Opiskelijoiden HOPSit Ohje kommentoijalle ja hyväksyjälle/19.3.2014 Täydennetty ohjetta/2.1.2014: Lisätty tietoa opiskelijoiden lisäämisestä Omiin opiskelijoihin, mikä helpottaa HOPSien käsittelyä. Tarvittavat oikeudet: - kommentoija tarvitsee WebOodin Opiskelun ohjaaja oikeuden siihen organisaatioon, johon po. tutkintorakennepohja on luotu - hyväksyjä tarvitsee WebOodin Hyväksyjä-oikeuden siihen organisaatioon, johon po. tutkintorakennepohja on luotu - Valitse kohta Opiskelijoiden HOPSit.
Valitse kohta Opiskelijoiden HOPSit. Kun opiskelija haluaa lähettää HOPSinsa kommentoitavaksi, hän saa näkyviin niiden ohjaajien nimilistan, joilla on oikeus kommentoida ao. tutkintorakennepohjalle laadittuja HOPSeja. Opiskelija valitsee nimen listalta ja lähettää HOPSinsa yhdelle ohjaajalle, mutta myös muut ao. organisaation opiskelun ohjaajan oikeuden omaavat näkevät ao. HOPSit ja pääsevät kommentoimaan niitä. (Huom! Jos opiskelijat on jaettu ryhmiin, opiskelija näkee HOPSia lähettäessään ohjaajien valintalistalla vain ne ohjaajat, jotka on määritelty ko. ryhmän ohjaajiksi. Ks ohje HOPS: opiskelijoiden ryhmittely.) Kun opiskelija on lähettänyt HOPSinsa kommentoitavaksi, ohjaaja saa siitä tiedon sähköpostitse. Viestissä näkyvät myös opiskelijan mahdollisesti kirjoittamat kommentit. Klikattuasi kohtaa Opiskelijoiden HOPSit sinulle avautuu sivu, jossa on useita välilehtiä. Sivu avautuu aina välilehdelle Omat opiskelijat, ja avoinna oleva välilehti näkyy valkoisena. Jos opiskelijoita ei ole jaettu ryhmiin, siirry sivulle 3. (Jos opiskelijat on jaettu ryhmiin, voit hakea HOPSit suoraan ryhmien alta (kuvassa Näytä opiskelijat ryhmästäni). Hae siis valintalistasta se ryhmä, johon HOPSinsa lähettänyt opiskelija kuuluu. Klikkaa opiskelijan kohdalla olevaa kommentoitavana-linkkiä ja pääset tarkastelemaan HOPSia.) Voit avata kommentoitavan HOPSin myös välilehdeltä Kommentoitavat. Tältä välilehdeltä löytyvät myös muiden saman organisaation ohjaajien opiskelijat. Jos tiedät, että joku opiskelija on lähettänyt sinulle tarkoitetun HOPSin vahingossa toiselle ohjaajalle, voit käydä poimimassa ko. opiskelijan HOPSin omiin kommentoitaviin.
HOPSin valitseminen kommentoitavaksi, jos opiskelijoita ei ole jaettu ryhmiin Jos opiskelijoita ei ole jaettu ryhmiin (ks erillinen ohje opiskelijoiden ryhmittelystä), HOPSit löytyvät välilehdeltä Kommentoitavat. Kuvassa: omia kommentoitavia eli sinulle osoitettuja HOPSeja on yksi. Muille saman organisaation ohjaajille lähetetyt ovat kohdassa Muiden kommentoitavat. Älä avaa HOPSia suoraan tästä taulukosta (tässä suurin ero aikaisempaan ohjeeseen), vaan siirrä ao. opiskelija ensin omiin opiskelijoihin. Klikkaa siis rasti opiskelijan nimen eteen, ja sitten klikkaa kohtaa Lisää omiin opiskelijoihin. Tämän jälkeen opiskelija löytyy helposti välilehdeltä Omat opiskelijat. Klikkaa opiskelijan kohdalla olevaa kommentoitavana linkkiä, jotta pääset tarkastelemaan HOPSia. Jos tiedät, että opiskelija on lähettänyt sinulle tarkoitetun HOPSin vahingossa väärälle ohjaajalle, voit käydä poimimassa kyseisen opiskelijan Muiden kommentoitavista omiin opiskelijoihisi kuten edellä. Samalla tavalla tietenkin voit poimia itsellesi HOPSeja kohdasta Muiden kommentoitavat, jos esim. ohjaaja on vaihtunut tai joku ohjaaja ei enää kommentoi HOPSeja. 3
Kun klikkaat kommentoitavana olevaa HOPSia, avautuu alla oleva näkymä, jossa voit tarkastella ja kommentoida HOPSia. Linkeistä Henkilötiedot ja Opinnot pääset tarkastelemaan opiskelijan perustietoja ja suorituksia. Jos opiskelijalla on aikaisempia HOPSeja, ne löytyvät Opiskelijoiden HOPSit alasvetovalikosta. HOPSin saat avatuksi html- tai pdf-versiona, joko opiskelijan kommentein tai ilman niitä. Aikataulu näyttää, miten opiskelija on aikatauluttanut opintojaan. Anna kommentille otsikko ja kirjoita kommentti. Huom! Tallenna kommenttitekstiäsi usein, ettet menetä sitä. (Tietoturvasyistä WebOodi katkaisee yhteyden, jos työ keskeytyy yli 30 minuutiksi. Tällöin tallentamaton teksti häviää. ) Kun tallennat tekstin, kommenttikenttä näyttää tyhjentyvän, mutta teksti löytyy ao. kommentin otsikon alta. Voit jatkaa kommenttisi kirjoittamista samaan kommenttikenttään myöhemmin klikkaamalla ensin ao. kommentin otsikkoa. Keskeneräistä kommenttia ei voi edes vahingossa lähettää opiskelijalle. Alapuolella olevassa kehyksessä oleva painike Palauta opiskelijalle on harmaana niin kauan kuin kommentti on kesken. Sitten kun olet laatinut koko kommentin, laita täppä kohtaan Kommentti on valmis, jonka jälkeen näkyy, että kommentin tila on valmis ja painike Palauta opiskelijalle aktivoituu. (Jos kommentteja on useita ja yhdenkin tila on kesken, HOPSia 4 ei pysty palauttamaan opiskelijalle.)
Kun HOPSia on kommentoitu ja täydennetty (kommenttikierroksia voi olla useita), ja opiskelija on valmis lähettämään sen hyväksyttäväksi, hän valitsee jälleen vastaanottajan nimilistasta. Hyväksyttäväksi lähetetty HOPS päätyy joko välilehdelle Omat opiskelijat (jos olet siirtänyt opiskelijan omiin opiskelijoihin) tai välilehdelle Tarkastettavat, josta voit käydä siirtämässä ao. opiskelijan omiin opiskelijoihin. Avaa HOPS linkistä alla tarkastettavana. Jos sinulla on Hyväksyjän oikeus, sinulla näkyy painike Hyväksy HOPS ja voit hyväksyä HOPSin saman tien. Anna päivämäärä, mihin asti HOPS on voimassa. Päivämäärä-kenttä täytyy täyttää ensin. (Siirrä hyväksyttäväksi painiketta tarvitsee käyttää vain, jos Hyväksy HOPS painiketta ei näy silloin sinulla ei ole Hyväksyjän oikeutta.)
Kun HOPS hyväksytään, siitä palautuu opiskelijalle kolme versiota: - hyväksytty (ei voi enää muokata) - arkisto-pdf - tilassa ensisijainen oleva HOPS-pohja, josta opiskelija voi jatkaa HOPSinsa päivitystä ja työstämistä. Hyväksytyssä HOPS-tulostusversiossa näkyy hyväksyjän nimi ja hyväksymispäivämäärä. Jos opiskelija tekee muutoksia HOPSiinsa ja tämä muutettu uusi HOPS hyväksytään, siitä tulee hyväksytty ja entinen hyväksytty HOPS muuttuu tilaan vanha hyväksytty. Kun HOPS on hyväksytty ja palautettu opiskelijalle, se näkyy Omat opiskelijat näytöllä (joko jonkin ryhmän kohdalla tai kohdassa Ryhmittelemättömät). Opiskelijalla on nyt ensisijainen ja määrittelemääsi päivämäärään asti voimassa oleva hyväksytty HOPS ja sen pdf-arkistokopio. Ohjaaja pystyy tarkastelemaan kaikkia HOPSeja myös silloin, kun HOPS on opiskelijalla muokattavana. Aina kun ohjaaja avaa hyväksytyn tai ensisijaisen HOPSin, niihin päivittyvät avaamiskertojen välillä kertyneet opiskelijan suoritukset. Arkisto-pdf on muuttumaton hyväksytyn HOPSin kopio. 6
Opiskelijan HOPSin hakeminen järjestelmästä Jos haluat etsiä jonkin opiskelijan HOPSin järjestelmästä, sen voi tehdä Opiskelijoiden HOPSit etusivulla olevasta kohdasta Hae opiskelijoita. Haun tuloksena löytyi Oili Opiskelija, ja hänellä näyttää olevan kolme HOPSia, eri statuksilla. Linkistä voit avata haluamasi. 7
HOPSien hakeminen järjestelmästä Laajennettu haku painikkeesta pääset tarkastelemaan esim. oman korkeakoulusi opiskelijoiden HOPStilannetta. Hakuehtoja määrittelemällä saat tiedon, kuinka monella tietyn koulutusohjelman (tai pääaineen) opiskelijalla on HOPS tehtynä ja missä tilassa se on. Huomaa myös mahdollisuus määritellä esim. opintooikeuden alkamispäivämäärä. Täppä kohdassa Oikeus opiskelijan HOPSiin rajaa löydetyt opiskelijat niihin, joiden HOPSeihin sinulla on oikeus (oikeuden organisaation mukaan). Kuva testikannasta: 14 SCI1-opiskelijalla on järjestelmässä HOPS, jonka status on ensisijainen. 8