SUORAVELOITUKSET PÄÄTTYVÄT MITÄ TOIMENPITEITÄ VAATII ASUNTOYHTIÖIDEN TALOUSHALLINNOLTA? Taloyhtiö 2013

SUORAVELOITUKSET PÄÄTTYVÄT MITÄ TOIMENPITEITÄ VAATII ASUNTOYHTIÖIDEN TALOUSHALLINNOLTA? Taloyhtiö 2013 1

2

KONEKIELISET TILISIIRROT VUONNA 2011 3

KULUTTAJIEN TAVALLISIMMAT LASKUNMAKSUTAVAT Mikä on tavallisin tapa, jolla maksatte laskunne? % vastaajista (n=2393 vuonna 2012) 4 Lähde: FK: Säästäminen, luotonkäyttö ja maksutavat tutkimus, kevät 2012

TAVALLISIMMAT LASKUNMAKSUTAVAT IKÄRYHMITTÄIN 2012 Mikä on tavallisin tapa, jolla maksatte laskunne? % vastaajista vuonna 2012 5 Senioritutkimuksesta 2012 Lähde: FK: Säästäminen, luotonkäyttö ja maksutavat tutkimus, kevät 2012

KULUTTAJIEN E-LASKUN KÄYTTÖ 6

EDUT TALOYHTIÖLLE E-laskun lähetys Säästää tulostuksen, kuorituksen, postittamisen kustannukset VK:n laskelma: verkkolaskun lähetyksestä säästöt 3-8 /lasku Laskutiedot säilyvät muuttumattomina ja virheettöminä koko laskutus- ja maksuketjun läpi Likviditeetinhallinta paranee, kun vastikkeet/myyntisaatavat kotiutuvat nopeammin (jopa 5 pvä) Verkkolaskujen vastaanotto VK:n laskelma manuaalinen pros. 30 /lasku, kun taas sähköinen pros. 10 /lasku.jos laskun käsittely saadaan automaattiseksi, on kustannus vain 1 /lasku Aika* Pk-yrityksessä paperilaskujen käsittelyyn kuluu viikko työaikaa vuodessa Paperilaskun vastaanottokustannus/ lasku 28,8 tai 14 min >< ERP integroitu verkkolasku 3,3 tai 1 min Paperilaskun lähetyskustannus/ lasku 18,55 tai 10,5 min ><verkkolasku 10,8 tai 6 min. *Helsingin 7 kauppakorkeakoulun tutkimus B-95 Penttinen

SEPA END-DATE ASETUS EU-asetus säätää päättymispäiväksi euromaiden kansallisille tilisiirroille ja suoraveloituksille 31.1.2014 Suomessa kotimaan tilisiirrot ovat jo SEPA tilisiirtoja Kotimaan suoraveloitus päättyy 31.1.2014 mennessä. Suoraveloituslaskuttajille suositellaan kotimaisen suoraveloituksen korvaamista e-laskulla ja suoramaksulla. muita suoraveloituksen korvaavia palveluita laskuttajille ovat: SEPA-suoraveloitus (mikäli laskuttajan pankki tarjoaa palvelua) paperilasku 8 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 260/2012 annettu 14.3.2012 euromääräisiä tilisiirtoja ja suoraveloituksia koskevista teknisistä ja liiketoimintaa koskevista vaatimuksista sekä asetuksen (EY) N:o 924/2009 muuttamisesta

SUORAVELOITUS suoraveloitusta käyttää 60.000 laskuttajaa suoraveloitusvaltakirjojen lukumäärä pankeilla n. 6 milj. 9

NÄIN SUORAVELOITUS KORVATAAN: E-LASKU JA SUORAMAKSU Laskuttaja E-laskuun pohjautuvat palvelut Verkkopankkia käyttävä maksaja E-lasku Maksaja, joka ei käytä verkkopankkia Suoramaksu E-lasku on monipuolisempi kuin suoraveloitus. -Maksaja voi halutessaan esimerkiksi maksaa automaattisessa maksamisessa olevan laskun heti sen saavuttua. Maksajan kannalta suoramaksu vastaa täysin suoraveloitusta. 10

OHJEISTUSTA JA VINKKEJÄ 1/4 1. Laskuttajailmoitus Päivitä omat ohjelmistot, jotta ne tukevat e-laskua ja suoramaksutoimintoa. Sovi pankin kanssa muunnosta Päivitä laskuttajailmoitus tai tee uusi finvoice.info sivustolla Jos vanha ilmoitus on kateissa, pyydä kopio pankistasi Perehtyä FK:ssa laadittuun ilmoittamispalvelun soveltamisohjeeseen sekä laskuttajan muuntopalvelun ohjeeseen Laskuttajan opas http://www.fkl.fi/materiaalipankki/oppaat/dokumentit/laskuttajan_opa s_suoraveloituksesta_e-laskuun_ja_suoramaksuun.pdf Varmista pankistasi, että päivitetty laskuttajailmoitus on kaikissa pankeissa Opas asukkaille yhtiökokoukseen 11

ESITE 12

13

OHJEISTUSTA JA VINKKEJÄ 2/4 Ota käyttöön myös Finvoice-laskusanoman versio 2.0 Suoramaksulla oma tunnus (INV09) Mahdollisuus laskujen peruutuspyyntöjen lähettämiseen erityisesti suoramaksuasiakkaille, mikäli lähetetty lasku on ollut aiheeton tai virheellinen 2. Lähetä asiakaskirjeet ja vastaanottoehdotukset samanaikaisesti Muodosta vastaanottoehdotussanoma jokaista suoraveloitusvaltakirjaa kohden Jos paljon suoraveloituksessa olevia asiakkaita, tee muunto osissa, jotta asiakastuki ei kuormitu Varaudu käsittelemään hylkäyssanomat muunnon aikana asiakkaiden itse tekemät vastaanottoilmoitukset muunnon aikana Tiedota muutoksesta kaikissa yhteydenpitokanavissa 14

KIRJE [Ilmoituksen päiväys] 1 Löytyy FKL:fi sivuilta Kieliversiot: Suomi/ruotsi/englanti SUORAVELOITUKSENNE MUUTTUU E-LASKUKSI TAI SUORAMAKSUKSI Suomalainen suoraveloituspalvelu päättyy EU-asetuksen mukaisesti viimeistään 31.1.2014. Muutamme suoraveloituksenne e-laskuksi tai suoramaksuksi yhteistyössä suoraveloituspalvelua tarjoavien pankkien kanssa [XX-kuusta 201X] alkaen. Laskunne maksetaan muutoksen jälkeen automaattisesti samalta tililtä, jolta se nyt suoraveloitetaan. Muutos ei edellytä teiltä toimenpiteitä, eikä uusia sopimuksia pankkinne kanssa. Muutos koskee seuraavia suoraveloituksia Suoramaksu vai e-lasku? [laskun aihe/aiheet = XXX muuttuva kenttä laskuttajan käyttöön] Suoraveloitus muuttuu uusiksi palveluiksi seuraavan jaon mukaisesti jos olette käyttänyt verkkopankkia viimeisen kolmen kuukauden aikana ennen [päivämäärä, joka on kirjeen päiväyksestä 2 kuukautta ja 7 kalenteripäivää eteenpäin], suoraveloituksenne muuttuu e-laskuksi jos käytössänne ei ole verkkopankkia, tai ette ole käyttänyt verkkopankkia viimeisen kolmen kuukauden aikana ennen [päivämäärä, joka on kirjeen päiväyksestä 2 kuukautta ja 7 kalenteripäivää eteenpäin], suoraveloituksenne muuttuu suoramaksuksi Miten e-lasku toimii? Miten suoramaksu toimii? Ehdot E-lasku toimitetaan suoraan verkkopankkiinne, jossa lasku ja siitä muodostettu maksutoimeksianto ovat nähtävissä. Voitte halutessanne muuttaa e-laskun maksutiliä tai summaa tai aikaistaa eräpäivää. Pankki maksaa laskun automaattisesti eräpäivänä tililtänne. E- laskusta ei tule ilmoitusta postitse kotiin, mutta voitte halutessanne ottaa verkkopankissa käyttöön sähköposti- tai tekstiviesti-ilmoituksen e-laskujen saapumisesta. Ilmoituspalvelu voi olla maksullinen. Jos suoraveloituksenne on maksettu muulta kuin omalta tililtänne, e-lasku toimitetaan maksajan verkkopankkiin. Toimitamme teille laskun tiedot hyvissä ajoin ennen eräpäivää ja lähetämme samanaikaisesti laskun maksutiedot suoraan pankkiinne. Saamallanne laskulla on tieto siitä, että pankkinne maksaa sen tililtänne automaattisesti eräpäivänä. E-laskussa ja suoramaksussa maksutoimeksianto toteutetaan tilisiirtona maksujenvälityksen ehtojen mukaisesti. 15 Palveluihin sovelletaan lisäksi palvelun ehtoja, jotka saatte pankkinne toimipaikoista ja kotisivuilta.

OHJEISTUSTA JA VINKKEJÄ NYKYISILLE TUKIJOILLE 3/4 3. Vastaanottoilmoitusten ja virhepalautteiden käsittely Päivitä vastaanottoilmoituksen tietojen pohjalta asiakasjärjestelmät Käsittele virhepalautteet 4. Muunnon jälkeen lähetä e-laskut ja suoramaksut kuluttaja-asiakkaille Jos olet sopinut maksajan kanssa vuosi-ilmoituskäytännöstä, voit lähettää maksajalle lähetettävän laskun kanssa samanaikaisesti ensimmäisen laskukopion pankkiin. Loput vuosi-ilmoitukseen liittyvät laskukopiot voi toimittaa pankkiin kuukausittain ennen eräpäivää. Laskukopiot tulee toimittaa riittävän hyvissä ajoin, jotta maksajan mahdollisesti muutokset on mahdollista toteuttaa. yritysasiakkaidensa kanssa tulee sopia uudesta laskutustavasta Tarkista huomautuslaskujen käsittely Huomioi, että jos asiakas ei maksa e-laskua/suoramaksua, et saa palautetta viitemaksuluettelolla 16

OHJEISTUSTA JA VINKKEJÄ 4/4 Erikoistilanteet Laskuttajalla on vain yksi suoraveloituksen palvelutunnus, mutta useita e-laskun laskutusaiheita Laskuttajalla on useita suoraveloituksen palvelutunnuksia, mutta vain yksi e-laskun laskutus Yksi laskutusaihe kätevin asukkaan kannalta Ohjeistus kuvattu teknisessä ohjeessa http://www.fkl.fi/teemasivut/sepa/tekninen_dokumentaatio/dokumenti t/laskuttajan_tekninen_ohje_muunto_suoraveloituksesta_elaskuun_ja_suoramaksuun.pdf 17

LASKUTTAJAN SIIRTYMINEN SUORAVELOITUKSESTA E- LASKUN JA SUORAMAKSUN KÄYTTÖÖN MUUNTOPALVELUA KÄYTTÄEN 1. 2. 3. 18 Laskuttaja ottaa e-laskutuksen käyttöönsä. Laskuttaja ilmoittaa pankeille tarjoavansa e-laskua ja suoramaksua ja sopii muuntopalvelusta. Laskuttaja tiedottaa standardikirjeellä maksajaa laskutustavan muutoksesta ja lähettää tiedot maksajan suoraveloitusvaltakirjoista pankkiin. 4. Pankki tarkistaa, että maksajalla 4. on voimassaoleva suoraveloitus-valtakirja laskuttajalle. Tilinumeron ja suoraveloituksen palvelutunnuksen on täsmättävä. 5. 5. Pankki siirtää maksajan e- laskun tai suoramaksun käyttäjäksi. Verkkopankkia käyttävä maksaja siirretään e-laskuun ja verkkopankkia käyttämätön suoramaksuun. 6. Pankki toimittaa laskuttajalle e-laskun ja suoramaksun vastaanottoilmoitukset. 7. 7. Laskuttaja siirtää maksajan uuteen laskutustapaan ja toimittaa seuraavan laskuaineiston pankkiin e-laskuna. Laskuttaja lähettää maksajalle laskun tiedot laskuttajan ja maksajan keskenään sopimalla tavalla. 8. Pankki veloittaa laskun maksajan tililtä automaattisesti eräpäivänä.

SUORAVELOITUSVALTAKIRJOJEN MUUNTOAIKATAULU Laskuttaja voi lähettää laskuttajailmoituksen pankkiin e-laskun ja suoramaksun tarjoamisesta 1.12.2012 Suoramaksupalvelu pankeilla käyttöön. Laskuttaja voi käynnistää muunnon. 18.1.2013 maaliskuu toukokuu 10.4.2013 Takaraja laskuttajalle muunnon käynnistämiseksi. elokuu lokakuu 20.11.2013 Viimeinen mahdollinen suoraveloituksen eräpäivä 31.1.2014 Suoraveloitus päättynyt 1.2.2014 19

E-LASKUTUKSEN KÄYTTÖÖNOTTO ILMAN MUUNTOPALVELUA Tarkista, että laskutusohjelmistollasi voidaan tehdä e-laskuja. Tarkista, että pystyt jatkossa käsittelemään kuluttajien vastaanottoilmoitukset. Tee sopimus e-laskujen lähettämisestä. Tee laskuttajailmoitus ja kerro, että tarjoat sekä e-lasku- että suoramaksuvaihtoehtoa. Lähetä laskuttajailmoitus pankkeihin. Kerro suoraveloitusta käyttäville asiakkaillesi suoraveloituksen päättymisestä ja lähetä heille jatkossa paperilasku. Tallenna e-laskun tai suoramaksun valinneen asiakkaasi vastaanottoilmoitukset. Lähetä e-laskut. Ilmoita suoramaksuasiakkaille laskun tiedot. Nouda saapuneet viitteet ja päivitä myyntireskontra. Laskuttaja, Päästä Irti Paperista! 20 Finanssialan Keskusliitto Finansbranschens Centralförbund 11.4.2013

LASKUTTAJAN MUUT VAIHTOEHDOT SUORAVELOITUKSEN KORVAAMISEKSI paperilasku SEPA suoraveloitus SEPA-suoraveloitus eroaa merkittävästi suomalaisesta suoraveloituksesta. Esim. valtakirja annetaan suoraan laskuttajalle. Laskuttaja ei voi tarkistaa maksajan tilinumeron oikeellisuutta eikä tilin käyttöoikeuksia. Valtakirjan antajan tunnistaminen on laskuttajan vastuulla. Maksajalla on oikeus vaatia maksun palautusta 8 viikon aikana. Kotimaan suoraveloituksia ei automaattisesti muunneta SEPAsuoraveloituksiksi. SEPA-suoraveloitus sopii rajat ylittävään kaupankäyntiin euroalueella 21

DOKUMENTTEJA FK:N SIVUILLA Tekniset dokumentit Suoramaksuun liittyvät Ilmoittamissanoman soveltamisohje ja tekniset tiedostot Finvoice 2.0 soveltamisohje ja tekniset tiedostot Laskuttajan ohje versio 1.2 muunnolle suoraveloituksesta e-laskuun ja suoramaksuun Ohjetta täydennetään prosessin edetessä standardikirje laskuttajalta suoraveloitusmaksajille Suoramaksun laskulomake Laskuttajailmoituksen teko-ohjelman päivitys Vastaanottoehdotusten teko-ohjelmaa (RP sanoma) 22

DOKUMENTTEJA FK:N SIVUILLA Viestintäaineistoa esittelyaineisto laskuttajille esittelyaineisto kuluttajille Kysymyksiä ja vastauksia suoraveloituksen päättymisestä Suoramaksulogo suoramaksu www.fkl.fi/laskuttajalle www.finvoice.info 23

FACEBOOKISSA Hei, olen Bill Wirtanen! Olen e-lasku- ja suoramaksu-asiantuntija. Tervetuloa keskustelemaan kanssani Facebookiin! 24

25 Pirjo Ilola