Valmistelevan työryhmän ehdotus ja 3.6. käydyt keskustelut Pekka Linna, 2.9.2014
Yhteistyöryhmän perustaminen Opintohallinnon ja tietohallinnon verkostot päättivät 3.6.2014 perustaa yhteistyöryhmän tukemaan vastuualueita ja korkeakoulusektoreita ja niiden yhteistoimintaa Uuden ryhmän perustavat yhdessä ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäälliköiden yhteistyöverkosto ammattikorkeakoulujen tietohallintojohtajien yhteistyöverkosto AAPAverkosto yliopistojen opintohallintojohtajien yhteistyöverkosto OHA-forum, yliopistojen tietohallintojohtajien yhteistyöverkosto FUCIO-verkosto; sekä Opetushallitus
Ryhmän jäsenet ja työskentelyjakso Kukin perustajataho asettaa keskuudestaan edustajan ja varaedustajan yhteistyöryhmään. Kokouksessaan 3.6.2014 korkeakoulujen opinto- ja tietohallinnon verkostot tekivät osaltaan päätöksen yhteistyöryhmän perustamisesta. Tämän jälkeen ryhmään edustajiksi nimetyt henkilöt yhdessä Opetushallituksen edustajan tai edustajien kanssa perustavat yhteistyöryhmän. Perustamiskokouksessa laaditaan perustamismuistio, joka noudattaa alla olevaa kuvausta ryhmän tehtävästä, resursseista ja organisoitumisesta. Työryhmä asetetaan ajalle 2.9.2014 (15.6.2014) - 31.7.2016. Ennen ensimmäisen kauden päättymistä tehdään päätös toiminnan jatkosta.
Ryhmän tehtävät muodostaa kokonaiskuva digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen ja niihin vaikuttavan ympäristön kehityssuunnista ja kehitystarpeista tuottaa tähän kokonaiskuvaan perustuvaa kohdennettua viestintää erikseen määritellyille kohderyhmille edistää kokonaisarkkitehtuurityötä opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden osalta siinä määrin kuin tämä on perusteltua kaikkien korkeakoulujen tasolla yhteisesti pitää yhteyttä merkittäviin sidosryhmiin tuottaa näkemys siitä, mitkä ovat tarpeellisia yhteisiä digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen tietojärjestelmäpalveluita ja kehityshankkeita edistää ja vahvistaa tietohallinnon ja opintohallinnon toimijoiden välistä kansallista yhteistyötä
Muodostaa ja välittää kokonaiskuva muodostaa kokonaiskuva digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen ja niihin vaikuttavan ympäristön kehityssuunnista ja kehitystarpeista työryhmä kerää aktiivisesti tietoa ja jäsentää sitä edelleen kentän tarpeet huomioon ottaen tietoa kerätään erityisesti korkeakoulujen ja Suomen julkishallinnon piirissä tapahtuvasta kehityksestä mutta myös kansainvälisesti tuottaa tähän kokonaiskuvaan perustuvaa kohdennettua viestintää erikseen määritellyille kohderyhmille työryhmä määrittelee kohderyhmät työskentelynsä alkuvaiheessa yhteistyössä perustajatahojen kanssa työryhmä tuottaa eri kohderyhmille näiden ryhmien tarpeista liikkeelle lähtevää tiedotusta viestinnässä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan kohderyhmän omia toimintarakenteita
Edistää kokonaisarkkitehtuurityötä edistää kokonaisarkkitehtuurityötä opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden osalta siinä määrin kuin tämä on perusteltua kaikkien korkeakoulujen tasolla yhteisesti työryhmä ja sen alaiset asiantuntijaryhmät osallistuvat opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden palvelujen ja prosessien määrittelyyn käsitteiden, tietomallien ja koodistojen määrittelyyn tietojärjestelmäpalvelujen tuottamisen mahdollistavan järjestelmäkokonaisuuden rakenteen määrittelyyn tietojärjestelmäpalvelujen tuottamisessa hyödynnettävien teknologioiden määrittelyyn työryhmä edistää kokonaisarkkitehtuurityötä yhteistyössä muista korkeakoulujen toiminnan kohdealueista vastaavien ryhmien kanssa työryhmä ja sen alaiset asiantuntijaryhmät tekevät yhteistyötä kokonaisarkkitehtuurityötä yleisellä tasolla koordinoivan Tietohallinto ja ICT -ryhmän sekä korkeakoulujen kokonaisarkkitehtien KA-SIG-verkoston kanssa
Edistää yhteistyötä pitää yhteyttä merkittäviin sidosryhmiin työryhmä hankkii aktiivisesti sidosryhmään liittyvää tietoa, tapaa sidosryhmän edustajia ja tuottaa sidosryhmälle tämän päätöksenteon kannalta tarpeellista tietoa työryhmä pitää yhteyttä mm. seuraaviin sidosryhmiin: perustajatahot, Opetus- ja kulttuuriministeriö, UNIFI ry., Arene ry., SYL ry., SAMOK ry., Peda-forum sekä kirjastojen edustajat opetus- ja kulttuuriministeriön edustaja osallistuu työryhmän kokouksiin kaksi kertaa vuodessa työryhmä määrittelee tarkemmin eri sidosryhmät ja tavat, joilla näihin pidetään yhteyttä edistää ja vahvistaa tietohallinnon ja opintohallinnon toimijoiden välistä kansallista yhteistyötä työryhmä etsii aktiivisesti mahdollisia yhteistyökohteita ja tukee yhteistyön käynnistymistä
Tuottaa näkemys palveluista ja hankkeista tuottaa näkemys siitä, mitkä ovat tarpeellisia yhteisiä digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen tietojärjestelmäpalveluita ja kehityshankkeita työryhmä muodostaa tämän käsityksen vuorovaikutuksessa perustajatahojen kanssa työryhmä antaa näkemyksensä opetus- ja kulttuuriministeriölle tiedoksi ja osallistuu tällä ja muulla tavoin CSC:ltä ostettavien palveluiden valmisteluun
Työryhmän resurssit työryhmä hyödyntää opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittamaa opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon viitearkkitehtuurin (kokonaiskuva nykytilasta ja tulevaisuuden tavoitetila) ja tietomallin kehittämiseen hankkimaa konsulttiresurssia kaudella 2014-2016 koordinaatioresurssin tuottamisesta vastaa CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy vuonna 2014 tämä resurssi on 26 htkk mutta tästä suuri osa on sidottu Opintopolkuhankkeen tukemiseen työryhmä osallistuu jatkossa opetus- ja kulttuuriministeriön tälle työlle asettamien tavoitteiden valmisteluun pääsihteerit ja koordinaattorit toimivat opinto- ja tietohallinnon verkostojen yhteyshenkilöinä perustajatahot antavat tämän lisäksi työhön asiantuntemustaan tai muita resursseja
Työryhmän organisoituminen työryhmä laatii vuorovaikutuksessa perustajatahojen kanssa toimintasuunnitelman osana tätä toimintasuunnitelmaa työryhmä selvittää verkostojen toiminnan vuosikellon ja laatii tähän liittyen viestintäsuunnitelman osana tätä toimintasuunnitelmaa työryhmä laatii suunnitelman siitä, millä vaiheistuksella ja aikataululla työryhmä ryhtyy pitämään yhteyttä eri sidosryhmiin työryhmän puheenjohtaja tulee opintohallinnosta ja varapuheenjohtaja tietohallinnosta ensimmäisentoiminta vuoden aikana puheenjohtajana toimii yliopistojen edustaja toisen toimintavuoden lähestyessä ammattikorkeakoulujen opintohallinnon edustajat esittävät arvionsa siitä, onko verkosto valmis ottamaan työryhmän vetovastuun työryhmä päättää tarkemmin omasta organisoitumisestaan työryhmä voi asettaa asiantuntija- ja alatyöryhmiä tehtäviensä hoitamiseksi työryhmän työn käynnistyessä työryhmän alaisuudessa jatkaa työtään kokonaisarkkitehtuurityöhön liittyen jo aiemmin asetettu Synergia-ryhmä