Tavoitesuunnittelun toteutuksen periaatteita Koska tavoitesuunnittelu on oppimisprosessi, sitä tarkennetaan suunnittelun edetessä saatujen kokemusten ja palautteiden perusteella Tavoitesuunnittelulla luodaan Kokkolan seurakuntayhtymälle ja sen seurakunnille yhteinen strategia, jossa seurakunnallinen toimintastrategia kiteyttää seurakuntalaisten kohtaamisen painopisteet ja niissä yhteiset toimintamallit hallintopalvelustrategia luo yhteiset toimintamallit YSP:lle (yhteiset seurakuntapalvelut eli 03-ryhmä), henkilöstö- ja taloushallinnolle, kiinteistötoimelle, hautaustoimelle, viestinnälle jne. Tavoitesuunnittelussa painotetaan pienryhmätyöskentelyä sekä henkilö- ja työryhmäkohtaista ohjausta vaikuttavuuden maksimoimiseksi. 1 1. Kartoitetaan Kokkolan seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien toimintaa ja valmistellaan niille strategiaa Valmistellaan vuoden 2013 kehittämisen painopisteet ja toimintasuunnitelma nykyisen taloudellisen tilanteen pohjalta (= budjettityö) Selkeytetään seurakuntien yhteistä johtoryhmätyöskentelyä. Muodostetaan johtoryhmä, joka työskentelee ja kokoontuu systemaattisesti. Ratkaistaan yhteisten seurakuntapalvelujen hallinto. Onko syytä siirtää osa niistä yhden seurakunnan alaisuuteen, jolloin työntekijöillä olisi selkeä esimies ja työyhteisö? Mietitään yhtymän hengellisen työn painopisteet Valmistelevan työryhmän työseminaari 18.6.2012 Käynnistetään em. toimenpiteet elokuussa 2012 lomien jälkeen 1
2. Määritellään seurakunnallisen työn yhteiset painopisteet Yhteiset painopistealueet valitaan seurakunnissa käytävän keskustelun ja esitysten pohjalta elosyyskuussa 2012. Esitykset tuodaan 30.10.12 työseminaariin, jossa koostetaan yhteen yhteiset painopisteet ja nimetään ohjausryhmät kullekin painopistealueelle. Tiedotetaan esitykset henkilöstölle ja päätösesitys yhteiselle kirkkoneuvostolle. 3. Seurakunnallisen työn yhteisten painopisteiden strategia ja kehittämissuunnitelma vuosille 2013 15 Valittujen painopistealojen ohjausryhmien työn käynnistystilaisuus 11/2012 Sovitaan työskentelytavasta, osallistumisen periaatteista ja aikataulusta. Keskeiset työvaiheet (syksy 2012 kevät 2013): 1. Painopistealueen tarkempi määrittely 2. Nykytila-analyysi seurakuntien nykyisestä toiminnasta pp-alueella 3. Toimintaympäristöanalyysi tulevaisuuden kehityksestä ja sen vaatimuksista ppalueelle 4. Keskustelu ja päätökset painopistealueen toiminnan suuntaamisen pääperiaatteesta 5. Toimintasuunnitelma, budjetti ja suunnitelman käytäntöön viemisen periaatteet 6. Painopistealueiden aluekohtaisesta ohjauksesta päättäminen Päätösesitykset YKN:lle 5 6/2013 2
4. Seurakunnallisen työn tarkennettu suunnittelu Seurakunnat käynnistävät oman tavoitesuunnittelunsa päätettyjen yhteisten painopistealueiden pohjalta Seurakunnalliset palvelut jakautuvat kolmeen luokkaan: Keskitetysti hoidettavat ja organisoidut palvelut Yhteisesti sovitut painopistealueet, joissa on yhteinen toimintamalli mutta jotka seurakunnat toteuttavat. Keskeiseksi ohjaustavaksi kootaan painopistealan ammattilaisten ohjausryhmä, joka huolehtii toiminnan ohjaamisesta. Seurakuntien itsenäinen seurakuntatyö, joka perustuu omaan erilaisuuteen ja identiteettiin. Työ käynnistyy käytännössä 5-6/2012 ja etenee rinnan yhtymän hallintopalvelujen kehittämisen kanssa. 4. Käynnistetään yhtymän yhteisten palvelujen strategian suunnittelu Yhtymän strategia; yhteenveto Kokkolan seurakuntayhtymän tahtotilasta ja keskeisistä strategisista linjauksista. Yhtymän palvelujen strategia; kullekin palvelulle toimintasuunnitelma, miten toimitaan jatkossa. Nykyisten (ja mahdollisten uusien) seurakuntien seurakunnallisen työn ja hallintopalvelujen kotouttamisen strategia Em. työt käynnistetään viimeistään seurakunnallisen työn yhteisten painopistealojen suunnitelmien valmistuttua 3
5. Päivitetään seurakuntien ja seurakuntayhtymän sisäinen ohjausjärjestelmä Sovitaan, miten edistetään seurakuntarajat ylittävää yhteistyön ohjausta työala- ja painopistealuekohtaisesti Selkeytetään yhtymän ja seurakuntien roolit ohjausjärjestelmässä Työ käynnistyy 1/2014 Tavoitesuunnittelun toteutuksen eteneminen 2. Nykytilanne 1. Määritellään tavoitteet 3. TOIMINTA- YMPÄRISTÖ 4. KESKUSTELU PAINOPISTE- ALUEISTA 5. Päätös! 6. TOIMINTA- SUUNNITELMA JA TÄYTÄNTÖÖN VIEMINEN. 8 4
Kaksi esimerkkiä tavoitesuunnittelusta seurakuntalaisen ja työalan näkökulmista Asiakasryhmän tarpeet ja odotukset srk:lle Perheet ja perhetyö Nuoret aikuiset Diakoniatyö Kirkolliset toimitukset Vapaaehtoistoiminta Diakonian toteuttamislinjaukset, Kirkollisten toimitusten toteuttamislinjaukset, Vapaaehtoistoiminnan toteuttamislinjaukset, Kunnat ja niiden toimijat Yritykset, muut Kokkolan seurakuntien ja seurakuntayhtymän toiminnan strategisen kehittämisen päävaiheet Vaihe 1 Vaihe 2 Vaihe 3 Vaihe 4 Kartoitetaan Kokkolan seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien toimintaa ja valmistellaan niille strategiaa Määritellään seurakunnallisen työn yhteiset painopisteet Seurakunnallisen työn yhteisten painopisteiden strategia ja kehittämissuunnitelma vuosille 2013 15 Seurakunnallisen työn tarkennettu suunnittelu 18.6.2012 30.10.2012 11/2012 5/2013 5-6/2013 31.12.2013 Vaihe 5 Vaihe 6 Käynnistetään yhtymän yhteisten palvelujen strategian suunnittelu Päivitetään seurakuntien ja seurakuntayhtymän sisäinen ohjausjärjestelmä 5-6/2013 31.12.2013 1-3/2014 5