Liite VIII Erasmusliikkuvuustuki Opas korkeakouluille ja harjoittelukonsortiolle Lukuvuosi 2008 09 Päivitetty 14.08.2008
Sisällysluettelo 1. Osallistuminen Erasmus-ohjelmaan...6 1.1. Erasmus-peruskirja...6 1.2. Harjoittelukonsortion peruskirja...6 2. Sopimussuhde CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välillä...7 2.1. Liikkuvuustuen hakeminen...7 2.2. Liikkuvuustuen myöntämisperusteet...7 2.3. CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välinen rahoitussopimus...8 2.4. Apurahan maksatus korkeakoululle/konsortiolle...9 2.5. Lisäapurahat...9 2.6. Tuen palautus...10 2.7. Raportointi...10 2.7.1. Väliraportti...10 2.7.2. Loppuraportti...10 2.8. Asiakirjojen säilytysaika...11 2.9. Seuranta ja tilintarkastukset...11 3. Erasmus-tuen hallinnointi korkeakoulussa...12 3.1. Yleisiä ohjeita...12 3.2. Siirtomahdollisuudet tukikategorioiden välillä...12 3.3. Apurahan maksu vaihtoon lähteville...13 3.3.1. Opiskelijavaihto...13 3.3.2. Harjoittelijavaihto...13 3.3.3. Opettaja- ja henkilökuntavaihto...14 3.3.4. Apurahat vammaisille vaihtoon lähtijöille...16 3.4. Vaihtojen järjestämisen tuki (OM)...16 4. Vaihtojen toteuttamisen periaatteet...17 4.1. Korkeakoulujen kahdenväliset sopimukset...17 4.2. Opiskelija- ja harjoittelijavaihto...18 4.2.1. Vaihtoon lähtijän kelpoisuusehdot...18 4.2.2. Vaihtoon lähtijöiden valinta...18 4.2.3. Vaihdon kesto...18 4.2.4. Saman opiskelijan useampi vaihtojakso...19 4.2.5. Yhdistetty harjoittelu- ja opiskelujakso...19 4.2.6. Vaihtojakson pidentäminen...19 4.2.7. Vaihtojakson keskeyttäminen...19 4.2.8. Harjoittelupaikaksi soveltuvat organisaatiot...20 4.2.9. Hyväksilukeminen...20 4.2.10. Ei opintomaksuja...20 4.2.11. Vakuutukset ja vastuu...20 4.2.12. Vaihto omaan kotimaahan...21 4.2.13. Erasmus-opiskelijan peruskirja...21 4.2.14. EILC-kielivalmennuskurssit...21 4.2.15. Raportointi vaihdon jälkeen...22 4.2.16. Opiskelija- ja harjoittelijavaihdon lomakkeet...22 4.3. Opettaja- ja henkilökuntavaihto...23 4.3.1. Vaihtoon lähtijän kelpoisuusehdot...23 4.3.2. Vaihtoon lähtijöiden valinta...25 4.3.3. Vaihdon kesto...25 2
4.3.4. Työsuunnitelma...25 4.3.5. Raportointi vaihdon jälkeen...25 Korkeakoulun Erasmus-lukuvuosikalenteri 2008 09...26 Hyödyllisiä Erasmus-linkkejä...28 Liite: Poiminta LLP-ohjelman yleisestä ehdotuspyynnöstä 2008...29 3
Lukijalle Tämä opas on tarkoitettu korkeakouluille ja harjoittelukonsortioille ohjeeksi ja avuksi Erasmus-liikkuvuustuen hallinnoimiseen ja Erasmus-vaihtojen toteuttamiseen. Sen on laatinut Suomen kansallinen Erasmus-toimisto, CIMO. Toivomme, että se antaa vastauksen useimpiin vaihtoihin liittyviin kysymyksiin. Liikkuvuustuen hallinnointiin liittyvät säännöt ja sopimukset ovat uuden ohjelmakauden myötä muuttuneet melko paljon entisestä ja myös lukuvuoteen 2007-2008 nähden on tullut jonkin verran muutoksia. Siksi on suositeltavaa käydä tämän oppaan ohella huolellisesti läpi myös itse sopimus ja sen muut liitteet. Otamme mielellämme vastaan kaikenlaista palautetta tämän oppaan sisällöstä! Päivitämme opasta tarpeen mukaan. Päivityksistä ja muita ajankohtaisista asioista tiedotetaan sähköpostitse campo- ja cimeoni-listojen kautta. Päivitetty versio löytyy internetistä CI- MOn Erasmus-sivuilta: www.cimo.fi/erasmus Lomakkeet CIMOn Erasmus-tiimi vastaa mielellään kaikkiin Erasmus-ohjelmaan liittyviin kysymyksiin! Yhteystiedot Kansainvälisen henkilövaihdon keskus CIMO PL 343 (Säästöpankinranta 2A) 00531 Helsinki Faksi 0207 868 603 Sähköposti erasmus@cimo.fi Erasmus-tiimi: Anne Siltala, vastaava asiantuntija anne.siltala@cimo.fi 0207 868 541 - Erasmus-liikkuvuus / yleisneuvonta - EILC - ECTS ja DS-laatuleimat Anni Kallio, ohjelma-asiantuntija anni.kallio@cimo.fi 0207 868 574 - Erasmus-liikkuvuus / yleisneuvonta - Liikkuvuustukisopimuksen seuranta / ammattikorkeakoulut - Harjoittelukonsortio - Keskitetysti hallinnoidut Erasmus-hankkeet - Sähköinen loppuraportointi Outi Jäppinen, ohjelmakoordinaattori outi.jappinen@cimo.fi 0207 868 591 - Intensiivikurssit 4
Irmeli Evokari, ohjelmakoordinaattori irmeli.evokari@cimo.fi 0207 868 531 - Liikkuvuustukisopimuksen seuranta / yliopistot (sijaisena Anne Siltala) Työskentelemme tiiminä, joten tarvittaessa meistä voi ottaa yhteyttä kehen tahansa! Oppaassa käytetyt termit ja lyhenteet DS ECTS EILC ESC EUC HEI LA NA OM SM SMS SMP ST STA STT TA Diploma Supplement (Tutkintotodistuksen liite valmistuvalle opiskelijalle) European Credit Transfer and Accumulation System (Eurooppalainen opintosuoritusten ja arvosanojen siirto- ja kertymisjärjestelmä) Erasmus Intensive Language Course (Erasmus-kielivalmennuskurssi) Erasmus Student Charter (Erasmus-opiskelijan peruskirja) Erasmus University Charter (Erasmus-peruskirja) Higher Education Institution (Korkeakoulu) Learning Agreement (Opintosopimus) National Agency (Erasmus-ohjelman kansallinen toimisto, Suomessa CIMO) Organisation of Mobility (Vaihtojen järjestämisen tuki) Student Mobility (Opiskelija- ja harjoittelijavaihto) Student Mobility Studies (Opiskelijavaihto) Student Mobility Placements (Harjoittelijavaihto) Staff Mobility (Opettaja- ja henkilökuntavaihto) Staff Mobility Teaching Assignments (Opettajavaihto) Staff Mobility Staff Training (Henkilökuntavaihto) Training Agreement (Harjoittelusopimus) 5
1. OSALLISTUMINEN ERASMUS-OHJELMAAN 1.1. Erasmus-peruskirja Voidakseen osallistua Erasmus-ohjelman toimintoihin korkeakoulun on haettava Erasmus-peruskirjaa (Erasmus University Charter), jonka myöntää Euroopan komissio. Peruskirja tarjoaa raamit kaikelle korkeakoulun Erasmus-yhteistyölle, ja sen kautta korkeakoulu sitoutuu ohjelman perusperiaatteisiin ja ehtoihin. Peruskirjaan sisältyvä Erasmus Policy Statement (EPS) on korkeakoulun Erasmus-toimintojen suunnitelma, johon sisällytetään tiedot liikkuvuuden järjestämiseen ja laatuun liittyvistä toimenpiteistä. Voidakseen toteuttaa harjoittelijavaihtoja on korkeakoululla oltava ns. laajennettu Erasmusperuskirja (Extended Erasmus University Charter). Kolmas Erasmus-peruskirjatyyppi on Extended Erasmus University Charter (student placements only). Tällaisen peruskirjan omaava korkeakoulu voi ainoastaan lähettää opiskelijoita Erasmus-harjoittelijavaihtoon, mutta ei voi osallistua muihin Erasmus-liikkuvuustoimintoihin. Erasmus-peruskirjaa voi hakea kerran vuodessa. Myönnetyt peruskirjat ovat voimassa Elinikäisen oppimisen ohjelman päättymiseen, vuoteen 2013, asti. Kaikilla suomalaisilla korkeakouluilla on tällä hetkellä voimassa oleva Erasmus-peruskirja, muutta uutta voi joutua hakemaan esim. korkeakoulujen yhdistyessä. Seuraava Erasmus-peruskirjahaku päättyy 28.11.2008. Lisätietoja hakemisesta löytyy toimeenpanoviraston sivuilta: http://eacea.ec.europa.eu/llp/erasmus/2008/index_en.htm 1.2. Harjoittelukonsortion peruskirja Korkeakoulujen lisäksi Erasmus-ohjelman harjoittelijavaihtoa voi järjestää myös konsortio. Harjoittelukonsortio voi olla esimerkiksi alueellinen tai temaattinen korkeakoulujen yhteenliittymä, johon voi kuulua myös muita organisaatioita, kuten yhdistyksiä, säätiöitä, kauppakamareita, yrityksiä ja kuntia. Konsortion vähimmäiskoko on koordinaattori sekä yksi korkeakoulu. Harjoittelijoita vastaanottavat ulkomaiset korkeakoulut ja yritykset eivät ole konsortion jäseniä. Konsortion koordinaattori on sopimussuhteessa kansalliseen toimistoon ja vastaa tuen hallinnoinnista ja raportoinnista. Konsortion koordinaattori solmii konsortioon kuuluvien korkeakoulujen kanssa sopimuksen, jossa sovitaan eri osapuolten tehtävistä ja velvollisuuksista sekä hallinnollisista ja talouden hoitoon liittyvistä käytännöistä. Suomalaiset harjoittelukonsortiot hakevat kansalliselta toimistolta CIMOlta Erasmusharjoittelukonsortion peruskirjaa (Erasmus Placement Certificate), joka voidaan myöntää 1 3 vuodeksi kerrallaan riippuen konsortion jäsenten kokemuksesta harjoittelijavaihtojen järjestämisessä. Peruskirjan saaneet konsortiot voivat hakea harjoittelijavaihtoapurahoja ja vaihtojen järjestämisen tukea vuosittaisessa liikkuvuustukihaussa. Jos korkeakoulu tai sen osa (tiedekunta, laitos, yksikkö) on mukana harjoittelukonsortiossa, ei sama korkeakoulu tai sen osa voi hakea harjoittelijavaihtoapurahoja itsenäisesti normaalissa liikkuvuustukihaussa. Seuraava hakuaika sekä uusille että vanhoille konsortioille on 13.3.2009. 6
2. SOPIMUSSUHDE CIMON JA KORKEAKOULUN/KONSORTION VÄLILLÄ 2.1. Liikkuvuustuen hakeminen Korkeakoulut ja harjoittelijavaihtoa järjestävät konsortiot hakevat vuosittain liikkuvuustukea kansallisesta toimistosta CIMOsta. Tukea myönnetään opiskelija-, harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtojen apurahoihin. Lisäksi jaetaan vaihtojen järjestämisen tukea (OM). Suomelle on myönnetty kaiken kaikkiaan 7,5 miljoonaa euroa Euroopan komission Erasmus-varoja lukuvuodelle 2008 09. Näistä liikkuvuustuen osuus on yhteensä 6,7 miljoonaa (lukuvuonna 2007 08 vastaava tukisumma oli 6,8 M ). EU-liikkuvuustuen lisäksi CIMO myöntää korkeakouluille tukea opiskelijavaihtoon kansallisesta Opetusministeriön määrärahasta. Vuodelle 2008 09 näitä varoja on käytettävissä 265 880 euroa, mikä on 200 000 euroa edellisvuotta vähemmän. Seuraavan lukuvuoden 2009 10 liikkuvuustuen haku päättyy 13.3.2009. CIMO tiedottaa korkeakouluja hakuajan alkamisesta ja hakuohjeista. 2.2. Liikkuvuustuen myöntämisperusteet Lukuvuodeksi 2008 09 CIMO myöntää korkeakoulujen ja konsortion rahoitussopimuksissa liikkuvuustukea yhteensä 6,5 M, mikä jakautuu toiminnoittain seuraavasti: Opiskelijavaihto 3 685 770 Harjoittelijavaihto 1 402 240 Opettajavaihto 423 996 Henkilökuntavaihto 243 860 Vaihtojen järjestämisen tuki (OM) 738 200 EU-liikkuvuustuesta on varattu myöhemmin jaettavia lisäapurahoja varten 153 210 opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon sekä 70 344 opettaja- ja henkilökuntavaihtoon. Lisäksi aiemmista vuosista poiketen koko kansallinen opiskelijavaihdon tuki 265 880 jaetaan lisäapurahoina. Katso tarkemmat tiedot lisäapurahojen hakumenettelystä luvusta 2.5. Opiskelija- ja opettajavaihtoon tukea myönnetään korkeakoulun aikaisemman toteuman perusteella. Tällä tarkoitetaan korkeakoulun kahtena edellisenä lukuvuonna toteuttamien vaihtojen keston tai lukumäärän keskiarvoa. Harjoittelija- ja henkilökuntavaihtojen tukisummat lukuvuodelle 2008 09 perustuvat korkeakoulun hakemuksessaan esittämään arvioon lähtijöiden määristä, mutta myöhemmin myös näissä tullaan huomioimaan aikaisempi toteuma. Liikkuvuusarvioita ei ole leikattu. Vaihtojen järjestämisen tuki (OM) myönnetään kaikkien neljän toiminnon arvioidun lähtijämäärän perusteella. Sitä laskettaessa käytetään määriteltyjä yksikköhintoja eli laskennallista summaa yhtä lähtijää kohden. Korkeakoulun yhtä liikkujaa kohti saama tuki pienenee vaihtojen lukumäärän kasvaessa. OM-tuen allokoinnissa käytetään kahta laskentaperustetta: opiskelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihto yhteensä ( muut ) sekä harjoittelijavaihto erikseen. OM-tuen yksikköhinnat ovat seuraavat: 7
Henkilö- 2008 09 määrä Muut Harjoittelijat 1 25 hlö 140 180 26 100 100 130 101 400 60 401 43 OM-tuen lopullinen määrä selviää loppuraporttivaiheessa, jolloin sama yksikköhintoihin perustuva laskutoimenpide toistetaan lukuvuoden aikana toteutuneiden opiskelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtojen yhteismäärän ja harjoittelijavaihtojen yhteismäärän perusteella. Määrässä huomioidaan myös ns. nolla-apurahalla liikkuneet sekä ulkomaisista yrityksistä opettajavaihdon kautta kutsuttu henkilökunta. CIMO laskee lopullisen OM-tukisumman. Jos korkeakoulu/konsortio toteuttaa vaihtoja arvioitua vähemmän, voidaan osa sille myönnetystä OM-tuesta periä takaisin. Vaihtojen toteuman suhteen noudatetaan kuitenkin 10 %:n liikkumavaraa: jos lopullinen liikkujamäärä toisessa tai molemmissa laskentakategorioissa jää alle 10 % arvioitua pienemmäksi, ei OM-tukea tarvitse palauttaa. Jos taas liikkujia on enemmän kuin 10 % arvioitua vähemmän, lasketaan OM-tuen lopullinen määrä edellä esitetyn mallin mukaisesti ja erotus alkuperäiseen myöntöön verrattuna palautetaan. OM-tukea voi myös harkinnan mukaan siirtää muihin toimintoihin, ks. tarkemmin 3.2. Tätä suositellaan erityisesti tilanteessa, jossa OM-tukea muutoin joutuisi palauttamaan CIMOon. Kaikista siirroista on ilmoitettava CIMOon. Arvioitua suurempi liikkujamäärä ei johda OM-tuen määrän lisäämiseen. Harjoittelukonsortioille harjoittelijavaihdon apurahat ja vaihtojen järjestämisen tuki lasketaan samojen periaatteiden mukaisesti kuin korkeakouluillekin. Opiskelijavaihdon kansallinen Opetusministeriön myöntämä tuki jaetaan CIMOsta korkeakouluille lisäapurahoina samoin periaattein kuin EU-tuesta varatut lisäapurahat. Kansallisen tuen käytössä noudatetaan Erasmus-liikkuvuustukisopimusta ja ohjelman periaatteita. Tuen raportoinnista ohjeistetaan myöntämispäätöksen yhteydessä. 2.3. CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välinen rahoitussopimus Liikkuvuustoiminnoista solmitaan rahoitussopimus CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välillä sopimuskauden alkaessa. Sopimuskausi alkaa 1.6.2008 ja päättyy 30.9.2009. Tukea voi käyttää vain sopimuskauden aikana tapahtuviin vaihtoihin ja toimintoihin. CIMO lähettää sopimuksen allekirjoitettavaksi tuensaajalle, joka palauttaa molemmat sopimuskappaleet CIMOon. Tämän jälkeen CIMO allekirjoittaa sopimuksen, palauttaa yhden sopimuskappaleen korkeakoululle/konsortiolle ja maksaa ensimmäisen osan myönnetystä tuesta. Konsortion puolesta sopimuksen CIMOn kanssa solmii konsortion koordinaattori, joka vastaa varojen käytöstä konsortion jäsenten kanssa solmittujen partnerisopimusten mukaisesti. Rahoitussopimuksessa sovitaan myönnettävän liikkuvuustuen määrästä, käyttötarkoituksesta sekä tuen maksatuksesta korkeakoululle/konsortiolle. Sopimuksen liitteitä ovat mm. eri vaihtotoimintojen mallisopimukset, jotka löytyvät internetistä CIMOn Erasmussivuilta. Myös koko Elinikäisen oppimisen ohjelmaa koskevat rahoitussopimuksen ylei- 8
set sopimusehdot löytyvät CIMOn sivuilta. Muutokset sopimukseen on tehtävä kirjallisesti lisäsopimuksilla. Tämä opas on rahoitussopimuksen liite VIII ja sisältää yksityiskohtaisia sääntöjä ja ohjeita liikkuvuustuen hallinnoimisesta ja yksittäisten apurahojen myöntämisperusteista. 2.4. Apurahan maksatus korkeakoululle/konsortiolle CIMO maksaa korkeakoululle/konsortiolle ensimmäisen osan tuen kokonaismäärästä 45 päivän kuluessa siitä, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet rahoitussopimuksen. Tämä ns. ensimmäinen ennakkomaksu on suuruudeltaan 80 % sopimuksessa määritellystä tuen kokonaismäärästä. Jos korkeakoulu/konsortio osoittaa väliraportissa (31.3.2009) käyttäneensä vähintään 70 % ensimmäisestä ennakkomaksusta (=56 % koko tukisummasta), maksaa CIMO korkeakoululle liikkuvuustuen ns. toisen ennakkomaksun. Toinen ennakkomaksu on enintään 20 % sopimuksessa määritellystä tuen enimmäismäärästä, joka on yleensä tuen loppuosa. Mutta jos väliraportista käy ilmi, ettei korkeakoulu/konsortio tule käyttämään koko sille määriteltyä tukisummaa, toinen ennakkomaksu on tätä pienempi tai sitä ei makseta ollenkaan. Mikäli vaihtomäärät jäävät selvästi arvioitua pienemmäksi, voi CIMO myös periä takaisin osan jo maksetusta ennakkomaksusta. Jos korkeakoulu/konsortio ei ole väliraportointiin mennessä käyttänyt vähintään 70 % ennakkomaksusta, se voi anoa toisen ennakkomaksun maksamista CIMOlta niin pian kuin vaadittu osuus on käytetty. Anominen tapahtuu täyttämällä väliraportin uudestaan. 2.5. Lisäapurahat CIMO varaa vuosittain erillisen ns. reservipotin korkeakouluille myönnettäviä lisäapurahoja varten. Lisäapurahojen tarkoitus on taata joustavuus tuen myöntämisessä ja mahdollisuus lisätukeen niille korkeakouluille, joiden lähtijöiden määrä kasvaa tai jotka ovat maksaneet pieniä apurahoja. Lukuvuodelle 2008 09 on lisäapurahoja varattu seuraavasti: Opiskelija- ja harjoittelijavaihdon lisäapurahat 123 210 Kansallinen OPM:n opiskelijavaihdon tuki 265 880 Vammaisten liikkujien apurahat 30 000 Opettaja- ja henkilökuntavaihdon lisäapurahat 70 344 Yhteensä 489 434 Aiemmista vuosista poiketen ei EILC-kursseille lähteville opiskelijoille ole varattu erillistä lisäapurahapottia, vaan korkeakoulu maksaa EILC-apurahat normaalista Erasmusopiskelija- tai harjoittelijavaihdon potistaan. Kumpaankin voi tarvittaessa hakea lisäapurahaa. Lisäapurahoja voivat anoa sellaiset korkeakoulut/konsortiot, jotka lähettävät lukuvuoden aikana CIMOn allokointitaulukon (26.5.2008) arviota enemmän henkilöitä vaihtoon (opettaja- tai henkilökuntavaihto) tai joissa vaihtojen yhteiskesto kuukausissa on arvioitua suurempi (opiskelija- ja harjoittelijavaihto). Opiskelijavaihtoon voi anoa lisäapurahoja myös siinä tapauksessa, että opiskelijoiden keskimääräinen 9
kuukausiapuraha on alle 200 euroa, vaikkei arvioitu kuukausimäärä olisikaan ylittynyt. Lisäapurahoja haetaan CIMOsta erillisellä lomakkeella. Korkeakoulu voi hakea lisäapurahoja Erasmus-liikuvuustukeen seuraavasti: 31.10.2008 mennessä opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon 31.3.2009 mennessä opiskelija-, harjoittelija-, opettaja ja henkilökuntavaihtoon Vammaisille vaihtoon lähtijöille korkeakoulu voi hakea erityistä korotettua apurahaa vammasta aiheutuviin ylimääräisiin kustannuksiin vaihdon aikana. Hakuaika on jatkuva. 2.6. Tuen palautus Korkeakoulun/konsortion kannattaa suunnitella huolellisesti myönnetyn tuen käyttö, jotta kaikki varat tulevat käytetyksi (lisäohjeita luvussa 3.1.). Mikäli apurahoja tästä huolimatta jää käyttämättä, korkeakoulun/konsortion tulee viipymättä ottaa yhteys CIMOon, joka perii käyttämättömät varat takaisin. Korkeakouluissa mahdollisesti käyttämättä jääneet varat pyritään kierrättämään ja maksamaan lisäapurahoina niitä tarvitseville lukuvuoden aikana. 2.7. Raportointi 2.7.1. Väliraportti Korkeakoulu/konsortio toimittaa väliraportin lukuvuoden 2008 09 liikkuvuustoimintojen toteutumisesta CIMOon 31.3.2009 mennessä. Väliraportissa raportoidaan seuraavat seikat: Toteuma väliraporttiin mennessä toiminnoittain: o vaihtoon lähteneiden lukumäärä yhteensä, heidän vaihtojensa kesto yhteensä (kuukaudet/viikot) sekä heille myönnetyt apurahat yhteensä. Toteumaan voidaan siis laskea mukaan koko myönnetty tuki, vaikka apurahoja ei olisi vielä maksettu ulos. o Käytetyn OM-tuen määrä. Koko sopimuskauden ennuste toiminnoittain: o Kaikkien vaihtoon lähtevien lukumäärä yhteensä, heidän vaihtojensa kesto yhteensä (kuukaudet/viikot) sekä heille maksettavat apurahat yhteensä. o Arvio mahdollisesti käyttämättä jäävistä apurahoista tai tarvittavista lisäapurahoista. Väliraporttilomake ilmestyy alkuvuodesta CIMOn Erasmus-sivuille internetiin. Väliraportoinnista tiedotetaan myös sähköpostitse campo- ja cimeoni-listojen kautta. 2.7.2. Loppuraportti Lukuvuoden 2008 09 loppuraportti toimitetaan CIMOon 31.10.2009 mennessä. Loppuraportissa raportoidaan paitsi rahankäytöstä myös toteutuneiden vaihtojen yksityiskohdista toiminnoittain. Samalla raportoidaan myös EILC-kursseille osallistuneiden opiske- 10
lijoiden tiedot (nimi, kohdemaa, maksetun apurahan suuruus). Ennakkotiedot raportoitavista tiedoista toiminnoittain ovat rahoitussopimuksen liitteissä II a, b ja c, jotka löytyvät myös CIMOn Erasmus-sivuilta. Raportoinnissa käytetään sähköistä raportointiohjelmaa. Tarkempi ohjeistus ilmestyy myöhemmin. Lisäksi CIMO saattaa pyytää korkeakouluilta myös lyhyen sanallisen loppuraportin. Sanallisen raportin tarkoituksena on kerätä tietoa eri vaihtotoimintojen toimeenpanoon liittyvistä seikoista, esimerkkejä hyvistä käytännöistä sekä palautetta CIMOlle ja komissiolle. 2.8. Asiakirjojen säilytysaika Mahdollisia tarkastuksia varten Erasmus-toimintoihin liittyviä asiakirjoja on säilytettävä viisi vuotta loppuraportin jättämisestä lukien. 2.9. Seuranta ja tilintarkastukset CIMOn ja Euroopan komission välinen sopimus velvoittaa CIMOa seuraamaan Erasmus-ohjelman toimeenpanoa suomalaisissa korkeakouluissa (monitorointi) sekä tarkastamaan Erasmus-varojen käyttöä. Seurannassa kerätään tietoa Erasmus-vaihtojen laadusta sekä ohjelman toimeenpanon tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta korkeakoulussa. Seurantavierailuilla pyritään myös kartoittamaan ja levittämään hyviä toimintatapoja ja korjaamaan mahdollisia puutteita. Vierailut ovat parhaimmillaan hyödyllisiä molemmille osapuolille korkeakoululla on mahdollisuus antaa palautetta CIMOn palveluiden ja ohjelmahallinnon kehittämiseksi, ja samalla tarjoutuu tilaisuus yhdessä arvioida korkeakoulun kansainvälistä toimintaa ja keskustella sen kehittämistarpeista. Lisäksi voidaan pohtia CIMOn ja korkeakoulujen välistä yhteistyötä ja Erasmus-ohjelman toimeenpanoa yleensä. Vierailun perusteella laaditaan kirjallinen raportti. Erasmus-ohjelman kuitti- ja tilintarkastusten tarkoituksena on varmistaa, että ohjelman varat käytetään sopimuksen ehtojen mukaisesti. Tarkastuksia on kaikkiaan viidenlaisia: kaikkien liikkuvuustuen loppuraporttien tarkastaminen, kuittitarkastukset loppuraporttien yhteydessä (satunnaisotanta), tilintarkastusvierailut sopimuskauden aikana, tilintarkastukset sopimuskauden päättymisen jälkeen sekä suurimpien tuensaajien system check. System check on kattavampi tarkastus, johon sisältyy perusteellinen apurahahallinnon prosessien analysointi ja tilintarkastus. Näitä tarkastuksia tehdään ensimmäisen kerran vuoden 2008 aikana. 11
3. ERASMUS-TUEN HALLINNOINTI KORKEAKOULUSSA 3.1. Yleisiä ohjeita Erasmus-määrärahan tulee olla omana eränään korkeakoulun tilillä siten, että maksuliikenne pystytään aukottomasti selvittämään mahdollisen tilintarkastuksen yhteydessä. Korkeakoulun/konsortion kannattaa suunnitella huolellisesti myönnetyn tuen käyttö, jotta kaikki varat tulevat käytetyksi kussakin toiminnossa. CIMO joutuu palauttamaan käyttämättä jääneet varat komissiolle. Niinpä korkeakoulun kannattaa seurata vaihtojen toteutumista lukuvuoden mittaan ja tarkistaa, onko tarpeen hakea lisärahaa, siirtää tukea toimintojen välillä tai kasvattaa lähtijöille maksettavia apurahoja. Mahdollisista siirroista toimintojen välillä on ilmoitettava CIMOon ja ne tulee ottaa huomioon loppuraporttia laadittaessa, jotta kokonaissummat täsmäävät. Mikäli näyttää siltä, että lukukauden aikana vaihtoja toteutuu arvioitua vähemmän, on suositeltavaa maksaa yksittäisille liikkujille suurempia apurahoja. Apurahaa voi suurentaa myös jälkikäteen maksamalla lähtijälle lisäsumman esim. vaihtoraportin palauttamisen jälkeen. Tässä on kuitenkin noudatettava luvussa 3.3. määriteltyjä enimmäisapurahoja ja sopimuskauden kestoa, ja muistettava raportoida apuraha CIMOon lopullisen summan mukaisesti. Mikäli apurahoja tästä huolimatta jää käyttämättä, korkeakoulun tulee viipymättä ottaa yhteys CIMOon. Apuraha myönnetään vaihtoon lähtijöille vaihdon pituuden mukaan. Opiskelija- ja harjoittelijavaihdossa apurahan suuruus on määritelty yhtä vaihtokuukautta kohden. Silloin kun vaihto on pidempi kuin kolme kuukautta, vähintään kahden viikon mittainen täydet kuukaudet ylittävä opiskelu- tai harjoittelujakso oikeuttaa pääsääntöisesti seuraavan täyden kuukauden apurahaan. Apurahojen jakoperiaatteiden tulee olla oikeudenmukaiset, läpinäkyvät ja julkiset. Apurahan saajien valinta ja apurahojen jakaminen tulee dokumentoida, ja korkeakoulun tulee säilyttää hakemukset ja muut valintaan liittyvä aineisto viiden vuoden ajan loppuraportin jättämisen jälkeen. Apurahojen suuruuden määrittelyssä voidaan huomioida esimerkiksi asuin- ja elinkustannukset kohdemaassa sekä mahdollinen ulkopuolinen rahoitus. Apurahan ei ole tarkoitus kattaa kaikkia ulkomailla oleskelusta koituvia kuluja. Lukuvuoden 2008-09 liikkuvuustukisopimuksissa korkeakouluille ei ole allokoitu lainkaan kansallista Opetusministeriön määrärahaa opiskelijavaihtoon. Tämä helpottaa määrärahojen hallinnointia, koska opiskelija-apurahat maksetaan yhdestä apurahapotista. Kansallista tukea jaetaan lisäapurahoina, ja sen käytöstä ja raportoinnista annetaan ohjeet myöntöpäätöksen yhteydessä. 3.2. Siirtomahdollisuudet tukikategorioiden välillä Riippuen korkeakoululle myönnetyn tuen suuruudesta ja kussakin toiminnossa toteutuvien vaihtojen määrästä korkeakoulu voi lukuvuoden aikana katsoa tarpeelliseksi hyödyntää sopimuksen suomaa joustomahdollisuutta ja siirtää varoja toimintojen välillä. Korkeakoulu voi halutessaan siirtää varoja tukikategorioiden välillä seuraavin rajoituksin: 12
enintään 20 % opiskelijavaihtoapurahoista voi siirtää harjoittelijavaihtoapurahoihin tai päinvastoin enintään 20 % opettajavaihtoapurahoista voi siirtää henkilökuntavaihtoapurahoihin tai päinvastoin enintään 20 % OM-tuesta voi siirtää opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon ja/tai opettaja- ja henkilökuntavaihtoon enintään 20 % opettaja- ja henkilökuntavaihtoapurahoista voi siirtää opiskelija- ja harjoittelijavaihtoapurahoihin opiskelija- ja harjoittelijavaihtoapurahoista ei saa siirtää muihin toimintoihin. Muita siirtoja ei sallita. Jos korkeakoulu/konsortio päättää tehdä siirtoja, siitä tulee ilmoittaa CIMOon kirjallisesti. 3.3. Apurahan maksu vaihtoon lähteville 3.3.1. Opiskelijavaihto Korkeakoulu maksaa apurahat vaihtoon lähteville Erasmus-opiskelijoilleen. Opiskelija allekirjoittaa vahvistuksen Erasmus-apurahan vastaanottamisesta ennen apurahan maksamista (liite V a 1., joka löytyy CIMOn Erasmus-sivuilta). Vahvistus jää korkeakouluun säilytettäväksi. Lomake on edellisten vuosien kaltainen, mutta sitä on täydennetty loppuraportissa kysyttävillä tiedoilla. Korkeakoulun on esim. tilintarkastuksen yhteydessä kyettävä osoittamaan, että apuraha on maksettu opiskelijan tilille. Lisäksi tarvitaan todiste ulkomaanopiskelusta (tähän tarkoitukseen voi käyttää esim. liitettä V a 4., Letter of Confirmation). Opiskelijavaihtoapurahan tarkoituksena on korvata vaihdosta aiheutuvia lisäkustannuksia eli esimerkiksi matkakulut, vieraaseen kieleen perehdyttäminen sekä kohdemaan korkeammat elinkustannukset. Apurahan tulisi olla opiskelijan käytettävissä ennen Erasmus-vaihdon alkua. Apuraha myönnetään yksittäiselle opiskelijalle ulkomaan opiskelujakson keston mukaan. Lukuvuonna 2008 09 kuukausiapurahan suuruus tulee olla 200 350. Jos korkeakoulu joutuu maksamaan tätä pienempiä apurahoja, sen kannattaa hakea lisätukea CIMOlta. Korkeakoulu voi lähettää opiskelijoita vaihtoon myös ilman apurahaa. Nämä opiskelijat raportoidaan CIMOon muiden Erasmus-vaihto-opiskelijoiden tavoin ja heidät huomioidaan vaihtojen toteumassa. Nolla-apurahalla toteutettavan vaihdon on täytettävä kaikki muut Erasmus-opiskelijavaihdolle luvussa 4.2. asetetut ehdot. 3.3.2. Harjoittelijavaihto Korkeakoulu/konsortio maksaa apurahat vaihtoon lähteville harjoittelijoilleen. Harjoittelijavaihdosta solmitaan apurahasopimus (Placement Agreement), jonka allekirjoittavat lähettävä korkeakoulu/konsortio sekä opiskelija. Sopimuksessa sovitaan harjoittelun kestosta, apurahan suuruudesta ja maksuehdoista. Harjoittelun apurahasopimuksen pohja löytyy suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi (liite V b 1). Uutena lukuvuodelle 2008-09 on laadittu harjoittelijavaihdon tiedonkeruulomake (liite V b 4). Sen käyttö ei ole pakollista, 13
mutta korkeakoulu/konsortio voi halutessaan liittää sen apurahasopimukseen ja kerätä sen avulla opiskelijalta loppuraportoinnissa tarvittavia tietoja. Lukuvuodesta 2008-09 lähtien korkeakoulu/konsortio voi valita, maksaako se harjoittelijavaihtoapurahan opiskelijalle yhdessä vai kahdessa erässä. Jos apuraha maksetaan yhdessä erässä, maksetaan se kokonaisuudessaan opiskelijalle apurahasopimuksen solmimisen jälkeen. Jos apuraha maksetaan kahdessa erässä, maksetaan ensimmäinen osa (80 %) apurahasopimuksen solmimisen jälkeen. Jälkimmäinen osa (20 %) maksetaan sen jälkeen, kun opiskelija on palauttanut harjoitteluraportin korkeakoululle. Apurahasopimus tulee päivittää valitun maksatuskäytännön mukaiseksi. Korkeakoulun on esim. tilintarkastuksen yhteydessä kyettävä osoittamaan, että apuraha on maksettu opiskelijan tilille. Jos harjoittelijavaihto päättyy syyskuun lopussa eli sopimuskauden päättyessä tai harjoittelu poikkeuksellisesti jatkuu sopimuskauden päättymisen jälkeen, voi korkeakoulu/konsortio kiirehtiä opiskelijaa loppuraportin palauttamisessa ja maksaa jälkimmäisen osan apurahasta heti harjoittelun päätyttyä, jotta tiedot ehtivät korkeakoulun/konsortion loppuraporttiin CIMOlle 31.10. mennessä. Harjoitteluapurahan tarkoituksena on korvata vaihdosta aiheutuvia lisäkustannuksia. Apuraha myönnetään yksittäiselle opiskelijalle ulkomaan harjoittelujakson keston mukaan. Lukuvuonna 2008 09 kuukausiapurahan suuruus tulee olla 200 500. Harjoitteluapurahojen tulisi olla keskimäärin korkeampia kuin opiskelijavaihtoapurahojen, sillä harjoitteluun lähtevä opiskelija ei välttämättä pääse nauttimaan opiskelijaeduista kohdemaassa. Yksittäinen harjoittelijavaihtoapuraha voi kuitenkin olla keskimääräistä opiskelijavaihdon kuukausiapurahaa pienempi esimerkiksi harjoittelijalle maksettavan palkan vuoksi. Korkeakoulu voi lähettää opiskelijoita Erasmus-harjoitteluun myös ilman apurahaa. Nämä opiskelijat raportoidaan CIMOon muiden Erasmus-harjoittelijoiden tavoin ja heidät huomioidaan vaihtojen toteumassa. Nolla-apurahalla toteutettavan vaihdon on täytettävä kaikki Erasmus-harjoittelijavaihdolle kappaleessa 4.2. asetetut ehdot. 3.3.3. Opettaja- ja henkilökuntavaihto Korkeakoulu maksaa Erasmus-apurahan opettaja- ja henkilökuntavaihtoon lähteville sekä ulkomaisesta yrityksestä korkeakouluun opettajavaihtoon kutsutulle henkilökunnalle. Apuraha voidaan siirtää vaihtoon osallistujalle vasta sitten, kun hän on hyväksynyt apurahan sekä kaikki siihen liittyvät velvollisuudet. Todisteeksi tästä käy päätös apurahan myöntämisestä tai allekirjoitettu vahvistus Erasmus-apurahan vastaanottamisesta (mallina liite VI b ja VII b). Uutena on erillinen englanninkielinen mallilomake yrityksistä opettajavaihtoon kutsuttaville henkilöille (liite VI c). Huom. mikäli korkeakoulu korvaa vaihdosta aiheutuvat kulut matkalaskun perusteella, eikä apurahaa makseta etukäteen vaihtoon osallistuvan tilille, vahvistukseksi riittää hyväksytty matkasuunnitelma- ja lasku, joissa on maininta Erasmus-vaihdosta. Lukuvuodesta 2008-09 alkaen opettaja- ja henkilökuntavaihtojen yksittäisen apurahan enimmäismäärä määräytyy vaihdon keston (viikot/päivät) ja kohdemaan mukaan. Vaihdon kesto on todistettava. Apuraha koostuu pelkästään asuin- ja elinkustannusten korvauksesta, joka on könttäsumma. Maakohtaiset enimmäismäärät perustuvat Elinikäisen oppimisen ohjelman ehdotuspyyntöön, ja ne löytyvät tämän oppaan lopusta. 14
Huom. apurahaa maksettaessa vaihdon kestoksi huomioidaan vain työskentely- ja matkustuspäivät. 3 esimerkkiä apurahan enimmäismäärän laskemisesta: A Viikon vierailu: - ma menomatka ja työskentelyä; ti-to työskentelyä; pe työskentelyä ja paluumatka = vaihdon kesto 5 pv = 1 vko -> maksimituki kohdemaan viikkokohtainen maksimituki (taulukko 5b) B Alle viikon mittainen vierailu: - ke menomatka; to-pe työskentelyä; ma työskentelyä ja paluumatka = vaihdon kesto 4 pv (vapaata viikonloppua ei huomioida kestossa) -> maksimituki 4 x kohdemaan päiväkohtainen tuki (taulukko 5c) C Yli viikon mittainen vierailu: - ensimmäisellä viikolla ma-pe menomatka ja työskentelyä, toisella viikolla ma-ke työskentelyä ja paluumatka = vaihdon kesto yhteensä 1 vko ja 3 pv -> maksimituki: kohdemaan viikkokohtainen maksimituki + kohdemaan toisen viikon päiväkohtainen maksimituki (=toisen viikon maksimituki jaettuna 5:llä päivällä) x 3 (työpäivien määrä) (taulukko 5b) Käytännössä opettaja- ja henkilökuntavaihdon Erasmus-apuraha on kuitenkin ollut varsin pieni, ja korkeakoulut ovat maksaneet ison osan vaihdon kustannuksista. Lukuvuonna 2008 09 apurahaa on myönnetty keskimäärin noin 356 /vaihto, jolloin apurahojen enimmäismäärien ylittyminen on mahdollista lähinnä lyhyiden vaihtojen osalta. Lukuvuodesta 2008-09 alkaen opettajia ja henkilökuntaa voidaan lähettää vaihtoon myös ilman Erasmus-ohjelman apurahaa (ns. nolla-apuraha), ja nämä vaihdot voi raportoida CIMOon, mikäli vaihdot muutoin täyttävät kaikki Erasmus-vaihdon ehdot. Opettaja- ja henkilökuntavaihtoa varten voi CIMOsta hakea lisäapurahoja. Erasmus-opettaja- ja henkilökuntavaihdosta vaaditaan seuraavat asiakirjat: Koska Erasmus-opettaja- ja henkilökuntavaihdon apuraha koostuu pelkästään asuin- ja elinkustannusten korvauksesta, joka on könttäsumma, kunkin vaihdon keston todentamiseksi vaaditaan matkaliput ja/tai hotellilaskut, jotka osoittavat kohdemaahan saapumis- ja sieltä lähtöpäivän. Lisäksi vaaditaan todiste siitä, että korkeakoulu on maksanut apurahan opettajalle/henkilökuntaan kuuluvalle (esim. kopio matkalaskusta ja pankkisiirrosta). 15
Kustakin opettaja- ja henkilökuntavaihdosta on laadittava työsuunnitelma, josta on tarkemmin kerrottu kappaleessa 4.3. 3.3.4. Apurahat vammaisille vaihtoon lähtijöille Elinikäisen oppimisen ohjelmassa halutaan tukea myös vammaisten henkilöiden osallistumista ohjelmaan. Lukuvuodelle 2008 09 CIMO on varannut yhteensä 30 000 Erasmus-tukea vammaisten osallistujien lisäapurahoihin. Vammaisille voidaan myöntää isompia apurahoja, jos: vaihtoon lähtevällä on vamma tai sairaus, josta aiheutuu merkittäviä lisäkustannuksia vaihdon aikana ja ylimääräisiä kustannuksia ei voida kattaa muista lähteistä. Jos korkeakoulu/konsortio aikoo lähettää vaihtoon vammaisen opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan, sen kannattaa hyvissä ajoin sopia vastaanottavan korkeakoulun kanssa järjestelyistä, joita vammaisen liikkujan vaihto vaatii. Kun vaihdosta on sovittu, korkeakoulu/konsortio voi anoa CIMOsta ylimääräistä tukea vaihtoa varten. Vaihtoon lähtevä täyttää yhdessä korkeakoulun/konsortion Erasmus-koordinaattorin kanssa erillisen hakulomakkeen, jossa hän kuvaa vamman tai sairauden laadun ja sen vaikutukset vaihtoon. Hakemuksessa pyydetään myös arvio ylimääräisistä kustannuksista ja tiedot muista henkilön saamista avustuksista. Hakemukseen liitetään lääkärintodistus. CIMO päättää myönnettävästä lisätuesta tapauskohtaisesti. Hakulomake on CIMOn Erasmus-sivuilla; hakuaika on jatkuva. Lisätietoja Euroopan yliopistojen ja korkeakoulujen vammaispalveluista löytyy HEAGtietokannasta (The Higher Education Accessibility Guide): http://www.heagnet.org 3.4. Vaihtojen järjestämisen tuki (OM) Korkeakoululle/konsortiolle myönnettyä vaihtojen järjestämisen tukea voi käyttää sellaisiin toimintoihin, jotka liittyvät Erasmus-vaihtojen järjestelyihin ja tukitoimiin ja jotka noudattavat Euroopan komission varoista myönnettäviin määrärahoihin sovellettavia yleissääntöjä (kustannukset ovat todennettavissa kirjanpidossa, sopimuksen voimassaoloaikaa noudatetaan; vert. Rahoitussopimuksen yleiset ehdot). Vaihtojen järjestämisen tukea voi käyttää esimerkiksi seuraaviin toimintoihin: opiskelija-, harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtoon lähtevien ja saapuvien valmentaminen sekä vaihtojen seuranta ja arviointi vaihtoon lähtevien valinta, orientaatio ja muut tukitoimet vaihtoon lähtevien ja saapuvien kielivalmennus Erasmus-vaihtoihin liittyvän informaatiomateriaalin tuottaminen ja levittäminen Erasmus-vaihtoihin liittyvät valmistelevat vierailut myös yrityksiin sekä seuranta- ja arviointivierailut yhteistyökorkeakouluihin ECTS-järjestelmän käyttöön liittyvät toiminnot 16
tutkintotodistuksen liitteen (Diploma Supplement) käyttöön liittyvät toiminnot kv-toimiston henkilöstön palkkakulut HUOM: Lukuvuodesta 2008-09 alkaen OM-tukea ei voi käyttää lähtevien opiskelijoiden vakuutusten kattamiseen, vaan opiskelija maksaa tarvittavat vakuutukset Erasmusapurahastaan. Koska OM-tuki myönnetään könttäsummana vaihtoon lähtevien henkilöiden yksikköhintojen perusteella, korkeakoulun/konsortion ei tarvitse eritellä tuen käyttöä CIMOlle raportoinnin tai tilintarkastuksen yhteydessä. Kustannusten tulee kuitenkin olla todennettavissa kirjanpidossa. 4. VAIHTOJEN TOTEUTTAMISEN PERIAATTEET 4.1. Korkeakoulujen kahdenväliset sopimukset Erasmus-vaihdot perustuvat korkeakoulujen solmimiin kahdenvälisiin sopimuksiin. Yritysten kanssa toteutettavat harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihdot eivät kuitenkaan edellytä kahdenvälistä sopimusta korkeakoulun ja yrityksen välillä, vaan kustakin vaihdosta voidaan sopia erikseen. Myös korkeakouluun suuntautuva harjoittelijavaihto ei edellytä kahdenvälistä sopimusta, vaan vastaanottava korkeakoulu rinnastetaan tässä tapauksessa yritykseksi. Korkeakoulut voivat itse laatia pohjan kahdenvälisiä sopimuksia varten, mutta sopimusten on noudatettava vähimmäisvaatimuksia, jotka on esitetty liikkuvuustukisopimuksen liitteessä IV. Partnerikorkeakoulun/yrityksen tulee sijaita jossakin Erasmus-ohjelmaan osallistuvassa maassa (yhteensä 30 maata). Näitä ovat: 1. EU:n jäsenvaltiot Alankomaat, Belgia, Bulgaria, Espanja, Irlanti, Iso-Britannia, Italia, Itävalta, Kreikka, Kypros, Latvia, Liettua, Luxemburg, Malta, Portugali, Puola, Ranska, Romania, Ruotsi, Saksa, Slovakia, Slovenia, Tanska, Tšekki, Unkari ja Viro. 2. ETA/EFTA-maa Norja, Islanti ja Liechtenstein sekä Turkki. Lukuvuonna 2008-09 Kroatia saanee erillisrahoitusta, jonka avulla se voi valmistautua Erasmus-ohjelmaan ja lähettää omia opiskelijoitaan Erasmus-vaihtoon ulkomaille. Kroatia ei kuitenkaan vielä ole ohjelman varsinainen jäsenmaa, joten sinne ei voi Suomesta lähettää opiskelijoita tai opettajia vaihtoon Erasmus-statuksella tai -apurahalla. Huom. Sveitsi ei osallistu Erasmus-ohjelmaan, vaan rahoittaa itse Erasmus-tyyppistä yhteistyötä, joten esimerkiksi Sveitsiin vaihtoon lähteneitä opiskelijoita ei raportoida CI- MOon! 17
4.2. Opiskelija- ja harjoittelijavaihto 4.2.1. Vaihtoon lähtijän kelpoisuusehdot Erasmus-vaihtoon lähtevän opiskelijan on oltava: Suomen tai jonkin muun Erasmus-ohjelmaan osallistuvan maan kansalainen jonkin muun kuin edellä mainitun maan kansalainen, mutta jonka oleskelu Suomessa on luonteeltaan pysyvää (passissa merkintä A tai P ) Myös virallisen pakolaisstatuksen omaavat sekä valtiottomat opiskelijat voivat saada apurahan. Apuraha voidaan myöntää vain opiskelijalle, joka on korkeakoulussa kirjoilla perus- tai jatkotutkintoa suorittamassa. Kotikorkeakoululla on oltava Erasmus-peruskirja. Harjoittelijavaihto puolestaan edellyttää kotikorkeakoululta laajennettua Erasmus-peruskirjaa. Apurahoja myönnetään yksinomaan seuraavanlaiseen toimintaan ulkomailla: kokopäiväiset perus- ja aineopinnot, syventävät ja jatko-opinnot, jotka johtavat tutkintoon ja jotka suoritetaan vastaanottavassa oppilaitoksessa, mukaan lukien väitöskirjan valmistelu (mutta ei sellaisen tutkimuksen suorittaminen, joka ei varsinaisesti sisälly mihinkään opinto-ohjelmaan), harjoittelujakso, jonka tarkoituksena on tiedon, osaamisen ja taitojen karttuminen. Opiskelijan kotikorkeakoulun tulee hyväksilukea harjoittelu osaksi opiskelijan tutkintoa. Harjoittelun on oltava päätoimista. Opiskelijavaihtoon voivat lähteä vain sellaiset opiskelijat, jotka ovat saaneet päätökseen ensimmäisen vuoden korkeakouluopinnot. Erasmus-harjoitteluun voi sen sijaan lähteä jo ensimmäisen opiskeluvuoden aikana. 4.2.2. Vaihtoon lähtijöiden valinta Lähettävä korkeakoulu valitsee vaihtoon lähtevät opiskelijat. Korkeakoulun on huolehdittava lähtijöiden valintaperiaatteiden tasavertaisuudesta, johdonmukaisuudesta ja läpinäkyvyydestä. Vaihtoon lähtevällä opiskelijalla tulee olla ulkomailla opiskelun tai harjoittelun edellyttämät akateemiset ja käytännön valmiudet, esim. tarvittava kielitaito ja motivaatio. 4.2.3. Vaihdon kesto Kunkin vaihdon vähimmäiskesto on 3 kuukautta ja enimmäiskesto 12 kuukautta. Opiskelija- tai harjoittelijavaihdon on tapahduttava sopimuskauden aikana 1.6.2008 30.9.2009. Erasmus-vaihto ei saa jatkua yli sopimuskauden päättymisen. Ainoan poikkeuksen tästä muodostavat sellaiset harjoittelijavaihdot, jotka eivät ajallisesti mahdu kummankaan sopimuskauden sisälle. Ne voivat poikkeuksellisesti jatkua sopimuskauden päättymisen jälkeen. Mikäli korkeakoulujen välisten kahdenvälisten sopimusten mukainen opinto-ohjelma niin edellyttää, yksi vaihtojakso voi sisältää peräkkäisiä opintoja useammassa maassa. 18
Opiskelun kussakin maassa tulee kestää vähintään 3 kuukautta, ja opintojen tulee toteutua ajallisesti peräkkäin. Kukin eri maassa vietetty jakso raportoidaan erikseen. 4.2.4. Saman opiskelijan useampi vaihtojakso Sama opiskelija voi lähteä Erasmus-ohjelman kautta yhden kerran opiskelijavaihtoon yhden kerran harjoittelijavaihtoon Poikkeuksena ovat Erasmus Mundus ohjelman yhteiseurooppalaiset maisteriohjelmat, jollaiseen osallistuva opiskelija voi saada Erasmus-opiskelijavaihtoapurahan, vaikka olisi aiemmin ollut Erasmus-opiskelijavaihdossa. Erasmus Mundus ohjelmaan liittyvän Erasmus-vaihdon tulee täyttää kaikki muut Erasmus-ohjelman ehdot. Sama opiskelija voi kuitenkin osallistua Erasmus-vaihtoihin yhteensä korkeintaan 24 kuukauden ajan. Jos opiskelija on ehtinyt olla osana korkeakouluopintoja Leonardo-ohjelman kautta harjoittelussa, ei hän enää voi lähteä Erasmus-harjoitteijavaihtoon. Sen sijaan ammatillisen toisen asteen koulutuksen osana tehty Leonardo-harjoittelu ei ole este Erasmusharjoitteluun osallistumiselle. 4.2.5. Yhdistetty harjoittelu- ja opiskelujakso Opiskelijavaihtojaksoon voi sisältyä myös harjoittelua, jolloin puhutaan ns. yhdistetystä jaksosta. Yhdistetyn jakson edellytyksenä on, että harjoittelu tapahtuu saman vastaanottavan korkeakoulun valvonnassa ja opiskelujakso ja harjoittelujakso seuraavat välittömästi toisiaan. Yhdistetyn jakson pituus on yhteensä vähintään 3 kuukautta (esimerkiksi niin, että opiskelija suorittaa 1 kk opiskelua ja 2 kk harjoittelua). Yhdistetty jakso voi kestää enintään 12 kuukautta. Apurahan suuruudesta päätettäessä koko yhdistetty jakso tulkitaan opiskelijavaihdoksi. 4.2.6. Vaihtojakson pidentäminen Opiskelijan vaihtojakson aikana ulkomaanoleskelua voi pidentää alun perin suunnitellusta, mikäli lähettävä ja vastaanottava korkeakoulu sopivat asiasta ennen vaihtojakson päättymistä ja mikäli ulkomaanoleskelu täyttää edellä mainitut vaihdon keston reunaehdot. Sopimus pidentämisestä on tehtävä hyvissä ajoin ennen vaihtojakson päättymistä, ja pidentämisjakson on seurattava välittömästi varsinaista vaihtoa. Mahdollinen tauko varsinaisen vaihdon ja pidentämisjakson välillä on perusteltava hyvin (esim. lukukausien välinen tauko). 4.2.7. Vaihtojakson keskeyttäminen Jos opiskelija ei suorita opintojaan tai harjoittelujaksoaan ennalta sovitulla tavalla, voidaan Erasmus-apuraha periä takaisin osittain tai kokonaan. Jos opiskelijalla on ylivoimainen este opiskelun tai harjoittelun loppuun suorittamiseksi, ei rahoja välttämättä peri- 19
tä takaisin. Mikäli vaihdon pituus jää alle 3 kuukauden, siitä tulee ilmoittaa CIMOon, joka päättää apurahan takaisinperinnästä tapauskohtaisesti. 4.2.8. Harjoittelupaikaksi soveltuvat organisaatiot Erasmus-harjoittelupaikaksi soveltuu yritys tai yksityinen/julkinen organisaatio toisessa ohjelmaan osallistuvassa maassa. Harjoittelu voi tapahtua myös korkeakoulussa. Tyypillisiä korkeakoulun yhteydessä olevia harjoittelupaikkoja ovat esimerkiksi erillislaitokset, kuten sairaalat, laboratoriot ja kirjastot. Tällaisissa tapauksissa lähettävä korkeakoulu tulkitsee, onko kyseessä opiskelu- vai harjoittelujakso ja maksaa apurahan sen mukaisesti. On kuitenkin olemassa joukko organisaatioita, jotka eivät ole hyväksyttäviä Erasmusharjoittelupaikkoja: Euroopan Unionin organisaatiot EU-ohjelmia hallinnoivat organisaatiot (esim. kansalliset toimistot) Opiskelijan kotimaan diplomaattiset edustustot ulkomailla (lähetystöt, konsulaatit) 4.2.9. Hyväksilukeminen Kotikorkeakoulun tulee hyväksilukea opiskelijan ulkomaanjakso. Ennen Erasmusopiskelijavaihdon aloittamista opiskelijan kotikorkeakoulun tulee varmistaa, että opinnot/harjoittelu ulkomailla soveltuu opiskelijan omaan tutkintoon ja että Erasmus-vaihto voidaan näin ollen hyväksilukea osaksi tutkintoa. Erasmus-vaihdon aikana opinto-/harjoittelusopimuksen mukaisesti tehdyt suoritukset hyväksytään täysimääräisesti osaksi omassa korkeakoulussa suoritettavaa tutkintoa. Hyväksiluvussa tulisi noudattaa ECTS-järjestelmää. Mikäli harjoittelu ei ole osa tutkintoon sisältyvää opinto-ohjelmaa, tulee suoritus merkitä vähintään tutkintotodistuksen liitteeseen (Diploma Supplement) opiskelijan valmistuessa. 4.2.10. Ei opintomaksuja Opiskelijalta ei peritä vastaanottavassa korkeakoulussa lukukausi-, kirjoittautumis- tai kuulustelumaksuja eikä laboratorioiden ja kirjastojen käyttömaksuja Erasmus-vaihdon aikana. Erasmus-opiskelijan on kuitenkin paikallisten opiskelijoiden tavoin huolehdittava itse vastaavista pienehköistä kuluista kuten vakuutusmaksut, opiskelijajärjestöjen jäsenyysmaksut, kopiointikulut jne. Opiskelijoille on tiedotettava, että heidän on maksettava oman korkeakoulun perimät lukukausimaksut myös vaihtojakson aikana. Kotikorkeakoulu voi periä Erasmus-vaihtoon lähtevältä opiskelijalta normaalin lukukausimaksun, mutta opiskelijalta ei saa periä ylimääräistä maksua Erasmus-vaihdon järjestelyä tai hallinnointia varten. 4.2.11. Vakuutukset ja vastuu Erasmus-apurahoihin ei liity minkäänlaista vakuutusturvaa ulkomailla oleskelua varten. Korkeakoulu vastaa opiskelijavaihdon järjestelyistä ja sen velvollisuus on antaa opiskelijoille tietoa tarvittavista vakuutuksista ulkomaanopiskelua varten. 20
Yleensä korkeakoulujen omat vakuutukset sisältävät tapaturmavakuutuksen palkatonta harjoittelua varten (mm. Valtiokonttorin vakuutus valtionalaisille korkeakouluille). Vakuutus koskee opintosuunnitelman mukaista harjoittelua ja kattaa tapaturmat, jotka sattuvat työskentelyn tai työmatkojen aikana. Vakuutus ei sisällä vastuuvakuutusta. Palkallinen harjoittelu katsotaan työsuhteeksi, joten vakuutuksesta vastaa työnantaja. Korkeakoulujen perusvakuutukset eivät yleensä kata lähteviä vaihto-opiskelijoita eivätkä saapuvia vaihto-opiskelijoita ja harjoittelijoita. KELAn myöntämän eurooppalaisen sairaanhoitokortin lisäksi korkeakoulujen kannattaa suositella opiskelijoille yksityisen matkavakuutuksen ottamista opiskelija- ja harjoittelijavaihdon ajalle. CIMO on neuvotellut sopimuksen vakuutusyhtiö Pohjolan kanssa 25 % alennuksesta matkavakuutusmaksuista CIMOn ohjelmien kautta liikkuville opiskelijoille. Vakuutuksia on tarjolla sekä Suomesta lähteville että Suomeen saapuville opiskelijoille. Esitteitä voi tilata Pohjolasta: sähköposti tarja.lehto@pohjola.fi tai puh. 010 253 3510. 4.2.12. Vaihto omaan kotimaahan Kun Erasmus-ohjelmaan osallistuvan maan kansalainen opiskelee jossain toisessa ohjelmaan kuuluvassa maassa, hän voi hakea vaihtoon ja saada Erasmus-apurahan myös omaan kotimaahansa. Tällaiset vaihdot eivät ole kuitenkaan ensisijaisia, vaan muille vaihtoon hakeville on annettava etusija valintaprosessissa. 4.2.13. Erasmus-opiskelijan peruskirja Kaikki Erasmus-opiskelijan oikeudet ja velvollisuudet on koottu Erasmus-peruskirjaan (Erasmus Student Charter), jonka korkeakoulu antaa jokaiselle opiskelijalle ennen vaihtoon lähtöä. Peruskirjoja on painettu suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Peruskirjoja postitetaan korkeakouluille automaattisesti, mutta niitä voi tarpeen tullen myös tilata CI- MOsta osoitteella erasmus@cimo.fi. 4.2.14. EILC-kielivalmennuskurssit Erasmus-vaihtoon lähtevät opiskelijat ja harjoittelijat voivat osallistua intensiivisille kielivalmennuskursseille, joita järjestetään Euroopan harvinaisemmissa kielissä vaihdon kohdemaassa (22 Euroopan maata). 4 6 viikkoa kestävät kieli- ja kulttuurivalmennuskurssit järjestetään heinä-syyskuussa syyslukukaudella opintonsa aloittaville ja joissakin maissa myös kevätlukukaudella tammi-helmikuussa. EILC-kurssit ovat Erasmus-opiskelijoille ja -harjoittelijoille maksuttomia. Lähettävä korkeakoulu maksaa Suomesta kursseille hyväksytyille opiskelijoille erillisen 400 euron EILC-apurahan normaalin Erasmus-apurahan lisäksi. Apuraha maksetaan korkeakoulun Erasmus-opiskelija- tai harjoittelijavaihdon apurahapotista. Tarvittaessa korkeakoulu voi hakea lisäapurahaa niitä varten. Apurahan maksatuksessa käytetään normaalia Erasmus-apurahalomaketta (liite V a 1), jossa mainitaan erikseen EILC-apurahan suuruus. Mikäli EILC-kurssi järjestetään poikkeuksellisesti lukukauden aikana, ei ylimääräistä apurahaa myönnetä. Opiskelijat jättävät hakemuksen EILC-kurssia varten kotikorkeakoulun kv-toimistoon, josta hakemukset välitetään sähköpostitse EILC-kurssin järjestäjälle. Hakemukseen liite- 21
tään sähköinen vahvistus siitä, että opiskelija on valittu Erasmus-vaihtoon kyseiseen maahan. Korkeakoulu raportoi kielivalmennukseen osallistuneiden opiskelijoidensa tiedot (nimi, kohdemaa, apurahan suuruus) Erasmus-loppuraportin yhteydessä. Opiskelijan tulee itse huolehtia siitä, että kotikorkeakoulu saa tiedon kielivalmennuskurssille hyväksymisestä ja jälkikäteen kurssin suorittamisesta (esim. todistus kurssille osallistumisesta). Kielikurssille voi osallistua vain, mikäli varsinainen Erasmus-vaihto toteutuu. Lisätietoja EILC-kursseista eri maissa ja niille hakemisesta löytyy internetistä: http://ec.europa.eu/education/programmes/llp/erasmus/eilc/index_en.html 4.2.15. Raportointi vaihdon jälkeen Jokainen vaihdossa ollut opiskelija raportoi vaihtojaksostaan kirjallisesti kotikorkeakoululle. Lukuvuodelle 2008-09 komissio on tuottanut valmiit mallilomakkeet sekä opiskelija- että harjoittelijavaihdon loppuraportointia varten. Lomakkeet ovat sopimuksen liitteet V a 5 ja V b 5. Korkeakoulu voi käyttää myös omia raporttilomakkeitaan, mikäli niissä kysyttävät tiedot vastaavat komission malleja. Raportit on hyvä asettaa muiden opiskelijoiden luettaviksi esim. korkeakoulun intranetiin tai kv.infopisteeseen. Jos Erasmus-harjoittelijavaihtoapuraha maksetaan opiskelijalle kahdessa erässä, maksetaan loppuerä opiskelijalle vasta sen jälkeen, kun opiskelija on palauttanut harjoitteluraportin. Korkeakoulu voi soveltaa tätä käytäntöä halutessaan myös opiskelijavaihtoihin. 4.2.16. Opiskelija- ja harjoittelijavaihdon lomakkeet Seuraavassa lueteltujen lomakkeiden mallit löytyvät internetistä CIMOn Erasmussivuilta. Opiskelijavaihdon lomakkeet: Vahvistus Erasmus-apurahan vastaanottamisesta Opintosopimus (Learning Agreement) Ennen Erasmus-opiskelijavaihtoon lähtöä opiskelija allekirjoittaa yhdessä lähettävän korkeakoulun ja vastaanottavan korkeakoulun kanssa opintosopimuksen. Tarvittavat muutokset opintosopimukseen tulee tehdä kirjallisesti kuukauden kuluessa siitä, kun opiskelija on saapunut vastaanottavaan korkeakouluun. Mahdollisiin myöhempiin muutoksiin tulee olla kaikkien kolmen osapuolen suostumus. Transcript of Records Ulkomaanjakson lopussa opiskelija saa vastaanottavalta korkeakoululta allekirjoitetun todistuksen (Transcript of Records), joka sisältää tiedot opintosopimuksen mukaisesti suoritetuista opinnoista. Todistus tai opintojen hyväksilukeminen voidaan jättää antamatta, jos opiskelija ei täytä vastaanottavan korkeakoulun akateemisia vaatimuksia tai ei muuten noudata sovittuja ehtoja. Letter of Confirmation 22