Pöytäkirja 10/2017 1 (18) Johtoryhmä Aika 13.06.2017 klo 09:04-12:00 Paikka Videokokous: Mikkelin kampus, neuvottelutila H208- Kotkan kampus, rehtorin työhuone B1014 Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 139 Kokouksen avaus 4 140 Esityslistan hyväksyminen 5 141 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 6 142 Kriisiryhmän ja varahenkilöiden nimeäminen 7 143 Strategian päivittäminen 9 144 Tilannekatsaus: valmistuneet ja eronneet 10 145 Opettajien työaikasuunnittelun (TAS) periaatteiden 2018 hyväksyminen 12 146 Johtamisjärjestelmä-ohjeen hyväksyminen 14 147 Muut asiat 15 148 Tiedoksi 16 149 Seuraavat kokoukset 17 150 Kokouksen päättäminen 18
Pöytäkirja 10/2017 2 (18) Johtoryhmä Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Saastamoinen Heikki toimitusjohtaja, rehtori puheenjohtaja Heiskanen Marjo hallinnon suunnittelija sihteeri, osallistui kokoukseen videon välityksellä Kotkasta Ikonen Petteri koulutusalajohtaja Jyräs Katja henkilöstöpäällikkö Koivisto Matti koulutusalajohtaja Niemi Kalevi Pukkila-Nupponen Tiivi Ryttyläinen-Korhonen Katri Tallinen Tero Toikka Mirja kehitysjohtaja viestintä- ja markkinointipäällikkö koulutusalajohtaja hallinto- ja talousjohtaja varatoimitusjohtaja, vararehtori poistui kokouksesta :n 142 käsittelyn jälkeen Nykänen Marjo laatu- ja palvelujohtaja 146 Koivikko Jyrki hallituksen puheenjohtaja 140, poistui kokouksesta klo 9.23. Poissa Ervaala Olli opetuksen palvelujohtaja Allekirjoitukset Heikki Saastamoinen pu heenjohtaja Marjo Heiskanen sihteeri Käsitellyt asiat 139-150 Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja yleisesti nähtävillä Aika Pöytäkirjan valmistuttua
Pöytäkirja 10/2017 3 (18) Paikka Henkilöstön intranet Staff
Pöytäkirja 10/2017 4 (18) Johtoryhmä 139 13.06.2017 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Heikki Saastamoinen avasi kokouksen klo 9.04 Puheenjohtaja toivotti tervetulleeksi kokoukseen Xamk Oy:n hallituksen puheenjohtaja Jyrki Koivikon.
Pöytäkirja 10/2017 5 (18) Johtoryhmä 140 13.06.2017 Esityslistan hyväksyminen Kohtaan muut asiat lisättiin käsiteltäväksi: vaihto-opiskelijamaksu/ Matti Koivisto OKM:n kärkihankkeet/ Kalevi Niemi Asia Kriisiryhmän ja varahenkilöiden nimeäminen siirrettiin käsiteltäväksi kokouksen alkussa. Johtoryhmä hyväksyi esityslistan esitetyin muutoksin. Hallituksen puheenjohtaja Jyrki Koivikko antoi johtoryhmälle tiedoksi seuraavat asiat: Johtoryhmä kutsutaan hallituksen strategiaseminaariin Helsinkiin 7. - 8.9.2017. Seminaariin kutsutaan hallituksen ja johtoryhmän lisäksi omistajakaupunkien kaupunginjohtajat. Xamk Oy:n hallitukselle, johtoryhmälle sekä omistajakaupunkien kaupunginjohtajille järjestetään seminaarimatka keväälle 2018. Alustava ajankohta on 3.- 6.4.2018, mahdollisia matkakohteita voi esittää rehtorille. Saimaa Stadiumin avajaiset pidetään 14.3.2018, avajaisiin kutsutaan koko Xamkin henkilökunta. Kokouksessa keskusteltiin syksyn strategiaseminaarin ohjelman rakenteesta ja vastuista. Seminaarin ohjelma laaditaan vielä ennen juhannusta. Hallituksen puheenjohtaja Jyrki Koivikko poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 9.23.
Pöytäkirja 10/2017 6 (18) Johtoryhmä 141 13.06.2017 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Päätösesitys Päätös Edellisen kokouksen pöytäkirja on hyväksytty ja julkaistu. Puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan. Edellisen kokouksen pöytäkirja merkittiin tiedoksi ja allekirjoitetaan myöhemmin.
Pöytäkirja 10/2017 7 (18) Johtoryhmä 142 13.06.2017 Kriisiryhmän ja varahenkilöiden nimeäminen 460/09.01.00/2017 Valmistelu Päätösesitys viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen ja turvallisuus- ja työsuojelupäällikkö Jussi Jokivaara viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen Johtoryhmä nimeää Xamkin kriisiryhmän ja sen varahenkilöt. Johtoryhmä päättää kriisiryhmän tehtävävastuista sekä ryhmän tehtäväkorttien laatimisesta ja kriisiviestintäsuunnitelman viimeistelystä. Liitteenä on malli turvallisuuspäällikön tehtäväkortista. Xamkin kriisiryhmä ja varahenkilöjärjestelyt: Tilannejohtaja: rehtori vararehtori hallinto- ja talousjohtaja Kampusyhteyksien hoitaja: vararehtori kehitysjohtaja - hallinto- ja talousjohtaja Lokin pitäjä: opetuksen palvelujohtaja tekniikan koulutusalajohtaja kulttuurin ja talouden koulutusalajohtaja Taustojen selvittäjä ja kumppaniyhteyksistä vastaaminen: hallinto- ja talousjohtaja talouspäällikkö henkilöstöpäällikkö Viestinnän operatiivinen johtaminen: viestintä- ja markkinointipäällikkö viestintäsuunnittelijat 3 kpl varalla Yleinen turvallisuus: turvallisuuspäällikkö kampusten turvallisuusvastaavat varalla Ruoka- ja muu huolto: hallinnon suunnittelija johdon assistentti kampusassistentit Tilannejohtaja päättää onko kriisi sellainen, että kriisiryhmä kutsutaan koolle. Tilannejohtaja kutsuu kriisiryhmän koolle tekstiviestillä. Kriisiryhmän työskentelyalustana on staff-intranetin kriisiryhmän työtila. Tilannejohtaja jakaa kriisiryhmän tehtävät ja kutsuu tarvittaessa koolle muita henkilöitä. Huom. Myös tietohallinnosta, henkilöstöpalveluista, kiinteistöistä, opiskelijapalveluista ja kv-palveluista pitää olla poikkeustilanteen vastuut ja varahenkilöt mietitty etukäteen. Päätös Johtoryhmä nimesi Xamkin kriisiryhmän ja varahenkilöt seuraavasti: Tilannejohtaja: rehtori vararehtori hallinto- ja talousjohtaja
Pöytäkirja 10/2017 8 (18) Johtoryhmä 142 13.06.2017 Kampusyhteyksien hoitaja: vararehtori kehitysjohtaja koulutusalajohtaja (hyvinvointi) Lokin pitäjä: opetuksen palvelujohtaja tekniikan koulutusalajohtaja kulttuurin ja talouden koulutusalajohtaja Taustojen selvittäjä ja kumppaniyhteyksistä vastaaminen: hallinto- ja talousjohtaja talouspäällikkö henkilöstöpäällikkö Viestinnän operatiivinen johtaminen: viestintä- ja markkinointipäällikkö viestintäsuunnittelijat 3 kpl varalla Yleinen turvallisuus: turvallisuuspäällikkö kiinteistöpäällikkö - kampusten turvallisuusvastaavat varalla Ruoka- ja muu huolto: hallinnon suunnittelija johdon assistentti kampusassistentit. Tilannejohtaja päättää onko kriisi sellainen, että kriisiryhmä kutsutaan koolle. Tilannejohtaja kutsuu kriisiryhmän koolle tekstiviestillä. Kriisiryhmän työskentelyalustana on Staff-intranetin kriisiryhmän työtila. Tilannejohtaja jakaa kriisiryhmän tehtävät ja kutsuu tarvittaessa koolle muita henkilöitä. Johtoryhmä päätti hankkia rehtorille ja vararehtorille erilliset matkapuhelimet kriisiviestintää varten. Kriisiryhmä kokoontuu lähtökohtaisesti sillä paikkakunnalla, missä tilannejohtaja on paikalla. Johtoryhmä päätti käsitellä kriisiryhmän tehtäväkortit elokuun kokouksessa. Tiivi Pukkila-Nupponen vastaa tehtäväkorttien valmistelutyöstä. Liitteet Toimintakortti, turvallisuuspäällikkö (liite jory 13.6.2017)
Pöytäkirja 10/2017 9 (18) Johtoryhmä 143 13.06.2017 Strategian päivittäminen 430/00.01.02/2017 Valmistelu Esittely johtoryhmä, hallitus, toimitusjohtaja rehtori, toimitusjohtaja Heikki Saastamoinen Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun hallitus aloitti työskentelynsä strategian päivittämiseksi työseminaarissaan 7.6. Työskentely pohjautui toimitusjohtajan valmistelemien skenaarioiden työstämiseen. Toimitusjohtaja esittelee seminaarissa työstettyjä skenaarioita ja johtoryhmä jatkaa strategian työstämistä ja aloittaa 7.-8.9. pidettävän strategiaseminaarin valmistelun. Päätös Rehtori kertoi strategiaan liittyvien skenaarioiden käsittelystä hallituksen strategiatyöpäivässä 7.6. Skenaariotyötä jatketaan sähköpostityöskentelynä ja syyskuun strategiaseminaarissa 7. - 8.9.2017. Hallitus päättää syksyn strategiaseminaarin jälkeisen strategiatyöskentelyn jatkoaikataulusta kokouksessaan 20.6.
Pöytäkirja 10/2017 10 (18) Johtoryhmä 125 30.05.2017 Johtoryhmä 144 13.06.2017 Tilannekatsaus: valmistuneet ja eronneet Liitteenä on Ritva Kontulaisen kokoamat tilastot eronneista ja valmistuneista 29.4. tilanteen mukaisina. Koulutusalajohtajat antavat tarkemman tilannekatsauksen kokouksessa. Päätösesitys Päätös Johtoryhmä merkitsee tilannekatsauksen tiedoksi. Tilannekatsaus käsitellään seuraavassa kokouksessa. Linkki Staffiin päivitettyihin tilastoihin: eronneet/tutkinnot https://staff.xamk.fi/xamk/tilastot/opiskelijatilastot/2017/sivut/default.aspx Tilannekatsaus: valmistuneet ja eronneet Esittely koulutusalajohtajat Petteri Ikonen, Matti Koivisto, Katri Ryttyläinen-Korhonen Valmistuneet ja eronneet -tilannekatsaus 31.5. https://staff.xamk.fi/xamk/tilastot/opiskelijatilastot/2017/sivut/default.aspx 31.5. tilanteen jälkeen tutkintoa anoneiden määrä. Päätösesitys Päätös Johtoryhmä merkitsee tilannekatsauksen tiedoksi. Tarvittaessa rehtori, toimitusjohtaja ohjeistaa koulutusalajohtajia. Tutkinnot: Tekniikka: päätymässä lähelle tutkintokattoa Hyvinvointi: ylittää tutkintokaton 50 tutkinnolla Talous ja kulttuuri: ylittää tutkintokaton noin 40 tutkinnolla. Todettiin, että tutkintokatot on asetettu ryhmittäen kansainväliseen ISCED-luokitukseen pohjautuvalla luokituksella eikä tämä ryhmittely vastaa täysin Xamkin koulutusalaryhmittelyä. Kesäkuun loppuun mennessä valmistuneita tulee olemaan yhteensä 942. Edellisenä vuonna Kyamkista ja Mamkista valmistua samaan ajankohtaan mennessä yhteensä 916 opiskelijaa. Neljän edellisen vuoden keskiarvo samana ajankohtana on 952 tutkintoa.
Pöytäkirja 10/2017 11 (18) Johtoryhmä 125 30.05.2017 Johtoryhmä 144 13.06.2017 Keskeyttäneet: Opintonsa keskeyttäneitä oli toukokuun loppuun mennessä 90. Edellisenä vuonna Kyamkista ja Mamkista keskeytti maaliskuun loppuun mennessä yhteensä 135 opiskelijaa, mikä on myös neljän edellisen vuoden keskeyttäneiden keskiarvo samana ajankohtana. Todettiin, että keskeyttämisten vähenemiseen vaikuttavat sekä pitkällä aikavälillä toteutetut ohjauksen kehittämistoimet että lainsäädännölliset muutokset, jotka vaikeuttavat tutkintokoulutuksesta toiseen vaihtamista.
Pöytäkirja 10/2017 12 (18) Johtoryhmä 145 13.06.2017 Opettajien työaikasuunnittelun (TAS) periaatteiden 2018 hyväksyminen 454/00.01.01/2017 Valmistelu Esittely opetusjohtaja Tuija Vänttinen, koulutusalajohtajat vararehtori, varatoimitusjohtaja Mirja Toikka Opetusjohtaja Tuija Vänttinen on valmistellut yhdessä koulutusalajohtajien kanssa Opettajien työaikasuunnittelun (TAS) periaatteet, aikaisemman ohjeen pohjalta, vuodelle 2018. Johtoryhmän 12.12.2016 päätöksen mukaisesti kaikki päivitykset työaikasuunnittelun ohjeeseen tulee hyväksyttää johtoryhmässä, ennen päivitetyn version käyttöönottoa. Koulutusalajohtajat ja henkilöstöpäällikkö eivät ole esittäneet opettajien työaikasuunnittelun periaatteisiin sisällöllisiä muutoksia. Ohjeeseen on tehty tekniset muutokset, jotka on kirjoitettu punaisella värillä. Mahdolliset johtoryhmän esittämät korjaukset/tarkennukset liitteenä olevaan TAS-menettelytapaohjeeseen tekee opetusjohtaja Tuija Vänttinen. Johtoryhmän 12.12.2016 päätöksen mukaisesti päivityksessä tulisi huomioida hankkeille varatut työtunnit. Päätösesitys Johtoryhmä keskustelee ja tarkentaa työaikasuunnittelun periaatteita hankkeille varattujen tuntien osalta ja tämän jälkeen hyväksyy liitteenä olevan TAS-menettelytapaohjeen, joka tulee voimaan 1.1.2018. Hyväksytystä ohjeesta informoidaan joryn tiedotteessa. Lisäksi koulutusalajohtajat tiedottavat asiasta koulutusaloillaan. Päivitetty Opettajien työaikasuunnittelun (TAS) -menettelytapaohje linkitetään Staffiin. Päätös TAS-menettelytapaohjeen kappaleeseen Työaikasuunnitelmien hyväksyntä ja tarkistus, tehtiin muutama korjaus (korjaukset tässä tummennettuina): _ Työaikasuunnitelma voi ylittyä korkeintaan 250 tuntia. Koulutusalajohtajat ja vararehtori yhteisten opintojen osalta hyväksyvät yli 100 tunnin työajan ylityksen ja vararehtori yli 200 tunnin ylityksen (vuonna 2018 1624 tunnin työaika). Työaikasuunnitelma allekirjoitetaan sähköisesti vuosittain tehtävän TAS-aikataulun mukaan.
Pöytäkirja 10/2017 13 (18) Johtoryhmä 145 13.06.2017 Vuotuisen työajan ylitykset maksetaan kerran vuodessa joulukuussa tarkistetun työaikasuunnitelman mukaisesti. Mikäli osa-aikaisen opettajan työaika ja siitä maksettava palkka muuttuvat, esim. työaikasuunnitelman tunnit lisääntyvät, kyseiset muutokset tehdään välittömästi niiden tultua tietoon. Koulutusjohtajat toimittavat sähköpostilla päivitetyn työaikasuunnitelman palkkahallintoon sähköisen allekirjoituksen jälkeen, koska tieto muutoksista ei siirry automaattisesti järjestelmien välillä. Johtoryhmä hyväksyi TAS-menettelytapaohjeeseen tehdyt korjaukset. Korjattu menettelytapaohje liitetään pöytäkirjan liitteeksi.
Pöytäkirja 10/2017 14 (18) Johtoryhmä 146 13.06.2017 Johtamisjärjestelmä-ohjeen hyväksyminen 462/00.01.01/2017 Valmistelu Esittely laatu- ja palvelujohtaja Marjo Nykänen laatu- ja palvelujohtaja Marjo Nykänen Edellisessä johtoryhmän kokouksessa 30.5. käsiteltiin työyhteisön kehittämiskyselyn tuloksia. Keskustelun pohjalta johtoryhmä päätti panostaa mm. johtamisen läpinäkyvyyteen. Laatu- ja palvelujohtaja Marjo Nykäselle annettiin toimeksianto laatia Xamkin Johtamisjärjestelmä -ohje, joka on liitteenä. Päätösesitys Johtoryhmä käsittelee ja hyväksyy liitteenä olevan Johtamisjärjestelmä-ohjeen. Päätös Johtoryhmä kävi läpi Johtamisjärjestelmä-kuvauksen. Johtoryhmä päätti, että kuvauksen valmistelua jatketaan ja kuvauksessa esitetty vuosikello täsmennetään. Vuosikellon kokoamisvastuu on laatupalveluilla, opetuksen hallinnon aikataulut tarkistetaan opetusjohtaja Tuija Vänttiseltä. Johtoryhmä valmistelee ohjeen syyskuun ensimmäiseen kokoukseen. Johtamisjärjestelmä-kuvaus julkaistaan sen jälkeen, kun johtoryhmä on sen hyväksynyt.
Pöytäkirja 10/2017 15 (18) Johtoryhmä 147 13.06.2017 Muut asiat Maksullinen vaihto-opiskelija Esittely koulutusalajohtaja Matti Koivisto Asiasta on keskusteltu opiskelijapalvelupäällikkö Leena Kurki-Pölösen sekä kv-palveluiden kanssa. Päätösesitys Maksulliset vaihto-opiskelijat saavat vaihto-opiskelijastatuksen, näin esim. viisumien haku ja Kelan ateriatukien saaminen helpottuvat. Lukuvuosimaksu on 1500 euroa ja lukukausimaksu on 750 euroa. Opiskelija saisi maksulla oikeuden opiskella Xamkissa lukuvuoden tai lukukauden, opiskelija saa opintosuoritusrekisteriotteen suoritetuista opinnoista. Päätös Laillisuus vaihto-opiskelijalta perittävään lukuvuosi- tai lukukausimaksuun selvitetään. Asia tuodaan uudelleen johtoryhmän päätettäväksi. OKM:n kärkihankkeet Esittely kehitysjohtaja Kalevi Niemi Asiaa ei käsitelty tässä kokouksessa.
Pöytäkirja 10/2017 16 (18) Johtoryhmä 148 13.06.2017 Tiedoksi Päätösesitys Päätös Käsitellään kokouksessa mahdollisesti esille tulevat tiedoksi annettavat asiat. Merkittiin tiedoksi hallituksen puheenjohtaja Jyri Koivikon tiedottamat asiat esityslistan hyväksymisen yhteydessä.
Pöytäkirja 10/2017 17 (18) Johtoryhmä 149 13.06.2017 Seuraavat kokoukset Syksyn 2017 kokoukset pidetään pääsääntöisesti joka toinen kes kiviik ko klo 9-12 Kotkan kampuksella. Kokousaikataulu: ke 23.8 ke 6.9. ke 20.9. ti 3.10. ke 18.10. ke 1.11. ke 15.11. ke 29.11. ti 12.12.
Pöytäkirja 10/2017 18 (18) Johtoryhmä 150 13.06.2017 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.