OHJE 1 (13) Tiedonohjauksen periaatteet
OHJE 2 (13) Sisällys 1 Yleistä 3 1.1 Käsitteet ja tavoitteet 3 1.2 Tiedonhallinnan sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen lainsäädännöllinen perusta 4 1.3 Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) tiedonohjauksen välineenä 5 1.4 Tiedonhallinnan sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestäminen 5 1.5 Potilas- ja asiakasasiakirjat 7 1.6 Manuaaliset asiakirjat 8 2 Keskeiset tietojärjestelmät ja rekisterit 9 2.1 Asianhallintajärjestelmä (hallintodiaari) 9 2.2 Tiedonohjausjärjestelmä 9 2.3 Sähköinen arkisto 9 2.4 Henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmät 9 2.5 Kiinteistöt 10 2.6 Mediatri -potilastietojärjestelmä 10 2.7 Pro Consona -asiakastietojärjestelmä 10 2.8 Intranet 10 2.9 TerveKuu ympäristöterveydenhuollon järjestelmä 10 2.10 Muut järjestelmät 10 3 Tietopalvelu 11 4 Tukipalvelu- ja tytäryhtiöt 12 5 Valvonta 13
OHJE 3 (13) 1 Yleistä 1.1 Käsitteet ja tavoitteet Tiedonhallinta tarkoittaa organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Tiedonhallinnalla tarkoitetaan toimenpiteitä, menetelmiä ja käytäntöjä, jotka mahdollistavat tietojen löytämisen, käsittelyn ja hyödyntämisen tietojen elinkaaren ajan riippumatta niiden muodosta. Tällaista tietoa tulee hallinnoida ja käsitellä siten, että tieto on luotettavaa, tehokkaasti hyödynnettävää ja tuottavuutta edistävää kaikissa toiminnan tarpeissa ja erilaisissa käyttötarkoituksissa. Silloin kun tiedot eivät ole julkisia, on tietojen käsittelyssä huolehdittava tietosuojasta ja tietoturvallisuudesta. Asiakirjahallinto ja arkistotoimi on toiminto, jonka tehtävänä on suunnitella ja toteuttaa asiakirjatiedon elinkaarihallinta tavalla, joka varmistaa arkiston muodostumisen osana arkistonmuodostajan jokapäiväistä toimintaa sekä tukee arkistonmuodostajan toimintaan liittyviä hyvän tiedonhallintatavan vaatimuksia. Asiakirjahallinto on hallinnon osa-alue, joka vastaa asiakirjojen hallintaprosessien ohjauksesta ja valvonnasta asiakirjat tuottaneessa organisaatiossa. Sen tehtävänä on asiakirjojen laatimisen, vastaanottamisen, säilyttämisen, käytön ja säilytysajan mukaisten toimenpiteiden suorittamisen tehokas ja systemaattinen ohjaus ja valvonta. Asianhallinnalla tarkoitetaan organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien ja niissä käsiteltävien asioiden ja asiakirjojen suunnitelmallista ja yhdenmukaista käsittelyä niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinnan avulla toteutetaan asiankäsittelyn julkisuutta sekä muita julkisuusperiaatteen ja lainsäädännön asiankäsittelyä koskevia vaatimuksia. Asianhallinta koostuu asiankäsittelyyn liittyvistä vaiheista ja niissä tehtävien toimenpiteiden kokonaisuuden hallinnasta vireille tulosta asioiden valmisteluun, asian päättämiseen, julkaisemiseen ja määräaikaiseen tai pysyvään säilytykseen saakka. Asianhallinta tukee kuntayhtymän riskienhallintaa ja kokonaisturvallisuutta varmistamalla salassa pidettävien tietojen asianmukaisen suojaamisen ja huolehtimalla tietojen eheydestä ja laadusta tietoturvallisuustoimenpiteillä. Sähköinen asianhallinta on tärkeä edellytys sille, että julkisen hallinnon toimintaa voidaan digitalisoida ja asiakaspalvelua sähköistää. Sähköisessä asianhallinnassa asian- ja asiakirjahallinta sekä arkistointi tapahtuvat sähköisesti. Asiakirjatiedot dokumentoivat organisaation tehtäviä ja siten takaavat toiminnan jatkuvuuden ja jäljitettävyyden. Siksi niiden todistusvoima on kyettävä varmistamaan. Todistusvoimaisuuden varmistamiseksi asiakirjatietojen käsittelyyn ja hallintaan liittyy erityisvaatimuksia, jotka viranomaisympäristössä on määritelty lainsäädännössä. Näitä ovat tietojen laadun varmistaminen (alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys), julkisuuden ja salassapidon toteuttaminen, säilytys ja hävittäminen. Metatiedot ovat asiakirjatiedon kontekstia, sisältöä ja rakennetta, hallintaa ja käsittelyä koko sen elinkaaren ajan kuvaavaa tietoa. Metatiedot mahdollistavat asiakirjatietojen haun, paikallistamisen ja tunnistamisen. Niiden avulla myös automatisoidaan asiakirjatietojen laatimis- ja käsittelyvaiheita sekä määritellään viittauksia eri asiakirjatietojen välille. SÄHKE2 on arkistolaitoksen antama määräys pakolliseksi määriteltyjen asiakirjallisten tietojen elinkaaren hallintaa ohjaavista metatiedoista sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyssä, hallinnassa ja säilyttämisessä. Arkistolain (831/1994) mukaisesti kuntayhtymän on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asetuksessa viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) säädetään, että viranomaisen on arkistolaissa tarkoitettua arkistonmuodostussuunnitelmaa hyväksikäyttäen selvitettävä ja arvioita asiakirjansa ja tietojärjestelmänsä sekä niihin
OHJE 4 (13) tallennettujen tietojen merkitys samoin kuin asiakirja- ja tietohallintonsa ja tehtävä tarvittavat toimenpiteet, jotta muun muassa: asiakirjojen julkisuus voidaan toteuttaa vaivattomasta asiakirjat ja tietojärjestelmät sekä niihin sisältyvät tiedot arkistoidaan ja hävitetään asianmukaisesti asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen suoja, eheys ja laatu turvataan asianmukaisin menettelytavoin ja tietoturvallisuusjärjestelyin Edellä mainittujen säädösten edellyttämästä arkistonmuodostussuunnitelmasta käytetään Siun sote - Pohjois-Karjalan sosiaali- ja ssä nimitystä tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Tiedonohjaussuunnitelma laaditaan erityisesti silloin, kun siirrytään sähköisiin käsittelyprosesseihin ja kun tietojärjestelmiin halutaan toteuttaa asiakirjatietojen hallinnan automaattinen ohjaus. Lähtökohtana on tuottaa asiakirjatiedon käsittelyn ja hallinnan edellyttämät metatiedot automaattisesti operatiiviseen tietojärjestelmään, jossa asiakirjatietoa käsitellään. Tiedonohjaussuunnitelma kytketään tietojärjestelmän taustalle siten, että se tuottaa käsittelyprosessin edetessä metatietoarvoja. Siun Soten laaja toiminta-alue, suuri henkilöstömäärä ja kunnollisten arkistotilojen puute sekä hallitusohjelman mukainen tavoite palvelujen digitalisoinnista edellyttävät, että Siun Soten asianhallinta järjestetään toiminnan alusta siten, että tavoitteena on täysin sähköinen asioiden käsittely ja arkistointi. Kuntayhtymän strategia on linjassa valtakunnallisten digitalisointitavoitteiden kanssa ja tiedonohjauksen periaatteet tukevat strategian tavoitteita kustannustehokkuudesta sekä digitalisaation hyödyntämisestä. Sähköisen asiankäsittelyn myötä säästöjä saadaan muun muassa arkistotilojen tarpeen vähentymisenä, arkistointi- ja hävittämistyömäärän vähentymisenä sekä työtapojen sujuvoittamisella. Sähköisen asianhallinnan tavoitteena on vähentää tiedon etsintään kuluvaa aikaa ja lisätä tehokkuutta. Esimerkiksi suojatun sähköpostin hyödyntäminen myös salaisten asioiden käsittelyssä nopeuttaa huomattavasti asioiden käsittelyä isossa ja fyysisesti laajalle levittyneessä organisaatiossa. Sähköisen arkistoinnin piiriin on saatava asianhallintajärjestelmän lisäksi erillisrekistereiden ja muiden tietojärjestelmien sisältämät tiedot. Tämä edellyttää yhteistyötä tietohallintoyksikön sekä Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskuksen (PTTK) kanssa tietojärjestelmävaatimusten osalta koko maakunnassa. Ohjelman integroitavuus tiedonohjausjärjestelmässä ylläpidettävään tiedonohjaussuunnitelmaan sekä sähköiseen arkistoon tulee selvittää aina ohjelmistovalintaa tehtäessä. Asiankirjahallinnon ja arkistoimen näkökulmasta asiakirjahallinnon asiantuntijaa tulisi aina kuulla, kun uutta asiakirjallista tietoa sisältävää ohjelmaa tai ominaisuutta otetaan käyttöön. Asiakirjahallinnon asiantuntijan arvio korostuu etenkin silloin, jos tarkoituksena on säilyttää tieto vain ko. operatiivisessa järjestelmässä. Lisäksi EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) tulee voimaanastuessaan (25.5.2018) korostamaan entisestään asiakirjallisen tiedon oikea-aikaista hävittämistä tietojärjestelmistä. Nykyisin monissa tietojärjestelmissä ei ole tiedon hävitysominaisuutta tai hävittämisen voi toteuttaa vain käsityönä. Uusia tietojärjestelmiä tai niiden päivityksiä hankittaessa tulisikin ohjelmatoimittajalta vaatia järjestelmään lainmukaisia hävitysominaisuuksia. 1.2 Tiedonhallinnan sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen lainsäädännöllinen perusta Asiakirjahallintoa ja arkistotointa säätelevät useat eri lait ja asetukset, joista keskeisimpiä ovat: - henkilötietolaki 22.4.1999/523 - laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621 - arkistolaki 23.9.1994/831 - hallintolaki 6.6.2003/434 - EU:n tietosuoja-asetus (2016/679, astuu voimaan 25.5.2018) - laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 24.1.2013/13 - laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 10.6.2011/634
OHJE 5 (13) - tietoyhteiskuntakaari 7.11.2014/917 - laki kansainvälisistä tietoturvallisuusvelvoitteista 24.6.2004/588 - valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa 1.7.2010/681 - laki tietoturvallisuuden arviointilaitoksista 22.12.2011/1405 - tekijänoikeuslaki 8.7.1961/404 - valmiuslaki 29.12/2011/1552 - erityislainsäädäntö - arkistolaitoksen määräykset (mm. SÄHKE2) - Tietosuojavaltuutetun päätökset ja ratkaisut - JHS-suositukset 1.3 Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) tiedonohjauksen välineenä Tiedonohjaussuunnitelma on asiakirjallisen tiedon käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. Se sisältää kuntayhtymän toiminnasta kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. Tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen käsittelysääntöjen on noudatettava lainsäädännön velvoitteita mm. asiakirjojen salassapidosta ja säilytysajoista ja lisäksi siinä määritellään asiakirjojen säilytysajat ja -järjestelmät. Kuntayhtymän tiedonohjaussuunnitelma on laadittu JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne -suosituksen mukaisesti ja sen rakenne sekä pakolliset metatiedot täyttävät arkistolaitoksen SÄHKE2-normin vaatimukset. Ajantasainen, toimiva ja käytännössä noudatettava tiedonohjaussuunnitelma järkiperäistää kuntayhtymän asiakirjallisten tietojen käsittelyä. Asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallinnan myötä vältytään mm. paperiaineistojen turhalta tulostamiselta ja säilyttämiseltä sekä arkiston jälkikäteiseltä järjestämiseltä. Tiedonohjaussuunnitelma vaatii jatkuvaa ylläpitoa ja sitä päivitetään aina kun kuntayhtymän tehtävissä ja asiankäsittelyssä tapahtuu muutoksia tai kun uusia tietojärjestelmiä ja rekistereitä otetaan käyttöön. Siun soten tiedonohjaussuunnitelmaa sovelletaan kuntayhtymän tehtävien hoitamisesta 1.1.2016 alkaen kertyneiden asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen käsittelyyn. Sähköisessä muodossa ylläpidettävä tiedonohjaussuunnitelma on nähtävillä kuntayhtymän kirjaamossa sekä intranetissä. Arkistolaitos ei anna enää uusia säilytysaikamääräyksiä koskien potilas- ja asiakasasiakirjoja, koska kaikki valtakunnalliseen Kanta arkistoon siirrettävä aineisto säilytetään pysyvästi (lukuun ottamatta tositteita). Tiedonohjaussuunnitelmassa ei tämän takia määritellä säilytysaikoja tai muitakaan asiakirjojen metatietoja potilas- ja asiakasasiakirjoille eikä asiakkaita koskeville hallintopäätöksille. Tiedonohjauksen periaatteita sekä tiedonohjaussuunnitelmaa voidaan soveltuvin osin käyttää myös tulevassa maakuntahallinnossa. 1.4 Tiedonhallinnan sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestäminen Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Yhtymähallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista (Arkistolaki 831/1994, 9 ). Uuden kuntalain (410/2015) mukaan kuntayhtymän hallintosäännössä tulee antaa tarpeelliset määräykset asiakirjahallinnon järjestämisestä. Siun soten hallintosäännössä yhtymähallituksen tehtäväksi on annettu tiedonohjauksen yleisten periaatteiden sekä tiedonohjaussuunnitelman hyväksyminen (2 luku, 2, kohta 26).
OHJE 6 (13) Siun soten arkistointia ja arkistonmuodostusta johtaa asianhallintapäällikkö. Asianhallintapäällikön keskeiset tehtävät ovat: - vastata: o asiakirjatiedon arvonmäärityksestä, elinkaaren ohjauksesta ja hallinnasta, asianhallinnan kehittämisestä ja lainmukaisuuden valvonnasta o pysyvästi säilytettävän tiedon säilyttämisestä ja saatavuudesta o tiedonohjaussuunnitelman laatimisesta ja ylläpidosta o aineistojen tutkimuskäytöstä ja tietopalvelusta o uusien asianhallinnan ja arkistoinnin ohjelmien käyttöönotosta ja olemassa olevien ohjelmien päivityksiin liittyvistä toimenpiteistä yhdessä asianhallintasuunnittelijan kanssa o asianhallinnan kehittämisestä ja ohjeistuksesta yhdessä asianhallintasuunnittelijan kanssa Siun soten hallintopalveluihin kuuluva asianhallintayksikkö ohjaa kuntayhtymän asiakirjahallintoa sekä arkistotointa. Asiakirjahallinto kehittää ja ohjaa kuntayhtymän toimintaa koskevien asiakirjojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittelyä ja käyttöön saattamista. Asiakirjahallinto alkaa jo asiakirja- tai tietojärjestelmien suunnittelusta. Arkistotoimen piiriin asiakirja kuuluu siitä lähtien, kun se on laadittu, saapunut tai tallennettu lopullisessa muodossaan sähköisessä tietojärjestelmässä. Arkistotoimeen kuuluvia tehtäviä ovat mm. arkistointi, siirtäminen päätearkistoon, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen, järjestäminen, kuvailu ja luettelointi. Tietohallintoyksikkö vastaa kuntayhtymän käytössä olevista tietotekniikkaresursseista ja ICT-palveluista sekä tietoteknisestä infrastruktuurista. Tietohallintoyksikkö ohjaa varsinkin potilas- ja asiakasjärjestelmissä tapahtuvaa teknistä tiedon käsittelyä. Onnistuneen asianhallinnan edellytyksenä onkin tiivistää entisestään tietohallintoyksikön ja asianhallinnan yhteistyötä kuntayhtymässä. Sähköinen asianhallinta ja arkistointi tarvitsevat toimiakseen vahvaa kirjaamisen osaamista. Siun sotella on asianhallintaa varten keskitetty kirjaamo, jossa työskentelee ammattitaitoinen henkilökunta palvellen koko kuntayhtymää. Kirjaamo on sijoitettu kuntayhtymän hallinnon yhteyteen. Keskitetyn asianhallinnan myötä voidaan ottaa käyttöön kaikille yhteisiä toimintatapoja sekä uusia sähköisiä toimintatapoja, jotka tehostavat henkilöstöresurssien käyttöä, tuovat kustannussäästöjä ja parantavat asiakaspalvelua. Kuntayhtymän toiminnasta muodostuvien asiakirja-aineistojen arkistointi tapahtuu pääsääntöisesti sähköisesti. Sähköinen arkistointi ei ole ainoastaan tiedon säilyttämistä levyasemalla, vaan se edellyttää tietojen käytettävyyden turvaamista käytettävästä sovelluksesta huolimatta sekä tietojen hävittämistä säilytysaikojen umpeuduttua. Kun asian käsittely päättyy, eikä siihen liittyen tuoteta enää asiakirjoja, tulee asiakirjojen arkistoversiot siirtää asianhallintajärjestelmästä tai erillisrekisteristä sähköiseen arkistoon. Sähköinen arkisto on pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävien asiakirjojen säilytyspaikka. Arkistolaitoksen pysyvästi säilytettäväksi määrittelemien asiakirjojen säilytys pelkästään sähköisesti vaatii arkistolaitoksen säilytysmuotopäätöksen. Pysyvästi säilytettävää, hallinnollista aineistoa varten sähköinen arkistointi tultaneen tulevaisuudessa järjestämään valtakunnallisesti valtiovarainministeriön toimesta. Sapa-työryhmän toimintasuunnitelma valtakunnallisen sähköisen, hallinnon asiakirja-aineistojen arkistoinnista on valmistunut helmikuussa 2016. Päätöstä valtakunnallisen arkiston toteuttamisesta, rahoituksesta tai aikataulusta ei kuitenkaan toistaiseksi ole saatu aikaan, joten kuntayhtymässä on päädytty ottamaan käyttöön maakunnallisesti hankittu sähköinen arkisto. Mikäli valtakunnallinen arkisto toteutuu, voidaan omassa sähköisessä arkistossa oleva aineisto siirtää valtakunnalliseen arkistoon. Kuntayhtymän päätearkistoihin otetaan vastaan kuntayhtymän toiminnan tuloksena syntynyt pitkäaikaisesti säilytettävä paperimuotoinen asiakirja-aineisto, jota ei voida arkistoida sähköisesti. Lisäksi päätearkistosta hoidetaan aineistoon liittyvä tieto- ja tutkijapalvelua.
OHJE 7 (13) Kuntayhtymän jokainen työntekijä ja viranhaltija on vastuussa siitä, että hän käsittelee kuntayhtymän asiakirjallista tietoa tiedonohjaussuunnitelman sekä annettujen lakien ja asetusten mukaisesti. Esimiehen tulee ohjeistaa ja valvoa oikeanlaisen käsittelyn toteutumista. 1.5 Potilas- ja asiakasasiakirjat Tietosuojavaltuutetun kannanoton (Tietosuojavaltuutetun kannanotto 22.2.2007, 150/49/2007) mukaan kun kunta on sopinut palvelujen järjestämisvastuun siirtämisestä esimerkiksi ns. isäntäkunnalle tai kuntayhtymälle, voidaan tässä yhteydessä myös asiakastiedot siirtää uudelle rekisterinpitäjälle. Eli samalla kun palvelujen järjestämisvastuu siirtyy, siirtyy myös rekisterinpitäjän vastuu henkilötietojen käsittelystä. Sopimuksessa mukana olevien kuntien asukkaiden tiedot voidaan pitää samassa tai samoissa rekistereissä, mutta rekistereihin tallentaminen tulee toteuttaa siten, että tietojärjestelmään tallennetuista tai muutoin rekisteröidyistä tiedoista pystytään tulostamaan tai erottamaan erikseen eri sopimuskuntien asukkaiden tiedot. Tämä on tärkeää siinä tilanteessa, jos yhteistyösopimus jossakin vaiheessa irtisanotaan. Luovutukseen täytyy aina olla erityiset perusteet, asiakirjoja ei ole tarkoitus siirtää toiselle organisaatiolle automaattisesti tehtävien hoidon mukana. Ensisijaisesti olisi pyrittävä siihen, että asiakirjat säilytettäisiin sen organisaation arkistossa, jonka toiminnan yhteydessä ne ovat syntyneet. Tietosuojavaltuutetun kannanoton perusteella on toteutettu Siun sotessa mukana olevien kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon potilas- ja asiakasasiakirjojen luovuttaminen Siun Sotelle, joka on sosiaali- ja terveyspalvelujen uusi palveluiden järjestäjä. Siirtoa puolsi muun muassa se, että peruskunnissa sosiaali- ja terveyspalveluissa työskennellyt henkilökunta siirtyi uuden palveluiden tarjoajan palvelukseen ja tietojen käyttötarkoitus säilyi samana. Asiakirjaluovutuksista on laadittu kuntakohtaiset aineiston siirtosopimukset, joiden liitteenä ovat luovutusluettelot sekä paperisista että sähköisistä aineistoista. Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan Siun Sotelle siirrettiin vain sellainen asiakirjaaineisto, jota se tehtäviensä hoidossa tarvitsee ja muu aineisto jätettiin peruskuntien arkistoihin. Myös päättyneet asiakkuudet siirrettiin Siun soten vastuulle tietopalvelun asianmukaisen hoitamisen takia. Päättyneisiin asiakkuuksiin kohdistuu paljon tietopalvelupyyntöjä. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilasasiakirjoihin kohdistuvat tietopalvelupyynnöt vaativat usein asianomaisen alan asiantuntemusta sekä hyvää perehtyneisyyttä alan lainsäädäntöön. Passiivivaiheen fyysiset asiakirjat säilytetään edelleen ensisijaisesti alkuperäisessä sijaintipaikassaan. Arkistolaitoksen linjauksen mukaan kaikki sähköisessä muodossa olevat asiakas- ja potilasasiakirjat tullaan arkistoimaan sähköisesti valtakunnalliseen Kanta-arkistoon. Myös vanhat aktiivikäytöstä poistuneet tietokannat tulee siirtää Kantaarkistoon. Sähköisen potilas- ja asiakaskertomuksen kirjaamisen lisäksi tavoitteena on saada yhä enemmän erilliset, paperilla olevat asiakirjat skannattua asiakkaan/potilaan kertomuksen yhteyteen, jonka jälkeen paperisen asiakirjan voi hävittää. Sähköinen arkistointi on toimintatavan muutos, joka voi aluksi tuntua työläämmältä asiakirjojen arkistoinnin siirtyessä prosessin alkuun. Kun aiemmin asiakkaan/potilaan asiakirjat on laitettu paperisena ko. henkilön aktiin, tulee ne nyt skannata ja tallentaa oikeaan paikkaan järjestelmässä. Sähköisestä arkistoinnista on kuitenkin hyötyä. Aikaa vievältä jälkikäteen tehtävältä arkistoinnilta vältytään ja asiakkaan/potilaan palvelujen järjestämiseen tarvittavat asiakirjat ovat järjestelmässä helposti ao. viranhaltijan/työntekijän katsottavissa. Asiakirjojen arkistointi- ja hävittämistyö jäävät kokonaan pois, kun asiakkaan kaikki asiakirjat siirtyvät valtakunnalliseen sähköiseen Kanta-arkistoon. Myös arkistotilojen tarve sekä paperiarkistojen hallinnointiin tarvittava henkilöstöresurssi vähenevät.
OHJE 8 (13) 1.6 Manuaaliset asiakirjat Siun sotelle jäsenkunnista siirtyneestä aineistosta noin yli puolet on paperiaineistoa. Potilas- ja asiakasasiakirjojen lisäksi Siun soten vastuulle siirtyi n (PKSSK) sekä NuVakuntayhtymän hallinnollista aineistoa paperilla. Manuaalista aineistoa säilytetään arkistolaitoksen arkistotilaohjeen mukaisissa tiloissa ja niiden säilytysajat määräytyvät tiedonohjaussuunnitelman sekä arkistolaitoksen ja kuntaliiton säilytysaikaohjeiden mukaan. Määräajan säilytettävien aineistojen hävittämisestä (säilytysaika yli 2 vuotta), niille määrätyn säilytysajan umpeuduttua, tulee laatia hävitysesitys, jonka hyväksyy asianhallintapäällikkö. Toiminnan jatkumisen ja arvokkaan asiakirjallisen tiedon säilymisen turvaamiseksi myös poikkeusoloissa noudatetaan valmiussuunnitelmaan sisältyvää asiakirjallisen tiedon suojelusuunnitelmaa. ohjeistaa tarvittaessa säilytysajoista ja asiakirjojen hävittämisestä. Paperilla säilytettävän uuden aineiston muodostuminen pyritään minimoimaan näiden periaatteiden mukaisesti.
OHJE 9 (13) 2 Keskeiset tietojärjestelmät ja rekisterit 2.1 Asianhallintajärjestelmä (hallintodiaari) Siun sotella on käytössään Dynasty-asianhallintajärjestelmä, jonka diaariin rekisteröidään vireille tulleet asiat sekä hallinnoidaan niihin liittyviä asiakirjoja, kokouksia, hallinnollisia viranhaltijapäätöksiä ja sopimuksia. Dynasty on integroitu Tiedonohjausjärjestelmän sekä sähköisen arkiston kanssa. Asian sähköinen käsittely edellyttää sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoa. Jokainen käsittelyvaihe (esimerkiksi viranhaltijapäätös) voidaan varmentaa sähköisillä allekirjoituksilla, jotka vaativat toteutuakseen vahvaa tunnistusta (laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista 617/2009). Sähköinen allekirjoitus on toteutettu integroimalla Avain Technologiesin X-Digital Signature Suite (X-DSS) -sähköinen allekirjoitusohjelma Dynastyyn. Itse allekirjoittaminen toimii Väestörekisterikeskuksen varmennekorteilla sekä pöytäkirjojen allekirjoittamisessa SignPadilla ja pöytäkirjanpitäjän varmennekortilla. Sähköinen allekirjoitus liittyy yksiselitteisesti allekirjoittajaan, allekirjoittaja yksilöidään ja menetelmä on allekirjoittajan yksinomaisessa valvonnassa. Lisäksi allekirjoitus liitetään tietoon siten, että muuntelu havaitaan. Mikäli jonkin asian/asiakokonaisuuden käsittelyä varten on käytössä oma tietojärjestelmä tai muu rekisteri, ei asiakokonaisuutta rekisteröidä hallintodiaariin. Yhden asian seurantaa varten pidettyjä erillisrekistereitä ovat mm. potilastietojärjestelmä ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä. 2.2 Tiedonohjausjärjestelmä Kaiken sähköisen arkistoinnin perustana on SÄHKE2-vaatimusten mukainen tiedonohjausjärjestelmässä ylläpidettävä tiedonohjaussuunnitelma (TOS), jossa kuvataan organisaatiokohtaiset käsittelyprosessit asiakirjoineen ja metatietoineen. Tiedonohjaussuunnitelman ja -järjestelmän olemassaoloa edellytetään haettaessa lupaa asiakirjojen sähköiseen säilytykseen. Järjestelmä ohjaa automaattisesti asiakirjatiedon määräystenmukaista muodostumista, käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä. Siun sotella on käytössään Innofactorin Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä, joka on selainkäyttöinen työkalu tiedonhallintasuunnitelman (TOS) ylläpitämiseen sekä asiakirjojen säilyttämisessä tarvittavien luokittelutietojen tuottamiseen. Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä sisältää myös Arkistonhallinta- (Arha) ja Rekisteriseloste-osiot. Arkistonhallintaa käytetään paperisen arkistoaineiston luettelointiin ja hävitysten seurantaan. 2.3 Sähköinen arkisto Siun sotella on käytössään Avain Technologiesin X-Archive sähköinen arkistonhallinta, jolle on myönnetty arkistolaitoksen vaatimusten mukaisesti SÄHKE2-sertifikaatti. Ratkaisu tarjoaa lain vaatimusten mukaisen arkistoinnin ja migraatiopalvelut sekä arkistoitujen asiakirjojen katselun selainpohjaisilla katseluliittymillä. Sähköiseen arkistoon tullaan siirtämään ainakin pitkään tai pysyvästi säilytettävä hallinnollinen aineisto, tekninen aineisto sekä henkilöstöhallinnon aineisto. 2.4 Henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmät Henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmät toimivat jo pitkälti sähköisenä ja ne tuottavat paljon pitkäaikaisesti tai pysyvästi säilytettävää materiaalia (esimerkiksi palkkaluettelot). Käytettävien tai uusien järjestelmien valmius (SÄHKE2-
OHJE 10 (13) vaatimukset) sähköiseen arkistointiin on selvitettävä ohjelmatoimittajan kanssa. Työntekijästä tai viranhaltijasta paperisena muodostuvaa aineistoa eli henkilöakteja hallinnoi keskitetysti kuntayhtymän kirjaamo. Rondo -järjestelmällä on oma arkistonsa, jolla on arkistolaitoksen SÄHKE2-sertifikaatti. Rondon arkistossa säilytetään esimerkiksi kirjanpidon aineistoa. 2.5 Kiinteistöt Kiinteistö- ja tilahallinnalla on omat järjestelmänsä (Buildercom ja Granlund Manager), joiden pitkään tai pysyvästi säilytettävä aineisto tullaan siirtämään sähköiseen arkistoon. Siun sotella on sekä omia että vuokrakiinteistöjä. Vuokrasopimuksia hallinnoidaan Dynasty-asianhallintajärjestelmän sopimuskannassa. Vuokrakiinteistöjen asiakirjoista vastaa omistava taho. 2.6 Mediatri -potilastietojärjestelmä Valtakunnallinen Kanta-palvelu ohjaa toimintaa ja huolehtii nyt tuotannossa olevien terveydenhuollon asiakirjojen arkistoinnista. Maakunnassa on liitytty Kanta-arkistoon toukokuun lopussa 2015. Vanhojen terveydenhoidon järjestelmien tietojen siirto Kanta-arkistoon on käynnissä. Mediatriin on integroitu useita eri erikoisalakohtaisia potilastietojärjestelmiä. 2.7 Pro Consona -asiakastietojärjestelmä Asiakasasiakirjoilla tarkoitetaan sosiaalipalveluissa muodostuvia ja käsiteltäviä asiakirjoja. Kansa-hanke on sosiaalihuollon asiakastietojen määrämuotoisen kirjaamisen ja valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen toimeenpanohanke. Kansa-hankkeen avulla organisoidaan ja toteutetaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen käyttöönottaminen. Valtakunnallinen Kanta-arkisto sosiaalihuollon asiakasasiakirjoille on tarkoitus saada tuotantoon vuonna 2018. Sosiaalipalveluiden asiakastietoja kirjataan sekä Pro Consona että Mediatri -järjestelmiin. 2.8 Intranet Kuntayhtymän intranet on keskitetty ja sähköinen tietovarasto, joka sisältää dokumentteja sekä näiden meta- ja muita viitetietoja. Hallinta kohdistuu yksittäisiin dokumentteihin ja niissä oleviin tietoihin ilman, että dokumentteja käsitellään prosessin osina. 2.9 TerveKuu ympäristöterveydenhuollon järjestelmä TerveKuu on ympäristöterveydenhuollon valvottavien kohteiden tiedonhallintajärjestelmä. Käynnissä on valtakunnallinen VATI-hanke, jonka tavoitteena on toteuttaa ympäristöterveydenhuollon toiminnanohjaus- ja tiedonhallintakokonaisuus vuoden 2019 alkuun mennessä. 2.10 Muut järjestelmät Kun uutta asiakirjallista tietoa sisältävää järjestelmää tai ominaisuutta otetaan käyttöön, tulee muodostuvan tiedon säilytysaika sekä -tapa arvioida asiakirjahallinnon ja asiantuntijan toimesta. Tarvittaessa selvitetään järjestelmän integroitavuus tiedonohjaussuunnitelmaan sekä sähköiseen arkistoon.
OHJE 11 (13) 3 Tietopalvelu Lain mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Pääsääntöisesti potilaalle tai asiakkaalle toimitetuista potilas- ja asiakasasiakirjoista ei peritä asiakirjamaksuja. Jokaisen oikeudesta saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta säädetään viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999). Asianosaisen oikeudesta saada tieto muusta kuin julkisesta asiakirjasta, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn, säädetään lain 11 :ssä. Julkisuuslain 34 :ssä säädetään siitä, mitä maksuja asiakirjoista voidaan periä. Maksua ei peritä seuraavissa tapauksissa: jos asiakirjasta annetaan tietoa suullisesti jos asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi jos julkinen sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse jos sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse Edellä mainituissa tapauksissa voidaan kuitenkin periä kiinteä perusmaksu, jos tiedon antaminen edellyttää erityistoimenpiteitä. Jos tiedon antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- ja tiedottamisvelvollisuuden piiriin, maksu ei tällöin saa periä. Potilaalla ja asiakkaalla on oikeus saada maksutta kopiot potilas- ja asiakasasiakirjoistaan, jos edellisestä samaa asiakirjaa koskevasta pyynnöstä on kulunut aikaa yli yksi vuosi. Maksua ei peritä myöskään silloin, kun asiakirjaan on tehty hoitoa/palvelua koskeva merkintä sen jälkeen, kun asiakirjasta on edellisen kerran annettu hänelle kopio, vaikka aikaa olisi kulunut vähemmän kuin vuosi. Asiakas- ja potilasasiakirjojen luovutuksen suoraan henkilölle itselleen tulee tapahtua sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilön toimesta. Potilas- tai asiakastietoja ei käsitellä eikä lähetetä suojaamattoman sähköpostin välityksellä. Tutkimuskäyttöön luovutettavasta materiaalista ei peritä maksua, mikäli tutkija on n henkilökuntaa tai on osallisena tutkimuksessa. Maksua ei myöskään peritä, mikäli tutkimus on viranomaistahon (esim. THL) toteuttama. Mikäli tutkimus edellyttää vaativaa tiedonhakua, johon joudutaan käyttämään ulkopuolista ostopalvelua, laskutetaan kulut tutkijalta.
OHJE 12 (13) 4 Tukipalvelu- ja tytäryhtiöt Siun soten konserniohjeen mukaisesti asianhallintayksikkö ohjaa kuntayhtymän arkistointia antamalla ohjeita ja valvomalla kuntayhtymän niitä yhteisöjä, joissa kuntayhtymällä on määräysvalta: liikelaitokset ja tytäryhteisöt. Tytäryhteisöjä ovat tytäryhtiöt ja säätiöt. Tytäryhteisöjen tiedonhallinnassa ja arkistoinnissa noudatetaan kuntayhtymän käytäntöjä kirjanpitoaineiston säilyttämistä lukuun ottamatta. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaan. Siun soten tiedonohjaussuunnitelma sisältää myös konsernin tytäryhteisöissä muodostuvan asiakirja-aineiston. Suunnitelma antaa neuvoja arkistonmuodostuksen suunnittelusta sekä asiakirjojen säilytysajoista ja -tavoista. Arkistonmuodostaja on jokainen tytäryhteisö, jonka toiminnan tuloksena syntyy arkisto. Arkisto on tytäryhteisön tehtävien hoitamisesta kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus. Kunkin tytäryhteisön arkistoon kuuluvat ne asiakirjat, jotka ovat saapuneet sille sen tehtävien johdosta tai syntyneet sen toiminnan yhteydessä. Arkisto kuvastaa aina arkistonmuodostajan toimintaa. Arkiston hoitoa organisoitaessa on hyvä määritellä, ketkä vastaavat arkistonmuodostuksesta ja arkistotehtävistä. Selkeän vastuiden määrittelyn avulla vältetään työläs jälkikäteen tehtävä seulonta ja arkistointi. Tytäryhteisön asiakirjoilla voi olla kaksi eri arkistonmuodostajaa: 1. tytäryhteisön omat asiakirjat eli mm. omaa päätöksentekoa ja henkilöstöä koskevat asiakirjat 1. asiakirjat, joita tytäryhtiö muodostaa Siun sotelle (esim. palkka- ja kirjanpitoaineistot) tai muulle asiakkaalleen Siun sotelle muodostettavan aineiston arkistointivelvoite on Siun sotella. Mikäli yhtiöllä on muitakin asiakkaita, muille asiakkaille muodostettavan aineiston arkistointivelvoite on ko. asiakkaalla. Tytäryhteisön oman aineiston osalta selvitetään yhteistyössä Siun soten asianhallinyksikön kanssa asiakirjojen säilytys- ja arkistointitapa tytäryhteisön koko ja resurssit huomioon ottaen. Säilytysaikojen tulisi olla yhtenäiset Siun soten kanssa, sillä tytäryhteisön toiminnan lakatessa yhtiön omien asiakirjojen arkistointivelvoite on Siun sotella.
OHJE 13 (13) 5 Valvonta Siun soten tietoturvapolitiikassa on linjattu järjestelmien ylläpidon vastuuhenkilöiden oikeudesta järjestelmän käytön valvontaan. Asianhallintajärjestelmässä käsitellään sekä julkisia, että julkisuus- tai henkilötietolain nojalla salaiseksi määriteltäviä asioita ja asiakirjoja. Käyttöoikeuksilla rajataan käyttäjät, jotka voivat lukea tai käsitellä salaiseksi luokiteltavaa aineistoa. Käyttöoikeuksilla ei pystytä kuitenkaan täysin eliminoimaan mahdollisuutta katsella salaista tietoa, joka ei kuulu työntekijän työtehtävien hoitamiseen. Asianhallintajärjestelmä kerää lokitietoja, joista käy ilmi sekä asian kirjaamis- että katselutiedot. Väärinkäytöksen mahdollisuutta valvotaan keskitetyn käyttöoikeuksien myöntämisen lisäksi kahdesti vuodessa satunnaisotannalla ja väärinkäytökset käsitellään yhteistyössä tietosuojavastaavien kanssa. Siun soten tietosuojan seuranta- ja valvontasuunnitelmassa kuvataan tarkemmin asiakas- ja potilastietojen käsittelyn valvonnan periaatteet, valvontakohteet, valvonnan dokumentointi sekä väärinkäytösten seuraamukset. Paperiaineistojen valvonta perustuu oikeanlaisiin arkistotiloihin. Arkistolaitos on määritellyt ohjeessaan arkistotiloista kuinka asiakirjat tulee suojata asiattomalta käytöltä niin lähi- kuin päätearkistotiloissa. Arkistotiloihin pääsyä säädellään keskitetyllä avainten luovuttamisella kuntayhtymän RA-pisteistä sekä sähköisellä kulunvalvonnalla.