Viestintäsuunnitelma 2017 Kaupunginhallitus 27.3.2017 www.ylojarvi.fi
Ylöjärven kaupunki / Kaupunginhallitus 27.3.2017 Viestintäsuunnitelma 2017 Viestintää yhteisin periaattein Ylöjärven kaupungin viestintää toteutetaan hajautetusti mutta yhteisin periaattein. Yleisenä ohjeena on, että se tiedottaa, joka tietää asiasta parhaiten ja jonka vastuulle tiedotus kuuluu. Kaupungin jokapäiväinen viestintä on osa jokaisen työntekijän ja luottamushenkilön perustehtävää kunkin toimenkuvan mukaisesti. Erityinen vastuu viestinnästä on kuitenkin aina johdolla ja esimiehillä. Kaupungin viestintää johtaa ja valvoo kaupunginhallitus. Tiedottaja työskentelee keskushallinnossa ja hänen tehtävänään on kaupungin viestinnän kokonaisvaltainen kehittäminen sekä yleinen koordinointi ja ohjaus. Tiedottaja myös toteuttaa viestintää käytännössä. Tämä viestintäsuunnitelma sisältää tärkeimmät viestinnän toimenpiteet ja hankkeet vuonna 2017. Suunnitelma on laadittu tiedottajan työn eli keskitetyn viestinnän näkökulmasta. Vuosittainen viestintäsuunnitelma on viestinnän periaatteita (KH 19.12.2016) toteuttava toimenpideohjelma, jonka laatii tiedottaja ja hyväksyy kaupunginhallitus. Suunnitelma pohjautuu kaupunkistrategiaan, kaupungin viestintää koskeviin ohjeistuksiin sekä viestinnästä saatuun palautteeseen. Vuonna 2017 PAINOPISTEET Intranetin (Ylönetin) uudistaminen Ylönetti uudistetaan nykyaikaiseksi, vuorovaikutteiseksi henkilöstöviestinnän kanavaksi. Palvelujen kuvaaminen palvelutietovarantoon ja sote-palveluhakemistoon Kaupungin palvelut kuvataan kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman edellyttämällä tavalla valtakunnalliseen keskitettyyn tietovarantoon (PTV). Sosiaali- ja terveyspalvelut kuvataan omana prosessinaan THL:n sotepalvelujen hakemistoon. Ajankohtaisten teemojen tukeminen viestinnällisesti Viestinnän sisällöissä painottuvat seuraavat teemat: kuntavaalit ja uuden valtuustokauden käynnistyminen, sote- ja maakuntauudistuksen valmistelu, Yritysmyönteinen Ylöjärvi -teema sekä Suomi 100 -juhlavuosi. Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma 2017 1 (5)
TOIMENPITEET JA HANKKEET VIESTINNÄN ERI OSA-ALUEILLA > Strategian ja johtamisen tukeminen > Työyhteisöviestintä > Osallistaminen > Päätösviestintä > Palveluviestintä > Mediaviestintä > Markkinointiviestintä > Rekrytointiviestintä > Kriisiviestintä STRATEGIAN JA JOHTAMISEN TUKEMINEN - Vuosittainen viestintäsuunnitelma pohjautuu kaupunkistrategiaan. Tiedottaja osallistuu kaupunkistrategian uudistamisprosessiin. - Tiedottaja tukee keskushallintoa, esimerkiksi henkilöstöhallintoa, työhyvinvointipalveluita, taloushallintoa ja tietohallintoa, työyhteisöviestinnässä. - Yritysmyönteinen Ylöjärvi -teeman alla lisätään vuoropuhelua kunnan ja elinkeinoelämän välillä, kehitetään asiakaslähtöisyyttä ja edistetään palveluhenkisyyttä. TYÖYHTEISÖVIESTINTÄ Ylönetti Vastuuhenkilöt: tiedottaja ja projektiryhmä - Ylönetti uudistetaan nykyaikaiseksi, vuorovaikutteiseksi henkilöstöviestinnän kanavaksi. Uudistuksen tavoitteena on sisäisen viestinnän tehostaminen. - Virta-työtilat kytketään nykyistä paremmin osaksi uudistuvaa Ylönettiä. - Tiedottaja kokoaa projektiryhmän toteuttamaan uudistusta. - Nykyistä sivustoa päivitetään aktiivisesti uuden julkaisuun asti. Luottamushenkilöt - Kaupunginhallituksen ja -valtuuston jäsenillä on mahdollisuus käyttää Ylönettiä. Virta-työtiloja käytetään mm. toimielintyöskentelyssä sekä yleisenä tietopankkina. Valtuutetuille on järjestetty mahdollisuus perehtyä asianhallintajärjestelmä Dynastyssa oleviin asiakirjoihin kaupungintalon atkluokassa. Kaupungin viestintää esitellään osastomessutapahtumassa, joka on osa uuden valtuuston perehtymisohjelmaa. Ajankohtaista - Henkilöstöohjelman laatiminen ja jalkauttaminen, uuden valtuustokauden käynnistyminen, hyvinvointisuunnitelman toteuttaminen (painopisteenä terveellisten elintapojen edistäminen), sote-ja maakuntauudistus, Yritysmyönteinen Ylöjärvi -teema, koko kaupungin henkilöstöä koskevan juhlan järjestäminen, puhepalveluiden toimittajan vaihtuminen Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma 2017 2 (5)
OSALLISTAMINEN - Tiedottaja toteuttaa osaltaan asukaslautakunnan hyväksymiä toimia osallistamisen kehittämiseksi; tiedottajan työn painopiste on sähköisten palautekanavien kehittäminen, käytännön toimina sosiaalisen median käytön tehostaminen sekä suorien videolähetysten kokeileminen. - Tiedottaja osallistuu kaupunkilaisille suunnattujen, keskushallinnon tai asukaslautakunnan järjestämien keskustelu- ja asukastilaisuuksien tiedotukseen. - DigiYlöjärvi-hanke: Tiedottaja tukee palveluyksiköitä näiden digihankkeiden viestinnässä. Ideoita kehitetään ja hankkeita toteutetaan asiakkaita ja kuntalaisia osallistaen. PÄÄTÖSVIESTINTÄ - Asianhallintajärjestelmän päivityksen yhteydessä viranhaltijapäätökset ryhdytään julkaisemaan kaupungin kotisivuilla uuden kuntalain mukaisesti. - Kaupungin viralliset ilmoitukset julkaistaan uuden kuntalain mukaisesti yleisessä tietoverkossa eli kaupungin kotisivuilla ilmoitustaulun sijasta. - Kokousasioiden valmistelun, päätöksenteon ja kokoustyöskentelyn tueksi tarkoitettu opas valmistuu (vastuuhenkilö hallinto- ja talousosaston hallintopäällikkö). Oppaassa kiinnitetään huomiota viestintään, kuten oikea-aikaiseen tiedottamiseen ja osallistamiseen sekä kokousasiakirjojen ymmärrettävään kieleen. - Kaupunginvaltuuston kokouksista laaditaan virallisen tiedotuksen lisäksi ennakkotiedote kaupungin kotisivuille ja sosiaalisen median kanaviin. - Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen kokousten päätöslistat julkaistaan kotisivuilla kokouksen jälkeisenä päivänä. Merkittävistä päätöksistä laaditaan erillinen tiedote. - Tiedottaja toimii kaupunkiseudun viestintäverkoston varapuheenjohtajana. Verkoston sisäisen työnjaon mukaan Ylöjärven edustaja seuraa infrapalvelujen työryhmän asioita ja tiedottaa niistä verkoston jäsenille. - Tiedottaja edustaa kuntaviestijöitä Pirkanmaa2019-projektin esivalmistelun viestintäryhmässä. - Ajankohtaista: kuntavaalit 9.4.2017 ja uuden valtuustokauden käynnistyminen, kaupunkilaisten osallistaminen talousarvion valmisteluun, MAPSTO-prosessi, sote- ja maakuntauudistus, uuden seutustrategian toimeenpano PALVELUVIESTINTÄ Palvelutietovaranto (PTV) ja THL:n sotepalveluhakemisto - Kaupungin palvelut kuvataan kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman edellyttämällä tavalla valtakunnalliseen keskitettyyn tietovarantoon (PTV). Sosiaali- ja terveyspalvelut kuvataan omana prosessinaan THL:n sotepalvelujen hakemistoon, josta THL siirtää ne PTV:oon. Velvoite palvelujen kuvaamiseen tulee ns. KaPA-laista (laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista). - Tiedottaja osallistuu sekä kuvausprosessin organisointiin että palvelujen varsinaiseen kuvaamiseen. - Palvelutietoja pidetään yllä siirtymäkauden ajan sekä Palvelutietovarannossa että kotisivuilla. Seuraavan sivustouudistuksen yhteydessä PTV ja kaupungin kotisivut kytketään rajapinnalla toisiinsa siten, että tietojen ylläpito onnistuu yhdessä paikassa. www.ylojarvi.fi Verkkoviestintäryhmä, muut päivittäjät sekä tiedottaja Kaupungin kotisivuilla - jatketaan erilaisten asiakas- ja kuntalaiskyselyjen julkaisua - otetaan käyttöön karttapohjaisia palautejärjestelmiä (toteutusvastuu tekniikka- ja ympäristöosasto): 1) tarjotaan informaatiota liikuntareittien ja -alueiden kunnossapidosta ja 2) tarjotaan kanava katujen, teiden, liikunta- ym. alueiden epäkohdista ilmoittamista varten - edistetään sähköistä asiointia DigiYlöjärvi-hankkeen mukaisesti; sivustolla kokeillaan mm. verkkokauppaa. Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma 2017 3 (5)
Sosiaalinen media Toimialat ja yksiköt sekä tiedottaja ja kulttuuri- ja markkinointituottaja - Kaupungin sosiaalisen median kanavien seurantaa systematisoidaan. - Kaupungin Instagram-tilin näkyvyyttä parannetaan nostamalla se uuden matkailusivuston etusivulle. - Suomi100-juhlavuotta tuodaan esille Suomi100Ylöjärvi-Facebook-sivulla. - Kokeillaan maksullista Facebook-markkinointia. - Kaupungille perustettiin alkuvuodesta YouTube-kanava, jota hyödynnetään videoiden levitys- ja tallennuspaikkana. Kokeillaan suoria videolähetyksiä. - Toimialoja ja yksiköitä kannustetaan ottamaan käyttöön omaan toimintaansa sopivia palveluja. DigiYlöjärvi-hanke - Tiedottaja kuuluu ohjausryhmään ja toteuttaa hankeviestintää sekä tukee palveluyksiköitä näiden digihankkeiden viestinnässä. Ylöjärvi-lehti - Lehti ilmestyy kaksi kertaa: 15.3. ja 6.9.2017; kevätnumeron teemana kuntavaalit. - Sisällönsuunnittelusta vastaa tiedottaja, toteutuksesta Ylöjärven Uutiset Oy. - Lehti jaetaan ilmaisjakeluna ylöjärveläistalouksiin. Lehteä on jaossa myös kirjastoissa. Lehdestä tehdään e-julkaisu ja se julkaistaan kaupungin kotisivuilla. Esitteet - Painotuotteita toteutetaan harkiten; taajama-alueiden päivitetty opaskartta julkaistiin alkuvuodesta painettuna (maankäyttö- ja ympäristöpalvelut). - Tilastoesitettä ei enää julkaista painettuna, mutta esitteen keskeiset kaaviot tuotetaan sähköisesti. Ajankohtaista - Palvelut: DigiYlöjärvi (mm. chat ja verkkokauppa), varhaiskasvatuksen uusi opetussuunnitelma, perusopetuksen digitutorit, nuorisopalveluiden auditoinnin toimeenpano, hyvinvointikertomus 2017-2020, sähköinen Omapalvelu, terveyspalveluiden muutokset (mm. ensiavun aukiolo, päihdeyksikön aloittaminen), joukkoliikenteen seudullinen palvelutasomäärittely, Lupapiste-palvelun käyttöönotto rakennusvalvonnassa, Metsäkylän koulun laajennus, infrahankkeet (Siltatien alue, Mansikkatie), Kolme helmeä -ympäristöprojekti, alueellinen työllisyydenhoidon kokeilu - Palvelutoiminnalle laaditaan lain edellyttämä yhdenvertaisuussuunnitelma. MEDIAVIESTINTÄ Mediatiedotus - Toimialat ja yksiköt laativat tiedotteita ja välittävät juttuvinkkejä tiedotusvälineille; tiedottaja vastaa yleisistä, keskushallintolähtöisistä tiedotteista. Virallisista tiedotustilaisuuksista päättää kaupunginjohtaja. - Tiedottaja seuraa Ylöjärvi-aiheista sisältöä mediassa. Lehti-ilmoitukset Lehti-ilmoittelussa noudatetaan kaupunginvaltuuston linjausta kunnallisten ilmoitusten julkaisemisesta (KV 22.4.2016). - Tiedottaja koordinoi viralliset ilmoitukset. Rekrytointi-ilmoituksissa noudatetaan kaupungin rekrytointiohjetta. Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma 2017 4 (5)
MARKKINOINTIVIESTINTÄ - Tiedottaja konsultoi tarvittaessa osastoja ja yksiköitä näiden markkinointitoimissa. - Kulttuuri- ja markkinointituottaja vastaa kaupungin kotisivujen tapahtumakalenterista ja siihen liittyvästä kaupungin tapahtumamarkkinoinnista. - Ylöjärven Yrityspalvelu Oy vastaa kaupungin elinkeino- ja matkailumarkkinoinnista ja julkaisee vuosittain kaupungin matkailuesitteen; esitteen rakenne ja ulkoasu uudistetaan. Myös matkailusivusto uudistetaan ja eriytetään omaksi sivustokseen, www.visitylojarvi.fi. - Kaupunki julkaisee toimituksellisen, tapahtumamarkkinointiin keskittyvän teema-aukeaman Ylöjärven Uutisten kesälehdessä (jakelu myös kesäasukkaille). - Muuttajan paketti: Vuonna 2011 aloitettua käytäntöä jatketaan, mutta samalla selvitetään uusia toimintatapoja (vastuutahot kaupunki ja Yrityspalvelu). - Kannatusilmoitukset ja liikelahjat: Kaupungin kannustusilmoituksista ja liikelahjojen hankinnasta päättää hallinto- ja talousosaston hallintopäällikkö. Liikelahjojen hankintaa koordinoi johdon sihteeri. - Ajankohtaisia tapahtumia ja hankkeita: Suomi100 -juhlavuosi, Eppu Normaali -yhteistyö (patsashanke), Ylöjärven Markkinat 20.5. REKRYTOINTIVIESTINTÄ - Rekrytointiviestinnässä noudatetaan kaupungin rekrytointiohjetta (päivitetty 2/2017). - Graafisen ohjeiston mukaiset rekrytointi-ilmoitukset kulkevat tiedottajan kautta. - Keskeisistä rekrytoinneista laaditaan tiedote sekä prosessin alkaessa että päättyessä. KRIISIVIESTINTÄ - Tiedottaja toimii kriisiviestintäohjeen mukaisena kaupungin kriisiviestintävastaavana ja kuuluu kaupungin valmiusjohtoryhmään. Tiedottaja vastaa siitä, että kaupungin kriisiviestintäohje on ajan tasalla, samoin Ylönetin Kriisiviestintä-osio. - Ajankohtaista: Kaupungin uusi turvallisuussuunnitelma, Pirkka17-valmiusharjoitus HENKILÖSTÖKOULUTUKSET - Palvelutietovarantoon (PTV) liittyvä koulutus palvelujen kuvaajille - Ylönetin uudistamiseen liittyvä koulutus päivittäjille - Yritysmyönteinen Ylöjärvi -teemaan liittyvä valmennus esimiehille ja henkilöstölle VIESTINTÄOHJEET Viestintää koskevat ohjeet löytyvät Ylönetistä, osa myös kotisivuilta. Kaupungin graafinen ohjeisto päivitettiin loppuvuodesta 2016 ja otetaan käyttöön 2017. - Viestinnän periaatteet - Graafinen ohjeisto - Kriisiviestinnän ohje - Sähköpostiviestinnän ohje - Sosiaalisen media ohje - Verkkoviestintäohje - Seutuviestinnän hyvä käytäntö VIESTINTÄRYHMÄ Viestinnän yleisenä tuki- ja idearyhmänä toimii Viestinnän periaatteet asiakirjaan kirjattu, kaupunginjohtajan nimittämä viestintäryhmä. Vuonna 2017 viestintäryhmänä toimii Ylönetin uudistamiseen koottava projektiryhmä. LISÄTIETOJA Tiedottaja Tiina Helminen, p. 050 437 1247, tiina.helminen@ylojarvi.fi Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma 2017 5 (5)