OPPITUNTI 359 16 Projektin ongelmien tunnistaminen ja ARVIOITU KESTO 30 min Tämän oppitunnin jälkeen osaat: ajoittaa uudelleen keskeytetyn tehtävän jäljellä olevan työn muokata resurssivarausten työmääriä ja korvata tehtävälle varattuja resursseja määrittää varauksille ylityöaikaa ja varata lisäresursseja tehtävien keston lyhentämiseksi. Ongelmien Kun projektin työt ovat alkaneet, varianssin käsitteleminen ei ole kertatapahtuma, vaan projektipäällikön jatkuvaa työtä. Tällä oppitunnilla keskitytään joihinkin varianssiongelmiin, joita projektin töiden edetessä voi tulla ilmi. Käsittelemme näitä ongelmia oppitunnilla 1 esitetyn projektikolmion avulla.
360 Microsoft Project 2000 Trainer Kuten oppitunnilla 1 todettiin, aika, kustannukset ja laajuus ovat yhteydessä toisiinsa. Yhden näistä muuttaminen voi vaikuttaa kahteen muuhun. Projektinhallinnassa ongelmien tunnistamiseen, analysoimiseen ja käsittelyyn liittyen ongelmat kannattaa luokitella johonkin näistä kolmesta luokasta. Tällä oppitunnilla käsiteltävät asiat eivät välttämättä ole samoja kuin ongelmat, joita kohtaat omissa projekteissasi. Koska jokainen projekti on yksilöllinen, on mahdotonta ennustaa, millaisiin tilanteisiin joudut. Olemme kuitenkin yrittäneet korostaa joitakin tärkeimpiä asioita lyhytelokuvaprojektin keston puolivälissä ja käyttää ratkaisuja, jotka voivat vaikuttaa moniin projekteissa usein esiintyviin ongelmiin. Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Musiikkivideoprojekti 16. Avaa kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset-kansion Osa 4 -kansio. Avaa tiedosto 16A ja tallenna se Osa 4 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 16. PROJ2000-2-6 PROJ2000E-2-1 Aika- ja aikatauluongelmien Aikatauluvarianssia esiintyy lähes varmasti jokaisessa monimutkaisessa projektissa. Aikataulun hallitseminen edellyttää, että projektipäällikkö tietää, milloin varianssi on syntynyt ja miten suuri se on sekä että hän ryhtyy ajoissa korjaustoimiin. Jotkin korjaustoimet aiheuttavat tavallisesti uusia ongelmia aikataulun myöhemmissä vaiheissa. Jos projektisuunnitelma on tehty huolella, tällaiset vaikutukset pitäisi pystyä havaitsemaan. Esimerkiksi tässä harjoituksessa viivytetään tehtävän työtä ennalta-arvaamattoman tapahtuman vuoksi, mutta tämä aiheuttaa seuraajatehtävien ja lopulta myös projektin päättymispäivän siirtymisen.
Oppitunti 16 Projektin ongelmien tunnistaminen ja 361 Tässä harjoituksessa raportoidaan seuraavaksi alkamaan ajoitetun tehtävän töitä ja ratkaistaan työn viivästymisongelma, joka liittyy studiolla syntyneeseen ongelmaan. Projektin päättymispäiväongelmaan palataan myöhemmin tällä oppitunnilla. 1 Kaksoisnapsauta Tehtävän nimi -sarakkeessa (Task Name) tehtävän 55 nimeä, Kohtauksen 6 valmistelu. Esiin tulee Tehtävän tiedot -valintaikkuna. 2 Napsauta Yleiset-välilehteä (General). 3 Kirjoita tai valitse Prosenttia valmiina -laatikkoon (Percent Complete) 25 ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project kirjaa tehtävän edistymisen ja näyttää tehtävän osaa vastaavan tilanneviivan tehtävän Gantt-palkissa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 16 Ongelmien tunnistaminen ja Olet kuullut, että keskiviikkona 22. elokuuta tapahtui vesivahinko studiossa, jossa kohtaus 6 oli tarkoitus kuvata. Projektin kalusto ei vaurioitunut, mutta siivoustöissä menee seuraavan viikon maanantaihin (27. elokuuta). Käytännössä tapahtuma keskeyttää tuotantotehtävät muutamaksi päiväksi. Seuraavaksi ajoitetaan uudelleen keskeneräinen työ, jotta projekti voi käynnistyä uudelleen maanantaina.
362 Microsoft Project 2000 Trainer 4 Osoita Työkalut-valikossa Seuranta-komentoa (Tracking) ja napsauta Päivitä projekti -komentoa (Update Project). Esiin tulee Päivitä projekti -valintaikkuna. 5 Napsauta Ajoita suorittamaton työ alkamaan -valintanappia (Reschedule Uncompleted Work To Start After) ja valitse sitten päivämäärälaatikkoon 26. elokuuta 2001. 6 Sulje Päivitä projekti -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Microsoft Project jakaa tehtävän 55 siten, että tehtävän tekemätöntä osaa viivytetään maanantaihin asti. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Kuten huomaat, tehtävän 55 päättymispäivä ja seuraajatehtävien alkamispäivät ovat siirtyneet, vaikka tehtävän kesto on edelleen kuusi päivää. Vaikka olemme ratkaisseet yhden ongelman, olemme aiheuttaneet ongelmia projektin loppuajalle. Niitä käsitellään seuraavaksi.
Oppitunti 16 Projektin ongelmien tunnistaminen ja 363 VIHJE Microsoft Project kyvyn ajoittaa keskeneräiset työt voi poistaa käytöstä niiden tehtävien osalta, joilla on todellista työtä. Valitse Työkalut-valikosta Asetukset (Options). Valitse Asetukset-valintaikkunan Aikataulu-välilehti (Schedule) ja poista Jaa keskeneräiset tehtävät -valintaruudun (Split In-Progress Tasks) valinta. Saat lisätietoa tästä ja Asetukset-valintaikkunan muista asetuksista napsauttamalla valintaikkunan Ohje-painiketta (Help). Kustannus- ja resurssiongelmien Jos projektiin on tallennettu resurssien kustannustietoja, kustannusongelmien voi edellyttää resurssien ja varausten tietojen hienosäätämistä. Resurssivarausten tietojen muuttaminen vaikuttaa kustannusten lisäksi myös tehtävien kestoihin, oli tämä tarkoituksena tai ei. Tutkittuasi tarkemmin sähköasentajien suurta kustannusvarianssia valmisteluja purkutehtävissä toteat, että sähköasentajia tarvitaan oikeastaan vain osalle tehtävien kestosta. Keskustelet asiasta tuotantopäällikön kanssa ja sovitte, että sähköasentajien varaukset jäljellä oleviin valmistelu- ja purkutehtäviin voidaan puolittaa. Kun päivität projektia, otat huomioon myös toisen resurssin odotettavissa olevan lähtemisen. Tässä harjoituksessa muutetaan resurssivarausten työarvoja ja korvataan tulevissa tehtävissä eräs resurssi toisella. 1 Valitse näkymäpalkista Resurssien käyttö (Resource Usage). Esiin tulee Resurssien käyttö -näkymä. 2 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: Syöttö (Table: Entry) ja napsauta sitten Käyttö-vaihtoehtoa (Usage). Käyttötaulukko tulee näkyviin resurssien käyttö -näkymässä. 3 Valitse Resurssin nimi -sarakkeesta (Resource Name) resurssin 12, sähköasentaja vieressä olevaa plusmerkkiä. Microsoft Project näyttää resurssin varaukset. 4 Kirjoita kohtauksen 6 valmistelun Työ-sarakkeeseen (Work) 24h ja paina sitten Enteriä. Microsoft Project muuttaa tämän tehtävän sähköasentajien työmääräksi 24 tuntia. 5 Syötä sähköasentajien muille varauksille seuraavat tiedot: 16 Ongelmien tunnistaminen ja
364 Microsoft Project 2000 Trainer V araus Kohtaus 6 purku Kohtaus 8 valmistelu Kohtaus 8 purku Kohtaus 4 valmistelu Kohtaus 4 purku T yömäärä 12h 8h 4h 4h 4h Kun olet tehnyt tämän, näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Harjoituksen päätteeksi päivitetään projektisuunnitelmaan tieto, että eräs resurssi lähtee projektista ennen sen päättymistä ja hänen varauksensa siirtyvät toiselle resurssille. Petri Kelpi lähtee projektista juuri ennen tehtävän 83 alkamista. Korvaat Petri Kelpin varauksen tähän ja myöhempiin tehtäviin Kimmo Josialla. 6 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. Gantt-kaavionäkymä korvaa Resurssien käyttö -näkymän. 7 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävän 83 nimi, Masterin kopioiminen. 8 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. 9 Pidä alhaalla Ctrl-näppäintä ja valitse tehtävän 84 nimi, Filmi- ja äänimasterin arkistoiminen. 10 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta (Assign Resources).
Oppitunti 16 Projektin ongelmien tunnistaminen ja 365 Esiin tulee Varaa resurssit -valintaikkuna. 11 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta Petri Kelpi ja napsauta sitten Korvaa-painiketta (Replace). 12 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta Kimmo Josia ja napsauta sitten OK-painiketta. Microsoft Project korvaa Petri Kelpiän varaukset näihin tehtäviin Kimmo Josialla. 13 Sulje Varaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 16 Ongelmien tunnistaminen ja Työn laajuusongelmien PROJ2000E-2-2 PROJ2000E-2-8 Muistat ehkä oppitunnilta 1, että projektin laajuus sisältää kaikki työt (ja vain ne), jotka tarvitaan projektin tuotteen toimittamiseen sen tarkoitetulle asiakkaalle. Kun projekti on käynnistynyt, sen laajuuden muuttaminen edellyttää tavallisesti vaihtokauppoja: vaihdetaan aikaa rahaksi, laatua ajaksi ja niin edelleen. Tavoitteesi voi olla tällaisten kauppojen välttäminen, mutta realistisempi tavoite voisi olla mahdollisimman hyvien kauppojen tekeminen. Tässä harjoituksessa keskitytään projektin päättymispäivään ja tehdään useita muutoksia, joilla varmistetaan, että projekti toimittaa tuotteensa sponsorien edellyttämässä ajassa.
366 Microsoft Project 2000 Trainer 1 Valitse Projekti-valikosta Tietoja projektista (Project Information). Esiin tulee Projektitiedot -valintaikkuna. Projektin aikataulun on tällä hetkellä sellainen, että jos kaikki jäljellä olevat työt tehdään aikataulun mukaisesti, projekti valmistuu 9. tammikuuta 2002. Projektin sponsorit haluaisivat kuitenkin, että projekti valmistuu ennen vuodenvaihdetta, joten ryhdyt aikaistamaan päättymispäivää. 2 Sulje Projektitiedot-valintaikkuna napsauttamalla Peruuta-painiketta. Koska projektin päättymispäivää ohjaa kriittinen polku, aloitat siihen kuuluvien tehtävien tarkastelulla. 3 Valitse Projekti-valikosta Suodatettu: Kaikki tehtävät (Filtered For: All Tasks) ja valitse sitten Kriittinen (Critical). Microsoft Project näyttää vain kriittiset tehtävät. Jäljellä olevien tuotantotehtävien aikataulu on jo mahdollisimman tiivis, joten keskityt jälkituotantovaiheen lyhentämiseen. Aloitat sallimalla ylityön käytön useissa tehtävissä kestojen lyhentämiseksi. 4 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävän 73 nimi, Otosten kirjaaminen ja vieritä Gantt-kaavionäkymää niin, että tehtävä näkyy lähes näkymän ylälaidassa. 5 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. 6 Valitse Ikkuna-valikosta (Window) Jaa (Split). Gantt-kaavionäkymän alapuolelle tulee tehtävälomake. 7 Napsauta jotakin tehtävälomakkeen kohtaa ja valitse sitten Muotoilevalikosta (Format) Tiedot (Details) ja napsauta Resurssin työmäärä - vaihtoehtoa (Resource Work). Tehtävälomakkeeseen tulevat resurssin työtiedot. 8 Kirjoita tai valitse Leikkaamo-resurssin Ylityö-sarakkeeseen (Ovt. Work) 10 h. 9 Kirjoita tai valitse Lotta Kala -resurssin Ylityö-sarakkeeseen 10 h ja napsauta sitten tehtävälomakkeen oikean yläkulman OK-painiketta. Microsoft Project muuttaa ylityön vuoksi näiden resurssien kaikkia varauksia ja lyhentää tehtävän kokonaiskestoa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
Oppitunti 16 Projektin ongelmien tunnistaminen ja 367 Ongelmien tunnistaminen ja 16 Huomaa, että resurssien kokonaistyömäärä tässä tehtävässä on edelleen 40 tuntia. Nyt kuitenkin 10 tuntia näistä 40 tunnista ajoitetaan kullekin resurssille ylityöksi. Työtä tehdään sama määrä, mutta lyhyemmässä ajassa. Jos resursseille on määritetty ylityökorvaukset, Microsoft Project käyttää niitä varauksen ylityöosassa. 10 Valitse Gantt-kaavionäkymästä tehtävän 74 nimi, Alustavan kerronnan äänittäminen. 11 Syötä tehtävälomakkeessa 20 tuntia ylityötä jokaiselle tähän tehtävään varatulle resurssille (kolme) ja napsauta sitten OK-painiketta. Microsoft Project ajoittaa ylityön ja laskee tehtävän keston uudelleen. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
368 Microsoft Project 2000 Trainer 12 Valitse Gantt-kaavionäkymästä tehtävän 75 nimi, Otosten leikkaussuunnitelman tekeminen. 13 Syötä tehtävälomakkeessa 25 tuntia ylityötä jokaiselle tähän tehtävään varatulle resurssille (neljä) ja napsuta sitten OK-painiketta. Microsoft Project ajoittaa ylityön ja laskee tehtävän keston uudelleen. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 14 Valitse Projekti-valikosta Tietoja projektista. Esiin tulee Projektitiedot -valintaikkuna. Aikatauluun tehdyt muutokset ovat aikaistaneet projektin päättymispäiväksi 31.12.2001. Tämä täyttää kyllä sponsorien asettaman tavoitteet, mutta tähänastisen suorituksen perusteella odotat, että lisävarianssia syntyy hieman. Teet sen vuoksi jälkituotantovaiheen tehtäviin vielä joitakin muutoksia. 15 Sulje Projektitiedot-valintaikkuna napsauttamalla Peruuta-painiketta. Tehtävän 77, Viimeistelyleikkaus kesto on pitkä. Keskustelet tehtävään varattujen resurssien kanssa ja toteatte, että kaksi lisäresurssia lyhentäisi tehtävän kestoa. 16 Valitse Gantt-kaavionäkymästä tehtävän 77 nimi, Viimeistelyleikkaus. 17 Valitse tehtävälomakkeesta Työmäärään perustuva -valintaruutu (Effort Driven). Kun työmäärään perustuva ajoitus on käytössä, resurssien lisääminen lyhentää tehtävän kestoa. Lisätietoja työmäärään perustuvasta ajoituksesta on oppitunnissa 5. 18 Napsauta tehtävälomakkeen Resurssin nimi -sarakkeen viimeisten varattujen resurssien alla oleva tyhjää solua.
Oppitunti 16 Projektin ongelmien tunnistaminen ja 369 19 Napsauta alanuolipainiketta ja valitse Tuomo Hamila. 20 Napsauta Tuomo Hamilan alla olevaa solua, napsauta alanuolipainiketta ja valitse Jouni Toronen. 21 Varaa resurssit napsauttamalla tehtävälomakkeen oikeassa yläkulmassa olevaa OK-painiketta. Näiden kahden resurssin varaaminen lyhensi tehtävän kestoa kahdesta viikosta noin puoleentoista viikkoon. Näyttää kuitenkin siltä, että vielä täytyy tehdä joitakin muutoksia. Jälkituotantovaiheen jäljellä olevista vaiheista kestoltaan pisin on tehtävä 79, Lopullisen selostuksen äänittäminen. Keskustelet asiasta tehtävään varattujen resurssien kanssa ja he toteavat, että he voivat tehdä tehtävän kahdessa viikossa ilman ylityötä. 22 Valitse Gantt-kaavionäkymästä tehtävän 79 nimi, Alustavan kerronnan äänittäminen. 23 Kirjoita tai valitse tehtävälomakkeen Kesto-laatikon 2 vko (2w) ja napsauta OK-painiketta. 24 Valitse Projekti-valikosta Tietoja projektista. Esiin tulee Projektitiedot-valintaikkuna. 16 Ongelmien tunnistaminen ja Projektin päättymispäivä on nyt joulukuun 14., joten puskuriaikaa ennen uutta vuotta on noin kaksi viikkoa. Nämä muutokset ovat kuitenkin muuttaneet myös lopullisia kustannuksia. 25 Napsauta Tilastot-painiketta (Statistics). Esiin tulee Projektitilastot-valintaikkuna.
370 Microsoft Project 2000 Trainer 6 Tämänhetkinen kokonaiskustannus on noin 676 000, mutta tiedät, että se tulee luultavasti nousemaan. 26 Sulje Projektitilastot-valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. 27 Valitse Ikkuna-valikosta Poista jako. Neuvottelet projektin sponsorien kanssa, jotka toteavat, että lisäkustannukset ovat hyväksyttäviä, kunhan lopulliset masterit voidaan toimittaa jakeluun ennen vuodenvaihdetta. Hieman yli puolet projektin kestosta ja työstä on kulunut. Vaikka projektin lopputuotteen tuottaminen näillä rajoituksilla on haaste, olet sekä realistinen että optimistinen ja luotat omiin taitoihisi projektipäällikkönä sekä tietoihisi Microsoft Projectista. Siis töihin! Oppitunnin yhteenveto Tällä oppitunnilla opeteltiin erilaisten aikaan, kustannuksiin ja laajuuteen liittyvien ongelmien korjauskeinoja. Tämä oppitunti päättää kirjan opetusosan. " Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta. Sanasto Aika Yksittäisten tehtävien ja kokonaisprojektin suunniteltu kesto; aikataulu. Aika on projektikolmiomallin yksi sivu. Kustannukset Kaikki projektin suorittamiseen tarvittavat resurssit, esimerkiksi työn tekevät henkilöt ja laitteet sekä työn tekemiseen tarvittavat materiaalit. Kustannukset ovat projektikolmiomallin yksi sivu. Laajuus Projektin tuottamat tuotteet tai palvelut sekä niiden tekemiseen tarvittava työ. Projektisuunnittelun osalta kannattaa erottaa toisistaan tuotteen laajuus ja projektin laajuus. Laajuus on projektikolmiomallin yksi sivu.
Oppitunti 16 Projektin ongelmien tunnistaminen ja 371 Projektikolmio Suosittu projektinhallinnan malli, jossa aika, kustannukset ja laajuus esitetään kolmion sivuina. Yhden sivun muuttaminen vaikuttaa jotenkin ainakin toiseen muista sivuista. Mallista on useita muunnelmia. Sponsori Henkilö tai organisaatio, joka tukee projektia taloudellisesti ja kannustaa projektitiimiä laajassa organisaatiossa. Tilanneviiva Gantt-kaavion graafinen kuvaaja, joka ilmaisee, miten suuri osa tehtävästä on valmiina. Työmäärään perustuva ajoitus Ajoitusmenetelmä, jossa tehtävän työmäärä pysyy vakiona sille varattujen resurssien määrästä riippumatta. Jos tehtävään lisätään resursseja, sen kesto lyhenee, mutta työmäärä pysyy samana. Työ jaetaan varattujen resurssien kesken. Työmäärään perustuva ajoitus on Microsoft Projectissa oletusarvon mukaan käytössä, mutta sen voi poistaa käytöstä mille tahansa tehtävälle. Varianssi Ajoitetun tai todellisen projektisuunnitelman poikkeama perusaikataulun aikataulu- ja budjettitiedoista. 16 Ongelmien tunnistaminen ja Tiivistelmä Keskeneräisen tehtävän jäljellä olevan työn ajoittaminen uudelleen 1 Osoita Työkalut-valikossa Seuranta-komentoa ja napsauta Päivitä projekti - komentoa. 2 Napsauta Ajoita suorittamaton työ alkamaan -valintanappia ja valitse tai kirjoita sitten Päivämäärä-ruutuun päivä, jonka jälkeen haluat jatkaa tehtävän työtä. Resurssivarausten työmäärien muokkaaminen 1 Valitse näkymäpalkista Resurssien käyttö. 2 Muokkaa Työ-sarakkeessa haluamiasi arvoja. Resurssivarauksen korvaaminen 1 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. 2 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävä, jonka resurssivarauksen haluat korvata. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. 4 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta korvattavan resurssin nimi. 5 Napsauta Korvaa-painiketta.
372 Microsoft Project 2000 Trainer 6 Valitse Korvaa resurssi -valintaikkunasta korvaavan resurssin nimi ja sulje Korvaa resurssi -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. 7 Sulje Varaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. Kriittisten tehtävien suodattaminen " Valitse Projekti-valikosta Suodatettu: Kaikki tehtävät ja valitse sitten Kriittinen. Projektin päättymispäivän ja muiden tietojen näyttäminen 1 Valitse Projekti-valikosta Tietoja projektista. 2 Napsauta Tilastot-painiketta. Ylityöarvojen syöttäminen tehtävälomakkeeseen 1 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. 2 Valitse Ikkuna-valikosta Jaa. 3 Napsauta jotakin tehtävälomakkeen kohtaa ja valitse sitten Muotoilevalikosta Tiedot ja napsauta Resurssin työmäärä -vaihtoehtoa. 4 Kirjoita tai valitse ylityön määrä sen resurssin Ylityökorvaus-sarakkeeseen, jolle haluat varata ylityötä.