Tiedolla johtaminen vuoden 2017 laatupalkintokilpailun teemana Ammatillisen koulutuksen laatupalkintokilpailun informaatiotilaisuus 1.3.2017 Riikka Vacker opetusneuvos
Tietojohtaminen Tietojohtaminen tarkoittaa periaatteita ja tekniikoita, prosesseja ja käytäntöjä, joiden mukaan tiedon ja tietämyksen luominen, haku, levittäminen ja hyödyntäminen organisaatiossa ja verkostoissa on järjestetty - Tuomas Pöysti, VTV Tietojohtamisen prosessi, Sitra Prosesseja ja käytäntöjä, joiden avulla tietoa kerätään, jalostetaan ja hyödynnetään sekä organisaation omassa toiminnassa että ulkoisten sidosryhmien kanssa. Jalostetun tiedon avulla pyritään luomaan lisäarvoa ja johtamaan päivittäistä toimintaa, keskipitkän aikavälin muutoksia ja strategista kehittämistä organisaation kaikilla tasoilla. 01/03/2017 Opetushallitus 2
Tietojohtaminen on osa koulutuksen/tutkinnon järjestäjän johtamisjärjestelmää Tietojohtamista ohjaavat koulutuksen/tutkinnon järjestäjän perustehtävä ja strategia sekä koulutuspoliittiset tavoitteet. Kun tietoa tuotetaan, kerätään, mittaroidaan ja hyödynnetään säännöllisesti muodostuu tilannekuva toiminnasta suhteessa tavoitteisiin, ja toistuvat tilannekuvat kuvaavat toiminnan ja laadun kehittymistä. Tiedon tulisi tuottaa kuva etenemisen suunnasta kohti strategisia tavoitteita. Kehittymisen seuranta on ydinasia ja edellytys kehittämiselle ja toiminnan jatkuvalle parantamiselle. Tietojohtaminen rakentuu pitkälti tietojärjestelmien varaan, joissa tieto voi olla hyvinkin pirstaloitunutta, mutta joissa digitalisaation tuottamana on aiempaa enemmän ja entistä helpommin saatavilla olevaa sisältöä. 01/03/2017 Opetushallitus 3
Tieto on aineetonta pääomaa, jonka varassa organisaatio toimii ja tekee päätöksiä Esimerkkejä päätöksistä: Miten kysyntä kehittyy» miten vastataan kysyntään» mitä palveluita asiakkaille tulisi tarjota» miten palvelut tulisi mitoittaa» miten palvelut voidaan tuottaa kustannustehokkaasti» miten palveluverkko ja palveluiden tuottaminen tulisi organisoida» mitä palveluita käytetään ja kuinka paljon» ovatko asiakkaat tyytyväisiä» toteutuuko tuottavuuden ja strategisten valintojen tavoitteet» toteutuuko vaikutukset Tehdäänkö oikeita asioita? Tehdäänkö asioita oikein? 01/03/2017 Opetushallitus 4
Tietoa tarvitaan menneisyydestä, tästä hetkestä ja tulevaisuudesta Tulevaisuuden koulutuspalvelujen suunnitteluun tarvitaan tietoja tulevaisuuden palveluntarpeesta sekä nykyisten toimintojen tehokkuudesta, laadusta sekä vaikuttavuudesta. Toimintamallit, työkalut ja ohjausmittaristo tukevat johtamista ja mahdollistavat palvelutarpeiden ennakoinnin ja palveluiden kohdentamisen (resurssien suuntaamisen). Ns. etukeno tekee mahdolliseksi nähdä toiminnan kokonaisvaikuttavuutta yksiköiden operatiivisen vaikuttavuuden lisäksi. Voiko kysyntää ennustaa puhtaasti asiakaskysynnän perusteella? Ennusteissa joudutaan ottamaan huomioon myös ulkoisia tekijöitä, kuten rahoitus, lainsäädännön edellytykset, kansalaisten tasa-arvoisuuden sekä yhdenvertaisuuden vaatimukset jne. Koulutuspalveluiden vaikuttavuuden mittaaminen on vaikeaa, koska se syntyy usein usean osatekijän, välittömien ja välillisten tulosten summana. Tämän lisäksi panosten ja tulosten välillä on usein useita vuosia. 01/03/2017 Opetushallitus 5
Asiakaslähtöinen tietojohtaminen Asiakaslähtöinen tietojohtaminen edellyttää, että kaikki tieto, joka koskee asiakkaan elämänlaatua, asiakaspalvelua, palveluiden tuottajia sekä fyysistä ja digitaalista infrastruktuuria, otetaan tarkasteltavaksi Asiakaslähtöisellä tiedolla julkishallinto muuttuu asiakaslähtöiseksi. - erityisasiantuntija Aleksi Kopponen Vm Kuinka määritellään tulevaisuuden asiakkaat ja asiakkaiden tarvitsemat palvelut ja yhdistetään ne resursseihin? Myös tarjottava palveluvalikoima voi vaikuttaa kysyntään. Vastataanko kysyntään kehittämällä palveluita vai luodaanko palveluilla kysyntää? Asiakkaiden palveluntarve on aina myös yksilöllinen. 01/03/2017 Opetushallitus 6
Indikaattorit, tunnusluvut, mittarit ylläpitävät organisaation tietoisuutta Kai Laamanen Verkostoitumiseen ja osaamiseen perustuvat toimintamallit edellyttävät älykkäämpiä tapoja mitata suorituskykyä. Tarvitaan mittareita, jotka mahdollistavat dialogin verkostoissa toimivien ihmisten kesken. Mitä hajautetumpi verkosto, sitä vaikeampaa on nähdä tarpeita. Ilman mittaamista toiminnan muutokset toteutuvat heikosti. Mittaamisella kohdistetaan huomio siihen, mikä on tärkeää menestymisessä. Toinen tärkeä tehtävä on hälyttää, jos merkittävää muutosta tapahtuu organisaation omassa suorituskyvyssä tai toimintaympäristössä. Merkityksellisen tiedon tunnistaminen ja erottelu kaikesta tarjolla olevasta tiedosta. Prosessit on kuvattu, mutta tunnetaanko niiden suorituskyky? Tunnistetaanko ja mitataanko niiden kriittisiä vaiheita? Havaitaanko poikkeamat? Mitä havaintojen perusteella tehdään? Tunnistetaanko tulevaa, tukeeko mittaaminen ennakointia? Mittareiden ohella tulee kehittää organisaation kykyä hyödyntää tietoa 01/03/2017 Opetushallitus 7
Tiedon hankinta ja jalostaminen Organisaatioilla on yleisesti käytössään useita eri tieto- ja raportointijärjestelmiä. Strategisen tietojohtamisen ja tiedonhankinnan haasteita ovat tiedon hajanaisuus sekä järjestelmien ja raportoinnin keskittyminen mittaamaan vain operatiivisen toiminnan tehokkuutta. Tiedon käyttö strategisessa päätöksenteossa vaatii useimmiten tietojen yhdistämistä, yhteismitallistamista sekä analyysiä. Tukeeko hankittava tieto strategista päätöksentekoa? Suuresta tietomassasta tulee pystyä erottelemaan ne olennaiset asiat, joilla on merkitystä päätöksenteossa. Sisäisen tiedon lisäksi tarvitaan organisaation ulkopuolista tietoa toimintaympäristöstä. Tiedon hankinnan toimintamalli: onko jatkuvaa, oikeaa, ajantasaista? Muodostaako aikasarjan, joka kertoo muutoksen suunnasta? Kohtaako tieto tiedon tarvitsijat? Onko tieto käytettävissä organisaation kaikilla tasoilla? Asiakasrajapinnassa toteutetaan strategiaa käytännössä. 01/03/2017 Opetushallitus 8
Ohjaako tieto toimintaa? Tiedosta syntyy arvoa vain, jos sitä käytetään ja se vaikuttaa toimintaan organisaation kaikilla tasoilla. Miten varmistetaan prosessit, joilla tavoitteet saavutetaan? Miten tieto muuttuu hyväksi käytännöksi? Miten henkilökohtainen tekeminen muuttuu? Toiminnan laatu näkyy tuloksissa. Tiedonhallinnasta - tiedon tuotannosta - tiedon asiantuntijoista Tietojohtamiseen - tiedon hyödyntämiseen - jokainen on tietojohtaja 01/03/2017 Opetushallitus 9
Esimerkiksi kehittämisessä tarvitaan tietoa toimintaympäristöstä asiakkaiden tarpeista sidosryhmien tarpeista kehittämisen kohteesta: mitä, mitä ei, missä, missä ei, milloin, milloin ei, miten, miten ei syy-seurauksista aikavaihteluista prosessien suorituskyvystä ongelmista toteutuksesta tuloksista palautteista; tyytyväisyydestä vaikutuksista kokeilujen tuloksista 01/03/2017 Opetushallitus 10
Tietojohtaminen jatkuvan parantamisen kohteena Tietojohtamisen malli on strategisen johtamisen työkalu Mitä tietoa on, mitä tietoa tarvitaan? Laadulliset mittarit? Miten tietoa kerätään, dokumentoidaan, jaetaan, jalostetaan ja miten luodaan uutta tietoa päätöksen teon tueksi? Miten organisaatio oppii tiedon avulla? Tietovarantojen työkaluina tietojärjestelmät, joista osa kuvaa lähtötietoja, osa mittaa haluttua kohtaa palvelussa, osa analysoi, vertailee ja kuvaa. Miten tietovarantoja kehitetään? Ovatko tietojärjestelmät integroituja? Miten varmistetaan tietojen oikeellisuutta, ajantasaisuutta sekä yhteismitallisuutta? Onko käytössä tietojohtamisen toiminnan palautejärjestelmiä? 01/03/2017 Opetushallitus 11
Miten tiedolla johtaminen näkyy kaikilla EFQMarviointialueilla? Toiminnassa Johtajuus Henkilöstö Strategia Kumppanuudet ja resurssit Tuloksissa Henkilöstötulokset Asiakastulokset Yhteiskuntatulokset Toiminnan tulokset Prosessit, tuotteet ja palvelut 01/03/2017 Opetushallitus 12
Miten tiedolla johtamisella edistetään keskeisiä koulutuspoliittisia tavoitteita Mm. Asiakaslähtöisyyttä Osaamisperusteisuutta Henkilökohtaistamista ja yksilöllisiä opintopolkuja Jatkuvaa hakua hakeutumisen pääväylänä Työpaikalla tapahtuvaa opiskelua Tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta 01/03/2017 Opetushallitus 13