäjät olivat jo edellisen vuoden konferenssissa Lontoossa markkinoimassa tämän vuoden konferenssia. Aiottu osallistujamäärä täyttyi jo Early Bird-päivään mennessä, jolloin suurin osa puhujista, sponsoreista yms. "pakollisista" henkilöistä oli vielä rekisteröimättä. - Ennakkoarvio oli tehty sen perusteella, mitä saimme tietää järjestäjiltä tavanomaisesta osallistujamäärästä, kun kokous ei ole suuressa kaupungissa. - Hyvin vaikea vastata. Helsinki ehkä osoittautui kiinnostavammaksi ja attraktiivisemmaksi konferenssipaikaksi kuin alustavasti odotimme. Helsinkikonferenssin rekisteröintimaksu oli jonkin verran kalliimpi kuin EAUH:n edellisissä konferensseissa Lissabonissa ja Prahassa - samoin hotellit ja lennot Helsinkiin ovat kohtalaisen kalliita. Mutta tämä ei selvästikään karsinut osallistujia. - Hyvä tiedotus (verkostot), mielenkiintoiset keynotet, halpa osallistumishinta, erityisesti jatko-opiskelijoille. - Hyvä, aktiivinen markkinointi. Kongressin liittynyt positiivinen noste - Hyvät luennoitsijat - Järjestäjien henkilökohtaiset kontaktit ja erittäin aktiivinen tiedottaminen erilaisissa tutkijaverkostoissa ja -tapaamisissa - Kokouksen teeman ajankohtaisuus sekä aktiivinen etukäteisviestintä - Konferenssin teema houkutteli paljon osallistujia. - Lopullisen ohjelman ajankohtaisuus ja korkealaatuisuus, tulkkaus, Helsingin kaupungin vieraanvaraisuus ja erinomaiset kulkuyhteydet. Tehokas markkinointi saattoi vaikuttaa jonkin verran. - Mielenkiintoinen ja monipuolinen sisältö seminaarissa - Onnistunut ja hyvin monipuolinen ohjelma sekä laaja markkinointi monia kanavia pitkin. - Osallistujamäärä oli odotettu ja ennakkoarvio oli lähellä toteutunutta. - Toteutunut osallistujamäärä oli suhteellisen lähellä arvioitua. Tapahtuman markkinointi kuitenkin tuntui onnistuneen varsin hyvin, joten väkeäkin saatiin paikalle. Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 2(14) - Vaikea sanoa, koska iso osa ilmoittautumisista tuli vasta early bird -maksun päättämisen jälkeen, joten edullinen hintakaan tuskin vaikutti. Toki Jyväskylällä on vakiintunut ja erinomainen maine sekä soveltavan kielitieteen että konferenssien järjestämisen alalla, joten moni tiesi jo ennestään, mihin oli tulossa. Edellisellä sivulla ollut ennakoitu osanottajamäärä on väärä, odotimme noin 300-350 osanottajaa. - We have managed to do a good international marketing and our open programs (such as public day or music night) and additional highlights (such as extra exhibits) attracted a lot of people. - Yhdistys halusi pitää osallistujamäärän alle 300:n. Hyväksyimme noin 300 abstraktia, koska edellisenä vuonna viime hetken peruutuksia oli tullut kymmeniä, joten arvelimme ei-esitelmöijienkin (joita on aina vähemmistö, koska saadakseen rahoitusta on yleensä esiinnyttävä) mahtuvan siten tähän 300:aan. Kun early bird - ilmoittautuminen päättyi, väkeä oli tulossa vielä aika vähän, ehkä noin 250, mutta kesäkuun lopussa tuli yhtäkkiä suuri joukko ilmoittautumisia ja lopulta oli mukana, opiskelijat mukaan lukien, noin 400 henkeä. Peruutuksia tuli myös erittäin vähän. Mitkä tekijät vaikuttivat ennakkoarviota pienempään osallistujamäärään? - Keski- ja Etelä-Euroopan lomakausi - Kohtuullisen korkeat matkustuskulut Suomeen - Markkinointi - Tapahtuman hinta - Anestesiasairaanhoitajien maailmankongressi järjestettiin toukokuussa Skotlannissa. Tapahtumat olivat liian lähekkäin toisiaan. - Arvelemme että taloudellinen tilanne. - Arvio oli 1000-2000 henkilöä, joten arvio osallistujamäärästä osui aika kohdalleen. - Arvioitu osallistujamäärä oli 80, toteutunut 76. Syynä siis lähinnä satunnainen vaihtelu. Kuitenkin osallistujien maantieteelliseen jakaumaan (esim. edustajat Pohjois-Suomesta) vaikuttaa yliopistojen ja tutkimuslaitosten huono taloudellinen tilanne ja jatkuvien yt-neuvotteluiden aiheuttama epävarmuus. Uuden rakentamiseen ei pystytä panostamaan tilanteessa, jossa perustoimintakin kyseenalaistetaan. - Budjetti tehtiin kahdelle osallistumismäärälle: 100 ja 130. Osallistujia siis yläkanttiin eikä ennakoitua vähemmän. - En tiedä, mistä tuo ennakoitu määrä (200) on tullut, koska oma arvioni on aina ollut 120-150 (tämä on ollut toteutuma kaikissa viidessä järjestämässäni tämän sarjan konferenssissa) - Ennakkoarvio oli laadittu max periaatteella, aiempien konferenssien valossa 1100 osallistujaa oli hyvä tulos. Eurooppalaisia osallistujia oli arvioitua vähemmän. - Ennakkoarvio oli toive, mutta tapahtumaa ei ole koskaan aiemmin järjestetty, joten ennakkoarvion tekeminen osallistujien määrästä oli vaikeaa Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 3(14) - Ero oli hyvin pieni, arvioimme osallistujamäärän etukäteen budjetin kulupuolta varten yläkanttiin, varman päälle - Hinta. Suomessa kongressien järjestäminen on todella kallista arvonlisäveron takia. Osittain vaikutti myös maailman taloudellinen tilanne. Paikalle tulivat vain ne, joilla oli paperi esitettävänään. Niin sanotut "irto-osallistujat" jäivät tulematta. Ehkä määrärahoja on jouduttu pienentämään, eivätkä yritykset voi lähettää osallistujia tilaisuuksiin muutoin kuin hyvin perustein. - Tämä kongressi oli tutkijapainoitteinen ja se ehkä osin rajasi porukkaa pois. Yritykset eivät nähneet, että kongressiin osallistuminen olisi tuottanut heille lisäarvoa, niinpä osallistujat olivat enimmäkseen yliopistomaailmasta. - Vähäinen osallistujamäärä saattoi johtua myös siitä, että aihe oli niin laaja. Koska kongressi kattoi käytännössä kaiken, markkinointi oli ehkä hankalaa kun sitä ei voinut kohdentaa oikein mihinkään." - Jonkin verran tuli peruutuksia johtuen, ettei saaneet viisumia ajoissa. Suoraan konferenssin jälkeen oli myös yhden alan piirin kokous jolloin muutamat tulivat vasta kokoukseen. Koko viikon mittainen konferenssi + kokous, koettiin liian pitkäksi ajaksi - Konferenssin pito viikonloppuna ja aikaisemmasta poikkeava pitopaikka - Ajatus, että Safety-konferenssista olisi tullut osallistujia myös WIS-konferenssiin, ei toiminut. - Korkeakoulujen tiukentuneet budjetit, päällekkäiset tapahtumat korkeakoulukentässä - Muutama viime hetken sairastuminen ja erityisesti eurooppalaisissa yliopistoissa vallitseva tiukka rahoitustilanne. Kymmenkunta esitelmän pitäjäksi hyväksyttyä joutui peruuttamaan osallistumisensa, kun olisi joutunut maksamaan matkansa itse eli ei saanut omalta yliopistoltaan minkäänlaista matkatukea. Yksi osallistuja ei saanut järjestettyä viisumia. - Oletettavasti taloudellinen tilanne. Kansainvälinen kongressi on vain yksi osa tapahtumaa, lisäksi on suomenkielisiä muita seminaareja ja iso näyttely. - Olimme budjetoineet minimiosallistujamääräksi 100, odotetuksi osallistujamääräksi 130-140 ja maksimiksi joka mahtuu saliin sisään 200. Tämän valossa olimme hyvin tyytyväisiä osallistujamäärään. - Poor economic situation - Ruotsista saapui ennakoitua vähemmän osallistujia. Syy ei ole tiedossa, kenties liittyi ajankohtaan. - Sairastuminen - Samanaikaiset konferenssit Kaukoidässä - Taloudellinen tilanne maailmalla - Tapahtuma oli maksuton, joten sitä ajatellen no-show oli todella pieni. Arvioitu osallistujamäärä oli 110 ja osallistujia oli 93. - Tämä oli kolmas European Social Marketing Conference tapahtuma ja kasvua oli n. 30 % vuoden 2014 konferenssista. 200 osallistujan tavoite oli kunnianhimoinen ja sitä ei Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 4(14) ihan saavutettu, mutta on vaikea arvioida mitkä tekijät siihen vaikuttivat. Ehkä vielä laajempi ja keskitetympi markkinointi Euroopassa olisi voinut auttaa. Mitä vakuutuksia kongressinne on ottanut? Muu vakuutus, mikä? - Oulun yliopiston - Talkoolaisten tapaturmavakuutus, lainatun omaisuuden vakuutus - Tampereen yliopiston kongressipalvelut on hoitanut vakuutusasiat enkä niistä tarkemmin tiedä. - Yliopiston vakuutus vieraille Kongressien järjestämisessä huomioidaan yhä useammin myös eettiset ja sosiaaliset kysymykset. Oletteko ottaneet kongressijärjestäjänä huomioon oman tapahtumanne pidempiaikaisen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden (social legacy)? Ympäristöteko, minkälainen? - Hyväntekeväisyyskonsertti Saaristomeren suojelurahaston hyväksi - Kaikki jätteet lajiteltu ja kierrätetty, vähennetty paperitulostusta (kaikki sähköinen) - Kongressin yhteydessä järjestetyt tapahtumat järjestettiin lähialueella, jolloin kaikki matkat tehtiin kävelleen, samoin majoitukset olivat lähellä tapahtumapaikka. - Konferenssin aihepiiri oli satelliittien käyttö ympäristön tilan seurantaan. - Mahdollisimman paperiton tilaisuus - Painotuotteiden paperi & värivalinnoissa Joutsenmerkki - Tampere talo valikoitui osittain tästä syystä, koska käyttävät mm. lähiruokaa - Teema itsessään, ja siitä tiedottaminen. Kongressien järjestämisessä huomioidaan yhä useammin myös eettiset ja sosiaaliset kysymykset. Oletteko ottaneet kongressijärjestäjänä huomioon oman tapahtumanne pidempiaikaisen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden (social legacy)? Joku muu tapa, minkälainen? - Avoin ja ilmainen näyttely - Uuden aiheena olleen teknologian positiivinen vaikutus teollisuuteen - Aiheena oli työsuojelu ja sen parantaminen Pohjoismaissa. Yksi kongressin päätavoitteena oli luoda kontakteja Pohjoismaiden asiantuntijoiden kesken. - DOPAS 2016 seminaariin ei ollut pääsymaksua ja sitä oli mainostettu paikallisille yliopistoille (Åbo Akademi ja Turun Yliopisto) - Japanilainen opiskelijaryhmä sai osallistua kongressiimme ilman veloitusta (ylimääräisenä) - Järjestettiin kokous Oulussa Espoon sijaan jotta myös muut kaupungit hyötyvät eurooppalaisista vieraista kuin pääkaupunkiseutu. Kokous toi Oulua näkyviin. Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 5(14) - Konferenssista julkaistaan supplement - Kongressi oli avoin yliopistoyhteisön jäsenille. - ohjelmat striimattiin ilmaiseksi nettiin, ja videotallenteet ohjelmista tulevat saataville - Oppimisen tutkimuksen ja psykologien konferenssi; tutkimustuloksissa pyritään pidemmällä tähtäimellä käytännön sovelluksiin. Jos käytti kokouspalvelua: Kokouspalvelutoimiston nimi - Confedent International 3 kpl - Congress Office at University of Turku - Fuse Events Ltd - Jyväskylä Booking - Lapin yliopiston kongressipalvelu - Lataamo Oy - Parsity ay - Rovaniemi Lapland Congress Services 2 kpl - Tavicon Oy 4 kpl - Turun yliopiston kongressitoimisto 3 kpl Jos käytti matkatoimistoa: Matkatoimiston nimi - CWT 2 kpl - CVT Jyväskylä - HRG Nordic Oy - Lähialuematkat - Matkapalvelut, TY - Suomen matkatoimisto - Turku Touring Jos käytti tapahtumien järjestämiseen erikoistunutta toimistoa: Tapahtumien järjestämiseen erikoistuneen toimiston nimi - HRG - Jyväskylän Convention Bureau - Turun yliopiston kongressitoimisto Jos käytti näyttelyiden järjestämiseen erikoistunutta toimistoa: Näyttelyiden järjestämiseen erikoistuneen toimiston nimi - Expotec - Maiseri Oy Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 6(14) - Turun Messukeskus - Turun Messukeskus Oy, Tapahtumallinen Oy Jos käytti ohjelmapalvelutoimistoa: Ohjelmapalvelutoimiston nimi - Konfer Oy - Rajupaja Jos käytti muuta palvelua: Kirjoita käyttämänne palvelun nimi - Amica, Radisson Blu - Bussikuljetuksia - Catering palveluja, hotellipalveluja - Ei mitään, normaali tieteellinen verkosto ja sähköpostimarkkinointi - EU komissio - Hoidimme itse kutsuttujen puhujien järjestelyt ja tilat yliopistolta 2 kpl - Holvi - Hotellia ja pitopalvelua - Kaikki hoitui yliopiston taholta - Kartat - Kokouskeskus Mauno - Kuljetukset, ruokailut, yöpyminen - Kuljetuspalveluita, maatilamatkailupalvelua, ravintolapalvelua, painatuksia, luottokorttimaksujen vastaanottopalvelua - LUT:n omat palvelut - Lyyti event management, Naantalin Matkailu, Juvenes Print - Majoitus hotelli Helka, kuljetus Taxi Lady, ravintola - Majoitus- ja ravitsemuspalvelut, rekisteröinti ja maksuliikenne - Näyttelykalusteet - Paikallinen liikuntayhdistys - Paikallisia hotelli- ja ravintolapalveluja - Painatukset, kuljetusjärjestelyt - Painotalo Westman, Paasitorni, Marski, Cumulus, bussifirma - Paviljongin omia palveluja - Ravintolapalvelut - Ruokailut ja kahvitukset hoiti Amica - Savonia AMK - Teimme kaiken itse MilliLabin (Aalto-yliopiston ja VTT:n yhteinen tutkimusinstituutti) piirissä - The IET hoiti koko homman - Transportation companies Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 7(14) - Turku Touring - Turun kaupungin matkailupalvelu (Visit Turku) - Turun yliopiston geologian laitoksen henkilökunta ja Vuorimiesyhdistys - Unigrafia Oy 2 kpl - Visit Tampere - Visithelsinki - Visuaalinen markkinointi: Lense Productions - Yliopiston sisäiset konferenssijärjestäjät Mitä parannuksia olemassa oleviin palveluihin toivotte? Mitä apua tulevat kongressijärjestäjät tarvitsevat mielestänne Finland Convention Bureaulta tai paikallisilta Convention Bureauilta? - Kun järjestää ensimmäistä kertaa isoa konferenssia, erilaisia kysymyksiä tulee matkan varrelle eteen paljon. On tärkeää, että neuvoja olisi helposti saatavilla konferenssijärjestämisen eri vaiheissa. - Edullinen asiantuntija-apu on aina tarpeen. - Ei merkittäviä parannusehdotuksia, Turku Convention Bureaun toimita oli esimerkillistä! - Emme saaneet muuta käytännön apua kuin oikeuden käyttää Visit Helsingin kuvapankkia. Olin pettynyt järjestäjänä, sillä kuvittelin tarjolla olevan enemmän tukea. - En osaa vastata kysymykseen, koska en tunne Finland Convention Bureau:n palveluita kovin hyvin - Hoidin EJC-konferenssin järjestelyt yhdessä konferenssin puheenjohtajan kanssa. Hyödynsin FCB Tamperetta vain tiedottamalla konferenssista sen nettisivuilla ja laittamalla konferenssin tapahtumapaikan sivulle FCB:n hienot pdf-esitteet Tampereen kaupungista. EJC-konferenssin järjestelyt noudattavat vuosikymmenien aikana hiotunutta prosessia, joten kaikki hoituu ilman ulkopuolista kongressijärjestäjää. - Itse kongressijärjestäjänä koen saavani aina tarvittaessa apua: FCB esimerkiksi suuren kongressin myymisessä Suomeen. Saisin materiaalia ja apua Suomi kongressimaana - markkinointiin. Tämä ollessa suhteellisen pieni eikä ollut kilpailua esim. toisen maan tai kaupungin kanssa, ei tällä erää tarvetta ollut vaan pystyin hoitamaan itse - Järjestelyt hoituivat pääsääntöisesti oman yrityksen väen kautta, ja Radisson Blu hoiti käytännössä hienosti muut järjestelyt, mutta toki kokouspaketin ja tilojen hinta oli aika arvokas. Ehkä enemmän olisi voinut hyödyntää ammattimaisia järjestäjiä. - Järjestelyt onnistuivat hyvin, joten tällaiselle seminaarille ei ole järjestelyaputarvetta. - Järjestämme sen verran harvoin suurempia tilaisuuksia, etten osaa tähän sen tarkemmin kommentoida. Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 8(14) - Kaikki toimi hyvin. Paikallinen Convention bureau auttoi konferenssin hakemiseen liittyvän materiaalin tekemisessä sekä oheisohjelman suunnittelussa mm. järjestämällä käyntejä mahdollisiin kohteisiin. Paikkakunnalla on pitkäaikainen yhteistyö Convention Bureaun ja yliopiston konferenssihenkilökunnan välillä, mikä mahdollistaa sujuvan toiminnan ja auttaa huomattavasti akateemisia järjestäjiä. - Koferenssi järjestetään joka toinen vuosi järjestön ja vapaaehtoisen voimin. En siis toivo parannuksia palveluihin, koska emme palveluita käytä. - Konferenssin osanottajilla oli hankaluuksia konferenssiin ilmoittumisen ja osallistumismaksujen maksamisen kanssa. - Kongressimme oli pieni ja sen rahoitus tuli kokonaan Suomen kulttuurirahastolta. Pysyimme järjestämään kongressin pitkälti omin voimin. Suuraavaan kongressiimme olemme kysyneet iltaohjelmavinkkejä Jaana Ruposelta - Kuljetuspalveluja voisi kilpailuttaa ja parantaa - Käytimme siis palveluita suunnittelun tukena. Ehkä tiedotusta olisi vielä tarpeen lisätä, mitä kaikkea on tarjolla ja millä ehdoilla. - Käytännössä teimme aika pitkälti kaikki itse, paikallinen convention bureau auttoi alkutaipaleella, mutta kongressipalvelutoimiston palveluja emme käyttäneet. - Laajempi kansainvälinen markkinointiapu - Meidän tapauksessamme riitti hyvin rekisteröinti ja maksuliikenne, koska kongressilla oli oma kongressisihteeri palkattuna. Näin saimme osallistumismaksun pysymään hyvin kohtuullisena. - Meillä oli hyvät palvelut. Vaikka kongressiviikko oli hyvin sateinen (satoi koko ajan) ja kylmä (lämpötila oli 10 astetta vähemmän kuin edellisellä ja seuraavalla viikolla), kaikki meni loistavasti. - Mielestäni palveluissa kaikki toimi hyvin - Mulla on kokemusta useasta tällaisesta pienestä kongressista järjestäjän roolista. Musta järjestelyt hoituu yleensä ihan omin voimin kun tiedekunnallamme on amanuenssi joka järjestelee kesäkouluja jne. ja osaa sen takia auttaa esim. matkajutuissa. Isommissa tarvii apua enemmän. Pienten osalta isoin kynnys on rahoitus jne., joten rahaa tutkijoille enemmän esim. TSVn kautta niin kyllä näitä syntyy! - NFOG2016 suhteen olen hyvin tyytyväinen. Paikallinen convention bureau voisi ehkä vielä paremmin auttaa tapahtuman nuotittamisessa jne., mutta kaiken kaikkiaan päävastuunkantajana olen hyvin tyytyväinen. - Kesän 2016 toisessa suuressa gynekologian alan kongressissa ESHREssä olisi voinut olla parempi yhteistyö/tiedotus kaupallisten toimijoiden (ravintolat, taksit jne. suuntaan - paikalla n 10.000 'maksukykyistä' henkilöä. - Nykyiset palvelut ovat riittäviä. - Nykyiset toimivat, kunhan osaa ottaa yhteyttä - Tietoa avunsaannin mahdollisuuksista - Näin pienimuotoiseen seminaariin emme varsinaisesti tarvitse palveluita. Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 9(14) - Ohjelmasta ja markkinoinnista vastasi järjestelytoimikunta, ei kongressitoimisto. Palvelu muuten erinomaista, mutta englannin kielen taidon pitäisi olla natiivia vastaava, nyt ei ollut. - Olemme erittäin kiitollisia Turku convention bureaun ja Turun kaupungin tukeen tapahtuman järjestämisessä. Oheisohjelmasta (pre-tour ja kuljetukset) vastasi Naantalin Matkailu Oy. Yliopiston kongressitoimistoa emme käyttäneet, koska tapahtuman luonne on sellainen, että järjestäjillä (Turun matkailuakatemia) oli asiantuntemusta konferenssijärjestelyistä. - Oma konferenssikeskus, jossa majoitus lähellä - Omassa korkeakoulussa ei ole tukipalveluita konferenssin järjestämiseksi. Sen vuoksi kaikki työt täytyi tehdä itse henkilökohtaisesti. Omassa korkeakoulussa ei tunnettu ollenkaan alueen konferenssipalveluja Tapahtuma- ja kongressipalvelut / Turku Convention and Events Bureau, eikä tämä toimisto ole tietääkseni tiedottanut toiminnastaan korkeakoulussamme. Tämä Turku Convention and Events Bureau tosin kysyi tilastotietoja konferenssin - Palvelu oli erittäin sujuvaa ja ystävällistä, FCB ajatteli kokonaisuutta huomioiden nekin kysymykset, joita emme osanneet esittää. Kiitos! - Palvelut toimivat mielestäni hyvin - Pienen konferenssin järjestäminen sujui omin voimin; ammattitaitoa on kertynyt vuosien varrella - Pikkukongresseissa pärjätään itse - Pystymme järjestämään seminaarit myös ilman ulkopuolista apua, sillä meillä on osaava ja ammattitaitoinen henkilökunta omassa organisaatiossamme. - Rekisteröinti ja majoituspalvelut, maksuliikenteen hoitaminen. - Riippuen kongressijärjestäjästä tarve voi olla laaja-alaista tai yksittäisiin toimenpiteisiin liittyvää. Budjetointiapu on usein paikallaan. - Riippuu järjestävästä tahosta ja sen kokemuksesta järjestää tällaisia tapahtumia - Riippuu paljon oman organisaation antamasta tuesta ja kokemuksesta.. Helsingin yliopisto ei juurikaan tarjonnut tukea - varmasti meiltä moni muukin konferenssi tarvitsee palveluja. voisiko ajatella jotain valmista pakettia Hy:n konferensseille, eri toimijoiden yhteistyössä? - Saimme sen mitä tilasimme ja vähän enemmänkin - Selvennys: järjestimme konferenssin lähes täysin omin voimin. Saimme sponsoritukea Turun kaupungilta karttojen ym. sekä tervetuloillan juomatarjoilun muodossa. Emme kaivanneet ulkopuolisia palveluita tapahtuman koko, yliopiston tarjoama tuki sekä oma järjestelykokemuksemme huomioiden. - Tapahtumat pitäisi saada jotenkin näkyviin ja aktiivisesti toimimaan myös keskeisissä sosiaalisissa medioissa - Teimme itse lyhyen oppaan Oulusta - tärkeimmät nähtävyydet, miten liikkua yms. - Tiedekunnallamme on kokenut ja alalle koulutettu konferenssikoordinaattori ja laitoksella lisäksi konferensseja järjestävä suunnittelija. Meillä on siis omasta takaa Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 10(14) hyvät resurssit järjestämiseen. Tällä kertaa valitsimme ulkopuoliset tilat, joiden (korkeaan) vuokraan sisältyi tekniikka, opastus, ruokailu, kahvitus tms. Konferenssiavustajat kuitenkin rekrytoimme ja koulutimme itse. Olemme järjestäneet monia suuria konferensseja ennenkin, joten ulkopuolisia järjestäjiä ei juuri tarvittu. Meillä oli myös käytössä rekisteröintiohjelmisto, jonka avulla tuotimme erilaiset listat ja absraktikirjan tms. Mutta uusi järjestäjä varmaan hyötyisi muistilistoista ja ohjelmistoista tms. - Tiedotusta laajemmin eri kanavissa. Mutta omassa konferenssissa en juuri palveluja kaivannut, kun kohdeyleisö on hyvin tiedossa ja hallussa. - Toivoisin että kongressijärjestäjille annettaisiin esimerkkejä, miten convention bureau voi auttaa. Nyt tiesin lafkan olemassaolosta, ja meille sanottiinkin että apua on tarjolla, mutta en osannut pyytää mitään, koska en tiennyt mitä kaikkea tuo apu koskee. Toivoisin konkreettisia esimerkkejä, esim. "autamme markkinoinnissa jne." - Tukea, vinkkejä, kontakteja - Turun AMK:ssa vierailee vuosittain monia kansainvälisiä vieraita, niin opiskelijoita kuin luennoitsijoita. Yhteistyö voisi olla vaikka minkälaista! Tämän tapahtuman järjestäminen osoitti, että esim. yhteisille markkinointikanaville voisi olla tarvetta. - Tällaisenaan meidän tarpeisiin riittävä. - Tämän kokoisessa kongressissa selvitään ilman FCB:n apua - Tässä on hyvä ja toimiva keskusteluyhteys, osapuolet tuntevat toisensa, hommat hoituvat - We were very happy with the FCB services. Oliko kongressijärjestelyissä jokin asia/joitakin asioita, joka/jotka olisi pitänyt hoitaa toisin? Mikä/mitkä asiat? - Käsitöitä vähemmän (rahaa enemmän) - Aikaa olisi pitänyt olla enemmän ja suunnittelu aloittaa aiemmin. Markkinointia olisi pitänyt vielä tehostaa. - Delegointia! - Aikataulutus liian tiukka. - Aina löytyy parannettavaa - Budjetointi ja rahaliikenne olisi hoitunut kenties sujuvammin (järjestäjien kannalta), jos olisimme käyttäneet yliopiston kongressitoimistoa. Nyt toimimme suuntaaantavien arvioiden varassa ja onneksi jäimme aavistuksen verran plussan puolelle. - Ehkä olisi pitänyt valita halvempi pitopaikka. - Enemmän työvoimaa. - Ilmoittautuminen ja abstraktin jättäminen olisi pitänyt linkata yhteen - Julkinen tiedottaminen, uutisointi. Teema olisi varmasti saanut julkisuutta paljon enemmän jos olisi jaksettu hoitaa paremmin. - Kansainvälinen markkinointi ei jostain syystä onnistunut tarvittavan hyvin. Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 11(14) - Konferenssi on järjestettävä arkipäivänä. - Julkaisufoorumien tasoa ja houkuttelevuutta tulee edelleen nostaa - Konferenssien tukipalvelut tulisi järjestää lähes nollatasolta toimiviksi. - Konferenssisaleissa tarvittiin opiskelijoita apuna, opiskelijoiden värväys jäi liian myöhään. - konferenssisihteerin rekrytointi ja hänelle varahenkilö heti alkuun - Konferenssitoimiston käyttämän ohjelmiston päivitys nykyaikaisemmaksi - Konferenssiapsin rakentaminen & kytkeminen abstraktikirjaan ja ohjelmaan - Sähköisten järjestelmien keskinäinen parempi integroiminen - Kongressin tieteellinen johto ja organisointi oli pääosin samalla ryhmällä, eli liikaa töitä kasautui pienelle vapaaehtoisten (tekivät tätä otona) ryhmälle. Tieteellinen työ ja organisointi pitäisi eriyttää. Tai osallistumismaksua pitäisi nostaa, jotta voisi käyttää ulkopuolisia palveluita. - Laivaristeilyllä oli väärän tyyppinen laiva - Opastuskyltit loivat puutteelliset - Markkinointi - Markkinointi olisi pitänyt aloittaa aikaisemmin, yhteistyötahoja olisi voinut olla enemmän (myös Turun kaupungilta) - Oheisohjelmat (pre-tours) eivät vetäneet osallistujia. Näihin käytettiin turhan paljon resursseja tulokseen nähden. - Olisi pitänyt arvioida osallistujamäärää paremmin, jotta tiloja olisi voinut pienentää. Sponsorimarkkinointiin olisi pitänyt olla enemmän resursseja ja koko kongressin järjestelyissä olisi pitänyt olla enemmän ihmisiä töissä, jotta työt eivät olisi kasaantuneet muutamalle henkilölle. - Näyttelyvarausjärjestelmä olisi pitänyt olla olemassa, nyt se tehtiin sähköpostilla ja se oli naurettavan vaikeaa. - Pakolliset ihmiset rekisteriin ensin. Lisärekisteröintien hoitaminen tehtiin itse, koska jokainen henkilö oli mietittävä yksitellen. Teetti hurjasti turhaa lisätyötä. - Pienten yksityiskohtien huomioiminen etukäteen lienee vaikeaa kokeneillekin järjestäjille saati sitten meille "harrastelijoille". Seuralaisten huomiointi olisi ehkä voinut olla näkyvämpää, mutta oheisohjelma vaatii myös taloudellisia resursseja, joita meillä ei tällä kerralla ollut. Seuraavalla kerralla ehkä varattaisiin resursseja oheisohjelmaakin varten. - Posterinäyttelyn järjestäminen ja osin ehkä viestintä (some) - Rahoitusta ei saatu TSV:ltä, joten sitä piti kerätä pieninä osina muista lähteistä. Osa kutsutuista puhujista maksoi omat matkakulunsa. - Se että kaiken kiireen keskellä itse yritin hoitaa kokousesitysten vastaanottoa ja tarkastusta ja viimeisten versioiden viemistä koneelle josta ne näytettiin. Tähän sitten sain apua yhdeltä partnerilta, mutta alun perin olisi pitänyt jättää itseltä se kokonaan pois. Kaikki hoitui kuitenkin hyvin, ja osallistujat eivät varmaan huomanneet mitään ongelmia. Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 12(14) - Tehtävien aikataulutus ja työnjako - Tiedotus olisi pitänyt hoitaa tehokkaammin ja aikaisemmassa vaiheessa. - Työpanos jaettu useammalle taholle - Vapaa-ajanohjelman suunnitelma olisi voinut olla olemassa, joskaan vapaa-aikaa ei ollut.. mutta vaihtoehtona. :) - Tilojen koristelu toteutettiin opiskelijoilta projektityönä, joka ei ollut täysin onnistunut. Mikä oli mielestänne kongressinne paras anti? - Tieteellisesti korkeatasoinen konferenssi, jossa osallistujat viihtyivät kongressikeskuksen erinomaisissa tiloissa - Alan tutkijoiden verkostoituminen, nuorten tutkijoiden konferenssikokemusten lisääminen, ajatusten vaihto - Alan verkostoitumisen tukeminen, parhaiden käytäntöjen jakaminen, tieteellisen keskustelun edistäminen, Suomi-kuvan vahvistaminen - Asiantuntijoiden tapaaminen ja heidän esitelmiensä kuunteleminen - DOPAS 2016 seminaari oli kaiken kaikkiaan mielenkiintoinen, ja sai loistavat kehut osallistujilta eikä vähiten hyvien puitteiden takia. Pääjärjestäjänä hoidin itse aivan liian paljon käytännön asioita kustannussyistä. - Eri maiden kollegoiden tapaaminen - Erittäin korkeatasoiset esitelmät ja onnistunut oheisohjelma - Erittäin tyytyväinen osallistujajoukko, kiittävää palautetta tuli konferenssin jälkeen aivan oma-aloitteisesti. Onnistuimme myös sisällöllisesti tuomaan mukaan uusia tapoja yhdistää tutkimussuuntauksia. Käsittääkseni konferenssi edelleen vahvisti Jyväskylän yliopiston mainetta hyvänä konferenssijärjestäjänä ja ennen kaikkea soveltavan kielitieteen keskuksena Suomessa ja laajemminkin. - Henkilökohtaisella tasolla pohjoismaisen ja kansainvälisen verkoston laajeneminen. Kongressin presidenttinä satojen tyytyväisten kasvojen näkeminen ja jopa joidenkin kiitosten saaminen! - Hyvä ohjelma, sopiva osallistujamäärä, hyvä tunnelma! - Hyvä saatu palaute ja mahdollisuus järjestää taas seuraava konferenssi vuonna 2018 - Hyvä tieteellinen ohjelma, mukava ilmapiiri, auttoi vahvistamaan osallistujien kv. tutkimusverkostoja. - Hyvät asiasisällöt - Ihmiset olivat tyytyväisiä tunnelmaan. Järjestelyt tuntuivat toimivan hyvin kaikesta huolimatta. Ihmisillä oli käytössään appi jolla pystyi seuraamaan ohjelman muutoksia reaaliajassa. - ihmiset, verkostoituminen, tieteellinen keskustelu - Innostunut ilmapiiri monitieteisestä ohjelmasta ja avain loistava lasten video, jonka erään koulun lapset tuottivat "future"- sessioon. Näitä kiitoksia tuli useita. Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 13(14) - Järjestelyporukalla oli tosi hyvä meininki ja se välittyi selvästi myös osallistujiin. Kohtaamiset konferenssivieraiden aikana ja yhteistyö Taviconin ja Paasitornin kanssa sujui erinomaisesti myös. Konferenssi järjestettiin yhteistyössä Kansalliskirjaston, Helsingin yliopiston kirjaston sekä STKS:n kanssa, joten kontaktit yhteistyökumppaneiden välillä olivat myös antoisia. - Kansainvälisyys - Kansainvälinen osuus tuo suomalaisille näytteilleasettajille mahdollisuuden ulkomaisiin kontakteihin sekä tietenkin suomalaisille seminaariosanottajille saman. - Kansainvälinen yhteistyö - Kansainvälisen tiedon jakaminen, osaamisen kehittäminen - Kansainvälisen verkoston luominen - Kansainvälisen yhteistyön tiivistyminen ja tutkimusverkostojen laajentuminen. Olimme yllättyneitä siitä, miten paljon kiitoksia saimme konferenssin osanottajilta. Järjestelyt toimivat siis loistavasti ja ilmeisesti konferenssin antikin oli sitten erinomainen. Mistä? - Alueellista kehittämisrahaa - Erasmus+ Sector Skills Alliance program (osallistujat maksoivat matka/majoitus/ruokailukulunsa itse) - Seminaaripaikan saimme ilmaiseksi, koska toimimme kyseisessä organisaatiossa. - EU - Julkista tukea ja lisäksi yksityisiltä yrityksiltä sponsoritukina yht. 14500 euroa - Koneen Säätiö - Nordiska Kulturfonden - Liikesivistysrahasto, Turun kauppakorkeakoulun tukisäätiö, myös TSV:ltä, mutta se maksettiin takaisin - Municipality - Oulun yliopisto, Suomen kulttuurirahasto - Pohjoismainen ministerineuvosto - Pääpuhujien kustannukset katettiin TSR:n rahoittamasta projektista, majoitukset maksoi Korkeakoulututkimuksen seura ja loput kulut Jyväskylän ja Tampereen yliopistot - RAY (Raha-automaattiyhdistys) - RAY ja Sitra - Suomalainen Tiedeakatemia, Maj ja Tor Nesslingin säätiö, Turun yliopistosäätiö - Suomen kulttuurirahaston tieteen työpaja-rahoitus (4 seminaarin järjestämiseen yhteensä 100 000) - Tieteellisen Seurain Valtuuskunnalta 2 kpl - Turun ja Tampereen yliopistot Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Kongressijärjestäjäkysely 2016, Avointen kysymysten vastauspoiminnat 14(14) - Tampereen kaupunki - Liikesivistysrahasto - Åbo Akademin säätiö - TSV-tuki ja Turun yliopistosäätiö - Turun yliopisto - Turun yliopistosäätiö; Åbo Akademin säätiö - Valtion rahoitusmallin mukainen tuki ammattikorkeakouluille: kansainvälinen henkilöstövaihto - Yliopiston oma panostus sekä säätiöiden rahoitusta Taloustutkimus Oy/ maaliskuu 2017/ CN T-15500

Tervetuloa lomakkeelle! Painakaa 'Continue' -painiketta siirtyessänne seuraavalle sivulle. Taaksepäin pääsette selaimen 'Edellinen/Back' -painikkeella. Voitte keskeyttää lomakkeen täyttämisen sulkemalla selaimen. Kun haluatte jatkaa lomakkeen täyttämistä, kirjoittautukaa uudelleen lomakkeelle antamalla sama käyttäjätunnus ja salasana, jolloin pääsette keskeyttämiskohtaan. Vastauksenne ovat ensiarvoisen tärkeitä tutkimuksen onnistumisen kannalta. Vaikka ette osaisi vastata jokaiseen lomakkeella esitettyyn kysymykseen, toivomme että täytätte kyselyn niiltä osin kuin pystytte. Kyselyyn vastanneiden kesken arvotaan lentolahjakortti vapaavalintaiseen Finnairin reittikohteeseen Euroopassa. Arvonnan suorittaa Finland Convention Bureau vuoden 2017 alussa. Voittajille ilmoitetaan palkinnosta henkilökohtaisesti. 1. Ohessa on järjestämänne kongressin taustatiedot Finland Convention Bureaun eli FCB:n rekisteristä. Olkaa hyvä, tarkastakaa ovatko tiedot oikein. Teillä on mahdollisuus korjata tietoja seuraavalla sivulla. [tähän esitiedot näytteestä] 1) Vastaajan nimi: <Person's name> [Tieto on oikein] [Tieto on väärin ja haluan korjata sen] 2) Kongressi: <a field: kon in the file: sample> [Tieto on oikein] [Tieto on väärin ja haluan korjata sen] 3) Aika: <a field: aika in the file: sample> [Tieto on oikein] [Tieto on väärin ja haluan korjata sen] 4) Kaupunki: <a field: kau in the file: sample> [Tieto on oikein] [Tieto on väärin ja haluan korjata sen] 5) Paikka: <a field: paik in the file: sample> [Tieto on oikein] [Tieto on väärin ja haluan korjata sen] 2. Arvioitu osallistujamäärä 1) Aktiivit osanottajat: 2) Seuralaiset: 3. Mikä oli kongressin toteutunut osanottajamäärä? (Älkää käyttäkö numeroissa tuhaterottimia tai välimerkkejä) 1) Aktiivit osanottajat 2) Seuralaiset 3) Luennoitsijat (mikäli sisältyvät edellisiin, vastaa 0) 4) Yhteensä 4. KYSYTÄÄN JOS YLITTI (Jos 2.1 + 2.2 on pienempi kuin 3.4) Mitkä tekijät vaikuttivat ennakkoarviota suurempaan osallistujamäärään? 5. KYSYTÄÄN JOS ALITTI (Jos 2.1 + 2.2 on suurempi kuin 3.4) Mitkä tekijät vaikuttivat ennakkoarviota pienempään osallistujamäärään? Taloustutkimus Oy 3.9.2013 T-10655

6- Mikä oli osanottomaksu: aktiiviosanottajat ja seuralaiset euroa/henkilö? Jos käytössä oli useita maksuluokkia, ilmoitetaan yleisin. (Älkää käyttäkö numeroissa tuhat -erottimia tai välimerkkejä) 1) Aktiiviosanottajat 2) Seuralaiset 6 b. Onko osanottomaksunne.. 1) alvillinen 2) alviton 7. Mikä on / mitkä olivat kongressin viralliset kielet? 1) Englanti 2) Ranska 3) Ruotsi 4) Saksa 5) Suomi 6) Muu 8. Oliko tulkkaus järjestetty? [ ] Kyllä [ ] Ei 12. Järjestettiinkö kongressin yhteydessä näyttely? [ ] Kyllä [ ] Ei 13. KYSYTÄÄN JOS JÄRJESTETTIIN NÄYTTELY : Kongressin yhteydessä järjestetyn näyttelyn tiedot (Älkää käyttäkö numeroissa tuhat -erottimia tai välimerkkejä) 1) Pinta-ala, brutto m2 DK 2) Näytteilleasettajien määrä DK 14. Mitä seuraavista tietoliikenneyhteyksistä/palveluista oli kongressin käytössä? 1) Kiinteä laajakaistayhteys 2) Langaton laajakaistayhteys 3) Nettikioski (Net Cafe) 4) Web casting 5) Työasemat kongressivieraille 6) Muuta (esim. Spotme-laite) 15. Oliko kongressi vakuutettu? [ ] Kyllä [ ] Ei 16. JOS VAKUUTETTU: Mitä vakuutuksia kongressinne on ottanut? 1) Keskeytysvakuutus 2) Vastuuvakuutus 3) Muita vakuutuksia, mitä? Taloustutkimus Oy 3.9.2013 T-10655

17. JOS VAKUUTETTU: Mikä oli vakuutuksiin käytetty rahasumma? Summa euroa BETWEEN 0 AND 1,000,000 DON'T KNOW 18. Tapahtuiko kongressissa sellaisia vahinkoja, joita järjestäjä tai järjestäjän vakuutusyhtiö joutui korvaamaan? [ ] Kyllä [ ] Ei 19. Kongressien järjestämisessä huomioidaan yhä useammin myös eettiset ja sosiaaliset kysymykset. Oletteko ottaneet kongressijärjestäjänä huomioon oman tapahtumanne pidempiaikaisen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden (social legacy)? [ ] Kyllä [ ] Ei 20. Millä tavoin? [ ] Hyväntekeväisyys [ ] Ilmainen yleisöluento [ ] Ympäristöteko [ ] Vuorovaikutus paikallisten kanssa 21. Finland Convention Bureau on valtakunnallinen voittoa tavoittelematon yhdistys, joka markkinoi Suomea kongressimaana ja auttaa maksutta kansainvälisten kokousten hakijoita kongressien saamiseksi Suomeen. Käytittekö Finland Convention Bureaun palveluja? [ ] Käytimme FCB:n palveluja [ ] Emme käyttäneet FCB:n palveluja [ ] Emme tunne FCB:n palveluja 22. Valtakunnallisen Finland Convention Bureaun lisäksi useassa kaupungissa toimii myös paikallinen convention bureau tai tarjolla on vastaavanlaisia kaupungin/matkailutoimiston palveluja. Käytittekö kongressikaupunkinne Convention Bureaun palveluja tai vastaavanlaisia kaupungin/matkailutoimiston tarjoamia palveluja? [ ] Käytimme paikallisen Convention Bureaun palveluja tai vastaavanlaista kaupungin/matkailutoimiston palveluja [ ] Emme käyttäneet paikallisen Convention Bureaun palveluja tai vastaavanlaisen kaupungin/matkailutoimiston palveluja [ ] Emme tunne paikallisen Convention Bureaun palveluja tai vastaavia kaupungin/matkailutoimiston tarjoamia vastaavia palveluja [ ] Kongressikaupungissa ei ole paikallista Convention Bureauta tai muuta vastaavanlaista kaupungin/matkailutoimiston palvelua 23. Mitä seuraavista oman yrityksen ulkopuolisista palveluista käytitte pääasiallisesti kongressijärjestelyiden toteuttamiseen? [ohjelmointi: voi valita vain yhden vaihtoehdon] 1) PCO (Professional Congress Organizers) eli kokouspalvelutoimiston palveluja 2) DMC eli Destination Management Companyn palveluja Taloustutkimus Oy 3.9.2013 T-10655

3) Matkatoimiston palveluja 4) Tapahtumien järjestämiseen erikoistuneiden toimistojen palveluja 5) Näyttelyiden järjestämiseen erikoistuneiden toimistojen palveluja 6) Ohjelmapalvelutoimiston palveluja 7) Viestintätoimiston palveluja 8) Jotakin muuta 24. JOS KÄYTTI KOKOUSPALVELUTOIMISTOA: Kokouspalvelutoimiston nimi 25. Kokouspalvelutoimiston <NIMI KYS 22> palvelut joita käytettiin 1) Budjetointi ja suunnittelu 2) Markkinointi ja tiedotus 3) Abstraktien käsittely 4) Painatukset 5) Rekisteröinti ja maksuliikenne 6) Majoitusjärjestelyt 7) Kuljetusjärjestelyt 8) Tilapäishenkilökunnan hankinta ja ohjaus 9) Sosiaalisen ohjelman suunnittelu ja toteutus 10) Retki- ja pre/post-tour-järjestelyt 11) Näyttelyjärjestelyt 12) Muut tehtävät 26. JOS KÄYTTI DESTINATION MANAGEMENT COMPANYA: DMC:n (Destination Management Comapanyn) nimi? 27. DMC:n <NIMI KYS. 24> palvelut, joita käytettiin 1) Budjetointi ja suunnittelu 2) Markkinointi ja tiedotus 3) Abstraktien käsittely 4) Painatukset 5) Rekisteröinti ja maksuliikenne 6) Majoitusjärjestelyt 7) Kuljetusjärjestelyt 8) Tilapäishenkilökunnan hankinta ja ohjaus 9) Sosiaalisen ohjelman suunnittelu ja toteutus 10) Retki- ja pre/post-tour-järjestelyt 11) Näyttelyjärjestelyt 12) Muut tehtävät 28. JOS KÄYTTI MATKATOIMISTOA Matkatoimiston nimi: Taloustutkimus Oy 3.9.2013 T-10655

29. MATKATOIMISTO <NIMI KYS. 26> palvelut, joita käytettiin 1) Budjetointi ja suunnittelu 2) Markkinointi ja tiedotus 3) Abstraktien käsittely 4) Painatukset 5) Rekisteröinti ja maksuliikenne 6) Majoitusjärjestelyt 7) Kuljetusjärjestelyt 8) Tilapäishenkilökunnan hankinta ja ohjaus 9) Sosiaalisen ohjelman suunnittelu ja toteutus 10) Retki- ja pre/post-tour-järjestelyt 11) Näyttelyjärjestelyt 12) Muut tehtävät 30. JOS KÄYTTI TAPAHTUMIEN JÄRJESTÄMISEEN ERIKOISTUNUTTA TOIMISTOA Tapahtumien järjestämiseen erikoistuneen toimiston nimi: 31. TAPAHTUMIEN JÄRJESTÄMISEEN ERIKOISTUNUT TOIMISTO <NIMI KYS. 28> palvelut, joita käytettiin 1) Budjetointi ja suunnittelu 2) Markkinointi ja tiedotus 3) Abstraktien käsittely 4) Painatukset 5) Rekisteröinti ja maksuliikenne 6) Majoitusjärjestelyt 7) Kuljetusjärjestelyt 8) Tilapäishenkilökunnan hankinta ja ohjaus 9) Sosiaalisen ohjelman suunnittelu ja toteutus 10) Retki- ja pre/post-tour-järjestelyt 11) Näyttelyjärjestelyt 12) Muut tehtävät 32. JOS KÄYTTI NÄYTTELYIDEN JÄRJESTÄMISEEN ERIKOISTUNUTTA TOIMISTOA Näyttelyiden järjestämiseen erikoistuneen toimiston nimi: 33. NÄYTTELYIDEN JÄRJESTÄMISEEN ERIKOISTUNUT TOIMISTO <NIMI KYS. 30> palvelut, joita käytettiin 1) Budjetointi ja suunnittelu 2) Markkinointi ja tiedotus 3) Abstraktien käsittely 4) Painatukset 5) Rekisteröinti ja maksuliikenne 6) Majoitusjärjestelyt 7) Kuljetusjärjestelyt 8) Tilapäishenkilökunnan hankinta ja ohjaus 9) Sosiaalisen ohjelman suunnittelu ja toteutus 10) Retki- ja pre/post-tour-järjestelyt Taloustutkimus Oy 3.9.2013 T-10655

11) Näyttelyjärjestelyt 12) Muut tehtävät 34. JOS KÄYTTI OHJELMAPALVELUTOIMISTOA: Ohjelmapalvelutoimiston nimi? 35. OHJELMAPALVELUTOIMISTON <NIMI KYS. 32> palvelut, joita käytettiin 1) Budjetointi ja suunnittelu 2) Markkinointi ja tiedotus 3) Abstraktien käsittely 4) Painatukset 5) Rekisteröinti ja maksuliikenne 6) Majoitusjärjestelyt 7) Kuljetusjärjestelyt 8) Tilapäishenkilökunnan hankinta ja ohjaus 9) Sosiaalisen ohjelman suunnittelu ja toteutus 10) Retki- ja pre/post-tour-järjestelyt 11) Näyttelyjärjestelyt 12) Muut tehtävät 36. JOS KÄYTTI VIESTINTÄTOIMISTON PALVELUJA: Viestintäpalvelutoimiston nimi? 37. Viestintäpalvelutoimisto <NIMI KYS. 34> palvelut, joita käytettiin 1) Budjetointi ja suunnittelu 2) Markkinointi ja tiedotus 3) Abstraktien käsittely 4) Painatukset 5) Rekisteröinti ja maksuliikenne 6) Majoitusjärjestelyt 7) Kuljetusjärjestelyt 8) Tilapäishenkilökunnan hankinta ja ohjaus 9) Sosiaalisen ohjelman suunnittelu ja toteutus 10) Retki- ja pre/post-tour-järjestelyt 11) Näyttelyjärjestelyt 12) Muut tehtävät 38. JOS KÄYTTI JOTAKIN MUUTA: Mitä, kirjoita käyttämänne palvelun nimi: 39. Nimeämänne tahon <NIMI KYS. 36> palvelut, joita käytettiin 1) Budjetointi ja suunnittelu 2) Markkinointi ja tiedotus 3) Abstraktien käsittely 4) Painatukset Taloustutkimus Oy 3.9.2013 T-10655

5) Rekisteröinti ja maksuliikenne 6) Majoitusjärjestelyt 7) Kuljetusjärjestelyt 8) Tilapäishenkilökunnan hankinta ja ohjaus 9) Sosiaalisen ohjelman suunnittelu ja toteutus 10) Retki- ja pre/post-tour-järjestelyt 11) Näyttelyjärjestelyt 12) Muut tehtävät 40. Mielipiteenne kongressipalvelujen onnistumisesta 1) kongressin markkinointi [Erittäin hyvä] [Hyvä] [Tyydyttävä] [Huono] [Erittäin huono] [DK] 2) kongressin ohjelma [Erittäin hyvä] [Hyvä] [Tyydyttävä] [Huono] [Erittäin huono] [DK] 3) rekisteröinti [Erittäin hyvä] [Hyvä] [Tyydyttävä] [Huono] [Erittäin huono] [DK] 4) majoitusjärjestelyt [Erittäin hyvä] [Hyvä] [Tyydyttävä] [Huono] [Erittäin huono] [DK] 5) ruokailut [Erittäin hyvä] [Hyvä] [Tyydyttävä] [Huono] [Erittäin huono] [DK] 6) oheisohjelmat [Erittäin hyvä] [Hyvä] [Tyydyttävä] [Huono] [Erittäin huono] [DK] 7) palaute osanottajilta [Erittäin hyvä] [Hyvä] [Tyydyttävä] [Huono] [Erittäin huono] [DK] 8) kokonaisarvio [Erittäin hyvä] [Hyvä] [Tyydyttävä] [Huono] [Erittäin huono] [DK] 41. Mitä parannuksia olemassa oleviin palveluihin toivotte? Mitä apua tulevat kongressijärjestäjät tarvitsevat mielestänne Finland Convention Bureaulta tai paikallisilta Convention Bureauilta? 42. Mikä seuraavista kuvaa parhaiten omaa kokemustanne kongressin järjestämisestä? [ ] Kongressin järjestäminen oli erittäin hankalaa, en ryhdy siihen uudestaan. [ ] Kongressin järjestäminen oli melko hankalaa, mutta sujui ihan hyvin [ ] Kongressin järjestäminen sujui hyvin, voisin ryhtyä siihen uudestaan 43. Oliko kongressijärjestelyissä jokin asia/joitakin asioita, joka/jotka olisi pitänyt hoitaa toisin? [ ] Kyllä [ ] Ei 44. JOS K. 43= KYLLÄ: Mikä/mitkä asiat? 45. KYSYTÄÄN KAIKILTA: Mikä oli mielestänne kongressinne paras anti? KIITOS VASTAUKSISTANNE JA AJASTANNE! Taloustutkimus Oy 3.9.2013 T-10655

Tervetuloa lomakkeelle! Painakaa 'Continue' -painiketta siirtyessänne seuraavalle sivulle. Taaksepäin pääsette selaimen 'Edellinen/Back' -painikkeella. Voitte keskeyttää lomakkeen täyttämisen sulkemalla selaimen. Kun haluatte jatkaa lomakkeen täyttämistä, kirjoittautukaa uudelleen lomakkeelle antamalla sama käyttäjätunnus ja salasana, jolloin pääsette keskeyttämiskohtaan. Kaikki, jotka ovat vastanneet JOKO kongressien järjestelyjä koskevaan kyselyyn TAI tähän kongressien taloudellisia vaikutuksia selvittävään kyselyyn, osallistuvat arvontaan, jossa arvotaan lentolahjakortti vapaavalintaiseen Finnairin reittikohteeseen Euroopassa. Arvonnan suorittaa Finland Convention Bureau vuoden 2017 alussa. Voittajalle ilmoitetaan palkinnosta henkilökohtaisesti. 1. Kuinka suuret olivat kongressin kokonaismenot (kiinteät ja muuttuvat menot yhteensä)? (Älkää käyttäkö numeroissa tuhat-erottimia tai välimerkkejä). Kokonaismenot yhteensä 2. Entä kuinka suuret olivat kongressin kiinteät menot? Kiinteillä menoilla tarkoitetaan esimerkiksi kokouspaikasta, painatuskuluista, verkkosivuista, markkinoinnista, esitelmöitsijöistä ja vieraista, hallintokuluista, rahoituskuluista ja sosiaalisesta ohjelmasta syntyneitä kustannuksia. (Älkää käyttäkö numeroissa tuhat-erottimia tai välimerkkejä). Kiinteät menot yhteensä 3. Kuinka suuret olivat kongressin muuttuvat menot? Muuttuvilla menoilla tarkoitetaan osanottajista ja seuralaisista syntyneitä kustannuksia kuten kongressilaukuista, nimilapuista, lounaista jne. syntyneitä kustannuksia (Älkää käyttäkö numeroissa tuhat-erottimia tai välimerkkejä). Muuttuvat menot yhteensä 4. Kuinka suuret olivat kongressin tulot? (Älkää käyttäkö numeroissa tuhat-erottimia tai välimerkkejä) Tulot yhteensä 5. Saitteko valtion tukea (Tieteellisen Seurain Valtuuskunnan jakama avustus) tai muuta julkista tukea kongressin järjestämiseksi? 1) Saimme valtion tukea 2) Saimme muuta julkista tukea, JOS KYLLÄ: Mistä? 3) Emme saanet tukea valtiolta ti muuta julkista tukea 6. Ottiko kongressinne pankkilainaa rahoittaakseen kongressista syntyneitä kustannuksia? 1) Kyllä 2) Ei Taloustutkimus Oy 24.05.2016 T-15500

7. Miten kongressin kiinteät menot jakautuivat? Ilmoittakaa prosenttiosuus eri kiinteistä menoista. (Älkää käyttäkö %-merkkejä ja pyöristäkää luvut lähimpään kokonaislukuun) Kokouspaikka (vuokra, kalustus, kokoustekniikka yms.) Painatuskulut (suunnittelu, materiaalit yms.) Verkkosivut (suunnittelu, päivitys yms.) Markkinointi edeltävässä kongressissa (matkat, esitteet, näyttelyosasto yms.) Kutsutut luennoitsijat ja vieraat (luennoitsijoiden kulut, lounasvieraat, lahjat, kukat yms.) Hallintokulut (henkilökunta, tulkit, toimistotarvikkeet, tietoliikennekulut yms.) Rahoituskulut (lainojen lyhennykset, korkomenot) Sosiaalinen ohjelma (avajaisten ym. tilaisuuksien ohjelma Tiedotus/lehdistö (lehdistötiedotteet ja -tilaisuudet, ilmoittelu alan lehdissä) Vakuutukset Turvapalvelut 8. Miten kongressin muuttuvat menot jakautuivat? Ilmoittakaa prosenttiosuudet osallistujien ja seuralaisten mukaan eriteltynä. (Älkää käyttäkö %-merkkejä ja pyöristäkää luvut lähimpään kokonaislukuun) Osallistujat (kongressipalvelu- ja matkatoimistojen palvelut, kongressilaukku, lounaat, tilaisuudet yms.) Seuralaiset (kongressilaukku, nimilappu, sightseeing yms.) 9. Miten kongressin tulot jakautuivat? Ilmoittakaa prosenttiosuus eri tulolähteistä. (Älkää käyttäkö %- merkkejä ja pyöristäkää luvut lähimpään kokonaislukuun) Osallistumismaksut Näyttelytulot Yritysten tuki Muu julkinen tuki Valtion tuki Muut tulot Kiitos vastauksistanne ja ajastanne! Taloustutkimus Oy 24.05.2016 T-15500