PALVELUVERKOSTA KIINTEISTÖSALKUTUKSEEN 27.10.2016 ESKO KORHONEN JOHTAVA KONSULTTI (FT, RI, RTA) esko.korhonen@fcg.fi 050 361 1781 20.10.2016 Page 1 Kuntaliitto ja FCG kuntien asialla 1
FCG:n kotimaan toimipaikat 20.10.2016 Page 3 Kunnilla on merkittävä kiinteistöomaisuus/ kuinka kokonaisuutta hallitaan? 20.10.2016 Page 4 2
Palveluiden ja tilojen kehittäminen ydinongelma Toimitilat Palvelut Tasapaino? Mihin meillä on varaa? 20.10.2016 Page 5 Iso kuva: väestö keskittyy 3
Ikärakenne muuttuu Esimerkki sote-palveluiden nykytuotannosta 4
Palvelut ovat erilaisia ja tilatarpeet vaihtelevat Palvelut pystytään tuottamaan yhä pienemmällä tilamäärällä! Sote ja muut uudistukset tuovat vielä lisää haasteita! Osaammeko ennakoida? Vantaan palvelut Harkittua omistajuutta julkaisut - periaatteet löytyvät näistä - sopivat myös sote-järjestelyihin http://www.kunnat.net/fi/palvelualueet/projektit/harko/sivut/default.aspx 20.10.2016 Page 10 5
Harkittua omistajuutta toimitiloihin Tämän projektin pontimena on ollut tarve kehittää toimitilaomaisuuden hallintaa ja omistajaohjausta kunnissa. Tarkoituksena on antaa ohjeita sekä kuntapäättäjille että teknisen sektorin asiantuntijoille siitä, kuinka palveluita ja toimitiloja tulee tarkastella yhdessä kokonaisuutena ja kuinka niihin liittyvää kehitystyötä viedään hallitusti eteenpäin Harkittua omistajuutta toimitiloihin Harko toimitilat projekti toteutettiin Suomen Kuntaliitto ry:n koordinoimana. Projektisihteerinä toimi FCG Konsultointi Oy. Työ toteutettiin verkostohankkeena, jossa olivat edustettuina sosiaali- ja terveysministeriö sekä yhdeksän kaupunkia ja yksi kunta; Espoo, Turku, Lahti, Lappeenranta, Oulu, Rauma, Rovaniemi, Vaasa ja Imatra sekä Tuusulan kunta. Työn tuloksena on valmistunut ohjekirjanen verkkojulkaisuna sekä tiivistetty päättäjäopas. 11 Palveluiden ja toimitilojen yhteensovittamisen ketju Omistajaohjauksen ketju 1.) Kunnan strategia Palveluohjelma Ylätason näkökulman muodostaa tilaomaisuuden strateginen kehittäminen sekä palveluiden ja tilaomaisuuden hallittu yhteensovittaminen. Palveluverkot Omistajapoliittiset linjaukset 2.) Salkutettu omaisuus Toimitilaohjelma Investointi -ohjelma Ennakoiva ylläpito Toinen taso muodostuu tilahallinnon operatiivisesta kehittämisestä eli toimitilaohjelman toteuttamisesta. 12 6
Palveluiden ja toimitilojen yhteensovittamisen ketju Omistajaohjauksen ketju Yleisimmät puutteet: Kunnan strategia Strategiassa ei ole huomioitu riittävällä tasolla toimitilojen merkittävyyttä kunnan talouteen. Palveluohjelma Toimitilojen merkitys palveluiden tukipalveluna on väärässä mittasuhteessa tai merkityksessä. Palveluverkot Kokonaisia strategisia tasoja puuttuu välistä tai niistä ei ole sitovia eli toimintaa ohjaavia päätöksiä Toimitilaohjelma Puutteiden johdosta toimintaa ohjaavia elementtejä puuttuu, joka heijastuu voimakkaasti ketjussa alaspäin. Salkutettu omaisuus Investointi -ohjelma Ennakoiva ylläpito Ylläpitoon, investointien suunnitteluun ja toteutukseen syntyy häiriöitä, jotka näkyvät esim. sisäilmaongelmina ja muina vakavina toiminnallisina ongelmina. 13 Palveluiden ja toimitilojen yhteensovittamisen ketju Omistajaohjauksen ketju Johdonmukainen toimintamalli: Kunnan strategia Katkeamaton päätöksenteon ja omistajaohjauksen ketju, joka ohjaa toimintaa. Palveluohjelma Jokaisesta tasosta on tehty yhteisesti sitova päätös. Palveluverkot Ylemmän tason päätökset ja linjaukset määrittelevät reunaehdot seuraavalle päätöksenteon tasolle. Toimitilaohjelma Päätöksenteko muodostaa johdonmukaisen ja loogisen ketjun. Salkutettu omaisuus Investointi -ohjelma Ennakoiva ylläpito Palveluverkosta tehdyillä päätöksillä on merkittävä ohjaava vaikutus tilahallinnan toteuttamiseen. Oikoteitä ei ole olemassa. 14 7
Harkittua omistajuutta toimitiloihin I TILAOMAISUUDEN STRATEGINEN KEHITTÄMINEN Kunnan strategia Palveluohjelma Palveluverkot Toimitilaohjelma Salkutettu omaisuus Investointi -ohjelma Ennakoiva ylläpito 15 Kuntalaki 37 / Kuntastrategia Kunnassa on oltava kuntastrategia, jossa valtuusto päättää kunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteista. Kuntastrategiassa tulee ottaa huomioon: 1) kunnan asukkaiden hyvinvoinnin edistäminen; 2) palvelujen järjestäminen ja tuottaminen; 3) kunnan tehtäviä koskevissa laeissa säädetyt palvelutavoitteet; 4) omistajapolitiikka; 5) henkilöstöpolitiikka; 6) kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet; 7) elinympäristön ja alueen elinvoiman kehittäminen. Kuntastrategian tulee perustua arvioon kunnan nykytilanteesta sekä tulevista toimintaympäristön muutoksista ja niiden vaikutuksista kunnan tehtävien toteuttamiseen. Kuntastrategiassa tulee määritellä myös sen toteutumisen arviointi ja seuranta. 16 8
Omistajapolitiikka kuntastrategian johdannaisena Kuntastrategiassa määritellään kunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ja omistajapolitiikalla konkretisoidaan, missä yhteyksissä kunta on mukana omistajana ja sijoittajana. Omistajapolitiikka sisältää periaatteet, joilla johdetaan, ohjataan ja valvotaan konsernia osana kunnan strategista johtamista. Omistajapolitiikassa määritellään omistukselle asetettavat tuotto- ja muut tavoitteet, pääoman käytön ja palvelutuotannon tuotantovälineiden hankinnan periaatteet sekä se, mikä taho omaisuuden käytöstä vastaa ja miten omaisuuden hallinnan johtaminen ja raportointi on järjestetty. Kuntastrategiaan pitää sisällyttää toimitilojen hallintaan liittyviä omistajapoliittisia tavoitteita. Toimitilojen merkitys kuntatalouden elementtinä pitää nostaa esille kuntastrategiassa. Esim. omistajaohjauksen ketju on syytä kuvata kuntastrategiaan. 17 Palveluohjelma Kuntaliitto on suositellut, että kunnat laatisivat palvelujensa järjestämistavoista noin kymmeneksi vuodeksi eteenpäin ulottuvat linjaukset eli palveluohjelman. Ellei kunnassa ole laadittu ohjelmaa, kunnan on syytä omistajapoliittisia linjauksia varten suosituksen periaatteita noudattaen selvittää kunnan omalle palvelutuotannolle 10 15 vuoden aikajänteellä vaihtoehtoiset toimintamallit ja niiden kustannukset ja muut resurssitarpeet. Uusien toimintatapojen käyttöönotto saattaa olla yksi tapa tehostaa pääoman käyttöä. Tällaisia vaihtoehtoisia toimintamalleja ovat muun muassa yhteistyö kuntien tai kuntien ja yksityisen sektorin kanssa, erilaiset elinkaarimallit, ulkopuoliselle yritykselle annettava toimilupa, ostopalvelut, palvelusetelit, käyttöomaisuuden vuokraus, yksityistäminen, kunnan tukema vapaaehtoistai omaistyö ja harrastus- ja vapaaehtoispohjaisten toimijoiden tukeminen avustuksin. Palveluohjelmaa on syytä aika ajoin esim. valtuustokausittain tarkastella ja tehdä tarvittavia muutoksia 18 9
Palveluverkko Palveluverkot pohjautuvat kunnan palveluohjelmaan. Palveluiden kehittäminen ja toimitilat liittyvät toisiinsa palveluverkkojen suunnittelussa, jolloin molempia on tarkasteltava yhdessä. Toimipisteet ovat aikanaan saattaneet sijoittua vähitellen kunnan kehittymisen myötä siten, että ne eivät enää vastaa optimaalisesti tämän päivän vaatimuksia ja saavutettavuutta. Kuntapalveluiden jatkuva läpikäyminen ja kehittäminen ovat välttämättömiä mm. palveluiden muuttuneiden tarpeiden ja kuntien talouden kestävyyden kannalta. Palveluiden kehittämisen tulee lähteä aina kunnan omista lähtökohdista. Toimintatavat ja tavoitteet kasvavan kunnan tarpeisiin eivät välttämättä sovi asukkaita menettävän kunnan tilanteeseen. Palveluverkkosuunnittelun yhteydessä on myös syytä aina tarkistaa sen yhteys kunnan palveluohjelmaan ja mahdollisuudet kuntarajat ylittävään yhteistyöhön naapurikuntien kanssa. 19 Palveluverkko Erityisesti päiväkotien ja koulujen palveluverkkojen kehittämissuunnittelua on monissa kunnissa viime vuosina tehty ansiokkaasti ja niiden avulla on voitu saavuttaa selkeitä kustannussäästöjä ja tehostaa palveluja. Onnistuneen palveluverkkosuunnittelun peruselementit ovat: yhteisen näkemyksen, tavoitteen ja aikataulun luominen palvelun kehittämistarpeista (= tunnistaminen) kaikkien asianosaisten (myös päättäjien) mukaan ottaminen projektiin alusta alkaen (= osallistaminen, sitouttaminen) selkeän projektikokonaisuuden määritteleminen ja projektiorganisaation luominen suunnittelulle (= mahdollistaminen) riittävä, rehellinen, avoin ja oikea-aikainen tiedottaminen projektin eri vaiheista (= viestintä) riittävän ajan ja tekijöiden varaaminen projektille (= resursointi) 20 10
Palveluverkko Kunnan palvelustrategiaa myötäilevä palveluverkkosuunnitelma on tärkeä kiinteistönpitoa ohjaava taso ja ehdoton edellytys tarkoituksenmukaisen ja taloudellisesti kestävälle kiinteistönpidon onnistumiselle. Toimitilahallinnolle hyväksytty palveluverkkosuunnitelma on eräänlainen toimitiloihin kohdistuva tarveselvitys. Palveluiden ja toimitilojen yhteensovittamisessa keskeisenä tavoitteena tulee olla kunnan taloudellisen kantokyvyn mukainen palveluverkkosuunnitelma. Parhaiten optimoituja tilanteita on mahdollista tavoitella, kun palveluverkkoa suunnitellaan yli kuntarajojen esim. yhteistyössä naapurikuntien kanssa. Kuntarajat ylittävät palveluverkkojen kehittämistoimet tarjoavatkin jo kansantaloudellisesti merkittävää vaikuttavuutta ja tehostamisen potentiaalia. 21 Harkittua omistajuutta toimitiloihin II TILAOMAISUUDEN OPERATIIVINEN KEHITTÄMINEN Kunnan strategia Palveluohjelma Kehittämisen harmaa vyöhyke, johon tulee panostaa riittävästi! Palveluverkot Toimitilaohjelma Salkutettu omaisuus Investointi -ohjelma Ennakoiva ylläpito 22 11
Toimitilaohjelma Kuntastrategiasta johdettavilla palveluohjelmalla ja omistajapoliittisilla linjauksilla pohjustetaan palveluverkkosuunnittelua ja toimitilaohjelman laatimista. Toimitilaohjelman keskeisenä tavoitteena on aikaansaada palvelutuotannon tarpeisiin soveltuvat ja toimintaa tukevat turvalliset, terveelliset ja viihtyisät tilat, joiden ylläpito on järjestetty suunnitelmallisesti, kannattavasti ja ongelmia ennaltaehkäisevästi. Ohjelman tulee antaa kunnan tilahallinnolle selkänoja toimia sen pohjalta suunnitelmallisesti ja pitkäjänteisesti. Käytännössä toimitilaohjelmaan tulee sisällyttää pelisäännöt, kuinka esim. ylimääräisistä tiloista voidaan luopua ja kuinka menetellään palveluiden tarvetta vastaavien ja kunnan hallinnassa pidettävien tilojen suhteen. Omaisuus voidaan ohjelman mukaisesti luokitella (salkuttaa) eri hallintamuotojen koreihin ja toiminta ja ylläpito suunnitella pitkäjänteisesti niiden pohjalta. Voidaan käsitellä myös sisäisen vuokrauksen periaatteet yms 23 Operatiivisen tason kehittämistarpeita Tiedä mitä omistat! Ei voi kehittää, jos ei tiedä mitä kehittää! Toimitilakannan haltuunotto. Kunnissa tulee selvittää tilakannan määrä, arvo, kunto ja käyttötarve sekä kuinka näiden kehittämisen suhteen tulee toimia. Toimitilaomaisuuden tallennuspaikat (Menna H. 2013). 24 12
Operatiivisen tason kehittämistarpeita Palveluverkkosuunnittelun tai toimitilaohjelman avulla ja tuloksena kunnan rakennuskanta voidaan salkuttaa. Salkutuksessa toimitilaomaisuus luokitellaan yleensä 3-6 salkkuun tai koriin niiden tulevien käyttötarpeiden mukaisesti. Toimitilaomaisuuden salkutus (Menna H. 2013). 25 Palvelut ja tilatarpeet on saatava tasapainoon - omaisuuden salkutus (esimerkki) Tarpeettomat rakennukset hoidettava nopeasti! 20.10.2016 Page 26 13
Investointiohjelma Kuvassa on esimerkki pitkän tähtäimen investointiohjelman yhteenvedosta, jonka taustalla on ko. kunnan rakennuskohtainen korjausvelkalaskenta, korjausten ajankohtien ja kustannusten sekä sisäisten vuokrien laskenta. Kuvassa keltaisella on esitetty vuotuiset sisäisten vuokrien kustannukset tai ylläpitokustannukset (= käyttötalouskust.) ja vihreällä vuotuiset investoinnit. (Investointilaskelmissa elinkaarikustannukset esiin!) Investointitahti mitoitettava kunnan kantokykyyn! 27 Ennakoiva ylläpito Ennakoivaan ylläpitoon siirtyminen on mahdollista vain kun tilamäärä on optimoitu Se myös kannattaa taloudellisesti! 28 14
Kiitokset ja hyvää syksyn jatkoa! 20.10.2016 Page 29 15