Henkilöstökustannukset Starttipaketti EAKR-hankkeille Aila Jumppanen
Hankkeen henkilöstö Hankkeen henkilöstöllä on oltava kirjalliset tehtävänkuvat = toimenkuvaluettelo, jossa mainitaan o o o hankesuunnitelman mukainen tehtävänimike ja hankkeessa tehtävän työn sisältö milloin hanketehtävä alkaa ja päättyy; milloin työsuhde alkanut hallinnoijan palveluksessa hanketyön arvioitu osuus kokonaistyöajasta Tehtävänkuvat toimitetaan viimeistään ensimmäisen maksatushakemuksen liitteenä. Jos tapahtuu henkilöstövaihdoksia tai muutoksia hanketyön osuudessa, toimitetaan päivitetty toimenkuvaluettelo. 2
Opiskelija osana hankehenkilöstöä Tekee hankesuunnitelman mukaista työtä, joka ei liity suoraan hänen opintojensa toteutukseen eikä hän saa työstä opintopisteitä. Opiskelija ei voi saada palkkaa opiskelusta. Opintotuen saaminen samanaikaisesti ei estä harjoittelun kohdentamista hankkeelle kun harjoittelu ei liity varsinaisesti opintojen tekemiseen. (Opiskelija)harjoittelijalle maksettu palkka ei voi sisältää oppilaitoksen maksamaa osuutta. Hankkeessa voi syntyä aineistoa ja osaamista, jota hankkeen työntekijä käyttää opinnäytetyönsä tekemiseen. Opinnäytetyö kuitenkin laaditaan omalla opiskeluajalla. 3
Tukikelpoiset henkilöstökustannukset Henkilöstökustannuksiin voi sisältyä ainoastaan hanketoiminnasta aiheutuvia ja hankesuunnitelman mukaisia, sisällölliseen toteutukseen liittyviä palkkakuluja. Hankkeen toteutusaikana ansaitut kohtuulliset palkat, loma-ajan palkat, lomarahat, lomakorvaus, sairausajan palkka sekä lakisääteiset sivukulut: sosiaaliturva-, työttömyys-, ryhmähenki- ja tapaturmavakuutusmaksu eläkevakuutusmaksut (ml. varhaiseläkemaksut) Palkan kohtuullisuus tarkoittaa TES/KVTES:n mukaista palkkaa tai organisaatiossa vastaavasta työstä maksettavaa palkkaa. Hanketyössä noudatetaan normaalia työaikaa. Ylityö on tukikelpoista vain poikkeuksellisesti ja sen tulee perustua organisaation käytännön mukaisesti annettuun ylityömääräykseen. 4
Tukikelpoisia henkilöstökustannuksia eivät ole: Palkat siltä osin kuin ne ylittävät hakijayhteisön vastaavasta työstä yleisesti maksaman palkan määrän. Tulospalkkiot, bonukset, luontoisedut (mm. lounassetelit, puhelinetu), stipendit tai apurahat. Tukityöllistettyjen kaikki palkkakustannukset Vapaaehtoiset työnantajan ottamat vakuutukset Ylityö - huom. eri asia kuin liukuva työaika Flat ratella korvataan: Henkilöstökoulutus, kehitys- ja virkistyspäivät Hankkeelle vyörytetyt yleishallinnolliset kustannukset, kuten organisaation johdon hankehallinnointi ja erilaiset tukipalvelut (talous- ja palkkahallinto, ict) Työterveysmaksut 5
Muut henkilöstökustannukset, joita ei raportoida kustannuslajissa Palkkakustannukset Ostopalveluihin: Vierailevien asiantuntijoiden ja luennoitsijoiden palkkiot haetaan maksuun hankesuunnitelman mukaisesti Ostopalvelut-kustannuslajissa ja maksatushakemukseen liitetään kopio palkkiosopimuksesta/laskusta. Ostopalveluja koskevat normaalit hankintamenettelyt. Muihin kustannuksiin: Tuensaajan omat asiantuntijat, jotka eivät ole hanketyöntekijöitä Tällaisiin tapauksiin viittaa Tukikelpoisuusasetuksen muistion 16 perusteluissa kohta palkkakustannuksiin ei voi sisällyttää lyhyitä ostopalvelun luonteisia korvauksia. Mikäli tällaisia on budjetoitu hyväksytyssä hankesuunnitelmassa, haetaan ne maksatushakemuksella kohdassa muut kustannukset. Myös näiden osalta tukikelpoisuuden edellytyksenä on päiväkohtainen työaikakirjanpito. 6
Työajanseuranta Hankkeelle osa-aikaisesti työskentelevien henkilöiden on pidettävä päiväkohtaista kokonaistyöajanseurantaa. Työn tulee olla hankesuunnitelman ja tehtävänkuvien mukaista. Työajanseurannasta on saatava käsitys tehdyn työn sisällöstä ja miten se liittyy hankkeeseen. Pelkästään projektityö, hallinto, johto, yleishallinto, sekalaiset työt, dokumentointia, budjettiseurantaa runsaasti jne ei ole riittävä. Ilmoitetaan hankkeelle tehty työ (tunnit) + muu työ (tunnit) = kokonaistyöaika Työntekijän ja esimiehen allekirjoittama työajanseuranta toimitetaan maksatushakemuksen liitteenä Asianmukainen työaikakirjanpito on henkilöstökustannusten tukikelpoisuuden edellytys. Sähköinen työajanseuranta käy, jos siihen voi kirjata tehdyn työn sisällön ja siinä näkyy kokonaistyöaika. Sähköinen allekirjoitus käy, jos allekirjoittajien nimet ovat näkyvissä. 7
Työaika: tehollinen työaika vai kokonaistyöaika? Tehollinen työaika: Todelliset työssäoloajan tunnit Työajanseurannassa lomat ja sairauspoissaolot merkitään 0- tunteina. Palkkaselvityslomakkeessa ilmoitetaan työssäolotunteja vastaava palkka. Jos maksatuskauteen sisältyy hankkeelle kuuluvia lomajaksoja, loma-ajan palkka ilmoitetaan lomapalkkaselvityksessä Liite A. Kokonaistyöaika: Kokonaistunteihin sisältyvät kaikki tunnit - myös lomapäivien tunnit Työajanseurannassa lomat merkitään muihin tunteihin ja lasketaan mukaan kokonaistyöaikaan. Sairauslomat 0- tunteina. Palkkaselvityslomakkeessa ilmoitetaan kokonaispalkka, joka sisältää myös loma-ajan palkan (kaikki samalla rivillä/samassa summassa, koska kokonaistuntimäärässä lomat mukana) Jos maksatuskauteen sisältyy hankkeelle kuuluvia lomajaksoja, lomaajan palkka ilmoitetaan lomapalkkaselvityksessä Liite A. 8
Esimerkki työajanseurannan täyttämisestä (tehollinen työaika) Pvm Projektille tehty työ, tehtävät Projektin työtunnit Muut työtunnit 1 Hankeviestintä, seurantatietojen koonti, s-postit 3 5 8 2 Ohjausryhmä, seurantalomakkeen täyttö Euraan 5 3 8 3 Maksatushakemuspalaveri taloussihteerin kanssa, liitteiden kokoaminen, tarjouspyynnöt 4 4 8 4 Seminaarijärjestelyt, materiaalin/koulutuksen valmistelu 8 0 8 5 Seminaari (seminaarin nimi), ohryn kokous, työmatka mihin 8 0 8 6 Vkl 7 Vkl 8 Sairas 0 0 0 9 Arkipyhä 0 0 0 10 Loma 0 0 0 Yhteensä Yhteensä 28 12 40 9
Palkkaselvityslomake 1/2 Koonti maksatuskauden palkoista henkilöittäin Hankkeelle tehdyt tunnit ja kokonaistyötunnit hanketyön %-osuus kokonaistyöajasta Hankkeelle kohdistettu osuus peruspalkasta sivukuluineen ja maksettu kokonaispalkka sivukuluineen Osa-aikaisesti hankkeessa työskentelevän henkilöstön palkkakulut kohdistetaan tehdyn työajan suhteessa: Esimerkki: Henkilön kokonaistyöaika on maksatuskaudella 600 h, josta hankkeen työtehtäviin on käytetty 150 h ja organisaation muihin työtehtäviin 450 h. Palkasta sivukuluineen kohdennetaan hankkeelle tehtyjen työtuntien suhteessa 150 h/600 h = 25 %. Osa-aikaisten työntekijöiden kohdalla täytetään lisäksi erillinen lomake Selvitys osa-aikaisen hankehenkilöstön palkoista Liite B Maksettujen palkkojen erittely henkilöittäin ja kuukausittain 10
Palkkaselvityslomake 2/2 Palkkaselvitykset, työajanseurannat ja hankkeen kirjanpito täsmäävät keskenään sekä maksuun haettuun summaan. Mahdolliset poikkeamat on selvitettävä palkkaselvityslomakkeen lisätiedotkentässä ja tarvittaessa erillisellä liitteellä. Kelan tai vakuutusyhtiön maksamat korvaukset työnantajalle vähennetään maksatuskauden henkilöstömenoista. Osa-aikaisen hankehenkilöstön osalta vähennys tapahtuu samassa suhteessa kuin henkilö on tehnyt työtä hankkeelle; selvitys palkkaselvityslomakkeella omalla rivillä tai lisätiedot kentässä Lomakkeet ja mallit: rakennerahastot.fi >Etelä-Suomi> Materiaalipankki Etelä-Suomi >Ohjeet hankkeiden toteuttajille Uudenmaan liitto > Henkilöstökustannusten raportointi 11
PALKKASELVITYSLOMAKE Selvitys maksatuskaudella toteutuneista henkilöstökuluista Maksatuskausi Hankkeen nimi Hankekoodi Laatija 1.1.-30.6.2015 Henkilön nimi Tehtävä hankkeessa KK-palkka tukikelpoine n peruspalkka Hankkeelle tehty työ (tunnit) Kokonaistyöaika (tunnit) Hankkeeseen käytetty työaika/kok.ty öaika (%) Hankkeelle kohdennettu kok. palkka sivukuluineen Maksettu kokonaispalkk a sivukuluineen (100%) Hankkeesta maksettu palkka/kok.pal kka (%) Maksettu ajalta NN projektipäällikkö 3500 540,00 900,00 60,0 15 120,00 25 200,0 60,0 1-6/15 (normaali kk-palkka ilman sivukuluja) Maksatuskaudella hankkeesta maksetut palkat 15 120,00 Maksatuskaudella hankkeesta maksetut lomapalkat,-rahat,-korvaukse (siirto liite A) 802,36 Maksatuskaudella maksetut palkat yhteensä 15 922,36 Sosiaaliturvamaksu % Lisätietoja: Eläkevakuutus % Työttömyysvakuutus % Tapaturmavakuutus % Ryhmähenkivakuutus % Palkkaselvityslomakkeen tiedot perustuvat hankkeen kirjanpitoon toteuttajaorganisaation Yhteensä % kirjanpidossa. Henkilöiden palkkaukseen ei ole saatu muuta julkista tukea. 12
Selvitys osa-aikaisen hankehenkilöstön palkoista LIITE B Hankkeen nimi Hankekoodi Maksatuskausi Laatija Henkilön nimi: Maksettu ajalta (kk/vvvv) Hankkeelle Kokonais- Hankkeelle tehty työ (tunnit) Tuntikirjanpidon m ukaan työaika (tunnit) tehty työaika/kok. työaika % Maksettu kok.palkka + sivukulut (100 %) Kirjanpidon m ukaan Hankkeelle kohdennettu Palkka Sivukulut Yhteensä Hankkeest a maksettu palkka/ kok.palkka % % -erot (+ / - ) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 13
14
Lomapalkkakustannukset 1/2 Hankkeelle voidaan kohdentaa loma-ajan palkkoja, lomarahoja ja lomakorvausta hankkeelle tehdyn työajan suhteessa hankkeen toteutusajalta. Jos henkilö on ennen hankkeen alkua ollut saman työnantajan palveluksessa ja pitää lomia maksatuskaudella, niin hankkeelle kuuluu vain sen loma-ajan palkka ja lomaraha, joka on ansaittu/kertynyt hankkeen aikana Esimerkki: Kokoaikaiselle työntekijälle on kertynyt vuosilomapäiviä 1.4.2015-31.3.2016 30 pv. Hankkeen kokoaikaisena työntekijänä hän on aloittanut 1.1.2016 eli hankkeen ajalta hänelle on kertynyt lomapäiviä 1.1. - 31.3.2016 7,5 pv + vastaava lomaraha. Loppuosa 22,5 pv ja lomarahat jäävät hallinnoivan organisaation kustannukseksi. Osa-aikaisen hanketyöntekijän osalta lomat kohdistetaan hankkeelle siinä suhteessa kuin hän on tehnyt ko. lomanmääräytymisvuoden aikana hankkeelle työtä (hankkeen tunnit ja kokonaistunnit ajalta esim.1.4.2015-31.3.2016 %-osuus lomakustannuksista) 15
Lomakustannukset 2/2 Hankkeen aikana voidaan hakea maksuun maksetut loma-ajan palkat ja lomarahat, jotka ovat toteutuneet maksuna palkansaajalle ja kirjattu hankkeen kirjanpitoon. Ennen hankkeen alkua ansaittuja lomia ei voi kohdistaa lomakaudella hankkeelle tehtyjen tuntien suhteessa. Lomanansaintakausi ja lomakausi ovat eri asia. - Määräaikaiset työntekijät voivat pitää lomapäiviä sitä mukaa kuin niitä kertyy. Loma-ajan palkkakustannukset, joita ei ole vielä tosiasiallisesti maksettu, eivät ole tukikelpoisia. Tämä koskee myös hankkeen viimeistä maksatushakemusta. Lomapalkkavaraukset eivät ole tukikelpoisia. HUOM! Hankkeen viimeisen maksatushakemuksen jättämiseen mennessä pidetyt ja maksetut hankkeelle kuuluvat lomapalkkakustannukset ovat tukikelpoisia. Opettajien maksetut vapaajaksojen palkat ovat tukikelpoisia (1600-palkat) 16
Lomakustannukset: esimerkkejä Henkilöt ovat olleet jo työnantajan palveluksessa lomanmääräytymisvuoden 1.4.2015-31.3.2016 aikana. Vuosilomapäiviä kertyy kaikille 12 kk x 3 pv = 36 pv. Hanke on alkanut 1.1.2016. Lomakustannukset tilitetään toteuman mukaan (pidetyt/maksetut lomat). 1. Kokoaikainen työntekijä: Aloittanut hankkeessa 1.1.2016. Hankkeen ajalta 1.1.- 31.3.2016 kertynyt lomapäiviä 3 x3 pv = 9 pv. Hankkeelle kohdistetaan 9 lomapäivän kustannukset loma-ajan palkasta ja loma-rahasta. 2. Osa-aikainen työntekijä: Aloittanut hankkeessa 1.1.2016. Tehnyt ajanjaksolla 1.1.-31.3.2016 hankkeelle töitä 30 % kokonaistyöajasta. Hankkeelle kohdistetaan 30 % 9 lomapäivän palkasta ja lomarahasta. 3. Kokoaikainen työntekijä: Aloittaa hankkeessa 1.4.2016. Hänelle ei ole kertynyt lainkaan hankkeelle tukikelpoista lomaa ajalta 4/2015 3/2016. Hän on lomalla 1.-31.7.2016, mutta lomapalkasta ei voi kohdentaa yhtään hankkeelle. 17
Ammattikorkeakoulujen opetushenkilöstö 1/2 1600 -palkat - käytöstä sovittava hankkeen alussa Malliesimerkki kohdennuksesta: Opetusvelvollisuus 1 600 tuntia Kuukausipalkka, brutto 4 000,00 Vuosiansio (kk-palkka x12) 48 000,00 Vuosiansio opetusvelvollisuusajalta (vuosiansio/(52x40))x1600 36 923,08 Vapaajakson ansio (12 vko) 11 076,92 Vuosityöhinta (vuosiansio/1600) 30,00 Opetustuntihinta (vuosiansio/(52x40)) 23,08 Vapaajakson tuntihinta, varaus 6,92 18
Malliesimerkki kohdennuksesta 2/2 1600-palkat Esimerkki ilman henkilösivukuluja: - Projektin tunnit 100 Palkka 100x23,08 2 308,00 - Vapaajakson palkkavaraus: projektin tunnit 100x6,92 692,00 Projektin kirjanpitoon kirjatut kustannukset 3 000,00 eli 100 x vuosityöhinta 30,00 + sivukulut Palkkaselvitykseen joko nimen jälkeen tai Lisätietoja-kohtaan maininta, kenen palkka kohdennetaan käyttäen 1600 h 19
Lopuksi: Eura2014 maksatushakemuksessa 1. Palkkakustannukset ilmoitetaan henkilön palkkakustannusten yhteissumma maksatuskaudella 1 hlö / 1 rivi Euraan ei henkilöiden nimiä, erittely tehtävän mukaan Palkka- ja lomapalkkaselvityksissä (Liite A ja B) ilmoitetaan henkilön nimi ja tehtävä, kk-palkka-, sivukulu- tms. tiedot eriteltyinä. Vinkki: Käytä palkkaselvityksen Lisätietoja-kohtaa, jos esim. prosenttiosuudet eivät täsmää, vähennetty Kela-palautus tms. 20