Hallinto- ja valvontajärjestelmän kuvaus 18.6.2008

MAAKUNTAHALLITUS 10.10.2008 LIITTYY ASIAAN 22 Hallinto- ja valvontajärjestelmän kuvaus 18.6.2008 EAKR 3. PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO 3.1. Päijät-Hämeen liiton päätehtävät 3.1.1. Päijät-Hämeen liiton päätehtävien ja velvollisuuksien erittely Päijät-Hämeen liiton hallintosäännössä luvussa 6 Toimivalta alueiden suunnittelussa ja kehittämisessä määrätään seuraavaa: Maakuntahallitus tekee rakennerahasto- ja yhteisöaloiteohjelmia koskevan lainsäädännön tarkoittamat hankkeiden rahoituspäätökset. Maakuntahallituksella on edelleen oikeus siirtää rahoituspäätösten tekemistä koskevaa päätösvaltaa maakuntajohtajalle. Maakuntahallitus päätti 9.12.2002 siirtää rakennerahasto- ja yhteisöaloiteohjelmia koskevan lainsäädännön tarkoittamien hankkeiden rahoituspäätösten tekemistä koskevaa päätösvaltaa maakuntajohtajalle siten, että maakuntajohtajalla on oikeus tehdä alle 20 000 euron EU-rahapäätökset (yhteensä rakennerahastojen rahoitus ja valtion rahoitusosuus) ja päättää myöntämiensä rahojen takaisinperinnästä. Edelleen maakuntajohtajalle annettiin oikeus päättää rahoituspäätösten muutoksista, jotka eivät vaikuta myönnetyn rahoituksen määrään tai hankkeen tavoitteisiin tai tarkoitukseen sekä oikeus myöntää jatkoaikaa hankkeen toteuttamiseen. Kaikki edellä luetellut päätökset tehdään kehittämisjohtajan esittelystä. Kaikki päätökset tuodaan maakuntahallitukselle tiedoksi maakuntajohtajan päätösluettelossa. Maakuntahallitus päätti 12.2.2007, että Päijät-Hämeen liitto ottaa vastuulleen Etelä-Suomen EAKRohjelman yhteisen EU-yksikön tehtävät. Maakuntahallitus päätti valtuuttaa maakuntajohtajan tekemään kaikki Etelä-Suomen EAKR-ohjelman suuraluekohtaisen temaattisen toimintalinjan (TL 5) rahoituspäätökset sen jälkeen kun Etelä-Suomen maakuntajohtajat yhdessä ovat tehneet valinnan rahoitettavista projekteista. Alueiden kehittämislain 12.7.2002/602 28 mukaan maakunnan liitto voi päättää tuen myöntämisestä toisen maakunnan liiton alueella olevaan ylimaakunnalliseen hankkeeseen. Etelä-Karjalan liitto, Hämeen liitto, Itä-Uudenmaan liitto, Kymenlaakson liitto, Päijät-Hämeen liitto, Uudenmaan liitto ja Varsinais-Suomen liitto solmivat 6.7.2007 sopimuksen Etelä-Suomen kilpailukyky- ja työllisyystavoitteen EAKR toimenpideohjelman suuraluetason hallinnointitehtävien sekä ohjelman toimintalinjan 5 Toimenpiteiden temaattinen keskittäminen hallinnoinnin osoittamisesta Päijät-Hämeen liiton hoidettavaksi (liite 2). Hallintosäännön luvussa 7 Muut määräykset 38 :ssä määrätään nimenkirjoituksesta: Kuntayhtymän puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa maakuntajohtaja ja varmentaa hallintojohtaja tai asian valmistelija, jollei maakuntahallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä. Maakuntahallituksen toimituskirjat ja kirjelmät allekirjoittaa maakuntajohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. 1

Toimielimen puheenjohtaja tai pöytäkirjanpitäjä voi yksinkin toimielimen määräämissä rajoissa allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi toimielimen pöytäkirjanpitäjä yksinkin todistaa oikeaksi. Toimielimen pöytäkirjanpitäjän estyneenä ollessa voi otteen tai jäljennöksen oikeaksi todistaa myös arkistonhoitaja. HVJ-KUVAUKSEN YLLÄPITO Maakuntahallitus päättää hallinto- ja valvontajärjestelmän kuvaukseen tehtävistä muutoksista maakuntajohtajan sitä esittäessä. 3.2. Päijät-Hämeen liiton organisaatio 3.2.1. Organisaatiokaavio ja tehtävien erittelyt (ml. osoitettujen toimien (virkojen) ohjeellinen määrä). Ohessa on kuvaus Päijät-Hämeen liiton hallinto- ja valvontajärjestelmästä, josta käy ilmi, että henkilöstön vastuualueet on selkeästi määritelty. 3.2.2. Päijät-Hämeen liiton henkilöstön käytettäviksi tarkoitetut kirjalliset menettelyohjeet Uudet ohjeet ja muutokset käsitellään rahastojen koordinaatioelimissä ja toimitetaan kirjallisina Päijät-Hämeen liiton rakennerahastoasioita hoitavalle henkilöstölle. Lisäksi ohjeet julkaistaan ja ylläpidetään ajantasaisina työ- ja elinkeinoministeriön web-portaalissa. Ohjeistuksessa kerrotaan myös ao. ohjetta koskeviin kysymyksiin vastaavan virkamiehen nimi ja puhelinnumero. Seuraavat ohjeet on annettu 8.4.2008 työ- ja elinkeinoministeriön päätöksellä: 1. ohje yleisistä hallinnollisista seikoista 2. ohje tehtävien eriyttämisestä, 3. ohje projektien valinnoista 4. ohje teknisestä tuesta 5. ohje aloituspalaveristä 6. ohje arvioinnista 7. ohje ohjausryhmistä 8. ohje tukikelpoisista menoista 9. Kauppa- ja teollisuusministeriön ohje (muistio) ohjelmakauden 2007-2013 ja valtionavustuksesta yritystoiminnan kehittämiseksi annetun lain mukaisen päätöksenteon käynnistämisestä 10. Uudistettu ohje valtionavustuksesta yritystoiminnan kehittämiseksi annetun lain ja valtioneuvoston asetuksen täytäntöönpanosta ns. käsikirjaohjeistus 3.2.3. Kuvaus menettelytavoista, joiden avulla valitaan ja hyväksytään toimet 1. Tuen hakemista koskevien ilmoitusten julkaiseminen Avoimen haun järjestämisestä päätetään maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä. Haun kohdentumisesta päätetään myös sihteeristössä. Hakuilmoitus sisältää tiedon liiton internet-osoitteesta, josta löytyvät hakemuksen tekemiseksi tarvittavat lisätiedot, kuten ohjelma-asiakirja, ohjeet tuen 2

hakijoille sekä Eura2007-järjestelmän osoite. Haun avaamisen ja hakemuksen jättämisen määräajan välinen aika on yli kuukausi. Hakuilmoitukset julkaistaan maakunnan päälehdessä sekä liiton internet-sivuilla. Haun käynnistäminen (teemahankkeet TL 5) Maakuntien yhteistyöryhmiltä pyydetään esitykset kunakin vuonna avattavista teemoista. EUyksikkö valmistelee esitysten pohjalta koonnin, joka käsitellään Etelä-Suomen EAKR-ohjelman ohjauskomitean kokouksessa. Ohjauskomitean hyväksymät teemat käsitellään kaikkien maakuntien yhteistyöryhmissä. Mikäli jokin MYR ei hyväksy valittuja teemoja, palautuu asia ohjauskomitean käsiteltäväksi. Ohjauskomitean tehtävänä on etsiä ratkaisu, joka on kaikkien MYR:ien hyväksyttävissä. Etelä-Suomen EAKR-ohjelman ohjelma-asiakirjan mukaisesti toimintalinjan 5 hallinnointi on keskitetty Päijät-Hämeen liittoon perustettuun maakuntien yhteiseen EU-yksikköön. EU-yksikkö käynnistää avoimen haun hyväksyttyihin teemoihin liittyen, tiedottaa hausta ja ottaa vastaan hakemukset, neuvoo hakijoita ja saattaa yhteen potentiaaliset yhteishankkeiden toimijat. Hakuilmoitukset julkaistaan laajasti eteläsuomalaisten maakuntien päälehdissä (esim. kevään 2008 haussa 11 sanomalehdessä, joista kolme ruotsinkielisiä), EU-yksikön internet-sivuilla www.etela-suomeneakr.fi sekä maakuntien liittojen internet-sivuilla. Haun alkaessa EU-yksikkö voi järjestää hakijoille infotilaisuuksia ja hakijoiden avuksi valmistellaan kutakin hakukierrosta varten hakijan opas, jossa kerrotaan hakuun liittyvistä käytännön asioista, valintakriteereistä ja prosessista sekä neuvotaan, mistä saa hakuun liittyen lisätietoja. Toimintalinjan 5 haku toteutetaan kaksivaiheisena siten, että ensimmäisessä vaiheessa pyydetään hakijoilta esityksiä ylimaakunnallisista hankeideoista. Ideoita käsitellään rakennerahastotyön koordinaatiotyöryhmän kokouksessa. Ideahaun päätyttyä EU-yksikkö järjestää ideahakuun osallistuneille verkostoitumistilaisuuksia (teemakohtaisesti), joiden tarkoituksena on hanketoimijoiden verkostoitumisen edistäminen ja hankeideoiden jatkokehittäminen. Varsinainen hakuaika alkaa näistä tilaisuuksista ja kestää vähintään noin kuukauden. 2. Saapuneiden hakemusten rekisteröinti Ideahaku (teemahankkeet TL 5) Allekirjoitetut ideahakulomakkeet toimitetaan EU-yksikköön. Ideahakulomakkeet kirjataan saapuneeksi diaariin. Varsinainen projektihaku (TL 2, 3 ja 5) Allekirjoitetut projektihakemukset toimitetaan Päijät-Hämeen liittoon. Projektihakemukset kirjataan saapuneeksi hankediaariin. Kirjaamisen yhteydessä projektihakemukselle annetaan diaarinumero. Diaarinumero ja saapumispäivä merkitään projektihakemuslomakkeelle. Projektihakemuksista tarkistetaan, että hakija on jättänyt hakemuksen viranomaiskäsittelyyn EURA2007 järjestelmässä ja että hakemus on osoitettu Päijät-Hämeen liitolle. Tarvittaessa tilannetta selvitetään hakijan kanssa. Hakemukset kirjataan saapuneeksi EURA2007 järjestelmässä ja hakemukselle merkitään saapumispäivä ja diaarinumero. Hakijalle lähetetään EURA2007 järjestelmän välityksellä sähköpostilla ilmoitus hakemuksen saapumisesta/vastaanottamisesta (saapumisilmoitus). Saapumisilmoituksessa hakijoille kerrotaan myös projektihakemusten jatkokäsittelyn aikataulusta. 3

Saapuneeksi kirjaamisen jälkeen projektihakemukset otetaan käsittelyyn EURA2007 - järjestelmässä. 3. Hakemusten arviointi Kaikkien rahoitusta saavien projektien on täytettävä välttämättömät ehdot valintamenettelystä riippumatta. Jos hakemus ei täytä yhtä tai useampaa välttämätöntä ehtoa, ei sitä oteta mukaan muiden valintaperusteiden arviointiin ja hakemus hylätään tässä vaiheessa. Yleisillä arviointiperusteilla arvioidaan projektisuunnitelman toteuttamiskelpoisuutta. Kehittämisjohtaja pisteyttää hakemuksen Etelä-Suomen EAKR-ohjelman seurantakomitean hyväksymien arviointiperusteiden perusteella. Pisteytyksessä käytetään yksinkertaista kokonaispisteisiin perustuvaa laskentamenetelmää seuraavasti: 5 = erinomaisesti, 4 = hyvin, 3 = tyydyttävästi, 2 = välttävästi, 1 = heikosti tai ei lainkaan. Rahoittaja voi halutessaan asettaa arviointiperusteelle painokertoimet, jolloin voidaan haun kohdentumisen mukaan painottaa tärkeimmiksi katsottuja arviointiperusteita. Pisteytys perustellaan Eura2007-järjestelmässä kirjallisesti. Valintaperusteiden arviointi täytetään Etelä-Suomen yhteisten arviointikriteereiden perusteella Eura 2007 -tietojärjestelmään, johon se tallentuu. Hakemuksesta arvioidaan haun painopisteiden mukaisuus, innovatiivisuus ja kilpailukyky, yritystoiminnan ja työllisyyden edistäminen, pysyvä tai pitkäaikainen lisäarvo, yhteistyö, ympäristövaikutukset sekä ns. horisontaaliset periaatteet ja toteuttajan edellytykset. Tämä menettely koskee myös liiton itse toteuttamia rakennerahastohankkeita. Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristö käsittelee kaikki hakemukset. Siinä yhteydessä tarkistetaan viimeistään, että samaa hanketta ei rahoiteta useammasta lähteestä. Hakemusten arviointi ja valinta (teemahankkeet TL 5) Ideahaku Saapuneista hankeideoista laaditaan teemakohtainen tiivistelmä. Hankeideat käsitellään rakennerahastotyön koordinaatiotyöryhmän kokouksessa. Ideahaun päätyttyä EU-yksikkö järjestää ideahakuun osallistuneille verkostoitumistilaisuuksia (teemakohtaisesti), joiden tarkoituksena on hanketoimijoiden verkostoitumisen edistäminen ja hankeideoiden jatkokehittäminen. 4

Varsinainen projektihaku EU-yksikkö tarkistaa saapuneet hakemukset teknisesti ja arvioi välttämättömien valintakriteereiden täyttymisen. Tarvittaessa pyydetään täydennyksiä hakijoilta. Ohjelmaan, toimintalinjaan 5 ja haun teemoihin kuulumattomat hankkeet karsitaan tässä vaiheessa pois jatkokäsittelystä (hylätään, palautetaan hakijalle tai siirretään toimivaltaiselle viranomaiselle). Etelä-Suomen rakennerahastotyön koordinaatiotyöryhmän jäsenet arvioivat hankkeiden sisältöä ja toteutuskelpoisuutta Etelä-Suomen EAKR-ohjelman seurantakomitean 30.11.2007 hyväksymien valintakriteerien pohjalta (yhteinen arviointilomake). Jokaisen hakemuksen arvioi kaksi koordinaatiotyöryhmän jäsentä. Hankkeen saama kokonaispistemäärä on kahden arvioijan kokonaispistemäärien keskiarvo. Mikäli kahden arvioijan antamien kokonaispistemäärien ero on yli 4 pistettä, pyydetään kolmas arvio. Tässä tapauksessa hankkeen saama kokonaispistemäärä muodostuu kolmen arvioijan kokonaispistemäärien keskiarvosta. Tarvittaessa pyydetään lausuntoja substanssiasiantuntijoilta. Yhteenveto saapuneista hakemuksista toimitetaan tiedoksi kaikkien maakuntien yhteistyöryhmien sihteeristöille ja hanketiivistelmät käsitellään niiden maakuntien yhteistyöryhmien sihteeristöissä (poikkeus: Uudellamaalla MYR:n alaisessa hankevalmisteluryhmässä), joiden alueella toteutetaan merkittäviä osia hankkeesta (vähintään yksi osaprojekti). Sihteeristökäsittelyssä varmistetaan, ettei hankkeissa ole päällekkäisyyttä alueilla toteutettavien muiden rahoittajien hankkeisiin. MYR:n sihteeristö voi esittää prioriteettijärjestyksen hankevalintaa varten. Prioriteettijärjestys ei kuitenkaan sido jatkokäsittelyä. Arviointien ja sihteeristöjen käsittelyjen jälkeen koordinaatiotyöryhmä kokoontuu käsittelemään hakemuksia ja niistä saatuja lausuntoja. Ohjelmajohtaja valmistelee valintaesityksen laajennetulle ohjauskomitealle, joka tekee päätösesityksen Päijät-Hämeen liitolle rahoitettavista hankkeista. Ohjauskomitean on pyrittävä päätöksenteossaan yksimielisyyteen. Jos päätöstä ei voida tehdä yksimielisesti, päätökseksi tulee mielipide, jota kaksi kolmannesta äänestäneistä on kannattanut. 4. Hakemusta koskevan myönteisen/ kielteisen päätöksen teko eli rahoituspäätös Maakuntahallitus tekee päätöksen maakuntajohtajan esittelystä. Päätöslomakkeessa on päätöksen vakiomuotoiset ehdot, joista ilmenevät oikeudet ja velvollisuudet. Päijät-Hämeen liitto (kehittämisjohtaja) lisää toiminnan ja hankkeen kannalta olennaisia ehtoja päätökseen. Kirjallinen muutoksenhakuosoitus on päätösten liitteenä. Rakennerahastojen tietojärjestelmän (EURA 2007) vakiomuotoisten päätösehtojen lisäksi päätöksiin lisätään Päijät-Hämeen liitossa sovellettavan tukijärjestelmän sekä liiton itse asettamia, tarpeelliseksi katsomiaan ehtoja. Sovellettavat säädökset: Neuvoston asetus (EY) N:o 1083/2006, nk. yleisasetus (Euroopan aluekehitysrahastoa, Euroopan sosiaalirahastoa ja koheesiorahastoa koskevista yleisistä säännöksistä sekä asetuksen (EY) N:o 1260/1999 kumoamisesta) EAKR-asetus (EY) N:o 1080/2006 (Euroopan aluekehitysrahastosta ja asetuksen (EY) N:o 1783/1999 kumoamisesta) Komission asetus (EY) N:o 1828/2006, nk. täytäntöönpanoasetus 5

(Euroopan aluekehitysrahastoa, Euroopan sosiaalirahastoa ja koheesiorahastoa koskevista yleisistä säännöksistä annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1083/2006 ja Euroopan aluekehitysrahastosta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1080/2006 täytäntöönpanoa koskevista säännöistä) Rakennerahastolaki (1401/2006) Valtioneuvoston asetus rakennerahastoista (311/2007) Valtioneuvoston asetus rakennerahastoista osarahoitettavien menojen tukikelpoisuudesta (1079/2007) Alueiden kehittämislaki (602/2002) Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisestä (1224/2002) Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämistoimenpiteiden rahoituksesta (1225/2002) Valtionavustuslaki (688/2001) Laki julkisista hankinnoista (348/2007) Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007) Komission asetus (EY) N:o 1998/2006, perustamissopimuksen 87 ja 88 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen Maakuntahallituksen päätöksestä lähetetään virallinen ote tuen saajalle. Välittömästi maakuntahallituksen päätöksen jälkeen kehittämisjohtaja tekee päätöksen myös EURA2007-järjestelmään. Tuen saajalle lähetetään sähköpostilla ilmoitus järjestelmään tehdystä tukipäätöksestä. Allekirjoitettu päätös (ml. muutoksenhakuosoitus) lähetetään postitse tuen saajalle. Maakuntalehti sekä useat muut tiedotusvälineet maakunnassa tiedottavat maakuntahallituksen kokouksen jälkeen välittömästi tehdyistä tukipäätöksistä ja hankkeiden sisällöstä. Sen jälkeen kun rahoituspäätös on tehty, hankkeen yhteyshenkilö kutsuu koolle aloituspalaverin. Palaveri dokumentoidaan, jotta valvonnassa voidaan todeta, onko kaikki tarpeelliset asiat käyty läpi hankkeen toteuttajien kanssa. Ohje sisältää käsiteltävät asiakokonaisuudet, joita ovat mm. osallisten oikeudet ja velvollisuudet sekä hankkeen onnistumisen ja laillisen toteuttamisen kannalta tarpeelliset seikat. Ohje sisältää myös esityslistaehdotuksen. Päätöksen teko (teemahankkeet TL 5) Juridiset rahoituspäätökset hankkeille tekee Päijät-Hämeen liitto (tai muu toimivaltainen aluehallintoviranomainen, jolle myöntövaltuudet voidaan ohjata ohjelmareservistä). Maakuntajohtaja tekee päätöksen ohjelmajohtajan esittelystä. Ohjauskomitean esitettyä rahoitettavat hankkeet, EU-yksikkö käy näiden hakijoiden kanssa tarkentavat hankeneuvottelut. Hankeneuvotteluissa sovitaan projektihakemukseen tehtävistä muutoksista ja projektihakemukseen pyydetään tarvittaessa lisäselvityksiä. Yhteishankkeissa toteutettavissa projekteissa hankeneuvotteluihin osallistuvat yhteishenkilöt/edustajat kaikista projektihakemuksessa mainituista toteuttajaorganisaatioista. Projektihakemus hyväksytään projektiksi EURA2007 - järjestelmässä, kun uusi korjattu projektihakemus pyydettyine lisäselvityksineen on toimitettu ja hyväksytty EU-yksikössä sekä EURA2007 järjestelmässä. Hankekoordinaattori valmistelee hyväksytylle projektille päätöksen EURA2007 ja WePa2007/Valtteri järjestelmissä. Päätöslomakkeessa on päätöksen vakiomuotoiset ehdot, joista ilmenevät oikeudet ja velvollisuudet. EU-yksikkö lisää toiminnan ja hankkeen kannalta olennaisia ehtoja päätökseen. 6

Päätös liitteineen (ml. muutoksenhakuosoitus) lähetetään tuensaajille. Yhteishankkeissa allekirjoitettu (alkuperäinen) päätös liitteineen lähetetään projektin hallinnoijana toimivalle (hakija) organisaatiolle ja kopiot päätöksestä liitteineen lähetetään muille hankkeen osatoteuttajille. Kopio päätöksestä liitteineen lähetetään tiedoksi myös projektin ohjausryhmään nimetylle maakuntien liiton edustajalle. EU-yksikkö järjestää hanketoteuttajille hallinnointikoulutusta ja/tai hankekohtaisia aloituspalavereita. 3.2.4. Toimien tarkastaminen Euroopan aluekehitysrahastoa, Euroopan sosiaalirahastoa ja koheesiorahastoa koskevista yleisistä säännöksistä sekä asetuksen (EY) N:o 1260/1999 kumoamisesta annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1083/2006 (jäljempänä yleisasetus) 60 artiklan b-kohdan mukaan hallintoviranomainen vastaa toimenpideohjelman hallinnoinnista ja täytäntöönpanosta moitteettoman varainhoidon periaatetta noudattaen ja sen tehtävänä on tarkastaa osarahoitettujen tuotteiden ja palvelujen toimitus ja varmistaa, että toimien osalta tuensaajien ilmoittamat menot ovat todella aiheutuneet ja että ne ovat yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaiset. Yksittäisten toimien paikan päällä suoritettavia tarkastuksia voidaan tehdä otantaperiaatteella noudattaen yksityiskohtaisia sääntöjä, jotka komissio hyväksyy 103 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun menettelyn mukaisesti. Yleisasetuksen täytäntöönpanosta annetun komission asetuksen (EY) N:o 1828/2006 13 artiklan 2-5 kohdissa on annettu tarkemmat ohjeet tarkastusten toteuttamisesta. Tarkastusten, jotka hallintoviranomaisen on tehtävä asetuksen (EY) N:o 1083/2006 60 artiklan b alakohdan mukaisesti, on tarvittaessa katettava toimien hallinnolliset, taloudelliset, tekniset ja fyysiset näkökohdat. Päijät-Hämeen liitto laatii kirjalliset ohjeet tarkastuksia varten ja pitää kustakin tarkastuksesta kirjaa, jossa mainitaan tehty työ, tarkastuksen päivämäärä ja tulokset sekä havaittujen sääntöjenvastaisuuksien suhteen toteutetut toimenpiteet. Mikäli Päijät-Hämeen liitto on toimenpideohjelman tuensaaja, tarkastuksiin liittyvillä järjestelyillä varmistetaan tehtävien erottaminen riittävällä tavalla asetuksen (EY) N:o 1083/2006 58 artiklan b alakohdan mukaisesti. 1 Paikan päällä tehtävien tarkastusten suorittaminen 1.1. Tarkastettavien toimien valinta Päijät-Hämeen liitto tarkastaa TEM:n antaminen ohjeiden mukaisesti kaikki julkiselta rahoitukseltaan yli 500 000 euron suuruiset hankkeet ja korkeaan riskiluokkaan arvioidut hankkeet vähintään kerran hankkeen aikana sekä lopuista hankkeista paikan päällä tarkastetaan 50 % otannalla, missä otetaan huomioon eri tuensaajien ja toimien kattava edustus ja riskitaso. Paikan päällä tehtävä tarkastaminen ulotetaan päähankkeen lisäksi myös mahdollisiin alahankkeisiin. Lisäksi hankkeille tehdään tarkastus paikan päällä aina kun siihen on aihetta. Jos tietyn tyyppisissä hankkeissa havaitaan sääntöjenvastaisuuksia, paikan päällä tehtäviä tarkastuksia laajennetaan koskemaan samankaltaisia hankkeita. 7

Tarkastettavien hankkeiden kappalemäärän lisäksi tavoitellaan myös mahdollisimman kattavaa varmennustasoa maksatusten euromäärän osalta. Paikan päällä tehtävät tarkastukset tehdään vuosittaisten Päijät-Hämeen liiton laatimien, maakuntajohtajan hyväksymän tarkastussuunnitelmien mukaan. Tarkastussuunnitelma sisältää vuosittain tarkastettavat projektit valintaperusteineen ja niiden määrän, otantamenetelmän kuvauksen sekä muut varmentamisessa huomioon otettavat seikat. Otannan kokoa määritettäessä huolehditaan siitä, että otanta, ottaen huomioon Päijät-Hämeen liiton määrittämän, kyseiseen tuensaaja- ja toimityyppiin liittyvän riskitason, antaa riittävän varmuuden maksujen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Otantamenetelmää arvioidaan vuosittain tarkastussuunnitelman laadinnan yhteydessä. Vuosittainen tarkastussuunnitelma tehdään ja tallennetaan tietojärjestelmään kyseessä olevan vuoden helmikuun loppuun mennessä. Vuosittaisen tarkastussuunnitelman yhteydessä Päijät-Hämeen liitto laatii yhteenvedon edellisenä vuonna toteutetuista paikan päällä tehdyistä tarkastuksista ja niiden tuloksista. 1.2. Paikan päällä tehtävien tarkastusten organisointi Tarkastusten järjestämistä välittävissä elimissä on ohjeistettu hallintoviranomaisen tehtävien eriyttämistä koskevassa ohjeessa (Hallintoviranomaisen ohje nro 02/2008, 10.4.2008, korvannut ohjeen 01/2008,1107/023/2008!). Vastuu paikan päällä tarkastamisesta on välittävässä elimessä tuen maksamisesta vastaavalla yksiköllä. Paikan päällä tehtävät tarkastuskäynnit toteutetaan siten, että tarkastuksen tekevät sekä hankkeen rahoittamiseen että maksamiseen liittyviä tehtäviä hoitavat henkilöt. Edellinen varmentaa projektin sisällöllisiä ja jälkimmäinen tilinpidollisia asioita. 1.3. Paikan päällä tehtävien tarkastusten suorittaminen Tarkastuskäynnin tavoitteena on antaa riittävä varmuus siitä, että ilmoitetut menot vastaavat todellisuutta, tuotteet on toimitettu tai palvelut on suoritettu hyväksymispäätöksen mukaisesti ja että toimet ja menot ovat yhteisön ja kansallisen lainsäädännön ja muiden sääntöjen sekä yhteisön mukaisia. Mikäli maksatuksen yhteydessä on tehty merkintä varmennuskäynnillä tarkastettavista eristä, tarkastetaan nämä. Tarkastuskäynti suoritetaan hankkeen aikana siten, että mahdollisiin korjaaviin toimenpiteisiin on ennen hankkeen päättymistä mahdollista ryhtyä. Hankkeen luonne (investointi, koulutushanke, kehittämishanke) vaikuttaa sopivan tarkastusajankohdan valintaan samoin kuin aloituspalaverin pito hankkeen alkaessa. Paikan päällä tehtävä tarkastus suoritetaan aina ennen loppumaksatusta. Jos tarkastuksen tarve on havaittu ja hanke on merkitty tietojärjestelmään tarkastuskohteeksi, hanketta ei voida järjestelmässä sulkea ennen kuin edellytetty tarkastus on suoritettu ja korjaavat toimenpiteet hankkeelle on kuitattu suoritetuiksi. Samaan hankkeeseen voidaan tehdä tarpeen vaatiessa useampia tarkastuskäyntejä. Jos samalla tuensaajalla on käynnissä useampia hankkeita, vähintään yhteen hankkeeseen tehdään tarkastus paikan päällä. Jos kyseessä on rahoitukseltaan pieni, teknisluonteinen hanke, jonka toiminnasta/olemassa olosta saadaan riittävä varmuus tulosten perusteella (tehty työ konkretisoituu esim. raportteina tai selvityksinä), ei sille suoriteta paikalla tehtävää tarkastusta. Teknisen tuen hankkeiden osalta tarkastaminen paikan päällä ei ole tarkoituksenmukaista, sillä riittävä varmuus menojen tosiasiallisuudesta saadaan niiden luonteesta johtuen ilman paikan päällä tehtävää tarkastamista. 8

Tehdyt paikan päällä tapahtuvan tarkastuskäynnin toimenpiteet, tarkastuksen tulokset sekä niiden johdosta tehdyt korjaavat toimenpiteet tarkastuksen suorittaja kirjaa TEM:n vahvistamaan paikan päällä tehtävien tarkastusten tarkistuslistaan. Tarkastustiedot tallennetaan viipymättä Valtteri-tietojärjestelmään, jotta sieltä saatavat tiedot ovat ajantasaisia. 1.4 Valvonta- ja tarkastustoimenpiteistä raportoiminen ja korjaavien toimenpiteiden toteuttamisen seuranta Päijät-Hämeen liitto toimittaa tiedot rakennerahastolain 49 :ssä tarkoitetuista tuen saajaan kohdistuneista tuotteiden, palveluiden ja menojen tarkastuksista TEM Alueiden kehittämisyksikköön hallintoviranomaiselle ja Valtiovarain controller toiminnon yhteydessä toimivalle tarkastusviranomaiselle hallintoviranomaiselle ja tarkastusviranomaiselle. Sääntöjenvastaisuuksia koskevat ilmoitukset (valtioneuvoston asetus rakennerahastoista 311/2007): Päijät-Hämeen liitto (kehittämisjohtaja ja ohjelmajohtaja) toimittaa komission täytäntöönpanoasetuksen 28 30 artikloissa tarkoitetut sääntöjenvastaisuuksia koskevat tiedot TEM Talousyksikköön todentamisviranomaiselle ilman eri pyyntöä kunkin vuosineljänneksen päättymistä seuraavan kuukauden 15 päivään mennessä. 3.2.5. Kuvaus maksatushakemusten käsittelyssä sovellettavista menettelyistä Projektin hallinnoija/toteuttaja täyttää maksatushakemuksen päätöksessä mainituilta maksatusjaksoilta mukaisesti EURA2007 järjestelmässä. Kun maksatushakemus on valmis, hallinnoija/toteuttaja jättää hakemuksen järjestelmän välityksellä viranomaiskäsittelyyn. Projektin hallinnoija/toteuttaja toimittaa EURA2007 järjestelmässä viranomaiskäsittelyyn jätetyn maksatushakemuksen liitteineen allekirjoitettuna Päijät-Hämeen liittoon. Maksatushakemus tulee olla hallinnoija- /toteuttajaorganisaation virallisen nimenkirjoittajan allekirjoittama. Yhteishankkeissa projektin hallinnoijana toimiva organisaatio täyttää yhden koko hanketta koskevan maksatushakemuksen EURA2007 järjestelmässä, allekirjoittaa ja toimittaa maksatushakemuksen liitteineen Päijät- Hämeen liittoon. Hankkeen osatoteuttajat toimittavat hallinnoijalle maksatushakemusta varten tarvittavat tiedot maksatuskauden kustannuksista ja rahoituksesta (kirjanpidon ote) sekä muut vaaditut liitteet. 3. Maksatushakemuksen käsittely viranomaisessa Saapuneiden maksatushakemusten rekisteröinti/vastaanotto Allekirjoitetut maksatushakemukset liitteineen toimitetaan Päijät-Hämeen liittoon. Maksatushakemukset kirjataan saapuneeksi hankediaariin. Kirjaamisen jälkeen maksatushakemuslomakkeelle merkitään hankkeen diaarinumero ja saapumispäivä. Saapuneista maksatushakemuksista tarkistetaan, että projektin hallinnoija/toteuttaja on jättänyt hakemuksen viranomaiskäsittelyyn EURA2007 järjestelmässä. Tarvittaessa tilannetta selvitetään projektin hallinnoijan/toteuttajan kanssa. Maksatushakemukset kirjataan saapuneeksi EURA2007 järjestelmässä ja hakemukselle tallennetaan saapumispäivä ja hankkeen diaarinumero. Projektin hallinnoijalle lähetetään EURA2007 järjestelmän välityksellä sähköpostilla ilmoitus maksatushakemuksen saapumisesta / vastaanottamisesta (saapumisilmoitus). Maksatushakemukset otetaan käsittelyyn EURA2007 järjestelmässä. 9

Maksatushakemuksen tarkastus (hallinnollinen tarkastus) jakautuu kahteen osaan: 1) projektin sisällön ja toimenpiteiden tukikelpoisuustarkastukseen, jonka suorittaa tuen myöntämiseen liittyviä hallinnollisia tehtäviä hoitava virkailija esim. rahoituspäätöksen esittelijä (myöhemmin rahoittaja) ja 2) kustannusten tukikelpoisuuden tarkastukseen, jonka suorittaa tuen maksamiseen liittyviä hallinnollisia tehtäviä hoitava virkailija (myöhemmin maksaja). 3.1 Projektin sisällön ja toimenpiteen tukikelpoisuustarkastus Päijät-Hämeen liitossa rahoittajaviranomaisena toimivat projektin yhteyshenkilöksi nimetty (tarkastaja, aluekehityspäällikkö) ja EU-yksikössä hankekoordinaattori ja ohjelmajohtaja tekevät maksatushakemukseen ensin projektin sisällön toimenpiteiden tukikelpoisuustarkastuksen (toimenpiteiden tarkastus). Tarkastuksesta täydennetään tarkistuslista EURA2007 järjestelmässä. Yhteishankkeissa projektin tukikelpoisuustarkastus kattaa kaikki projektin osatoteuttajat. Lisäksi toimenpiteiden tarkastuksesta tehdään tarvittaessa muita muistiinpanoja. Projektin hallinnoijalta/toteuttajalta pyydetään tarvittaessa lisäselvityksiä. Maksatushakemus voidaan myös palauttaa projektin hallinnoijalle/toteuttajalle korjattavaksi ja täydennettäväksi. Toimenpiteiden tarkastuksen jälkeen rahoittaja antaa maksatushakemuksen käsittelijälle (maksajalle) lausuntonsa (= toimenpiteiden tarkastuslistalla) siitä, että projektisuunnitelman sisällöllisestä toteutumisesta ei löydy estettä maksatukselle. Rahoittaja siirtää maksatushakemuksen EURA2007 järjestelmästä WePa2007/Valtteri järjestelmään maksajan käsittelyyn ja toimittaa maksatushakemuksen liitteineen maksajalle hakemuksen numero- ja asiatarkastusta varten. 3.2 Kustannusten tukikelpoisuuden tarkistaminen Rahoittajan annettua lausunnon maksatushakemuksesta, hakemus siirtyy maksajalle kustannusten tukikelpoisuuden tarkastamista varten. Maksajaviranomaisena toimivat tietopalvelusihteeri ja EUyksikössä hankesihteeri. Maksaja ottaa maksatushakemuksen (tilitys) käsittelyyn We- Pa2007/Valtteri järjestelmässä ja tekee maksatushakemuksen kustannusten numero- ja asiatarkastuksen. Maksatushakemuksesta tarkistetaan hakemuslomakkeen tiedot ja varmennetaan maksatukseen haettavien kustannusten oikeellisuus vertaamalla maksuun haettavia eriä kirjanpidon otteisiin, liitetietoihin, aiemmin maksettuihin eriin sekä päätöksellä projektille myönnettyyn rahoitukseen. Tukikelpoisuustarkastuksessa huomioidaan myös rahoittajan toimenpiteiden tarkastuksessa tehdyt huomiot, muut tarkastushavainnot sekä muu projektin raportointi. Yhteishankkeissa numero- ja asiatarkastus tehdään kaikkien projektin osatoteuttajien osalta. Maksaja pyytää tarvittaessa projektin hallinnoijalta/toteuttajalta lisätietoja. Maksatushakemus voidaan tarvittaessa palauttaa täydennettäväksi ja korjattavaksi projektin hallinnoijalle/toteuttajalle. 10

WePa2007/Valtteri järjestelmässä tilitykseen merkitään kustannuslajikohtaisesti tukikelpoisena hyväksyttävät kustannukset ja rahoituserät samoin kuin hylättävät summat perusteluineen ja ratkaistaan maksatuskaudelta korvattava summa. Lisäksi merkitään projektille maksettavasta summasta mahdollisesti vähennettävät erät, esim. takaisinperinnät ja tehdään mahdolliset merkinnät varmennuskäynnillä tarkastettavista eristä. Tukikelpoisuustarkastus dokumentoidaan tilityksen tarkistuslistaan WePa2007/Valtterijärjestelmässä. Lisäksi maksatushakemuksen numero- ja asiatarkastuksesta tehdään muita muistiinpanoja tukikelpoisuustarkistuksen tueksi. Ennen maksatuksen hyväksymistä, tiliöintiä ja tietojen siirtämistä edelleen EURA2007 järjestelmään maksatuspäätöksen laatimista varten, varmistetaan, että projektin hallinnoijalle/toteuttajalle suoritettavaa maksua varten pankkitilillä on maksun suorittamiseksi tarvittavat rahat. Hyväksytty maksatushakemus (tilitys) siirretään EURA2007 järjestelmään maksatuspäätöksen laatimista varten. 4. Maksatuspäätös Maksatuspäätöksen tiedot tarkistetaan ja täydennetään (päätöksen päiväys ja allekirjoitukset). Maksatuspäätös lähetetään liitteineen (ml. muutoksenhakuosoitus) projektin hallinnoijalle/toteuttajalle. Yhteishankkeissa allekirjoitettu (alkuperäinen) päätös liitteineen lähetetään projektin hallinnoijana toimivalle (hakija) organisaatiolle ja kopiot päätöksestä liitteineen lähetetään muille hankkeen osatoteuttajille. Maksuunpanomääräys Maksatuspäätöksen yhteydessä tulostetaan EURA 2007 -järjestelmästä maksatuspäätöksen maksuunpanomääräys. Maksuunpanomääräys ja alkuperäinen maksatushakemuslomake toimitetaan hyväksyttynä Päijät-Hämeen liiton taloussihteerille tuen maksamista ja kirjanpitoon kirjaamista varten. Tuen maksaminen Maksu suoritetaan maksuunpanomääräyksen (tosite) mukaiselle maksun saajan tilille. Tosite kirjataan Päijät-Hämeen liiton kirjanpitoon, tositteeseen merkitään tositenumero ja maksupäivä. Maksaja merkitsee manuaalisesti WePa2007/Valtteri-järjestelmässä tilitykselle tositteen mukaisen maksupäivän. 11

HALLINTO- JA VALVONTAJÄRJESTELMÄN KUVAUS RAHASTO: EAKR Päivitetty 18.6.2008 Välittävä elin: Päijät-Hämeen liitto Kuvataan tarvittaessa erikseen menettelyt seuraavien hanketyyppien osalta: valtionavustuksena rahoittamat hankkeet, hallinnon itsensä toteuttamat hankkeet, teknisen tuen hankkeet sekä julkisena hankintana toteutetut hankkeet Kuvattava asia 1.Myöntämisvaltuuden vastaanottaminen Mitä tehtäviä välittävässä elimessä tehdään TEM:n jakokirje kirjataan saapuneeksi Myöntämisvaltuuksien tarkistaminen ja vastaanottaminen 2. Määrärahojen Vastaanotetaan arviomääräraha vastaanottaminen 3. Tietojärjestelmät Myöntämisvaltuuksien vastaanotto Projektihakemusten käsittely Projekti-/rahoituspäätös (projektiksi hyväksyminen ja rahoituksen myöntäminen) Projektin raportointi (seuranta- ja väliraportit, loppuraportti) Maksatushakemusten käsittely Tuen maksaminen Varmennukset ja tarkastukset Miten tehtävät suoritetaan Myöntövaltuuksien jakokirje kirjataan liiton diaariin. 1..Tulostetaan vastaanotettavissa olevat jakokirjeet raportille WePa2007/Valtteri järjestelmässä. 2.Raportin tietojen täsmäävyys verrataan varsinaiseen jakokirjeeseen 3.Vastaanotetaan järjestelmässä ne varat, jota vastaavan jakokirjeen tiedot täsmää em. raportin tietoihin. 4.Tulostetaan raportti vastaanotetuista varoista 5.Varojen vastaanoton dokumentointi (raportit ja jakokirjeet) (WePa2007/Valtteri järjestelmän ohjeistus/versio 17.4.2008) TEM:n suoritus Päijät-Hämeen liiton pankkitilille maksuja varten. WePa2007/Valtteri EURA2007 EURA2007 ja WePa2007/Valtteri EURA2007 EURA2007 ja WePa2007/Valtteri ProEconomica/Status-kirjanpito ja Baswaremaksuliikenne Työnjako, vastuut Johdon sihteeri Tietopalvelusihteeri Taloussihteeri Liite 1, luettelo käyttäjäoikeuksista tietojärjestelmissä

2 (5) Kuvattava asia Mitä tehtäviä välittävässä elimessä tehdään Sääntöjenvastaisuudet ja takaisinperinnät Menojen todentaminen Miten tehtävät suoritetaan EURA2007 ja WePa2007/Valtteri Työnjako, vastuut 4. Tiedottaminen (Viestintä) Avoimet haut Rahoituspäätöksistä tiedottaminen Maakuntalehdet, infotilaisuudet, hakijan ohje, nettisivut Eura 2007-järjestelmä, nettisivut, mkh:n päätöksistä tiedottaminen, lehdistötiedotteet MYR:n sihteeristö, ohjauskomitea Ohjelmajohtaja, hankekoordinaattori, kehittämisjohtaja, hallintojohtaja 5. Hakijoiden ohjaus ja neuvonta 6. Hankkeiden valinta Ideahaku (TL 5 Teemahankkeet) Tuen hakemista koskevat menettelyt Ohjelman toteutumisesta tiedottaminen Infotilaisuudet Verkostoitumistilaisuudet Hakijoiden neuvonta Ideahakulomakkeiden vastaanottaminen Projektihakemusten vastaanottaminen Vuosiraportti, vuosijulkaisu, MYR, seurantakomitea ja tiedotustilaisuus sen yhteydessä Nettisivut, puhelimitse, sähköpostitse, hakijan opas/ohje Ohjelmajohtaja, hankekoordinaattori, hankesihteeri, tietopalvelusihteeri, tarkastaja, aluekehityspäällikkö, kehittämisjohtaja Ideahakulomakkeet kirjataan saapuneeksi diaariin. Hankeideat käsitellään rakennerahastotyön koordinaatiotyöryhmän kokouksessa ja järjestetään teemakohtaiset verkostoitumistilaisuudet ideahakuun osallistuneille. Hakemukset kirjataan saapuneeksi diaariin ja EURA 2007-järjestelmään. Hankesihteeri, ohjelmajohtaja, hankekoordinaattori Johdon sihteeri, hankesihteeri Saapusmisilmoitus hakijalle Hakemuksen käsittelyyn ottaminen Hakijalle lähetetään EURA2007 järjestelmän välityksellä sähköpostilla ilmoitus hakemuksen saapumisesta/vastaanottamisesta. Hakemukset otetaan käsittelyyn EURA 2007- järjestelmässä ja hakemukselle kirjataan käsittelijä, joka täyttää viranomaisen täytettävät kohdat. Suunnittelusihteeri, hankesihteeri Suunnittelusihteeri, hankesihteeri Kehittämisjohtaja, hankekoordinaattori Hakemusten arviointi Arviointilomakkeen täyttäminen Ohjelma-asiakirjan ja seurantakomitean 30.11.2007 hyväksymien valintakriteerien mukaan Kehittämisjohtaja (TL 2 ja 3) Etelä-Suuomen EAKR-koordinaatiotyöryhmän jäsenet (TL 5) Ohjelmajohtaja, hankekoordinaattori (TL 5)

3 (5) Kuvattava asia Rahoitettavien hankkeiden valinta Mitä tehtäviä välittävässä elimessä tehdään Miten tehtävät suoritetaan Työnjako, vastuut Asiantuntijalausuntojen pyytäminen Ohjelmajohtaja, hankekoordinaattori (TL 5) TL 2-3 Maakuntajohtajan esityksen pohjalta MYR:n sihteeristö tekee päätösesityksensä Rahoituspäätöksen tekeminen TL 5 MYR:n sihteeristöt käsittelevät hakemuksia kokouksissa Priorisointi Valintaesitys Päätösesitys Rahoituspäätöksen valmistelu TL5:n osalta mahdollinen prioriteettijärjestys oman maakunnan hankkeista, päällekkäisyyksien ehkäisy EAKR-koordinaatiotyöryhmä priorisoi hankkeet Arviointien, MYR:ien sihteeristöjen priorisointien ja lausuntojen pohjalta Valintaesityksen pohjalta Päätös valmistellaan EURA2007 ja WePa2007/ Valtteri järjestelmissä mahdollisten hankeneuvotteluissa sovittujen täydennysten jälkeen. MYR:n sihtteeristöt Ohjelmajohtaja Ohjauskomitea Ohjelmajohtaja, hankekoordinaattori, kehittämisjohtaja 7. Hankkeiden ohjaus ja valvonta Päätöksenteko Päätöksen toimittaminen hakijalle Aloituspalaverit ja/tai hallinnointikoulutus hankkeille Projektinaikainen ohjaus 8. Maksatushakemusten käsittely (toimeenpanoasetus 13 art) Maksatushakemusten Maksatushakemusten vastaanottaminen vastaanottaminen Maakuntahallitus delegoinut maakuntajohtajalle päätöksentekoa 9.12.2002 ja 14.2.2005 sekä EU-yksikön osalta 12.2.2007 Kirjataan päätös diaariin ja postitetaan allekirjoitettu päätös Hankekohtaiset aloituspalaverit soveltaen TEM:n ESRaloituspalaveriohjetta Ohjausryhmien kokouksiin osallistuminen, projektin jatkuva seuranta Hakemukset kirjataan saapuneeksi diaariin ja EURA 2007-järjestelmään. Maakuntahallitus, maakuntajohtaja Johdon sihteeri, palvelusihteeri, hankesihteeri Ohjelmajohtaja, hankekoordinaattori, hankesihteeri, tietopalvelusihteeri, tarkastaja, aluekehityspäällikkö, kehittämisjohtaja, ohjausryhmään nimetty maakunnan liiton edustaja Johdon sihteeri, hankesihteeri Saapusmisilmoitus hakijalle Maksatushakemuksen käsittelyyn Hakijalle lähetetään EURA2007 järjestelmän välityksellä sähköpostilla ilmoitus hakemuksen saapumisesta/vastaanottamisesta. Hakemukset otetaan käsittelyyn EURA 2007- Suunnittelusihteeri, hankesihteeri Tarkastaja, aluekehityspäällikkö,

4 (5) Kuvattava asia Maksatushakemusten käsittely Mitä tehtäviä välittävässä elimessä tehdään Miten tehtävät suoritetaan Työnjako, vastuut ottaminen järjestelmässä ja hakemukselle kirjataan käsittelijä. hankekoordinaattori, ohjelmajohtaja Toimenpiteiden tarkastus Rahoittaja tekee maksatushakemukseen projektin Tarkastaja, aluekehityspäällikkö, sisällön ja toimenpiteiden tukikelpoisuustarkistuksen. hankekoordinaattori, ohjelmajohtaja Rahoittaja siirtää maksatushakemuksen maksajan käsittelyyn WePa2007/Valtteri järjestelmään Numero- ja asiatarkastus (kustannusten tukikelpoisuuden tarkastus) Maksaja ottaa maksatushakemuksen (tilitys) käsittelyyn WePa2007/Valtteri järjestelmässä. Maksatushakemukseen tehdään numero- ja asiatarkastus Hyväksytty maksatus tiliöidään ja siirretään EURA2007 järjestelmään maksatuspäätöksen laatimista varten. Tietopalvelusihteeri, hankesihteeri Maksatuspäätöksen tekeminen 9. Tuen maksaminen 10. Toimien paikan päällä tehtävä tarkastaminen (toimeenpanoasetus art 13 b) Vuosittainen tarkastussuunnitelma Maksatuspäätös Maksuunpanomääräys Tarkastettavien toimien valinta Otantamenetelmän valinta Tarkastussuunnitelman laadinta ja tallentaminen tietojärjestelmään Yhteenveto edellisen vuoden tarkastuksen tuloksista Makstuspäätöksen tiedot tarkistetaan ja täydennetään. Päätös allekirjoitetaan, kirjataan diaariin ja lähetetään liitteineen projektin hallinnoijalle/toteuttajalle. EURA2007 järjestelmästä tulostetaan maksuunpanomääräys. Hyväksytty maksuunpanomääräys ja alkuperäinen maksatushakemuslomake toimitetaan taloussihteerille tuen maksamista varten. Tuki maksetaan maksuunpanomääräyksen mukaisesti maksun saajan pankkitilille ja tositteelle merkitään maksupäivä. Maksu kirjataan Päijät-Hämeen liiton kirjanpitoon. Maksaja merkitsee tilitykselle maksupäivän WePa2007/Valtteri -järjestelmässä TEM:n ohjeiden mukaisesti Helmikuun loppuun mennessä Tietopalvelusihteeri, hankesihteeri Hallintojohtaja Johdon sihteeri, palvelusihteeri, hankesihteeri Tietopalvelusihteeri, hankesihteeri Hallintojohtaja Taloussihteeri Taloussihteeri Tietopalvelusihteeri, hankesihteeri Kehittämisjohtaja, ohjelmajohtaja Kehittämisjohtaja, ohjelmajohtaja, maakuntajohtaja

Kuvattava asia Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suorittaminen Korjaavien toimenpiteiden suorittaminen ja seuranta 11. Toimeenpanon seuranta ja raportointi Hankkeiden seuranta- ja tulostiedot Mitä tehtäviä välittävässä elimessä Miten tehtävät suoritetaan tehdään Tarkastetaan tuotteiden toimittaminen Sekä maksatuksesta että hankkeen valvonnasta vastaava ja palvelujen suorittaminen henkilö varmentaa osaltaan hankkeen Tarkastustiedot kirjataan WePa2007/Valtteri-järjestelmään Korjaavien toimien kirjaaminen Välittömästi tarkastuksen jälkeen tietojärjestelmään Tarkastutietojen kirjaaminen Valtterijärjestelmään Sääntöjenvastaisuuksien ilmoittaminen TEM talousyksikköön Yhteenvetojen laadinta MYR:lle ja seurantakomitealle Kaksi kertaa vuodessa seurantakomitealle, vuosiraportin käsittelyn yhteydessä MYR:lle 5 (5) Työnjako, vastuut Ohjelmajohtaja, hankekoordinaattori, hankesihteeri, tarkastaja, aluekehityspäällikkö, tietopalvelusihteeri Ohjelmajohtaja, hankekoordinaattori, hankesihteeri, tarkastaja, aluekehityspäällikkö, tietopalvelusihteeri Tietopalvelusihteeri, hankesihteeri Kehittämisjohtaja, ohjelmajohtaja Ohjelmajohtaja, hankekoordinaattori, hankesihteeri, tarkastaja, aluekehityspäällikkö, tietopalvelusihteeri 12. Tukiin liittyvät korjaustoimet (ml. päätöksen oikaisu, tuen takaisinperintä jne.) 13. Sääntöjen vastaisuuksiin liittyvä raportointi 14. Todentamisviranomaiselle esitettävät muut tiedot Päätöksen oikaisu Tuen takaisinperintä Todentamisviranomainen ohjeistaa myöhemmin Todentamisviranomainen ohjeistaa myöhemmin Päätöksentekijä oikaisee päätöksen Maakuntahallitus, maakuntajohtaja Maakuntahallitus

HALLINTO- JA VALVONTAJÄRJESTELMÄN KUVAUS RAHASTO: EAKR:n ja ESR:n tekninen tuki Päivitetty 15.9.2008 Välittävä elin: Päijät-Hämeen liitto (sinisellä merkitty EU-yksikkö siltä osin kuin poikkeaa liiton normaalista menettelystä) Kuvataan tarvittaessa erikseen menettelyt seuraavien hanketyyppien osalta: valtionavustuksena rahoittamat hankkeet, hallinnon itsensä toteuttamat hankkeet, teknisen tuen hankkeet sekä julkisena hankintana toteutetut hankkeet Kuvattava asia 1.Myöntämisvaltuuden vastaanottaminen Mitä tehtäviä välittävässä elimessä tehdään TEM:n jakokirje kirjataan saapuneeksi Myöntämisvaltuuksien tarkistaminen ja vastaanottaminen 2. Määrärahojen Vastaanotetaan arviomääräraha vastaanottaminen 3. Tietojärjestelmät Myöntämisvaltuuksien vastaanotto Projektihakemusten käsittely Projekti-/rahoituspäätös (projektiksi hyväksyminen ja rahoituksen myöntäminen) Projektin raportointi (seuranta- ja väliraportit, loppuraportti) Maksatushakemusten käsittely Tuen maksaminen Miten tehtävät suoritetaan Myöntövaltuuksien jakokirje kirjataan liiton diaariin. 1..Tulostetaan vastaanotettavissa olevat jakokirjeet raportille WePa2007/Valtteri järjestelmässä. 2.Raportin tietojen täsmäävyys verrataan varsinaiseen jakokirjeeseen 3.Vastaanotetaan järjestelmässä ne varat, jota vastaavan jakokirjeen tiedot täsmää em. raportin tietoihin. 4.Tulostetaan raportti vastaanotetuista varoista 5.Varojen vastaanoton dokumentointi (raportit ja jakokirjeet) (WePa2007/Valtteri järjestelmän ohjeistus/versio 17.4.2008) TEM:n suoritus Päijät-Hämeen liiton pankkitilille maksuja varten. WePa2007/Valtteri EURA2007 EURA2007 ja WePa2007/Valtteri EURA2007 EURA2007 ja WePa2007/Valtteri ProEconomica/Status-kirjanpito ja Basware- Työnjako, vastuut Johdon sihteeri Tietopalvelusihteeri Taloussihteeri Liite 1, luettelo käyttäjäoikeuksista tietojärjestelmissä

2 (4) Kuvattava asia Mitä tehtäviä välittävässä elimessä tehdään Varmennukset ja tarkastukset Miten tehtävät suoritetaan maksuliikenne Työnjako, vastuut Sääntöjenvastaisuudet ja takaisinperinnät Menojen todentaminen EURA2007 ja WePa2007/Valtteri 6. Hankkeiden valinta Tuen hakemista koskevat menettelyt Projektihakemus Projektihakemus tehdään EURA2007 järjestelmään (jokaiselle menoluokalle ja käyttökohteelle oma projekti). Hakemuksen valmistelu: ohjelmajohtaja, hankesihteeri, kehittämisjohtaja Hakemuksen allekirjoitus: aluesuunnittelupäällikkö Hakemukset kirjataan saapuneeksi diaariin ja EURA 2007-järjestelmään. Hankesihteeri, johdon sihteeri, suunnittelusihteeri Hakemukset otetaan käsittelyyn EURA 2007- järjestelmässä ja hakemukselle kirjataan käsittelijä, joka täyttää viranomaisen täytettävät kohdat. Hankesihteeri, hankekoordinaattori Suunnittelusihteeri Rahoituspäätöksen tekeminen Rahoituspäätöksen valmistelu Päätös valmistellaan EURA2007 ja WePa2007/ Valtteri järjestelmissä. Hankekoordinaattori, ohjelmajohtaja aluekehityspäällikkö Päätöksenteko 8. Maksatusmenettelyn kuvaus Laskujen käsittely ja Laskujen käsittely hyväksyminen Maakuntahallitus delegoinut maakuntajohtajalle päätöksentekoa 9.12.2002 ja 14.2.2005 sekä EU-yksikön osalta 12.2.2007 Päätös kirjataan diaariin. Numerotarkastus Asiatarkastus Tiliöinti Hyväksyminen Maakuntahallitus, esittelijä maakuntajohtaja Maakuntajohtaja, esittelijä kehittämisjohtaja Hankesihteeri, johdon sihteeri Hankesihteeri, toimistosihteeri Hankesihteeri, suunnittelusihteeri Hankesihteeri, toimistosihteeri Ohjelmajohtaja Kehittämisjohtaja

3 (4) Kuvattava asia Mitä tehtäviä välittävässä elimessä tehdään Miten tehtävät suoritetaan Työnjako, vastuut Matkalaskut Numerotarkastus Asiatarkastus Tiliöinti Hyväksyminen Toimistosihteeri Toimistosihteeri Toimistosihteeri Hallintojohtaja Laskujen maksaminen ja kirjaaminen Laskujen maksaminen Ostolaskut kirjataan ostoreskontraan ja välitetään maksuun. Muistiotositteet ja kassatositteet kirjataan kirjanpitoon. Matkalaskujen maksatus palkkaohjelmassa. Toimistosihteeri Taloussihteeri Toimistosihteeri Palkat Palkat maksetaan palkkaohjelman kautta. Siirto maksuliikenneohjelmaan ja kirjaaminen. Toimistosihteeri Maksatushakemuksen käsittely Maksatushakemuksen tekeminen Maksatushakemus tehdään EURA2007 järjestelmässä. Hankesihteeri, suunnittelusihteeri Allekirjoittaja aluesuunnittelupäällikkö Maksatushakemuksen käsittelyyn ottaminen Hakemukset kirjataan saapuneeksi diaariin ja EURA 2007-järjestelmään. Tietopalvelusihteeri Toimenpiteiden tarkastus Hakemukset otetaan käsittelyyn EURA 2007- järjestelmässä ja hakemukselle kirjataan käsittelijä. Rahoittaja tekee maksatushakemukseen projektin sisällön ja toimenpiteiden tukikelpoisuustarkistuksen. Rahoittaja siirtää maksatushakemuksen maksajan käsittelyyn WePa2007/Valtteri järjestelmään. Tietopalvelusihteeri Onko tätä ja missä muodossa teknisessä tuessa? Numero- ja asiatarkastus (kustannusten tukikelpoisuuden tarkastus) Maksaja ottaa maksatushakemuksen (tilitys) käsittelyyn WePa2007/Valtteri järjestelmässä. Maksatushakemukseen tehdään numero- ja asiatarkastus Hyväksytty maksatus tiliöidään ja siirretään EURA2007 järjestelmään maksatuspäätöksen laatimista varten. Tietopalvelusihteeri

4 (4) Kuvattava asia Mitä tehtäviä välittävässä elimessä tehdään Miten tehtävät suoritetaan Työnjako, vastuut Maksatuspäätöksen tekeminen 9. Tuen maksaminen 10. Toimien paikan päällä tehtävä tarkastaminen (toimeenpanoasetus art 13 b) 11. Toimeenpanon seuranta ja raportointi 12. Tukiin liittyvät korjaustoimet (ml. päätöksen oikaisu, tuen takaisinperintä jne.) 13. Sääntöjen vastaisuuksiin liittyvä raportointi 14. Todentamisviranomaiselle esitettävät muut tiedot Maksatuspäätös Maksuunpanomääräys Tarkastettavien toimien valinta Otantamenetelmän valinta Päätöksen oikaisu Tuen takaisinperintä Todentamisviranomainen ohjeistaa myöhemmin Todentamisviranomainen ohjeistaa myöhemmin Makstuspäätöksen tiedot tarkistetaan ja täydennetään. Päätös allekirjoitetaan ja kirjataan diaariin. EURA2007 järjestelmästä tulostetaan maksuunpanomääräys. Hyväksytty maksuunpanomääräys ja alkuperäinen maksatushakemuslomake toimitetaan taloussihteerille tuen maksamista varten. Tuki maksetaan EU-yksikön pankkitililtä (valtion toimeksiantojen varat) maksuunpanomääräyksen mukaisesti Päijät-Hämeen liiton pankkitilille ja tositteelle merkitään maksupäivä. Maksu kirjataan Päijät-Hämeen liiton kirjanpitoon. Maksaja merkitsee tilitykselle maksupäivän WePa2007/Valtteri järjestelmässä. Teknisen tuen projekteihin ei pääsääntöisesti tarkasteta paikan päällä. Päätöksentekijä oikaisee päätöksen Tietopalvelusihteeri Hallintojohtaja Johdon sihteeri Tietopalvelusihteeri Hallintojohtaja Taloussihteeri Taloussihteeri Tietopalvelusihteeri Maakuntajohtaja Maakuntahallitus