SISÄLLYSLUETTELO Tapiolan seurakuntaneuvosto 01.03.2016 16:30 2/2016 Esityslistan kansilehti... 1 1 Tapiolan seurakunnan toimintakertomus 2015... 2 3 Iltapäiväkerhomaksujen korottaminen... 3 4 Tapiolan seurakunnan johtamisjärjestelmä... 4 5 Kirkkoherran päätösluettelo... 10 6 Ilmoitusasiat... 11 7 Muut asiat... 12 8 Seuraavat kokoukset... 13
Tapiolan seurakuntaneuvosto ESITYSLISTA 2/2016 Aika Paikka 01.03.2016 16:30 Tapiolan kirkon seurakuntasali Kansainvälisen vastuun työryhmän (KVR) esittäytyminen/lea God. KÄSITELTÄVÄT ASIAT: KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALITSEMINEN Vuorossa ovat Esa Malkamäki ja Kristiina Mustakallio. KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYS Espoossa 23.2.2016 Päivi Linnoinen Puheenjohtaja 1
1 Tapiolan seurakunnan toimintakertomus 2015 1 TAPIOLAN SEURAKUNNAN TOIMINTAKERTOMUS 2015 Vuodelle 2015 asetetut toiminnalliset tavoitteet olivat seuraavat: 1. Otamme Jäsen 360-tutkimuksen tulokset käyttöön ja sen pääviestin, että Tapiolan alueella asuu n. 42 % netti-ihmisiä, joiden suhde kirkkoon on ohut. 2. Panostamme projekteihin esim. musiikkityössä ja henkilökohtaiseen kohtaamiseen. Jatkamme vapaaehtoistyön koordinointia niin, että aktiivisesti seurakunnan toimintaan osallistuvien seurakuntalaisten määrä nousee. 3. Kirkko täyttää 2015 adventtina 50 vuotta. Teemme kirkkoamme tutuksi alueemme asukkaille. Juhlinnan kantavana teemana on Tapiolassa syntynyttä. Toiminnallisten painopisteitten toteutumisesta ja vuoden 2015 pääkohdista on laadittu yhteiselle kirkkoneuvostolle tiivistelmä, jonka seurakuntaneuvosto sai sähköpostissa kommentoitavakseen. Se piti lähettää yhteistä kirkkoneuvostoa varten 22.2. seurakuntayhtymään. Tiivistelmä ja siihen lisätty tilasto on sijoitettu seurakunnan laajemman toimintakertomuksen esipuheeksi. ESITTELYN LIITTEET A. Toimintakertomus 2015 Puheenjohtajan esitys: 1. seurakuntaneuvosto käy keskustelun vuodesta 2015 toiminnasta ja seurakuntaelämästä; 2. kirjaa liitteeksi seuraavaa toimintakertomusta varten mahdolliset seurakuntaneuvoston huomiot; 3. hyväksyy vuoden 2015 toimintakertomuksen. 2
3 Iltapäiväkerhomaksujen korottaminen 3 ILTAPÄIVÄKERHOMAKSUJEN KOROTTAMINEN Tapiolan seurakunnassa toimii parhaillaan kolme iltapäiväkerhoa: Laajalahdessa kaksi ja Tapiolan kirkolla osa-aikainen kerho Seurakunnan iltapäiväkerhomaksut ovat seuranneet kaupungin maksuperiaatteita. Nyt hintamme ovat 70 / kk osa-aikaisesta kerhosta (klo 12-15) ja 130 / kk kokoaikaisesta kerhosta (klo 12 16.30). Seurakunnan kerhoryhmät ovat paljon pienempiä kuin kaupungin ja kerhoissamme on kaksi koulutettua aikuista ohjaajina. Espoon kaupunginhallitus päättänyt, että 1.8.2016 alkaen kaupungin iltapäiväkerhomaksut ovat seuraavat: osa-aikainen kerho (klo 12 15) 80 / kk ja kokoaikainen kerho (klo 12 17) 140 / kk. Kaupunki on korottanut hintojaan 20 / kerho/ kk. Lapsityönohjaaja ja sihteeri pitävät perusteltuna, että maksuja korotetaan kaupungin hintatasolla lukuvuodeksi 2016 2017 niin, että osapäiväinen kerhomme maksaisi 80 / kk ja kokoaikainen kerho 140 / kk. Lapsivaikutusten arviointi: Seurakunnan iltapäiväkerhotyö on laadukasta lapsityön ammattilaisten järjestämää toimintaa. Maksusta on mahdollisuus taloudellisilla perusteilla hakea vapautusta. Maksun korottaminen kaupungin hintatasolle ei tule aiheuttamaan lapsiperheille taloudellisia vaikeuksia eikä korotus estä lasta osallistumasta kerhotoimintaan. Puheenjohtajan esitys: Seurakuntaneuvosto korottaa iltapäiväkerhojen hinnat niin, että osa-aikainen kerhomme maksaisi 80 /kk ja kokoaikainen kerho 140 /kk. TIEDOKSI Espoon seurakuntayhtymän talouspalvelut, lapsi- ja perhetyö 3
4 Tapiolan seurakunnan johtamisjärjestelmä 4 TAPIOLAN SEURAKUNNAN JOHTAMISJÄRJESTELMÄ Tiivistelmä Prosessi johtamisjärjestelmän uudistamiseksi käynnistyi seurakunnassa syksyllä 2014. Uudistamisen taustalla on ylimääräinen piispantarkastus ja sen huomiot vuonna 2008. Uudistamisen tavoitteena on, että seurakuntatyötä suunnitellaan ja toteutetaan entistä selkeämmin ja koordinoidummin yhdessä sekä sisäisen tiedonkulun parantaminen. Johtamisjärjestelmän malliksi on valittu moniammatillinen tiimirakenne, joka takaa myös sen ettei kukaan joudu tekemään työtään yksin. Työyhteisössä toteutettiin uudistukseen osallistava työskentely syksyllä 2015 ja vuoden 2016 alussa. Työskentelyprosessin tuloksena syntyi viisi moniammatillista tiimiä: Varhaiskasvatus, Kasvatus, Jäsenyys, Julistus ja Palvelut. Uudistuksen taustaa Piispan tarkastuksessa tammikuussa 2008 kirjattiin työntekijäneuvottelusta, että eri työalat ovat omalla alallaan asiantuntevia ja valmiita yhteistyöhön muiden työalojen kanssa. Kuitenkin kokonaisuuksien hallinta ontuu. Johtajuuden ja johtoryhmän vahvistaminen on oiva väline kokonaisuuksien hallintaan. Tämän tilaisuuden yhteenvetona piispa Mikko Heikka korosti strategisen kokonaissuunnittelun kehittämistä sekä johtajuuden vahvistamista. Lisäksi hän tähdensi, että haasteena on muuttuminen työalakeskeisyydestä aitoon yhteistyöhön. ( Piispan tarkastuksen pöytäkirjat 14. 20.1.2008) Nykyisen johtamisjärjestelmän uudistaminen oli ja on kesäkuussa 2013 virassa aloittaneen kirkkoherran keskeisiä tehtäviä. Kirkkoherra halusi ensin tutustua työntekijöihin, seurakuntaan ja kartoittaa tilannetta. Hän käynnisti keskustelut johtamisjärjestelmän uudistamisesta syksyllä 2014 Espoon tuomiokapitulin dekaani Kai Peltosen kanssa, ja keväällä 2015 kirkkoherra kutsui konsulteiksi Tikkurilan seurakunnan kirkkoherran, työyhteisökonsultti Janne Silvastin ja tuomiokapitulin asiantuntija Mika Nurmen. Konsultointisopimus tehtiin ajalle 22.4.2015 31.12.2016. Keväällä kirkkoherra, Silvast ja Nurmi arvioivat kokonaistilannetta ja valmistelivat koko työyhteisön osallistamista johtamisjärjestelmän uudistamiseen. Uudistamista käsiteltiin seurakunnan johtoryhmässä 12.8., ja sen jälkeen työyhteisöpäivässä 27.8. Työyhteisöpäivässä työntekijät saivat antaa palautetta nykytilanteesta 4
4 Tapiolan seurakunnan johtamisjärjestelmä ja kertoa, mitä he odottavat johtamiselta ja miten toivoisivat työyhteisön johtamisen järjestettävän. Palautetta ja kommentointia varten avattiin kansio verkkoon yhteiselle sähköiselle P-asemalle. Palautteen pohjalta kirkkoherra, Silvast ja Nurmi loivat kolme vaihtoehtoista mallia johtamisjärjestelmän uudistamiseksi. Näitä malleja käsiteltiin työyhteisökokouksessa 21.10. Työyhteisökäsittelyn jälkeen mallikuvaukset laitettiin näkyviin toimistokäytävän seinälle ja niitä sai kommentoida avoimesti ja omalla nimellään. Saadun työntekijäpalautteen pohjalta kirkkoherra, Silvast ja Nurmi valmistelivat johtamisjärjestelmäksi viiden tiimin mallin, joka lähetettiin työyhteisölle tiedoksi sähköpostilla 30.11., koska yhteisiä kokouksia ei ollut enää loppuvuodesta. Tiimit ovat Varhaiskasvatus, Kasvatus, Jäsenyys, Julistus ja Palvelut. Tätä viiden tiimin mallia käsiteltiin 2.12. kanttoreitten ja pappien kokouksessa sekä 9.12. johtoryhmässä. Lisäksi kirkkoherra järjesti 16.12. työntekijöille avoimen vastaanoton, jossa oli mahdollisuus kysyä, kommentoida ja keskustella tiimimallista. Tiimimalli laitettiin esille myös P-asemalle ja seurakuntatoimiston seinälle. Molempiin paikkoihin työntekijät voivat kommentoida tiimimallia tammikuun puoliväliin asti. Kun tiimimalli oli koottu, kirkkoherra alkoi etsiä niihin lähiesimiehiä tiimin tehtävän näkökulmasta. Hän keskusteli jokaisen tulevan lähiesimiehen kanssa erikseen ja sopi, että kaikki uudet lähiesimiehet julkistetaan työyhteisölle yhtä aikaisesti. Varhaiskasvatuksen tiimiä tulee johtamaan lapsityönohjaaja Kirsi Nyyssölä, Kasvatuksen tiimiä seurakuntapastori Erika Kallio, Jäsenyys-tiimiä perhetyöntekijä Maire Hellas, Julistuksen tiimiä vt. kappalainen Ossi Tervonen ja Palvelut tiimiä ylivahtimestari Antti Ruuskanen. Kirkkoherra keskusteli johtavan nuorisotyönohjaajan Ilkka Kalliokosken, johtavan diakoniatyöntekijä Leena Vanteen ja A-kanttori Liisa Malkamäen kanssa tulevasta johtamisjärjestelmän muutoksesta. He eivät jatka uudessa mallissa lähiesimiehinä, jonka vuoksi heidän tehtäväkuvansa tarkennetaan helmikuun 2016 aikana. Uudet lähiesimiehet julkistettiin työyhteisölle 4.1.2016 ja kirkkoherra muistutti, että kukin työyhteisön jäsen voi perustella, mihin tiimiin hänen työtehtävänä ja osaamisensa kannalta olisi hyvä kuulua. Kirkkoherra järjesti kaikille avoimen vastaanoton asiasta 27.1. Kun uudet esimiehet oli julkistettu, kirkkoherra ryhtyi heidän kanssaan tarkentamaan tiimien tehtävää. Uudistuksen tavoite ja tiimien tehtävät kuvataan seuraavaksi. 5
4 Tapiolan seurakunnan johtamisjärjestelmä Uudistuksen perusteita kerrattiin usein Uudistuksen perusteita kirkkoherra kertasi kaikissa kokoontumisissa ja viesteissä. Perusteista kirkkoherra laati työntekijöille seuraavan koosteen: Visio eli näky: Tapiolan seurakunta on kiinnostava ja innostava työpaikka. Missio eli tehtävä: Yhdessä sovittujen toimintalinjausten toteuttaminen ja uusien projektien luominen yhdessä seurakuntalaisten kanssa. Toiminta-ajatus: Timeissä toimii jaetun asiantuntijuuden malli. Tiimin tehtävä on tiimirajojen yli liikkuva. Tiimin tehtäväsisältöä kehitetään yhdessä. Uudistuksen tavoitteet: Yhteinen seurakuntatyön suunnittelu ja toteutus, jossa myös uudet järjestelmät ja sovellukset tukevat työtä (mm. Kipa, Aski) Moniammatilliset tiimit Vapaaehtoistoiminnan kehittäminen ja koordinointi Monikulttuurisuus ja kansainvälinen vastuu vahvemmaksi osaksi työtämme Organisaation rakenne palvelee projektien toteuttamista Miksi? jotta parhaat ominaisuutemme pääsisivät esille ja toimisimme parhaalla mahdollisel la tavalla seurakuntamme hyväksi ettei kenenkään tarvitsisi tehdä töitä yksin ja esimiespalvelut olisivat turvatut jotta tiedonkulku olisi turvattu jotta oppisimme toimimaan yhdessä monenlaisten työntekijöiden ja seurakuntalaisten kanssa Tiimien tehtävät Tiimien tehtävää kirkkoherra kuvasi jo tiimien muodostamisvaiheessa ja sitä vielä tarkennettiin uusien lähiesimiesten kanssa. Perustehtävä on määritelty ja sitä tiimit tarkentavat yhdessä: Varhaiskasvatus Varhaiskasvatustiimi tekee työtä alueen lasten ja lapsiperheiden kanssa. Tiimi tarjoaa monipuolista toimintaa lapsiperheille ja luo mahdollisuuksia osallistua seura- 6
4 Tapiolan seurakunnan johtamisjärjestelmä kunnan toimintaan. Tavoitteena on tukea lapsen kokonaisvaltaista kasvua ja kotien kristillistä kasvatusta. Varhaiskasvatus tarkoittaa pääasiassa alle kouluikäisten ja heidän perheidensä parissa tehtävää työtä, mm. kerhoissa, muskareissa, päiväkodeissa. Iltapäiväkerhotoiminnan vastuupaikkaa pitää vielä miettiä. Kasvatus Kasvatustiimi tukee kristillistä uskoa, elämää ja kasvua seurakunnan alueen koululaisten, nuorten, nuorten aikuisten ja heidän perheidensä kanssa. Tiimi vastaa myös seurakunnan rippikoulujen järjestämisestä. Kasvatus tarkoittaa pääasiassa rippikoulutyötä ja muuta koululaisten, nuorten sekä heidän perheidensä ja nuorten aikuisten parissa tehtävää työtä. Jäsenyys Jäsenyystiimin tehtävänä on tavoittaa Tapiolan alueen asukkaat monipuolisesti ja laaja-alaisesti ja hyödyntäen Jäsen 360-tutkimuksen tietoa. Tiimi huolehtii vapaaehtoistoiminnan koordinoinnista. Jäsenyys tarkoittaa pääasiassa aikuisten parissa tehtävää työtä niin, että tapiolalaiset haluavat kuulua kirkkoon edelleen. Tiimi toimii koordinaattorina uusien toimintaavauksien kanssa. Tiimin tehtäviin kuuluu vapaaehtoistoiminnan koordinointi. Julistus Julistustiimin tarkoituksena on toteuttaa monipuolista jumalanpalvelus- ja musiikkitoimintaa eri elämänvaiheissa oleville yhdessä seurakuntalaisten kanssa. Näin me rohkaistumme luottamaan Jumalaan ja rakastamaan lähimmäisiämme lähellä ja maailmanlaajasti. Julistus tarkoittaa pääasiassa erilaista jumalanpalveluselämää vanhusten palvelukeskuksista aina maailmanlaajan kirkon kanssa toimimiseen. Julistuksen suhdetta Jäsenyys-tiimiin pitää vielä tarkentaa. Palvelut Palvelut- tiimi tukee seurakuntatyötä, palvelee seurakuntalaisia ja luo edellytyksiä muiden tiimien toimintaan. 7
4 Tapiolan seurakunnan johtamisjärjestelmä Palvelut- tiimi tarkoittaa seurakuntatoimiston, hallinnon ja sihteeristön sekä kirkon palveluskunnan palveluja, jotta seurakuntalaiset tulisivat kohdatuiksi hyvin ja työyhteisö voisi hoitaa perustehtäväänsä parhaalla mahdollisella tavalla. Tiimien jäsenten valinta Kirkkoherra ja tulevat lähiesimiehet valmistelivat saadun palautteen pohjalta tiimien kokoonpanoa. Tiimien kokoonpano julkistettiin 11.2. koko työyhteisölle ja sitä käsiteltiin 17.2. työyhteisökokouksessa. Tiimien lähiesimiesten Kirsi Nyyssölän, Erika Kallion, Maire Hellaksen, Ossi Tervosen ja Antti Ruuskasen tehtävänkuvaukset tarkistetaan ja lähetetään henkilöstöjohtokunnan käsiteltäviksi. Samoin tarkistetaan Ilkka Kalliokosken, Liisa Malkamäen ja Leena Vanteen tehtävänkuvaukset ja toimitetaan henkilöstöjohtokunnalla. Tiimien työntekijöiden tehtävänkuvaukset tarkistetaan seuraavaksi uusien lähiesimiesten kanssa. Uudet tiimit aloittavat toimintansa 1.4.2016. Seurakuntaneuvoston asettamat työryhmät tiimien tueksi Seurakuntaneuvosto linjaa, millaisista luottamushenkilöistä ja seurakuntalaisista koostuvia työryhmiä uusi johtamisjärjestelmä tarvitsee tuekseen. Nykyiset työryhmät Kasvatus, Jumalanpalvelus ja musiikki (Jumu) ja Lähetystyön työryhmä vastaavat osittain uuden tiimirakenteen mallia. Kansainvälinen vastuu, monikulttuurisuustyö, vapaaehtoistoiminta ja uusien projektien luominen tarvitsisivat seurakuntalaisten panostusta. ESITTELYN LIITTEET A. Nykyinen johtamismalli B. Kolme vaihtoehtoista mallia C. Uusi johtamisjärjestelmä Valmistelija: Kirkkoherra Päivi Linnoinen 8
4 Tapiolan seurakunnan johtamisjärjestelmä Puheenjohtajan esitys: Seurakuntaneuvosto 1. vahvistaa johtamisjärjestelmän, jossa on Varhaiskasvatuksen, Kasvatuksen, Jäsenyyden, Julistuksen ja Palvelujen tiimi (Liite C), 2. toteaa, että päätös tulee voimaan 1.4.2016, 3. käy keskustelun seurakuntatyötä tukevista työryhmistä. 4. Pöytäkirja tarkistetaan tämän pykälän osalta heti kokouksessa. 9
5 Kirkkoherran päätösluettelo 5 KIRKKOHERRAN PÄÄTÖSLUETTELO Kirkkoherran päätösluettelo 2/2015 on liitteenä. ESITTELYN LIITTEET A. Kirkkoherran päätösluettelo. Puheenjohtajan esitys: Merkitään tiedoksi. TIEDOKSI Seurakuntaneuvosto, Espoon seurakuntayhtymän henkilöstö- ja talouspalvelut. 10
6 Ilmoitusasiat 6 ILMOITUSASIAT 1. Espoon hiippakunnan luottamushenkilöiden neuvottelupäivä 2.4-.2016 Keskustan seurakuntatalolla, Seurakunnantie 1, Kirkkonummi. Ilmoittautumiset 21.3.2016 mennessä. 2. Tapiolan kirkko kuntoon tilaisuudet: su 28.3. messun jälkeen n. klo 11.30 ja su 10.4. klo 17.30. Ehdotus: Merkitään tiedoksi. 11
7 Muut asiat 7 MUUT ASIAT 12
8 Seuraavat kokoukset 8 SEURAAVAT KOKOUKSET 12.4., 3.5., 7.6., 6.9., 4.10., 15.11. (?), 13.12. 13