Preanalytiikan poikkeamat laatuketjussa apulaisylikemisti, dosentti HUSLAB
LABORATORION LAATUKETJU
Preanalyyttisen laboratoriovaiheen osaprosessit - Tilaaja-lääkäri -vaihe - Potilaan esivalmistelu - Näytteenotto - Kuljetus, säilytys, esikäsittely, esitarkastus ennen analysointia Laboratorio -asiantuntija -tiedonjakaja, ohjaaja -työvälineiden tarjoaja - suorittaja -vastuun kantaja
Poikkeamien havainnoinnin ja mittaamisen tarkoitus toistuvien poikkeamien välttäminen opitaan virheistä, ei syyllisten etsimistä virheiden ehkäiseminen kehittämiskohteiden löytäminen viime kädessä jatkuva parantaminen
Kirjallisuuteen ja kokemukseen perustuvaa faktaa eniten poikkeavia tapahtumia laboratoriotyön preanalyyttisessä vaiheessa luonnollinen selitys: kyse ihmisistä, käsin tehtävästä työstä Tekeville sattuu ilmiö Erehtyminen on inhimillistä
Perusta poikkeamien hallinnalle ISO 15189:n lähestymistapa laboratorioprosessin näkökulmasta - vrt. ISO/IEC 17025:2005 HUSLABissa 1. arviointi ISO 15189 muk. 2005, päätös 2006, 4. arviointi tulossa 03/2009 helpottanut poikkeamien hallintamenettelyä Haasteellinen asia vrt. poikkeamien tunnistaminen Edellyttää kannustusta ja perehdytystä Sopivan menettelytavan luominen tärkeää
Standardin ISO 15189 vaatimukset Laboratorion johdolla tulee olla toimintaperiaatteet ja menettelytavat poikkeamien hallitsemiseksi ja varmistaa korjaavien toimenpiteiden suorittajan nimeäminen ja toteutettavien toimenpiteiden määrittely lääketieteellisen merkittävyyden ja tiedottamistarpeen arviointi tutkimusten ja raportoinnin keskeyttäminen tarvittaessa ja korjaaviin tp:iin ryhtyminen välittömästi poikkeavilla tutkimuksilla saatujen vastausten tarkistaminen, oikeudet tutkimusten jatkamiselle, dokumentointi ja seuranta syiden tutkiminen toistumisen ehkäisemiseksi menettelytavat poikkeustilanteissa annetuille tuloksille ja niiden katselmointi, hyväksyminen ja tallennus
Poikkeamatilanteiden hallinta HUSLABissa Toimintaohje RekisteriX poikkeamien raportointi- ja käsittelyjärjestelmä Yhteenvedot Korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet toimipistekohtaisesti tai keskitetysti jatkuva seuranta toiminnan kehittäminen
Menettelytavat Käyttöoikeudet raportointijärjestelmään kaikilla niitä tarvitsevilla Järjestelmässä valitaan: tapahtumapaikka prosessin vaihe potilaan esivalmistelusta tulosten vastaamiseen ja lausuntoihin (8 vaihetta); lisäksi verivalmisteet ja palautteet poikkeaman tyyppi (alamomentti) vapaamuotoinen poikkeaman kuvaus huom. tietosuoja
Laboratorioprosessin preanalyyttiset vaiheet ja tyypilliset poikkeamat Potilaan ohjaus ja esivalmistelu tutkimisen kannalta kaikki tekijät ovat tärkeitä yleiset ohjeet laboratoriokokeisiin valmistautumisesta (esim. paasto, edeltävän ravinnon laatu, nestemäärä, liikunta, verenkierron tasaannuttaminen) oleelliset potilasohjeet (esim. rakkoaika, tupakoinnin ja raskaan aterian välttäminen ennen tutkimusta, lääkitys)
Laboratorioprosessin preanalyyttiset vaiheet ja tyypilliset poikkeamat (2) Tutkimuspyynnön tekeminen Sitä saa, mitä tilaa Onko oikea ja haluttu pyyntö? (esim. tiedottaminen, jakelu, ohjekirjajärjestelmät, web, tietojärjestelmät, hakutoiminnot, laboratoriokonsultoinnit, asiantuntijoiden tavoitettavuus) Pyyntö puuttuu, asiakas näytteenotossa Henkilötiedot puutteelliset tai väärät Puutteelliset esitiedot (esim. lähetteiden saatavuus ja tiedon kulku)
Laboratorioprosessin preanalyyttiset vaiheet ja tyypilliset poikkeamat (3) Näyteastia oikean näyteastian ja näytemuodon valinta riittämätön tai väärä näytemäärä (esim. tilavuus ei riitä, väärä täyttö) tyhjä näyteastia näytetunniste puuttuu
Laboratorioprosessin preanalyyttiset vaiheet ja tyypilliset poikkeamat (4) Varsinainen näytteenottotapahtuma lääkkeenoton ajoitus (vrt. potilaan ohjaus) paastosuositus tai näytteenoton ajoituksen laiminlyönti (vrt. potilaan ohjaus) potilaan tunnistetiedot väärät tai puutteelliset näyte väärästä potilaasta
Laboratorioprosessin preanalyyttiset vaiheet (5) Kuljetus, säilytys, lajittelu, esikäsittely, esitarkastus kadonnut näyte (näytteiden kulun seuranta ja saapumiskuittaus) väärä kuljetuslämpötila tai säilytys (seuranta ja valvonta) viivästynyt näytekuljetus (kuljetusaikataulut) putkipostihäiriö (sairaalaympäristö) virheellinen esikäsittely (erhe, huonot ohjeet) virheellinen lajittelu (erhe, huonot ohjeet) näytteen laadun esitarkastus (hemolyysi, lipeemisyys jne.)
Preanalytiikan raportoitujen poikkeamien jakautuminen 2008 - Pyyntöön liittyvien poikkeamien osuus preanalytiikan poikkeamista 72 % Pyyntöön liittyvien poikkeamien osuus kaikista poikkeamista 57 % Vakavien preanalytiikan poikkeamien osuus 3.9% Preanalytiikan poikkeamien osuus kaikista poikkeamista 79% Preanalytiikan poikkeamien osuus 0.89 % näytteenoton suoritteista (2.1 milj.) Kaikkien poikkeamien osuus 0.15% HUSLABin KKEM suoritteista (15.8 milj.)