! Saatteeksi 4 Verkkopalvelun uudistuksen ABC 5 Kultainen kysymys! 5! Ketterästi vai vesiputousmallilla?! 6! Älä unohda hakukoneita!! 8! Hinnoittelumallit 11 Kiinteä hinta! 11! Sprinttiperusteinen hinta! 12! Tuntiperusteinen hinta! 12! Näin valitset hyvän julkaisujärjestelmän 14 Tarvitsetko edes julkaisujärjestelmää?! 14! Millainen on hyvä julkaisujärjestelmä?! 15! Suosittuja julkaisujärjestelmiä! 16! Keneltä kannattaa ostaa? 18 Mihin kannattaa kiinnittää huomiota?! 18! Mitä tarvitset?! 19! Hyvä, halpa vai nopeasti?! 20! Tarjouspyynnöstä onnistuneeseen lopputulokseen! 21! Verkkopalveluprojektin sudenkuopat 23 Luottamuksen puute! 23! Asiakasorganisaation politiikka! 24! Epäselvät sopimukset! 25! Kommunikaation ongelmat! 26! Lopuksi 27 Mitä seuraavaksi?! 27!
TÄRKEÄÄ! Tämä teos on julkaistu Creative Commons -lisenssin alaisuudessa (Nimeä-Ei muutoksia-epäkaupallinen 1.0 Suomi: CC BY-ND-NC 1.0).! Sinulla on vapaus:! Jakaa kopioida, levittää, näyttää ja esittää teosta.! Seuraavilla ehdoilla:! Nimeä Teoksen tekijä on ilmoitettava siten kuin tekijä tai teoksen lisensoija on sen määrännyt (mutta ei siten että ilmoitus viittaisi lisenssinantajan tukevan lisenssinsaajaa tai Teoksen käyttötapaa).! Ei muutettuja teoksia Teosta ei saa muuttaa, muunnella tai käyttää toisen teoksen pohjana.! Epäkaupallinen Lisenssi ei salli teoksen käyttöä ansiotarkoituksessa.! Lisäksi:! Lukija hyödyntää Teoksen neuvoja omalla vastuullaan. Teoksen tekijä ei vastaa lukijalle mahdollisesti aiheutuneesta mielipahasta tai lukijan tekemistä virhepäätelmistä.! Teoksen levittäjän tulee ilmoittaa asiasta joko sähköpostitse osoitteeseen janne@aucor.fi tai twitterin kautta käyttäjälle @aucor.!
1. Saatteeksi Kirjoitin Verkkopalvelun ostajan oppaan vuonna 2010. Moni asia on muuttunut sen jälkeen, mutta oppaan perusasiat pätevät edelleen.! Verkkopalvelujen ostaminen on edelleen yhtä hankalaa (tai jos mahdollista, vielä hankalampaa kuin aikaisemmin), hinnoittelumallit ovat edelleen hämääviä ja tarjoukset eivät ole keskenään vertailukelpoisia.! Teknologiat ovat kehittyneet, julkaisujärjestelmien suosiot ovat vaihdelleet ja parhaat käytännöt ovat muuttuneet vastaamaan nykyistä kehitystä. Esimerkiksi mobiililaitteiden osuus on kasvanut merkittävästi.! Tämän minioppaan tarkoituksena on helpottaa asiakkaan elämää tarjoamalla helppotajuisia neuvoja verkkopalvelun ostoprosessin läpiviemisestä.! Jos haluat enemmän tietoa ja syvempää osaamista, osta Verkkopalvelun ostajan opas Talentumin verkkokaupasta, tai ota yhteyttä!!! Turussa 25.8.2012!!! Janne Jääskeläinen CEO Aucor Oy!!
2. Verkkopalvelun uudistuksen ABC Kerron muutaman verkkopalvelun uudistusprojektin kannalta kriittisen asian, jotka sinun olisi hyvä muistaa. Ne eivät ole kiveenhakattuja totuuksia, mutta ne ovat omien kokemuksieni perusteella osoittautuneet todella tärkeiksi.! Kultainen kysymys Tiedät varmaan kultaisen säännön ( se kenellä on kulta, sanelee säännöt )? No, tämä on vielä parempi. Kultainen kysymys on ollut ohjenuoranani omissa verkkoprojekteissani. Sen avulla olen ohjannut projekteja oikeaan suuntaan ja ennen kaikkea, säästänyt asiakkaideni aikaa ja rahaa.! Kultaisen kysymyksen avulla sinäkään et eksy tieltä, et tee tyhmiä päätöksiä, etkä tunne olevasi eksyksissä, vaikka puhuisit vaikeista asioista digimediatoimiston toimitusjohtajan, rivikoodarin tai leiskaa hinkkaavan AD:n kanssa. Kaikkien projektin päätöksiä tekevien täytyy kyetä perustelemaan ratkaisunsa kultaista kysymystä vasten.! Kultainen kysymys:! Mikä on verkkopalvelun tarkoitus? Usein verkkopalveluprojektien tarjouksissa huomio kiinnittyy tarjottujen palveluiden hintaan, käytettävään julkaisujärjestelmään tai teknisiin jippokikkoihin ja määrittelyihin, joilla saa itselleen vatsahaavan nopeammin kuin raakoja kahvinpuruja popsimalla. Asiakkaiden lähettämissä tarjouspyynnöissäkin yleensä pyydetään tarjousta tarkkaan määritellyistä toiminnallisuuksista, vaikka olennaisempaa olisi keskittyä siihen, mitä verkkopalvelun uudistuksella yleensä olisi tarkoitus saavuttaa.!
Kun kultaisen kysymyksen pitää mielessään, on varsin helppo karsia pois toimimattomat ratkaisut, tarpeettomat rahareiät ja muut turhakkeet.! Ohessa muutamia hyviä esimerkkivastauksia kultaiseen kysymykseen:! Verkkopalvelun tarkoituksena on saada verkkopalvelussa kävijöistä mahdollisimman suuri osa ottamaan yhteyttä myynnin puhelinnumeroon.! Verkkopalvelun tarkoituksena on vähentää tukeen tulevien puhelinsoittojen määrää ja kasvattaa asiakastyytyväisyyttä.! Verkkopalvelun tarkoituksena on helpottaa palvelujemme tilaamista.! Verkkopalvelun tarkoituksena on saada lisää potentiaalisia asiakkaita liittymään sähköpostilistallemme.! Verkkopalvelun tarkoituksena on myydä mahdollisimman paljon korkeakatteisia tuotteita x, y ja z.! Nyt voit helposti keskittyä olennaisiin asioihin verkkopalvelun uudistusprojektissa. Kysy vain jokaisessa päätöksentekovaiheessa itseltäsi, tukeeko tehtävä päätös verkkopalvelun tarkoitusta. Löydettyäsi vastauksen säästät aikaa, rahaa ja hermojasi.! Ketterästi vai vesiputousmallilla? Yleisin projektimalli ohjelmisto- ja verkkopalveluprojekteissa on häröily. Asiat tehdään jossain mysteerijärjestyksessä, ja suurin osa projektista on sinkoilua tulipalosta toiseen. Tämä on yleinen tilanne silloin, kun samassa verkkopalveluprojektissa on useampi kuin kaksi toimijaa. Tiukasti tekninen osaaminen ei ilmeisesti taivu taiteilijasielujen maailmankuvaan.! Ammattimaisemmat verkkopalvelujen uudistusprojektit etenevät joko vesiputousmallin tai ketterän kehityksen menetelmillä.!
Vesiputousmalli Vesiputousmalli on melko perinteinen projektimalli, jossa jokainen (tarkkaan määritelty) projektin vaihe seuraa vääjäämättömästi toistaan. Aikaisempiin vaiheisiin palaaminen ei onnistu myöhemmässä vaiheessa, tai se on hyvin kallista. Vesiputousmallille on tyypillistä tiukat vaatimusmäärittelyt, kiinteät hinnat, kankeat aikataulut ja epäonnistuneet projektit.! Tutkimuksien mukaan jopa 64:ää prosenttia ostettujen ohjelmistojen ja verkkopalveluiden ominaisuuksista käytetään vain harvoin tai ei koskaan. Asiakas päätyy siis maksamaan projekteista reilua ylihintaa.! Vesiputousmallia ei kuitenkaan kannata aina vieroksua. Vesiputousmalli sopii todella hyvin pienempiin verkkopalveluprojekteihin, joissa toteutettavia toiminnallisuuksia ei ole paljon tai ne ovat hyvin selkeitä. Selkeästi alle 10 000 euron projekteissa vesiputousmalli ja kiinteä hinta voivat toimia jopa ihan hyvin.! Ketterän kehityksen menetelmät Ketterän kehityksen menetelmillä projekti etenee hyppäyksittäin (sprintteinä), joiden aikana asiakas pääsee vaikuttamaan vahvasti siihen mitä ollaan tekemässä. Ketterän kehityksen mallissa projektissa ei valmisteta turhia ominaisuuksia, ja asiakas maksaa tiukasti vain siitä mitä tarvitsee. Lopputuloksena asiakas saa valmiiksi tärkeimmät ominaisuudet ensin, ja vähemmän tärkeät ominaisuudet valmistuvat myöhemmin.! Ketterän kehityksen projektit ovat usein hankalampia ostaa, koska asiakas ei pääse tuudittautumaan valheelliseen turvallisuuden tunteeseen. Kiinteä hinta vaikuttaa turvallisemmalta ratkaisulta, koska silloin tuntee saavansa jotain varmasti.! Todellisuus on kuitenkin toinen. Kiinteähintaisissa projekteissa joku häviää aina. Jos toimittaja on arvioinut työmäärät väärin, jossain vaiheessa projekti muuttuu asiakkaan kannalta todella veemäiseksi, kun pienetkin muutostoiveet tuntuvat kaikuvan kuuroille korville tai niille
aletaan lyödä suolaisia lisähintalappuja. Jos asiakas on arvioinut työmäärät väärin, toimittaja hieroo tyytyväisenä karvaisia käsiään, kun asiakas on maksanut viiden minuutin työstä viiden viikon hillot.! Jos siis mahdollista, vältä vesiputousmallin kiinteähintaisia projekteja hiemankaan monimutkaisemmissa verkkopalvelujen uudistusprojekteissa.! Älä unohda hakukoneita! Hakukoneet ovat nykyajan rahasampoja. Koskaan ihmiskunnan historiassa ei ole ollut sellaista aikaa, että asiakkaita voi saada pelkästään kotisohvalla maatessa. Huonona puolena tässä voidaan pitää sitä, että yrityksesi on tuomittu hitaaseen kuolemaan, jos et ota huomioon hakukoneiden merkitystä liiketoiminnallesi.! Ihmiset hakevat entistä enemmän tukea ostopäätöksilleen verkosta. Jos yritystäsi ei löydy hakukoneella, voit saman tien alkaa etsiä yrityksellesi ostajaa tai pistää lapun luukulle. Jos kuvittelet, että kivijalkaan perustuva liiketoimintasi on suojassa hakukoneiden merkitykseltä, edessäsi on pomppuinen tulevaisuus.! Hakukoneoptimointi (SEO, Search Engine Optimisation) Teknisellä hakukoneoptimoinnilla tarkoitetaan toimenpiteitä, joilla huolehdit verkkopalvelusi hakukoneystävällisyydestä. Kyseessä ei ole siis rakettitiede tai magiaan verrattava toimenpide. Se tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että siivoat verkkopalvelusi siistiin kuntoon.! Varoituksen sana: markkinoilla on kaikenlaisia käärmeöljykauppiaita, jotka yrittävät niistää hyväuskoisilta hölmöiltä hillot omaan taskuun. Jos joku lupaa saada verkkopalvelusi näkymään ykkösenä Googlessa hakukoneoptimoinnin keinoin, voit huolettomin mielin kehottaa kaveria suksimaan huitsin nevadaan. Tai vielä parempi piikki on kysyä, miksei heidän yrityksensä löydy ykkösenä, kun Googlesta hakee hakusanoilla hakukoneoptimointi tämä saa yleensä aikaiseksi vaivautuneen
hiljaisuuden. Googlea ei kuseteta (ainakaan kovin kauaa), ja ne toimenpiteet, joilla se olisi edes etäisesti mahdollista, eivät todennäköisesti ole sinun budjettisi rajoissa.! Ainoa tapa jolla suhteellisen varmasti pääset Googlessa hakutulosten kärjen kupeeseen, on maksaa riittävästi hilloa Googlen AdWords -ohjelmaan.! Hakukonemarkkinointi (SEM, Search Engine Marketing) Google muodostaa Suomessa valtaosan kaikesta hakukoneiden tuottamasta liikenteestä, joten on järkevintä keskittyä vain Googlen hakukonemarkkinointiin.! Googlen AdWords -ohjelma mahdollistaa lyhyiden tekstimainosten sijoittamisen tiettyjen avainsanojen hakutulossivuille. Mitä enemmän olet valmis maksamaan, sitä useammin ja todennäköisemmin mainoksesi näkyvät kärjessä. Pelkällä rahalla ykköseksi ei toki pääse. Jos kilpailijasi kirjoittaa parempia mainoksia ja tekee paremmat laskeutumissivut, häviät samalla hinnalla. Googlen ideologiaan kuuluu tarjota käyttäjille parhaimpia mahdollisia hakutuloksia, ja se pätee myös avainsanamarkkinointiin.! Voit kokeilla Google AdWords -mainontaa itseksesi pienellä koebudjetilla, mutta suosittelen ostamaan mainosten ylläpidon ammattilaisilta.! Mobiiliversio Erilaiset mobiililaitteet muodostavat nykyään yli 12 % kaikesta verkkoliikenteestä. Määrä on myös selkeässä nousussa. Erilaisten tablettien, älypuhelinten ja minikannettavien määrää on yksinkertaisesti mahdototonta huomioida verkkopalvelua suunniteltaessa. Tämän vuoksi yleisin ja tehokkain ratkaisu on tehdä verkkopalvelusta responsiivinen.!
Responsiivinen verkkopalvelu mukautuu käyttäjän selainresoluution mukaisesti, eikä tällöin tarvitse huomioida erityisesti jotain yksittäistä laitetta (joka tulee muutenkin todennäköisesti häviämään markkinoilta muutamassa vuodessa, kun sen korvaa ominaisuuksiltaan parempi versio). Sama versio palvelee kaikkia käyttäjiä.! Responsiivisuus ei kuitenkaan ole hopealuoti, joka ratkaisisi kaikki ongelmat. Jos verkkopalvelun pääkohderyhmä on mobiilikäyttäjät, kannattaa miettiä natiiviversion kehittämistä (tarkoittaa siis sitä, kun verkkopalvelusta kehitetään ohjelma kohdennetusti yhdelle laitteelle), tai suunnitella verkkopalvelu ns. mobile first -periaatteella. Tällöin verkkopalvelu suunnitellaan ensin mobiililaitteita ajatellen, ja vasta toissijaisesti muita verkkopalvelun käyttäjiä ajatellen.! Mihin ratkaisuun sitten verkkopalveluprojektissa päädytäänkään, mobiilikäyttäjiä ei kannata jättää huomioimatta.!!!
3. Hinnoittelumallit Hinnoittelumalleja on useita. Moni toimittaja käyttää näiden hinnoittelumallien yhdistelmiä, riippuen asiakkaan tarpeista ja projektin koosta.! Kiinteä hinta Vesiputousmallin projektit (s. 7) ovat tyypillisiä kiinteän hinnan projekteja. Asiakkaat pyytävät verkkopalveluprojekteilleen lähes poikkeuksetta kiinteää hintaa. Tästä muodostuu useita ongelmia.! Ensinnäkin, kiinteällä hinnalla ostaminen on hyvin virhealtista. Kiinteä hinta lähtee siitä oletuksesta, että asiakas tietää ehdottoman tarkasti, mitä haluaa, ja että asiakas osaa kommunikoida tämän tarpeen virheettömästi toimittajalle. Toimittajan tulee pystyä tällöin näkemään tulevaisuuteen, jotta kaikki projektin aikana mahdollisesti kohdatut ongelmat ovat jo tiedossa ja ratkaistu.! Toiseksi, kiinteän hinnan projekteissa joku häviää aina. Joko asiakas päätyy maksamaan ylihintaa tehdyistä toiminnallisuuksista, tai toimittaja päätyy tekemään töitä tappiolla. Sellainen ei ole hyvää bisnestä.! Mitä isommasta ja monimutkaisemmasta projektista on kysymys, sitä todennäköisemmin projekti menee metsään kiinteän hinnan kanssa. Kiinteällä hinnalla kannattaa sen sijaan tilata selkeästi määriteltyjä, pieniä kokonaisuuksia. Tällaisia ovat esimerkiksi:! x kappaletta bannereita.! Uutiskirjepohjan suunnittelu ja toteutus.! Verkkopalvelun visuaalinen ilme (yleensä näissäkin rajataan, montako muutoskierrosta tarjoukseen sisältyy, ja montako näkymää suunnitellaan).!
Sprinttiperusteinen hinta Ketterän kehityksen projektit (s. 7) koostuvat yhdestä tai useammasta sprintistä. Sprinttiperusteisessa projektissa asiakas ostaa toimittajalta kehitystiimin aikaa, ei ominaisuuksia.! Sprinttiperusteisessa projektissa on yksi iso ongelma. Asiakas ei voi olla varma, missä ajassa koko projekti valmistuu. Käytännössä tämä on harvoin ongelma, koska sprinttivetoisessa mallissa asiakas pääsee hyvin nopeasti julkaisukelpoiseen tilanteeseen. Omat kokemuksemme ovat osoittaneet, että ketterän kehityksen mallilla verkkopalvelut valmistuvat yli puolet nopeammin kuin mitä kiinteähintaisella vesiputousmallilla tehtäessä. Tämä on merkittävä ero.! Sprinttivetoista mallia ei kannata mielestäni sotkea alle 10 000 euron projekteihin. Yksi sprintti maksaa helposti 10 20 000 euroa, yrityksestä ja sprintin pituudesta riippuen.! Tuntiperusteinen hinta Tuntiperusteinen työ on usein avoin piikki. Ymmärrettävistä syistä moni asiakas välttää tuntiperusteista laskutusta kuin ruttoa. Se on myös toimittajan kannalta aika ikävä malli, koska asiakkaalla on tapana nillittää jokaisen laskun minuuteista, vaikka asiakkaalla ei ole mitään käsitystä siitä, kuinka paljon jonkin toiminnallisuuden tekemiseen pitäisi mennä.! Tuntiperusteinen hinta sopii hyvin pitkäaikaisiin asiakassuhteisiin, joissa molemminpuolinen luottamus on olemassa. Joissain tapauksissa tuntiperusteinen laskutus on myös ainoa vaihtoehto. Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi tukisopimukset tai erityyppiset integraatioprojektit, joissa kuluvaa aikaa on mahdotonta arvioida etukäteen, mutta joihin ketterän kehityksen sprinttivetoista mallia ei jostain syystä voida suoraan soveltaa.!
Kuukausihinta Erilaiset tuki-, hosting- ja ylläpitotyöt on järkevintä hinnoitella kuukausiperusteisesti. Kuukausihinta on yleensä hyvä sekä asiakkaalle että toimittajalle. Asiakkaalla on tiedossa tasan tarkkaan, kuinka paljon kuluja jokaisessa kuukaudessa menee. Vastaavasti kuukausihintaiset palvelut tuovat toimittajalle turvallista, kuukausittaista kassavirtaa, jonka varaan liiketoimintaa on mukavampi laskea.! Kuukausihinta sopii hyvin myös sellaisiin pitkäaikaisiin asiakasprojekteihin, joissa asiakas tarvitsee toimittajan palveluksia satunnaisesti mutta koko ajan. Tällöin molemmat osapuolet voivat sopia kuukausiperusteisesta laskutuksesta, joka sisältää maksimissaan ja minimissään tietyn määrän tunteja.! Yhdistelmähinnat Yleensä projektien hinnat ovat edellisten hinnoittelumallien yhdistelmiä.! Alla on tyypilllinen esimerkki:! Verkkopalvelun konseptointi!!!!! 5 200 Kehitystyö, per sprintti (arvio 3 sprinttiä)!!!! 22 000 Julkaisu, testaus ja koulutus!!!!! 4 200 Projektinjohto!!!!!!! 2 000 Ylläpito, per kk!!!!!!! 330 Tuki, per kk!!!!!!!! 120! Kokonaishintaan vaikuttavat aina myös materiaalikustannukset (muun muassa fontit, kuvapankkikuvat, domainien rekisteröintikustannukset, SSL-varmenteiden lunastus) ja tuntihintaiset lisätyöt, joita tulee melkein jokaisessa projektissa alkuperäisen projektin ulkopuolelta.!!
4. Näin valitset hyvän julkaisujärjestelmän Hyvän julkaisujärjestelmän valitseminen ei ole yksinkertaista. Yleensä yrityksessä on käytössä jokin vanhentunut julkaisujärjestelmä tai kolmannen osapuolen itse koodailema ohjelmisto, jota ei ole päivitetty sitten suurten kivisotien.! Tarvitsetko edes julkaisujärjestelmää? Pienemmissä yrityssivustoissa julkaisujärjestelmän hinta muodostaa helposti leijonasosan projektin hinnasta. Jos verkkopalvelua ei tarvitse päivittää kovinkaan usein tai se ei sisällä dynaamista (tietokannasta haettavaa) sisältöä, kannattaa harkita julkaisujärjestelmän tarpeellisuutta yleensäkin.! Alla on vertailtu esimerkkinä kahta vaihtoehtoa, kun asiakkaalla on tarve päivittää sivuillaan vain uutisia kerran kuukaudessa ja pari kertaa vuodessa yhteystietoja (yhteensä 24 tuntia, tuntihinta 90 /h).! Julkaisujärjestelmän kanssa: Visuaalinen suunnittelu!!!!!! 2 400 HTML/CSS-taitto!!!!!!! 1 800 Julkaisujärjestelmän asennus ja teemaus!!! 4 300! Yhteensä:!!!!!!!! 8 500! Ilman julkaisujärjestelmää: Visuaalinen suunnittelu!!!!!! 2 400 Html/css-taitto!!!!!!! 1 800 Sisältöjen päivitys vuoden aikana, yht. 24 tuntia!! 2 160! Yhteensä:!!!!!!!! 6 360!
Ero on vielä merkittävämpi, jos päivitettävää sisältöä on vähemmän tai sisältöjä päivitetään harvemmin. Huomaathan, että hinnat ovat vain viitteellisiä. Ero on kuitenkin suhteessa yleensä samaa luokkaa.! Millainen on hyvä julkaisujärjestelmä? Julkaisujärjestelmä pitää aina valita tarpeen mukaan. Yleensä toimittajat tarjoavat suosimaansa julkaisujärjestelmää huolimatta siitä, mikä asiakkaan todellinen tarve on. Usein samalla julkaisujärjestelmällä voidaankin toteuttaa monipuolisia verkkopalveluita erilaisiin tarpeisiin, mutta valinnan pitäisi silti perustua asiakkaan eikä toimittajan tarpeisiin. Ammattimaiset toimittajat pystyvätkin perustelemaan asiakkaalle valinnat hyvin ja ilman epäselvyyttä.! Avoimen vai suljetun lähdekoodin julkaisujärjestelmä? Avoimen ja suljetun lähdekoodin julkaisujärjestelmien vastakkainasettelu alkaa olla jo poissa muodista, mikä on hyvä asia. Nykyään on selkeästi olennaisempaa, miten hyvää palvelua ja tukea julkaisujärjestelmälle on saatavissa ja miten laaja ekosysteemi järjestelmällä on. Ekosysteemin laajuus takaa järjestelmän kehittymisen ja työvoiman saatavuuden, jotka ovat tulevaisuuden kannalta tärkeitä asioita.! Avoimen lähdekoodin julkaisujärjestelmien etuna ovat edelleen ilmaiset lisenssit. Avoimen lähdekoodin projekteissa on yleensä myös valtava määrä ilmaiseksi tehtyjä lisäosia, joiden käyttäminen projekteissa säästää selvää aikaa ja rahaa.! Älä ui vastavirtaan Julkaisujärjestelmän vääntäminen toiminnallisuuksiin, joita sillä ei ole tarkoitus tehdä, voi tulla kalliiksi. Wiki-alustaksi suunnitellulla järjestelmällä on kallista lähteä toteuttamaan julkisia verkkosivuja, ja blogialustaksi suunnitellulla julkaisujärjestelmällä ei kannata toteuttaa
tuotetietopankkeja. Nämä yleensä onnistuvat, mutta se on kallista ja lopputulos seisoo huojuvilla savijaloilla.! Suosittuja julkaisujärjestelmiä Julkaisujärjestelmiä on markkinoilla järjetön määrä. Olen valinnut tähän näkemykseni mukaan suosituimmat ja parhaiten tuetut julkaisujärjestelmät.! Disclaimer: yritykseni suunnittelee ja toteuttaa nimenomaan WordPress- ja Drupal-sivustoja.! WordPress WordPress on maailman suosituin avoimen lähdekoodin julkaisujärjestelmä. Alunperin WordPress on suunniteltu bloggausalustaksi, mutta viimeisimpien versioiden myötä WordPress on ottanut selkeän markkinajohtajan roolin pk-yritysten verkkopalveluiden julkaisujärjestelmänä.! WordPressin ehdoton vahvuus on sen helppokäyttöisyys. Sisällöntuotanto onnistuu tavikseltakin lyhyen koulutuksen jälkeen.! Drupal Drupal on erittäin suosittu, monipuolinen avoimen lähdekoodin julkaisualusta. Drupal on yleensä järkevin valinta pk-yritysten julkaisujärjestelmäksi silloin, kun verkkopalvelussa on tarkoitus tehdä muutakin kuin julkaista satunnaisesti uutta sisältöä. Monimutkaisemmat tuotteiden listaukset, kieliversiot, erilaiset alisivustot ja integraatiot taustajärjestelmiin on viisainta toteuttaa mieluummin Drupalilla kuin esimerkiksi WordPressillä.! Muita vaihtoehtoja Muita suosittuja julkaisujärjestelmiä ovat muun muassa SilverStripe, SimpleCMS, Joomla!, Liferay ja Microsoft SharePoint.!
Näiden lisäksi joillain kotimaisilla digitoimistoilla on omia, suljetun lähdekoodin julkaisujärjestelmiään. Näiden järjestelmien heikkoutena on yleensä ns. provider lock, joka tarkoittaa sitä, ettet voi siirtää verkkopalveluasi pois toimittajan omasta palvelinympäristöstä. Julkaisujärjestelmiä kehittää myös pieni määrä ihmisiä, verrattuna esimerkiksi Drupaliin tai WordPressiin, joilla on tuhansia kehittäjiä.! Mihin julkaisujärjestelmään sitten loppujen lopuksi päädytäänkin, on hyvä muistaa että uudistusprojektin valmistuminen on vasta puoli voittoa. Hyvä verkkopalvelu tarvitsee jatkuvaa ylläpitoa ja huolehtimista!! HUOM! Älä ikinä osta pelkkää julkaisujärjestelmän toteutusta, vaan varmista aina että joku ammattilainen huolehtii verkkopalvelun ylläpidosta ja tietoturvapäivityksistä aktiivisesti! Et todellakaan halua saada asiakkaaltasi soittoa, että sivustollasi on karvaisia takapuolen kuvia tai palavia lippuja.!
5. Keneltä kannattaa ostaa? Toimittajan valitseminen voi olla todella hankalaa, varsinkaan jos sitä ei ole aikaisemmin urallaan joutunut tekemään. Olen kerännyt Suomen digimediatoimistot -sivuille valtaosan suomalaisista digimediatoimistoista. Uskon, että löydät parhaiten tarpeitasi vastaavan toimittajan sieltä.! Mihin kannattaa kiinnittää huomiota? Tärkeintä on, että pystyt luottamaan toimittajaan. Ilman molemminpuolista luottamusta ei voi tehdä mitään järkevää, ja yhteistyö muuttuu helposti ikäväksi sopimuspykälien vatvomiseksi. Voit tehdä kuitenkin jotain vähentääksesi mahdollisia riskejä.! Selaa toimittajan verkkopalvelu läpi. Kiinnitä erityisesti huomiota seuraaviin asioihin:! Sivuilta löytyy yrityksen Y-tunnus.! Yrityksellä on AAA -luottoluokitus, mielellään useampana vuonna peräkkäin.! Tarkista toimittajan tiedot maksuhäiriöiden varalta esimerkiksi Aarre-palvelusta.! Sivuilla on listattuna ihmisiä, jotka ovat oikeasti töissä. Jos ihmisten yhteydessä on mainittu näiden omat yhteystiedot, vielä parempi.! Yrityksellä on muukin kuin pelkkä postilokero-osoite.! Minkälaisia referenssejä sivustolla on? Ovatko ne tuoreita vai vanhoja? Ovatko ne sen tasoisia kuin yrityksellesi haluaisit? Et luultavasti tule saamaan parempia sivuja kuin mitä toimittajalla on omilla sivuillaan listattuna, koska yleensä toimittajat eivät listaa epäonnistuneita tai heikkoja esityksiä.!
Soita toimittajan antamille asiakasreferensseille. Jos toimittaja ei anna asiakkaidensa yhteystietoja, pyydä niitä erikseen. Jos näitä ei tipu, kannattaa miettiä, miksei.! Hae yrityksen nimellä Googlesta. Kiinnitä erityisesti huomiota negatiivisiin kommentteihin, mikäli sellaisia löytyy. Jos koko yritystä ei löydy helposti Googlesta, kierrä yritys kaukaa.! Nämäkään eivät tietenkään aina takaa, etteikö toimittaja voisi olla läpimätä. Kaikkein parasta on, jos pääset jotenkin juttelemaan toimittajan asiakkaiden kanssa, mutta aina sekään ei onnistu helposti.! Mitä tarvitset? Toimittaja kannattaa valita sen mukaan, mitä tarvitset. Usein asiakkaat päätyvät tilaamaan verkkopalvelun uudistuksen tutulta mainostoimistolta. Tämä on yleensä virhe. Mainostoimistot ovat pääsääntöisesti painettuun mainontaan (esitteet, vihkot, kirjat, paketointi, fyysiset mainokset, käyntikortit jne.) keskittyneitä toimijoita, joille verkkopalvelujen suunnittelu ja toteutus on vain täydentävää liiketoimintaa.! Jos haluat toimivan ja käytettävän verkkopalvelun, tilaa se digimediatoimistolta, joka keskittyy pelkästään verkkopalvelujen suunnitteluun ja toteutukseen. Jos haluat käyttää tuttua mainostoimistoa visuaalisen ilmeen suunnitteluun, muista marssijärjestys: verkkopalvelun visuaalista ilmettä ei suunnitella ensimmäiseksi.! Tutustu toimittajan referensseihin (yleensä ne löytyvät toimittajan sivuilta). Jos kaikki referenssit ovat hyvin samantyylisiä joko visuaalisesti tai toiminnallisuuksiltaan, et luultavasti tule saamaan mitään tästä linjasta poikkeavaa.!
Hyvä, halpa vai nopeasti? Voit valita noista vain kaksi. Halvassa toteutuksessa ei sinällään ole mitään pahaa, mutta on turha kuvitella että saisit halvalla hyvän diilin. Kilpailijoita selkeästi halvempi hinta tarkoittaa yleensä jotain (tai kaikkia) näistä:! Yritys polkee hintoja päästäkseen markkinoilla hallitsevaan asemaan. Vaatii yleensä melkoisen kasan rahaa, eikä takuita onnistumisesta ole.! Yritys myy toteutuksen halvalla kaupan saadakseen, mutta lypsää sitten asiakkaalta rahat erilaisilla ylläpito- ja korjaustöillä.! Yrityksessä ei osata laskea.! Yritys käyttää kilpailijoitaan halvempaa työvoimaa, mikä tarkoittaa harjoittelijoita tai osaamiseltaan heikompia työntekijöitä.! Yritys ei noudata alan yleissitovaa työehtosopimusta (TES), jolloin työntekijöille ei makseta vaadittua minimipalkkaa.! Yritys säästää tuotantokuluissa oikaisemalla sieltä, mistä aita on matalin. Joskus tämä on ok, jos asiakas tajuaa ja hyväksyy tilanteen. Yleensä asiakas ei vain edes tiedä, että näin tapahtuu.! On myös tapauksia, joissa hinta on kilpailijoitaan edullisempi ihan hyvistäkin syistä. Tällaisia ovat muun muassa:! Yrityksellä on käytössään jokin teknologiaetu, joka säästää selkeästi aikaa ja rahaa (esimerkiksi lisenssiltään ilmainen avoimen lähdekoodin ohjelmisto vs. lisenssiltään kalliimpi suljetun lähdekoodin järjestelmä).! Yrityksen tuotantokustannukset ovat edullisemmat, johtuen esimerkiksi vähemmän prameista tuotantotiloista ja muista statussymboleista.! Yrityksen osaamistaso on sen verran kilpailijoitaan korkeampi, että yritys pystyy myymään samaa palvelua edullisemmin mutta itsel-
leen hyvillä katteilla, koska toteutukset valmistuvat nopeammin ja takuukorjauksia tulee vähemmän.! Yritys on juuri perustettu ja on vasta hankkimassa asiakaskuntaa edullisimmilla hinnoilla ja pienemmillä katteilla.! Jos tarjottu hinta on huomattavasti halvempi kuin muut saadut tarjoukset, kannattaa yleensä kiertää yritys kaukaa.! Tarjouspyynnöstä onnistuneeseen lopputulokseen Hyvän ja selkeän tarjouspyynnön tekeminen on taitolaji. Tarjouspyynnön ei tulisi olla liian sitova ja yksityiskohtainen, toisaalta sen pitäisi olla sen verran selkeä ja jämäkkä, että saatavat tarjoukset olisivat edes jollain tasolla vertailukelpoisia.! Hyvässä tarjouspyynnössä on kerrottu ainakin seuraavat asiat:! Yhteystiedot. Keneltä saa lisätietoja, ja haluatteko vastata tiedusteluihin puhelimitse vai sähköpostitse?! Valintaperuste. Laatu, hinta, referenssit vai jokin muu?! Aikataulut ja tarjouskilpailun käytännöt. Milloin tarjoukset pitää jättää, milloin valinta tehdään? Muistathan, että tarjousten vaatiminen paperille printattuna ei ole nykyaikaa, ja se karkottaa monia hyviä toimittajia. Paperin käyttövaatimus tarjouskilpailuissa on yleensä merkki asiakkaasta, joka ei halua hyväksyä tai ymmärtää teknologiaa, ja oletettavasti yhteistyö tulisi olemaan takkuista.! Projektin tavoiteaikataulu. Milloin olisi tarkoitus olla valmista? Onko jotain tiettyjä tärkeitä päiviä, jotka tulisi huomioida (avainhenkilöiden lomat, alan tärkeät messut, tuotteen julkistuspäivät)?! Budjetti. Älä piilottele tätä, vaikka mieli tekisi. Ei ole kenenkään etu piilotella käytettävissä olevaa budjettia. Tarjoaja kaivaa kuitenkin
tiedon tai hyvän arvauksen tavalla tai toisella, eikä lopputulos ole kannaltasi mieleinen.! Projektin tavoitteet. Mitä verkkopalvelun uudistuksella on tarkoitus saavuttaa? Onko verkkopalvelun uudistuksella taloudellisia, viestinnällisiä tai markkinoinnillisia tavoitteita, jotka tulisi huomioida?! Integraatiot ulkopuolisiin järjestelmiin. Tulisiko verkkopalvelun kyetä hakemaan tietoa jostain sisäisestä tai kolmannen osapuolen järjestelmästä. Muista kirjoittaa järjestelmien nimet juuri siten kuin ne kirjoitetaan, jotta toimittajakokelaat voivat tehdä taustatyötä asian selvittämiseksi.! Olemassaolevan verkkopalvelun hyvät ja huonot puolet. Onko nykyisessä verkkopalvelussa selkeästi jotain sellaista, jonka haluatte säilyttää?! Älä ammu tarjouspyyntöjä summamutikassa kaikkiin löytämiisi digitoimistoihin. Yritä pitäytyä maksimissaan viidessä vastaanottajassa.!
6. Verkkopalveluprojektin sudenkuopat Kaikissa projekteissa on omat riskinsä. Toimittaja voi kusettaa, asiakas voi olla tietämätön tai osaamaton, yritykset voivat mennä konkurssiin tai projektien vastuuhenkilöt voivat sairastua tai jopa kuolla. Tällaisille riskeille ei voi mitään, mutta niihin voi varautua ihan maalaisjärkeä käyttämällä.! Projektin kannalta riskejä tulee sekä asiakkaan että yhteistyökumppanin puolelta. Asiakkaana voit arvioida yrityksen soveltuvuutta ennen projektin aloittamista. Sen lisäksi voit suojata itsesi asiallisin sopimuksin. Kaikkein tärkein riskinhallintakeino on kuitenkin oman järjen käyttö: älä kiirehdi turhaan, älä polta siltoja ihmisten kanssa, ja pyri aina pääsemään yhteisymmärrykseen ennen kuin alat kalistelemaan asianajajia vastakkain.! Ohessa on listattuna yleisimmät verkkopalvelujen uudistusprojektien riskit.! Luottamuksen puute Yleisin syy sille, miksi verkkopalvelu näyttää susirumalta, on asiakas itse. Yleensä se on nimittäin asiakas, joka vääntää sivuston visuaalista ilmettä johonkin ihmeelliseen suuntaan. Ja koska asiakas maksaa viulut, toimittajalla ei ole viime kädessä muita vaihtoehtoja kuin tehdä asiakkaan mielen mukaan tai kävellä projektista.! Tämä on sinällään hassua, sillä asiakas maksaa asiantuntijalle riihikuivaa rahaa tämän ammattitaidon käyttämisestä. Hyvin usein asiakkaat kuitenkin kuvittelevat, että heillä on oman liiketoimintakokemuksensa vuoksi asiantuntijaa parempi visuaalinen näkemys kuin asiantuntijalla itsellään.! Jos asiasta hakee esimerkkejä arkielämästä, kukaan tuskin kuvittelee alkavansa neuvomaan kirurgia työssään, vaikka tunteekin oman
kroppansa paremmin. Tällaisia ihmisiä on varmasti ollut, mutta evoluutio on karsinut tee-se-itse-lekurit pois geeniallasta sekoittamasta jo aikapäiviä sitten.! Asiakkaan on hyvä pitää mielessään, mitä varten asiantuntijoita on palkkaamassa: ovatko asiantuntijat vain palvelemassa asiakasta vai tarjoamassa osaamistaan käyttöösi korvausta vastaan? Ero on merkittävä.! Muista:! Suhtaudu toimittajan ratkaisuehdotuksiin avoimin mielin.! Anna asiantuntijan keskittyä työhönsä, niin säästät monta ylimääräistä euroa.! Jos asiantuntija ei osaa ottaa näkemyksiäsi huomioon, vaihda asiantuntijaa.! Asiakasorganisaation politiikka Varsinkin isommissa organisaatioissa on useita erilaisia intressiryhmiä, joiden täytyy päästä vaikuttamaan verkkopalvelun suunnitteluprosessiin. Tämä ei ole sinällään huono asia, sillä jokaisessa verkkopalveluprojektissa täytyy pystyä huomioimaan erilaiset näkökulmat, jotka vaikuttavat verkkopalvelun toteutukseen.! Kannattaa kuitenkin huolehtia siitä, että yrityksen sisäinen politiikka ei rampauta yrityksen verkkopalvelun uudistusta. Pahimmillaan organisaatioiden sisäinen politiikka ja valtapeli tekee verkkopalveluuudistuksesta vuosia kestävän ja kivuliaan prosessin, jonka lopputuloksena syntyy mitäänsanomaton kasa tuubaa.! Onneksi tämän voi välttää:! Huolehdi heti alusta saakka, että kaikki intressiryhmät pääsevät sanomaan mielipiteensä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.!