Kunnanhallitus 164 04.05.2015 Kunnanhallitus 210 08.06.2015 KIINTEISTÖPALVELUJEN UUDELLEENORGANISOINNIN VÄLIRAPORTTI 1328/10.03.02.03/2014 KHAL 04.05.2015 164 Kunnanvaltuusto on päättänyt 26.11.2014 92, että kiinteistöpalveluihin liittyvät resurssit keskitetään Kiinteistö Oy Sirkkavuoren alle perustettavaan tytäryhtiöön. Kunnanvaltuuston päätöslauselma ja sitä seurannut kunnanhallituksen jatkovalmistelua ohjaava täytäntöönpanopäätös 1.12.2014 on koottu esityslistan litteeksi. Alkuvuoden kuluessa valmistelua on viety eteenpäin usealla eri osa-alueella. Niistä tärkeimmät ovat: 1. Palvelusopimuskokonaisuuden valmistelu Kunnanjohtaja on nimennyt kiinteistöhuollon organisointiin työryhmän 29.1.2015. Työryhmän puheenjohtaja on Johanna Heikkilä, jäsenet Lempäälän Lämmön kiinteistöhuollon yksikönpäällikö Arto Yltiö, tilapalvelupäällikkö Timo Kujanpää ja siivouspäällikkö Miia Heiskanen. Työryhmän tehtävänä on pohtia esitustä siitä, miten uuden yhtiön tuotanto, tilaaminen ja laadunvalvonta organisoidaan. Työryhmän tulee kuulla käyttäjäpalveluiden edustajia tarvittavassa laajuudessa sekä muita asiantuntijoita ja viranhaltijoita jotta tehokkaat, tarkoituksenmukaiset ja laadukkaat sopimusmallit saadaan laadittua. Organisointityöryhmä on laatinut konsulttia apuna käyttäen palvelusopimusmallin, johon suunniteltu kuntakonsernin yhteistyö perustuu. Lisämateriaalina on esitetty palvelusopimuksen tiivistelmä sisällysluettelona. Toimitusjohtaja Johanna Heikkilä esittelee laajaa palvelusopimusta ja myös sen liitteiden sisältöä ja merkitystä suunnitellussa toimintamallissa tarvittavilta osin kokouksessa. Tavoitteena on, että palvelusopimus liitteineen on kokonaan valmis syksyllä 2015. 2. Yhtiön perustamistoimet ja uudelleenorganisointiin liittyvien Lempäälän kunnan ja Lempäälän Lämpö Oy:n eri tuotantoyksiköiden henkilöstön ja toimintojen siirto LEKITEK OY:öön Lempäälän kiinteistöhuolto ja tekniikka LEKITEK Oy (ent. Majaus- Huolto Oy) on merkitty kaupparekisteriin 5.2.2015. Lempäälän Lämpö Oy omistaa LEKITEK Oy:n. Yhtiön omistuspohja siirretään Kiinteistö Oy Sirkkavuorelle vuoden 2015 aikana. Deloitte & Touche selvittää liiketoiminnan siirron järjestämistä Lempäälän Lämmön osalta. Yhtiön toimialana on tuottaa kiinteistöjen huoltoon ja kunnossapitoon liittyviä palveluja pääsääntöisesti Lempäälän kuntakonsernille ja pääsääntöisesti Lempäälän kunnan alueella. Lisäksi yhtiö saa omistaa ja hallita kiinteistöjä ja arvopapereita ja käydä niillä kauppaa ja harjoittaa muuta laillista liiketoimintaa.yhtiöllä on velvollisuus raportoida
toiminnastaan suoraan Lempäälän kunnalle erikseen määrättävällä tavalla. Yhtiöllä on hallitus, jonka puheenjohtaja on Jukka Patakangas, jäseniä ovat Kari Kanarva (kunnanhallituksen edustaja), Sanna Oikarinen, Päivi Söderström ja Kari Virtanen. Toimitusjohtaja on Johanna Heikkilä. Hallitus on kokoontunut kuukausittain vahvistettuna asiantuntijoilla: Toni Laakso, Kari Auvinen, Jaakko Hupanen ja Olli Viitasaari. Liikkeenluovutuksen ja siihen liittyvien yksityiskohtien valmistelua Lempäälän kunnan osalta esittelee kokouksessa henkilöstöpäällikkö Auli Nevantie. Lempäälän Lämmön ja LEKITEK Oy:n osalta asiaa esittelevät kokouksessa toimitusjohtajat Toni Laakso ja Johanna Heikkilä. 3. Uudelleenorganisointiin liittyvien tilaaja- ja tuottajaorganisaatioiden toiminnan suunnittelu ja resursointi Asiaa on yhteisvalmisteltu konsernijohdon, LEKITEK Oy:n ja tilaaja- ja tuottajaorganisaation avainhenkilöiden kanssa. Organisaatioluonnokset ja niihin liittyvät perustelut esitellään kokouksessa sekä LEKITEK Oy:n että kunnan teknisen toimen ja tilapalvelun toimesta. 4. Uudelleenorganisoidun kiinteistöpalvelun vaikutukset palveluhinnoitteluun, kuntakonsernin eri yksiköiden tulevaan talousarviosuunnitteluun loppuvuonna 2015 sekä taloudenhoitoon ja -seurantaan vuonna 2016. Tuotettavan kiinteistöpalvelun hinnoittelu tarkoittaa aiempaa laajempaa kustannuserien aukilaskentaa ja kustannuslaskennan periaatteiden vakioimista. Lisäksi toimintamalli muuttaa oleellisesti etenkin kunnan talousarvioon varattavien määrärahojen budjetointiperiaatteita. Kuten vuonna 2014 laaditusta työryhmäraportistakin ilmenee, tavoittena on vuodesta 2016 lähtien budjetoida ja kohdistaa kiinteistö- ja käyttäjäpalvelujen kustannukset käytön mukaan eri tehtäväalueille talousarvion sitovina erinä. Kaikkian kiinteistöistä aiheutuvia kustannuksia ja muuta tietoa on jo kerrytetty tietojärjestelmään (Haahtela), jota jatkossa voivat hyödyntää sekä kunnan tilapalvelu, tytäryhtiöt että LEKITEK Oy. Edellä todettujen toimenpiteiden jatkovalmistelua varten on perustettu erillinen taloustyöryhmä, jonka tehtävänä on valmistella asiaa edelleen LEKITEK Oy:n, kunnan tilapalvelun ja käyttäjätehtäväalueiden käytettäväksi tilivuodelle 2016. Lisäksi työryhmän tulee valmistella esitys LEKITEK Oy:n taloushallinnon organisoimiseksi konserniyhteistyönä. LEKITEK Oy:n tarvitseman henkilöstöhallinnon osalta valmistelu tehdään niin ikään konserniyhteistyönä ja siihen osallistuu myös kunnan henkilöstöpäällikkö. 5. Edellä todetun valmistelun ja toimintamuutosten yleisinformointi Lempäälän kuntakonsernin eri yksiköille keväällä 2015, syksyllä 2015 ja myös toiminnan käynnistymisen jälkeen vuonna 2016. Kunnanvaltuuston päätöksen mukaisesti kunnanhallitus on velvoitettu
määrittämään konserniohjauksella LEKITEK Oy:lle tarvittavan toiminta-ajatuksen ja palveluvelvoitteen sekä toiminnan taloudelliset tavoitteet. Osittain asia ilmenee yhtiöjärjestyksen toimialapykälän ja palvelusopimukseen kirjatun toiminnan tarkoituksen kautta, mutta etenkin toiminnan taloudellisten ja muiden tavoitteiden määrittämiseksi konserniohjausta olisi perusteltua täydentää viimeistään kesäkuussa, jolloin myös kunnanvaltuusto käsittelee asiaa. LEKITEK Oy:n tavoitteena on jatkaa yhtiöön siirtyvän henkilöstön sitouttamista uuteen työhön ja toimintatapaan välittömästi henkilöstösiirtoja koskevien lopullisten päätösten jälkeen. Edellä todettu toiminnan tavoitteiden esittely edistää sekä LEKITEK Oy:n tulevan henkilöstön sitoutouttamisprosessia että uuden toimintatavan tiedottamista tilaajaorganisaatioissa ja kunnassa yleisemminkin. Valmistelutilanne esitellään toukokuun aikana ensin väliraportointina kunnanhallitukselle 4.5.2015. Tämän jälkeen esittelykierros jatkuu toukokuussa sosiaali- ja terveyslautakunnalle kasvatus- ja opetuslautakunnalle, tekniselle lautakunnalle ja vapaa-aikalautakunnalle mahdollisimman yhdenmukaisin väliraportointitilaisuuksin. Lisäksi väliraportointi annetaan myös yt-komitealle ja asiaan liittyvien tytäryhtiöiden hallituksille. Väliraportointikierros toteutetaan LEKITEK Oy:n johdon, tilaaja- ja tuottajaorganisaation avainhenkilöiden ja konsernijohdon yhteisesiintymisenä. Valmistelun on tarkoitus edetä raportointikierroksen jälkeen siten, että kunnanhallitus esittää asian tiedoksi ja arvioitavaksi 17.6.2015 pidettävän kunnanvaltuston kokoukseen. Esityslistan liitteenä on toimitettu väliraportointiin liittyvää materiaalia. Asiaa selostetaan tarkemmin kokouksessa. Ehdotus Päätös KUNNANHALLITUS merkitsee annetun väliraportoinnin tiedoksi. KUNNANHALLITUS hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti. Merkittiin, että otsikkoasiaa selostettiin kokouksessa selostusosassa todetuilta osin. Merkittiin, että tämän pykälän aikana kokouksessa olivat kutsuttuina läsnä LEKITEK Oy:n toimitusjohtaja Johanna Heikkilä ja hallituksen puheenjohtaja Jukka Patakangas, Lempäälän Lämpö Oy:n toimitusjohtaja Toni Laakso, otsikkoasiaa valmistelleen työryhmän jäsenet: tilapalvelupäällikkö Timo Kujanpää ja siivouspäällikkö Miia Heiskanen Lempäälän kunnasta ja Arto Yltiö Lempäälän Lämpö Oy:stä. Lisäksi paikalle on kutsuttu kunnan henkilöstöpäällikkö Auli Nevantie sekä Kiinteistö Oy Sirkkavuoren hallituksen jäsenet Juhani Ojala ja Sanna Kanerva. Lisäksi merkittiin, että sosiaali- ja terveysjohtaja Vesa Helin poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn aikana klo 19:25.
HALL 29.4.2015/KA KHAL Väliraportointikierroksen yhteydessä asia ja sen valmistelutilanne esiteltiin vapaa-aikalautakunnassa, kasvatus- ja opetuslautakunnassa, teknisessä lautakunnassa, sosiaali- ja terveyslautakunnassa ja yt-komiteassa. Toukokuinen raportointikierros oli hyödyllinen ja hankevalmistelun taustaa sekä tavoitteita pystyttiin kommentoimaan puolin ja toisin. Kierroksen aikana esiin nousseet kysymykset, keskustelut ja toiveet voi tiivistää esim. seuraavien teemojen alle: * toivomus hankittavan palvelun kustannusten läpinäkyvyydestä jo palvelusopimusten ja sisäisten vuokrasopimusten valmisteluvaiheessa syksyllä 2015 * moniosaajuuden arvostaminen myös uudelleenorganisoinnin jälkeisissä työtehtävissä * toiminnan hyötyjen ja palvelun laadun seuranta ja jatkoarviointi * arvioitujen kustannusten mahdollisimman realistinen budjetointi Kuten jo aiemmin on todettu, kiinteistöpalvelujen uudelleenorganisoinnin on omalta osaltaan tarkoitus toteuttaa Lempäälän kuntastrategiaa koko kuntakonsernissa. Toiminnan tavoitteet toteuttavat ainakin seuraavia kuntastrategian kirjauksia: * kunnan omaisuutta tulee käyttää tehokkaasti ja samalla huolehtia sen ylläpidosta niin ettei se menetä arvoaan * kehitetään kiinteistöpalveluja ja palvelun järjestämistapoja kustannusten hillitsemiseksi * määritetään palveluprosessit yhteistyössä yli toimiala- ja tehtävärajojen Ensisijaisina toiminnallisina tavoitteina on hillitä kuntakonsernin kiinteistöpalveluiden tuottamisesta ja hankinnasta aiheutuvaa kustannusten kasvua ja varmistaa, että kiinteistöjen ylläpitotoimissa ja käytössä keskitytään kiinteistöjen arvon säilymisen ja kuntapalvelujen järjestämisen kannalta tärkeimpiin seikkoihin. Uudistettujen organisaatioiden tulee olla hallinnollisesti mahdollisimman yksinkertaisia ja tehokkaita. Sekä LEKITEK Oy:n että sen palveluja hankkivien tehtäväalueiden/yhtiöiden resurssit on kuitenkin mitoitettava siten, että ne kukin pystyvät hoitamaan oman osansa kokonaisuudesta. Esimerkiksi tarvittavat talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut on tarkoitus ensi vaiheessa turvata yhteistyöllä kunnan ja kuntakonsernin olemassa olevalla henkilöstöllä. Jotta kiinteistöpalvelujen uudelleenorganisointityön valmistelu etenee suunnitellusti, on perusteltua, että valtuusto hyväksyy edellä todetut tavoitteet ja välittää ne kuntakonsernin kaikille tahoille toimeenpantavaksi. Tarvittaessa tavoitteita voidaan vielä tarkentaa esimerkiksi taloussuunnitelman 2016-2018 tavoiteasetannan yhteydessä. Kiinteistöpalveluiden uudelleenorganisointitapaa ja eri osapuolten rooleja voi kuvata lisämateriaalina olevalla kaaviokuvalla. Kuvan kaksipäisillä prosessinuolilla on tarkoitus korostaa yhteistyössä tehtyä valmistelua ja varsinaisen toiminnan käynnistämisen jälkeenkin jatkuvaa yhteistä
jalkauttamistyötä ja jatkokehittämistä. LEKITEK Oy:n koko kuntakonserniin tuottaman kiinteistöpalvelun ehdot ja toimintatapa on tarkoitus dokumentoida palvelusopimuksella. Esityslistan lisämateriaalina on tiivistelmä laajasta palvelusopimuksesta, jota on vielä tarkoitus tarpeellisilta osin tarkentaa varsinaista syksyllä 2015 käytävää sopimusvalmistelukierrosta varten. Palvelusopimuksen hyötyjä kiinteistöpalvelujen uudelleenorganisoinnin toimeenpanossa on pyritty kuvaamaan tiivistelmän ensimmäisellä sivulla.. LEKITEK Oy:ltä palvelusopimuksella hankittava kokonaisuus on käytännössä kunnasta ja Lempäälän Lämpö Oy:stä henkilöstöluovutuksina yhtiöön siirtyvän henkilöstön uudelleenorganisoidun kiinteistöpalvelutyön ostamista. LEKITEK Oy:öön siirtyvän henkilöstön palkkakustannukset sivukuluineen ovat vuositasolla runsaat 3,6 milj.. Oleellista on huomata, että kunnan (ja myös muiden kuntakonsernin yksiköiden) kiinteistönhoito- ja ylläpitokustannukset koostuvat LEKITEK Oy:ltä hankittavien palveluostojen lisäksi useista muista merkittävistä kustannuseristä. Näitä ovat esimerkiksi Lempäälän kunnan tilatoimen tehtäväalueen vuoden 2015 talousarviotiedoista poimittuna: * lämmitys, 1,0 milj. * sähkö, 0,8 milj. * rakennusten, alueiden, koneiden ja laitteiden kunnossapito, 0,9 milj. * rakennusten ja huoneistojen vuokra- ja vastikemenot, 2,5 milj. Edellisten lisäksi kunnan kiinteistöpalvelukustannuksia on myös, huoltopalvelun, vapaa-aikapalveluiden ja yhdyskuntatekniikan tehtäväalueilla. Näiden tehtäväalueiden yhteenlasketut palveluostot ja aineja tarvikemenot ovat yli 0,5 milj.. Koko kuntakonsernin tasolla yhteenlasketut kiinteistökustannukset ovat vuositasolla selvästi yli 10 milj. eli on kyse erittäin merkittävän kustannuskokonaisuuden hallinnasta. Kunta jakaa palvelusopimuksella hankitut LEKITEK Oy:n palvelut sisäisenä vuokrana eri käyttäjätahoille. Etukäteen tiedossa olevaan sisäiseen vuokraan siirtyminen on ollut alustavassa valmistelussa jo aiemminkin ennen nyt valmisteltavaa kiinteistöpalveluiden kokonaisuudistusta. Sisäisen vuokran käyttöönotolla ja ymmärtämisellä on tärkeä merkitys mm. seuraavien asioiden edistämisessä: * sisäisen vuokran kautta todennetaan oikeat tilakustannukset * sisäinen vuokra ohjaa osaltaan oikeaan palveluiden hinnoitteluun * sisäinen vuokra toimii kiinteistö- ja talousjohtamisen apuvälineenä Edellisten lisäksi sisäinen vuokra voi edistää tehokasta tilankäyttöä, energiatehokkuutta ja kestävää kehitystä. Jatkovalmistelussa olisikin tärkeää, että uudelleenorganisoinnin yhteydessä löydettäisiin yhä uusia keinoja kiinteistöstrategisten tavoitteiden edistämiseksi. Varsinaisten kiinteistöpalveluiden lisäksi tilojen käyttäjillä on tarve hankkia myös muuta, oman palvelutoiminnan tarvitsemaa lisäpalvelua, jota nimitetään ns. käyttäjäpalveluksi. Nykyisessä toimintamallissa käyttäjäpalvelut ovat limittyneet varsinaisten kiinteistöpalveluiden sekaan. Esitettävässä toimintamallissa on yhä tarkoitus turvata myös
käyttäjäpalveluiden järjestäminen ja käyttäjäpalveluista useimmin toistuvat ja ennakoitavat kokonaisuudet voidaan sisällyttää laajennuksena jo varsinaiseen kiinteistöpalvelusopimukseen. Muilta osin käyttäjillä säilytetään mahdollisuus käyttäjäpalvelun erillistilauksiin LEKITEK Oy:ltä. Myös käyttäjäpalvelut on tarkoitus hinnoitella eri osapuolten kustannustietoisuuden edistämiseksi. Jotta valmisteltu organisointimuutos kohtelee kiinteistöpalveluista maksavia tahoja muutostilanteessa nykymalliin verrattuna mahdollisimman oikeudenmukaisesti. Vuoden 2016 talousarvion määrärahavaraukset sekä sisäisiin vuokriin että käyttäjäpalveluostoon tehdään keskitetysti kunnan taloushallinnon toimesta. Edellä esitettyjen toiminnallisten tavoitteiden edistämisen lisäksi uudelleenorganisoinnilla arvioidaan olevan myös taloudellisia vaikutuksia. LEKITEK Oy on valmistellut uudelleenorganisoitavien yksikköjen henkilöstön työtehtäviä ja kuullut valmistelutyössä myös nykyisiä esimiehiä. Uudelleenorganisoimalla töitä ja tehtäväkuvia on hyviä mahdollisuuksia sekä henkilöstön että kaluston käytön osalta kustannussäästöihin, työtehtävien monipuolistamiseen ja parempaan palvelulaatuun kuin nykyisellä toimintamallilla olisi saavutettavissa. Toisaalta samanaikaisesti kuntakonsernin ylläpitämien rakennettujen kiinteistöjen ja alueiden määrä ja neliöt kasvavat yhä vuosittain. Tältä osin kustannussäästöjen hakeminen ei ole realistinen tavoite vaan kyse on enemmänkin kustannuskasvujen hillinnästä. Sen sijaan uuden, oikeisiin ylläpidollisiin asioihin keskittyvän toimintatavan avulla voidaan olettaa saavutettavan säästöjä myös kiinteistöjen käyttökustannuksissa ja konsernin ulkopuolisten ostopalvelujen käytössä. Kunnanvaltuuston marraskuussa tekemän päätöksen mukaisesti palvelusopimusten eteneminen ja niiden arvioidut taloudelliset vaikutukset tulee tuoda valtuustolle tiedoksi ja arvioitaviksi viimeistään kesäkuun loppuun 2015 mennessä. Henkilöstön ja muun liiketoiminnan siirtoa Lempäälän kunnasta ja Lempäälän Lämmöstä LEKITEK OY:öön valmistelleet henkilöt antavat valmistelutilanteesta katsauksen kokouksessa. LEKITEK Oy:n hallitus on omalta osaltaan käsitellyt asian kokouksessaan 2.6.2015. Ehdotus KUNNANHALLITUS esittää kunnanvaltuustolle että se 1. merkitsee tiedoksi kiinteistöpalvelujen uudelleenorganisoinnin väliraportoinnin selostusosan ja annetun lisämateriaalin mukaisesti 2. oikeuttaa kunnan eri tehtäväalueet ja tytäryhtiöt jatkamaan valmistelua siten, että suunniteltu toiminta käynnistetään uudelleenorganisoituna 1.1.2016 lukien 3. antaa sekä LEKITEK Oy:lle että kunnan asianomaisille tehtäväalueille tehtäväksi esittää taloussuunnitelman 2016-2018 valmistelun yhteydessä selostusosassa todettua tavoiteasetantaa tukevat yhtiön ja tehtäväalueiden
toiminta-ajatukset sekä vuoden 2016 toiminnalliset/taloudelliset tavoitteet. Täytäntöönpano: ed. kvalt HALL 3.6.2015/KA Keskustelun kuluessa esittelijä, vs. kunnanjohtaja Kari Auvinen teki muutetun päätösehdotuksen: Ehdotus KUNNANHALLITUS esittää kunnanvaltuustolle, että 1. se merkitsee tiedoksi kiinteistöpalvelujen uudelleenorganisoinnin väliraportoinnin selostusosan ja annetun lisämateriaalin mukaisesti. 2. se oikeuttaa kunnan eri tehtäväalueet ja tytäryhtiöt jatkamaan valmistelua siten, että suunniteltu toiminta käynnistetään uudelleenorganisoituna 1.1.2016 lukien. 3. kunnanhallitukselle ja kunnanvaltuustolle annetaan otsikkoasian valmistelutilanteesta ja aikatauluista tarpeellinen määrä väliraportteja syksyn 2015 aikana. 4. se antaa sekä LEKITEK Oy:lle että kunnan asianomaisille tehtäväalueille tehtäväksi esittää taloussuunnitelman 2016-2018 valmistelun yhteydessä selostusosassa todettua tavoiteasetantaa tukevat yhtiön ja tehtäväalueiden toiminta-ajatukset sekä vuoden 2016 toiminnalliset/taloudelliset tavoitteet. Päätös KUNNANHALLITUS hyväksyi muutetun päätösehdotuksen yksimielisesti. Merkittiin, että KOy Sirkkavuoren toimitusjohtaja Johanna Heikkilä, Lempäälän Lämpö Oy:n toimitusjohtaja Toni Laakso sekä henkilöstöpäällikkö Auli Nevantie selostivat otsikkoasiaa kokouksessa. Merkittiin myös, että Heikkilä ja Laakso poistuivat kokouksesta otsikkoasian käsittelyn jälkeen klo 18.23. HALL 8.6.2015 /TT/tt