Pikaopas Työtehotavoite kannattavuuden ja palvelutason ohjauksessa 1
JOHDANTO Henkilöstökulu- %:n mukainen työtehotavoite Tulosvastuullisissa tehtävissä työskenteleville esimiehille talouden ymmärtäminen on elintärkeää. Esimiehenä sinulta vaaditaan ensisijaisesti johtamisja asiantuntijataitoja, mutta työtäsi helpottaa, jos voit luottaa omaan talouden tuntemukseesi, joka heijastuu edelleen kannattavuuteen ja asiakaspalvelutasoon. Tässä pikaoppaassa keskitymme tarkastelemaan yrityksen joko budjetoidun tai toteutuneen henkilöstökuluprosentin mukaista työtehon määrittelyä. Tässä pikaoppaassa keskitymme tarkastelemaan yrityksen joko budjetoidun tai toteutuneen henkilöstökuluprosentin mukaista työtehon määrittelyä. Työtehon mittarina palvelualan yrityksissä käytetään yleisesti myynti/tehty työtunti tunnuslukua ja se on yksi keskeisimmistä tunnusluvuista, jolla voidaan sekä suunnitella että seurata henkilöstötehokkuutta. Tämä tunnusluku lasketaan kuitenkin useimmiten käytännössä verottomasta myynnistä eli liikevaihdosta. Tällöin oikeampi tapa olisi kutsua sitä liikevaihto per tehty työtunti ja niin teemme tässäkin oppaassa. 2
1. Henkilöstökulujen ja työtehon muodostuminen Palvelualan yrityksissä henkilöstökulut ovat merkittävä kuluerä. Tehokkaan työvuorojen suunnittelun tavoitteena on, se että yrityksen liikevaihto ja siitä saatu myyntikate ja tehdyt työtunnit ovat oikeassa suhteessa keskenään. Liian korkeat palkkakustannukset merkitsevät, että työskentely on tehotonta ja tuottavuus matala sekä kannattavuus heikko. Toisaalta liian pienet palkkakustannukset ilmenevät todennäköisesti huonona asiakaspalveluna. Miten henkilöstökulut muodostuvat? Henkilöstökulut muodostuvat sekä tehdyn työajan palkkakuluista että niihin liittyvistä pakollisista ja vapaaehtoisista henkilösivukuluista. Edellä mainitut kuluerät näkyvät yrityksen tuloslaskelmassa sekä henkilöstökulut rivillä (palkat ja niihin liittyvät pakolliset henkilösivukulut) että muut kiinteät kulut ryhmässä (vapaaehtoiset henkilöstökulut). Toimiala Henkilöstökulu-% keskiarvo Majoitus- ja ravitsemisala 27,00 % - 33,00 % Yksityinen sosiaali- ja terveysala 50,00-70,00 % Vähittäiskauppa 10,00-15,00 % Tukkukauppa 4,00-13,00 % Kuva 1: Henkilöstökulujen osuus keskiarvo eräillä palvelualoilla (Lähde: Balance Consulting) 3
1. Henkilöstökulujen ja työtehon muodostuminen Mistä välittömät ja välilliset henkilöstökustannukset muodostuvat? Työnantajan palkkakustannukset muodostuvat sekä tehdyn työajan mukaan maksettavasta palkasta että palkallisista poissaoloista maksettavista palkoista. Tehdyn työajan eriä ovat tyypillisesti palvelualoilla suora asiakaspalvelutyö ja siihen liittyvät kiinteät työt sekä toimisto- ja varastotyö. Työnantajan välillisiin työvoimakustannuksiin vaikuttavia eriä ovat mm. työeläkevakuutusmaksut, vuosiloma-ajan palkka ja lomaraha, sairausajan palkka sekä muut palkalliset poissaolot kuten palkat arkipyhien ajalta, koulutusajan palkka, osa vanhempainvapaiden palkoista. Välillisten työvoimakulujen osuus vaihtelee eri toimialoilla mm. loma-ansainnan sekä työpäivien veroisten palkallisten päivien määrän mukaan. Palvelualojen osalta kaupan ja hotelli- ja ravintola-alan välillisen työvoimakulujen osuus on noin 60 % tehdystä työajasta suhteutettuna tehdyn työajan palkkoihin. Esimerkiksi: Jos tehdystä työstä maksetaan 100,00 euroa palkkaa tehtyjen työtuntien mukaan niin tällöin 60,0 % välillisten työvoimakulujen jälkeen työantajan henkilöstökustannukset ovat 160,00 euroa. Kun välilliset henkilöstökustannukset 60,00 euroa suhteutetaan henkilöstökustannuksiin 160,00 euroa niin niiden osuus on tällöin 37,50 prosenttia (60 * 100 /160). 4
1. Henkilöstökulujen ja työtehon muodostuminen Millä perusteella työtehotavoite määritetään? Yrityksen liiketoiminta- ja henkilöstöstrategia määrittävät perusteet henkilöstökulu- ja myyntikatetavoitteelle ja näistä edelleen lasketulle työtehotavoitteelle. Useimmiten nämä tavoitteet on asetettu vuosi- tai tilikausitasolla. Käytännössä työtuntitarpeen määrittely tehdään tarkemmalla tasolla ja lyhemmille ajanjaksoille (kuukausi tai viikko) ottaen huomioon asiakaskäyntien määrän sekä liikevaihdon (myynnin) määrän vaihtelu eri viikonpäivinä ja sesonkeina. Liiketoiminta- ja henkilöstöstrategia Henkilöstökulu-%:n tavoitetaso (tot./budj.) Työtehon tavoitetaso euroa/tehty työtunti Työtuntitarpeen määrittäminen Henkilöstörakenne (kokoja osa-aikaiset) Työvuorojen suunnittelu Kuva 2: Henkilöstötehokkuuden suunnitteluprosessi Työvuoroluettelot Tasoittumisjärjestelmät jne. 5
1. Henkilöstökulujen ja työtehon muodostuminen Mikäli työtehon tavoitetasoa henkilöstökulutavoitteen pohjalta ei ole asetettu, tällöin on vaikea hallita henkilöstökulujen tasoa ja pahimmillaan asiakaspalvelun taso kärsii tai kannattavuus heikkenee heikon tehokkuuden seurauksena. Toisaalta tehokkuutta voidaan menettää myös mikäli työvuorojen suunnittelumahdollisuuksiin ei ole riittävästi perehdytty ja työehtosopimuksen mukaisia joustomahdollisuuksia ei ole hyödynnetty tasaamaan asiakasmäärien vaihteluita. Yrityksen toimiala, asiakaspalvelun taso, aukioloajat, henkilöstön ammattitaitovaatimukset ja monitaitoisuus, henkilöstön saatavuus ja vaihtuvuus yms. seikat vaikuttavat tavoiteltavaan henkilöstörakenteeseen. Palvelualoilla on tyypillistä osa-aikaisen työvoiman käyttö tasaamaan kysynnän voimakkaita vaihteluita ja tällä tavoin voidaan varmistaa työtehotavoitteen saavuttaminen sekä kannattava toiminta. Varsinaisessa työvuorojen suunnittelussa henkilökunta mitoitetaan työtehotavoitteen mukaisesti aukiolotunteja kohden. Kuitenkin käytännössä mitoitusta ei voida tehdä kaikilta osin työtehotavoitteen mukaisesti, koska ns. kiinteät (asiakasmääristä riippumattomat) työt tulee myös miehittää. Tärkeää on myös hyödyntää työehtosopimuksen joustomahdollisuudet mm. tasoittumisjärjestelmän avulla työn määrän tasaamiseksi asiakasmääriä ja kysyntää vastaavaksi. 6
1. Henkilöstökulujen ja työtehon muodostuminen Miten selvitän yrityksen välilliset henkilösivukulut? Välillisten työvoimakulujen osuus vaihtelee yrityskohtaisesti. Yksityisellä palvelualalla tyypillisesti niiden osuus on kuudenkymmenen prosentin luokkaa tehdyn työajan palkoista. Vasemmalla näkyvässä taulukossa on esimerkki yksityisen palvelualan yrityksen välillisten työvoimakulujen erien prosentuaalisesta osuudesta yrityksen bruttopalkoista ja tehdyn työajan palkoista. Kyseessä olevien erien osuudet kannattaa selvittää oman yrityksen osalta taloushallinnon tuottamista raporteista ja muista selvityksistä. Myös yrityksessä sovellettava työehtosopimus vaikuttaa esim. vuosiloma-ansainnan tason mukaan sekä työntekijän sairausajan palkallisen ajanjakson pituuden vuoksi. Pakollisen sosiaalivakuutusmaksujen tasoon vaikuttaa mm. yrityksen tapaturmariski ja työeläkeyhtiön myöntämät asiakasalennukset. Kuva 3: Välillisten työvoimakulujen osuus tehdyn työajan palkoista Lataa taulukko 7
2. Työtehotavoitteen asettaminen Työtehotavoitteen asettamien vaatii sekä yrityksen liiketoimintaprosessien tuntemista että välillisten henkilöstökustannusten erien muodostumisen perusteiden hallintaa. Tätä varten on syytä tehdä taustatyötä ja kerätä taloushallinnosta saatavia tietoja toteutuneista välillisistä henkilökustannuksista. Palvelutason mukainen myyntikatteen taso on myös syytä ottaa huomioon kun asetetaan tavoitetta henkilöstökulutasolle. Seuraavalla sivulla olevassa taulukossa havainnollistetaan eri työtehoilla syntyviin henkilöstökuluihin liikevaihdosta (% liikevaihdosta) ja myyntikatteesta (% myyntikatteesta). Taulukon esimerkissä oletuksena on 1 M liikevaihto/vuosi, myyntikate on 55 % ja keskituntiansio työaikalisineen 16 /tunti sekä henkilösivukulujen osuus on 60 % (kerroin 1,6). Taulukosta ilmenee (sarake F ja rivit 25/26), että liikevaihdosta laskettu 30,1 % henkilöstökulutavoite ja tätä vastaava osuus myyntikatteesta 54,8 % edellyttää työtehotavoitetta 85 liikevaihto/tehty työtunti ja edelleen työtehon mukaisesti työtunteja saa olla 226 tuntia viikossa. Mikäli yritys pyrkii alempiin henkilöstökuluihin niin esim. työtehon kasvattaminen 5 euroa tunnissa vaikuttaa siten, että henkilöstökulut laskevat 28,4 % liikevaihdosta ja 51,7 % myyntikatteesta (sarake F ja rivit 28/29). Viikkotyötuntien määrä laskee 226 tunnista 214 tuntiin eli 12 tuntia viikossa. 8
2. Työtehotavoitteen asettaminen Lataa taulukko Kuva 4: Työtehon vaikutus henkilöstökulu-% ja henkilöstökulujen osuuteen myyntikatteesta. 9
3. Työteholaskurin käyttäminen MaraPlanin kotisivuilla on julkaistu helppokäyttöinen työteholaskuri (www.maraplan.fi/henkilostotehokkuuslaskuri/), jota voidaan käyttää apuna työtehotavoitteen asettamisessa eri tilanteissa. Työteholaskuri antaa myös tietoa valitun toimialan keskimääräisistä henkilöstökuluista ja tiedot perustuvat Balance Consultingin keräämiin tilinpäätösanalyyseihin yritysten kirjanpidoista. Kuinka työteholaskuria käytetään? 1. Valitse laskurista toimiala, jonka mukaan haluat seurantatietoja 2. Valitse ajanjakso (vuosi tai kk) 3. Valitse rahayksikkö (1 eur tai 1000 eur) 4. Syötä liikevaihto valitsemallesi ajanjaksolle 5. Syötä tavoitetason tai budjettitason mukainen henkilöstökuluprosentti 6. Syötä yrityksen oman kustannustasoon mukainen tai tavoitetason mukainen välillisten työvoimakulujen osuus henkilöstökuluista 7. Syötä keskituntiansio jossa on huomioitu tes:n mukaiset lisät ja sunnuntaityö Miten työteholaskurin tuloksia tarkastellaan? Työteholaskuri ilmoittaa käyttäjän antamien syöttötietojen perusteella: mikä työteho euroa/tehty työtunti vastaa laskurissa käytettyä henkilöstökulu- % mikä viikkotyötuntimäärä vastaa laskurissa käytettyä henkilöstökulu -%. Vinkki: Voit avata tarvittaessa useampia työteholaskureita internetselaimeesi ja tarkastella eri muuttujien vaikutusta eri ikkunoissa. 10
3. Työteholaskurin käyttäminen Työteholaskurilla on helppo simuloida muutosten vaikutusta eri tilanteissa. Uuden arvon voi asettaa joko laskurin liukusäätimillä tai syöttämällä uuden arvon laskuriin Henkilöstökulujen osuuden madaltaminen liikevaihdosta Liikevaihdon muutosten vaikutus työtunteihin Usean eri muutoksen vaikutus työtehoon ja työtunteihin Mene laskuriin 11
3. Työteholaskurin käyttäminen Yrityksen henkilöstökulutavoite on 30,0 % liikevaihdosta ja henkilöstösivukulujen osuus on 60,0 % tehdyn työajan palkoista eli 37,5 % henkilöstökuluista sekä keskituntiansio lisineen on 16,0 euroa/ tunti. Lähtötilanteessa laskuriin syötetään arvot ko. kenttiin. Laskurista saadaan tämän jälkeen selville asetettua henkilöstökulutavoitetta (% liikevaihdosta) vastaava työtehotavoite ja tehdyn työajan tunnit viikkotasolla. 1.Työteholaskurin lähtötilanne 2. Säästötavoite - 1 % hlöstökuluista 3. Myynti jää -10 % tavoitteesta Liikevaihto 1000 teur 1000 teur 900 teur Henkilöstökulu - % 30,0 % 29,0 % 30,0 % Henkilöstökulut eur 300 teur 290 teur 270 teur Välilliset työvoimakulut tehdyn työajan palkoista % Välilliset työvoimakulut henkilöstökuluista % 60,0 % 60,0 % 60,0 % 37,5 % 37,5 % 37,5 % Tehdyn työajan palkat 187,5 teur 181, 25 teur 168,75 teur Keskituntiansio lisineen 16,0 eur / tunti 16,0 eur / tunti 16,0 eur / tunti Työteho eur/ tehty työtunti 85,33 eur / tunti 88,28 eur / tunti 85,33 eur / tunti Työtunnit / viikko 224,7 tuntia / vko 217,3 tuntia / vko 202,3 tuntia / vko Kuva 5: Työteholaskurin käyttäminen 12
3. Työteholaskurin käyttäminen 1. Lähtötilanne Työteholaskurin tuloksena lähtötilanteessa saadaan työtehotavoitteeksi 85,3 euroa/tunti ja tätä vastaavat viikkotunnit ovat 224,7 tuntia/viikko. 2. Säästötavoite - 10 % henkilöstökuluissa Vinkki: Työteholaskurin tuloksia voi muokata joko syöttämällä uuden arvon tai liikuttamalla liukusäätimiä halutun arvon saavuttamiseksi. Työteholaskuriin syötetään uusi henkilöstökulujen tavoitearvo 29 % liikevaihdosta mikä tarkoittaa 10,0 tuhatta euroa pienempiä henkilöstökuluja. Tässä vaihtoehdossa oletetaan henkilöstösivukulujen osuuden ja keskituntiansion säilyvän ennallaan. Työteholaskurin tuloksena säästötavoitteen työtehotavoitteeksi 88,3 euroa / tunti ja tätä vastaavat viikkotunnit ovat 217,3 tuntia / viikko. Yhden prosentin säästötavoite henkilöstökuluissa edellyttää 7,4 tunnin säästöä viikkotasolla tai yhden tunnin päivittäistä työajan säästöä. Työtehotavoite on tällöin 2,95 euroa / tunti korkeampi kuin lähtötilanteessa. 3. Myynti jää -10 % tavoitteesta Työteholaskuriin syötetään uusi liikevaihtotavoite 900 tuhatta euroa ja henkilöstökulu-%, sivukulut ja keskituntiansio ovat samat kuin lähtötilanteessa. Työteholaskurin tuloksena 10 % alentuneen liikevaihtotason mukainen työtehotavoite on sama kuin lähtötilanteessa eli 85,3 euroa/tunti, koska henkilöstökulutavoite on edelleen 30 % liikevaihdosta eli tässä vaihtoehdossa henkilöstökulujen suhteellinen osuus säilyy ennallaan. Kuitenkin henkilöstökuluihin on enää käytettävissä 270,0 tuhatta euroa eli 30 tuhatta euroa vähemmän kuin lähtötilanteessa. Tämän vuoksi viikkotasolla käytettävissä olevat tunnit laskevat 202,3 tuntiin / viikko eli 22,4 tuntia / viikossa verrattuna lähtötilanteeseen. Kymmenen prosentin liikevaihdon tason lasku edellyttää siis yhden osa-aikaisen työntekijän työpanoksen vähentämistä jotta tavoitteena oleva 30 % henkilöstökulujen taso saavutettaisiin liikevaihdon laskusta huolimatta. SUMMA SUMMARUM Kuten edellä on todettu, on työtehoseurannalla suora yhteys sekä kannattavuuteen että asiakaspalvelun tasoon yrityksessä. Tästä syystä sitä on syytä mitata, analysoida ja seurata. Työstä on palkkiona parempi ymmärrys kannattavuudesta ja palvelutasosta ja niihin vaikuttavista tekijöistä. 13
MaraPlan MaraPlan ohjelmisto SaaS-palveluna MaraPlan ohjelmisto on työvuorosuunnittelun monipuolinen ratkaisija ja ohjelmistoilla on jo tuhansia käyttäjiä yli kolmessa tuhannessa toimipaikassa. Ratkaisut toimitetaan huolettomana pilvipalveluna tai asiakaskohtaisena asennuksena. MaraPlan on nykyaikaisen työvuorosuunnittelun standardi, joka tarjoaa palveluja koko organisaatiolle. Ratkaisu sähköistää ja automatisoi henkilöresurssien suunnittelun, hallinnan ja seurannan aina palkanlaskentaan saakka. MaraPlanin runkona on havainnollinen suunnittelujärjestelmä ja älykäs laskentakoneisto, joita täydennetään konkreettisia hyötyjä tuottavilla täsmäsovelluksilla. MyMaraPlan henkilöstön web-palvelu MyMaraPlan on kätevä itsepalvelu työntekijöiden ja esimiesten väliseen työvuoroja koskevaan asiointiin. Ratkaisu korvaa manuaaliset menettelyt ja virhealttiit käytännöt nykyaikaisella 24/7- verkkopalvelulla. Ratkaisu helpottaa ja tehostaa yhteydenpitoa, tuottaa ajantasaista tietoa työvuorosuunnitelmista ja toteutuneista työvuoroista, keventää esimiesten työkuormaa sekä parantaa henkilöstön mahdollisuuksia vaikuttaa omiin työvuoroihinsa. Tempus mobiilit työvuoroihin kutsut Tempus on tehokas ja käytännöllinen mobiilisovellus, jonka avulla esimiehet voivat lähettää työvuoroja koskevia tarjouksia ja työhön kutsuja työntekijöiden matkapuhelimiin. Myös vastaukset hoituvat mobiilisti. Ohjelmisto säästää esimiesten aikaa ja helpottaa sopivien resurssien löytämistä, kun tarvitaan nopeasti esimerkiksi sijaista tai lisätyövoimaa. Sovellus automatisoi manuaalisen työn ja täyttää työsopimuslain edellytykset. Tempus työvuorojen optimointi Tempus on työvuorojen optimointijärjestelmä, jolla voidaan sovittaa henkilöresurssien käyttö eli työvuorosuunnitelma ennakoidun tarpeen mukaiseksi. Työvuorojen optimointi perustuu työmääräennusteeseen, johon perustuen työvuorojen muodostaminen ja työvuorolistan teko on automaattista. Tehokas työvuorosuunnitteluohjelmisto esimiehen tukena Työvuorojen työtehoseuranta toteutuu, kun tukena on tehokas työvuorojensuunnitteluohjelmisto, joka on suunniteltu niin johdon, esimiesten kuin työntekijöidenkin avuksi. Järjestelmä tukee koko prosessia työvuorojen suunnittelusta palkanlaskentaan asti. Kannattavuutta ja tehokkuutta voidaan tarkastella jo työvuorojen suunnitteluvaiheessa ennen työvuorolistan julkistamista. Järjestelmä huomioi työntekijöiden toiveet ja työvuorojen tasapuolisuuden. Henkilöresurssit kohdistetaan asiakasvirtojen mukaan ja se takaa asiakaspalvelun sujuvuuden. Järjestelmä tarjoaa myös yritysjohdolle mahdollisuuden työtehotavoitteiden asettamiseen ja tulosten seurantaan. Lue lisää MaraPlanista 14
Kun haluat tietää lisää MaraPlanista niin ota yhteyttä: Kalevi Korpi Myyntipäällikkö 020 744 2667 kalevi.korpi@accountor.fi 15