Työsuunnitelma Yhteiset asiat -projektiryhmä 4.11.2016 1 www.pirkanmaa2019.fi
Työsuunnitelman sisältö 1. Kokouskäytännöt 2. Toiminnan tavoitteet 3. Projektiryhmän tehtävät 4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet 5. Valmisteluresurssit ja työnjako 6. Projektiryhmän viestintä 4.11.2016 2 www.pirkanmaa2019.fi
1. Kokouskäytännöt Projektiryhmän puheenjohtajana toimii muutosjohtaja Kari Hakari Pirkanmaan liitosta. Varapuheenjohtajana toimii kaupunginjohtaja Eero Väätäinen Nokian kaupungilta. Molempien poissa ollessa kokous valitsee puheenjohtajan keskuudestaan. Kokouksissa teknisenä sihteerinä toimii Satu Tuominen Pirkanmaan liitosta. Asiantuntijasihteerinä Satua avustaa Mikko Koponen Pirkanmaan liitosta. Kokoukset pidetään pääsääntöisesti Tampella-talon kokouskeskus Pellavassa. Paikka ilmoitetaan aina kokouskutsussa. Kokouskutsu, esityslista ja taustamateriaalit toimitetaan viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta. Teemaryhmien moninaisuudesta ja eritahtisesta työskentelystä johtuen asioita voidaan tuoda myös suoraan projektiryhmän kokouksiin pöydälle. Projektiryhmän kokouksissa teemaryhmien puheenjohtajat käyttävät max. 2 minuutin puheenvuorot työskentelyn etenemisestä sekä esittelevät projektiryhmälle tiedotettavat asiat -dian. Teemaryhmien diat liitetään osaksi muistiota. Projektiryhmän materiaalit ovat lähtökohtaisesti julkisia. Materiaalit kootaan pirkanmaa2019.fi-sivuille ja my.pirkanmaa.fi-työtilaan. 4.11.2016 3 www.pirkanmaa2019.fi
2. Toiminnan tavoitteet Esivalmisteluvaiheen aikana työryhmien työllä pohjustetaan ja aloitetaan sote- ja maakuntauudistuksen toteutus Pirkanmaalla. Työn on tarkoitus varmistaa, että uudistus tapahtuu järjestelmällisesti, tavoitteellisesti ja tuloksellisesti. Toimintaa johtaa esivalmistelun hallitus ja johtoryhmä. Projektiryhmät tarkastelevat uudistusta kukin omasta näkökulmastaan, mutta keskinäistä toimintaa yhteen sovittaen. Tavoitteena on tehdä Suomen paras ja Euroopan kiinnostavin uudistus. Tämä tarkoittaa, että uudistus nähdään mahdollisuutena tehdä asiat paremmin, asiakaslähtöisemmin ja vaikuttavammin. Haasteena on irrottautua nykyrakenteista ja -toimintatavoista ja aidosti uudistaa uuden maakunnan toiminta- ja palvelukokonaisuutta. 4.11.2016 4 www.pirkanmaa2019.fi
3. Projektiryhmän tehtävät Projektiryhmä vastaa valmistelun toimeenpanosta Yhteiset asiat - teemakokonaisuuksien osalta. Projektiryhmä ensisijaisesti ohjaa, valvoo ja koordinoi teemaryhmien työtä. Sen tehtävänä on yhteen sovittaa valmistelua teemaryhmien välillä sekä muiden projektiryhmien kanssa. Projektiryhmä tekee ratkaisuja teemaryhmien valmistelun pohjalta sekä vie asioita johtoryhmän ja hallituksen käsitteltäväksi ja päätettäväksi. Laatii tiedotteita lähetettäväksi pirkanmaa2019@pirkanmaa.fi sähköpostista (tarkemmin kohdassa 6). 4.11.2016 5 www.pirkanmaa2019.fi
4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet Projektiryhmän työskentely sovitetaan yhteen johtoryhmän ja hallituksen toiminnan sekä niiden kokousrytmien kanssa. Projektiryhmä omalta osaltaan seuraa ja täydentää esivalmisteluvaiheen aikataulumatriisia. Kokoukset pyritään ajoittamaan ennen johtoryhmän kokouksia. Teemaryhmät raportoivat välittömästi projektiryhmälle, mikäli asiaa ei voida käsitellä ilman johtoryhmän tai hallituksen linjausta. Valmisteluvaiheen välitavoitteet 15.12.2016: Kaikki teemaryhmät ovat järjestäytyneet ja aloittaneet työskentelyn. Teemaryhmien työsuunnitelmat ml. aikataulu- ja resurssitarkastelut ovat valmiit ja käsitelty projektiryhmässä. Perusaineiston keruu ja nykytilankuvausten laadinta on aloitettu. 28.2.2017: Väliraportointi teemaryhmiltä on valmistunut. Väliraporteissa on arvioitu ainakin valmistelun etenemistä asetettujen tavoitteiden suhteen, työn organisoitumista sekä esiin nousseita haasteita ja tarpeita. Yhteiset asiat -projektiryhmä on yhteen sovittanut toimintaansa tarvittavilta osin suhteessa muihin projektiryhmiin ja kaikkiin valmistelun teemaryhmiin. 1.6.2017: Esivalmistelun raportit ja selvitykset ovat valmistuneet ja johtoryhmä on ne käsitellyt. 4.11.2016 6 www.pirkanmaa2019.fi
5. Valmisteluresurssit ja työnjako (1) Kokousten asialistat ja materiaalit valmistelee Satu Tuominen ja Mikko Koponen projekti- ja teemaryhmien sekä muutosjohtajien esiin nostamien asioiden pohjalta. Projektiryhmän puheenjohtaja (Kari Hakari) vastaa projektiryhmien keskinäisen toiminnan yhteensovittamisesta sekä teemaryhmien toiminnan koordinoinnista. Teemaryhmät vastaavat teemaansa liittyvien asioiden ja selvitysten valmistelusta. Teemaryhmille on määritetty tarkemmat tehtävät ja tavoitteet. Kokouksissa teemaryhmien puheenjohtajat käyttävät puheenvuoron oman teemansa valmistelutilanteesta. Muutosvoima-hankkeen henkilöstö tukee projektiryhmän työtä, mutta sen työpanos on rajallinen. Projektiryhmään ja sen teemaryhmiin kuuluvien sidosryhmien tarjoama työpanos, tilat ja henkilöresurssit ovat kriittisiä esivalmisteluvaiheen läpiviemiseksi. 4.11.2016 7 www.pirkanmaa2019.fi
5. Valmisteluresurssit ja työnjako (2) Muutosjohtaja Kari Hakari seuraa erityisesti talousasiat-, henkilöstöasiat-, hankinnat ja logistiikka-, konsernirakenne ja johtaminen-, järjestäjän ja tuottajan roolit- sekä osallistuminen - teemaryhmien valmistelua. Maakuntaprojektijohtaja Jukka Alasentie seuraa ICT- ja kiinteistöt - teemaryhmien toimintaa. SOTE-projektijohtaja Jaakko Herrala seuraa yhteistoiminta-alueasiat - teemaryhmän työtä. Kirsti Kivilinna ja Anna-Maria Maunu vastaavat Yhteiset asiat -projektiryhmän viestinnästä. Sitra rahoittaa hankkeen järjestäjän ja tuottajan roolien selvittämiseksi. Hankkeeseen haetaan projektipäällikkö Pirkanmaan liiton toimesta, Sitra vastaa 100%:sti palkkakustannuksista. Projektipäällikön työpiste on Pirkanmaan liitossa ja hänen työsopimuksensa kestää kesäkuun 2017 loppuun. Projektipäällikkö työskentelee osana järjestäjän ja tuottajan roolit -teemaryhmää. Muutosvoima-hanke kattaa kohtuullisissa määrin tilavuokrat laajoihin, osallistaviin ja teemaryhmien toimintaa yhteen kokoaviin työpajoihin yms. Muutosvoima-hankkeen puitteissa on mahdollisuus määräaikaisen selvityshenkilöstön hankkimiseen ulkopuolelta. Tarve arvioidaan aina tilannekohtaisesti. Ratkaisun tekee muutosjohto. 4.11.2016 8 www.pirkanmaa2019.fi
6. Projektiryhmän viestintä (1) Teemaryhmien materiaali tulee käsiteltäväksi projektiryhmiin. Valmisteltu materiaali on lähtökohtaisesti julkista. Strategisten asiakokonaisuuksien mediaviestintä suunnitellaan yhdessä viestinnän ammattilaisten kanssa (viestintäryhmä). Muutosjohtaja, sote- ja maakuntaprojektiryhmien puheenjohtajat vastaavat viestinnästä ja mahdollistavat sen, että avoimuus toteutuu. Viestinnän edustus on mukana projektiryhmissä seuraavasti: yhteiset: Kirsti Kivilinna, Anna-Maria Maunu sote: Elina Kinnunen maku: Sirkka Kulomäki Myös osallistuminen-teemaryhmä miettii tarkemmin kuntalaisten osallistumismahdollisuuksia valmisteluun
6. Projektiryhmän viestintä (2) Projektiryhmissä käsiteltävistä asioista viestitään aktiivisesti tiedotteella. Tiedotteet toimitetaan muutostiimille osoitteeseen pirkanmaa2019@pirkanmaa.fi. Tiedotteet lähtevät keskitetysti Pirkanmaa2019-sähköpostista. Tiedotteeseen lisätietojen antajien lisäksi kyseisen ryhmän viestintäammattilaisen nimi. Ryhmien kokousajat, materiaalit ja tiedotteet laitetaan näkyviin nettisivuille www.pirkanmaa2019.fi. Haasteellisimmissa tiedotusasioissa viestintäryhmä antaa tukea ja osaamista. Viestintäammattilainen varmistaa, että viestintää pidetään esillä jokaisessa kokoontumisessa. Rohkaistaan avoimeen keskusteluun uudistuksesta ja sen vaikutuksista kaikissa kanavissa.
6. Projektiryhmän viestintä (3) Esivalmistelun viestinnällä on oma visuaalinen ilme, johon kuuluvat: Logo Nettibanneri Powerpoint-pohja Word-pohja Kevyt ohjeistus visuaalisen ilmeen käytölle Visuaalista ilmettä käytetään projektiryhmän asialistoissa, muistioissa ja taustamateriaaleissa sekä aina kerrottaessa Pirkanmaan sote- ja maakuntauudistuksesta (Pirkanmaa 2019). Visuaalisen ilmeen materiaalit ovat löydettävissä osoitteesta www.pirkanmaa2019.fi